【新型コロナ】急な在宅勤務で今すぐWeb会議を導入したい方へ
2020年6月現在、日本国内では新型コロナ対策として在宅勤務を導入する企業が増えています。今この記事を読んでいる方の中にも、急な在宅勤務の導入で、会議や商談、コミュニケーションツールとしてWeb会議システムをお探しの方も多いのではないでしょうか。
Web会議システム製品は数多く存在するため、一括資料請求で製品情報をまとめてチェックしてみてはいかがでしょうか。
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■Web会議システムの年間ランキング2019をご紹介
早速ですが、2019年の「ITトレンド年間ランキング」で上位のWeb会議システムをご紹介します。
EyeVision の比較ポイント
- Web型で、専用機に匹敵する高画質･高音質！
- 業界最高水準のデスクトップ共有機能
- マルチディスプレイ対応
ENWA株式会社が提供する「EyeVision」は、会議に不可欠なファイル共有、ホワイトボード共有、Web画面共有機能が備わっているので初めてWeb会議を行う企業でも安心して利用できます。クリアな音声、画面共有時のレスポンスの速さに定評があり、大型ディスプレイでも細部まできれいに表示されます。
特定の相手と1対1での音声通話、映像通話、文字チャットも利用できるので、密なコミュニケーションも実現できるでしょう。
鈴与シンワート株式会社が提供する「Zoom」は、Outlook PC/MacやGmail、Microsoft 365などのメールアプリやカレンダーアプリと簡単に連携できるWeb会議システムです。ツールとの連携を駆使して、会議中のスケジュール確認など進行をスムーズにします。
もともと、セミナーやオンラインミーティングに特化したZoomでは、画面共有機能やファイル転送機能、ホワイトボード機能などが充実しています。マイクやカメラ、スピーカーが搭載されていないPCではこれらを用意する必要がありますが、その接続もZoomでは簡単に行えるのも特徴の一つです。
- ■数十人の海外数拠点間の会議がスムーズに実施できた。（静岡県／ 営業・販売／ その他製造）
- ■なんといっても動画品質が良いです。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 電気、電子機器）
- ■特に音質に関してははっきりと聞き取れるため、後日議事作成にも役に立ちました。（福岡県／ 情報処理・情報システム／ エネルギー）
エイネット株式会社が提供する「Fresh Voice」は、Web会議システムです。ASP（クラウドタイプ）、オンプレミス（サーバー）タイプの2種類から、会社の環境に合わせて利用が可能です。最大200拠点でのWeb会議が利用できる、純国産Web会議システムです。
電話帳で簡単な接続ができ、開催されている会議に別拠点から途中参加も実現します。録音、録画機能の搭載で議事録をつける煩雑さから解放されWeb会議に集中できるでしょう。Excelなどの資料を共有する事ができるうえに、会議参加者のPC画面を共有してファイルの修正も可能ですモバイル環境はiOSのみとなります。
エイネット株式会社が提供する「Lite FreshVoice」は、URLを共有するだけで利用できるインストール不要のWeb会議システムです。IDやアカウントは会議室を作成する人のみ所持していれば良いため、参加者はログインなしで簡単に参加することができます。
マルチデバイス対応で最大５拠点まで、１つの会議室につき５人まで参加可能なため、全社展開の前にまずはスモールスタートしたい企業にもおすすめです。2003年の発売開始以来、乗っ取りや改ざんなどのセキュリティ事故は発生しておらず、安心のサポート体制も魅力の一つと言えるでしょう。
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■会議中の共有機能が充実したWeb会議システム
Web会議をサポートする機能は、会議の質を向上させるにあたり、必要不可欠です。多くのWeb会議システムには、標準装備として共有機能が備わっていますが、具体的にどのような機能が備わっているのかをWeb会議システムの紹介を踏まえてご紹介していきます。
「Cisco Webex」はプレミアコンファレンシング株式会社が提供するWeb会議システムで、主に500名以上の企業が対象です。グローバル対応で複数拠点からの会議参加をストレスなく実現します。
分割画面共有や、参加者の表示がわかりやすく、会議の主催側も、参加する側も積極的なコミュニケーションが取りやすいことも選ばれている理由です。
- ■PDF、Word、Excelなどの資料共有をスムースにできた。（静岡県／ 営業・販売／ その他製造）
