Web会議システムとは
Web会議システムは、PCやスマホ、タブレットなどのデバイスを利用して、インターネット上で相手とコミュニケーションを取れるシステムです。離れた場所にいる相手と音声や映像を共有できるため、社内での打ち合わせや商談、セミナーなど幅広く活用されています。
画面上で資料の共有や録音・録画機能、チャット機能などが備わっているので、対面での会議のように進行できるのが特徴です。Web会議システムと似ている「テレビ会議システム」がありますが、システム自体が異なるため混同しないよう注意しましょう。
Web会議システムの仕組みやテレビ会議システムとの違いは、こちらの記事を参考にしてください。
Web会議システムの市場規模
Web会議システムの市場規模の推移と予測を見てみましょう。
株式会社アイ・ティ・アールが発表した「国内のWeb会議市場規模推移および予測」の調査結果によると、
Web会議市場の2020年度の売上金額は257億円、前年度比130.7%増と2倍強の市場規模となりました。
と報告されています。
コロナ禍によって、テレワーク環境での社員同士や顧客とのコミュニケーション手段としてWeb会議の導入が加速し、今後も活用増加が予想されるため、ゆるやかな市場の成長が見込まれるとの見解を示しました。また、2020～2025年度のCAGR（年間平均成長率）は、13.2％と予測されています。
参考：ITRプレスリリース（2021年7月15日）｜株式会社アイ・ティ・アール
Web会議システムの課題と選び方
実際にWeb会議システムを利用したことがある人たちは、使ってみてどのように感じているのでしょう。
株式会社クリエイティブバンクが実施したアンケート調査「アフターコロナ時代のWeb会議システム」（2023年４月21日発表）によると、約30％の人が利用するWeb会議システムを変えたいと回答しました。その主な理由は４つあります。それぞれの理由と選ぶ際のポイントを順に解説します。
映像や音声が途切れてしまう
Web会議システムはインターネットを介して行うシステムです。インターネット環境が あればどこでもWeb会議を行えますが、通信が安定していないと映像や音声が途切れてしまい、会議を続けられない状況になることもあります。
このような状況に陥らないようにするには、通信環境が悪くても比較的安定して会議を行えるシステムを選ぶことがポイントです。
操作がわかりづらい
Web会議システムには使うと便利な機能が備わっています。しかし、操作が複雑でわかりづらいと、社員は積極的に利用してくれず、導入した意味がなくなりかねません。
操作しやすければ、利用する社員や活用する場面が増え、スムーズな定着化につながるでしょう。社員のだれもが使いこなせるように、操作が簡単なシステムを選ぶ必要があります。
画質が悪い・画面共有がしづらい
Web会議では資料を直接渡したり、モニターに映したりできないため、資料を共有する必要があります。
画質が悪く文字がはっきり見えない、画面共有に時間がかかるといった課題も発生しがちです。そうなると会議がスムーズに進まなくなり、強いストレスを感じるでしょう。当然、会議の効率も下がります。
対面での会議と同じような環境で進行できるように、画質のよさや画面共有のしやすさにも注目してシステム選びをしましょう。
コストが高い
初期費用やメンテナンス費用といったコストもシステムによって異なり、二つある導入形態によっても違ってきます。
一つは、自社にサーバーを設置するオンプレミス型のシステムで、セキュリティや機能のカスタマイズといったものが充実しているので、初期費用やメンテナンス費用は高額です。
比較的低コストで済むのが、インターネット上のサーバーを利用するクラウド型のシステムです。セキュリティや機能のカスタマイズなどは劣りますが、初期費用やメンテナンス費用は不要のため、コストを抑えられます。
選ぶポイントは、単純にコスト面だけで選ばず、自社の求めるものにあわせてシステムを選ぶことです。
複数のWeb会議システムを比較して最適なものを選ぼう
Web会議システムは、インターネットを介して遠隔で会議を行えるシステムです。会議だけでなく、商談やセミナーなど活用できる場面は多くあるため、導入する企業は増え続ける傾向にあります。
その一方で映像や音声が途切れる、画質が悪いといった課題もあるため、システム選びは重要です。
Web会議システムの導入を検討する際は、ぜひ資料請求をして複数のシステムを比較してから自社に合うものを選びましょう。
