テレビ会議のシステム導入後に行う5つのステップ

テレビ会議導入後の5つのステップ

ステップ１．接続拠点を設定する

テレビ会議導入後、最初に行うべきことは、接続拠点を設定することです。テレビ会議は、会議だけでなく、コミュニケーションツールとしても活用できます。

そのため、本社や支社、全国の営業拠点、海外拠点などと接続することで、出張コストや移動時間のタイムロスを削減することができます。導入したテレビ会議が設定している接続拠点数の上限を確認しておいた上で接続拠点を決定します。

拠点を決定することで、テレビ会議をどのような会議、コミュニケーションに利用するかを明確にしておくことができます。

ステップ２．必要な機器を手配、配布する

接続拠点を決定した後は、必要な機器を手配し各拠点へ配布します。必要な機器は、接続する拠点の数だけ必要になります。

テレビ会議を利用するために必要な機器は、システム本体とテレビ以外にも、専用のカメラやマイク、リモートコントローラーや各種ケーブルです。少人数であればPCなどで代用できる場合もありますが、大人数での会議には、大画面に映し出せるテレビや声を拾い取る機能の優れたマイクは必要不可欠です。

ステップ３．音声と映像を確認する

機器が揃ったら、音声と映像がどのぐらいの品質かを確認します。大半のテレビ会議は、クリアな音質と美しい映像を提供していますが、テレビ会議はネットワークを介したコミュニケーションです。万が一、ネットワークに何らかの干渉を受ける場合は、音が途切れることや映像がうまく映らない可能性もあります。

そのため、会議などで実用する前に、まずはいくつかの拠点とテスト接続し品質を確認することが重要です。

ステップ４．会議を開始する手順をルール化する

テレビ会議を導入している多くの企業では、会議室にシステムを設置しています。テレビ会議を利用しない会議も多く開催することから、テレビやマイク、システム本体などを使用しないときは収納していることも多いでしょう。そのため、誰でもテレビ会議を利用できるように、ケーブルの接続方法、マイクやテレビの設置場所など、細かい設置手順をルール化しておきましょう。

また、どのボタンを押すと会議をスタートできるか、など接続方法もマニュアル化します。多くの場合はワンボタンでスタートでき直感的に操作できますが、念のために用意しておくと安心です。

ステップ５．プレゼンテーション資料共有の設定を確認する

テレビ会議の中には、会議で使用するプレゼンテーション資料をテレビ画面に映し出せる機能が搭載されているものもあります。システム導入後は、事前に資料を映し出せるかどうか、その方法などを確認しておきましょう。

また、資料を映し出す際は、資料と参加者の両方を映し出すために画面が分割される機能もあります。画面上の資料に直接マーカーなどで書込みができたり、メモ書きを加えた資料をすぐに共有したりすることもできます。逆に機密情報などを含む重要な資料は、会議の場だけで共有して会議後は資料共有しないなどの選択も可能です。資料共有は細心の注意を払って正しい設定をしましょう。

導入後の接続確認と細かなルール化が重要

出張コストやタイムロスを大幅に削減するテレビ会議ですが、便利な機能や利用方法を理解していなければ、その価値を十二分に活かすことができません。

テレビ会議の導入を成功に導くには、今回ご紹介した5つのステップに基づき、早くから入念な準備を始めることが大切です。特に、機器の接続についてはリテラシーも大きく影響するため、細かなルール化は必須です。

状況によっては管理者が不在の遠隔地と結んで行われる会議で、情報漏えいにつながる可能性のある資料共有などについては、資料の取り扱いルールとシステム上の設定に差異がないか会議の主催者側、システムの管理者側が注意しなければなりません。テレビ会議は導入後の機器接続確認と社内への働きかけが重要となります。