- ■PC、スマホどのデバイスでも簡単に会議参加が可能。（東京都／ 経営企画／ コンサル・会計・法律関連）
- ■Outlookとの連携で会議設定が簡単にできる。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 素材）
Calling Meeting の比較ポイント
- 最安水準のID単価1,500円で通話無制限、全ての機能が利用可能！
- 重要！お客様とスムーズに通話開始出来る仕組みを追求！
- 資料共有やホワイトボード機能など豊富な機能を使いやすく搭載！
株式会社ネオラボが提供する「Calling Meeting」は、ルーム名とパスワードを決めてURLをクリックするだけで簡単にWeb会議を開催できます。いくつものWeb会議室を作れるので、用途や参加者に応じて作成できます。会議室ごとに作成されるURLを使えば、アカウントを持っていない方も会議へ招待可能です。１つのWeb会議には最大30名が同時参加可能で、モバイル端末からも参加できます。
画面共有機能やホワイトボード機能のほか、各Web会議室内でのテキストチャット機能も備わっています。議事録としてのメモや共有した資料のダウンロードもできるので、会議内容を簡単に記錄や管理もできるので、これ一つで大きな効率化が期待できるでしょう。
■他システムとの連携性に富んだWeb会議
Web会議を利用する際に、副次的な便利機能としてあるといい他システムとの連携。カレンダー登録やスケジュールの確認をシームレスにしてくれるWeb会議システムをご紹介します。
プレミアコンファレンシング株式会社が提供する「V-CUBE」は、ブラウザ上で利用できるクラウド型Web会議システムです。Office365と連携できるので、Outloolk予定表への予定登録ができます。PCの画面を参加会議者と共有する事ができ、議論したい資料やデータを確認、修正しながらWeb会議を進められます。
会議中にアンケートを実施し、会議の決議など意思決定を迅速化させることも可能です。モバイル端末向け無償アプリケーションの活用で、PCと同様モバイル端末からもWeb会議に出席、資料の共有もできます。最大50人が出席でき、国外の拠点からのWeb会議の開催や参加にも利用されています。
シスコシステムズ合同会社が提供する「Cisco Webex Meetings」は、世界中での導入実績があるグローバル対応のWeb会議システムです。
Web会議システムはセキュリティも非常に重要なポイントです。「Cisco Webex Meetings」は個人のルームスペースのロックや多層型セキュリティによって、利便性を損なわずに、安心して利用することが可能です。
- ■ネットワークの障害がほぼなく、Web会議で活躍しています。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 電気、電子機器）
- ■画面共有ができるのでエンジニア同士の打ち合わせは非常に便利になりました。（東京都／ 一般事務／ その他）
■まだまだあるWeb会議システム
これまでに様々な切り口でWeb会議システムをご紹介しましたが、まだ紹介しきれていないWeb会議システムをご紹介していきます。
プレミアコンファレンシング株式会社が提供する「V-CUBE Box」は、高品質な音声・映像が特徴のテレビ会議システムと場所を問わず手軽に利用できるWeb会議システムの特徴を合わせ持つシステムです。「モニター一体型モデル」と「ハードウェアモデル」の２種類あり、会議に必要なモニターやスピーカーを別途用意する必要はありません。新たに専用回線を引く必要はなく、既存のインターネット回線に端末を接続するだけで、簡単にWeb会議を開催出来ます。
Web会議システムでありながら、一般的なテレビ会議システムと同様に専用リモコンを使用した操作が可能であり、PC操作に苦手意識がある社員でもすぐに慣れることができるでしょう。24時間365日対応のコールセンターも利用できるため、導入後のサポート体制も安心です。
GlobalMeet® コラボレーション の比較ポイント
- Dolby Voice®（ドルビーボイス）でクリアな音質と臨場感を実現
- マニュアルがいらないほどシンプルなインターフェース
- お得な料金で使い放題
プレミアコンファレンシング株式会社が提供する「GlobalMeet® コラボレーション」は、Dolby Voice®（ドルビーボイス）と呼ばれるクリアな音質が特徴のWeb会議システムです。手軽に利用できることが魅力のWeb会議システムですが、音声が聞き取りづらく会議の進行が止まってしまうことが多々あります。是非一度無料トライアルでDolby Voice®を体験してみてください。
