オンラインストレージの選定ポイント
オンラインストレージの選び方を紹介します。
選定ポイント１．データ容量
オンラインストレージの各サービスを比較していく前に検討すべき点は、「自社の業務で必要な1アカウントあたりのデータ容量」です。見積書や請求書といった書類の保存がメインなら数GBで十分ですが、高解像度の映像ファイルを多数扱うならTBクラスの容量を確保しておきたいところです。
大量のファイルをアップロードしておくことにより業務効率の改善が見込めるなら、容量無制限のサービスを検討することもできます。無制限サービスの多くは基本容量の価格＋追加容量分の従量課金を採用しているので、繁忙期は追加容量分の料金を支払い、閑散期はファイルを整理することで基本容量以下にしておく、という運用も可能です。
選定ポイント２．対応デバイス
モバイルシーンでの活用を想定している場合は、スマートフォンやタブレットで使うアプリの仕様を確認することも重要です。モバイルアプリに求める機能の優先度リストを作成しておき、それを各アプリと照合すれば、複数のアプリを的確に比較できます。
選定ポイント３．情報セキュリティポリシー
業務とITとが切り離せなくなっている今日、全社で遵守すべき「情報セキュリティポリシー」を策定していることも多くなっています。そして大企業ではその中で、品質にばらつきがあり情報漏洩の危険性を排除できない個人向けオンラインストレージサービスの利用を禁止していることも珍しくありません。
自社のセキュリティポリシーを確認する
部署内で独自にサービスの導入を検討する場合は、法人向けサービスであることが必須なのか、あらかじめセキュリティポリシーを確認しておいた方がいいでしょう。
自社のポリシーに則ったサービスを選ぶ
また、全社で利用するオンラインストレージを選択する場合は、その形態も検討すべき課題のひとつです。セキュリティポリシーの規定や、「ある程度の予算を計上することになっても情報を社内にとどめたい」という要求があるなら、オンプレミスで運用可能なサービスの中から選択することになるでしょう。
オンラインで保存可能な文書がセキュリティポリシーで規定されているなら、その範囲内で活用できるSaaS/ASP、クラウドストレージを比較検討してみましょう。
選定ポイント４．データの保存地域
企業の情報セキュリティポリシーの中には、社外にデータの保存する時、その地域について規定しているものもあります。
「社外のサーバに保存することは可、ただし重要なデータの保存場所は日本国内に限定する」という規定なら、日本国内のデータセンターでの保存が保証されている大手IT企業や、日本企業のサービスを導入することになるでしょう。
選定ポイント５．操作性の良さ
オンラインストレージを業務の中で利用することになるため、操作性や管理機能が重要になってきます。
アップロードの速度
アップロードの速度は製品によってバラバラです。また、有料版であってもあまり早くない製品もあるため、アップロードにどれほどかかるのか確認が必要になります。
管理機能
誰がオンラインストレージにアクセスできるのか管理を行うことができますが、共有の方法は製品によって異なります。URLを渡すだけでアクセスできるオンラインストレージもありますが、情報漏えいのリスクも高まるため製品の選定時には注意が必要です。
実際にオンラインストレージの製品を比較してみよう！
オンラインストレージにはさまざまな製品があり、どんな機能があってどんな仕様なのかは実際に製品を見てみないとわかりません。自社に必要な機能を洗い出して、製品を選定していきましょう。
▼オンラインストレージを比較しよう！
参考記事：オンラインストレージの比較15選｜導入の注意点や比較ポイント
▼オンラインストレージを一覧で比較
参考記事：オンラインストレージの製品一覧
オンラインストレージの選定ポイントはしっかり抑えよう
オンラインストレージを導入することで業務を効率化することができますが、導入に失敗してしまった事例もあります。しっかりと選定ポイントを確認し、製品を検討してみてください。
▼オンラインストレージの失敗事例
参考記事：【失敗事例】オンラインストレージ導入前に確認しよう！
▼オンラインストレージを導入時に気をつけること
参考記事：オンラインストレージ導入時5つの注意点
