Web会議システム選定における７つのポイント
では、Web会議システム導入時に、これだけは押さえておいてほしいというポイントを紹介していきます。
１．通信は安定しているか
Web会議はインターネットを通じて行うため、通信の安定性は会議の質を左右するといっても過言ではありません。回線が混雑したり、接続数が増えたりした途端に画面が固まり、会議がストップしてしまうような不安定な通信では、快適に会議を行うことはできません。
Web会議システムの中には、電波の悪い不安定な通信環境においても安定した会議ができる製品もあります。このような製品を利用することでWeb会議の質を向上できますので、導入時にはまず通信性能をチェックしましょう。
２．音質や画質は十分か
画質や音質も重要な選定ポイントとなります。例えば、会議においてホワイトボードを利用し情報を整理する場合、ホワイトボードの文字がしっかりと認識できなければ、会議がスムーズに進みません。また、音質が悪いと重要なことを聞き逃してしまう可能性が高まり、情報共有ツールとしての役割を果たしません。
画質や音質を確認する方法として、本導入前に無料トライアルを利用することが挙げられます。以下の記事では無料トライアル期間のある製品を掲載していますので、合わせて参照ください。
３．セキュリティは十分か
Web会議システムは、インターネット回線を利用してミーティングや業務データのやり取りを行うので、セキュリティ対策ができていないと、重要情報の漏洩につながります。
現在では、IP-VPNによるネットワーク通信やSSL暗号通信のような安全性の高いセキュリティ技術を採用し、セキュリティ機能を強化したWeb会議システムも数多く登場していますので、製品の選定時にはどのようなセキュリティ対策を行っているのか、確認しましょう。
４．操作は簡単か
「Web会議システムを導入したが、使いにくく、定着しない」という失敗も少なくありません。Web会議システムは社員の誰もが利用する可能性があるツールですので、全員が使いこなせるような操作性の高い製品を選びましょう。
こちらも無料トライアルを利用することで、事前に確認しておきましょう。
５．自社に必要な機能があるか
Web会議システムは製品によって搭載されている機能が異なります。また、各製品の強みも異なります。そのため、自社がどの機能を重要視しているのかを確認し、その条件を満たすシステムを選択することが大きなポイントです。
例えば、会議の参加者が同じ画面をテキストや図形を使ってコミュニケーションができるホワイトボード機能や、相手が見ている画面を自分のパソコンに表示して画面操作を確認できるリモート機能、会議資料を会議参加者に共有できるファイル共有機能などがあります。
以下の記事では上記のほかにもWeb会議システムの選定にあたって知っておくべき機能を紹介していますので、今一度Web会議システムの機能を確認したいという方は参考にしてみてください。
６．サポートは十分か
Web会議システムの導入後にトラブルが発生し、利用に支障が生じることも考えられます。このようなときにしっかりとベンダーがサポートしてくれるかどうかは重要な選定ポイントです。
製品導入後のアフターサポートが充実しているかどうかを確認して、トラブル時の不安が少ない製品を選びましょう。
７．導入形態は自社の希望するものか
Web会議システムの導入にあたっては導入形態もとても重要なポイントになります。Web会議システムには大きく分けてクラウド型とオンプレミス型という二つの導入形態があり、自社にあった形態を選ぶことが重要です。
クラウド型は、インターネット上のサーバを利用してサービスを利用する形で、サーバーなどの設備の初期費用やメンテナンス費がかからないため比較的低コストで利用でき、契約後すぐ使える場合がほとんどです。一方、機能のカスタマイズ性に限界があります。
オンプレミス型は自社にサーバーを導入して利用します。そのため高額な初期費用やメンテナンス費が必要となり、利用開始までに時間を要すのがデメリットです。一方でセキュリティ面や機能のカスタマイズ性という面ではクラウド型の右に出るものが多いでしょう。
ここまで、Web会議システムを選ぶ際のポイントを解説してきました。Web会議システムは製品によって特長が異なりますので、製品例を見ながら選ぶことで、より自社が求めるものに近い製品を見つけられるでしょう。
以下の記事では実際のWeb会議システム製品を徹底比較していますので、チェックしてみてください。
Web会議システムの選定前にやっておくべきこと
続いて、Web会議システムを選定する前にやっておくべきことを紹介していきます。
１．導入の目的を設定する
Web会議システムを選定する前に、選定基準として自社がなぜシステムの導入するのかを確認しておくことが重要です。導入目的を明確にすることでそれに合った機能を搭載した製品を選定することができ、導入成功の可能性を高めることができるのです。
Web会議システムの導入目的や導入にあたっての注意点について気になる方は、以下の記事を参照ください。
２．導入後のイメージをする
システムの導入後にどのようなフローで利用するのか、どのような場面で利用するのかといったイメージを固めておくことで、どのような製品がそのイメージに合うかが明確になり、製品選定が効率的に進みます。
Web会議システムの選定ポイントをおさえて失敗を防ごう！
Web会議システムの選定ポイントを紹介してきましたが、やはりシステムは実際の製品例を見ながら選ぶのが効率的です。製品を見ながら選定することで、より導入後のイメージが持ちやすくなり、スムーズに利用できるでしょう。
多くの製品の中から慎重に選びたいという方は、資料請求をおすすめします。資料を慎重に比較し、自社に合うWeb会議システムを導入しましょう。
