【初めに】テレビ会議とWeb会議の違いを明確にしておこう！
テレビ会議システムとは、カメラやスピーカーを含む専用ハードウェアを特定の会議室に設置し、遠隔地にいる相手と高品質な音声・映像による会議ができるシステムです。一方、Web会議システムは、社員個人のPCにソフトをインストールしたり、ブラウザ経由で手軽に利用できる会議システムです。
「テレビ会議システムとWeb会議システムの違いを知りたい」「自社がどちらを利用しているのかよく分からない」という方は以下の記事を参照ください。
テレビ会議導入後にやるべき３つのステップ
早速、テレビ会議システム導入後に行いたい３つのステップを解説していきます。
ステップ１ 接続拠点を設定する
テレビ会議導入後、最初に行うべきことは、接続拠点を設定することです。導入したテレビ会議が設定している接続拠点数の上限を確認することで、接続拠点を決定することができます。
拠点を決定することで、テレビ会議をどのような会議、コミュニケーションに利用するかを明確にすることができます。
テレビ会議システムの仕組みについて詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。
ステップ２ 音声と映像を確認する
音声と映像がどのぐらいの品質かを確認しましょう。大半のテレビ会議は、クリアな音質と美しい映像を提供していますが、テレビ会議はネットワークを介したコミュニケーションです。万が一、ネットワークに何らかの干渉を受ける場合は、音が途切れることや映像がうまく映らない可能性もあります。
そのため、会議などで実用する前に、まずはいくつかの拠点とテスト接続し品質を確認することが重要です。
ステップ３ 会議を開始する手順をルール化する
テレビ会議システムは、会議室に専用ハードウェアを設置して使用します。誰でもテレビ会議システムを利用できるように、ケーブルの接続方法、マイクやテレビの設置場所など、細かい設置手順をルール化しておきましょう。
また、どのボタンを押すと会議をスタートできるか、など接続方法もマニュアル化します。多くの場合はワンボタンでスタートでき直感的に操作できますが、念のために用意しておくと安心です。
Web会議導入後にやるべき２つのステップ
ここではWeb会議システム導入後にやるべき２つのステップを紹介していきます。Web会議システムも気になっている方は是非参考にしてください。
ステップ１ 必要な機器を手配し備えておく
Web会議システムを利用する際に、少人数であればPCなどで代用できる場合もありますが、大人数での会議には、画面複用の大画面モニターや小さな音声を拾うための集音マイクが必要不可欠となります。
用途に合わせてうまく活用するためにも、対応する機材をしっかり手配し備えておきましょう。
ステップ２ プレゼンテーション資料共有の設定を確認する
Web会議では、会議で使用するプレゼンテーション資料を画面に映し出せる機能が搭載されているものもあります。システム導入後は、事前に資料を映し出せるかどうか、その方法などを確認しておきましょう。
また、資料を映し出す際は、資料と参加者の両方を映し出すために画面が分割される機能もあります。画面上の資料に直接マーカーなどで書込みができたり、メモ書きを加えた資料をすぐに共有したりすることもできます。
早速Web会議システムの製品を実際に見てみたい！という方は、以下の記事を参考にしてください。
テレビ会議システム導入後のステップを確認して活用しよう！
出張コストやタイムロスを大幅に削減するテレビ会議ですが、便利な機能や利用方法を理解していなければ、その価値を十二分に活かすことができません。
製品を活用するためにも、しっかり導入後のステップを確認しておきましょう。
