クラウド型Web会議システムとは
クラウド型Web会議システムとは、インターネット経由で利用できるWeb会議システムのことです。専用サーバーを自社で構築する必要がなく、PCやスマートフォン、タブレットから会議に参加できます。
クラウド上で提供されるため、初期費用を抑えやすく、拠点間会議やテレワーク、社外とのオンライン商談にも活用しやすい点が特徴です。システムの保守やアップデートはベンダー側で行われるため、運用負担を軽減しながらWeb会議環境を整えられます。
以下の記事でWeb会議システムについて詳しく解説しているため、ぜひご覧ください。
クラウド型とオンプレミス型の違い
Web会議システムには、インターネット経由で利用するクラウド型と、自社サーバーに構築して運用するオンプレミス型があります。導入コストや運用負担、カスタマイズ性などに違いがあるため、自社の利用目的やセキュリティ要件にあわせて選びましょう。
| 比較項目 | クラウド型 | オンプレミス型 |
|---|---|---|
| 導入方法 | インターネット経由でサービスを利用する | 自社サーバーにシステムを構築する |
| 初期費用 | 比較的抑えやすい | サーバー構築費などで高額になりやすい |
| 運用・保守 | ベンダー側で対応するため負担が少ない | 自社で保守・管理する必要がある |
| 導入スピード | 短期間で利用開始しやすい | 構築や設定に時間がかかりやすい |
| カスタマイズ性 | 標準機能の範囲で利用するケースが多い | 自社要件にあわせて柔軟に調整しやすい |
| セキュリティ | ベンダーのセキュリティ体制を確認する必要がある | 自社のセキュリティポリシーにあわせて管理しやすい |
| おすすめの企業 | 低コストで早く導入したい企業 | 高度なセキュリティや独自要件を重視する企業 |
クラウド型のメリット
この記事では、クラウド型についてのメリット・デメリットを解説します。まず、メリットは以下のとおりです。
- ■どこからでも会議ができる
- ■常に最新バージョンのサービスが利用可能
- ■コストを抑えて導入できる
それぞれ解説します。
どこからでも会議ができる
クラウド型Web会議システムで必要なものは、インターネット環境だけです。パソコンだけでなく、スマートフォン端末やタブレット端末からアクセスできるため、どこからでも場所を選ばず会議が可能です。 スケジュールの組みやすさや移動費の節約といったメリットが享受できるでしょう。
常に最新バージョンのサービスが利用可能
常に最新バージョンにアップデートされている点も、クラウド型Web会議システムのメリットの一つです。クラウド型Web会議システムは、サービス提供者が新機能を追加・管理します。不具合が起きた場合も、アップデートすることで最新のサービスが利用できます。
システムのメンテナンスやアップデート費用が月額料金に含まれており、追加料金を支払う必要もありません。
コストを抑えて導入できる
クラウド型Web会議システムは最短１か月から利用できるため、コストを抑えて導入できます。自社で管理やメンテナンスが必要なオンプレミス型と違い、月額料金さえ支払えばすぐに利用可能です。費用がかかりがちなサーバ管理も必要なく、運用コストもあわせて抑えられます。できるだけ費用をかけずに運用したい企業におすすめです。
クラウド型のデメリット
クラウド型Web会議システムのデメリットは以下のとおりです。
- ■急にサーバが落ちる可能性がある
- ■セキュリティ面で自社ならではのカスタマイズがしにくい
それぞれ解説します。
急にサーバが落ちる可能性がある
クラウド型Web会議システムは、製品提供者側がサーバを構築しているため、高負荷がかかったときに落ちてしまう可能性があります。メンテナンス日時や復旧日時が決まるタイミングは、製品提供会社次第です。 より安定したサーバ運用のうえでWeb会議を開きたい場合は、オンプレミス型の導入が向いているでしょう。
セキュリティ面で自社ならではのカスタマイズがしにくい
クラウド型Web会議システムは、セキュリティ対策を製品提供会社側に一任することになります。そのため、自社のセキュリティポリシーに沿った製品を選ぶ必要があります。 重要な会議や機密情報が含まれる会議を開く場合は、自社でサーバをカスタマイズ可能なオンプレミス型をおすすめします。
クラウド型Web会議システムの選び方
クラウド型Web会議システムを選ぶポイントは、以下の４つです。
- ■開催予定Web会議の規模はどのくらいか
- ■セキュリティ対策はあるか
- ■サポート体制は充実しているか
- ■機能と価格のバランスはどうか
それぞれ解説します。
