Web会議って何？ 利用するには何が必要なの？
Web会議システムはインターネットを利用して、遠隔地にいる相手と音声や映像でミーティングできるツールです。音声や映像だけではなく、同じデータをモニタ上で見たり、アプリケーションを操作したり、モニタ画面を遠隔地から操作することもできます。ミーティングのみならず、セミナーや研修、ヘルプデスク、在宅勤務などにも活用されています。
システムの構築には、パソコンにWeb会議用のソフトウェアをインストールして、Webカメラとヘッドセットを接続します。これだけです。大がかりなシステム構築の必要がなく、手軽に開始できるのが特長です。
Web会議システムの基本的な機能とは？
ここでは基本的な各機能についてクローズアップしながら、それぞれの詳細について詳しく解説していきます。無料でトライアル（試用）できる製品も多いので、導入前に機能面や音声・映像の品質面、操作性、そしてセキュリティ面なども含めて比較してみるのもよいでしょう。
機能１．リアルタイムな対面コミュニケーション
Web会議システムの最も基本的な機能は、音声と映像の共有によって、離れた相手ともリアルタイムのコミュニケーションを可能にすることです。ここでは、機能自体よりも品質が大きな問題となります。
使用目的に見合う品質が確保されているか、音声が途切れたり、映像が乱れたりしないか、この点を確実にチェックしておくことが大切です。
なおWeb会議システムは、ネットワークの環境や混雑状況などによって音声・映像の品質も大きく左右されます。そのため、導入にあたっては、IT部門の担当者なども交えて検討を行う必要があります。
機能２．情報共有をスムーズに進めるホワイトボード機能
会議資料などを共有する際には、ファイル転送機能を使うと便利です。会議中に追加の資料が必要になった場合や、話題に上った資料をその場で配付する場合などに活躍します。
一方、参加者全員で同じ画面を見ながら、テキストや図形を使ってコミュニケーションをしたい場合は、ホワイトボード機能が便利です。入力には使い慣れたマウスやキーボードのほか、ペンタブレットなども利用できます。
机を囲んで図やフローチャートを書きながら議論するのと同じように、目に見える形で情報を共有し、会議を進めていくことができます。このほか、ショートメールのように文字情報をやり取りできるテキストチャット機能もあります。
機能３．リモート操作、サポート対応の機能も充実
相手が見ている画面を自分のパソコンに表示できる機能です。また、相手のパソコンをリモート操作することもできます。アプリケーションの操作方法を教えたり、トラブルの状況を説明したりするときに便利です。
また、この機能を社内のヘルプデスクなどに応用すれば、新しいアプリケーションの導入がスムーズに行えるほか、トラブル時の対応も容易になり、サポートに関するIT管理部門の業務負荷を大幅に軽減することが可能になります。
機能４．システム全体で担保するセキュリティ機能
Web会議システムでは、ネットワークを通じて手軽に会議が行えるのはよいのですが、セキュリティ対策がしっかりしていないと、重要な会議には使うことができません。Web会議システムは、会議の内容を暗号化する機能がある製品がほとんどです。
ただしセキュリティに関していえば、機能そのものよりも、機能の確実な利用を社内に周知徹底することがより重要になります。また、システムの種類にもよりますが、基本的には端末側だけではなく、システム側でもセキュリティを担保することが運用の前提となります。
オンプレミス型の場合は導入する企業・組織のポリシー（方針）に沿ったセキュリティ対策が可能です。一方で、クラウド型の場合は提供事業者によってセキュリティのレベルが異なるため、導入前によく確認しておくことが大切です。
Web会議とテレビ会議の違いとは？
Web会議とテレビ会議（ビデオ会議）。どちらもネットワーク経由で実際には会うことなく、離れた拠点間の映像＆音声の会議を開催できますが、それぞれのメリットにより適した活用法が変わってきます。ここでは「Web会議とテレビ会議の違い」を解説していきます。
どんな端末で会議を行う？
Web会議とテレビ会議の一番の違いは、会議のための端末（カメラやマイク）にあります。
- ■テレビ会議
