オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上にあるディスクスペースのことで、クラウドストレージとも呼ばれています。インターネットを介して使う点を除けば、パソコン内のハードディスクやSSDと同じように使用可能です。
オンラインストレージを提供するサービスには無料のものも多く、会員登録するだけで気軽に利用できるため、個人利用に限らずビジネスシーンでも多く導入されています。特に新型コロナウイルスの影響でテレワークが急増した昨今では、自宅からの社内データへのアクセス需要が拡大しました。また、法人向けオンラインストレージサービスでは、強固なセキュリティ対策を施した製品も多く、災害時のバックアップとしての活用も期待されています。
【図解】オンラインストレージの主な機能
オンラインストレージの主な機能は「自動バックアップ」「ファイル転送サービス」「ファイル共有」の３つがあります。これらの機能について詳しくみていきましょう。
自動バックアップ
ハードディスクなどに直接データを保存していると、機器が壊れてしまった場合、復旧するのは困難です。また、復旧できたとしても料金が発生してしまうこともあるでしょう。
オンラインストレージなら、バックアップを取る手間もなく、データが消える心配も少なくてすみます。サービスによっては、パソコン内の指定したフォルダのバックアップを定期的に取ってくれるサービスもあります。
ファイル転送サービス
ファイルのサイズが大きい場合、メールなどではファイルサイズに上限があり、送信できないことがあります。
ファイル転送サービスを利用すれば、ファイルをオンラインストレージにアップロードし、送りたい相手にダウンロードURLを連絡するだけです。あとは相手がファイルをダウンロードすれば、大きなデータのやり取りもスムーズにできます。
もちろん、ファイルのダウンロードにはパスワードを設定でき、期限も決められます。第三者に勝手にダウンロードされることはありません。
ファイル共有
ファイルをオンラインストレージに保存しておき、アクセス権限があればファイルを複数人で共有できます。一つのファイルを複数人で同時にアクセスして編集も可能です。
インターネットさえあれば、パソコンやスマホでどこからでも閲覧や編集が可能のため、自宅・外出先での利用にも最適です。
個人向けサービスと法人向けサービスの違い
無料サービスや低コストで使える個人向けの有料プランでも、大容量データのやりとりや保管に対応していたりセキュリティが最低限備わっていたりするため、法人向けの製品でなくても十分活用できると考える方も多いでしょう。
しかし、サイバー攻撃や人的ミスによる個人情報や企業の機密情報の流出は、事業の存続に大きな影響を与えます。個人向けのサービスと法人向けのサービスの一番の違いは、セキュリティ機能の充実度でしょう。法人向けサービスには、アカウント管理やログ管理、端末認証など、個人サービスよりもビジネスの実務に即した豊富なセキュリティ機能が備わっています。違いを認識し、必要に応じて使い分けたり、自社のセキュリティレベルにあった製品を選ぶようにすることをおすすめします。
そのほか、個人向けサービスと法人向けサービスの違いを以下にまとめました。
|
個人向け、または
無料オンラインストレージ |
法人向けオンラインストレージ |
| 費用 |
０円から使える |
低～高価格帯までさまざま |
| 保存期間 |
数日～無期限 |
無期限 |
| 転送速度 |
遅い |
速い |
| バージョン管理機能 |
製品による |
あり |
| 情報漏えい対策 |
△～◯ |
◎ |
| システム連携機能 |
△ |
◯～◎ |
オンラインストレージのメリット
オンラインストレージを導入するメリットは以下のとおりです。
- ●場所を選ばずどこでもアクセス可能
- ●管理・運用が不要
- ●コスト削減
- ●容量は利用状況にあわせて拡張できる
- ●リスク分散
場所を選ばずどこでもアクセス可能
インターネットさえあれば、職場や外出先、自宅など場所を問わずファイルにアクセスできます。外出先でのファイルの閲覧や編集が可能になるため、業務の効率化にもつながるでしょう。
プレゼン資料など外出先で必要なファイルもオンラインストレージにアップロードしておけば、持ち運びの必要がなくなります。
管理・運用が不要
従来の社内にサーバを設置する方法では、サーバの管理と運用が必要になりました。メンテナンスやトラブルの対応も社内で行わなくてはいけません。オンラインストレージサービスを利用することで、管理と運用にかかる時間がなくなるため、業務の効率化につながります。
コスト削減
オンラインストレージは、初期費用が無料で利用できるサービスもあります。ソフトウェアやアプリのアップデート、ウェブブラウザへの最適化などはすべて管理会社が行います。容量の少ない無料版が利用できるオンラインストレージもあるので、導入する際はまず、無料で試すことも可能です。
容量は利用状況にあわせて拡張できる
オンラインストレージサービスは容量によって価格が決まります。もし無料版で容量が足りなくなっても、プランを変更するだけで簡単に容量が増やせます。必要な容量にあわせて、柔軟に切り替えが可能です。
リスク分散
オンラインストレージはサーバ上にデータを保存するため、会社とは切り離して保存ができます。万が一災害が起きたとしても、オンラインストレージに保存したデータは守られます。
ファイルの共有などの目的でも取り入れられますが、災害のリスク分散にも最適です。
オンラインストレージのデメリット
ここからは導入によるデメリットを解説します。
- ・セキュリティリスクの懸念
- ・パスワード管理
- ・障害時に自社で対応できない
- ・カスタマイズが難しい
セキュリティリスクの懸念
企業や社員の情報をやり取りするオンラインストレージは、ハッキングの対象になる可能性があります。そういったハッキングの対策はサービスによって異なります。
