10秒でわかる！Web会議システムのメリット・デメリット
まずは下の図でWeb会議システムのメリットとデメリットを確認しましょう。
Web会議システムが持つ５つのメリット
ではWeb会議システムを導入した際に得られるメリットを詳しく紹介します。
１．交通費と移動時間が削減できる
Web会議システムを導入すれば、インターネットとPCがある場所ならどこからでも会議に参加することが可能です。そのため、これまで本社の全体会議や定例会議の際に必要だった交通費や宿泊費が削減できます。
また、移動時間が減るのも大きなメリットです。これまで、クライアントとの会議や、社内の別部門の担当者と打ち合わせを行うためには会議を行う場所を決定し、そこに移動する必要がありました。
しかし、Web会議システムを利用すれば移動時間や、場所の指定にかかる時間を削減できるため、業務が効率化できます。
２．低コストで運用できる
Web会議システムは、テレビ会議のようにモニターや専用回線などを必要としないため、導入時の初期費用が少なく済む傾向にあります。特にクラウド型であればサーバー設置が不要なため、初期費用がかかりません。システムの利用料を支払うだけで運用できるため、トータルのコストを大幅に抑えられるのもメリットです。
更に、クラウド型はベンダー側で定期的にメンテナンスを実施するため、社内リソースを消費してメンテナンスする手間を省くこともできます。
サーバーを自社ネットワーク内に設置するオンプレミス型の場合、初期費用やメンテナンス費用がかさむ傾向にはありますが、自社の管理下でより厳密なセキュリティ要件のもと運用したいと考える企業の場合は、あえてオンプレミス型を採用することもあるようです。
テレビ会議という言葉が出てきましたが、テレビ会議システムはコストが高い分、高品質な音声・映像のやり取りを実現したシステムです。違いについては以下の記事で紹介していますので、気になる方は一度ご覧ください。
３．会議資料の準備が容易にできる
従来は会議のたびに資料を印刷し配布するなどしており、印刷の手間や紙のコストがかかっていました。しかし、Web会議システムには資料共有機能があるため、画面に資料を表示しながら会議に参加できます。
これによりペーパーレス化が推進される上、手間やコスト、置き忘れによる重要情報の流出リスクなどを削減できるのです。
Web会議システムの機能については以下の記事で更に詳しく解説しています。
４．様々な働き方が実現する
Web会議システムにより、働き方の幅が広がることも大きなメリットです。これまでは、普段在宅勤務している社員であっても、会議に出席するためだけに出社する必要がありましたが、Web会議システムを使ってどこからでも会議に参加できるようになったことで、リモートワーカーとして働くことが可能になりました。
その他にも、遠方の営業先に直接訪問せずとも商談できるようになるため、労働生産性の向上も期待できます。このように、Web会議システムは従来の働き方を改革し、より効率的な働き方の実現します。
５．意思決定のスピードが上がる
ビジネスはスピードが重要です。例えば、会議ですぐに決定したいことがあるが社長が外出中で明日まで戻らない、という事態が起こると全社的な意思決定が遅れてしまいます。Web会議システムがあれば外出先からでも顔を見ながら会議ができるため、スピーディーな意思決定ができるようになるでしょう。
ここまでWeb会議システムのメリットについて紹介してきました。しかし、製品の機能によって得られるメリットは異なりますので、気になった方は以下の記事で一度製品をチェックしてみましょう。
Web会議システムが持つ３つのデメリット
メリットだけ見ると、非常に効率的に会議をおこなえて生産性の高いシステムに思えます。しかし、Web会議システムにもデメリットがあります。詳しく見ていきましょう。
１．通信状況に左右される
Web会議システムの通信状況はインターネット回線の混雑に左右されます。接続状況が悪ければ最悪の場合、会議が中断してしまう恐れがあります。当然、従来の全員が同じ部屋に集まって行う会議体系ではそのようなことは起こりません。本当に重要な会議は直前に接続テストを実施したり、前述のテレビ会議システムの導入も検討してみると良いかもしれません。
また、回線状況によって音質や画質も落ちる可能性があります。これにより、重要な情報を聞き取れなかったり、伝わらなかったりといったトラブルにつながる危険があるのです。
２．大人数の会議には向いていない
Web会議システムは、ビデオ通話から発展した少人数向けのものが基本です。そのため、参加する人数が多いと誰が発言したかわからなかったり、映像が小さくなることで画質が下がったりと、様々な弊害が考えられます。
もちろん最近では大人数向けのものも出てきているので、製品選択の際に対応人数を確認しておくことをおすすめします。
３．表情や雰囲気を読み取りにくい
対面で行われる通常の会議では、参加者の表情や態度から雰囲気を読み取ることが可能です。しかし、小さなPCの画面ごしのやり取りでは、どうしても臨場感が足りず、こうした変化に気づきにくいという課題があります。ちょっとした打ち合わせはWeb会議で実施している企業であっても、人事面談などの場合は対面で行うことも多いようです。
メリット・デメリットを理解して積極的な活用を！
Web会議システムのメリット・デメリットについて解説してきました。Web会議システムには多くのメリットがありますが、デメリットもあります。自社への導入を検討するにあたっては、そのことを理解しておく必要があります。
理解した上で、自社でWeb会議を導入すべきなのか、導入するならどのような製品を選ぶべきか考えてみましょう。以下の記事では、自社に合った製品を選ぶためのポイントを解説していますので、合わせてチェックしてみてください。
