これで失敗しない！リモート会議の進め方と成功のコツ

リモート会議を進める中で見えてきた問題点

リモート会議には、「移動時間が短縮される」「発言がオフィスの会議よりもしやすい」などたくさんのメリットがあります。しかし、同時にデメリットも見られるようになりました。リモート会議の問題点として、以下のようなものが挙げられます。

• ■会話のリズムが遅くなる、合わない
• ■目線が合わない
• ■IT知識の格差による会議進行の遅れ
• ■コミュニケーションの不足　

準備が大切！リモート会議の進め方

リモート会議を進める中で発生する弊害や問題点を見てみると、「会話」や「コミュニケーション」に関わることが多いようです。会議をスムーズに進めるためには、リモート会議ならではの配慮や準備が大切です。

手順１．リモート会議が始まる前に議題を全員に送る

リモート会議を成功させるコツは何よりもまず、準備です。リモート会議を行う目的と、会議で検討する議題は必ず事前に参加者と共有をしましょう。

会議に使う資料の事前配布も大切です。配布した資料が、会議前に目を通しておいてほしいものなのか、会議の際に画面共有機能を使って使用するものなのかをはっきりさせることも大切です。

手順２．司会進行役は少し早めの入室を

司会進行役は、会議が始まる前に参加者へリマインダーを送りましょう。リモート会議に参加するためのアドレスがわからなくなってしまったり、うっかりリモート会議の時間を忘れてしまったりする人もいます。

また、リモート会議の参加者が会議開始時刻ぴったりに参加するとは限りません。少し早めに参加をしてくる人もいます。会議が始まる５分ほど前には接続し、参加者を迎えられると会議のスタートがスムーズです。はじめて会う人がいる場合などは相手を不安にさせない配慮が必要です。

手順３．リモート会議の目的やゴール、会議のルールを明確に

リモート会議は手軽にはじめられることからついつい疎かにしがちですが、対面の会議同様、目的やゴールを明確にしておくことが重要です。加えて、リモート会議を滞りなく進めるために以下のようなローカルルールを決めておくと、さらに進行はスムーズになります。

• ■人の意見はきちんと聴き、話の腰を折ったり途中で遮らない
• ■発言しないときはマイクをミュートにする
• ■意見の違いをまずは受け入れる
• ■疑問点や不明点がある時はそのままにせず、必ず質問をする

手順４．全員が積極的に参加し、ついてこれているかをチェック

リモート会議では、相手の表情や目線などをじっくり観察することができません。そのため、本当に話が伝わっているのか？理解してもらえたのか？分かりづらいというデメリットがあります。

司会進行役は、参加者の状況や様子を観察し、時には発言の少ない参加者に意見を求め、全員がきちんと内容を理解ができているかを確認しながら、リモート会議を進める必要があります。

リモート会議を成功させるためのポイント

前項では、リモート会議をスムーズに進行するための準備や配慮についてご紹介しました。ここからは、参加者が活発に意見交換し、全員が満足するリモート会議のポイントをご紹介します。

ポイント１．リモート会議中の助っ人を見つけておく

リモート会議を成功させるためには、司会進行者を助ける助っ人が大きな役割を担います。サブファシリテーターともいいます。会議を盛り上げたり、話を膨らませたり、質問をしたりと、会議を活発にする手伝いをしてくれる役目です。

あくまで参加者の立場で、客観的に会議の進行状況を見ることができる人がいることで、話がそれた際も軌道修正が容易になります。事前に、サブファシリテーターを任命し、それぞれの役割について打ち合わせをしておくことが、リモート会議成功の秘訣です。

ポイント２．誰でも話しやすい雰囲気にする

会議の本題に入る前に、雑談タイムを設けましょう。それぞれの現在の状況や身近な出来事を聞いても構いません。参加者がまずリモート会議の中で口を開き、発言をすることで後々の会議の雰囲気は大きく変わります。ただし、雑談が長くなりすぎないように注意しましょう。

ポイント３．「はじめまして」は進行役が自己紹介の場を設ける　

対面をせずに始まるリモート会議の場では、はじめての人同士がリモート会議で会話をすることも想定されます。そのような場合は、司会進行役が最初に参加者の自己紹介の場を設けましょう。参加者に「この会議には誰が参加しているのだろう？」という不安を抱かせないための配慮が必要です。

ポイント４．ITが苦手な人へ配慮する

会議に参加する人の中には、ITが苦手な人もいます。設定がわからない人の対応で時間がかかるという問題も起こりがちです。事前にサポートができる場合はいいですが、難しいときもあります。全員が同じタイミングで参加できないことも想定し、録画した会議を後ほど見てもらい意見を求めるのも一つの方法です。

ポイント５．リモート会議だけにこだわらない

話をはじめるタイミングが分からず、リモート会議ではなかなか発言がしづらいという人には、LINEなどのメッセンジャーアプリを使って個別にアイデアを出してもらったり、意見を聞いたりするのもよいでしょう。会議の議題や目的によっては、時にリモート会議にこだわりすぎないことも大切かもしれません。

リモート会議中のハラスメント「リモハラ・テレハラ」に注意

リモートワークやリモート会議が増える中で、セクハラやパワハラは減少するという専門家の見方もあります。しかし、ここにきて新たなハラスメント「リモハラ」「テレハラ」に注意が必要です。

「リモハラ」「テレハラ」とは、リモートワークやテレワーク時に行われるパワハラやセクハラ、モラハラを指すものです。例えば、以下のような例が該当します。

• ■自宅で仕事をしている部下に対して、相手の時間に関係なく「すぐに繋げ」とチャットを送る。
• ■「何やってんだ？」「ばかじゃないのか？」などと感情の赴くまま、チャットやメールで人格を否定する。
• ■「システムにログインしたら、残業になるから、ログインしないで」など不当な残業を指示する。
• ■家族の世話などが発生して、仕事やリモート会議が中断したとき、嫌な顔される。
• ■従業員の在宅勤務中にリモート会議をする際に、上司が「どんな部屋着を着てるの？」や「へぇー、そんな部屋に住んでるんだ」などと言う。
• ■ビデオ会議で映った部下の部屋を「狭い部屋だな」などと馬鹿にする。

行為者にはハラスメントという意思はなくても、リモートワークやリモート会議ではコミュニケーション手段が限定されてしまうため、意図がきちんと伝わらない可能性があります。直接会って話すとき以上に、言動には注意や配慮が必要です。

まとめ

ここまで、リモート会議を成功させる進め方についてご紹介をしてきました。リモート会議を進める上で一番大切なことは、リモート会議と対面の会議の違いを参加者全員が認識することです。会議は、問題点を共有し意見を交換することが目的です。参加者が積極的に発言でき、スムーズにリモート会議を進行できる体制づくりを目指しましょう。