【比較表】ワークフローとは？2020年最新ワークフローシステム比較！

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、業務における一連の流れを指します。日本語に訳せば「仕事の手続き」を意味し、従業員の仕事や手続きの流れを表すものをワークフローといいます。業務レベルで説明すると、主には申請・承認・決裁のフローにおける文書や手続きを指します。

そんなワークフローですが、よくある課題として下のようなものがあります。

ワークフローで起こりうる課題とは？

• ●書類作成に時間がかかる
• ●各種書類の処理手順が複雑で業務が滞る
• ●書類の保管業務の負担になる
• ●書類資産の有効活用ができていない

これらの課題を解決するツールがワークフローシステムとなります。

【比較表】ワークフローシステム製品一覧

これから紹介していくワークフローシステムについて、費用などの違いがひと目で分かるよう特徴ごとに比較表にしました。製品選びの参考にしてください。

ITトレンド2020年上半期ランキング１～３位のワークフローシステム

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Excelを活用できるワークフローシステム

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G suite™との連携に強みをもつワークフローシステム

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システム連携に強みをもつワークフローシステム

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ワークフローにとどまらない多機能システム

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セキュリティ性に強みをもつワークフローシステム

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簡単操作が特徴的なワークフローシステム

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ITトレンド2020年上半期ランキング１～３位の比較

比較表で紹介した製品について、具体的に比較していきましょう。まずはITトレンド2020上半期ランキング１～３位に入賞したワークフローシステムを紹介します。

株式会社Donutsが提供する「ジョブカンワークフロー」は、圧倒的な操作性と価格から2019年に引き続きITトレンド2020年上半期ランキングで１位を獲得したワークフローシステムです。

ジョブカンワークフローの特徴

ジョブカンワークフローはスマホ対応のクラウド型システムで、申請・承認をどこからでもワンクリックで行うことができます。また、承認経路や分岐の変更等の高機能性を備えつつも、使いやすい操作感は保たれるため、ジョブカンワークフローを利用すると、申請者・管理者の利用はスムーズに広がるでしょう。

チャットシステムやGoogleアカウントとも連携でき、差し戻しや承認作業においてのコミニュケーションも可能です。利便性が高く、導入も簡単なのに業界最安クラスの価格で利用できるところも人気の理由の一つです。

ジョブカンワークフローをおすすめする企業

ジョブカンワークフローは、10,000社以上に導入された豊富な実績をもつワークフローシステムです。他のジョブカンシリーズと一緒に使うと費用が割引になりますし、お試し利用にぴったりな無料プランも用意されています。すでに別のジョブカンシリーズを使っている企業や、人気のワークフローをお試しで使ってみたいといった企業におすすめです。

ワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：2019年・2020年上半期資料請求ランキング連続１位
• ■価格： 初期費用０円、サポート費用０円、月額300円/ユーザー
• ■提供形態： クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙フォーマットを引き継ぐ操作性からITトレンド2020上半期ランキングで２位を獲得したワークフローシステムです。

Create!Webフローの特徴

最大の特徴は、誰でも簡単に操作できる紙イメージの申請フォーム・画面デザインで、新たな研修を必要とせず迅速に導入・運用を実現できます。また、組織階層・役割権限に基づいた承認フローにも対応しているため、簡単操作で複雑なフローにも対応可能な点が人気の理由と言えます。

もちろん、各種既存システムとの連携もでき、ワークフローにとどまらない業務全体の効率化にもつながるでしょう。

Create!Webフローをおすすめする企業

Create!Webフローは、クラウド版・パッケージ版のどちらにも対応しているので、ユーザー数やコストなどの条件から最適な導入方法を選ぶことができます。オプションも豊富ですので、自社の要望に合うワークフローを使いたいという企業におすすめです。

ワークフローシステム「Create!Webフロー」の比較ポイント

• ■強み：「紙」と「デジタル」のメリットをあわせ持つワークフローシステム
• ■価格：クラウド版の場合、初期費用０円、サポート費用０円、月額500円/ユーザー
  パッケージ版の場合、製品標準価格50ユーザーの場合、600,000円
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社エイトレッドが提供する「X-point cloud」は、あらゆるシーンに対応できる機能の柔軟性からITトレンド2020上半期ランキングで３位に選ばれたワークフローシステムです。

X-point cloudの特徴

X-point cloudはパッケージ版で実績のある製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムです。自社専用サーバ不要で運用の開始がスムーズ。利用中の各種グループウェアとの連携オプションも豊富です。

直感的に使える入力フォームにより、作業申請、人事手続き、日報などの日々の業務の諸届と、さまざまな場面で利用できます。また、導入実績は3,000社以上を超えるため、その実績とノウハウに裏打ちされた安心感をもって導入・運用をすすめられます。

X-point cloudをおすすめする企業

初期費用と月額費用を組み合わせたスタンダードな料金プランのほか、計画的な予算実行に適したプリペイドプランも用意されています。本番環境同様の製品を１ヶ月無料で試せますので、決まった予算内で使えるワークフローを探している企業や導入前の無料トライアルも本格的に行いたい企業におすすめです。

ワークフローシステム「X-point cloud」の比較ポイント

• ■強み：総務・経理などの事務手続きを直感的に簡単自動化
• ■価格：スタンダードプランの場合、初期費用140,000円、月額500円/ユーザー
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：1000名未満

