【図解】オンラインストレージとは？意味や機能を簡単解説！

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上にあるディスクスペースのことです。インターネットを介して使う点を除けば、パソコン内のハードディスクやSSDと同じように使用できます。

オンラインストレージの仕組みについて、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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オンラインストレージサービス（クラウドストレージ）とは

オンライン（クラウド）ストレージサービスとは、オンラインストレージを貸し出してくれるサービスです。面倒な設定をしなくても会員登録をするだけで利用できます。容量に応じて料金が決まり、オンラインストレージサービスによっては、無料プランが用意されている場合もあります。

IDとパスワードさえあれば、スマホやパソコンから自由にアクセスできるため、最近はビジネスシーンでの利用が当たり前になってきています。

【図解】オンラインストレージの主な機能

オンラインストレージの主な機能は「自動バックアップ」「ファイル転送サービス」「ファイル共有」の3つがあります。ここから主な機能について詳しく解説していきます。

自動バックアップ

ハードディスクなどに直接データを保存していると、機器が壊れてしまった場合、復旧するのは困難です。また、復旧できたとしても料金が発生してしまうこともあります。

オンラインストレージなら、バックアップを取る手間もなく、データが消える心配も少なくてすみます。サービスによっては、パソコン内の指定したフォルダのバックアップを定期的に取ってくれるサービスもあります。

ファイル転送サービス

ファイルのサイズが大きい場合、メールなどではファイルサイズに上限があり、送信できないことがあります。

ファイル転送サービスを利用すれば、ファイルをオンラインストレージにアップロードし、送りたい相手にダウンロードURLを連絡するだけです。あとは相手がファイルをダウンロードすれば、大きなデータのやり取りもスムーズにできます。

もちろん、ファイルのダウンロードにはパスワードを設定でき、期限も決められます。第三者に勝手にダウンロードされることはありません。

ファイル共有

ファイルをオンラインストレージに保存しておき、アクセス権限があればファイルを複数人で共有できます。一つのファイルを複数人で同時にアクセスして編集も可能です。

インターネットさえあれば、パソコンやスマホでどこからでも閲覧や編集が可能のため、自宅・外出先での利用にも最適です。

オンラインストレージ導入のメリット・デメリットまとめ

ここからはオンラインストレージを導入するメリットとデメリットを解説していきます。どちらもしっかりと理解した上で、導入を検討しましょう。

オンラインストレージのメリット

メリットには以下の５つがあります。

• ●場所を選ばずどこでもアクセス可能
• ●管理・運用が不要
• ●コスト削減
• ●容量は利用状況に合わせて拡張できる
• ●リスク分散

場所を選ばずどこでもアクセス可能

インターネットさえあれば、職場や外出先、自宅など場所を問わずファイルにアクセスできます。外出先でのファイルの閲覧や編集が可能になるため、業務の効率化にもつながります。

プレゼン資料など外出先で必要なファイルもオンラインストレージにアップロードしておけば、持ち運びの必要がなくなります。

管理・運用が不要

従来の社内にサーバを設置する方法では、サーバの管理と運用が必要になりました。メンテナンスやトラブルの対応も社内で行わなくてはいけません。オンラインストレージサービスを利用することで、管理と運用にかかる時間がなくなるため、業務の効率化につながります。

コスト削減

オンラインストレージは、初期費用が無料で利用できるサービスもあります。ソフトウェアやアプリのアップデート、ウェブブラウザへの最適化などは全て管理会社が行います。容量の少ない無料版が利用できるオンラインストレージもあるので、導入する際はまず、無料で試すことも可能です。

容量は利用状況に合わせて拡張できる

オンラインストレージサービスは容量によって価格が決まります。もし無料版で容量が足りなくなっても、プランを変更するだけで簡単に容量が増やせます。必要な容量に合わせて、柔軟に切り替えが可能です。

リスク分散

オンラインストレージはサーバ上にデータを保存するため、会社とは切り離して保存ができます。万が一災害が起きたとしても、オンラインストレージに保存したデータは守られます。

ファイルの共有などの目的でも取り入れられますが、災害のリスク分散にも最適です。

オンラインストレージのデメリット

デメリットは次の４つが挙げられます。

• ・セキュリティリスクの懸念
• ・パスワード管理
• ・障害時に自社で対応できない
• ・カスタマイズが難しい

セキュリティリスクの懸念

企業や社員の情報をやり取りするオンラインストレージは、ハッキングの対象になる可能性があります。そういったハッキングの対策はサービスによって異なります。

ただし、オンラインストレージのセキュリティは非常に強いため、過度の心配はいらないでしょう。ハッキングによるデータの消失や流出などのリスクも含めて導入の検討をしてください。

パスワード管理

データが流出してしまう原因の多くは、パスワードの管理が不十分である場合がほとんどです。管理者はデータにアクセスできる権限を誰に与えているのかを正確に把握しておく必要があります。

オンラインストレージはIDとパスワードだけでデータにアクセスできてしまうため、社員のパスワード管理についても徹底していく必要があります。

障害時に自社で対応できない

オンラインストレージに何か障害が発生した場合は、自社では対応できず、復旧を待つだけです。

ただし、オンラインストレージサービスには、こういったトラブルに対応できるだけの設備が備わっています。ほとんどの場合はすぐに復旧して使用が可能になります。

カスタマイズが難しい

自社に合わせて細かいカスタマイズができません。全くカスタマイズできないわけではなく、サービスによってカスタマイズの仕様は異なります。利用を開始する前に、どのようなことができるのか確認しておくことが大切です。

オンラインストレージのメリット・デメリットについて、もっと詳しく知りたいという方は以下の記事をご覧ください。

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人気のオンラインストレージ製品を見てみよう！

前述のとおり、オンラインストレージはメリットが多く、法人でも有効的に活用されています。以下の記事ではITトレンドで人気のオンラインストレージ・ファイル共有サービスを多数紹介しています。具体的なサービス内容を確認することで、自社での活用イメージがより明確化します。製品選びの参考にするとともに、気になる製品があったら、ぜひ気軽に問い合わせてみましょう。

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オンラインストレージを使って業務を効率化しよう

オンラインストレージを利用すれば、場所を選ばずにファイルへのアクセスが可能になるほか、サービスによってはファイルの同時編集もできます。その他にもバックアップやリスクの分散といったメリットも多くあります。

製品によって値段や機能が異なるので、導入する際はまず資料請求して、各サービスを比較して検討しましょう。