Web会議システムとは
まずはWeb会議システムについておさらいしておきましょう。Web会議システムとは、遠隔地同士で映像・音声を共有しながらリアルタイムでの会議を実現するシステムです。データ通信はインターネットを利用しており、類似するシステムとして、インターネットではなく専用回線を用いるテレビ会議があります。
また、Web会議システムはミーティングだけでなく、セミナー配信やヘルプデスクなど、様々な目的に使われます。Web会議システムについて復習したいという方は以下の記事をご覧ください。
Web会議システムの４つの導入目的
最近ではWeb会議システムを導入する企業が増えていますが、何のために導入するのでしょうか。導入目的について解説します。
１．コストと時間の削減
Web会議システム導入の最大の目的でありメリットなるのがコストと時間の削減です。支社など、遠隔地の担当者とWeb会議を行うことで、これまでかかっていた移動費や移動時間が大幅にカットできます。
２．情報共有の迅速化
Web会議システム導入の目的として、情報共有と意思決定のスピードを上げるというものがあります。目まぐるしく移り変わっていく現代のビジネスでは、素早い意思決定が求められます。滞っていた支社間や各部署間の情報共有がWeb会議を通じてスムーズに行われることで、意思決定のスピードが向上するでしょう。
３．働き方改革への対応
働き方改革が進み、フレックスタイム制やリモートワークを導入する企業が増加しています。Web会議は、導入することでオフィスにメンバーが集まらなくとも会議が開催できるため、働き方改革に対応する画期的なツールといえるでしょう。
４．Webセミナーの開催
Web上でセミナーを開催するといった成長につながる使い方を目的として導入する企業も増えてきています。
例えば、新入社員向けのマナー講座や、クライアントに対するWebコンサルなどがあげられます。提供側としては、会場に来れない方にも参加してもらえるというメリットがあり、受講側としても、会場に足を運ぶ手間なく有益な情報を得られるでしょう。
このような導入目的・メリットがある一方で、社員に対しメリットが伝わらないと、Web会議システムが浸透せず、導入が失敗に終わる可能性もあるため、導入担当者がしっかりと理解しておく必要があります。
以下の記事ではWeb会議システムのメリットについてさらに詳しく説明していますので、一読することをおすすめします。
Web会議システム導入を成功させる４つのポイント
ここまでで紹介したメリットは、導入が成功してこそのものです。そこで、Web会議システムの導入にあたって、実際に利用する前に考えておくべきことを解説します。
１．会議形態に合わせた通信環境のカスタマイズ
Web会議システムの初期設定では、各機能に対するカスタマイズを行いますが、映像の画質や録画形式といった基本操作以上に、通信環境に関する設定が重要なものとなります。具体的には以下のような点のカスタマイズを行いましょう。
- ・自社の最大人数での会議に対応した設定への変更
- ・同時に開催される複数の会議への対応
- ・外出もしくは在宅社員の対応
- ・セミナーや研修への対応
- ・全国の拠点への一斉配信
- ・スマートフォンやタブレットへの対応
また、参加者のアクセスが集中した場合でも、一定の通信速度を維持できるよう、ネットワーク回線の安定にも注意を払う必要があります。特に海外の拠点と接続する場合は、インターネットインフラが悪く通信品質が著しく低下する地域もありますので、注意が必要です。
２．セキュリティの確保
企業はさまざまなセキュリティリスクにさらされています。各セクションでの重要事項を話し合うWeb会議にも、当然、他のITシステム同等のセキュリティが求められるのです。
特に、外出先からの会議参加者が想定される場合は、モバイルネットワークなどの外部ネットワークを利用することになりますので、万全なセキュリティ対策が求められます。
３．社内システムとの連携・ファイル形式の共通化
Web会議システムは、参加者のデバイス（PCやタブレットなど）上にある資料やデータを画面上に映し出し、会議の参加者がその場で確認しデータ修正できるなど、情報共有機能に優れています。
システムに搭載されているチャット機能やホワイトボード機能以外にも、PDFや画像ファイルといった社内で共有化させるアプリケーションやファイル形式を設定して、情報共有ツールとして有効活用できるように整備しましょう。
４．操作マニュアルの整備
どんなにWeb会議システムの機能を調整しても、社内で円滑に活用できなければシステム導入の意味はありません。
ITスキルを持たない社員でも簡単にアクセスできるように、担当者はシステムの活用方法やアクセスのためのID／パスワード、起動の仕方やトラブル対応などをマニュアルとしてまとめ、システムを活用するすべての部署や拠点への周知を徹底していく必要があります。
ここまで、Web会議システム導入前に考えておくべきことを紹介してきましたが、製品によってセキュリティ対策や社内システムとの連携方法も変わってきます。
そのため、まずは製品を選定することが優先となるでしょう。導入を検討されている方は、以下の記事で製品を知ったうえで導入前の対策を行いましょう。
Web会議システム導入を成功させて情報共有の効率化を！
この記事ではWeb会議システムの導入目的と導入時に考えるべきことを紹介してきました。製品が決まらないことにはその先に進めないこともおわかりいただけたと思います。
まずは資料請求を行い、自社にあったWeb会議システムを選定することから始め、製品に合わせて運用環境を整えることで、情報共有の効率化を実現させましょう。
