Web会議システムとは
Web会議システムとは、テレビ会議システムと同じことをパソコン上で行えるようにしたシステムです。
パソコンとネットワーク回線があれば利用可能なため、テレビ会議システムのように専用の会議室は不要で、高額な導入費用もかかりません。
また、自分のパソコンの画面をそのまま相手先のパソコン画面に映すことができる資料共有機能や、音声・画面を録画する機能が備わっている製品もあります。
ヘッドセットをパソコンに繋げば、自席で気軽にWeb会議を利用することも可能です。会議室が遠い、会議室の予約がいつも埋まっている、というような場合に自席で気軽に会議ができれば、生産性の向上にも繋がります。テレビ会議のように高品質な専用機器を利用しないので品質は劣るのでは、と思われるかもしれませんが、パソコンに接続できるWeb会議用の高品質なWebカメラやスピーカーマイクも販売されています。
これらの高価な機器を購入しても、テレビ会議システムを購入するより安く済みます。低コストで気軽に遠隔会議ができ、便利機能も多く備わっているWeb会議システムが、今注目されています。
導入前に選び方のポイントをおさえよう
Web会議システムは、たくさんの製品が提供がされています。導入を検討している方の中には、たくさん製品がありすぎて、どれを選んだらいいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。そのようなお悩みをお持ちの方は、下記の選び方のポイントをぜひ参考にしてください。
導入する目的を明確に
Web会議システムでできることは製品によって大きくは変わりませんが、細かい機能や使い勝手はさまざまです。まずは、導入する目的を明確にしてから製品の比較を始めましょう。
例えば、Web会議システムの導入を初めて検討するという場合と、すでに活用しているがもっと便利機能がたくさん付いた製品に乗り換えを検討しているという場合では、製品選びのポイントが変わってきます。初めてWeb会議システムを導入する場合は、あまり細かい機能が多すぎる高価な製品を採用しても、利用者がWeb会議そのものに慣れてないので、細かい機能まで活用しきれない場合があります。
すでにWeb会議システムを導入している場合は、今利用している製品としっかり比較して製品を選ばなければ、乗り換える意味がありません。製品選びに失敗しないよう、まずは導入目的を明確にすることが大切です。
導入前とのコスト比較の手順
Web会議システムの大きなメリットに出張コスト削減があります。システム導入によって、いくらコストを削減できるか試算してみましょう。試算は難しくありません。次の数値を用意します。
- ・会議の頻度（1ヶ月あたりの平均回数）
- ・出張1回の交通費（1人あたりの平均）
- ・出張1回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた1人あたりの平均）
- ・出張1回の出張手当（1人あたりの平均）
- ・出張1回の人数（会議1回あたりの平均人数）
たとえば会議は月1回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は片道15,000円、出張手当は5,000円、社員の数は2人とします。
（交通費15,000円 × 2 ＋ 出張手当5,000円）× 社員2人分 × 月1回
以上で、70,000円が導入前の1ヵ月あたりの出張コストです。年間では840,000円。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミスの場合は何年で償却できるかがわかります。クラウドの場合は月々の使用料金と簡単に比べることができます。なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目してください。ムダな移動時間をビジネス活動に当てることができます。
セキュリティ面の確認
会議では社外秘・部外秘の情報も多くやりとりされます。遠隔地とネットワーク上で音声・資料の画面などをやりとりすることになるので、各製品のセキュリティレベルはしっかり確認しましょう。インターネット回線を利用してWeb会議システムを利用する場合は、通信が暗号化されていないと、第三者に盗聴される危険性もあります。情報漏洩を防ぐため、セキュリティ対策は必須です。
映像・音声の品質
映像・音声の品質は、Web会議システムにとってかなり重要な要素です。Web会議システムの映像仕様には、「SD映像」と「HD映像」の二つがあります。これは画質・解像度を表す用語で、SD映像はスタンダード、HD映像はハイディフィニションという意味です。より高品質な映像が必要になる場合は、HD映像の製品を選びましょう。