■Excelを活用できるワークフローシステムを比較

ここからは、Excelと連携できるワークフローシステムや、Excelデータ・ファイルを活用できる製品についてご紹介します。

株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」はwebとExcelがあれば誰でもワークフローを作成・運用できるWebワークフローシステムです。

コラボフローの特徴

コラボフローは手持ちのExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請フォームを作成できるのが大きな特徴です。専用のソフトや知識が不要で、２ステップで運用を開始できます。対応する申請書は幅広く、少人数から数千名規模までの柔軟な承認プロセスを実現できます。

また、操作や導入が簡単なのに、機能の充実度は高いのも嬉しいポイントです。承認段階ごとの入力項目制御や、追記内容の自動判別、さらに自動分岐といった運用上便利な機能が多く搭載されています。

コラボフローをおすすめする企業

誰でも使える機能の充実したワークフローを導入したい企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「コラボフロー」の比較ポイント

• ■強み：専門ソフト・知識は不要！WebとExcelで簡単作成
• ■価格：クラウドの場合、 月額：500円～
  オンプレミス/パッケージソフトの場合、初期費用：500,000円、月額：別途お問合せ
• ■提供形態：オンプレミス/クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo（アップリモ）」は、Excelで作成した資料をそのまま活用できる強みをもったワークフローシステムです。

AppRemo（アップリモ）の特徴

AppRemo（アップリモ）はExcelで作成した申請書をシステム上で利用するため、インターネット環境に左右されず編集ができます。また、システム導入後も様式が変わるわけではないので、利用者にとっても負担がありません。申請後のデータは、システム内のデータベースへ格納されるので、過去のデータをもとにした承認プロセスの改善にもつながるでしょう。

申請に関する質問や不明点は簡易チャット機能ですぐに確認できます。申請情報と合わせてやり取りの内容までひとまとめで保存可能なので、距離を感じさせない承認業務を実現します。

AppRemo（アップリモ）をおすすめする企業

AppRemo（アップリモ）は会社での業務を自宅でも変わらずできるようにする、「テレワークフロー」を支援するシステムです。オフィスに縛られない働き方を長い目で検討している50～5000名の中小・中堅企業におすすめします。

ワークフローシステム「AppRemo（アップリモ）」の比較ポイント

• ■強み：テレワーク下でのワークフローを支援
• ■価格：700,000円～
• ■提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト
• ■スマホ対応：◯
• ■従業員規模：50名以上 5,000名未満

■G suite™との連携に強みをもつワークフローシステムを比較

ここからはGoogle DriveをはじめとするG suite™との連携に強みをもつワークフローシステムをご紹介します。

rakumo ワークフロー

rakumo株式会社が提供する「rakumo ワークフロー」は、Gsuite™連携可能な、コミュニケーション活性化に特化したワークフローが強みのシステムです。

rakumo ワークフローの特徴

rakumo ワークフローは、各ワークフローへコメントを付与できる点が特徴的です。これらコメント欄には、承認の背景などのコメントが記入できるため、ワークフローを起点としたコミュニケーションの活性化につながります。

そのうえ、Gmail・GoogleDriveをはじめとするG Suite™ 連携により、人事異動時のメンテナンスも最小限に抑えることができます。また、スマートフォンやタブレットからも承認や申請が可能のため、場所にとらわれない電子承認や電子稟議の実現を期待できると言えます。

rakumo ワークフローをおすすめする企業

rakumo ワークフローは、社内データを活用できるワークフローシステムでコミュニケーションの量を増やしたい企業におすすめです。

ワークフローシステム「rakumo ワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：GoogleDriveとの連携で書類添付が簡単
• ■価格：月額300円/ユーザー
• ■提供形態： 別途お問い合わせ
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

Gluegent Flow

株式会社グルージェントが提供するGluegent Flowは、G Suite™・Office 365と連携できるクラウド型ワークフローシステムです。

Gluegent Flowの特徴

最大の特徴は、G Suite™・Microsoft 365と連携し圧倒的に承認時間の短縮につながる点です。通常、Excel対応にとどまりがちのワークフローシステムですが、Gluegent Flowは、承認したデータをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力し、許可されたユーザー間で共有できます。

また、スマートフォンでどこからでも申請や承認が可能であるため、出張や休暇による処理の停滞も回避でき、迅速なビジネスの意思決定をささえる要となるのです。さらにシステム化によってペーパーレスになり、 必要な情報の検索・追跡も簡単に実施できます。

Gluegent Flowをおすすめする企業

Gluegent Flowは、既存ファイル・データを活用しながらワークフローシステムを利用したい企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフローシステム「Gluegent Flow」の比較ポイント

• ■強み：G Suite™のほかMicrosoft 365とも連携可能
• ■価格：月額300円（税別）/ユーザー（要年間契約）
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

■システム連携に強みをもつワークフローシステムを比較

ここからは既存システムや基幹システムとの連携に強みをもつワークフローシステムをご紹介します。

住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、簡単なワークフローから複雑なワークフローまで、自社の予算や規模にあわせて柔軟なシステムを提供します。

楽々WorkflowIIの特徴

楽々WorkflowIIの比較ポイントとしては、社内に存在する申請・承認プロセスの短期システム化が挙げられます。このシステム化には、必須入力や桁数エラーチェックはもちろん、柔軟な設定テンプレートも含まれるため、コスト・スケジュールを最小限にして短期稼動が実現されます。