- 端的に言ってしまえば、会議専用のための端末を用意しなければならないのがテレビ会議です。専用カメラ・マイク・大画面のディスプレイなどもあわせ、全体的にイニシャルコストが高くなるのが特徴です。また、専用端末を設置したテレビ会議用の会議室を用意する必要があります。「一部の参加者のみモバイル端末で」という混在も可能ですが、ベースとしては専用端末が必要になります。
- ■Web会議
- 一方、Web会議は、PCやスマートフォン、携帯電話、タブレットを端末として活用します。スマートフォンや携帯電話、タブレットは、マイクやカメラが標準搭載されていますし、内蔵カメラがないPCでも外付けのWebカメラやヘッドマイクを用意すればよいことから、Web会議開催のための端末の用意が比較的簡単に、低コストで行えます。
導入形態は？
- ハードウェア導入のテレビ会議
- テレビ会議は端末だけでなく、多地点でのテレビ会議開催のために、MCU（Multipoint Control Unit）と呼ばれる多地点接続サーバも必要となるなど、カメラ、マイクも含め、「ハードウェアを特定の会議室に設置する」という導入形態となります。
- Web会議は導入形態が2種類
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一方、Web会議には2つの形態があります。1つは、「オンプレミスでサーバを設置する」というもの。社内のサーバにWeb会議用のソフトウェアをインストールし、端末（クライアント）からはブラウザで接続するという形態です。
もう1つは「クラウドサービスを活用する」というもの。サービスとして提供されているWeb会議にID/パスワードなどでログインし、Web会議を開催するというものです。
オンプレミスのWeb会議はソフトウェアライセンスを購入しサーバを立てる必要がありますが、ユーザ数が多い大企業ではクラウドサービスの毎月の「利用料」×「ユーザ数」を考えるとオンプレミス運用の方がTCOに優れているケースも出てきます。
どのような回線を使う？
- テレビ会議
- 専用端末を活用するテレビ会議では、基本的には企業のネットワークを活用します。拠点により、インターネット回線だけでなく、専用線、VPN回線などを活用することとなります。特にHD品質のテレビ会議の場合は、高画質・高音質での会議開催が可能になる一方、当然のことながらネットワークの帯域への負荷は大きなものとなります。
- Web会議
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Web会議の場合、オフィスにおけるPCや、Wi-Fi接続が許されたモバイル端末を活用する場合は、テレビ会議同様、企業ネットワークに接続します。
一方、外出先からの会議参加の場合は、外部ネットワーク（例：公衆無線LANや企業で契約したモバイルネットワーク）を活用したり、スマートフォン、携帯電話のモバイル回線を使用したりすることとなります。そのため、太くない帯域でも会議を開催できるようなしくみが採用されていることが主流です。
資料の共有など機能の違いは？
- 大きな違いは無い
- もともと大人数が参加するケースも想定して開発されたテレビ会議は「資料共有」「録画」などの機能が整っていました。しかし、Web会議でも同様の機能は提供されているケースがほとんどです。しかし、テレビ会議の方が画質が優れ大画面で資料共有しやすいというように、どの程度まで画面で資料が見れるのかといった程度の差は出てきます。
- 多人数活用ではテレビ会議の方が便利な場合も
- その他、1台の端末で1名からせいぜい数名が参加するWeb会議に比して、多数の参加者がいるケース向けに「マイクから遠いところで発言した音声も、大きめに補正する」「音を感知して発言者の方にカメラを向ける」などの会議の臨場感を生み出すことのできる機能を持つテレビ会議もあります。
これで納得！ Web会議の歴史と進化
Web会議システムは現在では、オンライン商談、非訪問営業、ユニファイドコミュニケーションでも活躍しています。ここでは、Web会議システムの歴史を紹介します。
Web会議の誕生
2000年ごろ、ある会社が、オンラインショッピングの隆盛とその効率化にビジネスチャンスを感じて、Web会議システムを開発しました。パソコンから画像や動画を受け取るだけではなく、店員とオンライン商談ができる装置を提供したら、売れるだろうと確信したのです。
また、ある会社は海外拠点と日本のコミュニケーションに課題を感じ、Web会議を自ら開発しました。すでに出回っていたテレビ会議ではあまりに高価で、導入が困難でしたが、Web会議であれば簡単に構築・導入できます。
