オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上にあるディスクスペースのことです。インターネットを介して使う点を除けば、パソコン内のハードディスクやSSDと同じように使用できます。
オンラインストレージサービス（クラウドストレージ）って何？
オンラインストレージサービスとは、オンラインストレージを貸し出してくれるサービスで、面倒な設定をしなくても会員登録をするだけで利用できます。容量に応じて料金が決まり、オンラインストレージサービスによっては、無料プランが用意されている場合もあります。
IDとパスワードさえあれば、スマホやパソコンから自由にアクセスできるため、最近はビジネスシーンでの利用が当たりまえになってきています。
オンラインストレージの主な機能は？
オンラインストレージの主な機能は「自動バックアップ」「ファイル転送サービス」「ファイル共有」の3つがあります。ここから主な機能について詳しく解説していきます。
自動バックアップ
ハードディスクなどに直接データを保存していると、機器が壊れてしまった場合、復旧するのは難しいです。また、復旧できたとしても料金が発生してしまうこともあります。
オンラインストレージなら、バックアップを取る手間もなく、データが消える心配も少ないです。サービスによっては、パソコン内の指定したフォルダのバックアップを定期的に取ってくれるサービスもあります。
ファイル転送サービス
ファイルのサイズが大きい場合、メールなどではファイルサイズに上限があり、送信できないことがあります。
ファイル転送サービスを利用すれば、ファイルをオンラインストレージにアップロードし、送りたい相手にダウンロードURLを連絡するだけです。あとは相手がファイルをダウンロードすれば、大きなデータのやり取りもスムーズにできます。
もちろん、ファイルのダウンロードにはパスワードを設定でき、期限も決められます。第三者に勝手にダウンロードされることはありません。
ファイル共有
ファイルをオンラインストレージに保存しておき、アクセス権限があればファイルを複数人で共有できます。一つのファイルを複数人で同時にアクセスして編集することも可能です。
インターネットさえあれば、パソコンやスマホでどこからでも閲覧や編集が可能のため、自宅・外出先での利用にも最適です。
オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ
ここからオンラインストレージを導入するメリットとデメリットを解説していきます。どちらもしっかりと理解した上で、導入を検討しましょう。
オンラインストレージのメリット
メリットには以下の５つがあります。
- ●場所を選ばずどこでもアクセス可能
- ●管理・運用が不要
- ●コスト削減
- ●容量は利用状況に合わせて拡張できる
- ●リスク分散
では、次から詳しく解説していきます。
場所を選ばずどこでもアクセス可能
インターネットさえあれば、職場や外出先、自宅など場所を問わずファイルにアクセスできます。外出先でのファイルの閲覧や編集が可能になるため、業務の効率化にも繋がります。
プレゼン資料など外出先で必要なファイルもオンラインストレージにアップロードしておけば、持ち運びの必要がなくなります。
管理・運用が不要
従来の社内にサーバを設置する方法では、サーバの管理と運用が必要になりました。メンテナンスやトラブルの対応も社内で行わなくてはいけません。オンラインストレージサービスを利用することで、管理と運用にかかる時間がなくなるため、業務の効率化に繋がります。
コスト削減
オンラインストレージは、初期費用が無料で利用できるサービスもあります。ソフトウェアやアプリのアップデート、ウェブブラウザへの最適化などは全て管理会社が行います。容量の少ない無料版が利用できるオンラインストレージもあるので、導入する際はまず、無料で試すことも可能です。
容量は利用状況に合わせて拡張できる
オンラインストレージサービスは容量によって価格が決まります。もし無料版で容量が足りなくなっても、プランを変更するだけで簡単に容量が増やせます。必要な容量に合わせて、柔軟に切り替えが可能です。
リスク分散
オンラインストレージはサーバ上にデータを保存するため、会社とは切り離して保存ができます。万が一災害が起きたとしても、オンラインストレージに保存したデータは守られます。
