【2023年】Web会議システム比較21選！定番製品・無料製品を紹介

Web会議システムとは

Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる相手と会議を行えるツールを指します。オンライン会議システムとも呼ばれ、リアルタイムで音声や動画、資料の共有が可能です。音声のみで行う電話会議とは異なり、参加者の顔や資料を確認しながら会議を進行できる点がメリットです。

近年では社内会議や商談、面接といった少人数の集まりから、会社説明会やセミナーなど大人数の集まりまで、幅広いシーンで利用されています。リモートワークの普及によって、自宅など社外で仕事をしている社員との会議や、コミュニケーション手段として用いられています。

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Web会議システムの提供形態

Web会議システムは大きく２つのタイプに分けられます。１つはクラウド（SaaS）タイプ、もう１つはオンプレミスタイプです。最近の主流は従量課金制のクラウドタイプですが、オンプレミスタイプには高いセキュリティを確保できるメリットがあります。２つの違いを以下の表にまとめました。

有料製品と無料製品の違い

Web会議システムには、無料製品や無料プランが用意されている製品が多々あります。ただし、有料製品や有料プランと比べて利用時に制限があったり、通話品質が劣ったりする場合も多いでしょう。例えば、無料製品には以下のような懸念があります。

• 接続の安定性：通信が不安定になりやすい。
• 同時接続数：最大100名程度で、製品によっては５名ほどの場合も。
• 映像や音声の品質：画面が荒く、音声が途切れることがある。
• セキュリティ対策：通信が暗号化されておらず、安全性が低い可能性も。

ビジネスシーンにおいて、セキュリティ対策は非常に重要です。情報漏えいのリスクを減らし、Web会議をより快適に安心して実施するためには、有料のWeb会議システムの利用をおすすめします。無料製品・有料製品にかかわらず、システムごとに特徴は異なるため、製品資料などをもとによく比較しましょう。

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Web会議システムとテレビ会議システムの違い

遠隔地の相手とのコミュニケーション手段の一つとして知られる「テレビ会議（ビデオ会議）システム」。Web会議システムと類似点があることから混同されがちですが、仕様はまったく異なります。

テレビ会議（ビデオ会議）システムは、専用の接続回線や機器を用いて特定の拠点同士での会議を実現するシステムを指します。会議室に機器を設置するので場所が限定され、音声と動画の共有しかできませんが、高音質・高画質であり大人数の会議に向いています。

対してWeb会議システムは、必要なものがパソコンやスマートフォンとネットワーク回線だけであるため、高額な導入費用がかかりません。通信環境さえ整っていればどこからでも会議に参加でき、画面や資料の共有が可能です。

Web会議システムは、テレビ会議システムのような高品質の専用機器を利用しないため、映像や音質の低さを懸念する人もいるでしょう。しかし、パソコンに接続できるWeb会議用の高品質なWebカメラやスピーカーマイク、ヘッドセットなど周辺機器も充実しています。もちろん、PCに内蔵されたカメラやマイクでも十分に活用できます。

製品によっては200名以上の大人数の会議に対応しているものもあるため、よほど大規模の会議でなければWeb会議システムで十分対応が可能でしょう。

Web会議システムの仕組みをさらに知りたい方は、以下の記事をご覧ください

Web会議システムのメリットと注意点

Web会議システムを導入すると以下のようなメリットを得られます。

■交通費と移動時間の削減

どこからでも会議に参加できるので、参加者が１か所に集まる必要がありません。支社から本社に参加者が集まるような大規模な会議では、交通費や宿泊費、移動時間の削減が可能です。

■低コストで運用

特にクラウド型Web会議システムの場合は、月額1,500円～5,000円程度で利用できるものが多く、無料プランが用意された製品もあります。

■会議資料の準備が容易

Web会議システムには資料や画面共有の機能が搭載されており、人数分の資料を印刷してセッティングする手間が省けます。

■さまざまな働き方が実現

場所を問わず会議に参加できるため、営業や出張で遠方にいる場合や、テレワークにも対応できます。

■意思決定のスピード向上

手軽に会議を開催できることで、急いで決めるべきことなどがあっても迅速に進められます。

つづいて、Web会議システムのデメリットも導入前に確認しておきましょう。対応策をあわせて紹介します。

■通信状況に左右される

Web会議システムの接続にはインターネット回線が必須であるため、事前に通信環境が整っているか確認しましょう。

■大人数の会議には不向き

最大30名程度なら多くの製品で同時接続可能ですが、それ以上になると対応できない場合があります。ただし、200～500名や最大1,000名まで対応した製品もあるので、さまざまなシステムを比較してみましょう。

