Web会議のメリット・デメリットまとめ。テレビ会議との比較解説

Web会議システムのメリット

まずはWeb会議システムのメリットをテレビ会議システムと比較して紹介します。

導入までがスムーズ

テレビ会議システムは、導入に専用回線と端末、モニター、スピーカーなどが必要です。回線接続や専用機器を購入するため、利用開始までに時間がかかることがあります。

一方、Web会議システムはインターネット回線とPCがあればすぐにでも利用できます。テレビ会議システムのように専用回線を引いたり機器を用意することがないため、短期間でスムーズな導入が可能です。

会議の場所を選ばない

基本的にテレビ会議は専用機器を設置した場所でおこなわれます。しかし、Web会議はネット環境とPCがあればどこからでも会議に参加することが可能です。出張先や自宅など場所を選ばないため、在宅勤務やノマドワーカーなど様々な働き方にも柔軟に対応できます。

Web会議システムのデメリット

メリットだけ見ると、非常に効率的に会議をおこなえて生産性の高いシステムに思えます。しかし、Web会議システムにもデメリットがあります。以下、詳しく見ていきましょう。

音質・画質が落ちる

専用回線を利用するテレビ会議システムは、映像や音声が高品質であるが特徴です。一方、インターネット回線を利用するWeb会議システムは、ネットの接続環境に影響されてしまうため、音質や画質が不安定になる可能性があります。

コストが高くなる可能性がある

テレビ会議システムは回線接続や専用機器の購入などで導入時に多くのコストがかかります。しかし、Web会議はそのような初期費用はかからず、毎月の固定料金か、利用した分だけ費用がかかる従量課金である場合がほとんどです。これだけを見ると、Web会議システムが安価に思えるかと思いますが、長期的な利用を考えている場合は、注意が必要です。

テレビ会議システムは初期に多額の費用はかかりますが、その後かかるのは保守費用のみです。長期間利用すれば、その分コストパフォーマンスが高くなります。一方、Web会議システムは毎月コストがかかります。従量課金であれば、大規模・長期間で利用した場合トータルコストが高くなる可能性があるのです。

通常の会議と比較したWeb会議システムのメリット

ここまで、テレビ会議システムと比較する形でWeb会議システムのメリット・デメリットを解説してきました。以下からは、通常の会議形態と比較した場合で見ていきます。これから導入を検討している企業は、シミュレーションも兼ねて見てみましょう。

遠隔でのコミュニケーションが可能

従来の会議は参加者全員のスケジュールと会議室を押さえる必要がありました。しかしWeb会議はインターネットが繋がる場所であれば、いつ・どこからでも会議が開催できます。参加者の時間が合いさえすれば、効率的に会議をおこなうことができます。

移動時間や交通費を大幅削減

特に他拠点の企業などでは、定例会議のために参加者が本社に集まることも珍しくありません。移動には時間も交通費もかかるため、参加人数が多ければ多いほどコストがかさんでしまいます。しかし、Web会議システムなら遠隔地からの参加が可能なため、移動時間やコストが大幅に削減することができます。

意思決定のスピード向上

ビジネスはスピードが重要です。例えば、「会議ですぐに決定したいことがあるが、社長が外出中で明日まで決まらない……」ということも往々にしてあると思います。Web会議システムなら、どこからでも会議を開催することができます。意思決定をスピーディーにおこなえることで、企業の成長や売上向上も期待できます。

通常の会議と比較したWeb会議のデメリット

一方、デメリットにはどのような点があるのでしょうか。

表情や態度を読み取りにくい

直接対面しておこなわれる通常の会議では、参加者の表情や態度の機微を読み取ることができます。しかし、web会議では主に音声がメインとなるため、こうした変化に気づきにくいというデメリットがあります。

会議の進行を妨げる恐れ

Web会議システムは音質などの品質がインターネット回線に左右されます。接続状況が悪ければ音声トラブルとなり、最悪の場合、会議が中断してします可能性があります。当然、従来の会議体系ではそのようなことは起こりません。例えば、重要な会議はWeb会議システムを利用しないなど、状況に応じて対策が必要です。

まとめ

Web会議システムのメリット・デメリットについて、テレビ会議システムや従来の会議体系と比較してまとめました。違いも含めて理解いただけたでしょうか。会議の内容や業務によって、会議形態を使い分けをすることが大切です。その点も踏まえたうえで、導入を進めていきましょう。

また、実際の製品が気になる方はこちらのページで一覧比較できますので、ぜひご利用ください。
Web会議の製品一覧