テレビ会議システムの費用相場と料金体系の基本
その費用は、導入形態によって大きく異なります。まずは料金体系の全体像を把握したうえで、自社に合った導入方法を検討することが大切です。
導入形態別の費用相場（クラウド型・オンプレミス型）
テレビ会議システムには、インターネット経由でソフトウェアを利用するクラウド型と、専用機器を会議室に設置するオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用が抑えられ、月額数千円から利用できる製品が多い点が特徴です。一方でオンプレミス型はカメラやスピーカーなどの専用機器を購入する必要があり、初期費用が高くなる傾向があります。
例えば少人数のチームであればクラウド型のソフトウェアのみで十分ですが、大会議室で高画質な映像を安定して使いたい場合は専用端末の導入が向いています。自社の会議室の規模や利用頻度をもとに、どちらの形態が適しているか比較検討するとよいでしょう。近年はクラウド型と専用機器を組み合わせたハイブリッド型のサービスも増えており、拠点ごとに異なる導入形態を選べる点も特徴です。
料金体系の内訳（初期費用・月額費用・機器費用）
テレビ会議システムの費用は、主に初期費用、月額利用料、機器費用の3つで構成されます。クラウド型のソフトウェアであれば初期費用が無料の製品もあり、月額料金にはアカウント数や会議室数に応じた従量課金が採用されているケースが多くあります。専用端末を導入する場合は、カメラ・マイクスピーカー・ディスプレイなどの機器費用が別途発生します。
契約形態によっては、保守サポート費用や通話料が別枠で加算されることもあります。見積もりを取る際は、月額料金だけでなく初期費用と機器費用、サポート費用まで含めた総額で比較することが重要です。複数社から見積もりを取り、内訳を確認しておくと導入後の想定外の出費を防げます。見積書に記載のない追加費用が後から発生しないよう、契約前に不明点を担当者に確認しておくと安心です。
クラウド型テレビ会議システムの月額費用の目安
クラウド型は企業規模や利用人数によって料金プランが分かれています。ここでは小規模企業向けと中規模・大規模企業向けの月額費用の目安を紹介します。
小規模企業向けプランの月額費用
従業員数が少ない小規模企業では、無料プランや月額1,000円～1,500円程度の低価格プランを提供している製品が多くあります。参加人数や会議時間に制限が設けられている場合が多いため、実際の利用シーンに合っているか確認が必要です。無料プランでも簡易的な打ち合わせであれば十分に対応できるケースもあります。
例えば1対1のオンライン商談や少人数の定例ミーティングが中心の企業であれば、無料プランやエントリープランでコストを抑えられます。利用人数が増えたタイミングで上位プランに切り替えられる製品を選んでおくと、事業の成長にあわせて柔軟に対応できます。安いプランを選ぶ際は、参加人数の上限や1回あたりの利用時間の制限を必ず確認し、実際の会議スタイルに合っているかを見極めることが大切です。
中規模・大規模企業向けプランの月額費用
中規模から大規模の企業では、複数拠点や多人数での同時接続に対応したプランが必要になり、月額料金は2,000円～3,000円程度、あるいは会議室単位での課金となる製品もあります。管理者機能やセキュリティ機能が充実したプランほど料金が高くなる傾向があります。
拠点数が多い企業の場合は、拠点ごとに専用端末を設置する費用も加わるため、ソフトウェアの月額料金だけでなく機器費用もあわせて試算する必要があります。導入前にトライアルで実際の接続品質や操作性を確認し、自社の拠点数や会議室数に見合ったプランを選ぶことがポイントです。プランによっては利用人数の上限が細かく段階分けされているため、現状の人数だけでなく将来の増員も見越して選定すると無駄なコストを避けられます。
従業員50名規模の会社がテレビ会議システムを導入した場合の年間費用
ここでは、従業員50名規模の会社を例に、クラウド型と専用機器を導入した場合の年間費用をそれぞれ試算し、コストの違いを解説します。
クラウド型を選んだ場合の年間費用
従業員50名規模の会社がクラウド型テレビ会議システムを導入する場合、1アカウントあたり月額1,500円程度のプランを想定すると、必要なアカウント数によって費用は変動しますが、会議室単位での契約であれば会議室数x月額料金x12か月で年間費用を試算できます。会議室が3室であれば、年間で数万円から十数万円程度に収まるケースが多くあります。
利用人数分のアカウントを一律で契約するプランの場合は、全社員分を契約すると費用が膨らむため、実際に会議に参加する人数分だけプランを契約するなど、契約単位を工夫することで費用を抑えられます。導入前に自社の利用スタイルを整理し、必要なアカウント数や会議室数を明確にしておくことが重要です。年間契約にすることで月額契約より割引が適用される製品もあるため、長期利用を前提とする場合は年間プランも比較検討するとよいでしょう。
専用機器を導入した場合の年間費用
会議室に専用のカメラやスピーカーフォンを設置するオンプレミス型を選ぶ場合、機器費用として1会議室あたり数万円～数十万円程度の初期投資が必要になり、月額のサポート費用や通信費が別途加算されます。50名規模の会社で複数会議室に機器を設置する場合、初年度は初期費用の負担が大きくなる傾向があります。
