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Web会議の導入を進める企業が増えてきていますが、どのような特徴があるシステムなのかを正しく理解できているでしょうか。使用する上でのメリットやデメリットを把握し、テレビ会議との違いも明確にした上で導入を検討してみましょう。
Web会議とは一体どのようなシステムなのでしょうか。システムの概要についてまずは確認してみましょう。
Web会議システムとはパソコンやタブレットなどの情報端末を使用して、Web上で音声や映像などの通信を行うビジネスツールです。サーバ上に用意されたシステムにインターネットを使ってアクセスすることにより会議に参加できる仕組みになっています。
端末に取り付けられたカメラやマイムを使用して、サーバー経由で音声や映像などの情報を共有することによりリアルタイムの通信を行うシステムです。時間や場所を問わず、インターネットに接続できる環境があれば会議に参加できるため、広い範囲のビジネスシーンで使用されるようになってきています。
Web会議システムを導入する前に理解しておかなければならないのが他の会議方法における課題です。一堂に会して行う対面式の会議やテレビ会議には問題点があります。Web会議の導入メリットを考える上で重要な部分なので一通り確認しておきましょう。
対面式の会議の課題としてまず挙げられるのが、会議室にいる人しか参加できないことです。常に会議に参加する必要がある人が全員同じオフィスにいるというのであればあまり問題にはならないでしょう。しかし、各地に支社があって会議を開くときには日程を合わせて全員が同じ場所に集まらなければなりません。外勤や自宅勤務の社員がいる場合も同様で、会議のときだけは会議室に集まってもらう必要が生じます。
会議の要人が集まれない場合には会議を延期するか、欠席者を出さざるを得ません。欠席者が出ると重要な意見交換が行えなくなるリスクが高まるでしょう。欠席者に事前に資料を作成させたり、議事録を読んで理解させたりすることは可能ですが、会議の意義が半減することは否めません。
これはテレビ会議の場合にも問題となります。専用の機器が設置されている会議室に集まらなければ会議に参加することができません。場所の制約が大きいのが課題なのです。
会議を行う際に場所だけでなく手間や時間についても課題になることがよくあります。対面式の会議の場合には全員が同じ会議室に日時を合わせて集合しなければならないため、日程の調整に手間がかかります。ただ会議を行う時間だけでなく、会議室までの移動時間も確保しなければならないからです。移動そのものにも長時間がかかるケースも多く、交通費も発生します。
テレビ会議の場合には複数の拠点に会議室を設けられるので移動にかかる時間や日程調整に関する問題は軽減されます。しかし、テレワークをしている社員などを参加させるには日程調整が難しくなるのは確かです。また、通信に必要な機材の調整を行う手間もかかるという課題があります。
対面式の会議やテレビ会議システムは導入や運営にかかるコストが高くなるのが大きな課題です。会議室を用意するのにコストがかかることに加え、テレビ会議システムの場合には専用のシステムを導入するのに数百万円単位の費用負担があるのが一般的です。システムの維持管理にはエンジニアが必要になり、会議の日時を調整するための人材も確保しなければならないと考えると人件費がかさんでしまいます。
このような課題を抱えているWeb会議を導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
Web会議の導入によって活用範囲が広がるのは大きなメリットです。インターネットに接続できる環境と、カメラやヘッドセットがあればいつでもどこでも会議に参加することができます。事前に必要なのはWeb会議システムを利用するために必要なアカウントの発行とソフトウェアのインストールだけで、クラウド型のシステムを用いればソフトウェアのインストールも必要ありません。
外勤でも自宅勤務でも問題なく、セキュリティー上の問題がなければ、国内外の出張先のホテルなどから会議に参加することもできます。社内にいる人も会議室に行く必要はなく、自席から参加可能です。場所の制約がなくなり、日程調整の負担が軽減されることで気軽に会議を実施できるようになります。
Web会議が優れているのはシステムの構築や運用にかかるコストが少なくて済むことです。Webベースで会議を実施できるため会議室を用意する必要はありません。オンプレミス型とクラウド型のどちらを用いたとしても社員に端末を持たせるだけで実施可能になります。オンプレミス型の場合にはサーバの構築が必要になり、初期コストと運用コストの負担は大きくなりがちですが、クラウド型を選べば月額費用がかかるだけでかなりコストを圧縮できます。
テレビ会議システムの場合には拠点数を増やす度に機材のコストがかなりかかるものの、Web会議システムなら安価なカメラやヘッドセットを社員に貸与するのみなのでコストは少なくて済むでしょう。
Web会議とテレビ会議は住み分けができるシステムです。テレビ会議システムを導入すると対面式の会議を複数の拠点で同時進行させられるようになるのに対し、Web会議の場合には拠点を設ける必要なく自席や自宅などから気軽に情報共有できるようになります。テレビ会議は高価で高性能な機材を用いるので画質や音質が良く、機密性の高い会議室で会議を行えるのが特徴です。
