Web会議システムとは
Web会議システムとは、インターネットを通じて遠隔地にいる相手と会議を行えるツールのことを指し、リアルタイムで音声や動画、資料の共有が可能です。近年では社内会議や商談、面接といった少人数の集まりから、会社説明会やセミナーなど大人数の集まりまで、幅広いシーンで利用されています。
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システムの提供形態
Web会議システムは大きく２つのタイプに分けられます。１つはクラウド（SaaS）タイプ、もう１つはオンプレミスタイプです。最近は従量課金制のクラウドタイプが主流になっていますが、オンプレミスタイプには高いセキュリティを確保できるというメリットがあります。２つの違いを以下の表にまとめました。
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概要 |
メリット |
デメリット |
| クラウド |
ベンダーのサーバにアクセスしてシステムを利用する形態 |
・すぐに利用でき、利用規模の変動にも対応できる
・メンテナンスの手間がない
・導入コストを抑えられる |
・カスタマイズの柔軟性に欠ける |
| オンプレミス |
自社内にサーバを設置して、システムを運用する形態 |
・自社内のセキュリティポリシーに合わせられる
・ランニングコストを抑えられる |
・システム構築に時間がかかる
・初期費用やメンテナンスにコストがかかる |
Web会議システムが注目された背景
元々、海外など多拠点展開する企業では、手軽に打ち合わせができることからWeb会議システムの導入が進んでいました。2019年末頃からは、国内においてもその需要が急激に高まっています。ITコンサルティング・調査会社のITRが発表したデータによると、2023年頃にはWeb会議システムの市場規模は2019年の３倍になると予測。この背景には、新型コロナウイルス感染症拡大の影響によるテレワークの急増があります。
働き方改革の一環としてテレワークが推進されていましたが、新型コロナウイルス感染症が拡大したことで企業側は在宅勤務を余儀なくされました。対面で行っていた会議や商談、採用面接を、非対面でのやり取りに切り替えるよう求められ、その結果、非対面で会議が行えるWeb会議システムに注目が集まりました。
参考：ITRがWeb会議市場規模推移および予測を発表｜株式会社ITR
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Web会議システムとテレビ会議システムの違い
遠隔地の相手とのコミュニケーション手段の一つとして知られる「テレビ会議システム」。Web会議システムと類似点があることから混同されがちですが、仕様はまったく異なります。
テレビ会議システムは、多くの場合「専用の接続回線や機器を用いて特定の拠点同士での会議を実現するシステム」を指します。会議室に機器を設置するので場所が限定され、音声と動画の共有しかできませんが、高音質・高画質である点がメリットです。
対してWeb会議システムは、必要なものがパソコンやスマートフォンとネットワーク回線だけであるため、高額な導入費用がかかりません。通信環境さえ整っていればどこからでも会議に参加でき、画面や資料の共有が可能です。テレビ会議のような高品質の専用機器を利用しないため映像・音質の低下が懸念されますが、パソコンに接続できるWeb会議用の高品質なWebカメラやスピーカーマイク、ヘッドセットを用いることで不安も払拭できるでしょう。もちろん、PCに内蔵されたカメラやマイクでも十分使える場合があります。
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Web会議システムのメリット・デメリット
Web会議システムを導入すると以下のようなメリットを得られます。
- ■交通費と移動時間の削減
- どこからでも会議ができるので参加者が１か所に集まる必要がありません。支社から本社に参加者が集まるような大規模な会議では、交通費や宿泊費、移動時間の削減が可能です。
- ■低コストで運用
- 特にクラウド型Web会議システムの場合は、月額1,500円～5,000円程度で利用できるものが多く、無料プランが用意された製品もあります。
- ■会議資料の準備が容易
- Web会議システムには資料や画面共有の機能が搭載されており、人数分の資料を印刷してセッティングする手間が省けます。
- ■さまざまな働き方が実現
- 場所を問わず会議に参加できるため、営業や出張で遠方にいる場合や、テレワークにも対応できます。
- ■意思決定のスピード向上
- 手軽にどこからでも会議を開催できることで、急いで決めるべきことなどがあっても迅速に進められます。
反対に、以下のようなデメリットもあるので注意しましょう。
- ■通信状況に左右される
- Web会議システムの接続にはインターネット回線が必須であるため、通信環境が整っていないとつながりません。
- ■大人数の会議には不向き
- 最大30名程度なら同時接続が可能ですが、それ以上になると対応できない場合があります。ただし、中には200～500名に対応した製品もあるので、さまざまなシステムを比較してみましょう。