また、WEB API/Java API利用することで、稼働している基幹システムとの連携も容易のため、今までの業務スタイルを維持したまま導入できます。英語・中国・タイ語・スペイン語・韓国語といった多国語にも対応しているので、複数の海外拠点からのワークフロー処理も可能です。

楽々WorkflowIIをおすすめする企業

楽々WorkflowIIは、小規模拠点から大規模なグローバル拠点までのワークフロー業務を、短期間で一括対応したいという企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフローシステム「楽々WorkflowII」の比較ポイント

• ■強み：簡易ワークフローから本格ワークフローまで幅広く対応
• ■価格： 別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応： 別途お問い合わせ
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社アイアットOECが提供する「WaWaFlow」はASP型のワークフローシステムで、インターネット環境があればどこからでも申請状況の確認が簡単に行えます。

WaWaFlowの特徴

WaWaFlowの比較ポイントとしては、管理者が自由に申請書式を設定できる点で、書式の項目ごとに管理者で承認・決裁者が修正できるかも決められ、内部統制の強化につながります。また、未承認確認からの督促メール発信や滞留アラームの表記など、滞留防止機能があるのも特徴的です。

文書毎にCSV形式でデータ出力できるので外部システムとの連携も容易。グループウェアである「WaWaOffice」を基盤としてほかのオプションとシームレスに連携も可能です。

WaWaFlowをおすすめする企業

WaWaFlowは、導入コストをおさえつつ、ワークフローの効率化だけでなく内部統制実施にもつなげたい企業におすすめのワークフローです。

ワークフローシステム「WaWaFlow」の比較ポイント

• ■強み：滞留防止機能でワークフローをよりスピーディーに
• ■価格：初期費用：０円、月額費用：400円
• ■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社ユニオンシンクが提供する業務デザイナーは、Officeフォーマットのデザインを継続して利用できるという強みをもつワークフローです。

業務デザイナーの特徴

まず業務デザイナーの比較ポイントとしては、紙帳票の使用感を崩さないまま電子化できるので、 高度なプログラミング知識がない社員でも、ワークフローの運用が簡単に行えます。

細かな分岐点の設置や組織編制の組み換えに対応しているだけでなく、勤怠管理から品質管理、営業支援といった業務でも活用できます。業務デザイナーを利用すると、複雑なワークフローの幅広い業務における活用/span>につながるのです。

また、ユニオンシンク社による直販のため、検討から運用までのきめ細やかなサポートをうけることができます。特に、お客様窓口では、社内SEが相談にのってくれるため、はじめてワークフローを導入する企業も安心です。

業務デザイナーをおすすめする企業

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、業務デザイナーは、「これまでの作業やデザインを変更することなく、ワークフローシステムを利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフローシステム「業務デザイナー」の比較ポイント

• ■強み：Officeフォーマットのデザインを継続して利用できる
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：オンプレミス / パッケージソフト / ASP / クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算に特化し、自社仕様に申請フォームをカスタマイズできるワークフローシステムです。

マネーフォワード クラウド経費の特徴

マネーフォワード クラウド経費は、用途に合わせて申請フォームや承認フローを自由に設定でき、承認ルートを自動で分岐する機能も搭載している点が特徴といえます。また、スマホでいつでもどこでも経費申請・承認ができ、会計ソフトと連動して仕訳データを自動で登録できます。もちろん経費精算だけでなく、社内稟議や出張申請のフォームも作成可能で、申請内容ごとに異なる承認ルートでも柔軟に対応できます。

法人カードの機能制限やキャッシュレス送金サービス連携なども搭載し、仮払いや立替払いが不要で、不正防止にも有効です。

マネーフォワード クラウド経費をおすすめする企業

マネーフォワード クラウド経費は、経費精算に手間がかかっていて、汎用性の高いシステムを探しているという企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフローシステム「マネーフォワード クラウド経費」の比較ポイント

• ■強み：自由度の高いワークフローシステム
• ■価格：月額700円～/月（使用人数やプランによって変動）
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社ラキールが提供する「LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）」は外部連携・基幹システム連携に強い大企業向けのワークフローシステムです。

LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）の特徴

LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）は大企業向けID管理基盤である基盤「LaKeel Passport」を同梱し、組織期またぎ対応などの大企業向けの機能を網羅しながらも、紙業務と同じ使い勝手を実現します。承認結果をPDF帳票として一括して保管し、さらに外部システム連携機能で文書管理システムやファイルサーバに保管を行えます。

また、承認依頼はメール通知でスマホからいつでも承認できます。メッセンジャーアプリと連携させればいつでもどこでも確認可能です。長期滞留者には自動で催促を行い、自動で代行承認依頼してくれます。

LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）をおすすめする企業

LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）なら、承認業務に忙殺されずに承認条件のフィルター設定を行い重要な案件、軽微な案件を設定する事が可能です。ワークフローを形骸化させずに業務改善していきたいと考えている大企業におすすめです。

ワークフローシステム「LaKeel Workflow（ラキール・ワークフロー）」の比較ポイント

• ■強み：大企業向けの機能を網羅
• ■価格：500円～（オンプレミス環境への導入は別途お問い合わせ）
• ■提供形態：その他/クラウド/SaaS
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：500名以上

「Business WorkFlow」は新日本コンピュータマネジメント株式会社が提供する、多言語に対応した手軽に使えるワークフローシステムです。

Business WorkFlowの特徴

Business WorkFlowはWeb上で利用するサービスのため、専用ツールのインストールや知識は不要です。マウスひとつで行う簡単なメンテナンス作業で運用可能です。また、出張申請、出張精算のように一連の業務フローはシステム上で設定・管理を行いますが、例外的な回付ルートにも柔軟に対応してくれます。