ファイルの共有などの目的でも取り入れられますが、災害のリスク分散にも最適です。
オンラインストレージのデメリット
デメリットは次の４つが挙げられます。
- ・セキュリティリスクの懸念
- ・パスワード管理
- ・障害時に自社で対応できない
- ・カスタマイズが難しい
では、次から詳しく解説していきます。
セキュリティリスクの懸念
企業や社員の情報をやり取りするオンラインストレージは、ハッキングの対象になる可能性があります。そういったハッキングの対策はサービスによって異なります。
ただし、オンラインストレージのセキュリティは非常に強いため、過度の心配はいらないでしょう。ハッキングによるデータの消失や流出などのリスクも含めて導入の検討をしてください。
パスワード管理
データが流出してしまう原因の多くは、パスワードの管理が不十分である場合がほとんどです。管理者はデータにアクセスできる権限を誰に与えているのかを正確に把握しておく必要があります。
オンラインストレージはIDとパスワードだけでデータにアクセスできてしまうため、社員のパスワード管理についても徹底していく必要があります。
障害時に自社で対応できない
オンラインストレージに何か障害が発生した場合は、自社では対応できず、復旧を待つだけです。
ただし、オンラインストレージサービスには、こういったトラブルに対応できるだけの設備が備わっています。ほとんどの場合はすぐに復旧して使用が可能になります。
カスタマイズが難しい
自社に合わせて細かいカスタマイズができません。全くカスタマイズできないわけではなく、サービスによってカスタマイズの仕様は異なります。利用を開始する前に、どのようなことができるのか確認しておくことが大切です。
▼メリット・デメリットをもっと詳しく！
参考記事：オンラインストレージのメリット・デメリットをご紹介
オンラインストレージの製品をご紹介！
ここからはITトレンド編集部で人気のサービス９選と、無料プランが用意されているサービス４選をご紹介していきます。
オンラインストレージサービス９選
オンラインストレージサービスを９選ご紹介します。有料のプランがメインですが、どれもビジネス向けで使いやすいものばかりとなっています。特徴などを解説していくので、ぜひ参考にしてください。
- 提供元：日本ワムネット株式会社
- 料金：10ID 12,000円〜/月
- データ容量：１GB〜
- 初期費用：50,000円
GigaCC ASP/OFFICEは基本的なオンラインストレージの機能に加え、安全に社外へファイルを送信する機能が豊富にあります。外部へのファイルの送信には２段階の承認が設定が可能です。誤って大切なデータを社外に流出してしまう可能性が格段に減ります。
また、ファイルの保持期間や端末制限なども簡単に設定ができるため、社外とのファイルの共有も安全でスムーズにできます。GigaCC ASP/OFFICEは国内で開発され、国内で運用されているオンラインストレージで、信頼性や評判も高いです。
- 提供元：鈴与シンワート株式会社
- 料金：お問い合わせ
- データ容量：お問い合わせ
- 初期費用：お問い合わせ
S-port Cloud Fシリーズはシンプルな操作画面とパソコンはもちろん、スマホやタブレットからでも最適化された画面で、快適に操作ができます。「ゲストフォルダ」機能で取引先ごとに共有できるフォルダを簡単に作成できるので、管理が簡単になります。
また、ファイルへのアクセス期限の設定やアクセス権限管理、監査ログなどのセキュリティ機能も充実しています。パソコンが苦手な人でも操作しやすく、さらにビジネスに特化したオンラインストレージを求める人におすすめです。
- 提供元：リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- 料金：10ID 5,000円〜/月
- データ容量：200MB〜
- 初期費用：30,000円
J-MOTTO ファイル共有サービスはExcelやWordといったOfficeファイルをブラウザ上で直接編集が、ソフトウェアやアプリのインストールは不要で利用ができます。文書管理機能を使えば、ファイルの件名だけでなく本文まで検索ができます。文書の利用が多い場合に最適な機能です。
