Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる相手と会議を行えるツールのことを指し、リアルタイムで音声や動画、資料の共有が可能です。近年では社内会議や商談、面接といった少人数の集まりから、会社説明会やセミナーなど大人数の集まりまで、幅広いシーンで利用されています。
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システムの提供形態
Web会議システムは大きく２つのタイプに大別されます。１つはクラウド（SaaS）タイプ、もう１つはオンプレミスタイプです。最近は従量課金制のクラウドタイプが主流になっていますが、オンプレミスタイプには高いセキュリティを確保できるというメリットがあります。２つの違いを以下の表にまとめました。
| 概要 | メリット | デメリット |
|---|
| クラウド | ベンダーのサーバにアクセスしてシステムを利用する形態 | ・すぐに利用でき、利用規模の変動にも対応できる
・メンテナンスの手間がない
・導入コストを抑えられる | ・カスタマイズの柔軟性に欠ける |
| オンプレミス | 自社内にサーバを設置して、システムを運用する形態 | ・自社内のセキュリティポリシーに合わせられる
・ランニングコストを抑えられる | ・システム構築に時間がかかる
・初期費用やメンテナンスにコストがかかる |
Web会議システムが注目された背景
元々、海外など多拠点展開する企業では、手軽に打ち合わせができることからWeb会議システムの導入が進んでいましたが、2019年度末頃から需要が急激に高まっています。ITコンサルティング・調査会社のITRが発表したデータをみると、2023年頃にはWeb会議システムの市場規模が2019年の３倍になると予測されています。この背景には、新型コロナウイルス感染症拡大の影響によるテレワークの急増が考えられるでしょう。
働き方改革でテレワークの推進はされていましたが、新型コロナウイルス感染症が拡大したことで企業側は在宅勤務を余儀なくされたのです。対面で行っていた会議や商談、採用面接を、非対面でのやり取りに切り替える必要が出てきたため、それを実現するWeb会議システムが注目を浴びました。
参考：ITRがWeb会議市場規模推移および予測を発表｜株式会社ITR
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資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline Web会議システムとテレビ会議システムの違い
遠隔地の相手とコミュニケーションをとる方法として「テレビ会議システム」も挙げられます。Web会議システムと似ているので混同されがちですが、実は仕様が全く違うのです。
テレビ会議システムは、多くの場合「専用の接続回線や機器を用いて特定の拠点同士での会議を実現するシステム」を指します。会議室に機器を設置するので場所が限定され、音声と動画の共有しかできませんが、高音質・高画質である点がメリットです。
対してWeb会議システムは、必要なものがパソコンやスマートフォンとネットワーク回線だけであるため、高額な導入費用がかかりません。通信環境さえ整っていればどこからでも会議に参加でき、画面や資料の共有が可能です。テレビ会議のように高品質な専用機器を利用しないので品質は劣るのでは、と思われるかもしれませんが、パソコンに接続できるWeb会議用の高品質なWebカメラやスピーカーマイク、ヘッドセットも販売されています。もちろん、PCに内蔵されたカメラやマイクでも十分使える場合があります。
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Web会議システムのメリット・デメリット
Web会議システムを導入すると以下のようなメリットを得られます。
- ■交通費と移動時間の削減
- どこからでも会議ができるので参加者が１か所に集まる必要がありません。支社から本社に参加者が集まるような大規模な会議では、交通費や宿泊費、移動時間の削減が可能です。
- ■低コストで運用
- 特にクラウド型Web会議システムの場合は、月額1,500円～5,000円程度で利用できるものが多く、無料プランが用意された製品もあります。
- ■会議資料の準備が容易
- Web会議システムには資料や画面共有の機能が搭載されており、人数分の資料を印刷してセッティングする手間が省けます。
- ■さまざまな働き方が実現
