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現状別のWeb会議システム選定ポイント

既にWeb会議システムを利用中の場合

既にWeb会議を導入済みの場合、現状の使い方にWeb会議の機能やスペック、料金がマッチしているかを確認する必要があります。

例えば、活用スタイルが「1対1」が主流であり、同時に多人数が参加するWeb会議を開催しない企業が、多数の同時接続数のWeb会議を活用していると、過剰スペックとなり余計なコストがかかっていることになります。（災害などの緊急時のことを考慮して、リスクヘッジのために多めにライセンスを購入している場合も、ライセンス数を柔軟に変更できるクラウドサービスへ乗り換えることで、コストを抑えるという方法もあります）

あるいは、10～20名程度の参加人数の会議が主流の場合、会議用資料の共有機能が弱いWeb会議では円滑な進行が望めません。多くのWeb会議は無料で試用できるので、現状のWeb会議と「使い勝手」「価格」を比較するとよいでしょう。

無料ツールを利用中の場合

もともと個人利用者向けにスタートしたサービスをWeb会議の代わりに活用しているというケースもあるでしょう。この場合、注意しなければならないのは、企業のセキュリティポリシーとして無料のアプリケーションの業務利用が認められているかという点です。

無料のアプリケーションであっても、ファイルの共有などもできるため、Web会議の代替としては手軽ではありますが、IT管理者が知らないうちに業務活用している“シャドーIT”では、いざ情報漏洩が発生した場合、大きな問題になってしまいます。

テレビ会議システムを利用中の場合

専用のシステムを会議室に設置するテレビ会議は、Web会議に比べ音声や画像の品質に優れているといったメリットがある反面、「会議室でないと開催できない」「操作が難しい」「ネットワークの帯域を専有しがち」「導入コストが高い」といった課題もあります。

テレビ会議システムの入れ替え時には、Web会議に見直す企業も増えています。「奥行きのある会議室に大人数が集まって会議に出席する」といったケースでは、Web会議で対応するのは難しいですが、活用頻度が低かったり、少人数同士での会議が多かったりするのであれば、Web会議への乗り換えも選択肢となります。

テレビ会議システムからの乗り換えによって、一部の会議室だけに設置されている会議システムをすべての会議室に設置、また、自席のPCから参加したり、営業マンが外出先からノートPCで参加することもできるようになります。

遠隔会議システムを利用していない場合

これからWeb会議の導入を検討している場合は、まず「どのような使い方をしたいのか」「何人くらいの規模で使用するのか」を明確にする必要があります。それにより、必要な機能とライセンス数・ライセンス形態が変わってきます。

例えば、在宅勤務者など、特定のユーザだけが活用するのであれば、登録したユーザにIDを配布するタイプのWeb会議がよいでしょう。一方、「協力会社など組織を超えてWeb会議を行いたい」「地方の学生の採用面接をWeb会議で行いたい」というように、不特定のユーザが参加することを想定するならば、参加者を招待できるタイプのWeb会議である必要があります。

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