オンラインストレージとは
オンラインストレージとは、インターネット上でデータやファイルの保管・共有ができるサービスのことです。クラウドストレージやファイルストレージとも呼ばれます。インターネットを介して利用する点を除けば、パソコン内のハードディスクやSSDと同じように使用可能です。
オンラインストレージを提供するサービスには、会員登録するだけで無料で利用できるものもあり、個人・法人問わず利用されています。また、法人向けオンラインストレージサービスでは、強固なセキュリティ対策を施した製品も多く、災害時のバックアップとしての活用も期待されています。
オンラインストレージとクラウドの違い
オンラインストレージとクラウドはどちらもデータをインターネット上に保存するためのサービスですが、微妙な違いがあります。
オンラインストレージは主にデータの保管や共有に特化したサービスです。ファイルやデータをインターネット経由で保存し、必要に応じてアクセスや共有ができます。
一方、クラウドはオンラインストレージを含むさまざまなサービスの総称です。データの保管や共有の他にも、サーバやネットワークのインフラ提供（IaaS）、アプリ開発のためのプラットフォーム提供（PaaS）、ソフトウェアの提供（SaaS）など多岐にわたるサービスを提供します。つまり、オンラインストレージはクラウドの一部であるといえるでしょう。
【図解】オンラインストレージの主な機能
オンラインストレージの主な機能は「自動バックアップ」「ファイル転送」「ファイル共有」の３つがあります。これらの機能について詳しくみていきましょう。
自動バックアップ
ハードディスクなどに直接データ保存していると、機器が壊れてしまった場合、復旧するのは困難です。データを復旧させるには専門業者に依頼しなくてはならず、時間も料金もかかります。
オンラインストレージなら、バックアップを自動で行うためデータが消える心配がありません。サービスによっては、パソコン内の指定したフォルダを定期的にバックアップするサービスもあります。
ファイル転送
電子メールなどでは一度に送れるファイルサイズに上限があり、サイズによっては送信できないこともあります。
ファイル転送機能を利用すれば、ファイルをオンラインストレージにアップロードし、送りたい相手にダウンロードURLを連絡するだけで、大容量ファイルも簡単に共有可能です。なお、共有ファイルにパスワードやダウンロード期間を設定することで、第三者に勝手にデータをダウンロードされるリスクを防げます。
ファイル共有
オンラインストレージに保存されたファイルは、アクセス権限のあるユーザーであれば複数人で共有・閲覧できます。さらに、ファイルの同時編集も可能です。
インターネット環境さえあれば、パソコンやスマホでどこからでもファイルにアクセスできるため、外出の多い企業や在宅勤務を導入している企業に最適です。
オンラインストレージができること（使い方）
前述した基本的な機能のほかにも、オンラインストレージにはできることが多くあります。そのなかから以下４つの使い方をピックアップして紹介します。
- ●障害への対策
- ●問題発生時の検証やリカバリー
- ●複合機とのアプリケーション連携
- ●海外拠点とのスムーズな情報共有
障害への対策
オンラインストレージには、強固な障害対策が施されています。具体的には、
契約したディスクストレージ全体のスナップショットを別のディスクに保存する、データ領域を３重化する、業務を考慮した日程で自動バックアップするなどの対策が講じられています。
また、高稼働率を保証するサービスもあります。堅牢性や信頼性の高いオンラインストレージサービスでデータを保護しておけば、自社サーバに問題が発生しても、バックアップから復旧が可能です。
問題発生時の検証やリカバリー
多くのオンラインストレージサービスには、詳細な履歴を確認する機能が実装されています。いつ誰が、どのような手順で、どのファイルを操作したか、後日すべて参照可能です。万が一ミスが発生した場合も、ミスが起こった過程をトレースすることで、適切な再発防止策を講じられます。
また、過去のファイルを何世代にもわたって保存しておくアーカイブ機能も課題解決に有効です。過去のファイルで問題が発生した場合、そのファイルを復活させ、中身の検証を行えます。
複合機とのアプリケーション連携
オンラインストレージと複合機をアプリケーション連携すれば、複合機でスキャンした名刺や紙文書のデータをオンラインストレージで一括管理できます。
これまでの複合機を使ったスキャンでは、取り込んだファイルを毎回リネームして、本保存するフォルダに移動させる手間が発生していました。連携アプリケーションがあれば、複合機からオンラインストレージへのアップロードを実行できるので、手動でのリネームや移動作業は不要です。
また、オンラインストレージに保存された書類は自動でOCR（光学的文字認識）処理されます。画像データの文字も自動でテキスト化されるため、スマホでデータを確認して名刺の電話番号に直接電話をかける、地図を表示するといった作業も容易に行えます。
海外拠点とのスムーズな情報共有
多言語対応のオンラインストレージサービスは、海外拠点とのスムーズなデータ連携を実現します。サービスが提供する言語設定を変更することで、海外拠点でも現地の言語でオンラインストレージを利用可能です。
これにより、データの送受信が迅速かつ簡単に行え、拠点間の情報共有が効率的になります。自社サーバの構築が難しい地域でも、オンラインストレージを利用すれば、ファイルの管理や業務の連携がスムーズに進むでしょう。
個人向けサービスと法人向けサービスの違い
