テレビ会議の映像・音声で生じる課題
テレビ会議中に映像が乱れたり、音声が途切れたりすると、発言のタイミングがつかみにくくなります。まずは映像・音声面の課題を確認しましょう。
映像のコマ落ちや遅延が起こる要因
映像のコマ落ちや遅延は、ネットワークの帯域不足や、参加人数に対してカメラの解像度設定が高すぎることが要因になる場合があります。社内の複数拠点が同時に大容量のデータ通信を行っていると、回線が混雑して映像品質に影響が出ることもあります。使用しているカメラやマイクの機種が古く、処理性能が現在の会議規模に追いついていないことも一因として考えられます。
改善には、通信速度の測定や、会議中の解像度設定の見直しが有効です。会議室ごとに専用回線を用意できない場合は、時間帯によって利用状況が変わることも踏まえ、混雑しやすい時間帯を避けて重要な会議を設定する工夫も考えられます。参加人数が多い会議では、映像の解像度を一段階下げるだけで安定性が改善する場合もあります。
音声のハウリングや聞き取りにくさの原因
ハウリングは、スピーカーとマイクが近い位置にある場合や、複数の端末が同じ会議室で同時にマイクを拾っている場合に発生しやすくなります。会議室の広さに対してマイクの集音範囲が合っていないと、声が聞き取りにくくなることもあります。窓や壁が硬い素材の会議室では、音が反響しやすく、聞き取りにくさにつながることもあります。
対策としては、会議室の規模に応じたマイクスピーカーの選定や、端末の音声設定の見直しが挙げられます。オンライン参加者から聞き取りにくいという指摘があった場合は、発言者とマイクの距離を調整するなど、運用面での工夫もあわせて検討しましょう。ノイズキャンセリング機能を備えた機器であれば、周囲の雑音を抑えて発言を聞き取りやすくできる場合があります。
| 会議室の規模 | 確認したい機器の観点 |
|---|---|
| 小会議室（数名） | 卓上型のスピーカーマイクで十分に集音できるかを確認します |
| 中大会議室（10名以上） | 複数マイクの配置や天井吊り下げ型の集音範囲を確認します |
会議室ごとの機器差によるテレビ会議の課題
拠点や会議室によって導入している機器が異なると、接続方法や操作性にばらつきが生じます。統一されていない環境がもたらす課題を確認します。
会議室によって異なる操作方法の負担
会議室ごとに異なるメーカーの機器を導入していると、部屋を移動するたびに操作方法を覚え直す必要が生じます。急な会議で操作に手間取ると、開始時間が遅れる原因にもなりかねません。
操作方法を統一するには、同一メーカーの機器で会議室をそろえるか、複数のシステムに対応した統合管理ツールを導入する方法があります。操作マニュアルを会議室ごとに掲示しておくことも、当日のトラブルを減らす手段として有効です。ワンタッチで会議を開始できる機器を選ぶことで、操作に不慣れな社員でも扱いやすくなる場合があります。
老朽化した機器と最新端末の互換性
導入時期が異なる会議室では、古い機器と最新の端末で通信規格や解像度に差があり、接続時にエラーが発生する場合があります。特に複数拠点をつなぐ会議では、一部の拠点だけ映像が乱れるといった不具合が起こることもあります。原因が自社の機器にあるのか、相手拠点の機器にあるのか切り分けにくい点も、対応を難しくする要因です。
互換性の課題を解消するには、機器の更新時期をそろえるか、幅広い規格に対応したクラウド型のテレビ会議システムへの切り替えを検討する方法があります。既存機器を活かしながら段階的に更新できるかも、ベンダーに確認しておきたい項目です。全拠点を一斉に切り替えるのが難しい場合は、利用頻度の高い会議室から優先的に更新する進め方も選択肢になります。
社外接続やゲスト参加時に起こる課題
取引先や外部パートナーとテレビ会議を行う際は、社内会議とは異なる課題が発生しやすくなります。接続方法やセキュリティ面での確認事項をあわせて紹介します。
外部参加者が接続できないトラブル
社外の参加者が招待リンクから接続できない、ブラウザによって機能が制限されるといったトラブルは、テレビ会議でよく起こる課題です。参加者側の通信環境やファイアウォールの設定が影響しているケースもあります。取引先の社内システムがアプリのインストールを制限している場合、そもそもアプリ経由での参加自体が難しいこともあります。
対応策としては、事前に接続テストを実施することや、複数の参加方法（アプリ・ブラウザ・電話番号での参加など）を用意しておくことが挙げられます。マニュアルを事前に送付しておくと、当日の接続トラブルを減らしやすくなります。取引先のネットワーク環境まで自社で把握するのは難しいため、代替の参加手段を複数案内しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でテレビ会議システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
テレビ会議のセキュリティに関する課題
社外との会議や機密情報を扱う場面では、セキュリティ面の課題にも注意が必要です。想定される不安要素と対応策を整理します。
会議への不正な参加リスク