申請・承認・決裁などのイベント後にプログラムを埋め込み、他システムとフレキシブルな連携を実現するのも便利な特徴のひとつです。

Business WorkFlowをおすすめする企業

日本語のほか、中国語、英語、ドイツ語などの多言語での利用ができるので、海外に拠点があり、多言語対応のワークフローシステムを低価格で手軽に利用したい企業におすすめです。

ワークフローシステム「Business WorkFlow」の比較ポイント

• ■強み：多言語対応の簡単ワークフローシステム
• ■価格：パッケージ版：500,000円～/サーバ
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応：別途お問い合わせ
• ■従業員規模：全ての規模に対応

■ワークフローにとどまらない多機能システムを比較

ここからは、ワークフロー機能を備えたグループウェアや、ワークフロー機能以外の機能が充実した多機能システムについてご紹介していきます。

スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「『皆伝！』シリーズ」は、ワークフローのほか、勤務管理、マイナンバー、フレームワークからなり、従業員が利用する会計・人事領域の主要なフロント業務を総合的にサポートするワークフローシステムです。

『皆伝！』シリーズの特徴

『皆伝！』シリーズは、NTTデータイントラマート社提供のintra-mart AccelPlatformを活用したシステム構築により、柔軟なカスタマイズ性のあるシステムを短期間で運用にのせることができます。多言語・多通貨やマルチテナントに対応しており、複数の国や地域にまたがる子会社、グローバルでの活用、グループ企業全体での利用も可能です。

また、主要ERPシステムとの連携機能を標準装備しているだけでなく、経路検索や交通系ICカードサービスをはじめ他社のサービスやソリューションとの連携も容易です。

『皆伝！』シリーズをおすすめする企業

『皆伝！』シリーズは、経費精算、旅費精算、人事・総務申請、勤務管理、マイナンバーと幅広く業務をサポートするワークフローシステムです。会計・人事のトータルソリューションとしてワークフローを活用したいという企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフローシステム「『皆伝！』シリーズ」の比較ポイント

• ■強み：会計・人事の主要なフロント業務をサポート
• ■価格： オンプレミス型は初期費用1,000万円～、クラウド型は500ユーザー利用時の場合、月額:610円～/ユーザー
• ■提供形態：オンプレミス/クラウド/パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

ディサークル株式会社が提供する「POWER EGG 3.0」は、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRM機能を搭載したグループウェアです。

POWER EGG 3.0の特徴

POWER EGG 3.0は毎日の情報共有や決裁のための機能がオールインワンで活用できるので、業務情報が集約できます。操作性が統一され、シームレスにストレスなく組織の連携を強化し、企業の生産性を高めます。また、必要な機能を必要な数量で導入できるので予算や企業の規模にあったスモールスタートが可能です。

さらに、このようなワークフロー機能に加えて、グループウェアで必要なWebデータベースやCRM機能等も備えており、ワークフローにとどまらない業務効率化を実現できることも、POWER EGG 3.0が選ばれる理由と言えるでしょう。

POWER EGG 3.0をおすすめする企業

POWER EGG 3.0は、ワークフロー以外の業務も統合的に効率化していきたいという企業におすすめです。

ワークフロー「POWER EGG 3.0」の比較ポイント

• ■強み：ワークフローを含む５つの機能をオールインワンで実装
• ■価格：機能ライセンスごとにユーザー数やライセンス数で計算するため、詳細は別途問い合わせ（製品詳細ページに費用の参考例有り）
• ■提供形態：オンプレミス/クラウド/SaaS/サービス
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

「eValue V」は株式会社大塚商会の提供する、ワークフローを含めた企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェアです。

eValue Vの特徴

eValue Vは情報系ソリューションとして、ワークフロー、ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションの機能で構成されています。ワークフローシステムとしては、旅費精算書や物品購入申請など、どのような会社でも使われる申請書について、40種類以上の充実したサンプルフォームを標準で提供しています。自社独自の申請フォームもガイド付きで簡単に作れます。

申請書内の金額などの入力内容に応じた自動分岐を設定でき、複雑な承認ルートにも対応します。あらかじめ設定していた条件にあわせた自動判定で、承認がスピーディーに行われます。

eValue Vをおすすめする企業

ワークフローに限らず、全体のシステムを統合・連携して業務効率化を強化したい企業におすすめです。

ワークフローシステム「eValue V」の比較ポイント

• ■強み：会社内における稟議書や届出書、報告書の提出を電子化
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS/サービス
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウドです。ワークフローだけでなく、大企業の業務を構成する「入力フォーム」「データ蓄積」が合わさり、豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます。

SmartDBの特徴

SmartDBは大企業ならではの複雑なワークフロー、権限制御に対応し、個別最適から全体のプラットフォームとして様々な部署や業務に幅広く活用できます。文書の検索・更新履歴の保存・文書に対するコメント機能など、単にデジタル化するだけでなく業務をより効率化する機能が搭載されています。

また、自社の方針に沿って選べる３タイプの導入サポートがあり、導入にリソースをさけない企業や予算をおさえたい企業にフレキシブルに対応します。

SmartDBをおすすめする企業

複数の部門を横断する業務をスムーズに進めることで申請スピードやコア業務に使える時間が格段に向上します。紙やExcelでの運用から、プログラミング不要で業務のデジタル化をしたい、という大企業におすすめです。