- 場所を問わないので営業や出張で遠方にいる場合や、テレワークにも対応できます。
- ■意思決定のスピード向上
- 手軽にどこからでも会議を開催できることで、急いで決めるべきことなどがあっても迅速に進められます。
反対に、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。
- ■通信状況に左右される
- Web会議システムの接続にはインターネット回線が必須であるため、通信環境が整っていないとつながりません。
- ■大人数の会議には不向き
- 最大30名程度なら同時接続が可能ですが、それ以上になると対応できない場合があります。ただし、中には200～500名に対応した製品もあるので、さまざまなシステムを比較してみましょう。
- ■表情や雰囲気を読み取りにくい
- 直接会って話すよりも、相手の表情や雰囲気を読み取りにくいと感じる人はいるでしょう。高画質のシステムを選び、カメラを置く位置や背景、話し方にも工夫を凝らすとよいです。
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Web会議システムの比較ポイント
Web会議システムの種類がありすぎて、どれを選んだらいいのかわからないという方もいるのではないでしょうか。そのようなお悩みをお持ちの方は、以下のポイントをぜひ参考にしてください。
- １．映像・音声の品質
- ２．同時接続数
- ３．ユーザビリティ（操作性）
- ４．セキュリティ
- ５．サポート体制
- ６．費用対効果があるか、導入前とのコスト比較
１．映像・音声の品質
せっかくWeb会議システムを導入しても映らなかったり聞こえなかったり、会議にならないようでは使えません。
インターネット回線が低速であったり、PCやスマートフォンのスペックが低かったりすると映像や音声に乱れが生じますが、選定するシステムによっても品質は左右されます。帯域の自動制御やデータ圧縮技術を搭載した製品なら安心でしょう。また、実際に使って試してみるのが１番わかりやすいので、導入前に無料トライアルで確認することをおすすめします。
２．同時接続数
同時接続数とは、会議で同時につなげられるアカウント数を意味します。同時接続数が20名なら、20名が同時に会議へ参加できるということです。少人数の会議が多ければそこまで気にする必要がないかもしれませんが、参加者が多い会議なら同時接続数は必ずチェックしましょう。製品の中には、ウェビナーや研修など大規模なイベントにも対応したものがあるので、システムの利用目的に応じて選択してください。
３．ユーザビリティ（操作性）
映像や音声と同じく重要なのが、ユーザビリティ（操作性）です。特に、初めてWeb会議システムを導入する場合は、ユーザーが迷うことなくシステムを操作できるとよいです。操作画面は製品によって異なるので、こちらも無料トライアルなどで実際に操作感を確認しましょう。
また、社内用の操作マニュアルを作成すると運用がスムーズでしょう。パソコンが苦手な人でも抵抗感なくWeb会議システムを利用できるように工夫が必要です。
４．セキュリティ
会議では社外秘・部外秘の情報も多くやり取りされます。遠隔地とネットワーク上で音声や資料などを共有することになるので、製品のセキュリティレベルはしっかり確認しましょう。インターネット回線を利用するWeb会議システムは、通信が暗号化されていないと、第三者に盗聴される危険性もあります。情報漏えいを防ぐため、セキュリティ対策は必須です。
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５．サポート体制
サポート体制がしっかりしていないと、何かトラブルが起こった際にサービスが利用できなくなるという事態にもなりかねません。導入したあとに困らないよう、事前にしっかり確認することをおすすめします。具体的には、トラブルが起こった際にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、問い合わせ窓口の対応時間、海外の製品の場合は日本語での問い合わせにも対応してもらえるのかなどを確認しましょう。
５．費用対効果があるか、導入前とのコスト比較
Web会議システムの大きなメリットに、移動費や出張コストの削減効果があります。例えば、システム導入によっていくら出張コストを削減できるか試算するには、まず以下の数値を算出してみましょう。
- ・会議の頻度（１か月あたりの平均回数）
- ・出張１回の交通費（１人あたりの平均）
- ・出張１回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた１人あたりの平均）
