テレビ会議システム導入後の４つの失敗事例
遠隔地会議の実現や、無駄な経費の削減のために導入されたテレビ会議ですが、導入して失敗してしまうのはなぜでしょうか。また、その原因はどのようなものなのでしょうか。ここからは、よくある失敗例を4つご紹介していきます。
失敗例１ 会議室がいつも予約されていて、いざという時に使えない
テレビ会議専用機はモニター・マイク・ネットワーク回線がセットになっているものであり、会議室に備え付けられている場合がほとんどです。加えて、高価なシステムである事から、企業での設置数は限られており、会議室の予約状況によっては使いたい時にすぐに使えないというケースが生じることがあるようです。
これらを防ぐには、「テレビ会議システム」と「Web会議システム」を使い分けることが大切です。決まった会議室や特定の設備が必要である分、高品質な音声・映像のやりとりが可能な「テレビ会議システム」と、テレビ会議ほどの臨場感はないものの、PCがあれば場所を問わず利用できる「Web会議システム」の利用に適した場面をマニュアル化しておく必要があるでしょう。
Web会議システムについて知りたい方は、こちらをご覧ください。
失敗例２ 海外など遠方での通信がうまくいかない
テレビ会議システムは安定した通信環境が魅力ですが、製品によっては上手く接続できない場合もあります。特に、海外など遠方とのやりとりにおいて上手く接続できない、会議中に突然接続が切れるなどのトラブルが発生する場合があるようです。
相手が海外の支社や取引先の場合、母国でない言語でやりとりをする場合もありますから、その弊害で更に会議に遅れが生じてしまったという事例もあるようです。導入前に必ず他社の導入事例や通信の安定性に関する情報をベンダーからヒアリングするようにしましょう。
テレビ会議システムの通信技術に興味がある方は、以下の記事もチェックしてみてください。
失敗例３ テレビ会議機器そのものが古くなり使いづらい
通信機器は、通信面、画像処理の速度、セキュリティー全てにおいて近年めざましい進化をとげています。テレビ会議機器を、発売初期の頃に導入した企業の場合、現在求められているスペックに機能が追いつかず、低コストで導入できるWeb会議をメインに切り替えるべきか議論になることがあるようです。
せっかくコストをかけて導入したシステムが埋没コストとならないよう、導入を考えているシステムのスペックが時間が経過しても継続使用するのに十分か、きちんと機能面・使いやすさを比較検討し、自社に合った製品を選定しましょう。
失敗例４ システム操作に手間取り、会議の進行に遅れが生じる
業務効率化の為にテレビ会議システムを導入し、いざテレビ会議を始めてみたら、支社に設置してあったモニターとテレビがつながらない。その後も、操作方法に手間取り、会議の開始が大幅に遅れてしまったというケースが想定されます。
こういった事態には、導入前にあらかじめ、テレビ会議のメリット・デメリット、操作方法のマニュアルを配布することや、ロールプレイング式の研修を導入するなどして、全社員にテレビ会議システムの利用方法を浸透させておくことが大切でしょう。
テレビ会議導入後の５つの成功ポイント
これまでは、テレビ会議システムのよくある導入失敗例をご紹介していきましたが、ここからは、導入に失敗しないための、システム導入の成功に向けた秘訣をご紹介していきます。
ポイント1 システム利用を促進させる体制を作る
社員に慣れるまで徹底的にシステムを使わせましょう。会議のたびに、違う参加者が操作する仕組みを作れば、短期間で社員全員が使えるようになります。実際にロールプレイング研修の際にも導入してみることも効果的でしょう。
ポイント２ 操作マニュアルの作成
導入しても、実際に製品が使われていなかったら、まったく意味がありません。社員の製品理解を深めるためにも、操作方法等のマニュアルを用意するなど、使い方を社員に示す対策を行いましょう。
ポイント３ ユーザビリティの高い製品を選ぶ
機能面重視とともに、初心者でも直感的に使える機能・デザインのシステムを選びましょう。テレビ会議システムは製品によって、多くの機能を搭載しているものがあります。そのため使い方が複雑になる可能性があるのです。
自社が一番必要としている機能は何か、使用感は良いかなど、利用が広がりやすい製品を選定しましょう。
ポイント４ Web会議とテレビ会議を使い分ける
テレビ会議は高品質な画質や音声に強みがありますが、専用ハードウェアを設置した会議室でしか利用できません。一方のWeb会議では、テレビ会議ほどの映像・音声品質はありませんが、PCとネット環境さえあれば場所を問わず利用できます。
重要な役員会議はテレビ会議システムで、社員間のちょっとした打合せにはWeb会議システムで対応するなど、それぞれの特性を把握して効率よく使い分けましょう。
ポイント５ 最新のシステムを導入する
システムの進化においていかれないよう、最新のシステム製品を選びましょう。近年では、企業に合った形に、カスタマイズできるシステムもあるようです。多くの製品を見比べてみることをおすすめします。
ここまで導入成功のポイントを紹介してきました。テレビ会議システムの導入後実施すべきことについても紹介していますので、チェックしてみてください。
失敗事例を参考にテレビ会議システムをうまく活用しよう！
テレビ会議システムの導入失敗事例の紹介から、導入失敗を防ぐ成功のポイントを解説してきました。テレビ会議システムは、Web会議システムと比べて高品質な音声・映像を利用することができますが、その分専用回線が必要になるなど導入コストが高くなる傾向にあります。
導入後に後悔しないためにも、実際の製品について十分なリサーチが必要と言えるでしょう。
