Web会議システムの基本的な機能とは？

Web会議システムの基本機能

機能１．リアルタイムな対面コミュニケーション

Web会議システムの最も基本的な機能は、音声と映像の共有によって、離れた相手ともリアルタイムのコミュニケーションを可能にすることです。ここでは、機能自体よりも品質が大きな問題となります。 使用目的に見合う品質が確保されているか、音声が途切れたり、映像が乱れたりしないか、この点を確実にチェックしておくことが大切です。

なおWeb会議システムは、ネットワークの環境や混雑状況などによって音声・映像の品質も大きく左右されます。そのため、導入にあたっては、IT部門の担当者なども交えて検討を行う必要があります。

機能２．情報共有をスムーズに進めるホワイトボード機能

会議資料などを共有する際には、ファイル転送機能を使うと便利です。会議中に追加の資料が必要になった場合や、話題に上った資料をその場で配付する場合などに活躍します。

一方、参加者全員で同じ画面を見ながら、テキストや図形を使ってコミュニケーションをしたい場合は、ホワイトボード機能が便利です。入力には使い慣れたマウスやキーボードのほか、ペンタブレットなども利用できます。

机を囲んで図やフローチャートを書きながら議論するのと同じように、目に見える形で情報を共有し、会議を進めていくことができます。このほか、ショートメールのように文字情報をやり取りできるテキストチャット機能もあります。

機能３．リモート操作、サポート対応の機能も充実

相手が見ている画面を自分のパソコンに表示できる機能です。また、相手のパソコンをリモート操作することもできます。アプリケーションの操作方法を教えたり、トラブルの状況を説明したりするときに便利です。

また、この機能を社内のヘルプデスクなどに応用すれば、新しいアプリケーションの導入がスムーズに行えるほか、トラブル時の対応も容易になり、サポートに関するIT管理部門の業務負荷を大幅に軽減することが可能になります。

機能４．システム全体で担保するセキュリティ機能

Web会議システムでは、ネットワークを通じて手軽に会議が行えるのはよいのですが、セキュリティ対策がしっかりしていないと、重要な会議には使うことができません。Web会議システムは、会議の内容を暗号化する機能がある製品がほとんどです。

ただしセキュリティに関していえば、機能そのものよりも、機能の確実な利用を社内に周知徹底することがより重要になります。また、システムの種類にもよりますが、基本的には端末側だけではなく、システム側でもセキュリティを担保することが運用の前提となります。

オンプレミス型の場合は導入する企業・組織のポリシー（方針）に沿ったセキュリティ対策が可能です。一方で、クラウド型の場合は提供事業者によってセキュリティのレベルが異なるため、導入前によく確認しておくことが大切です。

まとめ　～ どんな機能が必要か整理する必要性 ～

会議の形式にも色々あります。1対1の面談、資料中心の報告会、アイデアを出すブレーンストーミング、ディスカッション中心で意思決定をするなど、遠隔会議システムを利用する場面によって重要な機能や要素は異なるものです。

具体的には、相手の表情をしっかり見たい、参加者全員の声をクリアに聞きたい、インタラクティブに書き込めるホワイトボードが必要、必要なデータを社内システムから表示させたい、などです。

ここでは、Web会議システムの基本機能を確認しましたが、Web会議システムの製品・サービスによっては、ニーズに合わせて特徴的な機能を提供しています。システム選定の際には、利用シーンに合わせて個別の機能の有無が重要な選定ポイントになるでしょう。詳しい資料を取り寄せてしっかりと比較検討してください。

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