音声の品質も確認が必要です。音声の品質が悪いと相手先の発言が聞き取れず、会議になりません。
せっかくWeb会議システムを導入してユーザーに活用を促しても、音声の品質が悪く会議にならないようでは活用してもらえません。
映像以上に、音声品質はしっかり確認しましょう。
映像も音声も、実際にどのくらいの品質なのかを確認し、ストレスなく会議できるレベルのものを選択しましょう。
ユーザビリティ
.映像・音声と同じく重要なのは、ユーザビリティ（操作性）です。特に、初めてWeb会議システムを導入する場合は、ユーザーが迷うことなくシステムを操作できる必要があります。操作が難しいと、せっかく導入したのにユーザーが活用できないということもあります。操作画面は製品によって異なるので、トライアル版などで実際に操作感を確認・比較しましょう。
初めてWeb会議システムを導入する場合は、誰でも必要最低限の機能が使えるように、自社で簡単な操作マニュアルを作成してもいいかもしれません。ユーザーにしっかり活用してもらうためには、パソコンが苦手な人でも抵抗感なくWeb会議システムを利用できるように工夫が必要です。
サポート体制の確認
製品を提供している企業のサポート体制も確認しましょう。
トラブルが起こった際にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、問い合わせ窓口の対応時間、（海外の製品の場合）日本語での問い合わせにも対応してもらえるのかなど、サポート体制がしっかりしていないと、何かトラブルが起こった際にサービスが利用できなくなるという事態にもなりかねません。実際に導入したあとに困らないように、事前にしっかり確認することをお勧めします。
クラウド型とオンプレミス型で導入形態を選択する
Web会議システムにはサーバが必要で、外部サーバーを利用するクラウド型（ASP型）と、社内にサーバーを設置して利用するオンプレミス型（SI型）に分かれます。それぞれのメリットを比較してみましょう。
クラウド型（ASP）の特徴
まずクラウド型（ASP）の特徴です。
クラウドとは、自社でサーバやシステムを導入・管理しなくても、インターネット上のサービスをそのまま利用できる形態のことです。
管理者の不要
クラウド型のWeb会議システムでは、必要なサーバを、製品を提供している企業が管理してくれています。利用者側でのサーバ管理は不要になるため、自社に管理者をおかなくてもWeb会議システムを利用できます。何かトラブルが起こった場合でも、製品提供側が対応してくれるので、運用コストも削ることができます。ただし、管理を全て製品提供側にお任せすることになるので、先述したサポート体制がしっかりしていることが重要です。
常に最新バージョン
クラウド型のWeb会議システムでは、インターネット上で提供されているサービスを利用するため、常に最新バージョンを利用できます。新機能が追加された場合も、すぐに利用することができます。また、何か不具合が発見された場合も、修正されたバージョンが提供されるため、利用者側は意識することなく利用できます。
場所を選ばない
クラウド型のWeb会議システムではインターネット上のサービスを利用するため、会社以外の場所からでもインターネットに繋がればいつでも利用できます。外出中にカフェでヘッドセットを利用してWeb会議をしたり、在宅勤務の社員とも打ち合わせをしたり、ということが可能です。ただし、セキュリティが不十分なフリーWiFiで接続したり、公の場で社外秘の内容を大きな声で話したりすることのないよう、利用者側で注意すべきことは多いので、ユーザー教育はしっかり行いましょう。
また、社内の相手だけでなく、取引先ともWeb会議ができる機能も提供されています。取引先まで出向いて会議を行うと移動時間や交通費が発生しますが、Web会議を活用できればいつでも簡単に取引先と会議をすることができます。
取引先と会議日程を調整する際、これまでは移動時間も考慮して予定を立てていたかもしれませんが、Web会議が可能になれば日程調整もこれまでより簡単になるはずです。
オンプレミス型の特徴
次に、オンプレミス型の特徴を紹介します。オンプレミスとは、利用者側でサーバを購入し、管理・運用する形態のことです。
高画質・高音声
高画質・高音声を求める場合、オンプレミス型の方がクラウド型より優れた製品が多いです。クラウド型ではあまり提供されていないフルHD画質も、オンプレミス型では利用できる製品があります。