オンラインストレージには、無料または低価格で利用できる個人向けサービスと、企業での業務利用を想定した有料の法人向けサービスの２種類があります。以下で個人向けサービスと法人向けサービスの違いをまとめました。
|
個人向けオンラインストレージ |
法人向けオンラインストレージ |
| 費用 |
無料から使える |
低～高価格帯までさまざま |
| 保存期間 |
数日～無期限 |
無期限 |
| 転送速度 |
遅い場合がある |
速い |
| バージョン管理機能 |
製品による |
あり |
| 情報漏えい対策 |
製品による |
あり |
| システム連携機能 |
製品による |
連携できる場合が多い |
個人向けと法人向けの大きな違いは、セキュリティ機能の充実度です。法人向けサービスには、アカウント管理やログ管理、端末認証など、個人向けサービスよりもビジネスの実務に即した豊富なセキュリティ機能が搭載されています。個人向けオンラインストレージと法人向けオンランストレージの違いを認識し、自社のセキュリティレベルにあった製品の選定をおすすめします。
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オンラインストレージのメリット
ここからは、オンラインストレージを導入するメリットについて解説します。
- ●場所を選ばずどこでもアクセスできる
- ●管理・運用に手間がかからない
- ●コスト削減ができる
- ●保存容量を拡張しやすい
- ●リスク分散できる
場所を選ばずどこでもアクセスできる
インターネットさえあれば、職場や外出先、自宅など場所を問わずファイルにアクセスできます。外出先でのファイルの閲覧や編集が可能になるため、情報共有の迅速化や業務効率化につながるでしょう。プレゼン資料など外出先で使用するファイルも、オンラインストレージにアップロードしておけば持ち運ぶ必要がなくなります。
管理・運用に手間がかからない
社内にファイルサーバを設置する従来の方法では、自社でサーバの管理や運用を行う必要がありました。しかしオンラインストレージサービスなら、メンテナンスやトラブルなどの対応をサービス提供会社に任せられます。サーバの管理や運用にかかる時間が減るため、情報システム部門などの担当者負担を大幅に軽減できます。
コスト削減ができる
オンラインストレージは比較的安価で利用でき、自社での管理・運用も不要です。そのため、従来に比べて導入コストや人件費の削減が可能です。また、契約しているユーザー数やストレージ容量に紐づいた料金設定により無駄なコストが発生せず、オンラインストレージコストを最適化できます。
保存容量を拡張しやすい
オンラインストレージサービスは保存容量によって価格が決まります。例えば無料プランを利用していて容量が足りなくなっても、料金プランを変更するだけで簡単に保存容量を増やせます。必要なデータ容量にあわせて、月単位で柔軟に切り替えが可能です。
リスク分散できる
オンラインストレージはサーバ上にデータ保存するため、自社のネットワークがダウンしたりシステムトラブルが発生したりしても、オンラインストレージに保存したデータは守られます。オンラインストレージ導入企業の大半がファイル共有を目的としていますが、災害やトラブル発生時のリスク分散としても有効です。
オンラインストレージのデメリット
ここでは、オンラインストレージの導入によるデメリットを解説します。
- ●セキュリティリスクがある
- ●パスワード管理に手間がかかる
- ●カスタマイズが難しい
セキュリティリスクがある
インターネット上でデータを保管し、複数人で情報共有するオンラインストレージは、ハッキングの対象になる可能性があります。ハッキング対策をはじめとするセキュリティ機能はサービスによって異なるため、どのようなセキュリティ機能を利用できるのかよく確認したうえで導入することが重要です。
またセキュリティリスク対策として、個人情報や機密情報を含むデータはオンラインストレージには保存しない、などのルール策定を行うとより安心でしょう。
以下の記事では、オンラインストレージを利用する際のリスクと対策について解説しています。オンラインストレージを安全に利用するための参考にしてください。
パスワード管理に手間がかかる
データが流出する原因の多くは、不十分なパスワード管理によるものがほとんどです。管理者はデータにアクセスできる権限を誰に与えているのか、正確に把握しておく必要があります。
オンラインストレージはIDとパスワードだけでデータにアクセスできるサービスも多いため、社員個人がパスワード管理を徹底することが大切です。
カスタマイズが難しい
オンラインストレージは料金プランごとに利用できる機能が決まっているため、自社にあわせたカスタマイズにはほとんど対応していません。そのため、導入時には自社が必要としている機能が搭載されているかよく確認しましょう。
オンラインストレージのメリット・デメリットについて、さらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
オンラインストレージの選び方
ここでは、オンラインストレージサービスを選ぶ際に、着目すべきポイントを解説します。
- ■セキュリティ機能
- オンラインストレージには、企業の大事なデータを保管するため、セキュリティの確保は非常に重要です。２段階認証やワンタイムパスワード、暗号化やアクセス制限など、セキュリティ機能が充実しているか確認しましょう。
- ■操作性