■表情や雰囲気を読み取りにくい

直接会って話すよりも、相手の表情や雰囲気を読み取りにくい面があります。高画質のシステムを選び、カメラを置く位置や背景、話し方にも工夫を凝らすとよいでしょう。

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Web会議システムの比較ポイント

Web会議システムの種類がありすぎて、どれを選ぶべきか悩んでいる方は、以下の選び方を参考にしてください。

• ・映像・音声の品質
• ・同時接続数
• ・機能性
• ・ユーザビリティ（操作性）
• ・セキュリティ
• ・サポート体制
• ・費用対効果があるか、導入前とのコスト比較

映像・音声の品質

せっかくWeb会議システムを導入しても、映像が固まってしまったり音声が途切れ途切れになったり、会議がまともに進行できないようでは使いものになりません。主な原因は、インターネット回線が低速であることや、PCやスマートフォンのスペックが低いことが挙げられますが、選定するシステムによっても品質は左右されます。

帯域の自動制御やデータ圧縮技術を搭載した製品なら安心でしょう。また、実際に使って試してみるのが１番わかりやすいので、導入前に無料トライアルで確認することをおすすめします。

同時接続数

同時接続数とは、会議で同時につなげられるアカウント数です。同時接続数が20名なら、20名が同時に会議へ参加できます。少人数の会議であれば特に問題はありませんが、参加者の多い会議に利用する場合は、可能な同時接続数を必ずチェックしましょう。製品の中には、ウェビナーや研修など大規模なイベントにも対応したものがあるので、システムの利用目的に応じて選択してください。

機能性

Web会議システムの基本機能は以下の６つです。製品によっては利用できない機能もあるため、自社に必要な機能や課題解決に有効な機能はなにか、導入前に明確にしておきましょう。

• ・リアルタイムでの音声、映像共有機能
• ・ファイル共有機能
• ・ホワイトボード機能
• ・デスクトップ共有機能
• ・録音、録画機能
• ・セキュリティ機能

またWeb会議をよりスムーズに行うには、Web会議システム以外のツールをあわせて取り入れ、データ共有やコミュニケーションを円滑にすることがおすすめです。Web会議で使える便利なツールは以下の４つがあります。

• ・ビジネスチャットツール
• ・オンラインホワイトボード
• ・議事録作成ツール
• ・リアルタイムアンケートツール

製品によっては、これらのツールや機能をあらかじめ備えたシステムもあります。機能の充実度によって、Web会議の進行やコミュニケーションの円滑さは大きく向上します。気になった製品にどのような機能が備わっているか、実際に資料請求して確認・比較するとよいでしょう。

Web会議システムの基本機能は以下で詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。

ユーザビリティ（操作性）

映像や音声と同じく重要なのが、ユーザビリティ（操作性）です。特に、はじめてWeb会議システムを導入する場合は、誰にとってもわかりやすく使いやすい製品であることが重要な選定ポイントの一つです。操作画面は製品によって異なるため、無料トライアルなどで実際に操作感を確認しましょう。

また、社内用の操作マニュアルを作成すると運用がスムーズでしょう。テレワーク・リモートワークでのWeb会議システム使用の場合は直接サポートすることが難しいため、パソコンが苦手な人でも抵抗感なくWeb会議システムを利用できるように工夫が必要です。

セキュリティ

会議では社外秘・部外秘の情報も多くやり取りされます。遠隔地とネットワーク上で音声や資料などを共有することになるため、製品のセキュリティレベルはしっかり確認しましょう。インターネット回線を利用するWeb会議システムは、通信が暗号化されていないと、第三者に盗聴される危険性もあります。情報漏えいを防ぐため、セキュリティ対策は必須です。

以下の記事では、Web会議システムのセキュリティ対策機能を紹介しています。Web会議におけるセキュリティリスクを軽減するために一読ください。

サポート体制

サポート体制が十分でないと、トラブルが起こった際にサービスが利用できなくなる事態にもなりかねません。導入したあとに困らないよう、事前にサポート体制について細かく確認しましょう。具体的には、トラブルが起こった際にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、問い合わせ窓口の対応時間、海外製品の場合は日本語での問い合わせにも対応してもらえるのかといった確認事項が挙げられます。

費用対効果があるか、導入前とのコスト比較

Web会議システムの大きなメリットに、移動費や出張コストの削減効果があります。例えば、システム導入によっていくら出張コストを削減できるか試算するには、まず以下の数値を算出してみましょう。

• ・会議の頻度（１か月あたりの平均回数）
• ・出張１回の交通費（１人あたりの平均）
• ・出張１回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた１人あたりの平均）
• ・出張１回の出張手当（１人あたりの平均）
• ・出張１回の人数（会議１回あたりの平均人数）