本製品は、マニュアルがいらないほどのシンプルなインターフェースを採用するなど、ユーザーの使いやすさを徹底的に追及しています。音声接続方法についても、PC音声（VoIP）やコールイン、コールバックなど、各ユーザーが一番使いやすい方法を選択して混在利用することが可能です。
NTTコム オンライン・マーケティング・ソリューション株式会社が提供する「ビデオトーク powered by 空電」は、コンタクトセンターの顧客対応業務に特化したWeb会議システムです。コンタクトセンターで日々発生する不特定多数・不定期顧客とのスムーズなやり取りをサポートします。
コンタクトセンターのオペレーターは顧客のスマートフォン宛にSMS（電話番号を利用したショートメッセージ）を送信し、顧客が届いたSMSに記載されたURLクリックするだけでビデオ通話を開始することができます。ビデオトーク中は、写真保存や画面共有、録画機能まで使用できるため、顧客の状況を素早く把握し正確な対応を実施することにつながります。
LoopGate（導入社数2,500社） の比較ポイント
- ワンタッチでつながる簡単操作
- 安心の毎日サポート
- 何地点でもつながる多地点会議サービス
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、IT機器に苦手意識のある方でも簡単に利用できる専用機と、PC版・タブレット版の中から好きなタイプを選ぶことができるWeb会議システムです。専用機タイプは、テレビ会議システムにも引けをとらない高品質な音声・映像と、PCとの画面共有など会議に必要な機能をしっかりと搭載しています。
また、高機能であるだけでなくボタンを１回押せば簡単に接続できるなど、誰もが簡単に利用できるという点にこだわった製品となっていることも特徴です。専用機の機能性と操作性は、PC版・タブレット版にも引き継がれており、自社に最適な形態を選択することが可能です。
OrangeOne株式会社が提供する「smile it! 365」は、中小企業向けに特化したOffice 365の導入支援・サポートサービスです。Office365はグループチャットやドキュメント共有を使った快適なWeb会議ができるシステムですが、「専任のサポートがいないと導入や管理が難しい。」そんな企業も多いのが事実です。そこで「smile it! 365」を利用することで、導入からアカウントの管理、運用のサポートまで行ってもらうことができます。
導入の状況や、人数、求める支援内容に合わせて低価格からサポートプランが用意されているので、急なWeb会議システムの導入で管理に不安がある企業の方は一度ご相談してみることがおすすめです。
Active Web Video
「Active Web Video」は株式会社インフィニテックが提供するWeb会議システムです。ブラウザのみで作動するWeb会議システムなので簡単に導入出来ます。ただし対応するブラウザーは、google ChromeとFirefoxのみとなります。クラウド型、オンプレミス型両方に対応し、インターネットに接続できる環境さえあればどこでも利用ができます。
吹き出し付きのグループチャット機能をディスカッションと合わせることでWeb会議の質を高め、参加者の発言を議事録として利用できます。1グループにつき、最大5拠点での同時Web会議ができます
LiveOn（ライブオン）
「LiveOn（ライブオン）」はジャパンメディアシステムズ株式会社が提供するクラウド型、オンプレミス型のいずれも選択できるWeb会議システムです。高音質、滑らかな画像でWeb会議を実現します。PCやモバイル端末からも、簡単にWeb会議に参加でき、資料の共有、ホワイトボード機能で会議の効率化が可能です。録画機能によって会議へ参加出来なかったへとの共有やセミナー、勉強会などへ活用もされています。
英語、中国語にも対応し、国内、海外拠点からの参加も可能です。クラウド型は1ライセンスから利用でき、月額3,000円からです。
MORAVIDEOCONFERENCE
「MORAVIDEOCONFERENCE」は株式会社テリロジーが提供するクラウド型、オンプレミス型のWeb会議システムで、スタッフによるサポートで、ブラウザー利用したWeb会議システムをスムーズに導入できます。音声を最優先することによって、PCやモバイル端末からのWeb会議の中断を防ぎます。
同時接続ライセンスIDの採用によって、契約ID数の範囲で、1つのWeb会議や複数のWeb会議など多彩な利用ができます。資料の共有、ホワイトボード機能で会議の効率化や、録画機能で会議の確認だけでなく、セミナーや勉強会への活用もできます。クラウド型は1ライセンスパックで月額3,000円から利用できます。