- ・出張１回の出張手当（１人あたりの平均）
- ・出張１回の人数（会議１回あたりの平均人数）
会議を月１回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は往復30,000円、出張手当は5,000円、社員の数は２人とした場合、
（交通費30,000円 ＋ 出張手当5,000円）× 社員２人分 × 月１回
計算すると、70,000円が導入前の１か月あたりの出張コストです。年間では840,000円になります。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミス型の場合は何年で償却できるかがわかりますし、クラウド型の場合は月額の利用料金と簡単に比較できます。なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目しましょう。ムダな移動時間をビジネス活動に充てられます。
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「【比較表あり】おすすめのWeb会議システム」
Zoom、Teams、Google Meet…定番製品を比較！
まずはWeb会議システムの定番製品ともいえるZoom、Microsoft Teams、Google Meetを比較しましょう。
| 製品名 | レビュー評価 | 良い評価 | 悪い評価 |
|---|
| Zoom | 総合満足度：4.3
使いやすさ：4.4
機能満足度：4.3 | ・チャットやQ＆Aなどの機能が充実している
・MTGにパスワード設定ができるので安心
・音声もクリアで安定している | ・セキュリティの観点から顧客によってはZoomが使えないため、他のシステムとの併用が必要
・無料版の40分は短い |
| Microsoft Teams | 総合満足度：4.2
使いやすさ：4.1
機能満足度：4.2 | ・Outlookと簡単に連携できるのでスケジュール調整がしやすい
・社内、社外問わず使いやすいのはTeams
・チーム機能で社内SNSとしても使える | ・CPUのメモリを多く消費するので、古いPCでは他のアプリの動作に影響が出ることがある
・チャット機能がやや使いにくい |
| GoogleMeet | 総合満足度：4.2
使いやすさ：4.4
機能満足度：4.2 | ・Googleカレンダーと連携して会議URLを発行できるので便利
・シンプルな画面設計でチャット機能などが迷わずに使える | ・バーチャル背景が設定できない
・ブラウザによっては画面共有が上手くいかない
・画質や音声が他のシステムに比べて低いように感じる |
Zoom の比較ポイント
- 場所を選ばずWeb会議！スマホやタブレットでも利用可能
- チャット機能も充実！ファイルやテキストのやり取りも自由自在
- セキュリティも！管理者機能で参加者のアクセスをコントロール
「Zoom」はZVC JAPAN株式会社が提供しており、操作がしやすく通信品質が高いWeb会議ツールです。無料プランの場合は参加者100名まで、一度に40分までの会議を開催でき、有料プランの場合は時間制限なく500名まで可能です。ファイル共有、チャット機能のほか、アンケート機能や質疑応答機能、バーチャル挙手などコミュニケーションを円滑にする機能も搭載しています。
Microsoft Teams の比較ポイント
- コミュニケーション機能を網羅！会議にチャット、ファイル共有も
- Web会議への招待はメールを送信するだけ！
- 各種Officeソフトと連携して共同編集が可能！
日本マイクロソフト株式会社が提供する「Microsoft Teams」は、チャット機能やスケジュール機能が搭載されたWeb会議ツールです。基本のオンライン会議機能は無料で使えます。有料プランの場合、ビデオ会議は20名まで同時接続ができ、最大10,000名規模のウェビナー・オンラインイベントに対応しています。そのほか、Microsoft 365と連携し、ファイルの同時編集も可能です。必要な情報のみを表示して画面共有したり、画面の操作権限を付与して相手に操作してもらったり、物理的な距離を気にせずに会議を進められるでしょう。
GoogleMeet の比較ポイント
- 無料でも回数制限なし！まずはお試し利用も可能
- スマホからでも利用可能！場所を選ばず気軽に会議
- 高度なセキュリティ機能が充実！安心して導入できる