接続の安定性
社内のネットワーク上にサーバがあるため、Web会議システムを利用する際のネットワーク通信速度も自社で調整が可能です。映像・音声の品質は製品そのもののスペックも関係ありますが、利用するネットワーク通信速度の影響も大きく受けます。
通信速度が安定していないと映像が乱れたり、音声が途切れたり、会議を実施することが難しくなります。通信速度が十分であれば、映像・音声の乱れも少なくなります。
ただし利用者・利用拠点が多い場合は、通信がサーバに集中するので、安定した接続のためにはサーバ周りの回線の補強が必要な場合があります。オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際には、Web会議で発生する通信と利用者数を想定して、現状のネットワーク回線で十分な品質が保てるかどうか、シミュレーションしてみてください。また、接続先が社内ネットワーク上だけであれば、VPN回線の利用も可能です。VPN回線を利用すれば、インターネット回線を利用するよりも安全に通信を行うことができるので、社外秘情報をやりとりするような会議では安心です。
ITトレンド編集部が人気のWeb会議16選を比較
ブラザー工業が提供しているクラウド型Web会議システムで、PCやタブレット端末から、簡単に参加出来ます。会議室の予約や編集など各種設定ができ、事前に会議用の資料を、クラウドに保存する事も可能です。音声、画像の安定性を確保し、資料を共有して離れた相手と様々なアプリケーションの閲覧や共同編集が行えます。挙手機能で、Web会議の進行を妨げず意思決定が迅速に行えます。録画機能でWeb会議をPC本体や専用のクラウドに保存し、参加で出来なかった方も閲覧出来ます。
エイネット株式会社が提供するWeb会議システムです。ASP（クラウドタイプ）、オンプレミス（サーバー）タイプの2種類から、会社の環境に合わせて利用が可能です。最大200拠点でのWeb会議が可能です。数クリックで会議を開催できる純国産Web会議システムです。電話帳で簡単な接続ができ、開催されている会議に別拠点から途中参加も可能です。録音、録画機能の搭載で議事録をつける煩雑さから解放さえWeb会議に集中できます。Excelなどの資料を共有する事ができ、会議参加者のPC画面を共有してファイルを修正することもできます。モバイル環境はiOSのみとなります。
RICOH Unified Communication System
リコーが提供しているWeb会議システムで、PCやタブレット等の端末さえあれば、どこでもWeb会議に参加できます。1つのIDで全てのデバイスから利用できるので、場所や時間を選ばずにWeb会議に参加できます。遠隔地の顧客に対して、直接説明することには利用したり、作業現場では、画像の共有で、課題を把握して素早い解決ができます。録画機能で、会議内容を確認する事ができます。
ENWA株式会社が提供する、テレビ会議の発展系のWeb会議システムです。
ASP（クラウドタイプ）を採用しています。Web会議は基本所定の場所からの開催、会議を行う事ができます。ファイル共有、ホワイトボード共有、Web画面共有機能があります。最大で16のIDで一度に会議を行う事ができます。特定の相手と1対1での音声通話、映像通話、文字チャットができます。スマートフォンからは会議中に参加してリアルタイムで画像の共有はできますが、会議への参加や共有文章の閲覧はできません。
IT企業で世界的に有名なCiscoが提供するWeb会議システムで、顧客のニーズに合わせてあらゆるカスタマイズが可能です。Webアドレスを取得する事でWeb会議の開催ができ、出席者にリンクをメールする事で誰でも簡単に会議に参加できます。プライバシー保護のため、アクセス制限もできます。簡単な操作でクラウド内で共有空間ができ、プレゼンターの切替や、デスクトップや資料の共有によって共同作業でデータの修正や、より効果的なプレゼンテーションをすることができます。ワンクリックで全てを記録、録画できるの見逃した方も会議内容を確認出来ます
タブレットやスマートフォンからの会議の開催や出席ができます。
株式会社ブイキューブが提供する、ブラウザ上で利用できるクラウド型Web会議システムです。複数の拠点を安定した映像と音声で、PCの画面を参加会議者と共有する事ができ、議論したい資料やデータを確認、修正しながらWeb会議を進める事ができます。会議中にアンケートを実施し、会議の決議など意思決定を迅速化させることもできます。モバイル端末向け無償アプリケーションの活用で、PCと同様モバイル端末からもWeb会議に出席、資料の共有もできます。最大50人が出席でき、国外の拠点でWeb会議の開催もできます。