FreshVoice
エイネット株式会社が提供する「Fresh Voice」は、Web会議システムです。ASP（クラウドタイプ）、オンプレミス（サーバー）タイプの2種類から、会社の環境に合わせて利用が可能です。最大200拠点でのWeb会議が利用できる、純国産Web会議システムです。
電話帳で簡単な接続ができ、開催されている会議に別拠点から途中参加も実現。録音、録画機能の搭載で議事録をつける煩雑さから解放さえWeb会議に集中できます。Excelなどの資料を共有する事ができ、会議参加者のPC画面を共有してファイルを修正することもできます。モバイル環境はiOSのみとなります。
コネクト・ライブ（旧Chime Meetings）
「コネクト・ライブ」は楽天コミュニケーションズ株式会社が提供するWeb会議システムで、1クリックでWeb会議の開催を、PCでは最大16名、モバイル端末では最大8名でWeb会議ができます。高音質・高精細画像によって、Web会議に集中できます。専用のアプリケーションで、組織の内外のユーザーと、Web会議、チャット、画面共有、ファイル共有を行えます。Web会議への招待者を追加することもできます。
チャットは1対1、グループで行うことができ、チャットの添付操作で資料共有もできます。全てのモバイル端末に対応し、Web会議やチャットは常に同期され、どのデバイスからも、会議の最中に別のデバイスに切り替えることができます。
Lifesize
Lifesizeが提供するWeb会議システムです。GoogleChromeまたはInternetExplorer11、そしてウェブカメラがあればどこでも場所を選ばずWeb会議をする事ができます。シンプルな操作で仮想会議室を自動作成し、どなたでもWeb会議を開催、最大50人と対面でWeb会議ができます。
良質な音質と画面共有ができ、60カ国以上のユーザーとWeb会議を実現。最大10,000人が視聴できるライブストリーム会議も開く事ができます。録画録音されたコンテンツに、参加者全員のアクセスができます。設定管理によってはアクセス制限もできます。
mieruka Cloud（ミエルカ・クラウド）
株式会社SOBAプロジェクトが提供する初期費用無料のクラウド型Web会議システムで、最低利用期間が１か月でWeb会議をしない月は停止し使用する月に利用を再開する事も可能です。月ごとにプラン変更ができ、Web会議の頻度に合わせて支払い金額を設定できます。
ファイルの共有はできませんが、ホワイトボードにファイルを表示することによって、資料の編集箇所を指摘することが出来ます。音声機能を使って、Web会議の会話を時系列にテキスト化できます。5ライセンス月額25,000円から利用できます。
sMeeting（エスミーティング）
ドコモグループが提供するクラウド型Web会議システムで、高音質でセキュリティの高い会議ができます。外出先からのWeb会議参加にも、音切れが少なくストレスなくWeb会議を利用できます。
PCやモバイル端末からも簡単に会議に参加や1対1から大規模Web会議まで対応でき、映像や、音声、資料をクラウドで共有することでスムーズなWeb会議を実現します。5ライセンスパックから、月額28,800円から利用できます。
■無料で使えるWeb会議システム
無料で使えるWeb会議システムは、人数制限や機能に制限があるものの、少人数で行う分には問題ないでしょう。ここでは、主要な無料のWeb会議システムをご紹介していきます。
BizMee（ビズミー）
株式会社grabss（グラブス）が提供する「BizMee（ビズミー）」は、ブラウザのみで実現するWebRTCを採用した無料Web会議システムで、人数に制限はありませんが、無料である分、大人数では接続しにくくなる可能性があります。
推奨人数である3〜4人程度の会議であれば、高品質な音声と、議事録・図形描画・スクリーン画面共有の機能を活用し、離れたメンバーとも距離を感じることなくミーティングできます。
Googleハングアウト
まず、Googleハングアウトは、コミュニケーションツールであることが前提で、その手段の一つにWeb会議システムが搭載されています。生成されたURLをクリックするだけで、Web会議に参加できるGoogleハングアウトは、参加者の追加も簡単で、なによりGoogleドキュメントの共同編集が可能であることが特徴の一つです。
アカウントを持っていて、会社単位でビジネス利用される方は、より快適なWeb会議の環境を構築するために、有料のプランにするのもおすすめです。ただし、Googleハングアウトは、2020年後半には提供が終了することが発表さています。
zoom