ワークフローシステム「SmartDB」の比較ポイント

• ■強み：大企業向け業務デジタル化クラウドシステム
• ■価格：基本料月額300,000円～
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト/SaaS
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：500名以上

■セキュリティ性に強みをもつワークフローシステムを比較

ここからはワークフローシステムの中でも、特にセキュリティの高さに強みをもつ製品を紹介します。

株式会社イーネットソリューションズが提供する「ActionPassport」は、従来の紙のレイアウトを活かした電子化を実現するワークフローシステムです。

ActionPassportの特徴

Excelのセルがそのまま入力フィールドになるので、業務フローを変える必要がなく、インターネットに接続できる環境があれば誰でも簡単に利用できます。また、モバイル専用画面は要望の多い「承認プロセス」にフォーカスして開発されているので操作しやすく、外出先での承認/決裁処理もスムーズに行えます。

データセンター運用のプロが提供しているのでセキュリティも安心。コンプライアンス強化のための決裁フローの可視化にも最適です。

ActionPassportをおすすめする企業

ActionPassport利用人数によって価格が設定されているので、企業規模に応じた利用が可能です。手軽に導入・運用したいけれど自社にあった設定も細かく行いたいという企業におすすめです。

ワークフローシステム「ActionPassport」の比較ポイント

• ■強み：データセンター運用のプロが提供する高いセキュリティ性
• ■価格：クラウド版の場合、初期費用０円、月額500円/ユーザー
  パッケージ版の場合、50ユーザーの場合600,000円（年間サポートサービス料金別）
• ■提供形態：クラウド/パッケージソフト/オンプレミス/SaaS/ASP
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：1,000名未満

株式会社東計電算が提供する「Findワークフロー」は、インフラ開発から運用保守まで一貫しておまかせできる業務特化型ワークフローシステムです。

Findワークフローの特徴

Findワークフローの特徴はなんといっても株式会社東計電算がシステム構築・運用・保守まで、総合的に実施する点です。自社開発ならではの強みとして、状況にあわせたカスタマイズ機能の追加はもちろん、細かな運用サポートを受けることができます。

また、万全のセキュリティー体制を置く自社データセンターを利用しているため、セキュリティに不安を感じることもありません。

Findワークフローをおすすめする企業

Findワークフローは、サポートもカスタマイズも安心して任せられるので、細かな要望はあるが社内リソースをワークフロー運用にさける余裕がない、といった企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフローシステム「Findワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：開発から運用･サポートまで一貫サポート
• ■価格： 別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド/オンプレミス/ASP/パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

株式会社ミトリが提供する「Streamline」は、可用性の高いセキュリティ環境下で利用できるという強みをもつワークフローシステムです。

Streamlineの特徴

Streamlineは、紙の報告書や申請書、伝票、既存システムなどの見た目はそのままで、クラウド上でワークフローを構築・運用できるのが特徴です。管理者支援も充実しており、100種類以上のテンプレートから選ぶだけでフォーマット作成は簡単。システム部門がなくても自社専用ワークフローを構築・運用できます。

Streamlineは世界最高水準のセキュリティと可用性をもつGoogleデータセンター上で運用しています。通信と保存データの暗号化も標準対応。データ管理など、安心して利用できます。

Streamlineをおすすめする企業

Streamlineは、安心のセキュリティ環境でワークフローを利用したいという企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフローシステム「Streamline」の比較ポイント

• ■強み：100種類以上のテンプレートから選んで簡単作成
• ■価格：初期費用5,000～30,000円、月額300円/ユーザー
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

freee株式会社が提供する「freee」は、稟議申請から会計処理、管理まで一気通貫で対応できるクラウドワークフローシステムです。

freeeの特徴

freeeは、申請者がスマホで写真を撮って申請するのが特徴的な機能です。シンプルなUIで簡単申請から申請状況までスマホでチェックできます。クラウドで管理するだけでなく、分析まで最適化するので、リアルタイムな部門別・プロジェクト別の費用分析も可能です。

また、セキュリティ性能が高いのも特徴のひとつです。すべての情報・通信を暗号化。さらに国内シェア No.1 の AWSを利用しデータを厳重に管理します。個人情報の扱いについては、一定の基準を満たす企業が認定される国際的な認証「TRUSTe」を取得しています。

freeeをおすすめする企業

freeeは、人事管理マスタやフォーム管理も自動でワークフローに反映できるため、人事管理者の負担削減も行いたい企業におすすめのワークフローです。

ワークフローシステム「freee」の比較ポイント

• ■強み：個人情報管理の国際認証を取得しているワークフロー
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド/SaaS
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

■簡単操作が特徴的なワークフローシステムを比較

ここからは、操作がシンプルでわかりやすいものや、フォームを手軽に作成できることが特徴的なワークフローシステムを紹介します。

「X-point」は株式会社日立システムズが提供する中小企業や部門単位での導入に最適なワークフローシステムです。

X-pointの特徴

紙の書類イメージそのままで、誰にでも使える直感的な入力フォーム画面は、タッチパネルを考慮した親しみのあるデザインが特徴的です。データの管理、集計、活用も簡単。X-pointがペーパーレス化、データベース化を同時に実現します。

