Web会議システムの活用シーン５選！導入時に確認すべきことも紹介！

Web会議の活用シーン５選

それでは、Web会議システムがどのような場面で役立つのか、活用シーンを紹介します。

活用シーン１：リモートワーカーとのコミュニケーション

場所を問わない使い方ができるのは、Web会議システムの１番と言ってもいいメリットです。親世代の介護や育児といった理由で在宅勤務を行う人が増える中、Web会議システムはリモートワーカーとの意思疎通や綿密なコミュニケーション手段として大きな役割を果たします。

もっとも、必ずしも全社的に導入する必要はなく、「基本的には会議室で会議を行い、在宅勤務者はPCから参加」という混在型の会議も可能になるため、出社していない人は会議に出れないという常識を覆し、会議の幅が広がるでしょう。

リモートワークとWeb会議システムの関係については以下の記事でより詳しく解説しています。

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活用シーン２：外出先の社員を社内からサポート

営業マンが商談先でノートPCを立ち上げて、上司を商談に参加させたり、技術部門の社員が技術的なサポートを行ったりする新しい利用方法も考えられます。

また、スマートデバイスに対応している製品を使えば、PCが使えないような現場（イベント会場、工事現場など）でも活用できます。

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活用シーン３：月一回、本社での会議に地方支社や海外から参加

本社で月一回行われる全体会議に参加するために、多くの移動時間を割いている方もたくさんいるのではないでしょうか。Web会議システムを利用することで、支社から本社への移動時間を削減し、支社から会議に参加できます。

海外支社の社員との連絡も同様です。わざわざ打ち合わせのために出向かなくとも、連絡を取れるため、移動時間だけでなく、莫大な移動費を削減できるでしょう。

活用シーン４：災害時などの事業継続性確保

災害時に拠点が被災して業務が行えなかったり、交通マヒで出社できなかったりといったケースでも、在宅のまま自宅PCやスマートフォンによりWeb会議を行うことで、事業継続性を確保するという活用法も可能です。

緊急時の対応や今後の方針などをWeb会議システムを利用して決めることで、災害後の初動を早くすることができ、復旧を早めることが可能になります。

活用シーン５：店舗と本部の密な連携

フランチャイズ契約などで多くの店舗を持つような場合、本部と各店舗の連携がうまくいかないと方針にずれが出たり、一貫性が失われたりと言った弊害が発生します。

Web会議システムを利用して定期的に本部と店舗の間で今後の方針や業務について確認することで、こうしたズレを適宜修正可能です。また、Web会議システムを使うことで、業績が良い店舗で実践しているノウハウを他の店舗に共有することも容易になるでしょう。結果として、全体の利益になることが予想できます。

このように便利な活用シーンがあるWeb会議システムですが、導入時に一歩間違えてしまうとうまく活用できないということも考えられます。以下の記事では導入失敗例を紹介していますので最悪のケースも想定した上で導入を検討しましょう。

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Web会議システムの導入前に確認しておくべきこと

Web会議システムの便利な活用シーンをご紹介しましたが、導入を考える際は、多くのことを考慮する必要があるでしょう。ここでは導入前に確認すべきポイントを簡単に紹介します。

Web会議システム導入の目的

Web会議システムを導入するにあたってまず考えておくべきことは、導入目的です。導入の目的によって必要となる機能、重視すべき機能は変わってきます。反対に導入目的が定まっていないと、導入後に使わない機能がたくさん出てきたり、自社にとって必要な機能が不足していたりといったトラブルにつながるでしょう。

Web会議への参加人数

Web会議に誰が参加するのか、そして人数を確認しなければなりません。人数によって導入すべき製品も変わってきますし、Web会議システムを導入した際の設定が大きく変わってきます。使用人数や環境に合わせてカスタマイズすることが重要になってくるため、Web会議に参加する人数はどのくらいなのか、事前に把握しておきましょう。

導入後の運用フロー

Web会議をどのように運用していくのか、という点も重要になってきます。Web上で行う会議と会議室で行う会議を分けたり、日程調整の方法などを事前に決めておくことで、導入後スムーズに運用に移せます。

Web会議システム導入時に考えるべきことについては、以下の記事でより詳しく解説してますので、導入前にしっかりと確認しましょう。

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Web会議システムを活用して業務の効率化を！

いかがだったでしょうか。Web会議システムの活用シーンをイメージしていただけたでしょうか。ただ、活用シーンをイメージするだけでは適切な活用はできません。しっかりと導入前に目的や人数、フローといった部分を確認する必要があるでしょう。

とはいえ、製品が決まらなければ活用シーンをイメージするのも難しいのでしょう。まずは資料を請求し、製品をしっかりと選んだ上で活用のイメージを構築していきましょう。