これら開発の背景にはインターネットのブロードバンド化があります。Web会議には太く安定した回線が不可欠です。電話回線レベルでは快適にコミュニケーションはできません。しかし、2000年代から一気にブロードバンド化が進み、通信環境が整いました。
もちろん、パソコンも普及していましたし、ヘッドセットやWebカメラも登場していました。これら機器と通信回線を組み合わせてWeb会議システムを構築することは、比較的容易なことでした。
Web会議の進化
Web会議の現状と期待される役割について説明します。
- ワークスタイルの革新
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遠隔地のお客様に自席で対応するオンライン商談や非訪問営業などをWeb会議が可能とします。Web会議を利用することで、災害時に出社することなくお客様サービスが可能となります。自宅はもちろん、Web会議はサテライトオフィスにも活用できます。
サテライトオフィスでの活用方法は、打ち合わせばかりではありません。サテライトオフィスの壁にWeb会議のモニタを設置して本社オフィスの映像を流し、同様に本社オフィスの壁にサテライトオフィスの映像を流し続けます。これにより、Web会議のモニタが窓となり、一緒に働いている雰囲気を醸成できます。
- ユニファイドコミュニケーション
- ユニファイドコミュニケーションとは、複数の通信手段やコミュニケーション手段を統合する概念であり技術です。コミュニケーション手段には、電話、IM（インスタントメッセージ）、プレゼンス（在籍情報）などがあり、Web会議も重要なアイテムとなっています。
- WebRTC
- WebRTCは、Webブラウザ上でビデオ/オーディオの通信やデータ通信を行うための規格です。WebRTCの活用によって、Web会議がさらに身近になろうとしています。今後注目のキーワードの1つです。
Web会議システムで解決できる課題と導入メリット
対面式の会議では、参加者が一カ所に集まる必要がありました。移動時間のロス、交通費などのコスト増といった問題や、テレビ会議システムを行うにしても、導入や運用のコストがかさみ、機器のセッティングなどの手間が必要となるという問題があります。これらの課題を解決する方法としてWeb会議システムの導入が考えられます。
そこで、Web会議システムで解決できる課題と導入メリットをご紹介します。
Web会議システム導入前の課題
Web会議システム導入を検討する前に、通常の対面式の会議やテレビ会議にはどのような課題があるか、確認しておきましょう。
- 課題１．会議を始めるまでに手間や時間がかかる
- 対面式の会議では参加者が集合するまでに時間がかかります。またテレビ会議の場合は事前に機材のセッティングなどの手間も必要です。
- 課題２．その場にいる者しか会議に参加できない
- 対面式の会議の場合、会議が行われる場所にいる人しか会議に参加できません。また議事録では会議の雰囲気など微妙なニュアンスが十分伝えられません。
- 課題３．導入／運営コストが大きい
- テレビ会議システムの導入には導入／運用の双方に大きなコストがかかり、それに見合った費用対効果が得られるかどうかわかりません。またシステムを運用するための場所を確保する必要もあります。
Web会議システムの導入メリット
上記のような課題を解決するために、Web会議システムにできることと導入のメリットを紹介します。
- メリット１．テレビ会議より気軽に自席から会議に参加できる
- Web会議システムは事前にサーバ側でシステムを導入しておけば、クライアント側はソフトウェアをインストールし、Webカメラとヘッドセットを用意するだけで会議参加の準備が整います。
いったんこれらの準備を済ませておけば、次回以降はシステムにログインするだけで手軽に会議に参加できるようになります。特別な機密性を要求されるものでなければ、わざわざ会議室などに足を運ばなくても、自分の席のパソコンから即座に会議へ出席できます。
参加者がそれぞれのPCから参加する際には、ホワイトボード機能やファイル共有の機能が便利です。同じファイルに共同作業する際もスムーズです。また自分のパソコンから会議に参加できるため、会議に必要な資料を事前に取りそろえる必要もありません。
