テレビ会議システムで研修を実施するメリット
テレビ会議システムで研修を実施すると２つのメリットを期待できます。それぞれのメリットを見ていきましょう。
移動にかかるコストや時間を削減できる
集合型の研修では、参加者・主催者の双方に以下のコストが発生します。
- 参加者
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- ■本社や会場への移動に時間がかかる
- ■仕事の合間を縫っての参加となるため、業務に負荷がかかる。管理者の場合、不在によるリスクが大きい。事態によっては機会損失につながる恐れがある
- 主催者
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- ■出張費や会場を借りた場合の費用などがかかる（たとえば、大阪→東京本社の出張時は往復３万円の交通費と宿泊費１万円ほどが発生）
- ■参加者のスケジュール調整に手間がかかる、適切な日時で会場を確保する必要がある
テレビ会議システムを導入すれば、参加者・主催者双方の業務効率化につながります。各拠点で研修に参加でき、研修担当者も参加者のスケジュールを擦り合わせる必要がありません。なによりも、出張費のコスト削減効果が大きいです。システムの利用で相当額の出張費を削減できるでしょう。
任意のタイミングで研修内容の確認・共有ができる
集合型の研修はその場限りであり、また、業務上参加できなかった人はその研修を受けることができません。しかし、テレビ会議システムであれば違います。システムの録音録画機能を活用すれば、研修内容を動画で見ることが可能です。また、研修内容を復習する手段としてもシステムを使えます。
さらに、研修の対象者以外も内容を閲覧できる環境をつくることで、企業全体の情報共有を促進でき、社員のスキルアップにつながるでしょう。
テレビ会議システムで研修する際のポイント
テレビ会議システムで研修するときに気を付ける３つのポイントを紹介します。
機材の選び方にこだわる
テレビ会議システムによる研修は対面型とは違い、マイクやカメラの性能の影響を受けやすいです。実施効果の高い研修にするためにも、性能を重視して機材を選んでください。ここからは、マイク・カメラ選びのポイントを見ていきましょう。
マイク：指向性の適したものを選ぶ
テレビ会議システムは音声のクリアさが重要です。マイクが話し手の音声をよく拾えないと、参加者は聞き取りづらいです。また、パソコン内蔵のマイクでは正面の音声のみを拾い、研修に適しません。
マイクが音声を拾える角度を「指向性」といいますが、無指向性は360°、単一指向性は正面のみ、双指向性は前後のみの音声を拾います。研修をスムーズに行うためにも、会場に適した指向性のマイクを選びましょう。
なお、指向性以外に「集音性」「ノイズキャンセル機能」「エコーキャンセル機能」も確認しましょう。それぞれの特性は以下のとおりです。
- 集音性
- 集音できる範囲を表す。集音性が高いと話し手が遠くにいても音を拾える
- ノイズキャンセル機能
- エアコンの空調音や資料をめくる音といった、さまざまなノイズを遮断する
- エコーキャンセル機能
- スピーカーから出力された音声が再びマイクに集音されないようにする
カメラ：パンチルトズームができるものを選ぶ
１対１のテレビ会議だと、パソコンやスマートフォンに内蔵されているカメラで十分です。お互いの顔がカメラに映ればいいので、それでも問題ありません。しかし、参加者の多い研修になると、内蔵カメラでは対応が難しいでしょう。内蔵カメラは、参加者全員の研修風景を写したり、カメラの向きを切り替えたりといった映像を映し出すのには不向きです。
そこで、テレビ会議の際は、パン・チルト・ズーム機能を搭載するカメラを選びましょう。レンズを上下左右に動かせ、望遠・広角もできるので、参加者一人ひとりの表情を捉えたり、テーブルの上にある資料の共有が可能です。
資料は画面共有する
テレビ会議システムでは、資料の共有が上手くいかないと「どこまで進んでいるのかわからない」という状態になりやすいです。そこで、システムの画面レイアウト変更機能を活用してください。主催者が各参加者に対し、画面の同期をあらかじめ行っておくのです。双方が同じ資料を共有しながら進められるので、齟齬のない研修が実現します。
テレビ会議システムで研修を実施した事例
遠隔地との情報共有や交通費や移動に伴う時間を削減するため、医療法人であるA社はテレビ会議システムを導入しました。これまでは、１つの施設に集まって会議やセミナーを開催していましたが、複数ある拠点のなかには離島も含まれています。全員参加がままならないときもあり、医療の品質を落としかねないと感じ、テレビ会議システムを導入します。
その結果、会議などを動画コンテンツとして配信する環境を構築でき、情報の均一化に役立っています。
全国でセミナーやイベントを主催するB社は、講演者とのスケジュール調整や移動時間・交通費の増大が問題でした。そこで、テレビ会議システムの導入を検討します。
テレビ会議を中継しセミナーを行えば、講演者は各地会場へ行く必要がありません。テレビ会議システムにより、調整が難しかったスケジュールの摺り合わせなどの課題をクリアできました。
テレビ会議システムで研修を実施しよう！
テレビ会議システムで研修をすると「コスト・時間の削減」「任意のタイミングで研修内容の確認・共有が可能」といったメリットがあります。システムで研修をするときは、機材の性能を重視し、資料は画面で共有してください。
いくつもの企業が研修にテレビ会議システムを使い、効果を実感しています。ぜひ、テレビ会議システムを使った研修をしてみてはいかがでしょうか。
