テレビ会議システム５つの選定ポイント
自社にあった製品を導入するためにも、５つの選定ポイントを抑えてテレビ会議システムの製品を選定していきましょう。
１ 自社の導入予算にあった製品か
コスト削減を目指している企業では、やはりテレビ会議の導入コストも低く抑えたいところでしょう。テレビ会議システムの販売会社のなかには、「数週間トライアル」可能なシステムや「数十万円から導入」できるシステムもあるので、まずはそういったシステムを試験的に導入し、自社に合ったものを選定してみましょう。
２ 自社の導入予定拠点数に対応可能か
全国や海外の至る所に支店や支社がある企業は、「多地点での接続に対応可能なシステムか？」という視点でシステムを選定することはマストと言えます。システムによっては、少数の地点のみにしか接続が対応していないシステムも存在するので、この点は注意する必要があります。
テレビ会議システムの活用方法として、他拠点の様子を常時中継することで距離を感じすにコミュニケーションをとるというものがあります。興味のある方は以下の記事を参考にしてください。
３ 直感的に操作できるか
多くの拠点へテレビ会議システムを導入する際は、「誰でも簡単に使える」など操作性が良い製品を選びましょう。操作が難しい製品を導入してしまうと、会議のたびに遠隔地にいる使用者から操作方法に関する問い合わせが来ることになります。指導するのにも工数がかかるため、直感的に操作できるシンプルなユーザーインターフェースが望ましいでしょう。
４ 機能が充実しているか
テレビ会議システムには、基本的な通信機能のほかに、録画機能や多拠点接続機能、また高画質に特化したシステムや、高音質に特化した機能など製品によってさまざまな特徴があります。基本機能を理解したうえで特に自社が注力したい機能を定めることが重要になるでしょう。
テレビ会議システムの機能について以下の記事で詳しく記載していますので是非参考にしてください。
５ セキュリティがしっかりしているか
テレビ会議では社内情報をやり取りする為、不正アクセスやウィルスによる情報漏洩を避けるために、通信データが暗号化しているか、ユーザー認証があるか、などしっかりとしたセキュリティ対策がされている製品を選定しましょう。
具体的にテレビ会議システムのセキュリティ内容を知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
テレビ会議システム導入前に準備しておくべきこと
次にシステムを導入してから失敗しないように事前準備しておくべきことを紹介します。システムをうまく活用する為にもしっかり理解しておきましょう。
１ 接続拠点を設定する
テレビ会議導入後、最初に行うべきことは接続拠点を設定することです。導入したテレビ会議が設定している接続拠点数の上限を確認することで、接続拠点を決定することができます。
テレビ会議システムの仕組みについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
２ 音声と映像を確認する
音声と映像がどのぐらいの品質かを確認しましょう。大半のテレビ会議は、クリアな音質と美しい映像を提供していますが、テレビ会議はネットワークを介したコミュニケーションです。まずは、いくつかの拠点とテスト接続し品質を確認することが重要です。
３ 会議を開始する手順をルール化する
テレビ会議システムは、会議室に専用ハードウェアを設置して使用します。誰でもテレビ会議システムを利用できるように、ケーブルの接続方法、マイクやテレビの設置場所など、細かい設置手順をルール化しておきましょう。
テレビ会議システムの活用方法を詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
テレビ会議システムの選定ポイントを理解して検討しよう
自社にあったテレビ会議システムを導入する為には、ご紹介してきた５つの選定ポイントを押さえる必要があります。選定ポイントを把握したら、それを踏まえて実際の製品をチェックしてみましょう。