使用方法も簡単ですから、会議参加者には特に高いパソコンスキルは求められません。ファイルを開く、Webブラウザを使用するといった基本的なスキルがあれば十分です。
- メリット２．遠隔地、外出先、在宅勤務など、どこでも活用可能
- Web会議システムは、ノートパソコンに所定のソフトウェアをインストールしておくことで、ヘッドセットを所持していればどこからでも会議に参加することが可能になります。遠隔地からわざわざ会議場へ足を運ぶ必要もありませんし、外出先から、自宅から、あるいは客先、製造現場からの会議出席も可能です。もちろん条件さえ整えば海外からの出席も可能です。
このため会議だけではなく、本社—支社、支社間、部門間といったシームレスなミーティングにも活用することが可能となります。
- メリット３．低コストでシステムの構築・運用が可能
- IT部門の担当者にとってもWeb会議システムは魅力的な機能を備えています。
Web会議システムにはサーバを含めた一般的なシステム構築を伴う「オンプレミス型」と、Webを通じてサービスのみが提供される「クラウド型」がありますが、いずれもテレビ会議システムと比較して圧倒的な低コストで導入が可能です。
またソフトウェアのバージョンアップや契約内容の変更により、テレビ会議システムに比べて会議参加人数や対応拠点数を増やす際のコストも圧縮しやすくなっています。テレビ会議システムのようにテレビカメラ、マイク、スピーカーといった固定装置がないため、拠点の移転も容易というメリットがあります。
最適なWeb会議システムの選び方
コミュニケーションや情報共有の促進、出張コストの削減、ワークスタイル変革など、さまざまなメリットがあるWeb会議システム。昨今、導入企業がだんだんと増えてきています。
一方、導入を検討している企業の声でよくあがるものとして、「どの製品を選べばいいか？」という悩みがあります。そこで、ここではWeb会議システムを選定する際に知っておきたい製品の提供形態、注意するポイント、そして社内稟議で必要になる導入前とのコスト比較について解説します。
現状別のWeb会議システム選定ポイント
既にWeb会議システムを利用中の場合
既にWeb会議を導入済みの場合、現状の使い方にWeb会議の機能やスペック、料金がマッチしているかを確認する必要があります。
例えば、活用スタイルが「1対1」が主流であり、同時に多人数が参加するWeb会議を開催しない企業が、多数の同時接続数のWeb会議を活用していると、過剰スペックとなり余計なコストがかかっていることになります。（災害などの緊急時のことを考慮して、リスクヘッジのために多めにライセンスを購入している場合も、ライセンス数を柔軟に変更できるクラウドサービスへ乗り換えることで、コストを抑えるという方法もあります）
あるいは、10～20名程度の参加人数の会議が主流の場合、会議用資料の共有機能が弱いWeb会議では円滑な進行が望めません。多くのWeb会議は無料で試用できるので、現状のWeb会議と「使い勝手」「価格」を比較するとよいでしょう。
無料ツールを利用中の場合
もともと個人利用者向けにスタートしたサービスをWeb会議の代わりに活用しているというケースもあるでしょう。この場合、注意しなければならないのは、企業のセキュリティポリシーとして無料のアプリケーションの業務利用が認められているかという点です。
無料のアプリケーションであっても、ファイルの共有などもできるため、Web会議の代替としては手軽ではありますが、IT管理者が知らないうちに業務活用している“シャドーIT”では、いざ情報漏洩が発生した場合、大きな問題になってしまいます。
テレビ会議システムを利用中の場合
専用のシステムを会議室に設置するテレビ会議は、Web会議に比べ音声や画像の品質に優れているといったメリットがある反面、「会議室でないと開催できない」「操作が難しい」「ネットワークの帯域を専有しがち」「導入コストが高い」といった課題もあります。
テレビ会議システムの入れ替え時には、Web会議に見直す企業も増えています。「奥行きのある会議室に大人数が集まって会議に出席する」といったケースでは、Web会議で対応するのは難しいですが、活用頻度が低かったり、少人数同士での会議が多かったりするのであれば、Web会議への乗り換えも選択肢となります。
テレビ会議システムからの乗り換えによって、一部の会議室だけに設置されている会議システムをすべての会議室に設置、また、自席のPCから参加したり、営業マンが外出先からノートPCで参加することもできるようになります。
