Web会議システムとは
Web会議システムとは、PCやスマートフォン、タブレットなどを活用してインターネット経由でコミュニケーションをとれるシステムのことです。簡単に仕組みを説明すると、音声と映像をサーバに転送し、遠隔地にいる相手がサーバからそれらの情報を取得することで会話ができます。
画面上で会議資料を共有できるので対面している感覚で、会議を進められるでしょう。ほかにも、議事録の代替となる録音・録画機能や、発言がしやすくなるチャット機能などを搭載しています。
働き方改革や新型コロナウイルス感染症拡大の影響でテレワークが進み、時間や場所を選ばずに会議ができることから注目されました。最近ではオンライン研修や採用においてもWeb会議システムが使われています。
Web会議システムの仕組み
次に、Web会議システムがどのような仕組みなのか、詳しく説明します。
接続形態
Web会議システムは基本的に、ベンダーが提供するサーバに、各PCやスマートフォンがアクセスする、サーバ＆クライアント形式です。このサーバが、自社内のネットワーク内に構築されるものをオンプレミス型、ベンダーが直接管理する場合はクラウド型と呼ばれます。
映像・音声処理の構成
まず、カメラやマイクなどから映像と音声データを取り込み、通信回線を圧迫しないようにデータをエンコード（圧縮化）して相手の接続先へ送ります。受け取った相手は、そのデータをデコード（復号）して内容を確認します。このやり取りが行われることで、拠点間のコミュニケーションが可能となるのです。
この圧縮・復元の役割を担ううえで最も重要となるのが、次に紹介するコーデックです。
コーデック
コーデックとは、圧縮化・復号を行うパーツです。Web会議システムでは、ソフトウェアコーデックというコーデックを使用しています。
ソフトウェアコーデックは、CPUという装置で画像や音声を処理するため、CPUの性能に依存してしまうというデメリットがある一方、安価で手軽に使うことができるというメリットがあります。
テレビ会議システムとの違い
Web会議システムと混同されやすいシステムの一つに、テレビ会議システムがあります。具体的にどのような点が異なるのでしょうか。
接続の方式
Web会議システムはインターネット環境があれば接続可能なのに対して、テレビ会議では専用回線が必要です。端末同士を接続するP2P（ピアツーピア）形式という形式で接続します。また、多地点と接続する際はMCUという多拠点接続装置が必要です。
コーデックの種類
Web会議システムではソフトウェアコーデックを利用しますが、テレビ会議システムはハードウェアコーデックを利用します。
ハードウェアコーデックでは専用のDSP（デジタルシグナルプロセッサ）によって処理されます。DSPとはデジタル信号処理に特化した装置で、PCのCPUと比べて処理能力が高いです。このDSPを用いて映像や音声の処理を行うため、安定した品質でデータを処理できる一方、機器が高価です。
なお、Web会議システムとテレビ会議システムのメリット・デメリットをまとめると以下のようになります。利用シーンに応じて使い分けると良いでしょう。
| メリット | デメリット | 適した利用シーン | |
|---|---|---|---|
| Web会議システム | インターネット環境とPCやスマートフォンがあれば、どこでも接続できる | 複数拠点での接続や、ファイルサイズの大きい資料の共有には不向き | 少人数・１対１での会議や面接、取引先との会議など |
| テレビ会議システム | 高画質・高音質で接続が安定する | 専用回線と機器が必要なので導入コストがかかり、接続場所が限定される | 大人数での会議、社員研修、社内イベントなど |
以下の記事ではWeb会議システムを比較して紹介しています。実際の製品を見たほうが利用シーンをイメージしやすいので、導入を検討されている方はぜひご覧ください。
Web会議システムの導入に必要なステップ
実際にWeb会議システムを導入するうえで、必要な作業や機器を紹介します。
ソフトウェアのインストール
Web会議システムを利用するには、まずソフトウェアをインストールする必要があります。先述のとおり、ソフトウェアコーデックはPCのCPUの性能に依存するため、導入前にCPUやメモリのスペックが足りているかを確認しておく必要があります。
また、製品によってはプラグインとしてブラウザにインストールする場合や、インストール自体不要なものもありますので、事前に確認しておきましょう。
カメラと音声機器の用意
PCに内蔵されているマイクやカメラを使っても良いですが、より高品質なやり取りを求めるのであれば、ヘッドセットや高画質なWebカメラを使用するのがおすすめです。
たとえば数人が同じ会議室に集まり、拠点間で会議を行う場合はマイクスピーカーがあると便利です。テーブルの中央にマイクスピーカーを設置すれば皆の声を拾いやすく、相手の声も聞きやすくなります。会議室の広さや人数に応じてマイクスピーカーの台数を増やすと良いです。
Web会議システムの仕組みを理解して適切な導入につなげよう
Web会議システムはインターネット環境と、PCやスマートフォンさえあれば接続できる仕組みなのでテレワークで活躍するでしょう。一方、テレビ会議システムは専用回線や機器が必要ですが複数拠点での接続に向いています。利用シーンに応じて適切なほうを選択しましょう。