Zoom Video Communications, Inc.が提供する「zoom」は、無料にもかかわらず最大で50明の接続が可能です。 URL共有で簡単にWeb会議ができ、動画、音声をクラウドに記録も可能です。
しかし、無料版では3人以上のグループ通話では、最大40分までしか通話できず、チャット履歴の保存機能もないため会社単位でビジネス利用される方は、有料のアカウントを作成するのもおすすめです。
Microsoft Teams
日本マイクロソフト株式会社が提供するMicrosoft Teamsはチャットや会議を行うことができるビジネスチャットツールです。Word、Excel、PowerPointなど、組み込みのOffice 365アプリでファイルの共同作業が可能です。
また、最大10,000人の大規模ライブイベントが可能でウェビナー、全社イベントなどに役立てることができます。キーボード入力音などのノイズを軽減するリアルタイムノイズ抑制や高度なセキュリティ機能が特長です。
Whereby（旧appear.in）
Wherebyが提供するWherebyは利用にあたっての登録であり、会議室にロックをかけることでユーザーの新規参加を制限できる点が特長です。
有料版では最大8人、無料版では最大４人で接続することができます。主催者のみ、ルームの作成のためのアカウント登録が必要ですが、参加者はアカウント作成やログイン作業は必要なく、主催者によって発行されたURLをクリックするだけで会議に参加することができます。
Skype
Microsoft社が提供する「Skype」は携帯電話や固定電話にも発信が可能な、1対1のコミュニケーションに長けたビデオ会議アプリです。
43言語に対応しているため、海外との会議に適していると言えます。ただし、無料版では、ビデオ通話は1通話ごとに「最長4時間まで」、1日最長で「10時間」までと制限がかかっています。
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2020.06.12
無料で使えるWeb会議システム10製品を徹底比較！利用の注意点も解説
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Web会議とは？テレビ会議との違いを知ろう
Web会議システムとは、テレビ会議システムと同じことをWebを介してパソコン上で行えるようにしたシステムです。パソコンとネットワーク回線があれば利用可能なため、テレビ会議システムのように専用の会議室は不要で、高額な導入費用もかかりません。
ヘッドセットをパソコンに繋げば、自席で気軽にWeb会議を利用することも可能です。テレビ会議のように高品質な専用機器を利用しないので品質は劣るのでは、と思われるかもしれませんが、パソコンに接続できるWeb会議用の高品質なWebカメラやスピーカーマイクも販売されています。
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2020.07.01
Web会議のやり方とは？メリットや有料・無料製品の違いも紹介！
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テレビ会議とは
一般にテレビ会議は、電話と同じように、サーバーを介せず相手とダイレクトに接続する形で、過遠隔地にいる対象と会議を実現します。
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2020.03.17
テレビ会議とは？Web会議との違いやメリット、選び方までご紹介！
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Web会議システムのメリット・デメリットは？
Web会議システムのメリットとデメリットをテレビ会議と比較してみました。まとめるとWeb会議は場所を選ばずにどこにいてもネット環境さえあれば会議を実現できるのに対して、テレビ会議は特定の場所に依存しますが音質と画質にはWeb会議のそれに勝るといった点があります。
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2020.07.29
Web会議システムのメリット・デメリット完全ガイド！
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Web会議システムの比較ポイントは？
Web会議システムは、たくさんの製品が提供がされています。導入を検討している方の中には、たくさん製品がありすぎて、どれを選んだらいいのか分からないという方もいるのではないでしょうか。そのようなお悩みをお持ちの方は、以下の選び方のポイントをぜひ参考にしてください。
１．導入する目的を明確に