しかし、Web会議の場合には映像や音声だけでなく会議資料やアプリケーション、デスクトップなども共有してあらゆる情報を使いながらどこでも会議を行えます。会議室も必要なく、システムによって参加できる人数も少数から大勢まで広くカバーできるので汎用性が高いのがWeb会議です。
Web会議システムはミーティングだけではありません。以下のような幅広い使い方ができます。
Web会議はただ会議を行うだけでなく社員教育にも用いることが可能です。オンラインセミナーを開催するのにWeb会議システムを活用することができ、講師にもオンラインで講演を行ってもらえば良いので来てもらう必要がありません。任意に参加できるセミナーにもできますが、特定の人にだけ参加権限を与えることもできるので多様な活用が可能です。
システムによってはアンケートを実施したり、挙手発言できる機能があったりするのでインタラクティブなセミナーを実施することができます。社員研修にも活用できるので、社員教育のためのシステムとして運用するのは合理的でしょう。
ヘルプデスクとしてWeb会議を活用することもできます。Web会議システム上にエンジニアを常駐させておくと、社員がIT関係のトラブルに見舞われたときにはログインして担当のエンジニアにトラブルシューティングをしてもらうことが可能です。Web会議システムならWebを介してあらゆる情報を共有できるので、個々のパソコンやタブレットの中で起こっているトラブルをエンジニアに把握してもらいやすくなります。
また、エンジニアがリモート機能を使って遠隔操作して直接トラブルに対処することもできるため、速やかな問題解決を図れるのも魅力です。
Web会議は場所を選ばずに多角的な情報共有の場として使えるため、在宅勤務を代表とするテレワークを運用する際に役に立ちます。各オフィスといつでもWeb会議を通してコミュニケーションを取れるようにすることで一体感を生み出すことが可能です。サテライトオフィスを設ける場合にも密に情報をやり取りできるので業務効率が向上します。本社や各拠点からはテレワーカーなどの勤怠管理や業務状況を把握しやすくなり、マネジメントや人材評価も容易に行えるのがメリットです。
Web会議システムは無料版も有料版もあります。無料でも十分に使えるなら魅力的な選択肢になりますが、どのような違いがあるのでしょうか。
複数人で会議を行いたい場合、有料のWEB会議を導入することをお勧めします。1：1が基本になる場合は無料のもので十分でしょう。業務内容によっては使い分ける事もできます。
Web会議の有料版は機能が充実しているので、より高度なシステムを運用して効率化を目指したいときに適しています。Web会議システムによって無料版と有料版での機能差には違いがありますが、多数の参加者のいる会議を運用できたり、長時間の会議でも録音や録画をして保存できるシステムが整っていたり、自動でのデータ保存機能が付加されていたりするので便利に運用可能です。
拡張機能、サポート機能、管理機能といったオプション機能があって、現場に合った形でWEB会議を最適化できるようになるのは有料版のメリットと言えます。
無料版は有料版に比べると接続の安定性に問題が生じることがあります。ネットワーク環境による影響は大きいものの、多拠点での運用では接続や通信が不安定になって円滑な会議を行えない場合があるので注意が必要です。海外の拠点との接続も不安定になってしまうことがあり、映像や音声の遅延が起こる場合があります。システムによる差は大きいのでトライアルをした上で導入を検討しましょう。
ここからは実際にWeb会議システムの製品をみていきましょう。無料のWeb会議システムとITトレンド編集部が選ぶWebシステムに分けてご紹介していきます。
Googleが提供しているWeb会議システムで、アカウントを取得している方は誰にでも利用が可能です。ビデオ通話では最大25人まで無料で利用できるほか、チャットでは最大150人が無料で参加できます。操作性もとても簡単でボタン一つですぐにWeb会議を始めることができます。
アプリをインストールする必要はなく、ブラウザ環境から利用できる手軽さから、手短に会議を行いたい方や1対1で会議を行うことが多い方には無料のGoogleハングアウトで十分です。
Microsoftが提供しているWeb会議システムです。専用の無料アプリケーションをインストールしアカウントを登録するだけで、最大25人で無量のWeb会議ができます。操作も簡単でWeb会議を開催でき、300MBの共有スペースでデータの共有でスムーズなWeb会議を勧める事が出来ます。
少人数のWeb会議を開催するにはWeb会議のパイオニアであるSkypeは多くの人に馴染みがあり、すばやく会議を開催するには最適な無料Web会議アイテムです。
電話会社からスピンオフした、appear.inが開発したWeb会議システムです。apper.inのウエブサイトから登録するだけで、簡単に高画質、高音質で画面共有でWeb会議システムが開催できます。最大4人までのグループチャットやWeb会議ができます。毎月9.99ドルの有料プランに加入すると、最大25人までのweb会議やグループチャットが出来るようになります。タブレット端末やスマートフォンでWeb会議に参加するには専用のアプリケーションをインストールする必要があります。