「GoogleMeet」はグーグル合同会社が提供しており、無料プランでも会議の開催回数制限なしで使えるWeb会議システムです。同時接続できる人数は、無料プランで100名・１時間まで、有料プランだと最大で250名・300時間までです。画面共有やドキュメント同時編集、チャット機能など基本機能のほか、音声の字幕表示や画面レイアウト変更などの便利機能が充実しています。
【比較表あり】おすすめのWeb会議システム
つづいて、おすすめのWeb会議システムを一覧表で見ていきましょう。提供形態や価格、無料トライアルの期間、同時接続数が製品によって大きく異なるので、ここで比較して目星をつけておくと選定がしやすいです。
| 製品名 | 提供形態 | 参考価格 | 無料トライアル | 同時接続数 |
|---|
| LoopGate | クラウド / ASP / オンプレミス / ハードウェア / SaaS / アプライアンス | 別途お問い合わせ | ７日間 | ４拠点までは無料 |
| Lite FreshVoice | クラウド / サービス | 月15,000円/１ID
初期費用100,000円 | 14日間 | 最大５拠点 |
| Fresh Voice | オンプレミス / パッケージソフト / SaaS / ASP | 月3,000円/１ID | あり | 250拠点 |
| Poly G7500 | アプライアンス | 別途お問い合わせ | ー | 最大10名（EagleEye IV４倍モデルの場合） |
| LiveOn | オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP | クラウド型：月額3,000円/１ライセンス
初期費用78,000円/１ライセンス
オンプレミス型：78,000円/１ライセンス | 14日間 | 通常会議では最大20拠点まで
大型会議では21拠点以上 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ここからは、ITトレンドがおすすめする製品の詳細を紹介します。機能や特徴を比較して最適な製品を探してみましょう。
LoopGate の比較ポイント
- ワンタッチでつながる簡単操作。誰でも使える。直ぐにつながる
- 信頼性の高い国内自社開発。国内データセンターで運用
- 土日祝含む安心の毎日サポート。技術スタッフが直接サポート
ギンガシステム株式会社の「LoopGate」は、テレビ会議専用機を提供しているWeb会議システムです。専用機タイプなので音声や映像が高品質で、ボタンを１回押せば簡単に接続できる点もメリットでしょう。
PC版やタブレット版もあり、専用機と同様に簡単に操作できます。さらに導入後のサポートが手厚く、初回から３回目までの会議では事前準備などを手伝ってくれます。その後も技術スタッフによるサポートがあり、土日や早朝の対応も可能です。なお、同時接続数が５拠点以上の場合は多地点接続サービス「ミーティングネット」か、多地点接続用サーバが必要です。
Lite FreshVoice の比較ポイント
- ＩＤ・アカウント・ログイン不要！手軽に会議を始められます。
- URLを共有するだけ！面倒なアプリのインストールもいりません。
- メールでも電話でも、専任のスタッフがサポートいたします。
エイネット株式会社が提供する「Lite FreshVoice」は、URLの共有だけで利用でき、アプリなどのインストールが不要なWeb会議システムです。IDやアカウントは会議室を作成する人のみ所持していればよいため、参加者はログインなしで簡単に参加できます。
マルチデバイス対応で、最大５拠点、１つの会議室につき５名まで参加可能なため、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。2003年の発売開始以来、乗っ取りや改ざんなどのセキュリティ事故は発生しておらず、安心のサポート体制も魅力の一つといえるでしょう。
Fresh Voice の比較ポイント
- 1拠点3千円～と手軽な価格。無料トライアルで購入前に試せます！
- 気象庁や東大病院など絶対に切れてはいけない環境で選ばれてます
- わずか3クリックで会議に参加！iPhoneから多拠点会議に参加OK！
エイネット株式会社が提供する「Fresh Voice」は、ソフトウェアタイプにも関わらず高音質・高画質のWeb会議システムです。MCU（多地点接続装置）を用いているため多拠点での接続にも強く、スムーズに会議を進められるでしょう。
