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「参加人数」「開催頻度」「会議の重要度」をチェック

Web会議とテレビ会議のどちらが適しているのか？Web会議でも製品やサービスを比較・選定する場合には、何に注目すべきなのか？この答えは、次の3つになります。

• 「会議の参加人数は何人程度が主流なのか？」
• 「開催頻度は月に何度くらいか？」
• 「その会議の重要度はどのくらいか」

一般的に、役員会議などは高画質・高音質で、通信も安定しているテレビ会議が適していると言われています。確かに役員会議は、コストの高い参加者が、忙しい合間に行うために、途切れることを嫌います。

しかし、「6名の役員が、月1回開催する」という役員会議のためだけに、初期コストが高いテレビ会議を導入するのかを判断する必要があります。役員会議以外には「1対1や1対2の少人数会議を1～2日に1回」が主流であるならば、低コストのWeb会議を選定し、役員会議は物理的な会議にした方が、TCOでは優れているというケースもあります。

また、「毎日のように多数の拠点間で、小規模なWeb会議を開催している」というケースでも、同時に数十の会議が開催されている大規模環境であれば「オンプレミスのWeb会議」を、そこまでの同時接続数でなければ「クラウドサービスのWeb会議」を…という判断のためにも、3つのポイントは基準になります。

「参加人数」「開催頻度」「会議の重要度」とコストのバランスに注目することが、製品選定の重要なポイントとなるわけです。

Web会議システム導入後の活用シーン

会議システムとはいえ、その活用範囲は会議に限らず幅広いこともWeb会議システムの特徴になります。テレビ会議では利用できない、あるいは、オーバークオリティで費用対効果が合わないようなシーンでもWeb会議システムであれば手軽に利用できます。

導入後の活用度を高めるためにも、いくつかの活用シーンをご紹介します。テレビ会議システムと迷っているようであれば、導入前に是非参考にしてください。

【活用シーン１】在宅勤務などワークスタイル変革

「場所を問わない」という使い方が適しているのは、何と言ってもWeb会議です。在宅勤務やフリーアドレスといった、新しいワークスタイルを導入する際に、手軽に活用できるという点ではWeb会議が適しています。

もっとも、「会社では専用のテレビ会議の端末を使い、在宅勤務者はPCから参加」という混在も可能なため、「誰と誰が活用するのか」という組み合わせによっては、混在型の活用も有効になります。

【活用シーン２】外出先の社員を社内からサポート

同じく「場所を問わない」ことから、「営業マンが商談先で、ノートPCを起ち上げて、上司を商談に参加させたり、技術部門の社員が技術的なサポートを行ったりする」「現場の状況をスマートフォン経由で伝え、上司の指示を仰ぐ」といった活用法が可能です。

特にスマートフォンは、内蔵の回線でWeb会議に参加できるため、有線のインターネット回線が設置されていない現場（イベント会場や倉庫、工事現場など）でも活用できます。

【活用シーン３】災害時などの事業継続性確保

災害時に拠点が被災して業務が行えなかったり、交通マヒで出社できなかったりといったケースでも、在宅のまま自宅PCやスマートフォンによりWeb会議を行うことで、事業継続性を確保するという活用法も可能です。この場合、クラウドサービス型のWeb会議である方が、不特定多数の端末で利用しやすくなります。

逆に災害時でも、メインの拠点から各拠点に安定した品質での指示を行いたいという場合は、専用線など他の回線の影響を受けにくい足回りでのテレビ会議が求められます。（例：企業や自治体における災害対策本部が設置されるような拠点など）

【活用シーン４】画質・音質や安定性をとにかく重視

活用シーン3でも紹介した災害対策本部のほか、「精密機器の工場と本社で、製品品質に関わる詳細を共有したい」「アパレルのデザイン部門と製造部門で、素材の質感を共有したい」といった品質が求められるケースでは、HD対応のテレビ会議が適しているでしょう。

もっともその場合でも、会議システムだけでなくネットワーク回線品質にも留意しなければなりません。特に海外拠点などでは、ネットワークが安定していないケースも多く、せっかく高品位の専用機を揃えても、拠点の回線が低帯域であるために、画質・音質を落としての会議にならざるを得ないということにもなりかねません。

まとめ

いかがだったでしょうか。Web会議システムの導入を失敗しないために、テレビ会議とどちらが適合するか、チェックポイントを提示しました。活用シーンと併せて自社の業務スタイルや会議の実施状況、また、会議以外に求める用途があるか、などを検討材料として整理しておくことで、最適な会議システムの選定ができるはずです。