今さら聞けないWeb会議システムの基本とは？

Web会議って何？　利用するには何が必要なの？

Web会議システムはインターネットを利用して、遠隔地にいる相手と音声や映像でミーティングできるツールです。音声や映像だけではなく、同じデータをモニタ上で見たり、アプリケーションを操作したり、モニタ画面を遠隔地から操作することもできます。ミーティングのみならず、セミナーや研修、ヘルプデスク、在宅勤務などにも活用されています。

システムの構築には、パソコンにWeb会議用のソフトウェアをインストールして、Webカメラとヘッドセットを接続します。これだけです。大がかりなシステム構築の必要がなく、手軽に開始できるのが特長です。主な機能としては次のものがあります。

■音声と映像の共有

　リアルタイムなコミュニケーションが可能です。

■ホワイトボード

　テキストや図形を、マウスやペンタブレットで入力し、伝えることができます。

■録音・録画

　開催されたミーティングを録画保存できます。

■テキストチャット

　文字で会話をする機能が用意されています。

■ファイル転送

　会議資料などを転送し、同じデータを見ながらミーティングできます。

■スマートデバイスでのミーティング

　パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット端末からもミーティングに参加できます。

■デスクトップ共有

　相手のデスクトップ（画面）を遠隔地から確認できます。

■通信の暗号化

　ミーティングの内容を暗号化して、盗み聞きされないようにすることができます。

テレビ会議や電話会議とはどう違うの？

会議やミーティングをするツールには他にもいくつかあるので、それらとの違いを説明しましょう。

■テレビ会議システムとの違い

テレビ会議システムには、専用の端末、カメラ、マイク、大画面のディスプレイなどが必要で、テレビ会議室用の部屋に構築します。大がかりでコストもかかります。その分、高精細で会議をする相手の顔色も読み取ることもできます。

これに対し、Web会議システムは専用端末が不要で、自席から手軽に参加できます。会議はテレビ会議システム、ミーティングはWeb会議システムと使い分けるケースもあります。

■テレビ電話との違い

手軽といえば、テレビ電話もあります。テレビ電話は電話機にモニタを組み合わせたもので、電話会社が提供する専用端末が必要です。Web会議システムには専用端末は不要です。

■スカイプとの違い

スカイプは1対1の2人での利用が基本ですが、Web会議システムは2人以上で利用できます。スカイプにはセキュリティ機能が標準では用意されておらず、ビジネス用途に使うのであれば、Web会議システムとなります。

どんな使い方ができるの？

Web会議システムはミーティングだけではありません。以下のような幅広い使い方ができます。

■オンラインセミナーや社員研修

1対多のオンラインセミナーや社員研修に活用できます。製品によってはアンケート機能や挙手機能などがあり、効果的なセミナーを行うことができます。

■ヘルプデスク

エンドユーザからの質問に答えることができます。デスクトップ共有機能を使って画面を共有して説明したり、リモートデスクトップ機能を使って相手のパソコンを遠隔操作することもできます。

■在宅勤務やサテライトオフィス

在宅勤務やサテライトオフィスからは、本社拠点のオフィスが見え、一体感を創出できます。本社拠点からは在宅勤務やサテライトオフィスの勤務状況を把握でき、管理・評価に有効です。

まとめ　～ 利用機会も増えメリットも拡大 ～

一方でビジネス環境の変化も遠隔会議システムの利用機会を増やしていると考えられます。グローバル化によって、特に中国、東南アジアを中心に拠点を拡大している中、現地とのやり取りはメールや電話だけでは、心もとなく顔を合わせられるコミュニケーションの重要性が高まっているといえます。

このようにインフラの整備、ビジネス環境の変化という流れの中で、手軽に利用できるWeb会議システムを利用することのメリットも拡大しています。Web会議システムを活用してビジネスの可能性を広げてみませんか？