Web会議のやり方とは？メリットや有料・無料製品の違いも紹介！

【新型コロナ】急な在宅勤務で今すぐWeb会議を導入したい方へ

2020年9月現在、日本国内では新型コロナ対策として在宅勤務を実施する企業が増えています。今この記事を読んでいる方の中にも、在宅勤務を命じられ、会議用やコミュニケーションツールとしてWeb会議システムをお探しの方も多いのではないでしょうか。

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Web会議とは

Web会議とは、インターネットを通じて遠方の相手と映像や音声・会議資料を共有し、オンラインで情報をやり取りする会議です。

Web会議を導入することで、従来の会議に比べて移動費や移動時間の削減の削減が期待できるほか、インターネット環境のあるところであればどこからでも会議に参加できるため、働き方改革の一環として導入を決める企業が増えています。

Web会議のやり方

Web会議はどのように行えばよいのか、ステップに分けて解説していきます。

１．Web会議システムを導入する

Web会議を行うためにまず必要となるのがWeb会議システムの導入です。Web会議システムは、パソコンやタブレットなどの情報端末を使ってWeb上で音声や映像などの通信を行うビジネスツールで、Web会議を行う際はサービス提供会社と契約し導入する必要があります。

２．日程調整をする

日程調整し、決められた期日に会議を行う点では通常の会議と同じです。しかし、場所を決めなくてよいのがWeb会議の特徴。日時だけ決めておけば、あとは各自の好きな場所からインターネットに接続し会議に参加できます。

３．資料を共有する

これまで、資料は印刷するかビジネスチャットを通じて共有していた企業が多いでしょう。しかし、今後はWeb会議システム上でアップすることで、Web会議中も全員が資料の同じ場所を参照し、統一感を持った会議が可能となります。

このような一連のステップを踏んでWeb会議を行ったうえで、最初のうちはWeb会議についてのフィードバックを行いましょう。具体的には、以下のような点を振り返りましょう。

• ・以前と比べ、会議の質は落ちていないか
• ・Web会議中に通信障害などの不便はなかったか
• ・Web会議によってどのくらいの時間と費用が削減できたか（費用対効果）

Web会議の導入で解決できる課題

従来の会議方法にあり、Web会議を導入することで解決できる問題を紹介していきます。

その場にいる者しか会議に参加できない

対面式の会議の課題としてまず挙げられるのが、会議室にいる人しか参加できないことです。常に会議に参加する必要がある人が全員同じオフィスにいるというのであればあまり問題にはならないでしょう。

しかし、各地に支社があったり、フレックスタイム制を導入している企業では、会議の参加者が日程に合わせて移動し、集合しなければなりません。

どの社員にも商談などの予定があるため前もって日程を確定させておく必要があるほか、議題となるプロジェクトの担当に欠席者が出ると重要な意見交換が行えなくなるリスクが高まります。欠席者に事前に資料を作成させたり、議事録を読んで理解させたりすることは可能ですが、会議の意義が半減することは否めません。

運営コストが大きい

移動を含む会議では、交通費やホテル宿泊費のほかに、移動時間を含め大きなコストがかかります。また、移動で発生する疲労やストレスも考慮すると、長距離を移動して会議を行うのはベストと言えない場合がほとんどです。

従来かかっていたこれらの固定費があれば、Web会議システムの使用料を払うこともできます。

Web会議の導入メリット

では、これらの課題を踏まえたうえでWeb会議を導入するメリットを解説していきます。

移動費と移動時間が削減できる

Web会議の導入によって、これまでかかっていた移動費と移動時間を大幅カットできます。インターネットに接続できる環境と、カメラやヘッドセットがあればいつでも会議に参加できるため、会議を低コストで運営できるのです。

事前に必要なのは先ほど述べたように、Web会議システムの契約と日程調整のみです。会議室を予約する手間もかからないため、移動だけでなく、会議にかかわる多くの工数が省けるでしょう。

どこからでも会議に参加できる

外勤や自宅勤務でも問題なく、国内外の出張先のホテルなどから会議に参加することもできます。社内にいる人も会議室に行く必要がなく、自席から参加可能です。場所の制約がなくなることで気軽に会議を実施できるようになります。

低コストでシステムの構築・運用が可能

Web会議は低コストで運用できるのもメリットです。Webベースで会議を実施できるため会議室を用意する必要はありません。Web会議システムの導入費用も、初期費用が安いクラウド型を選ぶことで大幅に下げることができます。

後述のテレビ会議の場合には拠点数を増やす度に機材のコストがかなりかかるものの、Web会議システムなら安価なカメラやヘッドセットを社員に貸与するのみなのでコストは少なくて済むでしょう。