ファイルへのアクセス権限は細く設定ができます。また、「証跡管理機能」を搭載しているので、ログインからログアウトまで、どのような操作を行ったのか記録を残せます。
ユーザーではない社外へはダウンロードURLを発行できます。メールには添付できないような大きなファイルも送信可能です。もちろん、ダウンロードの期限や回数、パスワードの設定も可能になっています。
- 提供元：株式会社ソルクシーズ
- 料金：10ID 5,000円〜/月
- データ容量：100GB〜
- 初期費用：無料
Fleekdriveは世界190カ国で利用され、セキュリティ面での評価が高いオンラインストレージです。ファイルはアップロードのタイミングで、標準で提供されるウィルスチェック機能でチェックされます。危険なファイルをアップロードしてしまう可能性を抑えます。
「証跡管理機能」を使えば、操作履歴も５年分記録され、その中から特定のユーザーが行った操作のみを抽出することもできます。IPアドレスで制限をすれば、予め決めておいたIPアドレスからしかアクセスできなくなります。
機能面でも、Officeファイルのビューワー上での同時編集や社外へのダウンロードURLの送信など、充実しています。
- 提供元：楽天コミュニケーションズ株式会社
- 料金：10ID 7,000円〜/月
- データ容量：１GB〜
- 初期費用：30,000円
楽天クラウド セキュアドライブ・プラスはこれまで使用してきた、ローカル環境と同様に使用できます。パソコンさえ操作できれば、導入したその日から簡単に利用できます。シンプルな管理画面から、アクセス権限の設定やIPアドレス制限などを簡単に設定できます。
ランダムな数字列から生成されるワンタイムパスワードも利用が可能なので、仮にパスワードが流出しても、パスワードが再利用されることはありません。また、データセンターは国内に設置され、24時間有人管理されているので、セキュリティ面も安心です。
- 提供元：伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
- 料金：10ID 18,000円〜/月
- データ容量：100GB〜
- 初期費用：30,000円
boxは非常にビジネス向けのオンラインストレージです。Officeファイルをはじめとする120種類のファイルをダウンロード不要でプレビューができます。
同時に複数人でファイルの編集も可能になり、変更があった際はすぐに設定しておいた端末に通知が届くように設定することができます。納期の設定やタスクの割り当て、進捗の確認も簡単です。
細かなアクセス権限の管理や、不正なアクセスやダウンロードが発生した際は速やかに通知が届くため、セキュリティ面も安心です。また、モバイル端末を紛失した場合は、リモートでログアウトし端末内のbox内のデータを削除ができます。データセンターは複数の拠点に分かれており、災害の対策もされています。
- 提供元：ファイルフォース株式会社
- 料金：お問い合わせ
- データ容量：１GB〜
- 初期費用：お問い合わせ
Fileforceはデスクトップからすぐにアクセスできる「Fileforceドライブ」機能を搭載し、ローカル環境と同じ感覚でオンラインストレージを利用できます。
ウェブブラウザからアクセスすれば、ファイルの閲覧に加え、さまざまな条件でファイルを検索できます。外出先でファイルを参照したくなったときでも、スマホやタブレットからスムーズにアクセスできます。
細かなアクセス権限のカスタマイズやIPアドレス、位置情報によるアクセス制限も可能です。ファイルはアップロードの際に自動でウィルスチェックが行われ、危険なファイルが保存されるのを未然に防ぎます。
- 提供元：スターティアレイズ株式会社
- 料金：５ID 5,000円〜/月
- データ容量：20GB〜
- 初期費用：10,000円
セキュアSAMBAはローカル環境と同様の感覚で利用できます。ファイルのアップロードやダウンロードはドラッグ＆ドロップでできます。ダウンロードをすることなく直接ファイルの編集もできます。また、フォルダやファイルに共有するためのURLを生成する機能も搭載しているので、スムーズに社外との共有も可能です。
アクセス権限などを設定する管理画面はウェブブラウザから、ログインし簡単に設定ができます。IPアドレスや端末によってアクセス制限をかけられます。ユーザーがログインした接続履歴や操作履歴も保存され、何か問題が発生した際も遡って履歴を確認できます。
