自社の課題に合わせたテレビ会議システムの選び方

【課題】拠点が多く会議に莫大な交通費がかかる

「毎月の会議のために全国の支店長が東京オフィスへ出張するのには莫大な交通費がかかる」「出張、会議など移動にかかる時間効率の改善をはかりたい」といった課題を抱えている企業には、テレビ会議を導入することで、交通費にかかる経費を削減できるだけでなく、時間効率も改善することができます。

このように「経費と時間」コストを大幅に削減することを可能にするテレビ会議ですが、様々なシステムがあるなかでどのような点に注意して選定すれば良いのでしょうか。

【選び方】拠点が多い場合の３つのチェックリスト

□ イニシャルコストはどうか？

コスト削減を目指している企業では、やはりテレビ会議の導入コストも低く抑えたいところでしょう。テレビ会議システムの販売会社のなかには、「数週間トライアル」可能なシステムや「数十万円から導入」できるシステムもあるので、まずはそういったシステムを試験的に導入し、自社に合ったものを選定することが賢明でしょう。

□ 多地点接続が可能か？

全国や海外の至る所に支店や支社がある企業ですから、「多地点での接続に対応可能なシステムか？」という視点でシステムを選定することはマストと言えます。システムによっては、少数の地点のみにしか接続が対応していないシステムも存在するので、この点は注意する必要があります。

□ 操作性を重視したシンプルなユーザーインタフェースか？

多くの支店や支社へテレビ会議を導入するとなれば、「誰でも簡単に使える」といった高い操作性が求められます。なぜなら、遠隔地にいるそれぞれの使用者に操作方法を指導するのはとても骨の折れる作業になるからです。

テレビ会議システムを選ぶ際には、操作方法が「誰でもすぐに覚えられるような直感性の高いインターフェイスか？」ということもポイントになります。

【課題】コミュニケーション効率が悪く意思決定が遅れる

「何度も会議を実施するのではなく、できるだけ少ない会議で意志決定を行いたい」「突発的なトラブルがあった場合、できるだけ現場の状況を詳しく把握して正確な指示を出したい」という企業にとっては、テレビ会議システムを導入することで、コミュニケーションコストを下げ、意思決定の迅速化を促します。

では、コミュニケーションの効率化やスピード感のある意思決定を遂行したいという企業では、どういった点に注意してテレビ会議システムを選べばいいのでしょうか？

【選び方】コミュニケーションに課題がある場合の３つのチェックリスト

□ 高画質か？

忙しい業務のなか、せっかくテレビ会議の予定を合わせたのにも関わらず、各会議室に流れる映像が不明瞭では表情や仕草を読み取りづらく、共有する資料なども見えづらいなど、会議参加者の大きなストレスとなってしまいます。

こうした事態を避けるためにも、テレビ会議システムを選ぶ際には「フルハイビジョン」「フルHD対応」など「高画質の映像が流れるか？」といった点がポイントとなり、高画質な映像を提供しているシステムであれば、メールや電話、Web会議では不可能な細かいニュアンスまで伝達することが可能になり、コミュニケーションにかかるストレスとコストを下げることができます。

□ アノテーション機能があるか？　PC画面の共有は可能か？

迅速な意思決定をするためにはテレビ会議中に、思考を整理したり、情報を見える化する必要があります。テレビ会議システムを選ぶポイントは、ペンタブレットによって「直接画面に書き込むことのできるアノテーション機能がついているか？」パワーポイントなどの資料を共有するために必要な「PC画面の共有機能がついているか？」などです。

迅速な意思決定を遂行するうえで欠かすことのできない機能が搭載されているかどうか確認することは、テレビ会議システムを選ぶうえで重要です。

□ ネット接続可能か？

緊急を要する現場対応が必要なときほど、コミュニケーションを円滑にし、意思決定を迅速に行なうことが求められます。そうした場面に効果を発揮するのが、テレビ会議とのネット接続です。外出先で突発的なトラブルが発生しても、電話で報告することが一般的ですが、細かいニュアンスまでは伝えづらいのではないでしょうか。

こうした場合にテレビ会議のシステムとネットを接続できれば、トラブル時も現場から高画質な映像で正確な状況を伝えられ、すぐに指示を与えることができます。意思決定にスピードが求められる場合に備え、テレビ会議システム選定の際には「ネット接続が可能か？」といった視点も必要です。