Web会議・テレビ会議・電話会議それぞれの特徴
違いを明確にする前提知識として、まずは各会議の特徴を整理しましょう。
Web会議とは
Web会議とは、インターネット回線を介して音声や映像を送受信し、資料等のコンテンツも共有しながら行う会議のことです。Webブラウザを利用するので、専用機材は必要なく、以下のような端末から利用できます。
- ・パソコン
- ・タブレット
- ・スマートフォン
インターネット環境があればどこでも利用できることから、移動中や自宅からも会議に参加できます。また、デスクトップ共有機能がついている製品では、作りかけのプレゼン資料やプログラミング途中のソースを見ながら話し合いができるようになっており、ミーティング以外の用途に使用することもできるでしょう。
テレビ会議とは
テレビ会議とは、会議室に設置された専用のモニターと専用回線を介して、双方向に映像や音声を送受信して行う会議で、基本的に相手先のテレビ会議システムとP to P（Point to Point）で直接接続します。ビデオ会議という場合もあります。
専用機材を必要とするため高価になることが多いですが、その分Web会議システムよりも音声・映像が高品質であるという特徴があります。そのため、絶対に接続が切れては困る重要な会議で使用されることが多いようです。基本的な機能としてはWeb会議システムと大きな違いはありません。
電話会議とは
電話会議とは、電話会議システム提供者が指定する電話番号（アクセスポイント）に会議参加者が電話をかけて行う会議です。通常の電話と異なるのは、アクセスポイントに向かって参加者が集まってくる形式のため、３人以上での通話が可能な点になります。
固定電話回線や携帯電話回線を利用するため、送受信できるのは音声データのみですが、遠隔地との会議システムとしては歴史が一番古く、会議システムを構築するために必要な機器も比較的安価にそろえることができるでしょう。
Web会議・テレビ会議・電話会議の主な違い
それぞれの特徴がわかったところで、Web会議・テレビ会議・電話会議のどこに違いがあるのか、表で見ていきましょう。
| Web会議 | テレビ会議 | 電話会議 | |
|---|---|---|---|
| コスト | 月額制が基本で、専用機材の費用がかからないことが多く、安価。 | システム利用料に加え、専用ハードウェアの初期費用がかかり、高価。 | 基本的にかけた分だけ支払う。初期費用はかからないため、安価。 |
| 会議場所 | インターネット環境下であればどこでも可。 | 基本的に専用ハードウェアを設置した会議室のみ。 | 電話ができる場所であればどこでも可。 |
| 会議の参加人数 | ２人～最大20人程度が基本。 | 会議室に入れるだけ会議に参加できるため、大規模な会議も可。 | ２人～６人程度が基本。 |
| 手軽さ | ◎ | △ | ◎ |
| 必要な機材 | PC（スマートデバイス）・マイクセット | 専用回線、専用デバイス（モニター・カメラ・マイクスピーカー） | 携帯電話 |
| 特長 | 様々な使い方が可能。 | 高画質・高音質。 | 手軽で簡単。 |
利用にかかるコスト
電話会議であれば、かけた分だけ支払うのが基本で、初期費用がかからないため安価だと言えます。クラウド型のWeb会議も同様。月額制の利用料を支払うだけで比較的安価に利用できるでしょう。
一方でテレビ会議はモニターやカメラ、マイクスピーカーなどを含む専用ハードウェアを購入する必要があるため、初期費用がかさむ傾向にあります。
会議場所
テレビ会議の場合、モニターやカメラなどの専用ハードウェアをあらかじめ会議室に設置するため、基本的に今まで通り会議室で行います。一方Web会議や電話会議は、基本的にインターネット環境や電話できる環境であればどこでも行うことができるでしょう。最近ではスマートデバイスに対応したWeb会議システムも多く登場していますので、移動中の会議も簡単です。
会議の参加人数
基本的な会議の参加人数も異なります。電話会議は映像がない分、誰の発言か見分けにくく、数人が限界です。Web会議はシステムによっても異なりますが、数名から多くとも20名程度が良いでしょう。場の雰囲気が作り出しにくいため、人数が多すぎると上手にコミュニケーションが取れなくなってしまう恐れがあります。
一方テレビ会議は会議室に入れる人数であれば大規模な会議を行うことができます。複数の場所をつなげば数十人規模の会議も可能です。
手軽さ
手軽さという点では、Web会議と電話会議がテレビ会議の上をいきます。テレビ会議は必要機材が多く、かかる費用も大きくなる上、場所が限られるため、気軽に始めることは難しいでしょう。一方Web会議と電話会議はPCや受話器など、既存のデバイスを利用できるため、テレビ会議に比べて手軽に始められるでしょう。
必要な機材
表で示したとおり、テレビ会議ではモニターやマイクスピーカーなどを含む専用ハードウェアが必要になります。一方、Web会議は現在使っているPCとマイク付きのイヤホンがあれば開始可能です。電話会議は当然ながら携帯電話一つで始められます。
以下の記事ではWeb会議やテレビ会議で利用できるおすすめマイクスピーカーを紹介していますので、Web会議システムを利用する方は合わせてチェックしてみてください。
Web会議システムを導入する企業が増えている
現在多くのところで導入されているのはWeb会議システムとテレビ会議システムになります。電話会議システムと比べて音声だけでなく映像を介してやり取りを行うことのできるシステムが現在のトレンドになっているのです。
その中でも、設置するためのコストを低く抑えることができるのと、専用の回線を引く必要がないことから最近ではWeb会議を利用しているところが多くなってきています。
今後のトレンドになっていくであろうWeb会議システムの製品は以下の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてみてください。
システムの違いを理解して自社にあった製品選定を！
Web会議とテレビ会議、電話会議には、それぞれ特徴があります。まずは自社に向いているシステムが何なのか、明確にしましょう。導入するシステムが決まったら、いよいよ製品の選定に移ります。ここでも、しっかりと導入目的をはっきりさせ、製品例を比較しながら慎重に選定しなければなりません。
以下の記事で製品の選定ポイントを解説していますので、合わせてご覧ください。