ただし、オンラインストレージのセキュリティは非常に強いため、過度の心配はいらないでしょう。ハッキングによるデータの消失や流出などのリスクも含めて導入の検討をしてください。
パスワード管理
データが流出してしまう原因の多くは、パスワードの管理が不十分である場合がほとんどです。管理者はデータにアクセスできる権限を誰に与えているのかを正確に把握しておく必要があります。
オンラインストレージはIDとパスワードだけでデータにアクセスできてしまうため、社員のパスワード管理についても徹底していく必要があります。
障害時に自社で対応できない
オンラインストレージに何か障害が発生した場合は、自社では対応できず、復旧を待つだけです。
ただし、オンラインストレージサービスには、こういったトラブルに対応できるだけの設備が備わっています。ほとんどの場合はすぐに復旧して使用できるようになります。
カスタマイズが難しい
自社にあわせて細かいカスタマイズができません。サービスによってカスタマイズの仕様は異なるため、利用を開始する前にどのようなことができるのか確認しておきましょう。
オンラインストレージのメリット・デメリットについて、より詳しく知りたいという方は以下の記事をご覧ください。
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人気のオンラインストレージTOP３を比較
IT製品取扱数業界No.１のITトレンド編集部がおすすめするオンラインストレージのうち、カテゴリ別資料請求ランキングで人気上位を獲得した製品を紹介します。実際に導入している方の口コミもあわせて掲載するので導入検討の参考にしてください。
使えるファイル箱 の比較ポイント
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- ■メールなどでファイルを送ることなく更新されたデータを確認できるので、業務の効率化ができました。また、外出先でもスマホから資料を見ることが出来るので便利です。（福島県／建設／財務・経理）
- ■初期容量でも十分な量があり、当初考えていた共有権限の設定もできたことと、直感的にファイルの出し入れができる点がとても使いやすい。初めてのクラウドサービスでも簡単に導入できた。（埼玉県／建設／総務・人事）
GigaCC ASP の比較ポイント
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2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング２位
「GigaCC ASP」は、日本ワムネット株式会社により15年以上の運用実績を誇る法人向けオンラインストレージです。大容量ファイルの送受信だけでなく、メール誤送信防止機能も搭載されているのが特長のひとつです。フォルダやアカウントごとの権限設定ができ、ウイルスチェックや不正アクセス防止機能などもあり安心でしょう。月額費用は10IDで12,000円から。無料トライアルも行っています。
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- ■社外の顧客等に大容量データを送付するのに利用していますが、余計な機能はないためユーザビリティに長けている。また送信だけでなく受信にも利用出来るのが高評価。（東京都／情報処理、ＳＩ、ソフトウェア／総務・人事）
- ■社外の人への納品が、きちんと受領完了しているかを可視化できるようになった。受領できたかどうかを確認する必要がなくなった。（東京都／放送・広告・出版・マスコミ／技術・設計）
Fleekdrive の比較ポイント
- 簡単＆分かりやすい操作で社内や取引先とのファイル共有を効率化
- ファイルの暗号化、ウイルスチェックなどセキュリティ機能も充実
- 国内複数拠点での保管などBCP対策にも効果的、堅牢なインフラ
2021年上半期ITトレンド資料請求ランキング３位
株式会社Fleekdrive提供の企業向けオンラインストレージ「Fleekdrive」は、国内外問わず導入されているグローバル企業にもおすすめの製品です。複数拠点での保管をはじめBCP対策としても有効で、最先端の電子監視システムと多要素アクセスコントロールシステムを利用したデータセンターで、担当者によって年中無休で管理されています。月額費用は１ユーザーあたり500円からで、30日間の無料トライアルが可能です。
- ■操作性が直感的にわかり、導入へのハードルが非常に低い点がよいです。どんなユーザーでも慣れるまでそれほど時間がかからないと思います。（東京都／情報処理、ＳＩ、ソフトウェア／情報処理・情報システム）
- ■グローバルでの統一フォーマット導入に取り組んだが、ユーザー側は特段対応の変更を行うことなく、システムの変更のみで対応できた。またSalesforceとの連携で使用していたが入力の手間が減った。（東京都／素材／経営企画）
- ■プロジェクトでファイルを共有し、成果物を格納しています。万が一上書きしてしまっても、過去のバージョンから戻すことが出来るため便利でした。（東京都／情報処理、ＳＩ、ソフトウェア／その他）
「より多くの製品を知りたい」という方や「選び方のポイントを詳しく解説してほしい」という方は、こちらの記事も参考にしてください。
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オンラインストレージを使って業務を効率化しよう
オンラインストレージを利用すれば、場所を選ばずにファイルへのアクセスが可能になるほか、サービスによってはファイルの同時編集もできます。その他にもバックアップやリスクの分散といったメリットも多くあります。
法人利用するのであれば、セキュリティ機能をはじめ、自社に必要な機能を精査したうえで複数製品の無料トライアルを試してみるのがおすすめです。まずは各サービスの資料請求を行い、製品をよく比較してみてください。
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