パッケージソフト型ワークフローシステムですが、様々なグループウェアとシームレスに連携し、クラウド環境でも提供が可能です。

X-pointをおすすめする企業

X-pointはユーザビリティを追求したインターフェースで、ノンストレスで操作できます。現場利用者の学習不要で手軽に使え、集積したデータの活用もしたい企業におすすめです。

ワークフローシステム「X-point」の比較ポイント

• ■強み：様々なグループウェアとシームレスに連携
• ■価格：クラウドの場合、初期費用200,000円、月額500円/ユーザー
  パッケージソフトを50ユーザーで利用する場合、初期費用600,000円、月額費用は別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：50名以上

TDCソフト株式会社が提供するStyleflowは、初期費用無料で利用できるスマホ対応のクラウド型ワークフローです。

Styleflowの特徴

まずStyleflowの比較ポイントとしては、初期費用０円・月額300円という明瞭な利用価格で、安心のスモールスタートができることです。

スマホなどのデバイス対応にも優れており、スマホ画面でも利用しやすいシンプルなデザインを兼ね備えています。この簡潔なデザインにより、機能が多すぎて使い方がわからないといった事態を防ぐとともに、ヒューマンエラー予防にもつながります。

Styleflowをおすすめする企業

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、Styleflowは、「外出先でも迷わず使えるユーザビリティを備えたワークフローを利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えるでしょう。

ワークフローシステム「Styleflow」の比較ポイント

• ■強み：初期費用無料で利用できるスマホ対応
• ■価格：初期費用0円、月額300円/ユーザー
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「承認Time」は、シンプルで使いやすく、承認のしやすさに定評のあるクラウド型ワークフローシステムです。

承認Timeの特徴

承認Timeは、稟議申請、捺印申請をはじめ、社内のあらゆる申請書類を電子承認のフローに載せることができるシステムです。承認以外に一斉報告回覧フローも設定できるので、議事録等の情報共有に効果的です。

承認プロセスに入らずに参照できる「参照者」、決裁後にコメントを追加したり、一覧表を抽出できる「保管者」、内部監査等で一通りの閲覧が出来る「閲覧者」をそれぞれ設定できます。こちらは関係者に書類を見せることが多いのでこれまで電子化が難しかったという企業にも利用しやすい機能でしょう。

承認Timeをおすすめする企業

承認Timeは、多言語翻訳サービスである「Wovn.io」を連携すると、メニューや書き込み内容などシステム全体が最大30カ国語に対応できます。グローバルに展開する企業や外国人社員を雇用する企業で、面倒な申請承認をWebで完結させたい場合におすすめです。

ワークフローシステム「承認Time」の比較ポイント

• ■強み：30カ国語対応で多国籍企業におすすめ
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド/SaaS/ASP
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

「MAJOR FLOW Z FORM」はパナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供する大企業・中堅企業向けワークフローシステムで、業務にフィットした稟議承認を実現します。

MAJOR FLOW Z FORMの特徴

専用ツール「FormDesigner」を利用することで誰でも簡単に申請書画面を作成できるのが特徴です。サンプル申請書も豊富なので、活用することで短期間導入も可能となります。スマートデバイスに対応し、スマートフォン・タブレットからも快適操作を実現。どこに何を入力したらいいのか迷うこともありません。

また、引越・結婚などのイベントに応じて、どの申請書が必要かを自動判定してくれるので、フォーマットを探す必要もなく、迅速な手続きが可能です。

MAJOR FLOW Z FORMをおすすめする企業

最大５言語までの多言語機能、グループ会社など複数社での利用、組織変更に柔軟に対応しているので、大企業・中堅企業のワークフローシステムのニーズを満たしているといえるでしょう。

ワークフローシステム「MAJOR FLOW Z FORM」の比較ポイント

• ■強み：イベントに応じてどの申請書が必要かを自動判定
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：オンプレミス/クラウド
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：500名以上

西菱電機株式会社が提供する「Check-in（チェックイン）」は、低コストでわかりやすい操作性が魅力のクラウド型ワークフローシステムです。

Check-in（チェックイン）の特徴

Check-in（チェックイン）は申請書、稟議書、報告書の提出など、社内のあらゆる申請業務を電子化できるクラウドシステムです。データ保存期間や利用人数などに応じて料金プランが豊富なため、自社に適したプランを低コストで利用できます。

承認方法は３パターンから選択、承認経路設定は５人までの設定が可能なので、細かい設定や条件を考えずに運用できます。プランによっては同じフォームを利用しているメンバー内でグループチャットができたり、チャットボット機能がついています。

Check-in（チェックイン）をおすすめする企業

無料トライアルもありますので、シンプルで使いやすいワークフローシステムを実際に試して導入を検討したい企業におすすめです

ワークフローシステム「Check-in（チェックイン）」の比較ポイント

• ■強み：安い・簡単・便利なクラウド型ワークフローシステム
• ■価格：ライトプランの場合、初期費用50,000円、月額500円/ユーザー
• ■提供形態：クラウド / SaaS
• ■スマホ対応：〇
• ■従業員規模：全ての規模に対応

ワークフローシステムとは？

ワークフローは業務の一連の手続きを記述・図式化することで、各プロセスを円滑に進めることを目的としています。ワークフローシステムでは、業務にどのような効果をもたらすのでしょうか。解説していきます。

紙の書類で行っていたワークフローの問題

ワークフローを紙の書類で行うことによって、書類を探す・取り出す・書類管理・スペースを大きく使用するなどの問題が生じます。毎回この作業を要すことで、１つ１つは大した手間にならなくても合計すると、膨大な手間をかけていることになります。