ChatWorkが提供するWeb会議システムです。特にチャットのビジネス利用をスムーズに進めるための機能が充実しています。チャットツールは、メール送信機の充実で能迷惑メールの問題や、誤送信などの問題や、メール作成、タスク管理機能など、個人の業務を効率的にする機能です。 ブラウザ上で「アカウント登録」を行うと、14人でグループチャットができます。
ただし、ビデオ通話や音声通話は1対1に限られます。有料プランに加入することで、「フリー」「パーソナル」「ビジネス」「エンタープライズ」の4つのプランがあり、Web会議の人数を増やし、複数人でのビデオや音声を活用したWeb会議をする事ができます。
面倒なソフトやプラグインのインストール、登録手続きは不要で利用できるWeb会議システムです。議事録、図形、スクリーン共有機能や、ホワイトボードの共有機能も備えています。Web会議に参加する人数にも制限がありませんが、人数が多くなると接続障害が出てくるようです。推奨人数の4人程度であれば高品質なWeb会議を開催する事ができます。ただし、このWeb会議サービスはβ版ですので無料期間がいつまで続くかは不明です。
ブラザー工業が提供しているクラウド型Web会議システムで、PCやタブレッット、スマートフォンから、簡単に参加出来ます。マイアカウントページで会議室の予約や編集など各種設定ができ、事前に会議用のクラウドサーバーに、事前に資料を保存する事も可能です。音声、画像の安定性を確保し、相手の顔を見ながら、デスクトップやクラウド上の資料を共有して離れた相手と様々なアプリケーションの閲覧や共同編集が行えます。
挙手機能で、Web会議の進行をしながら意思決定が迅速に行えます。録画機能によってWeb会議を自分PC本体や、専用のオンラインストレージに保存することで、参加できなかった方との意思疎通も出来ます。月額換算費用は 9,600円からとなっています。
エイネット株式会社が提供するWeb会議システムで、クラウドタイプ型、サーバータイプ型の２種類から、会社の環境に合わせて利用が可能です。最大200拠点での対応が可能です。誰でも簡単な操作で、時間や場所を問わずにWeb会議に参加できます。電話帳を活用することで簡単な接続ができ、現在開催されているWeb会議に、別拠点から途中参加も可能です。録音、録画機能の搭載で議事録をつける必要なくWeb会議に集中できます。
ファイルを共有する事ができ、会議参加者のデスクトップを共有して共同で修正すこともできます。モバイル環境はiOSのみとなりますが、会議参加者の所在地を地図機能で確認する事ができます。利用価格は、１拠点につき月額基本料金3,000円から利用可能となっています。
リコーが提供しているWeb会議システムです。パソコンやタブレットやフマートフォン等の端末さえあれば、どこでもWeb会議に参加できます。1つのIDで全てのデバイスから利用できるので、場所や時間を選ばずにWeb会議に参加できます。営業のサポートとして遠隔地の顧客に対して、専門のスタッフと直接説明することには利用したり、工場など作業現場では、画像の共有によって、ラインの稼動状況の問題点など、課題を把握して素早い解決ができます。Web会議の様子を録画できるので、あとで会議内容を確認したり、セミナーや勉強会などと幅広い活用ができます。
ENWA株式会社が提供するWeb会議システムです。このテレビ会議システムの発展系のWeb会議システムです。ASP（クラウドタイプ）を採用しています。Web会議は基本所定場所からの開催のみとなります。ファイル共有、ホワイトボード共有、Web画面共有があります。一度に会議を行う事ができるのは最大で16IDに限られます。特定の相手と1対1での音声通話、映像通話、文字チャットが可能です。
スマートフォンからは、会議中に招待してリアルタイムでの画像は共有できますが、会議開催機能や共有文章の閲覧はできません。料金プランは、5IDの場合月額5,000円、10IDでは月額3,000円から提供しています。
Ciscoが提供するWeb会議システムで、Web上でWeb会議の開催ができます。予め予定を決め出席者にURLをメールすることで誰でも簡単に会議に参加できます。Web会議はプライバシー保護のためアクセス管理ができます。操作はとても簡単です、クラウド内で共有空間を作成することによって、プレゼンターの切り替えや、デスクトップやアプリケーションの共有で共同作業でデータの修正やより効果的なプレゼンテーションをする事が可能です。
記録、録画機能で後からWeb会議を閲覧する事ができます。タブレットやスマートフォンから会議の参加や主催もでき、電話を受けるだけで会議に参加できます。100人～3000人のグループイベントやオンラインセミナー、リモートサポートの開催、実施もできます。
Web会議は拠点を設けずとも社員が端末とマイクとヘッドセットを持っていれば気軽に参加できる会議システムです。多くのシステムに共通するメリットもありますが、各社が工夫を凝らして多様な機能を付与しているので現場に合ったものを選ぶとさらに活用範囲が広がります。料金との兼ね合いも考えて導入するのが大切なので、まずは資料請求をして内容をよく確認してみましょう。
複数のシステムの仕様を比較してみるとより良いシステムを選び出すことが可能です。概要を見て興味を持ったシステムは一通り資料を手に入れて比較検討しましょう。
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