最適なWeb会議システムの選び方

Web会議システムの提供形態

Web会議システムは、運用形態によってオンプレミス（SIタイプ）とクラウド（ASPタイプ）の2つに分類できます。

オンプレミス（SIタイプ）

社内にサーバを設置してWeb会議システムを構築するタイプです。サーバの用意やソフトウェアのインストール、カスタマイズなど、導入にはコストと手間がかかります。その分、自社に必要な機能を搭載した、要求どおりのWeb会議システムを構築できます。

構築の運用も自社内で行うことになり、バージョンアップや障害にも自社の担当者が対応します。 一般に社内にITに詳しい人材がいて、自社専用のシステムが欲しい、とりわけセキュリティポリシーに準じたシステムを望む企業はオンプレミスを選択しています。

クラウド（ASPタイプ）

自社内にサーバを設置することなく、インターネットを介して提供されるサービスを利用するタイプです。魅力は低コストで即時利用できること。サーバやソフトウェアを用意する必要がありませんから、初期投資はほとんど必要ありません。利用している機能に応じた料金を月々支払います。

また、既存のサービスを利用しますから、構築することなく即時、利用を開始できます。構築後も運用の手間がかからず、担当者をおく必要がありません。自動的にバージョンアップされ、常に最新の機能を利用できます。拠点の増減にも柔軟に対応できます。

反面、カスタマイズができなく、機能に制限があります。セキュリティも提供事業者まかせとなります。コスト重視でスモールスタートしたい企業はクラウドを選択しています。

導入前とのコスト比較の手順

Web会議システムの大きなメリットに出張コスト削減があります。システム導入によって、いくらコストを削減できるか試算してみましょう。試算は難しくありません。次の数値を用意します。

• ・会議の頻度（1ヶ月あたりの平均回数）
• ・出張1回の交通費（1人あたりの平均）
• ・出張1回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた1人あたりの平均）
• ・出張1回の出張手当（1人あたりの平均）
• ・出張1回の人数（会議1回あたりの平均人数）

たとえば会議は月1回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は片道15,000円、出張手当は5,000円、社員の数は2人とします。

　　（交通費15,000円 × 2 ＋ 出張手当5,000円）× 社員2人分 × 月1回

以上で、70,000円が導入前の1ヵ月あたりの出張コストです。年間では840,000円。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミスの場合は何年で償却できるかがわかります。クラウドの場合は月々の使用料金と簡単に比べることができます。

なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目してください。ムダな移動時間をビジネス活動に当てることができます。

製品ごとに比較するべきポイント

資料を収集したり、ベンダに問い合わせて、以下の機能を確認しましょう。

■セキュリティ

会議では機密情報のやり取りが多いものです。セキュリティレベルの確認は必須となります。
自社のセキュリティポリシーに即したシステムを選択しましょう。

■映像の品質

Web会議システムの映像仕様には「SD映像」と「HD映像」という用語が使われています。
SD映像はスタンダード、HD映像はハイディフィニションの意味です。
高精細な画像を望むのであればHD映像を選択します。

■操作性

簡単なステップでWeb会議を開始できる製品を選択しましょう。
トライアルで確かめることをお薦めします。

■サポート体制

ベンダのサポート体制も重要です。
サポート時間が長い、日本語対応、提案力などを比較します。

まとめ　～ コスト削減だけでなく 目的に合った製品選びを ～

Web会議システムの活用によるコスト削減のメリットはわかりやすく注目されがちですが、Web会議システムによってワークスタイルを変革することもできます。多様な働き方を実現することは、結果として企業の生産性を向上させてくれます。そのような利用を想定しているのであれば、製品選びはセキュリティ面を重視する必要があるでしょう。

Web会議システムを提供するベンダは数多くあり、製品にはそれぞれ個性があります。しっかりした視点を持って絞っていきましょう。

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