- ■表情や雰囲気を読み取りにくい
- 直接会って話すよりも、相手の表情や雰囲気を読み取りにくい面があります。高画質のシステムを選び、カメラを置く位置や背景、話し方にも工夫を凝らすとよいでしょう。
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Web会議システムの比較ポイント
Web会議システムの種類がありすぎて、どれを選んだらいいのかわからないという方にWeb会議システムの選び方を解説します。以下の比較ポイントを参考にしてください。
- １．映像・音声の品質
- ２．同時接続数
- ３．ユーザビリティ（操作性）
- ４．セキュリティ
- ５．サポート体制
- ６．費用対効果があるか、導入前とのコスト比較
１．映像・音声の品質
せっかくWeb会議システムを導入しても映らなかったり聞こえなかったり、会議にならないようでは使えません。
インターネット回線が低速であったり、PCやスマートフォンのスペックが低かったりすると映像や音声に乱れが生じますが、選定するシステムによっても品質は左右されます。帯域の自動制御やデータ圧縮技術を搭載した製品なら安心でしょう。また、実際に使って試してみるのが１番わかりやすいので、導入前に無料トライアルで確認することをおすすめします。
２．同時接続数
同時接続数とは、会議で同時につなげられるアカウント数です。同時接続数が20名なら、20名が同時に会議へ参加できます。少人数の会議であれば特に問題はありませんが、参加者が多い会議は同時接続数は必ずチェックしましょう。製品の中には、ウェビナーや研修など大規模なイベントにも対応したものがあるので、システムの利用目的に応じて選択してください。
３．ユーザビリティ（操作性）
映像や音声と同じく重要なのが、ユーザビリティ（操作性）です。特に、初めてWeb会議システムを導入する場合は、誰にとってもわかりやすく使いやすい製品であることが重要な選定ポイントの一つ。操作画面は製品によって異なるため、無料トライアルなどで実際に操作感を確認しましょう。
また、社内用の操作マニュアルを作成すると運用がスムーズでしょう。パソコンが苦手な人でも抵抗感なくWeb会議システムを利用できるように工夫が必要です。
４．セキュリティ
会議では社外秘・部外秘の情報も多くやり取りされます。遠隔地とネットワーク上で音声や資料などを共有することになるため、製品のセキュリティレベルはしっかり確認しましょう。インターネット回線を利用するWeb会議システムは、通信が暗号化されていないと、第三者に盗聴される危険性もあります。情報漏えいを防ぐため、セキュリティ対策は必須です。
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５．サポート体制
サポート体制が十分でないと、トラブルが起こった際にサービスが利用できなくなる事態にもなりかねません。導入したあとに困らないよう、事前にサポート体制について細かく確認しましょう。具体的には、トラブルが起こった際にどのくらいの時間で対応してもらえるのか、問い合わせ窓口の対応時間、海外の製品の場合は日本語での問い合わせにも対応してもらえるのかといった確認事項が挙げられます。
５．費用対効果があるか、導入前とのコスト比較
Web会議システムの大きなメリットに、移動費や出張コストの削減効果があります。例えば、システム導入によっていくら出張コストを削減できるか試算するには、まず以下の数値を算出してみましょう。
- ・会議の頻度（１か月あたりの平均回数）
- ・出張１回の交通費（１人あたりの平均）
- ・出張１回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた１人あたりの平均）
- ・出張１回の出張手当（１人あたりの平均）
- ・出張１回の人数（会議１回あたりの平均人数）
会議を月１回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は往復30,000円、出張手当は5,000円、社員の数は２人とした場合、
（交通費30,000円 ＋ 出張手当5,000円）× 社員２人分 × 月１回
計算すると、70,000円が導入前の１か月あたりの出張コストです。年間では840,000円になります。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミス型の場合は何年で償却できるかがわかりますし、クラウド型の場合は月額の利用料金と簡単に比較できます。なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目しましょう。ムダな移動時間をビジネス活動に充てられます。
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「【比較表あり】おすすめのWeb会議システム」
Zoom、Teams、Google Meet…定番製品を比較！
まずはWeb会議システムの定番製品ともいえるZoom、Microsoft Teams、Google Meetを比較しましょう。