ここではWeb会議のメリットについて紹介してきましたが、メリットがわかったらデメリットも気になるという方も多いのではないでしょうか。

以下の記事ではWeb会議システムのデメリットについても解説しています。

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Web会議とテレビ会議の２つの違い

「テレビ会議」という言葉が出てきましたが、Web会議とテレビ会議にはどのような違いがあるのでしょうか。

１．会議の形態

Web会議とテレビ会議では形態が異なります。Web会議は基本的に１人が単位となり、自席でパソコンの画面に向かって行うのが一般的です。一方テレビ会議は、会議室に複数人が集まり、室内に備えられた専用のモニターを通じて、ほかの会議室と通信し、会議を行います。

２．使用する機材

Web会議とテレビ会議では使用する機材も異なります。Web会議では先ほども述べた通り個人のパソコンとヘッドセットマイクを用いて行うため、特に専用機材は必要ありません。

一方でテレビ会議は会議室が必要となるほか、テレビや専用マイクなど、高価で高性能な専用機材が必要になります。

Web会議とテレビ会議は、ネット経由で場所に依存せずに会議が開けるという点は共通していますが、実は全く別の製品であり導入費用も大きく異なります。会議の重要度や導入の手軽さに合わせてどちらを導入すべきか判断をすべきなのです。詳しい違いについてはこちらの記事を参照ください。

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Web会議システムのその他の使い方

Web会議システムの用途はミーティングだけではありません。以下のような幅広い使い方ができます。

オンラインセミナーや社員研修

Web会議はただ会議を行うだけでなく社員教育にも用いることが可能です。オンラインセミナーを開催するのにWeb会議システムを活用することができ、講師にもオンラインで講演を行ってもらえば良いので来てもらう必要がありません。

任意に参加できるセミナーにもできますが、特定の人にだけ参加権限を与えることもできるので多様な活用が可能です。

システムによってはアンケートを実施したり、挙手発言できる機能があったりするのでインタラクティブなセミナーを実施できます。

ヘルプデスク

ヘルプデスクとしてもWeb会議システムを活用できます。Web会議システム上にエンジニアを常駐させておくと、社員がIT関係のトラブルに見舞われたときにはログインして担当のエンジニアにトラブルシューティングをしてもらうことが可能です。

Web会議システムには画面の内容を共有する機能を搭載している製品もありますので、 エラー画面を共有することで個々のパソコンやタブレットの中で起こっているトラブルをエンジニアに把握してもらいやすくなります。

また、エンジニアがリモート機能を使って遠隔操作して直接トラブルに対処することもできるため、速やかな問題解決を図れるのも魅力です。

働き方改革

Web会議は場所を選ばずに多角的な情報共有の場として使えるため、在宅勤務を代表とするテレワークを運用する際に役に立ちます。各オフィスといつでもWeb会議を通してコミュニケーションを取れるようにすることで一体感を生み出すことが可能です。

また、リモートワークの課題であったコミュニケーションの不足を解消でき、業務の効率化に貢献します。本社や各拠点からはテレワーカーなどの勤怠管理や業務状況を把握しやすくなり、マネジメントや人材評価も容易になるでしょう。

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Web会議システムにおける無料製品と有料製品の違い

Web会議システムには無料で利用できるものと有料のものがあります。では、有料のものと無料のものにはどのような違いがあるのでしょうか。

利用可能人数

複数人で会議を行いたい場合、有料のWEB会議を導入することをお勧めします。1：1が基本になる場合は無料のもので十分でしょう。業務内容によっては使い分ける事もできます。

利用可能な機能

無料製品は、利用できる機能が制限されています。有料製品は無料製品に比べ機能が充実しているので、より高度なシステムを運用して効率化を目指したい場合は有料のものを利用するとよいでしょう。

接続の安定性

一般的に、無料製品は有料製品に比べると接続の安定性に問題が生じることがあります。ネットワーク環境による影響は大きいものの、多拠点での運用では接続や通信が不安定になって円滑な会議を行えない場合があるので注意が必要です。

海外の拠点との接続も不安定になってしまうことがあり、映像や音声の遅延が起こる場合があります。システムによる差は大きいのでトライアルをした上で導入を検討しましょう。

ここまでWeb会議システムの有料製品と無料製品の違いを解説してきました。有料製品のほうがスペックとしては高いとはいえ、いきなり有料製品を使うのはちょっと…という方も多いかと思います。

以下の記事では無料で使えるWeb会議システムを紹介していますので、まずはWeb会議システムの便利さを実感したいという方は参考にしてみてください。

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Web会議のやり方を理解して業務効率化を実現しよう

Web会議は拠点を設けずとも社員が端末とマイクとヘッドセットを持っていれば気軽に参加できる会議システムです。しかし、自社にあった製品を選ばないことには効率的に運用することはできません。Web会議システムの導入で失敗しないよう、まずは資料請求するなどして、じっくりと検討されることをおすすめします。