オンラインストレージの活用方法を具体例から学ぶ

オンラインストレージの４つの活用例

【活用例1】多数の協力会社とのデータ受け渡し環境

多数の協力会社とそれぞれデータの受け渡しが発生する環境でも、オンラインストレージが活躍します。法人向けのオンラインストレージでのデータ受け渡しは、自社でFTPサーバを運用するより低コスト、かつセキュアに行えます。

オンラインストレージが優位なのは、「ゲスト管理機能」が充実しているからです。ゲスト管理機能は、自社が契約しているオンラインストレージの領域にアクセス可能な、ゲストIDとパスワードを発行する機能です。

ゲストIDでログインするユーザは、そのゲストID専用のフォルダにしかアクセスすることはできません。他のゲストのフォルダは見えず、「アップロードのみ」「ダウンロードのみ」といった権限も設定しておくことができます。

このゲストIDは大量に発行することができ、協力会社それぞれに異なるゲストIDを渡せます。データ容量を確保すれば、数百社の協力会社のデータを管理することも可能なのです。

多数のゲストIDを発行する場合、ディスク容量が不足しないか不安になるかもしれません。しかしオンラインストレージなら、IDごとのディスク使用量を設定できる上に、全体の容量もフレキシブルに変動が可能です。プロジェクトが集中したときのみ容量も増やすという対処方法も選べます。

【活用例2】ペーパレス会議の資料配布用として

オンラインストレージを使えば、指定したユーザのみでファイルを共有することが可能です。会議資料を作成した担当者が、その文書ファイルを共有状態にしておくと、指定した会議メンバーのみが会議前にダウンロードしておくことができます。

ダウンロードするデバイスとして優れているのはタブレット端末でしょう。会議参加者全員に配布しておけば、ペーパレス会議と資料の視認性を両立させられます。専用アプリを使えば、閲覧している資料のPDFファイルにチェックマーク、メモ等を書き込むことも容易です。

また、オンラインストレージを経由させることで、アクセスする場所を限定せずに会議を開催できるのも強みと言えます。出席者の一人が出張中でも、普段と同じように資料をダウンロードして、Web会議システムで会議に参加することが可能です。

【活用例3】請求書データの管理

継続的な取引を続けている企業に対しては、見積書や請求書のデータを共有するという提案も行えます。両社がそれぞれオンラインストレージ上の見積書、請求書を更新することで、必要なときにいつでも内容を確認できます。取引が定期的に行なわれているなら、「自動アップロード機能」と「自動ダウンロード機能」を設定し担当者のパソコンに自動的に届ける、という活用方法もあります。

このシステムを確立すれば、いちいち電話でお願いする、メールや郵便で送る、といった手間がかかりません。オンラインストレージのアクセス権限を適切に管理していれば、第三者に取引内容を盗み見られるという事態も起こりません。

【活用例4】在宅勤務を省資源で実現する活用例

企業によっては、自社で運用しているサーバのみがファイルの置き場所になっています。このような環境で、文書ファイルのやり取りが発生する社員の在宅勤務を実現することは、中々ハードルが高いものです。外部からのアクセスに未対応であれば対応させるコスト、対応後も環境が正しく構築されているか、管理者がチェックするコスト等が随時発生し続けます。

オンラインストレージを導入すれば、社内で勤務する社員と在宅勤務の社員の間で書類をやり取りするセキュアな環境が、管理コストをほとんど投下せずに実現できます。オンラインストレージとしては一般的な利用方法であり、追加コストは発生しないからです。

いかがでしたでしょうか。このように、オンラインストレージサービスを導入することで、これまで以上に業務効率化が図れるでしょう。
これら4つのモデルケースを参考に、 オンラインストレージの活用法を模索してみてはいかがでしょうか。