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近年では相手と離れた場所にいても、テレビ会議システムを活用することで、簡単に会議を行うことができます。遠隔地の相手ともテレビ画面を通じて会議を行えるため、時間や交通費のコストを節約することができ、業務効率化を図ることが可能です。テレビ会議システムの特徴やメリット・デメリットを知ることで有効活用できます。
この記事では、テレビ会議についてWeb会議との違いやメリット、選び方を紹介していきます。
テレビ会議とは、文字通りテレビを使い会議を行うことであり、遠隔地にいる相手と会議を行うことが可能です。そのため、会議の度に１箇所に集合する必要がなく、時間や交通費を節約することが可能です。このように全国に複数拠点ある企業であれば、スムーズに会議を行い情報共有できるため、導入する企業が増えています。
ここからはテレビ会議の詳細について説明していきます。
テレビ会議は、サーバを使わずに専用線やISDNを使い、相手と直接接続して行うオンライン会議です。また、基本的にテレビ会議を行うときは、専用のテレビが設置されている会議室で行い、複数人参加することが一般的です。
※ISDN：「Integrated Services Digital Network」の略であり、「サービス統合デジタル網」を意味します。高速で安定したデータ転送か可能な電話サービスのデジタル回線。
テレビ会議では映像や音声データを圧縮し、ネットワーク回線を経由して送受信を行います。このデータを圧縮する方法には大きく分けて「可逆圧縮方式」「非可逆圧縮方式」の２種類があります。
可逆圧縮方式では、圧縮したデータを復元するときに完全再現できる方法です。それに対して非可逆圧縮方式は圧縮効率が高く、スムーズな送受信を再現できますが、多少データが欠損する可能性があります。
基本的にテレビ会議システムでは、どちらか一方の圧縮方式を利用しているわけではなく、両方の圧縮方式をバランス良く組み合わせています。また、送受信するデータを圧縮する技術をエンコードと呼び、圧縮されたデータを受信し、復元する技術をデコードと呼びます。
テレビ会議と似ている会議方法に「Web会議」があります。このテレビ会議とWeb会議の仕組みは基本的に同じになり、映像や音声をデータ化し圧縮して送受信を行いますが、使用されている技術や規模が異なります。
ここからはテレビ会議とWeb会議の違いを説明していきます。
テレビ会議とWeb会議の違いは、データのエンコードとデコードの方法が異なります。
【テレビ会議】
テレビ会議は専用のハードウェア（エンコーダー・デコーダー）を使用して音声データを圧縮し、データの送受信を行います。
【Web会議】
テレビ会議に対してWeb会議はハードを用意する必要はなく、Web会議用のソフトウェアをパソコンにインストールするだけで利用することが可能です。
テレビ会議のデータを送受信するネットワークは、テレビ会議用の専用線やISDNを使用し、サーバを使わずに相手とダイレクトに接続するPtoP（Point to Point）の形式を取ります。このようにテレビ会議システムでは専用のネットワークを構築する必要があるため、ハードウェアなど環境を整える必要があります。
Web会議では名前の通り、インターネットの回線を使用し接続します。安定したWeb会議を行う場合には専用のサーバを設置することもあります。
近年ではインターネット接続を利用したテレビ会議システムも登場しているため、ネットワークの違いは曖昧になりつつあります。
テレビ会議とWeb会議の最も分かりやすい違いは「規模」です。テレビ会議では、先程の説明のように会議室を使って大人数で会議を行うことが一般的です。もちろん１対１の打ち合わせでも使用することはできますが、参加人数が多く規模が大きい会議で使うことが多いです。
テレビ会議システムでは専用のハードウェアにモニター・スピーカー・マイク・パソコンを接続して会議を行います。操作はパソコンで行うことができますが、パソコンの画面に共有することは難しいです。
Web会議は主にパソコンを使って会議を行うため、１対１の面談を行ったり小規模の会議に適しています。Web会議システムではソフトをインストールしたパソコンにカメラ・マイク・スピーカーを接続することで使用できます。複数人が参加することも可能ですが、音声は不安定で画面も小さいため、コミュニケーションは取りにくいです。
テレビ会議を行うためには「テレビ会議システム」を導入する必要があります。テレビ会議システムのメリットを知ることで、自社に必要なものがテレビ会議なのかWeb会議なのかを判断できます。
ここからはテレビ会議システムのメリットを説明していきます。
テレビ会議システムでは再現性の高いデータの圧縮を行うことができるため、高品質な映像や音声データを利用できます。会議室に大型のモニターを設置することで、参加者全員の顔を見ながら会議を行うことができるため、コミュニケーションを円滑に進めることが可能です。
大型モニターやハードウェアなど導入する必要があるため、初期費用が大きくかかるデメリットはありますが、一度設備を構築してしまえばランニングコストをかけずに利用することができるため、長期間利用したり、東京と大阪など離れた場所に事務所を構え、会議を行う頻度が多い場合はメリットが大きくなります。
インターネットではなく、専用線を用いたPtoP接続を行えば接続しているパソコンの処理に関係なく、高品質なデータの送受信を長時間行うことが可能です。
しかし、長時間安定した会議を行うことができますが、会議室の予約を行ったり、参加者に事前に連絡をする手間がかかる一面もあり、パソコン画面の共有が難しいため、資料の共有に関しては工夫する必要があります。
テレビ会議システムを使う場合は、各社員のパソコンやタブレットを持ち込んで電子データの資料やPowerPointを活用して行うことが多いです。また、このような業務を効率化するためにペーパーレス会議システムを導入することが有効です。
ここまで紹介してきたテレビ会議システムと違ったメリットが、Web会議システムにはあります。Web会議システムのメリットを把握することで、業務効率化だけでなくテレビ会議システムよりもコスト削減を行うことが可能です。
ここからはWeb会議システムのメリットを紹介していきます。
Web会議システムではインターネットに接続したパソコンとヘッドセットがあれば自席からでも会議に参加することができます。専用の設備を用意する必要がないため、手軽に導入することが可能であり、参加する人数が少ない分気軽に会議を行うことができます。
また、インターネット環境・パソコン・ヘッドセットがあればいつでもどこでも会議を行うことができるため、外出先や移動中などでも会議を行うことができます。会議に参加する人も招待することで、後から追加することも可能です。
しかし、インターネットの環境によっては通信が不安定になりやすく、画質や音声が乱れてしまうことが多くあります。このことにより、複数人で参加している場合、音声が聞こえにくくなるケースもあります。
Web会議システムでは画面共有・資料共有・操作権譲渡などさまざまな機能があり、資料の共有を簡単に行うことが可能です。そのため、Web会議をしながら画面を切り替え、資料を映し出すことで内容が濃い会議を行うことが可能です。
ほかにも参加者で使えるホワイトボードなどのコミュニケーション機能が豊富にあるため、少人数で行う打ち合わせで有効活用できます。
Web会議では個人のパソコンがメインのツールになり、カメラやマイクの範囲に限界があるため、大人数で参加すると映らない可能性があるため注意が必要です。
テレビ会議システムとWeb会議システムでは特徴に違いがあるため、使用用途や会議を行う規模に合わせて使い分ける必要があります。
テレビ会議システムとWeb会議システムは、似ていますがどちらかを導入すれば良いというわけではありません。テレビ会議システムとWeb会議システムの特徴をよく知り、必要性に応じてシステムを導入することが大切です。
テレビ・Web会議システムを使って効率的な会議を行いましょう。
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