申請・承認の流れを電子化したもの

ワークフローシステムは従来、紙や口頭で行ってきた書類申請や承認までの一連の業務を電子化したものです。申請から承認までのワークフローをシステム上に構築し、紙ベースでやり取りされてきた手続きを電子化します。

書類作成や処理の自動化・フローの可視化などが可能

各種申請書の書類作成が自動化し、申請に関する手続きの一連の流れを可視化する機能を搭載しています。ワークフローシステムの主な機能をご紹介していきましょう。

申請書類のフォーマット作成

各種申請書類のフォーマットを作成。テンプレートを利用したものやWordやExcelを利用したフォーマットの作成も可能。入力チェックをする機能を搭載した製品もあります。

承認ルート設定

申請書に応じた条件分岐によるさまざまなルート設定が可能。また、誰に申請を上げればよいのか迷うこともありません。

書類の決裁

システム上で申請から承認・決裁までを完結します。申請した書類がどの承認まで受けているのかを確認できます。

書類の整理・検索

承認済みの書類を整理・保管する機能。また、検索もできます。

このような上述以外の機能として、ほかのシステムとの連携でさまざまな業務の効率化が図れるでしょう。また、クラウド型に対応しているワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレット上で操作ができます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化できます。導入により、どのような効果をもたらすのでしょうか。解説していきます。

申請・承認のスピードが上がる

ワークフローシステムでは、各種申請業務がシステム上で完結できます。そのため、申請から承認までのスピードアップが図れるでしょう。また、クラウドに対応している製品であれば外出先からでも申請や承認業務ができます。承認や決裁を行う責任者が不在がちな職場でも出先から業務を行えるため、業務の効率化につながります。

書類管理の負担・ミスが減る

申請から承認・決裁を自動化するワークフローシステムでは、ペーパーレス化を実現します。また、ペーパーレス化によって書類を管理する必要はなくなり、書類紛失のリスクの軽減につながります。書類を管理するスペースも必要ありません。そして、承認ルートが固定されることで申請から承認までのフローでミスが減り、業務が標準化されます。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムでは、申請フォームや申請ルートの一元管理が可能です。そのため業務上必要な情報の伝達をスムーズに行えるようになるでしょう。

また、申請ルートの可視化、申請書類に添付が必要な証憑類もすべてデータ化されます。そのため、ルートの可視化や証憑類のデータ化により不正が起こりにくい環境づくりができるため、内部統制の強化にも有効です。

ペーパーレスの実現

これまで保管していた書類や新たに印刷する紙がなくなり、すべてパソコン上で管理することができるようになります。押印の必要もなくなるので、はんこやインクを使用する必要もありません。また、郵送費、FAX代など、書類のやり取りにかかっていた費用も削減できます。これらのコストをカットすることができるので、コストメリットが生まれます。

ワークフローシステム導入における注意点

いくつものメリットがあるワークフローシステムですが、導入時に気をつけるべきポイントが３つあります。それぞれ解説していきます。

自社の課題を整理する

まず、自社の業務フローでの問題点や改善点を整理しましょう。現状の業務フローを把握して問題点を洗い出し、改善するために必要となるポイントの見直しが大切です。そのポイントに沿った製品選定を行うようにしましょう。製品の導入後、業務の問題点を見つけようとすると業務上の混乱を招くことになりかねません。

必ず、自社の課題を整理した後で、製品選定を行うことが大切です。

自動化する業務・フローを決める

次に、自動化で業務効率化が見込める業務やその業務フローを決めましょう。

全ての申請業務が自動化できるわけではありません。自動化することで逆に効率が悪くなってしまうケースもあるため、業務内容を慎重に見極めていくことが大切です。そして、自動化を進める前にワークフローを今一度見直して各業務のルールを設定しましょう。また、作業担当者などの声を反映させることでより現場に即した業務フローが完成します。

グループウェアやERPの検討も行う

ワークフローの効率化がだけではなく、組織全体の業務フローの改善や組織内のチーム作業を目的とするのであれば、グループウェアやERP導入の検討をおすすめします。 グループウェアは、組織全体の業務効率化やコミュニケーション活性化を図るツールです。一方でERPは、組織業務全てがシームレスに連携することでさまざまな業務効率化を図る基幹システムです。

グループウェアやERPのどちらにも、ワークフローシステムが機能として搭載されてます。自社の課題がほかのシステムの機能で十分に解決できるのであれば、ワークフローシステム以外のシステムの検討をしてみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステムの３つの導入ステップ

自社に合う製品が見つかったら、後は上手に導入し運用にのせていきましょう。

導入ステップ１．部門内での試験導入

ワークフローとは、従来伝票で行ってきた承認手続きを電子化するツールです。それまで使ってきた紙伝票のイメージそのままで画面表示させ、自動で次の承認者に回るため、比較的導入のハードルが低いといえます。

しかし、従来のまま電子化するとはいえ、いきなり全社的に導入するのは危険です。これは最終ステップに近い段階で行うとして、まずは、部門内からのスモールスタートを推奨します。 スモールスタートでノウハウを積み、成功事例を重ねていくことで、部門間、事業所・拠点内、さらには全社へと拡大してきます。

通常であれば、現状を調査・分析して、改善するかを作成して、ワークフローを組み立てていきます。試験導入では、自らが知っている業務範囲での電子化から行います。 例えば、「見積書申請フロー」であれば、担当者とその上司だけで完結します。入力画面は従来使用していたExcel等の見積書を流用するか、似せてつくります。

