Web会議システム導入に考えるべき4つのポイント

Web会議システムとは

先に、Web会議システムとはどのようなものかをおさらいしておきましょう。Webシステムとは、Web会議（ウェブかいぎ）または遠隔地どうしで、資料などを用いながらリアルタイム共有を実現するためのシステムです。データ通信は、インターネットを利用しており、似ているものとして専用の回線を用いておこなうテレビ会議システムがあります。

また、Web会議システムには、資料共有やアクセス権限機能といった多彩な機能を搭載しており、会議だけではない幅広い利用シーンに対応できます。

Web会議システム導入に考えるべき4つのポイント

Web会議システムの導入にあたって、実際に利用する前に行っておくべくことがあります。導入してすぐ利用を開始すると、うまくつかいこなせなかったり、トラブルが発生する場合もありますので、重要な4つのポイントをまとめてみました。

１．会議形態に合わせた通信環境のカスタマイズ

Web会議システムの初期設定では、各機能に対するカスタマイズを行いますが、映像の画質や録画形式といった基本操作以上に、通信環境に関する設定が重要なものとなります。

1対1での利用も含めて自社で参加する最大人数での会議に対応した設定への変更をはじめ、同時に開催される複数の会議への対応、外出もしくは在宅社員のアクセス、セミナーや研修への対応、全国の拠点への一斉配信、スマートフォンやタブレットへの対応など、自社の会議形態に最適化するカスタマイズが必要です。

また、参加者のアクセスが集中した場合でも、一定の通信速度を維持できるよう、ネットワーク回線の安定にも注意を払う必要があります。特に海外の拠点と接続する場合は、インターネットインフラが悪く通信品質が著しく低下する地域もありますので、注意が必要です。

２．セキュリティの確保

企業はさまざまなセキュリティリスクにさらされています。各セクションでの重要事項を話し合うWeb会議にも、当然、他のITシステム同等のセキュリティが求められてきます。

Web会議システムには、情報セキュリティ対策としての暗号化通信やVPN（Virtual Private Network／仮想的な組織内ネットワーク）、万が一の情報漏えいに対して追跡調査ができるようにログ管理やトレーサビリティなどの機能があります。自社のセキュリティポリシーに適合するようにセキュリティレベルを調整し、IDやパスワードの発行など、システムへのアクセス権限も設定していきます。

特に、外出先からの会議参加者が想定される場合は、モバイルネットワークなどの外部ネットワークを利用することになりますので、万全なセキュリティ対策が求められます。

３．社内システムとの連携・ファイル形式の共通化

Web会議システムは、参加者のデバイス（PCやタブレットなど）上にある資料やデータを画面上に映し出し、会議の参加者がその場で確認しデータ修正できるなど、情報共有機能に優れています。

システムに搭載されているチャット機能やホワイトボード機能以外にも、PDFや画像ファイルといった社内で共有化させるアプリケーションやファイル形式を設定して、情報共有ツールとして有効活用できるようにしてください。

４．操作マニュアルの整備

どんなにWeb会議システムの機能を調整しても、社内で円滑に活用できなければシステム導入の意味はありません。

ITスキルを持たない社員でも簡単にアクセスできるように、担当者はシステムの活用方法やアクセスのためのID／パスワード、起動の仕方やトラブル対応などをマニュアルとしてまとめ、システムを活用するすべての部署や拠点への周知を徹底していく必要があります。

まとめ　‐Web会議を自社業務に最適化させる‐

以上をまとめると、Web会議システムの円滑な利用を図るキーワードは「自社業務への最適化」。担当者は自社のビジネスモデルとシステムの機能を考慮し、例えば、企業の成長やユーザ数の拡大に応じてシステム・機能を変更していくなど、よりパフォーマンスに優れたWeb会議システムへと拡張していくことが必要です。

Web会議システムを提供するサービス提供事業者は数多くあり、それぞれに優れた特長を持っています。「自社業務への最適化」をキーワードに、ぜひWeb会議システムを有効活用してください。