接続方法は簡単で、電話帳から参加メンバーを選択するだけです。PCのほかiPhoneやiPadからの接続も可能であり、同時接続は250拠点に対応しています。サポートに関しては、電話・メール・リモート・出張で対応しており、サーバホスティング、ソフトウェアバージョンアップ、教育サポートなども行っています。
Poly G7500 の比較ポイント
- 自分のデバイスを使えて操作も簡単！手軽なコンテンツ共有が可能
- 鮮明な映像と高性能のオーディオで臨場感溢れる会議を実現
- 起動から実行まで素早く行えて誰でもすぐに会議スタート！
「Poly G7500」は、ポリコムジャパン株式会社 (Poly)が提供するビデオ会議用モジュラーシステムです。４K Ultra HDの超ハイレゾで、NoiseBlockAIとAcoustic Fence技術によって周囲の私語や騒音をブロックします。
なお、同社はさまざまなシリーズを提供しているので、利用環境に適したものを選択できる点もメリットです。
LiveOn の比較ポイント
- 『ASP・SaaSクラウドアワード2013』 グランプリ受賞
- 2015～2017年には稼働率100％を達成
- AESを使用した暗号化によるセキュアな通信
「LiveOn」は、ジャパンメディアシステム株式会社が提供するWeb会議システムです。稼働率が安定しており、上質な音声と映像が特徴です。音質は32KHz、映像はハイビジョン画質に対応し、海外や多拠点との接続でも途切れることなく会議ができます。
そのほか、資料や画面の共有、ファイル送信、暗号化など基本機能を搭載しており、Web会議への参加はブラウザでアクセスするか、招待メール内のURLにアクセスするだけです。なお、操作方法が不明な場合やトラブル時には、電話・メール・ヘルプサイトでのサポートが使えます。
無料で使えるWeb会議システムを比較
無料で使えるWeb会議システムは、人数制限や機能に制限があるものの、少人数で行う分には問題ないでしょう。ここでは、主要な無料Web会議システムを紹介します。
どこでもSHOWBY の比較ポイント
- 【簡単接続】ワンタイムIDやエントランスから指定するだけでOK
- 【プラス機能でカスタマイズ】各種機能を使いたいときにプラス1
- 無料で始められる！
どこでもSHOWBYは株式会社かんざしが提供するクラウド型Web商談ツールです。アプリケーションの【事前インストールが不要】で、対応デバイスや用途が広く、【商談】の他に学習塾の【質問対応】や【オンライン診療】、不動産の【IT重説】や【コンサル】、【社内の内線連絡】など様々な活用ができます。
| 価格 | 1,980円／1 ID～(無料プランあり) | 無料トライアル | 〇(90日間) |
| アカウント登録 | 不要 | アプリインストール | 不要 |
| 主な機能 | チャット、名刺交換、ノート、アンケート、ログ機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Whereby
Videonor ASが提供する「Whereby」はオンライン会議サービスで、ブラウザがあればWeb会議を始められます。接続は簡単で、会議室を作成してそのURLを共有するだけです。デフォルトで会議室はロックされているので、主催者がアクセスを制御できる点が特長です。有料版では最大50人、無料版では最大４人で接続できます。
Skype
Microsoftが提供する「Skype」は、携帯電話や固定電話にも発信が可能なビデオ会議アプリです。１対１の対話はもちろん、最大50名まで接続可能です。通話中は字幕を表示できたり画面共有をできたり、基本的な機能は搭載されています。なお、共有できるファイルの容量は最大300MBまでです。
BIZMEE
株式会社grabss（グラブス）が提供する「BIZMEE」は、ブラウザのみで高品質通話を実現する無料Web会議システムです。会議への参加はURLにアクセスするだけ。２〜４人程度の会議であれば高品質な音声で、離れたメンバーとも距離を感じることなくミーティングできます。
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費用対効果と課題解決に最適なWeb会議システムの導入を
Web会議システムの導入に失敗しないためには、これまでかかっていたコストと、Web会議システムを導入した結果削減できるコストを比較すると、費用対効果を事前に確認できてよいでしょう。
また、製品ごとに接続環境や機能が異なるので、資料請求をして各製品の詳細をよく比較したうえで、導入することをおすすめします。
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