- 提供元：株式会社ダイレクトクラウド
- 料金：10,000円〜/月
- データ容量：100GB〜
- 初期費用：無料
Direct Cloud BOXの最大の特徴は、ユーザー数が無制限で利用できる点です。もっとも容量の少ないプランであっても、全社員にアクセス権限を与えられます。
機能面も直感的なユーザーインターフェースで、パソコンが苦手な人でも簡単に利用できます。スマホやタブレットからでも専用のアプリで、パソコンと変わらない機能で使えます。
セキュリティ面では、アップロードされたファイルは全てウィルスチェックがされ、危険なファイルは保存されない仕組みになっています。さらに、ログイン時には有効時間のあるワンタイムパスワードを登録してあるメールアドレスに送信して、認証が行われます。万が一パスワードが流出しても有効時間があるので、アクセスはできません。
まだまだある！無料プランありオンラインストレージ４選
ここからは無料プランが用意されているオンラインストレージをご紹介していきます。
まずは初期費用や月額料金のかからない無料プランで導入をテストするのもいいでしょう。また、容量の少ない文書の一時的なやり取りなどには無料プランでも充分な場合もあります。
- 提供元：Google
- 有料プラン料金：10ID 6,000円〜/月
- データ容量：15GB〜
GoogleドライブはGoogleアカウントさえあれば15GBが無料で利用できます。ファイルの保存はもちろん、ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのURLを共有することで複数人での編集もできます。
専用アプリがあるので、スマホやタブレットからもスムーズにアクセスし、閲覧や編集が可能です。ビジネスでの利用を考えるとユーザーや端末の管理などができる有料プランもおすすめします。
- 提供元：Yahoo Japan
- 有料プラン料金：498円〜/月
- データ容量：５GB〜
Yahoo!ボックスは無料で５GBまでファイルを保存できます。ただし、ファイルを共有する場合は有料プランのYahoo!プレミアム会員になる必要があります。有料プランでも容量は50GBで、追加はできません。
容量が少なく、追加もできないため、ビジネスでの利用はあまりおすすめできません。すでにYahoo!プレミアム会員になっている人は利用してみてもいいでしょう。
- 提供元：Amazon
- 有料プラン料金：2,490円〜/年
- データ容量：５GB〜
Amazon Cloud Driveは無料で５GBまで写真やビデオなどを保存できます。Amazonプライム会員なら画像は無制限に保存が可能です。共有はファイルを選んで、URLを送信することでできますが、閲覧の制限などはかけることはできません。
個人のオンラインストレージとしては、使い勝手もいいのでおすすめです。ビジネスの利用となると使いづらいでしょう。ただ、ファイルのバックアップとして使用する分には充分に利用できます。
- 提供元：４shared
- 有料プラン料金：$9.95〜/月
- データ容量：15GB〜
４sharedは無料で15GBまで利用できるため、データのバックアップには最適です。さまざまなファイルをアップロードして、URLを生成すれば簡単に共有も可能になります。また、公開設定しているユーザーのファイルをダウンロードすることもできます。
ビジネスでの利用に関しては、あまりおすすめできません。理由としては誤って公開設定してしまうと世界中にファイルが公開されてしまう点と、アクセスが180日ないとファイルが削除されてしまう点です。個人での利用にはおすすめできますが、ビジネスでの利用は慎重に検討しましょう。
▼さらにオンラインストレージを比較
参考記事：オンラインストレージ比較９選！法人向け・選び方の基準をご紹介
オンラインストレージを使って業務を効率化しよう
オンラインストレージを利用すれば、場所を選ばずにファイルへのアクセスが可能になるほか、サービスによってはファイルの同時編集もできます。その他にもバックアップやリスクの分散といったメリットも多くあります。
製品によって値段や機能が異なるので、導入する際はまず資料請求して、各サービスを比較して検討しましょう。