- 誰もが簡単に操作できる製品なら、トレーニングコストや操作ミスのリスクが減少します。オンラインストレージのUIが直感的で使いやすいものか、無料トライアル等を活用して確認するのがおすすめです。
- ■管理者機能
- 自社のセキュリティ要件にあった運用を行うためには、管理者機能の充実度は重要なポイントです。管理者機能が充実している製品は、データのセキュリティを高めつつ、業務にあわせた柔軟な運用が可能です。
- ■障害発生時の対応
- 万が一障害が発生した場合は、サービス提供会社に連絡をとり、対応してもらう必要があります。そのため、迅速に復旧作業に取り組んでもらえるのかが重要です。また、これまでの稼働率や障害発生頻度なども確認しておくとよいでしょう。
以下の記事では、製品の選び方やおすすめ製品を詳しく解説しているため、ぜひ参考にしてください。
オンラインストレージ人気TOP３を比較
ITトレンド編集部がおすすめするオンラインストレージのうち、カテゴリ別資料請求ランキングで人気上位の製品を紹介します。実際に導入している方の口コミ評価もあわせて掲載するので、導入検討の参考にしてください。
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製品名 |
対象従業員規模 |
提供形態 |
参考価格 |
無料トライアル |
レビュー評価 |
|
Box |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS |
初期費用無料
月額1,780円～/ユーザー |
◯（最大60日間） |
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セキュアSAMBA |
すべての規模に対応 |
クラウド / SaaS |
初期費用15,000円～
月額15,000円～
無料プランあり |
◯（14日間） |
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|
Box |
すべての規模に対応 |
サービス |
年額21,600円～/ユーザー |
◯（最大60日間） |
|
Box（エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社）
製品・サービスのPOINT
- NTT Comは1,000件以上の導入実績を誇るBoxのプレミアパートナー
- 24時間365日受付のﾍﾙﾌﾟﾃﾞｽｸを完備、導入支援や管理ﾂｰﾙも充実！
- 電帳法対応マニュアルや医療情報システム解説書も独自にご提供！
ITトレンド上半期ランキング2024（オンラインストレージサービス）１位
「Box」は、エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社が代理店として提供するクラウド型コンテンツ管理サービスです。プレビューやコメント、バージョン履歴など豊富な機能により、ファイルのやり取りが効率化します。共有リンクにより、取引先など社外の方もファイル閲覧が可能です。また、ダウンロード制限をすれば外部流出の防止につながるでしょう。
いい点
情報処理、ＳＩ、ソフトウェア
500名以上 750名未満
改善してほしい点
人材サービス
100名以上 250名未満
《セキュアSAMBA》のPOINT
- ユーザ数無制限だから社外利用や従業員数が多い企業様におすすめ
- セキュリティ対策万全、非同期型の純国産オンラインストレージ
- 導入実績数8,000社以上＆徹底したサポート体制
ITトレンド上半期ランキング2024（オンラインストレージサービス）２位
Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社が提供する「セキュアSAMBA」は、
詳細なアクセス権限の設定により、柔軟な運用が叶うオンラインストレージです。ファイルやフォルダの閲覧・編集を接続元や端末ごとに設定が可能なため、機密データの漏えい防止に役立つでしょう。また、信頼性の高いAWSサーバの利用によって、安全なデータ管理が実現します。
《Box》のPOINT
- 事前検討や導入支援から利用開始後の運用保守まで一貫サポート
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- 問い合わせ利用回数も無制限。充実したサポート体制
ITトレンド上半期ランキング2024（オンラインストレージサービス）３位
株式会社オプテージが提供する「Box」は、導入前の検討から運用保守までトータルでサポートします。他製品や既存システムとの連携についての相談や、エンドユーザーからの問い合わせにも無制限で対応します。クラウド利用による回線逼迫問題の解決や、BoxとMicrosoft製品を組みあわせた提案も可能です。
改善してほしい点
自動車、輸送機器
5,000名以上
なお、最新のランキング情報は以下のボタンから確認できます。問い合わせが多い人気製品を紹介しているので、傾向の把握や比較検討にもお役立てください。
まとめ
オンラインストレージを利用すれば、場所を選ばずにファイルへのアクセスが可能になるほか、サービスによってはファイルの同時編集もできるなど、利便性の高さが特徴です。またデータのバックアップや、災害時におけるデータ損失のリスク分散としても有効でしょう。
オンラインストレージを法人利用するのであれば、セキュリティ機能を比較し、自社のセキュリティレベルにあった運用が実現するか確認することが重要です。自社に適したサービスを導入するために、まずは資料請求して、各社サービスの機能や特徴をよく把握することからはじめましょう。
