海外拠点とつながるテレビ会議システムの選び方！注意点も紹介

海外拠点とつながるテレビ会議システムを選ぶポイント

海外拠点とつながるテレビ会議システムを選ぶ際に重要なポイントを４つ紹介します。

回線が安定しているか

海外拠点とのテレビ会議において、映像・音声の安定は非常に大切です。映像・音声の遅延や切断といった不具合が頻繁に起こる状態では、スムーズなコミュニケーションは難しいでしょう。重要な情報を聞き逃し、生産性の低いテレビ会議になりかねません。

ベンダー選定時は海外拠点の展開に多くの実績をもつ企業を選びましょう。現地の回線事業者と提携している企業だと安心です。回線が安定しないからと、１度導入した回線の変更を行うのは大変です。導入に失敗しないよう、ベンダー選びは慎重に行いましょう。

多拠点接続は可能か

海外拠点とのテレビ会議を検討する場合は、多拠点接続に対応したシステムを選んでください。

テレビ会議は基本１対１のやり取りしか行えませんが、MCU (多地点接続装置)を搭載するテレビ会議システムであれば、いくつもの拠点と接続できます。また、MCUには内蔵タイプと専用機の２種類あります。内蔵タイプは接続できる拠点数が少なく、専用機は多くの拠点と接続できます。

製品により、接続可能な拠点数が異なるので、テレビ会議システムを選ぶときは、接続拠点数を考慮することが大切です。

サポート体制は充実しているか

テレビ会議システムを選ぶときは、サポート体制が万全なベンダーを選んでください。海外拠点とのテレビ会議では、時差の関係上、会議が早朝や深夜になるケースもあるでしょう。システムに不具合が生じた場合、早朝・深夜の対応ができないベンダーでは、ビジネスに支障をきたしてしまいます。

そこで、時差に関係のない24時間365日体制のサポートなら、安心してシステムを利用できます。さらに、多言語に対応する窓口であれば、どこの国で問題が起きてもサポートを受けやすいでしょう。

費用対効果は高いか

海外拠点とテレビ会議を行うとなると、コストはそれなりにかかるものです。システムによっては、導入・運用費用が高額になるケースもあります。テレビ会議システムを導入したものの、海外への出張費のコストのほうが安かった、という事態は避けたいものです。

しかし、価格の安さだけを重視してしまうと、十分なサポートが受けられないことも考えられます。そのような事態にならないよう、テレビ会議システムの機能や価格だけを重視せず、自社の業務形態や規模に合う製品を導入しましょう。

たとえば、拠点の規模に合わせて適切なシステムを選べる製品もあります。規模の大きい拠点にはテレビ会議システムを、小さい拠点にはWeb会議システムを、といった適材適所のサービスを提供するベンダーもあります。コストをかけるものだからこそ、十分な効果を実感できるシステムを選びたいものです。

海外拠点とテレビ会議を実施する際の注意点

海外拠点とのテレビ会議の際は、どのようなことに気を付ければ良いのでしょうか。２つの注意点を見ていきましょう。

時差に気を付ける

中国や韓国といったアジア諸外国とのテレビ会議の場合、あまり時差を気にする必要はありません。しかし、アメリカやヨーロッパなどの国々とテレビ会議をするとなると時差に気を付けなければいけません。

日中に会議を行う場合、相手側は早朝や深夜の可能性も高いです。国別の習慣や仕事に対する考え方にもよりますが、多くの場合、日本側が相手側の時差に合わせることになるでしょう。

また、テレビ会議をする場合は時間をしっかりと伝えてください。協定世界時「〇：〇（UTC）」や日本標準時「〇：〇（JST）」で時間を明記し、齟齬が生じないように努めましょう。

言語の壁を考慮する

海外拠点とのテレビ会議では英語を共通語としますが、齟齬なくコミュニケーションをするには、かなりのスキルが必要でしょう。英語の訛りが強かったり、会話のスピードが速かったりすると聞き取りづらく、スムーズなコミュニケーションは困難です。

このような場合は通訳サービスを利用し、同時通訳の方にオンラインで会議に参加してもらいましょう。コストを抑えたい場合は、クラウドソーシングや翻訳ソフトの活用をおすすめします。

クラウドソーシングは一般の方に同時通訳を業務委託でき、通訳サービスよりもコストを抑えられます。翻訳ソフトには無料や有料とさまざまなものがあり、インターネット上で入手可能です。

海外拠点とのやり取りにテレビ会議システムを採用した事例

A社は海外を含めると20以上の拠点をもつ企業です。出張費の削減だけでなく、社内コミュニケーションの向上や意思決定の迅速化を目標にテレビ会議システムを導入しました。導入後は、会議だけでなくミーティングや資料共有など、さまざまな場面でシステムが活用されています。

B社は全国に20社、アジアにも現地法人をもつ企業です。どんな場所でも安定した通信が可能なテレビ会議システムの導入を検討していました。導入後は、現地法人とのやり取りだけでなく、搭載機能を活用して社外の企業との情報共有などをしています。

テレビ会議システムで海外とのコミュニケーションを活発化！

海外拠点との接続を行うテレビ会議システムを選定するときのポイントは以下のとおりです。

• ■回線の安定性
• ■多拠点接続は可能か
• ■サポート体制の充実度
• ■費用対効果の高さ

海外拠点とテレビ会議をするときは時差・言語の壁に留意しましょう。

多くの企業が海外拠点とのやり取りにテレビ会議システムを導入しています。海外拠点と円滑なコミュニケーションのためにぜひ活用してみましょう。