Web会議システムの選び方まるわかりガイド。3つのポイントをおさえれば失敗しない

Web会議システム選定ポイント

失敗しないWeb会議システムの導入とは、どのようなことに留意すればよいのでしょうか。今回は、Web会議システムの導入検討の方向けにこれさえおさえておけば、Web会議システム導入には失敗しないというポイントをご紹介していきます。

1．まずは導入の目的を設定しましょう

Web会議システムの選び方をおさえる前に、自社がなぜシステムの導入するのかを理解しておくことが重要です。選び方のポイントだけをみて製品を決めてしまうと導入後に使えないとういことになりかねません

一方で、しっかりと自社の現状を把握し、どのような理由でWeb会議システムを導入するのかを明確にしておくと、製品選びが失敗しないことに加えて導入ごの効果が期待できるようになります。そうするとどのような機能が必要なのか、オンプレミス型やクラウド型のどちらが良いかなど選定がスムーズになります。

必要な機能はあるのか

自社の現状の把握から導入の目的を洗い出したのち、目的を達成するためにどのような機能が必要なのかを決めておきましょう。Web会議システムに搭載されている主な機能は以下の通りです。

ホワイトボード機能

会議の参加者が同じ画面を見ながら、各自テキストや図形を使ってコミュニケーションをしたい場合は、ホワイトボード機能が便利です。入力には使い慣れたマウスやキーボードのほか、ペンタブレットなども利用できます。このほか、ショートメールのように文字情報をやり取りできるテキストチャット機能もあります。

リモート操作機能

相手が見ている画面を自分のパソコンに表示できる機能です。また、参加者の誰かののパソコンをリモート操作することもできます。このような機能は、操作方法を教えたり、状況を説明したりするときに便利です。

ファイル共有機能

デスクトップ共有機能と似ているのでまとめて説明しますが、資料ファイルの共有が可能です。ファイルを会議参加者に送信できたり、受信したファイルを保存することができます。また、アクセス権限も自由に設定することができるので、ファイルの情報漏えいを防止します。

どの導入形態が最適か

Web会議システムの導入にあたっては導入形態もとても重要なポイントになります。ここでは、オンプレミス型とクラウド型の特徴をまとめておきますので自社に適した形態を選んでください。

オンプレミス型

自社で用意したサーバーをつかって導入・利用します。自社で運営・保守を行っていくので、クラウドと比較してセキュリティも高く、専門の人材がいれば、既存ソフトウェアとのサーバ上で統合しやすいの特徴です。しかしサーバー初期費用に多額の費用を要し、サーバ管理やメンテナンス・人件費などが別途かかってきます。さらには、設置から利用開始まで日数がかかってしまうデメリットがあります。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上のサーバを利用してサービスを利用する形態を指します。インターネット環境だけでどこでも利用できつのが特徴です。また、オンプレミス型とは異なりサーバなどの設備やその保守の必要がないため、比較的低コストで利用できます。初期費用は無料のものが多く、従量課金制のため利用アカウント数や期間に応じた導入が可能で導入後はすぐに利用できます。一方で、ベンダー側のサーバーとのネットワークを介してアクセスするため、セキュリティ面でオンプレミス型に劣る、カスタマイズ性が限定的であることなどがデメリットです。

2．無料トライアルは必ず利用しよう

　様々なITシステムは、無料でトライアルできるものが多く、WEB会議システムもその一つです。導入を検討している方は、無料サービスを利用して、それで導入目的を満たせないか、確認するのが一番です。無料トライアルをおこなうにあたっては、以下のポイントに留意しながらシステムを選ぶと良いでしょう。

品質

Web会議システムには、システムに加えてマイクやスピーカーも必要です。その際にトライアルを利用しておくと、どのマイクスピーカーが自社の会議室にはあっているのかをあらかじめ知れることができます。この段階で、映像やスピーカーの品質の確認をしておきましょう

操作性

Web会議システムをすぐ導入して使い方がわからないなどのケースで、導入が失敗した。なんてことも少なくありません。社員の誰でも使いこなせるような簡単な操作でシステムがつかえるような製品を選ぶようにしましょう。この点からトライアル必ず行っておきましょう。

3．セキュリティ対策は万全か

Web会議システムは、インターネット回線を利用してミーティングや業務データのやり取りを行うので、そのセキュリティのリスク対策が大きな課題となります。

現在では、情報資産を守るためのさまざまな技術が発達しています。安全性の高い、IP-VPNによるネットワーク通信やSSL暗号通信がその代表的な例です。このようなセキュリティ技術を採用してセキュリティ機能を強化したWeb会議システムも数多く登場しているので、完璧ではないものの、安全だと言えるでしょう。しかし、選定時にはしっかりと確認しておきましょう。

まとめ　Web会議システムの選び方をおさえて失敗を防ぐ

Web会議システムの選び方のポイントをご紹介しました。まずは、自社の現状と導入の目的を設定することがなによりも重要です。これを行うだけで、導入に失敗する可能性はグンと下がります。

たくさんの製品を知りたい方は、製品の資料請求をしてみるのも良いかもしれません。自社に合うWeb会議システムを導入して会議における効率化を図りましょう。