ただし専用機器は一度導入すれば長期間利用できるため、2年目以降は月額のサポート費用や通信費のみとなり、年間コストはクラウド型より抑えられる場合もあります。長期的な利用を前提とする会議室には専用機器、短期的・少人数の打ち合わせにはクラウド型と使い分けることで、全体のコストを最適化できます。機器の耐用年数や保証期間も確認し、故障時の交換費用まで含めて長期的な視点で予算を組んでおくと安心です。
無料トライアルを活用してコスパの良いテレビ会議システムを選ぶポイント
費用だけで製品を選ぶと、実際の利用シーンに合わず使われなくなってしまうこともあります。無料トライアルを活用し、コストと機能のバランスを確認したうえで導入を決めることが大切です。
無料トライアルで確認すべきポイント
多くのテレビ会議システムには、1週間から1か月程度の無料トライアル期間が用意されています。トライアル期間中は、実際の会議室で映像や音声の品質を確認し、社員が問題なく操作できるかを検証することが重要です。特に複数拠点をつなぐ場合は、通信環境によって接続の安定性が変わるため、本番に近い条件で試すことをおすすめします。
また、トライアル終了後に自動的に有料プランへ移行するかどうかも、事前に確認しておく必要があります。無料期間中にサポート窓口の対応状況を確認しておくと、導入後のトラブル時にも安心して利用できます。複数の製品を同時にトライアルし、比較検討するのも有効な方法です。社内の複数部署に試用してもらい、現場の意見を集めたうえで最終的な製品を決めると、導入後のミスマッチを防げます。
コスパを見極める際の比較基準
コストパフォーマンスを判断する際は、月額料金の安さだけでなく、参加可能人数や画面共有・録画機能の有無、セキュリティ対策などの機能面もあわせて確認する基準が重要です。安価なプランでも必要な機能が不足していると、結果的に上位プランへの変更が必要になり、想定外の費用がかかることがあります。
自社の利用シーンを洗い出し、必須機能と不要な機能を整理したうえで、複数製品の料金プランを比較することが失敗を防ぐポイントです。導入後のサポート体制やマニュアルの充実度も、長期的な運用コストに影響する要素として確認しておくとよいでしょう。価格だけで比較するのではなく、実際に自社の会議で使う機能を基準にすることで、コストパフォーマンスの高い製品を見つけやすくなります。
費用を抑えて導入しやすいテレビ会議システムの例
ここまで解説した費用相場を踏まえ、初期費用や月額費用を抑えながら導入できるクラウド型のシステムと、会議室に設置する専用端末をあわせて紹介します。
LoopGate
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に使える
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、誰でも簡単に使える操作性をコンセプトにした国内開発のテレビ会議システムです。専用機のワンタッチ操作で常時接続やオンライン会議に対応し、社内LANなどのオンプレミス環境からインターネット環境まで幅広く利用できます。同時接続地点が4地点までであれば追加費用なしで利用できるプランがあり、費用を抑えて導入しやすい点が特徴です。AESによる暗号化でセキュリティにも配慮されており、土日・早朝も対応するサポート体制が整っています。
お隣オフィス・お隣デスク
- 常時接続で向こうの様子がひと目でわかりリアルタイムに話せる
- パッケージ構成のため、たったの3ステップで簡単導入！
- 声掛けしやすく報連相もスムーズになり決裁までが早くなる
ギンガシステム株式会社が提供する「お隣オフィス・お隣デスク」は、本社と支店・工場など離れた拠点同士を常時接続し、オフィスの空間を共有できる拠点間常時接続システムです。テレビ会議システム「LoopGate」を常時接続向けに最適化したパッケージ構成になっており、機器一式がセットになっているため短期間での導入が可能です。声をかけやすい環境をつくることで報連相がスムーズになり、離れた拠点間のコミュニケーションコストの削減にもつながります。
PolyG7500 （ポリコムジャパン株式会社 (Poly)）
- 用途に応じ最適構成でき、既存機器とも互換。
- PC不要で主要ビデオ会議サービスに対応可能。
- 4K映像とPolyの技術で高品質な遠隔会議を実現。
PressIT360 （パナソニック コネクト株式会社）
- 4基のカメラで水平360度を撮影し、会議室全体を映像で共有。
- 7つのマイクで水平360度・半径最大5mの範囲をカバー。
- 5種類の映像モードを搭載し、AI機能で発言者にフォーカス。
JabraPanaCast （Jabra）
- 180°パノラマ視野とAIによる全員表示。
- USB接続で導入・運用が容易。
- 主要UCプラットフォーム対応、ハイブリッド運用支援。
Webex Room シリーズ （シスコシステムズ合同会社）
- 専用のキットにより４Kディスプレイと連携可能！
- 様々な画面に応じた共有をすることが可能！
- その人に合わせた空間をイメージ可能！
まとめ
テレビ会議システムの費用は、クラウド型なら月額数千円から、専用機器を導入するオンプレミス型なら初期費用が数十万円かかる場合があります。従業員50名規模の会社であれば、利用人数や会議室数にあわせてプランを選ぶことで年間費用を抑えられます。無料トライアルを活用し、機能と費用のバランスを確認したうえで自社に合った製品を選びましょう。