開催予定Web会議の規模はどのくらいか
開催予定のWeb会議について、人数や時間などの規模を整理しておくことが大切です。クラウド型Web会議システムは製品により、会議人数や参加人数は制限されています。また、大規模なセミナーや研修を行う際は参加人数が多くなるでしょう。事前に会議の規模について調査してから、システムを選定してみましょう。
セキュリティ対策はあるか
近年では、情報漏えいを代表とするさまざまなサイバー犯罪が横行しています。 クラウド型Web会議システムは、インターネット回線さえあれば会議ができるサービスのため、セキュリティ対策がしっかりしている製品を選びましょう。
通信の暗号化や参加人数の制限など、製品によってさまざまなセキュリティ対策方法があります。多方面でのセキュリティの確保ができる製品がよいでしょう。
サポート体制は充実しているか
製品を利用するうえで、サポート体制が充実しているかも重要な選定ポイントの一つです。運用に不安がある場合は、疑問や質問に対し丁寧に教えてくれるサポートを選びましょう。万が一のトラブルに備え、サポート体制の充実具合を確認することをおすすめします。
機能と価格のバランスはどうか
クラウド型Web会議システムには、以下のような機能が搭載されています。
- ■録画機能
- ■バーチャル背景
- ■待機室機能
- ■アンケート機能
- ■アプリ連携機能
自社の導入目的と照らしあわせ、機能と価格のバランスがとれた製品を選ぶことをおすすめします。
クラウド型Web会議システムを徹底比較
ここでは、ITトレンドがおすすめするクラウド型Web会議システムを紹介します。会議規模や価格なども比較しているので参考にしてください。
LoopGate
- ワンタッチ操作で誰でも簡単に使える
- コピー機や電話機と同じく、いつでも当たり前に使える
- 国内自社開発＆毎日サポートで安心して使える
ギンガシステム株式会社が提供する「LoopGate」は、簡単な操作で利用できる国内開発のWeb・テレビ会議システムです。クラウドやSaaSに対応し、高品質な映像・音声で拠点間の会議や常時接続、リモート窓口など幅広い用途に活用できます。オンプレミスや閉域網にも対応しているため、セキュリティ要件にあわせて運用環境を選びたい企業にも適しています。
LiveOn （ジャパンメディアシステム株式会社）
- 『ASP・SaaSクラウドアワード2013』 グランプリ受賞
- 2015～2017年には稼働率100％を達成
- AESを使用した暗号化によるセキュアな通信
B-Room （株式会社Bloom Act）
- URL共有・ワンタイムパスワードの2通りの接続方法に対応
- クライアント向けのコンシェルジュサービスも提供
- オンライン化による削減コストを可視化
V-CUBEミーティング （株式会社ブイキューブ）
- アプリをインストールしなくてもブラウザ版を使用可能
- 専用URLを送付するだけでゲストを招待
- IPアドレス制限による強固なセキュリティ
ベルフェイス （ベルフェイス株式会社）
- 電話で簡単に商談開始でき、ITスキルも不要。
- 大手金融機関が導入する安心のセキュリティ
- デジタル技術で営業プロセスを刷新し、生産性と顧客体験を向上。
SOBA ミエルカ・クラウド （株式会社SOBAプロジェクト ）
- 初期費用無料の月額定額制
- インストール不要でブラウザから利用可能
- 業界唯一のカスタム対応を実現。
Zoom （ZVC JAPAN株式会社）
- 場所を選ばずWeb会議！スマホやタブレットでも利用可能
- チャット機能も充実！ファイルやテキストのやり取りも自由自在
- セキュリティも！管理者機能で参加者のアクセスをコントロール
GoogleMeet （グーグル合同会社）
- 無料でも回数制限なし！まずはお試し利用も可能
- スマホからでも利用可能！場所を選ばず気軽に会議
- 高度なセキュリティ機能が充実！安心して導入できる
Microsoft Teams
Microsoft Teamsは、Web会議に加えて、チャットやファイル共有、共同編集などに対応したコミュニケーションツールです。WordやExcel、PowerPointなどのMicrosoft 365製品と連携しやすく、社内のグループウェアとしても活用できます。
まとめ
クラウド型Web会議システムを導入する際には、機能やメリットなど、製品を比較したうえでの検討をおすすめします。クラウド型Web会議システムの利便性を享受するためには、自社に最適な製品を選ぶ必要があります。
まずは気になる製品の資料請求をして、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。