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製品名 |
良い評価 |
悪い評価 |
レビュー評価 |
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Zoom |
・チャットやQ＆Aなどの機能が充実している
・MTGにパスワード設定ができるので安心
・音声もクリアで安定している |
・セキュリティの観点から顧客によってはZoomが使えないため、他のシステムとの併用が必要
・無料版の40分は短い |
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GoogleMeet |
・Googleカレンダーと連携して会議URLを発行できるので便利
・シンプルな画面設計でチャット機能などが迷わずに使える |
・ブラウザによっては画面共有が上手くいかない
・画質や音声が他のシステムに比べて低いように感じる |
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《Zoom》のPOINT
- 場所を選ばずWeb会議！スマホやタブレットでも利用可能
- チャット機能も充実！ファイルやテキストのやり取りも自由自在
- セキュリティも！管理者機能で参加者のアクセスをコントロール
ZVC JAPAN株式会社が提供する「Zoom」は、操作性・通信品質ともにすぐれたWeb会議ツールです。無料プランの場合は参加者100名まで、一度に40分までの会議を開催でき、有料プランの場合は時間制限なく500名まで可能です。ファイル共有、チャット機能のほか、アンケート機能や質疑応答機能、バーチャル挙手などコミュニケーションを円滑にする機能も搭載しています。
《GoogleMeet》のPOINT
- 無料でも回数制限なし！まずはお試し利用も可能
- スマホからでも利用可能！場所を選ばず気軽に会議
- 高度なセキュリティ機能が充実！安心して導入できる
「GoogleMeet」はグーグル合同会社が提供しており、無料プランでも会議の開催回数制限なしで使えるWeb会議システムです。同時接続できる人数は、無料プランで100名・１時間まで、有料プランだと最大で250名・300時間までです。画面共有やドキュメント同時編集、チャット機能など基本機能のほか、音声の字幕表示や画面レイアウト変更などの便利機能が充実しています。
【比較表あり】おすすめのWeb会議システム
つづいて、おすすめのWeb会議システムを一覧表で見ていきましょう。提供形態や価格、無料トライアルの期間、同時接続数が製品によって大きく異なるため、表で比較して目星をつけておくと選定がしやすいでしょう。
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製品名 |
提供形態 |
参考価格 |
無料トライアル |
同時接続数 |
レビュー評価 |
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LoopGate |
クラウド / ASP / オンプレミス / ハードウェア / SaaS / アプライアンス |
ー |
７日間 |
４拠点までは無料 |
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Fresh Voice |
オンプレミス / パッケージソフト / SaaS / ASP |
月3,000円/１ID |
あり |
250拠点 |
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Lite FreshVoice |
クラウド / サービス |
月15,000円/１ID
初期費用100,000円 |
14日間 |
最大５拠点 |
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どこでもSHOWBY
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クラウド / SaaS |
初期費用０円～、月０円～ |
90日間 |
ー |
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jinjerミーティング |
クラウド / SaaS |
月1,500円～/１ID
初期費用200,000円 |
７日間 |
最大120名 |
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LiveOn |
オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
クラウド型：月額3,000円/１ライセンス
初期費用78,000円/１ライセンス
オンプレミス型：78,000円/１ライセンス |
14日間 |
通常会議では最大20拠点まで
大型会議では21拠点以上 |
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ISLOnline |
オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
パブリッククラウド：50,000円～
プライベートクラウド：3,000,000円～
オンプレミス：500,000円～ |
クラウドライセンス（15日間）
オンプレミスライセンス（30日間） |
ビデオ会議PC10台まで（1ライセンスにつき） |
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BlueJeans
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クラウド / SaaS / ASP |
10,000円～ |
30日間 |
最大200デバイス |
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RICOHUnified
CommunicationSystemApps
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クラウド / SaaS / ASP |
Apps：月3,000円～
初期費用：3,000円/コンタクトID |
30日間 |
無制限 |
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Chat&Messenger
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オンプレミス / クラウド / SaaS / ASP |
0円～ |
ー |
カメラ有り20名、音声のみ30名程度（Web会議の場合） |
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GoToMeeting
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クラウド / SaaS / ASP |
月16ドル～ / １ユーザー |
あり |
150～3,000名（プランによる） |
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V-CUBEミーティング |
SaaS / ASP / クラウド |
ー |
ー |
50名 |
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Cisco Webex Meetings
|
クラウド / SaaS / ASP |
0円～ |
ー |
100名～ |
|
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ここからは、ITトレンドがおすすめする製品の詳細を紹介します。機能や特徴を比較して最適な製品を探してみましょう。
《LoopGate》のPOINT
- ワンタッチでつながる簡単操作。誰でも使える。直ぐにつながる
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、2,500社以上の企業や官公庁への導入実績を誇る国内開発のWeb会議システムです。据え置きタイプの専用機を利用できるため、安定した動作でクリアな音声や映像を提供します。ボタンを１回押せば簡単に接続できる使いやすさも魅力でしょう。
PC版やタブレット版もあり、専用機と同様に簡単に操作できます。さらに導入後は技術スタッフによる電話サポートがあり、土日や早朝の対応も可能です。なお、同時接続数が５拠点以上の場合は多地点接続サービス「ミーティングネット」か、多地点接続用サーバが必要です。
《Fresh Voice》のPOINT
- 1拠点3千円～と手軽な価格。無料トライアルで購入前に試せます！
- 気象庁や東大病院など絶対に切れてはいけない環境で選ばれてます
- わずか3クリックで会議に参加！iPhoneから多拠点会議に参加OK！
エイネット株式会社が提供する「Fresh Voice」は、専用機に匹敵する高画質・高音質を実現するソフトウェアタイプのWeb会議システムです。MCU（多地点接続装置）を用いるため多拠点での接続にも強く、スムーズに会議を進められるでしょう。
接続方法は簡単で、電話帳から参加メンバーを選択するだけです。PCのほかiPhoneやiPadからの接続も可能で、同時接続は250拠点に対応しています。サポートに関しては、電話・メール・リモート・出張で対応しており、サーバホスティング、ソフトウェアバージョンアップ、教育サポートなども行っています。
《Lite FreshVoice》のPOINT
- ＩＤ・アカウント・ログイン不要！手軽に会議を始められます。
- URLを共有するだけ！面倒なアプリのインストールもいりません。
- メールでも電話でも、専任のスタッフがサポートいたします。
エイネット株式会社が提供する「Lite FreshVoice」は、ブラウザですぐ使えるWeb会議システムです。アプリや専用ソフトをインストールすることなく、パソコン・スマートフォン・タブレットなどあらゆる端末から利用できるマルチデバイス対応。IDやアカウントは会議室を作成する人のみ所持していればよいため、参加者はログインなしで簡単に参加できます。