遠隔会議システムを利用していない場合
これからWeb会議の導入を検討している場合は、まず「どのような使い方をしたいのか」「何人くらいの規模で使用するのか」を明確にする必要があります。それにより、必要な機能とライセンス数・ライセンス形態が変わってきます。
例えば、在宅勤務者など、特定のユーザだけが活用するのであれば、登録したユーザにIDを配布するタイプのWeb会議がよいでしょう。一方、「協力会社など組織を超えてWeb会議を行いたい」「地方の学生の採用面接をWeb会議で行いたい」というように、不特定のユーザが参加することを想定するならば、参加者を招待できるタイプのWeb会議である必要があります。
導入前とのコスト比較の手順
Web会議システムの大きなメリットに出張コスト削減があります。システム導入によって、いくらコストを削減できるか試算してみましょう。試算は難しくありません。次の数値を用意します。
- ・会議の頻度（1ヶ月あたりの平均回数）
- ・出張1回の交通費（1人あたりの平均）
- ・出張1回の宿泊費（宿泊しない場合も含めた1人あたりの平均）
- ・出張1回の出張手当（1人あたりの平均）
- ・出張1回の人数（会議1回あたりの平均人数）
たとえば会議は月1回、大阪支店から東京本社まで日帰りで交通費は片道15,000円、出張手当は5,000円、社員の数は2人とします。
（交通費15,000円 × 2 ＋ 出張手当5,000円）× 社員2人分 × 月1回
以上で、70,000円が導入前の1ヵ月あたりの出張コストです。年間では840,000円。
これと、Web会議システムのコストを比較します。オンプレミスの場合は何年で償却できるかがわかります。クラウドの場合は月々の使用料金と簡単に比べることができます。
なお、出張をWeb会議システムに置き換えることによる、生産性の向上にも注目してください。ムダな移動時間をビジネス活動に当てることができます。
製品ごとに比較するべきポイント
資料を収集したり、ベンダに問い合わせて、以下の機能を確認しましょう。
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■セキュリティ
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会議では機密情報のやり取りが多いものです。セキュリティレベルの確認は必須となります。
自社のセキュリティポリシーに即したシステムを選択しましょう。
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■映像の品質
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Web会議システムの映像仕様には「SD映像」と「HD映像」という用語が使われています。
SD映像はスタンダード、HD映像はハイディフィニションの意味です。
高精細な画像を望むのであればHD映像を選択します。
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■操作性
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簡単なステップでWeb会議を開始できる製品を選択しましょう。
トライアルで確かめることをお薦めします。
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■サポート体制
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ベンダのサポート体制も重要です。
サポート時間が長い、日本語対応、提案力などを比較します。
まとめ ～ コスト削減だけではない 目的に合わせた製品選びを！ ～
Web会議システムの活用によるコスト削減のメリットはわかりやすく注目されがちですが、Web会議システムによってワークスタイルを変革することもできます。多様な働き方を実現することは、結果として企業の生産性を向上させてくれます。そのような利用を想定しているのであれば、製品選びはセキュリティ面を重視する必要があるでしょう。
Web会議システムを提供するベンダは数多くあり、製品にはそれぞれ個性があります。しっかりした視点を持って絞っていきましょう。
