Web会議とテレビ会議の９つの違い！どちらを導入すべき？

【図解】Web会議とテレビ会議の９つの違い

Web会議とテレビ会議は、離れた場所にいる相手と映像や音声を用いてコミュニケーションをとる点が共通しています。しかし、回線の接続方式や必要機材、搭載されている機能や適した利用シーンなどに大きな違いがあります。Web会議は導入コストを抑えて手軽に利用したい企業に、テレビ会議は安定した利用環境を求める企業におすすめです。

ここからは、それぞれの違いについて詳しく解説します。

費用

Web会議システムは、クラウド型であれば基本的に初期費用がかかりません。月々の利用料のみで、比較的安価に利用できます。一方でテレビ会議システムは、高品質な映像・音声を実現するための専用のモニターやマイクといったハードウェアを必要とするため、ある程度の初期費用が必要になります。

会議形態

Web会議の参加者は自席のPC上からインターネットを通じて打ち合わせを行う場合がほとんどです。対してテレビ会議は、会議室に設置されたテレビ会議システムを通じて打ち合わせを行います。

接続方式

Web会議システムはインターネット環境下で、各デバイスがベンダーの提供するサーバに接続し会議を行います。一方で、テレビ会議は安定した通信を行うための専用の接続回線が必要です。また多くの地点と同時接続する際は拠点となる装置を別途設置する必要があります。

コーデックの種類

Web会議システムやテレビ会議システムの通信では、マイクやカメラで取り込んだ映像や音声のデータをエンコード（圧縮）して、ネットワークを通じて相手先へ配信します。エンコードされたデータは受信した相手先でデコード（復元）され、元の映像や音声となります。

この圧縮・復元の役割を果たすパーツがコーデックです。Web会議システムでは、ソフトウェア上でコーデック処理するソフトウェアコーデックを使用し、テレビ会議システムでは専門の集積回路で処理するハードウェアコーデックを使用するという違いがあります。

必要機材

Web会議システムはWebブラウザから直接オンライン会議に参加できるため、PCとヘッドセットさえあれば会議をはじめられます。

一方、テレビ会議システムは専用のシステムハードウェア本体が必要です。機器にはモニター・カメラ・マイクと操作用のリモコンが付属しています。そのほか、複数箇所を接続する拠点接続装置など、多くの設備が必要です。

カメラやマイクなどの必要機材の選び方については以下の記事で紹介しています。

利用可能場所

Web会議システムはインターネット環境があればどこでも利用できます。そのため、自宅やカフェで利用できるのはもちろん、旅行先など、さまざまな場所で会議に参加できます。一方、テレビ会議システムは専用ハードウェアの設置された会議室など、使用場所が限定的です。

利用シーン

Web会議システムはミーティングのほか、オンラインセミナーにも活用できます。例えば、全国に拠点がある企業の新入社員研修をWeb会議で開催すれば、各自のPCから受講が可能です。全員を本社に集める必要がないため、時間や交通費の削減に繋がります。また、社内外からの問い合わせに対応するためのヘルプデスクとして導入されることも多いようです。

一方、テレビ会議システムは、回線が途中で切れてしまっては困るような重要度が高い会議での使用が推奨されます。例えば、全国の重役が参加する役員会議、海外本社と日本支社合同の会議などがあげられるでしょう。交通費などのコストカットを実現しつつ、その場に全員がいるような高品質な映像・音声で臨場感のある会議を開ける点が特徴です。

メンテナンスの必要性

クラウド型Web会議システムの場合、ベンダーがメンテナンスを行うため、自社でメンテナンスを行う必要はありません。オンプレミス型Web会議システムの場合は自社でサーバの老朽化対応などをする必要があります。

テレビ会議システムの場合は、サーバとは別にモニターやマイクを含むハードウェアが必要になるため、定期的にハードウェアのメンテナンスが必要となります。

サービス開始までの期間

Web会議システムは、早いものではベンダーとの契約直後から利用できます。一方、テレビ会議システムはモニターの設置工事などの手順を踏んでからの利用開始となるため、導入する場合は、前もって利用開始までの期間を含めて計画を立てておく必要があるでしょう。

Web会議システムのメリット・デメリット

Web会議システムとテレビ会議システムの違いをふまえて、ここからはそれぞれの特徴をより詳しく説明します。まずはWeb会議システム導入のメリット・デメリットについてみていきましょう。

メリット：働き方を改革できる

Web会議システムはインターネット環境さえあればいつでもどこでも利用できるため、自宅や外出先での会議を可能にします。そのため、従来の「会議は社内で」という常識を覆し、さまざまな働き方を実現します。

リモートワークもその一つです。Web会議システムがあることによって、コミュニケーションがおろそかになるのを防ぎ、モチベーションを維持・向上できるでしょう。

デメリット：通信状況に左右される

インターネットを使用する以上、通信環境に左右され、会議が途切れたり画面が固まったりする可能性もあります。接続が不安定だと会議が円滑に進まないため、接続テストを事前に実施する、会議が中断した場合の対応について考慮しておく、などの対策が必要です。

Web会議システムのメリット・デメリットについてさらに詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

テレビ会議システムのメリット・デメリット

次にテレビ会議導入のメリット・デメリットを解説します。

メリット：ストレスフリーな会議ができる

テレビ会議の最大の特徴は、高画質な映像を映しだせる点です。また、専用の回線を用いるため通信が安定しており、ストレスのないリモート会議が可能です。音質も高く、オフラインの会議と遜色なく話し合いができるでしょう。

デメリット：柔軟性に欠ける

テレビ会議は専用機器を設置する都合上、どこでも会議ができるというわけにはいきません。また、使用用途もWeb会議ほど幅広くはなく、柔軟な使い方には適しません。

Web会議とテレビ会議の導入の判断基準

ここまでWeb会議システムとテレビ会議システムを比較してきました。どちらも画面越しに遠隔会議を実施できる点は共通していますが、活用に向いている場面や必要なコストは大きく異なるといえるでしょう。

以下にWeb会議とテレビ会議のどちらを導入すべきか、判断するための３つの基準を記載しました。

Web会議システムはテレワークやオンラインセミナーなど多様な使い方を想定しやすく、低コストで手軽に導入できる点が魅力です。しかし低コストな分、回線状況によって映像や音声が乱れたり接続が切れたりする可能性はあるでしょう。

一方のテレビ会議システムは、専用の回線設置やハードウェア導入の必要があり、利用開始までの準備期間が長くなります。しかしその分安定性が高いため、絶対に接続が切れてほしくない重要度の高い会議には向いているといえるでしょう。

自社でオンライン化したい会議の性質を考え、適切なシステムを選ぶことが必要です。Web会議システム製品をチェックしたい方はこちらの記事をチェックしてみてください。

違いを知って自社に適したオンライン会議システムを導入しよう

Web会議とテレビ会議の違いについて解説し、メリット・デメリットについても比較しました。実際に製品を比較してみないとわからない部分は多くあるので、資料請求し実際の製品を比較することが、自社にあったオンライン会議システム選びの第一歩になるでしょう。