まずは、導入する目的を明確にしてから製品の比較を始めましょう。例えば、Web会議システムの導入を初めて検討するという場合と、すでに活用しているがもっと便利機能がたくさん付いた製品に乗り換えを検討しているという場合では、製品選びのポイントが変わってきます。
リプレイスの場合は、欲しい機能が明確なため、そこまで選定に迷いませんが、初めてWeb会議システムを導入する場合は、たくさん機能が備わっている製品を選びがちです。そのため、細かい機能まで活用しきれない場合がありので注意が必要です。
２．セキュリティ面の確認
会議では社外秘・部外秘の情報も多くやりとりされます。遠隔地とネットワーク上で音声・資料の画面などをやりとりすることになるので、各製品のセキュリティレベルはしっかり確認しましょう。インターネット回線を利用してWeb会議システムを利用する場合は、通信が暗号化されていないと、第三者に盗聴される危険性もあります。情報漏洩を防ぐため、セキュリティ対策は必須です。
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2020.03.24
Web会議システムのセキュリティ対策とは？注意点も解説！
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３．映像・音声の品質
映像・音声の品質は、Web会議システムにとってかなり重要な要素です。Web会議システムの映像仕様には、ネットの接続環境に依存します。回線速度の処理が低いと映像が重たく、スムーズな会議ができなくなるのでネット環境の換金は要注意です。
音声の品質も確認が必要です。せっかくWeb会議システムを導入してユーザーに活用を促しても、音声の品質が悪く会議にならないようでは活用してもらえません。
映像以上に、音声品質はしっかり確認しましょう。
４．ユーザビリティ
映像・音声と同じく重要なのが、ユーザビリティ（操作性）です。特に、初めてWeb会議システムを導入する場合は、ユーザーが迷うことなくシステムを操作できる必要があります。操作が難しいと、せっかく導入したのにユーザーが活用できないということもあります。操作画面は製品によって異なるので、トライアル版などで実際に操作感を確認・比較しましょう。
初めてWeb会議システムを導入する場合は、使いやすい製品を選ぶだけでなく、更に社内用の操作マニュアルを作成してもよいでしょう。ユーザーにしっかり活用してもらうためには、パソコンが苦手な人でも抵抗感なくWeb会議システムを利用できるように工夫が必要です。
５．サポート体制の確認
製品を提供している企業のサポート体制も確認しましょう。トラブルが起こった際にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、問い合わせ窓口の対応時間、（海外の製品の場合）日本語での問い合わせにも対応してもらえるのかなど、サポート体制がしっかりしていないと、何かトラブルが起こった際にサービスが利用できなくなるという事態にもなりかねません。
実際に導入したあとに困らないように、事前にしっかり確認することをお勧めします。
６．クラウド型とオンプレミス型で導入形態を選択する
Web会議システムにはサーバが必要で、外部サーバーを利用するクラウド型（ASP型）と、社内にサーバを設置して利用するオンプレミス型（SI型）に分かれます。それぞれのメリットを比較してみましょう。
クラウド型（ASP）の特徴
まずクラウド型（ASP）の特徴です。クラウドとは、自社でサーバやシステムを導入・管理しなくても、インターネット上のサービスをそのまま利用できる形態のことです。
- 【システムの管理者が不要】
クラウド型のWeb会議システムでは、必要なサーバを製品を提供している企業が管理してくれています。利用者側でのサーバ管理は不要になるため、自社に管理者をおかなくてもWeb会議システムを利用できます。
何かトラブルが起こった場合でも、製品提供側が対応してくれるので、運用コストも削ることができます。ただし、管理を全て製品提供側にお任せすることになるので、先述したサポート体制がしっかりしていることが重要です。
- 【常に最新バージョン】
クラウド型のWeb会議システムでは、インターネット上で提供されているサービスを利用するため、常に最新バージョンを利用できます。新機能が追加された場合も、すぐに利用することができます。また、何か不具合が発見された場合も、修正されたバージョンが提供されるため、利用者側は意識することなく利用できます。
- 【場所を選ばない】
クラウド型のWeb会議システムではインターネット上のサービスを利用するため、会社以外の場所からでもインターネットに繋がればいつでも利用できます。外出中にカフェでヘッドセットを利用してWeb会議をしたり、在宅勤務の社員とも打ち合わせをしたり、ということが可能です。