会議を月１回、大阪支社から東京本社まで日帰りで交通費は往復30,000円、出張手当は5,000円、社員の数は２人とした場合、
（交通費30,000円 ＋ 出張手当5,000円）× 社員２人分 × 月１回
計算すると、70,000円が１か月あたりの出張コストです。年間では840,000円です。

上記金額と、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミス型の場合は何年で償却できるかがわかり、クラウド型の場合は月額の利用料金と簡単に比較できます。なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる生産性の向上にも注目しましょう。無駄な移動時間をほかの業務に充てられます。

【比較表】おすすめWeb会議システム

多くのWeb会議システムの中から、おすすめ製品をピックアップして紹介します。まずは、比較表をもとに各製品の特徴を比べてみましょう。ITトレンドでユーザーから最も問い合わせが多かった製品を発表する「ITトレンド上半期ランキング2023Web会議システム」のランキング順に並んでいるので、順位も参考にしてください。

※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。

定番Web会議システムを比較

つづいて、各製品の情報を詳しく見てみましょう。ここでは、Web会議システムの定番ともいえるZoom、Microsoft Teams、Google Meetの３製品を紹介します。

おすすめWeb会議システムを比較

定番３製品以外の有料のおすすめ製品を紹介します。有料ならではの充実した機能をもつ製品が多いので、各システムの特徴をよく比較しましょう。

以下のボタンから、気になる製品の資料を一括請求（無料）できます。資料請求した製品は、価格・機能・特徴・口コミをまとめた比較表をエクセルで作成可能です。稟議資料や社内検討時の資料としてぜひ活用ください。

無料で使えるWeb会議システムを比較

「無料プランのある製品」から「完全無料で使える製品」まで、無料で使えるWeb会議システムを紹介します。人数や機能に制限があるため、自社のWeb会議に適しているかしっかり見極めましょう。

Whereby

Videonor ASが提供する「Whereby」は、無料プランのあるオンライン会議サービスです。ブラウザがあればWeb会議を始められます。接続は簡単で、会議室を作成してそのURLを共有するだけ。デフォルトでは会議室はロックされているので、主催者がアクセスを制御できる点が特徴です。

Skype／Skype Meet Now

Microsoftが提供する「Skype」は、携帯電話や固定電話にも発信が可能な無料のビデオ会議アプリです。１対１の対話はもちろん、最大100名まで接続可能です。通話中は字幕を表示できたり画面共有をできたり、基本的な機能は搭載されています。最大300MBのファイルを共有できます。

また、Skypeの一つのサービスとして「Skype Meet Now」が提供されており、無料・アカウント不要・アプリインストール不要でWeb会議を始められる使い勝手のよさが特徴です。

Slack

Slack Technology社が提供する「Slack」は、ビデオ通話や画面共有にも対応したビジネスチャットツールです。複数の有料プランのほか、無料プランも提供されています。種類や形式を選ばず、気軽にファイルを共有できます。さまざまな外部サービスと連携できるのも特徴です。

Chatwork

Chatwork株式会社が提供する「Chatwork」は、ビデオ・音声通話にも対応した国産のビジネスチャットツールです。ファイル共有やタスク管理もできます。無料プランでは１対１の対話に限定されますが、画面共有しながらの会議が可能です。

こちらの記事では、無料で利用できるWeb会議システムを比較しています。気になる方はあわせてご覧ください。

Web会議を充実させる４つのコツ

Web会議のデメリットをカバーし、より会議を充実させるには、以下の４つのコツがあります。

• ・事前に資料を配布しておく
• ・リアクションを大きめに取る
• ・会議終了後にフォローする
• ・事前にカメラとマイクの動作確認や接続テストをしておく

Web会議では対面の会議より、実際の雰囲気や空気感を共有しにくい傾向があります。これをカバーするために、事前に資料を配布して参加者に内容を把握してもらったり、対面時よりも大きめにリアクションを取ったりすることが効果的です。会議終了後に個別に質問を受け付ける、すぐに議事録を配布するなど会議終了後にフォローすることで、疑問を残さないことも重要です。

また、Web会議時にカメラやマイクが正常に動作しなかったり、接続が上手くいかなかったりすると、スムーズな進行を妨げます。Web会議の前にカメラやマイク、接続の確認をしておくとよいでしょう。

以下の記事では、Web会議を円滑に進め成功させるためのポイントを紹介しているので、参考にしてください。

費用対効果と課題解決に最適なWeb会議システムの導入を

Web会議システムの導入に失敗しないためには、これまでかかっていたコストとWeb会議システムを導入した場合に削減できるコストを比較しましょう。費用対効果を事前に確認するのが重要です。

また有料製品は機能性に優れ、セキュリティ対策も万全です。製品ごとに接続環境や機能は異なるため、特徴をつかむために資料請求をして各製品の詳細をよく比較しましょう。