会議のURLが外部に流出すると、招待していない第三者が会議に参加してしまうリスクがあります。パスワードを設定していない、または簡易な設定のままになっている場合、このリスクは高まります。SNSやチャットツールに会議URLを不用意に貼り付けてしまうことが、流出の要因になるケースもあります。
対策としては、会議ごとにパスワードを設定することや、参加者を主催者が承認する待機室機能を活用する方法が有効です。社外秘の議題を扱う会議では、参加者リストを事前に確認する運用ルールを設けることもおすすめします。会議URLをメールで送る際は、宛先を再確認する習慣をつけると誤送信によるリスクも減らせます。
録画データや資料の管理体制
会議を録画・録音する機能を使う場合、データの保存場所やアクセス権限の管理が課題になります。誰でも録画データを閲覧できる状態になっていると、機密情報が意図せず広まるおそれがあります。
録画データの保存期間や、閲覧権限を役職や部署ごとに設定できるかを事前に確認しておきましょう。共有画面に映る資料に機密情報が含まれていないか、会議前に確認する習慣をつけることも重要です。録画データを外部と共有する際は、共有リンクの有効期限を設定できるかもあわせて確認しておくと安心です。
テレビ会議の運用定着で直面する課題
導入したテレビ会議が社内に定着しないケースもあります。利用が広がらない要因と、定着に向けた進め方を確認しましょう。
操作への不慣れによる利用の停滞
操作が難しいと感じる社員が多いと、テレビ会議の利用が一部の部署にとどまってしまうことがあります。特に画面共有やチャット機能など、複数の操作を組み合わせる場面でつまずきやすい傾向があります。年代や部署によってITツールへの慣れに差があることも、利用が広がりにくい一因です。
定着を進めるには、簡単な操作マニュアルの整備や、社内で相談できる担当者を決めておくことが有効です。特定の担当者だけに問い合わせが集中しないよう、よくある質問をまとめて共有しておく工夫もあわせて行いましょう。新入社員や異動者向けに、簡易な操作研修の機会を設けている企業もあります。
会議の目的にあわせた活用方法の整理
テレビ会議を導入しても、単なる電話会議の代替としてしか使われず、画面共有や資料の同時編集といった機能が活用されないケースがあります。会議の目的にあわせた使い方が社内に浸透していないことが背景にあります。研修や採用面接など、会議以外の場面での活用方法を検討していない企業も少なくありません。
活用方法を広げるには、会議の種類ごとに推奨する機能を整理し、社内で共有することが効果的です。導入初期は活用事例を紹介する場を設けると、他部署への利用拡大にもつながりやすくなります。定期的な社内アンケートで利用状況や不満点を把握し、運用ルールに反映していく進め方も定着に役立ちます。
テレビ会議の課題を解決する製品紹介
テレビ会議には「操作が複雑で定着しない」「拠点間のちょっとした声かけができない」といった課題がつきものです。ここでは、こうした課題の解決に役立つ製品を紹介します。
LoopGate
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に使える
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、専用機・パソコン・タブレットなど複数の端末から会議に参加できるテレビ会議システムです。ボタン一つで接続できる操作性を備えており、ITツールの操作に不慣れな従業員でも扱いやすい設計になっています。オンプレミスや閉鎖網にも対応しており、秘匿性が求められる自治体や金融機関など幅広い業種で導入されています。
お隣オフィス・お隣デスク
- 常時接続で向こうの様子がひと目でわかりリアルタイムに話せる
- パッケージ構成のため、たったの3ステップで簡単導入！
- 声掛けしやすく報連相もスムーズになり決裁までが早くなる
ギンガシステム株式会社が提供する「お隣オフィス・お隣デスク」は、本社と支店・工場など離れた拠点同士をオンラインで常時接続できるシステムです。オフィスフロアにモニターを設置し、映像を通じて相手の在席状況を確認したり、必要なときに声をかけたりできるため、拠点間のちょっとしたコミュニケーション不足という課題の解消につながります。
HDコム （パナソニック コネクト株式会社）
- 高画質・高音質で臨場感あふれる会議を実現
- IPネットワーク対応で遠隔拠点と容易に連携可能
- 多様な会議スタイルに柔軟に対応
PressIT360 （パナソニック コネクト株式会社）
- 4基のカメラで水平360度を撮影し、会議室全体を映像で共有。
- 7つのマイクで水平360度・半径最大5mの範囲をカバー。
- 5種類の映像モードを搭載し、AI機能で発言者にフォーカス。
まとめ
テレビ会議の課題は、映像・音声品質、会議室ごとの機器差、社外接続、セキュリティ、運用定着など、幅広い観点から確認する必要があります。課題の背景を整理したうえで、会議室環境の見直しや製品の切り替えを検討しましょう。原因が一つとは限らないため、複数の可能性を洗い出しながら対応を進めることが大切です。複数の製品を比較する際は、資料請求を通じて自社の会議室環境に合う機能を確認することをおすすめします。