有限会社ニックスコンピュータサービスが提供するクラウドタイプ型Web会議システムで、各自のIDとパスワードでログインして簡単アクセス。無料のソフトをインストールすることで、円滑なWeb会議ができ、自分のPCにあるファイルを共有することによって、参加者全員で文書ファイル、ホワイトボード、マーキングなど、クリックした所へテキストを記入できます。海外拠点との接続、出張先、自宅からではタブレット端末など様々なWeb会議に対応できます。タブレットやスマートフォン端末はAndroidのみ対応となっています。
株式会社インフィニテックが提供するWeb会議システムです。ブラウザーのみで作動するWeb会議システムなので簡単に導入出来ます。
ただし、2018年9月17日現在、対応するOSはWindows7/8/10のみとなり、ブラウザーも、google ChromeとFirefoxだけとなります。クラウド型、オンプレミス型両方に対応し、インターネットに接続できる環境さえあればどこでも利用ができます。吹き出し付きのグループチャット機能をディスカッションと合わせることでWeb会議の質を高め、参加者の発言を議事録として利用できます。1グループにつき、最大5拠点での同時Web会議ができます。
Amazonが提供するWeb会議システムで、1クリックでWeb会議の開催を、PCでは最大16名、モバイル端末で最大8名でWeb会議ができます。高音質で高精細画像によって、Web会議に集中できます。専用のアプリケーションで、組織の内外のユーザーと、Web会議、チャット、画面共有、ファイル共有を行えます。Web会議への招待者を追加することもできます。チャットは1対1、グループで行うことができ、チャットの添付操作で資料共有もできます。全てのモバイル端末に対応し。Web会議やチャットは常に同期され、どのデバイスからも、会議の最中に別のデバイスに切り替えることができます。
株式会社ブイキューブが提供する複数のサービスをシンプルなパッケージにしたWeb会議システムで、ブラウザのみでWeb会議がおこなえます。office365アカウントからのWeb会議への参加、outlool予定表への予定登録、カレンダー登録ができます。契約IDは通常の20ですが、一時的にIDの追加が出来る事で普段は20IDでWeb会議で利用していても、受講者拡張オプションを購入することで、大規模Webセミナーも開催できます。Web会議中にアンケートを実施する事で、意思決定が迅速に出来ます。テキストチャット機能を利用し、URLやテキスト情報を共有する事が出来ます。
Lifesizeが提供するWeb会議システムです。googleChromeまたはInternetExplorer11、そしてウェブカメラがあればどこでも場所を選ばずWeb会議をする事ができます。シンプルな操作で仮想会議室を自動作成し、どなたでもWeb会議を開催できます。最大50人と対面でWeb会議ができます。良質な音質と画面共有ができ、60カ国以上のユーザーとWeb会議ができます。最大10,000人が視聴できるライブストリーム会議ができます。
録画録音されたコンテンツに、参加者全員のアクセスができます。設定管理によってはアクセス制限もできます。
株式会社ネオラボが提供するWeb会議システムで、ルーム名とパスワードを決める事で、簡単にWeb会議を開催できます。いくつものWeb会議室を作る事が出来るので、用途、参加者に応じたWeb会議室をメール等で会議室のURLを連絡で、アカウントを持っていない方も会議へ招待できます。1つのWeb会議には最大30名が同時参加で、モバイル端末からも簡単に参加できます。画面共有、ホワイトボード機能、PDFファイルを共有でき、各Web会議室内でのテキストチャットもできます。議事録としてのメモや共有した資料のダウンロードなど、会議内容を簡単に記錄、管理できます。
株式会社テリロジーが提供するWeb会議システムです。クラウド型、サーバー導入型のいずれかから選ぶ事ができます。同時接続できるIDを使用しているため、例えば10ID所得している場合、10拠点でWeb会議を同時開催する場合と、2つのWeb会議を5IDづつ使って行うこともでき、多才なWeb会議を開催出来ます。1対1や少人数のWeb会議やセミナーなどの開催、顧客とのWeb会議なのではクラウド型で充分ですが、画面ロゴの変更や、グローズドでのWeb会議の開催などカスタマイズを希望される企業はではサーバー導入型が便利です。