見積書番号、件名、お客様、依頼日、提出予定日等を入力し、承認者に回るフローを作成します。そこで承認可であれば電子的にハンコを押し、承認不可であればコメント付けて差し戻しとなります。

これを実践してみて、使いやすさや効果を確認し、変更を加えていきます。承認を課長と部長の2人体制にしたり、課長が出張等で多忙の場合は、部長のみでOK、あるいは代理の管理職が承認することにします。

導入ステップ２．部門間での本格導入

試験導入に成功したら、部門間に利用範囲を広げていきます。部門内で完結する業務は少なく、多くの場合は経理部門が必要だったり、購買部門や人事部門まで伝票は回るものです。このステップではプロジェクトチームを構成しましょう。関係する部門から１〜２人を参加させます。

例えば、人事関連にまで回る書類はたくさんあります。結婚届、改姓届、家族異動届、休暇届、通勤経路変更届、資格取得届、休日出勤届などです。これらはある程度まとめた方が効果的です。住所変更届では、本人が起票し、上司が承認し、人事担当者が確認し、その上司が承認し人事担当者が社員データベースを更新するフローになります。

これらのフローを作成する際、担当者にヒヤリングし、改善希望などを盛り込んでいきましょう。経理部が介在するのは交通費精算、出張仮払い、給与振込口座変更などがあります。関係する部署ごとにワークフローを構築していきます。

こうした取り組みで、メリットが明確になり、手作業にありがちなミスもなくなります。入力欄に入力データのチェック機能を持たせることもできますし、ペーパーレスになることで、紛失のリスクがなくなり、業務全体がスピードアップします。

さらに、フローが見える化され、急ぎの承認の際はどこまで承認が進んでいるか、ボトルネックは誰かなどを把握し、対処することができます。

導入ステップ３．全社導入とシステム連携

部門間での導入に成功したら、全社的な導入を検討します。全社的に導入することで、部門間でバラバラになっていた承認フローを統一でき、内部統制を強化でき、不正の未然防止も期待できます。この段階では、経営トップ層もプロジェクトチームに参加し、全社へ号令を掛ける役割を担います。

このときに実施しておくべき重要なポイントが、システム連携です。人事管理システム、経理システム、購買システムと連携することで、関連するデータベース更新まで自動で完了し、二重入力がなくなります。このため、IT部門からもプロジェクトメンバーが必要です。

ここで確認！失敗しないワークフローシステムの比較項目とは？

他システムの比較前に、ここでワークフローシステムを実際に選ぶ際の製品の比較項目・選び方を確認しておきましょう。

自社の課題に合った機能が搭載されているか

ワークフローシステムを導入する際は、多機能に惹かれての導入やコスト重視の導入をしないようにしましょう。自社の課題にあった、改善効果を期待できる製品選定が大切です。

業務フローや書類のフォーマット、承認ルートの設定方法など、自社の業務形態に適合した製品の導入をおすすめします。

操作が簡単にできるか

自社の業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても、操作が難しければ誰もシステムを使わずに従来の業務方法に戻ってしまう可能性があります。 そのような事態を避けるためにも、誰でも操作が簡単にできる製品を選定することが大切です。

また組織編成が行われた際など、柔軟なカスタマイズが可能な製品選定をするようにしましょう。カスタマイズが容易にできない場合、さまざまな変更に対処できません。そうした場合、いずれシステムが活用されなくなる恐れがあります。

自社の既存システムとの連携ができるか

ワークフローシステムと自社の既存システムとの連携が可能であれば、さらに業務の効率化を図れるでしょう。そして、手作業によるミスの軽減にもつながります。 もしシステムの連携ができなければ、複数のシステムを使用しなければいけません。システム単体での使用となるため多重入力をする必要があり、逆に業務が非効率になってしまいます。

クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムの提供形態の導入時の大切なポイントです。 提供形態はクラウド型かオンプレミス型の２種類です。それぞれにメリットやデメリットがあるため自社のニーズと価格面の両面から適切な製品を検討するようにしましょう。

それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

クラウド型のメリット・デメリット

初期コストが抑えられ、迅速な導入が可能です。インターネット環境下であれば、さまざまな端末からの操作ができます。バージョンアップなども全てベンダーが行うため、常に最新版での利用が可能です。

システムの運用・保守の必要はありませんが、長期的な運用を行う場合、オンプレミス型と比較するとコストがかかってしまう可能性があります。また、外部にデータを保管するため情報漏えいのリスクが少なからずあるでしょう。

オンプレミス型のメリット・デメリット

自社にシステムを構築するため、導入費用や運用開始までの時間がかかってしまいます。

システムの運用や保守などを全て自社で行うのでIT要員の確保が必要であり、運用面にコストが発生するでしょう。自社での運用となるためセキュリティ面は安心であり、カスタマイズが容易に行えます。

こちらの記事で、ワークフローシステムでよく求められるクラウド型製品や、無料（またはトライアル付き）製品にしぼってご紹介していますので参考にしてみてください。

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資料を請求して導入目的に合った製品を活用しよう！

ワークフローの基本から、機能、比較する際のポイントをご紹介してきました。ワークフローには様々な機能や特長をもった製品が数多く登場しています。気になる製品の詳細はベンダーに聞くとより確実です。自社にはどのような機能が必要なのかを事前に把握し、最適な製品を導入して業務改善を行いましょう。