Web会議システム導入の失敗を３例紹介！ミス防止ポイントとは？

Web会議システム導入の３つの失敗例

ではまず、Web会議システムの導入に失敗した事例を３つ紹介していきます。

失敗１：利用人数の想定ミスで追加コストが発生

建設業を営むA社では、本社会議の際の交通費や移動時間などのコストが問題視されており、改善策の一つとしてWeb会議システムを導入しました。

当初は管理職など限られた社員のみが使用する予定であったため、小規模人数向けのシステムを導入していました。しかし、その利便性によって多くの社員から導入希望が殺到し、すぐに全社的に導入することになりました。

最初に導入したシステムをそのまま利用しようとしましたが、大人数で利用することを想定していなかったためスペックをオーバーしてしまい、結局大人数での利用ができるシステムを購入しなおすという結果になり、多額の追加コストが発生してしまいました。

将来的な投資としては必要なことでしたが、初めから全社導入を視野に入れておけばこのような追加費用の発生は防げたでしょう。

失敗２：説明不足で社内に浸透しない

製造業を営むB社では、週に一度の会議では情報共有が遅いという理由からWeb会議システムを導入し、会議の頻度を増やすことを検討。

実際に導入したものの、システム導入に際しての説明会もなく、マニュアル作成も行わなかったために社員は混乱。社内にシステムの利用が浸透せず、会議の頻度を上げる計画は延期となってしまいました。

せっかくの便利なシステムであっても、導入にあたっての準備ができていないと社員に定着しません。事前にフローや使い方のマニュアルがあれば防げた失敗例です。

このような失敗を防ぐための事前準備については、以下の記事で解説していますので、導入前の準備を万全にしたいという方は参考にしてみてください。

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失敗３：導入目的と製品の特長が一致しない

IT製品を扱うC社では、営業担当者が社外からでも本社とコミュニケーションを取れるよう、Web会議システムを導入しました。

しかし、導入後も当初の想定ほどコミュニケーションがスムーズに進みません。原因を調査したところ、導入したWeb会議システムは、画質や音質に特化している一方でスマートデバイスに対応していないことがわかりました。

このように、製品選択の時点で、製品の機能と自社の目的を一致できていないと、目的に合った運用ができなくなってしまいます。そのため、Web会議システムを選ぶ際はしっかりと製品を比較する必要があるのです。

以下の記事では具体的な製品を徹底比較していますので、このような失敗をしないためにも、一度製品例を見てみてはいかがでしょうか。

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Web会議システムの導入に失敗しないためのポイント

Web会議システムの導入に失敗しないためには、どのようなポイントに気を付ければよいのでしょうか。

無料トライアルを利用する

Web会議システムの導入に失敗しない方法の一つとして、無料トライアルを利用することがあげられます。多くの製品には無料トライアル期間が設けられているため、この期間を利用して以下のような点を確かめましょう。

• ・自社の導入目的にあっているか
• ・規模感は合っているか
• ・音質や画質は十分か
• ・操作は簡単か

無料トライアル期間があるWeb会議システムは以下の記事で紹介していますので、導入失敗に危機感を持っている担当者の方は参考にしてみてください。

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導入前に目的と必要機能を見極める

本格的な導入検討に入る前に、Web会議システムを導入することで解決したい課題と、その解決に必要な機能を洗い出すことをおすすめします。

そうすることで自社にあったシステムが導入しやすくなり、導入後もその目的に沿ってスムーズに運用できるでしょう。

社員向けに説明会を行う

導入する際には社員向けに説明会を行うこともポイントの一つです。社員はWeb会議システムについてよくわかっていない場合が多く、何の説明もなしに導入してしまうと混乱を招き定着しないという結果に終わりかねません。

まずは社員がWeb会議システムに理解を持って活用できるよう、マニュアルを作成や説明会の実施をしましょう。これによって、スムーズに運用開始できるようになります。

自社に合った製品を選んで導入失敗を防ごう！

この記事ではWeb会議システムの導入失敗例と、失敗を防ぐ方法について解説してきました。特に、無料トライアルの利用は、導入失敗を防ぐ有効な手段です。

無料トライアルの有無や、申し込み情報は資料請求することでも確認できます。製品を比較し、導入目的を整理することにも使えますので、Web会議システムの導入を成功させたいという方は、一度資料請求してみることをおすすめします。