マルチデバイス対応で、最大５拠点、１つの会議室につき５名まで参加可能なため、スモールスタートしたい企業にもおすすめです。2003年の発売開始以来、乗っ取りや改ざんなどのセキュリティ事故は発生しておらず、安心のサポート体制も魅力の一つといえるでしょう。
《jinjerミーティング》のPOINT
- URLをクリックするだけでアクセスできる簡単操作のWeb会議！
- 画面共有だけでなく、ホワイトボードで議事録作成が可能
- 1000人以上参加する、大規模ウェビナーも開催できる
jinjer株式会社が提供する「jinjerミーティング」は、最大120名が会議に参加できるWeb会議システムです。スマホやタブレット、PCから指定のURLにアクセスするだけで簡単にWeb会議に参加可能。さらにAmazonが提供するAWSのデータセンターを経由してパスワード認証を行うため、部外者はアクセスできない仕組みになっています。
月1,500円/１IDで通話無制限が利用できる料金設定も魅力の一つ。なおかつサポートも手厚く、導入支援・運用サポートが無料で受けられます。
《LiveOn》のPOINT
- 『ASP・SaaSクラウドアワード2013』 グランプリ受賞
- 2015～2017年には稼働率100％を達成
- AESを使用した暗号化によるセキュアな通信
「LiveOn」は、ジャパンメディアシステム株式会社が提供するWeb会議システムです。稼働率が安定しており、上質な音声と映像が特徴です。音質は32KHz、映像はハイビジョン画質に対応し、海外や多拠点との接続でも途切れることなく会議ができます。
そのほか、資料や画面の共有、ファイル送信、暗号化など基本機能を搭載しており、Web会議への参加はブラウザでアクセスするか、招待メール内のURLにアクセスするだけです。操作方法が不明な場合やトラブル時には、電話・メール・ヘルプサイトでのサポートが使えます。
《ISLOnline》のPOINT
- 年間稼働率99.9922％の安定性
- 全世界で300,000社、国内2,000社以上の導入実績
- すべてのセッションを暗号化（256bit-AES）
株式会社オーシャンブリッジが提供する「ISLOnline」は、世界中で膨大な導入実績をもつリモートコントロールソリューションです。ワンタイム接続・常駐接続・Web会議の３つの機能が搭載されており、テレワーク環境の整備やヘルプデスクにおけるリモートサポートを提供します。
暗号化方式の中でも堅牢性が高いSSL 256bit-AESをすべてのセッションで採用。画面共有時は接続先に可否を確認するポップアップが表示されるなど、意図しない情報共有を防ぐ機能を搭載し、強固なセキュリティを実現します。
《BlueJeans》のPOINT
- １会議で最大200のデバイスを接続可能
- AICPA SOC 2認定の強固なセキュリティ
- PINコードやURLで簡単に会議へ参加
「BlueJeans」は、株式会社プリンストンが提供する多種多様なデバイスに対応したWeb会議システムです。スマートフォンやパソコンのみならず、H.323/SIPに準拠した従来のテレビ会議システムにも接続できます。さらに小規模な打ち合わせから200拠点を超える大規模な会議に対応した「Meetings」、オーディエンス150,00人、講演者150人という大規模なオンラインイベントに対応した「Events」に加え、従来のビデオ会議システムとMicrosoft Teamsを相互接続するサービスも提供しています。
ノイズリダクション機能が搭載され、雑音が多い環境でもストレスなく会議に参加できます。
RICOHUnifiedCommunicationSystemApps
製品・サービスのPOINT
- １つのコンタクトIDでデバイスを問わず利用可能
- 冗長構成に支えられた安定の通信品質
- 全天球ライブ映像で臨場感あふれる会議が可能
リコージャパン株式会社が提供する「RICOHUnifiedCommunicationSystemApps」は、同時接続数は無制限、「多拠点接続機能」搭載のWeb会議システムです。アドレス帳から接続する相手を選択・決定するだけの誰でも使える操作性の高さが魅力。コンタクトIDが１つあれば、デバイス関係なく会議に参加できます。
障害発生時には、速やかにデータセンターに接続されるため、会議を中断させることなく進行できます。
《GoToMeeting》のPOINT
- AES-256ビットによる暗号化で安心
- クラウド上で会議の記録を共有
- ビジネスのほか教育や医療など多様な業界に対応
「GoToMeeting」は、日本ログミーイン株式会社が提供するモバイルデバイス対応のWeb会議システムです。会議前から終了後までスムーズな情報共有が図れるのが特長。会議前はチャット機能を用いて簡単な打合せを行ったり、会議後にはレポート機能により会議のパフォーマンスを分析したりすることも可能です。
画面共有時には閲覧のみならず、描画ツールを使用すれば、画面上に文字を書き込んで共同作業が行えます。信頼性の高いAES-256ビット暗号化を採用し、セキュリティ面も安心な使い心地です。