ただし、セキュリティが不十分なフリーWiFiで接続したり、公の場で社外秘の内容を大きな声で話したりすることのないよう、利用者側で注意すべきことは多いので、ユーザー教育はしっかり行いましょう。
また、社内の相手だけでなく、取引先ともWeb会議ができる機能も提供されています。取引先まで出向いて会議を行うと移動時間や交通費が発生しますが、Web会議を活用できればいつでも簡単に取引先と会議をすることができます。取引先と会議日程を調整する際、これまでは移動時間も考慮して予定を立てていたかもしれませんが、Web会議が可能になれば日程調整もこれまでより簡単になるはずです。
オンプレミス型の特徴
次に、オンプレミス型の特徴を紹介します。オンプレミスとは、利用者側でサーバを購入し、管理・運用する形態のことです。
- 【高画質・高音声】
- 高画質・高音声を求める場合、オンプレミス型の方がクラウド型より優れた製品が多いです。クラウド型ではあまり提供されていないフルHD画質も、オンプレミス型では利用できる製品があります。
- 【接続の安定性】
社内のネットワーク上にサーバがあるため、Web会議システムを利用する際のネットワーク通信速度も自社で調整が可能です。映像・音声の品質は製品そのもののスペックも関係ありますが、利用するネットワーク通信速度の影響も大きく受けます。
通信速度が安定していないと映像が乱れたり、音声が途切れたり、会議を実施することが難しくなります。通信速度が十分であれば、映像・音声の乱れも少なくなります。
ただし利用者・利用拠点が多い場合は、通信がサーバに集中するので、安定した接続のためにはサーバ周りの回線の補強が必要な場合があります。オンプレミス型のWeb会議システムを導入する際には、Web会議で発生する通信と利用者数を想定して、現状のネットワーク回線で十分な品質が保てるかどうか、シミュレーションしてみてください。
また、接続先が社内ネットワーク上だけであれば、VPN回線の利用も可能です。VPN回線を利用すれば、インターネット回線を利用するよりも安全に通信を行うことができるので、社外秘情報をやりとりするような会議では安心です。
7．費用対効果が見合うか～導入前とのコスト比較の例～
Web会議システムの大きなメリットに出張コスト削減があります。システム導入によって、いくらコストを削減できるか試算してみましょう。試算は難しくありません。次の数値を用意します。
- ・会議の頻度（1ヶ月あたりの平均回数）
- ・出張1回の交通費（1人あたりの平均）
- ・出張1回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた1人あたりの平均）
- ・出張1回の出張手当（1人あたりの平均）
- ・出張1回の人数（会議1回あたりの平均人数）
たとえば会議は月1回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は片道15,000円、出張手当は5,000円、社員の数は2人とします。
（交通費15,000円 × 2 ＋ 出張手当5,000円）× 社員2人分 × 月1回
以上で、70,000円が導入前の1ヵ月あたりの出張コストです。年間では840,000円。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミスの場合は何年で償却できるかがわかります。クラウドの場合は月々の使用料金と簡単に比べることができます。なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目してください。ムダな移動時間をビジネス活動に当てることができます。
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2020.02.13
Web会議システムの選定ポイント７選！選び方まるわかりガイド
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費用対効果と課題解決に最適なWeb会議システムの導入を
Web会議システムを様々な観点から比較解説しましたが、大切なのは導入前に自社の課題と目的を決めておくことです。特にこれまでかかっていた費用と比較してWeb会議システムを導入することでどれくらいのコストを削減できるのかをしっかりと把握することが重要です。
Web会議システムの導入検討度合いが高いのであれば、製品ごとに接続環境や機能も変わってくるので資料請求することをお勧めします。
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