テレビ会議システムは企業規模で選び方が変わる理由
テレビ会議システムとは、離れた拠点同士を映像と音声でつなぎ、会議や打ち合わせを行うためのシステムです。企業規模によって会議室の数や参加人数、拠点の数が異なるため、必要な機能や台数、費用も変わってきます。まずはその考え方を整理します。
従業員数によって異なる必要な機能・台数
従業員が10名程度の会社であれば、会議室は1つか2つで済むことが多く、パソコンやタブレットに専用ソフトを入れるだけで運用できる小規模向けの製品が適しています。一方で従業員が増えるほど会議室の数や同時に接続する拠点数が増え、専用のカメラやマイクを備えた端末が必要になる場合があります。
例えば従業員10名の会社であれば1台の端末で全社の会議をまかなえますが、100名規模になると部署ごとに会議室が分かれ、複数拠点を同時につなぐ機能が求められます。このように従業員数と会議室の数を基準に必要な機能を洗い出すことが、システム選定の第一歩といえます。
小規模・中規模・大規模での導入ポイントの違い
小規模企業では初期費用や月額料金を抑えられるかが重視されるのに対し、中規模企業では複数拠点をつなぐ際の通信の安定性が重要です。大規模企業では、社内システムとの連携やセキュリティ対策、管理者による一括管理のしやすさが選定の基準となる傾向があります。
具体的には、従業員30名程度までは月額固定制のクラウド型サービスが導入しやすく、100名を超える規模では専用端末と会議室予約システムの連携が求められる場合があります。300名以上の企業では、情報システム部門が複数拠点の稼働状況を一元管理できる機能の有無を確認するとよいでしょう。
従業員10～30名規模の小さな会社に合うテレビ会議システムの選び方
従業員数が10名から30名程度の小規模な会社では、専門知識がなくても扱える手軽さと、費用を抑えられる料金体系が選定の中心となります。ここでは小規模企業ならではの比較ポイントを紹介します。
小規模企業が重視すべきポイント
従業員10名規模の会社では、専用の会議室を複数用意することが難しいケースが多く、パソコンやタブレットで手軽に始められるクラウド型のテレビ会議システムが向いています。導入や設定にかかる手間が少ないことも、情報システム担当者がいない小さな会社にとって重要な条件です。
また、少人数の会社では利用頻度が予測しにくいため、初期費用がかからず必要な分だけ料金を支払う従量課金制や、無料プランのあるサービスを候補に入れると導入のハードルを下げられます。実際に導入を検討する際は、操作画面がシンプルで、取引先とも簡単に接続できるかを確認するとよいでしょう。
30名規模でちょうどいい構成の考え方
従業員30名程度になると、会議室が1～2部屋設けられる会社が増え、専用のカメラやスピーカーフォンを備えた小型の会議室向け端末を1台導入する構成が扱いやすくなります。複数の部署が同時に社外と会議を行う機会も増えるため、同時接続数に余裕のあるプランを選ぶことがポイントです。
例えば、会議室に据え置き型のスピーカーフォンを1台設置し、外出先からはノートパソコンで参加する組み合わせであれば、大きな投資をせずに柔軟な働き方に対応できます。料金プランは接続拠点数や参加人数の上限を確認したうえで、余裕を持った規模のものを選ぶと安心です。
従業員50～100名規模の企業がテレビ会議システムを比較する視点
従業員50名から100名規模になると、部署をまたいだ会議や社外との商談が日常的に発生します。ここでは中堅規模の企業がテレビ会議システムを比較する際に確認したいポイントを紹介します。
50名規模で比較すべき機能
従業員50名規模の企業では、複数の会議室を同時に稼働させるケースが増えるため、拠点数や同時接続数に上限のないプラン、または上限が十分に大きいプランを選ぶことが重要です。あわせて、会議室予約システムやチャットツールなど、既存の業務システムとの連携のしやすさも比較の基準です。
具体的には、営業部門が商談で頻繁に使う場合は画面共有や録画機能の有無を、複数部署が使う場合は誰がいつ利用しているかを把握できる管理画面の有無を確認するとよいでしょう。導入前にデモやトライアルを利用し、実際の会議室での映像・音声の聞こえ方を確かめることをおすすめします。
100名規模での導入事例に見るポイント
従業員100名規模の企業では、本社と支社、あるいは複数のフロアをまたいだ会議が頻繁に行われるため、拠点間の接続の安定性が導入事例において重視される傾向があります。あわせて、部署ごとの利用状況を管理者が把握できる仕組みも導入の決め手になっています。
実際の導入事例では、営業部門の商談用と、会議室での社内会議用とで異なる端末を使い分ける企業もあります。100名規模になると利用者数も増えるため、操作に迷う社員が出ないよう、シンプルな操作画面のシステムを選び、導入時に簡単な説明会を実施する企業も多くあります。
300名以上の大企業・上場企業に向いたテレビ会議システムの特徴
従業員300名を超える大企業や上場企業では、複数の拠点や部署をまたいだ利用が前提となるため、管理体制やセキュリティ対策が整ったシステムが求められます。ここでは大規模企業ならではの選定ポイントを紹介します。
大企業が求めるセキュリティ・拡張性の確認基準
大企業では機密性の高い情報を扱う会議が多く、通信の暗号化やアクセス権限の設定など、セキュリティ対策が整っているかを事前に確認することが重要です。あわせて、拠点や利用者数が増えた場合にも柔軟に契約規模を拡張できるかどうかも、長期的な運用を見据えたポイントとなります。