《V-CUBEミーティング》のPOINT
- アプリをインストールしなくてもブラウザ版を使用可能
- 専用URLを送付するだけでゲストを招待
- IPアドレス制限による強固なセキュリティ
株式会社ブイキューブが提供する「V-CUBEミーティング」は、鮮明な映像と音声で高い通信品質を誇るWeb会議システムです。参加者にアンケートをとる「アンケート機能」や画面共有時にどの部分について話をしているのかを示すための「指指し機能」など便利な機能も充実。さらにiOSデバイス内に保存した資料を共有できるため、外出先からの参加も効率的に行えます。
IPアドレス制限など、安心のセキュリティ機能を備え、「ASP ・SaaS安全・信頼性に係る情報開示認定制度」の認定も受けています。国際間の通信も可能です。
無料で使えるWeb会議システムを比較
「無料プランのある製品」から「完全無料で使える製品」まで、無料で使えるWeb会議システムをご紹介します。人数制限や機能に制限があるものの、少人数で行うには問題ないでしょう。
《どこでもSHOWBY》のPOINT
- 【簡単接続】ワンタイムIDやエントランスから入室するだけでOK
- 【プラス機能でカスタマイズ】各種機能を使いたいときにプラス1
- 【初期費用も月額費用も無し！】
「どこでもSHOWBY」は株式会社かんざしが提供するクラウド型Web商談ツールです。無料プランでは商談回数が月20回まで、ファイル共有は３ファイルまでの機能制限がかけられています。なお、アプリケーションの事前インストールは不要。デバイスの種類や用途にも幅広く対応しています。商談のほかに学習塾の質問対応やオンライン診療、不動産のIT重説やコンサル、社内の内線連絡などさまざなな活用ができます。
《Chat&Messenger》のPOINT
- Windows・Mac・Android・iOSに対応
- 自動認識機能によりアカウント作成の負担なし
- チャットとほかの機能がシームレスに連携
株式会社 Chat&Messengerが提供する「Chat&Messenger」は、Web会議やファイル共有機能などが統合したグループウェアです。無料プランでもWeb会議やビジネスチャットといった基本機能は十分に活用できるでしょう。Web会議機能はモバイル・パソコンの両方から参加でき、最大20名（カメラなしの場合30名）と同時に接続できます。
オンプレミス型とクラウド型の両方が提供されているため、自社に適した導入形態を選択できます。日本語・英語・中国語の多言語にも対応。
《Cisco Webex Meetings》のPOINT
- 無料でも最大100名参加可能なミーティング
- Webex Assistantが煩雑な作業を自動化
- 背景の変更や絵文字でのやり取りなど楽しい機能も充実
シスコシステムズ合同会社が提供する「Cisco Webex Meetings」は、世界中で導入実績があるグローバル対応のWeb会議サービスです。無料プランでは参加者100名まで、一度に50分までの会議が開催できます。固定電話や携帯電話を使ったWeb会議への参加も可能。コールバック機能で参加すれば携帯電話の通話料金はかかりません。
また、個人のルームスペースのロックや多層型セキュリティによって、利便性を損なわずに安心して利用できます。
Whereby
Videonor ASが提供する「Whereby」はオンライン会議サービスで、ブラウザがあればWeb会議を始められます。接続は簡単で、会議室を作成してそのURLを共有するだけです。デフォルトで会議室はロックされているので、主催者がアクセスを制御できる点が特長です。
Skype
Microsoftが提供する「Skype」は、携帯電話や固定電話にも発信が可能なビデオ会議アプリです。１対１の対話はもちろん、最大100名まで接続可能です。通話中は字幕を表示できたり画面共有をできたり、基本的な機能は搭載されています。なお、共有できるファイルの容量は最大300MBまでです。
BIZMEE
株式会社grabss（グラブス）が提供する「BIZMEE」は、ブラウザのみで高品質通話を実現する無料Web会議システムです。会議への参加はURLにアクセスするだけ。２〜４人程度の会議であれば高品質な音声で、離れたメンバーとも距離を感じることなくミーティングできます。
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無料で使えるWeb会議システム12製品を徹底比較！利用の注意点も解説
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費用対効果と課題解決に最適なWeb会議システムの導入を
Web会議システムの導入に失敗しないためには、これまでかかっていたコストとWeb会議システムを導入した場合に削減できるコストを比較しましょう。費用対効果を事前に確認するのが重要です。
製品ごとの接続環境や機能も異なるため、資料請求をして各製品の詳細をよく比較したうえでの導入をおすすめします。
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