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オンラインストレージには、多様なサービスがあります。「導入を検討しているが、自社にあったものをどう選べばいいか分からない」とお悩みの担当者も多いのではないでしょうか？ ここでは、どんな基準でオンラインストレージを選定すればいいか、比較検討すべきポイントを解説します。
オンラインストレージの各サービスを比較していく前に検討すべき点は、「自社の業務で必要な1アカウントあたりのデータ容量」です。見積書や請求書といった書類の保存がメインなら数GBで十分ですが、高解像度の映像ファイルを多数扱うならTBクラスの容量を確保しておきたいところです。
大量のファイルをアップロードしておくことにより業務効率の改善が見込めるなら、容量無制限のサービスを検討することもできます。無制限サービスの多くは基本容量の価格＋追加容量分の従量課金を採用しているので、繁忙期は追加容量分の料金を支払い、閑散期はファイルを整理することで基本容量以下にしておく、という運用も可能です。
モバイルシーンでの活用を想定している場合は、スマートフォンやタブレットで使うアプリの仕様を確認することも重要です。モバイルアプリに求める機能の優先度リストを作成しておき、それを各アプリと照合すれば、複数のアプリを的確に比較できます。
業務とITとが切り離せなくなっている今日、全社で遵守すべき「情報セキュリティポリシー」を策定していることも多くなっています。そして大企業ではその中で、品質にばらつきがあり情報漏洩の危険性を排除できない個人向けオンラインストレージサービスの利用を禁止していることも珍しくありません。
部署内で独自にサービスの導入を検討する場合は、法人向けサービスであることが必須なのか、あらかじめセキュリティポリシーを確認しておいた方がいいでしょう。
また、全社で利用するオンラインストレージを選択する場合は、その形態も検討すべき課題のひとつです。セキュリティポリシーの規定や、「ある程度の予算を計上することになっても情報を社内にとどめたい」という要求があるなら、オンプレミスで運用可能なサービスの中から選択することになるでしょう。
オンラインで保存可能な文書がセキュリティポリシーで規定されているなら、その範囲内で活用できるSaaS/ASP、クラウドストレージを比較検討してみましょう。
企業の情報セキュリティポリシーの中には、社外にデータの保存する時、その地域について規定しているものもあります。
「社外のサーバに保存することは可、ただし重要なデータの保存場所は日本国内に限定する」という規定なら、日本国内のデータセンターでの保存が保証されている大手IT企業や、日本企業のサービスを導入することになるでしょう。
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