例えば、社外の取引先とも会議を行う機会が多い企業では、参加者ごとにアクセス権限を細かく設定できる機能があると安心です。また、情報システム部門が全拠点の利用状況を一元的に監視できる管理画面が備わっているかどうかも、大規模な組織では確認しておきたい基準です。
上場企業での導入時に確認すべき点
上場企業では、内部統制やコンプライアンスの観点から、会議の利用履歴を記録・管理できる機能が求められることが多くあります。あわせて、取締役会や株主向けの重要な会議で利用する場合は、通信の安定性や録画機能の信頼性も選定時の確認事項です。
具体的には、会議の参加ログを一定期間保存できるか、外部からの不正アクセスを防ぐ認証機能が備わっているかを、導入前に運営会社へ確認するとよいでしょう。また、複数の部署や関連会社にまたがって導入する場合は、契約や請求を一本化できるかどうかも検討材料です。
グループ会社をまとめて管理できるテレビ会議システムの特徴
複数のグループ会社を持つ企業では、会社ごとにシステムが異なると管理が煩雑です。ここでは、グループ全体を一元的に管理できるテレビ会議システムを選ぶ際のポイントを紹介します。
拠点間の一元管理機能で確認したいこと
グループ会社をまたいで利用する場合は、本社の情報システム部門が各拠点の利用状況やアカウントをまとめて管理できる機能があると、運用の手間を大きく減らせます。契約や請求もグループ全体で一本化できるサービスであれば、経理処理の負担も軽減できます。
例えば、グループ会社ごとに個別契約を結んでいると、料金プランや操作方法がばらばらになり、社員が異動した際に混乱が生じることがあります。管理画面上で全拠点のアカウントや利用状況を横断的に把握できるシステムを選ぶことで、こうした課題を防ぎやすくなります。
グループ会社導入時に注意したい点
グループ会社ごとに従業員数や拠点の規模が異なる場合、全社で同じプランを一律に適用すると、費用や機能面で無駄が生じることがあります。会社ごとの利用実態に応じて、端末の台数やプランを柔軟に調整できるかを確認することが重要です。
また、グループ会社の中には海外拠点を持つ企業もあるため、多言語対応や現地の通信環境に適した接続方式に対応しているかも確認しておきたい点です。導入前に各グループ会社の担当者へヒアリングを行い、共通して必要な機能を洗い出したうえでシステムを選定すると、導入後のトラブルを防ぎやすくなります。
企業規模別に見るテレビ会議システムの製品例
ここまで紹介した規模別の選定ポイントをふまえ、小規模企業から複数拠点を持つグループ会社まで、幅広い企業規模に対応できるテレビ会議システムの例を紹介します。
LoopGate
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に使える
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、専用機・パソコン・タブレットから会議に参加できるテレビ会議システムです。多地点接続サーバの導入が不要で、直感的な操作を重視した設計により、情報システム担当者がいない小規模企業から複数拠点をつなぐ企業まで幅広く導入されています。通信の暗号化に対応しており、社内LANなどのオンプレミス環境でもインターネット環境でも利用できるため、セキュリティを重視する企業でも検討しやすいシステムです。会議のほか拠点間の常時接続やリモート窓口など、企業規模や用途に応じた活用方法を選べる点も特徴です。
お隣オフィス・お隣デスク
- 常時接続で向こうの様子がひと目でわかりリアルタイムに話せる
- パッケージ構成のため、たったの3ステップで簡単導入！
- 声掛けしやすく報連相もスムーズになり決裁までが早くなる
ギンガシステム株式会社が提供する「お隣オフィス・お隣デスク」は、本社と支社・工場など離れた拠点同士を常時接続し、オフィスの空間を共有できるシステムです。テレビ会議システム「LoopGate」をベースに、常時接続に必要な機器をセットにしたパッケージとして提供されており、離れた拠点にいる社員の在席状況を把握しながら、必要なときに声をかけられる環境をつくれます。複数の拠点やグループ会社を持つ企業が、拠点間のコミュニケーションを日常的に維持したい場合や、部署間の心理的な距離を縮めたい場合に適したシステムです。
JabraPanaCast （Jabra）
- 180°パノラマ視野とAIによる全員表示。
- USB接続で導入・運用が容易。
- 主要UCプラットフォーム対応、ハイブリッド運用支援。
Poly Studio シリーズ （ポリコムジャパン株式会社 (Poly)）
- セットアップ自体が簡単に行えるので届いたらすぐに使用できる
- サポートが充実しているので不明点があっても問題ない
- ZOOMなどと高性能のコラボレーションツールがある
Webex Room シリーズ （シスコシステムズ合同会社）
- 専用のキットにより４Kディスプレイと連携可能！
- 様々な画面に応じた共有をすることが可能！
- その人に合わせた空間をイメージ可能！
TV会議専用端末サービス （ソフトバンク株式会社）
- 会議室の専用端末でワンタッチ参加。
- 大画面とカメラで遠隔地と顔を見ながら会話。
- 導入から運用保守までソフトバンクが支援。
まとめ
テレビ会議システムは、従業員10名程度の小規模企業から300名以上の大企業、グループ会社まで、規模に応じて重視すべきポイントが異なります。小規模企業は費用と手軽さ、中堅企業は拠点間の安定性、大企業はセキュリティと一元管理のしやすさを基準に、自社の規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。
