テレビ会議の使い方｜会議だけじゃない「常時接続」「多地点接続」で使う！

テレビ会議の「常時接続」という使い方

テレビ会議システムを会議のためだけのシステムと考えていませんか？テレビ会議システムには常時接続の機能があり、定額のインターネット回線を利用することで、遠隔地の映像を流しっぱなしにすることができます。いくつかの企業は常時接続を利用して「窓」として使う方法を考え出しました。

遠隔地のオフィスを結ぶ

東京、名古屋、大阪に拠点を持つ商事会社Aの活用事例。同社では3拠点にテレビ会議システムを導入し、常時接続しています。壁にモニタを貼り付け、あたかも窓のように他のオフィス風景を確認できます。

モニタにはスピーカが内蔵されており、映し出されたオフィスの音が聞こえます。マイクもセットされており、遠隔地の社員を呼び出して、その場で立ち話も可能。話したい相手が着席していることを確認してから電話することもできます。「会社として一体感を醸成できた」と社員からは好評です。

在宅勤務の支援

ITサービスのB社。B社ではワークバランスやダイバシティに積極的に取り組んでおり、その一環として在宅勤務やサテライトオフィスを取り入れることにしました。しかし、人によっては在宅勤務に孤独を感じたり、業務に集中できなくなったりすることもあります。

そこで導入したのがテレビ会議システムです。本社と常時接続することで、互いにいつでも確認できます。上司や仲間とのおしゃべりも可能。B社では試験的な導入に成功し、順次対象となる社員を拡大しています。「常時接続により、妊娠中やけがでの療養中でも仕事ができた」と社員に支持されています。

テレビ会議の「多拠点接続」という使い方

テレビ会議システムは1対1での使い方を前提としており、3カ所以上は同時接続できません。しかし、企業の会議は常に2拠点でのみ完結するものではありません。3カ所以上の出席者が必要になる「多拠点接続」は多くあります。

この「多拠点接続」を可能にするのが地点接続装置(MCU＝Multipoint Control Unit)という設備です。MCUは接続している各拠点の映像・音声・その他のデータをまとめて受け取り、受け取ったデータに画面合成などの処理を加え、接続されている各拠点に送信します。

MCUを追加することで、それまでのテレビ会議システムを変更することなく多拠点接続が可能になります。 MCUの機能はクラウドからも提供されています。システム構築の必要がないため、拠点の統廃合が頻繁にある企業には便利です。

MCUで多拠点接続

中堅の薬品卸C社は東京本社と大阪支店にテレビ会議システムを導入し、会議に有効活用しています。同社ではお客様の要求で福岡営業所を設けることになり、会議の必要性から同種のテレビ会議システムを導入しました。

当初は東京本社と福岡、大阪支店と福岡というように個別に会議していましたが、これでは面倒と、追加購入したのがMCUでした。これで3拠点を結んだ会議が可能になり、経営層に喜ばれています。

多拠点接続は経営層ばかりではありません、部門別の会議にも利用されています。それぞれの営業部門で月に1回の部門会議を開催できるようになり、社員のコミュニケーションとモチベーションアップに役立っています。

クラウドで多拠点接続

インフラ工事事業者D社では、年に数回は新規工事が発生し、新しい事務所が建ち上がります。この頻繁な事務所開設に柔軟に対応するため、導入したのがクラウドから提供されるテレビ会議システムでした。MCU機能も採用し、本社と複数の事務所を接続し、定例会議を開くことができるようにしています。「現場社員の顔色を見たり、声を聞いたりすることで安心できる」と本社担当者は語ります。

まとめ

常時接続は「窓」のほか、アイディア次第で多彩な活用法が可能となります。オフィス風景を監視し、コンプライアンスに使用している企業もあります。新たなテレビ会議システムの活用、考えてみませんか？