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Web会議システム導入の３つの失敗例

失敗1　利用人数の想定ミスによる追加コストの発生

本社と支社の間で定期的に会議が行われる場合など、交通費や宿泊費などの経費が無視できない金額になります。担当者としては企業改善の一環としてWeb会議システムの導入を検討。Web会議システムならば会議にまつわる費用を大幅に浮かせられるので、問題解決に最適という結論に及ぶことも少なくありません。

実際にシステムを導入してみたところ、当初の予想通り新幹線や飛行機などの交通費、およびホテルなどの宿泊費などを削減することが可能になるでしょう。

しかし、時間がたつにつれて新たな問題が発生します。はじめは上層部のみで使用している場合など小規模向けのシステムでも特に問題なかったのですが、Web会議システムの利便性が注目されるにつれて参加者がどんどん増えていき、結果的にスペックが足らなくなってしまうパターンです。

結局、多人数向けのWeb会議システムを再導入することとなり、追加でコストが発生してしまいました。将来的な投資としては必要なことでしたが、利用人数を見誤ってしまったケースです。

失敗2　ファイル誤送信による信用の失墜

個人向けのコミュニケーションツールをWeb会議システムの代わりとして利用することも多くあります 。フリーのソフトウェアをインストールして、Webカメラやヘッドセットを接続するだけで使えるため、店舗間の連絡手段として使用している場合などです。

フリーソフトのWeb会議システムでクライアントとの打ち合わせなどを行う場合、社内会議用の資料を誤ってクライアントに送ってしまう可能性があります。 たとえ社内会議用の資料など直接クライアントにデメリットはなかったとしても、「セキュリティに問題のある会社」として信用が落ちてしまったという失敗例です。

失敗3　利用シーンとのミスマッチ

業務を外部委託することが多い企業では、外部業者に対して効率よく面接を効率よく行うためにWeb会議システムを導入することがあります。必要な設備投資としてハイスペックの商品を購入。機密の情報をやりとりする機会も多いため、一人ひとりにIDを付与するセキュリティ性能の高いタイプを選定することが多くあります。

しかし、このような場合に多いのが運用面でのミスマッチです。たとえばWeb会議システムで面接を行っていくうちに、面接希望者に対して一人ひとりIDを与えるのが大変となり、管理ができなくなってしまうのです。

そうすると結局、Web会議システムは社内用として使用し、面接用としては違うタイプのシステムを導入することになるなど導入により逆にデメリットが生まれてしまいます。

Web会議システムの導入で失敗しないために

将来的に利用人数が増えることが考えられる場合などあらかじめ大人数でも対応できる商品を選んでおくと安心です。

また使い方を間違ってしまった例のように、重要なデータをやりとりする場合はセキュリティに強い商品を、不特定多数の人と利用したい場合は気軽に招待できるシステムを用いましょう。

Web会議システムを導入する前にニーズに即した製品なのかどうか詳しく調査する必要があります。

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