Microsoft社が提供しているWeb会議システムで、Skype for Businessのインストールすることで、Web会議を行えます。PCやモバイル端末で会議への参加ができ、状況に応じて、音声、画像会議を選択でき、相手の通信ネットワーク状況に対応できます。通常のSkypeとは違い最大250人で同時会議ができます。Office365のアプリケーションの資料の共有や、共同修正作業を行うことが出来ます。Office365を導入している場合、Skype for BusinessですぐにWeb会議開催ができます。すでにOffice365に加入している方は、1ユーザー月額220円から利用可能です。
プレミアコンファレンシング株式会社が提供するクラウド型Web会議システムでブラウザーから会議を開催参加出来ます。挙手機能やアンケート機能もあり意思疎通を図りながらWeb会議を迅速に進めることが出来ます。モバイル端末を利用してWeb会議に参加でき外出先でも時間の効率化を図れます。中小企業向けプランは低価格で高品質なサービスを提供大企業向けプランは、8ケ国語に対応し国内、海外の拠点でのWeb会議を行うことが出来ます。大規模なWeb会議でも高品質な画像と高音声で開催が可能です。
株式会社ブイキューブが提供する複数のサービスをシンプルなパッケージにしたWeb会議システムです。パッケージに含まれる「テレビ会議システム本体」「カメラ」「マイク/スピーカー」を既存のWebネットワークに端末を接続するだけで、簡単にWeb会議を開催出来ます。高機能の画質や音質を端末が実現してくれます。Web会議を初めて導入される顧客のために「リモコン」の簡単な操作でWeb会議を始めることが出来出来ます。PCやタブレットやスマートフォンからも専用のアプリケーションでWeb会議に参加できます。
まだまだある注目のWeb会議4選
株式会社SOBAプロジェクトが提供する初期費用無料のクラウド型Web会議システムで、最低利用期間が1ケ月でWeb会議をしない月は停止し使用する月に利用を再開する事も可能です。月ごとにプラン変更ができ、Web会議の頻度に合わせて支払い金額を設定できます。ファイルの共有はできませんが、ホワイトボードにファイルを表示することによって、資料の編集箇所を指摘することが出来ます。音声機能を使って、Web会議の会話を時系列にテキスト化できます。5ライセンス月額25,000円から利用できます。
ドコモグループが提供するクラウド型Web会議システムで、高音質でセキュリティの高い会議ができます。高音質が特徴で、外出先からのWeb会議参加にも、音切れが少なくストレスなくWeb会議を利用できます。PCやモバイル端末からも簡単に会議に参加でき、1対1から大規模Web会議まで対応でき、映像や、音声、資料をクラウドで共有することでスムーズなWeb会議ができ、共有ファイルを個人的に使うことを防いでくれます。5ライセンスパックから、月額28,800円から利用できます。
ジャパンメディアシステムズ株式会社が提供するクラウド型、オンプレミス型のいずれも選択できるWeb会議システムで、高音質、滑らかな画像でWeb会議ができます。PCやモバイル端末からも、簡単にWeb会議に参加でき、資料の共有、ホワイトボード機能で会議の効率化、録画機能で会議へ参加出来なかった方との意思疎通やセミナー、勉強会への活用もできます。英語、中国語にも対応し、国内、海外拠点からの参加もできます。クラウド型は1ライセンスから利用でき、月額3,000円から利用できます。
株式会社テリロジーが提供するクラウド型、オンプレミス型のWeb会議システムで、スタッフによるサポートで、ブラウザー利用したWeb会議システムをスムーズに導入できます。音声を最優先することによって、PCやモバイル端末からのWeb会議の中断を防ぎます。同時接続ライセンスID性の採用によって、契約ID数の範囲で、全てを使った1つのWeb会議やIDの範囲内で複数のWeb会議など多彩な利用ができます。資料の共有、ホワイトボード機能ので会議の効率化や、録画機能で会議の確認だけでなく、セミナーや勉強会への活用もできます。クラウド型は1ライセンスパックから利用でき、月額3,000円から利用できます。
まとめ
Web会議システムを様々な観点から比較解説しましたが、大切なのは導入前に自社の課題と目的を決めておくことです。
製品ごとに接続環境や機能も変わってくるので資料請求することをお勧めします。
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