ワークフローの基本
まずはワークフローについて、概要や機能をご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、承認や決済など、企業内で行われる情報のやり取りや業務の一連の流れを指します。その1つ1つの流れを設定・管理するシステムがワークフローシステムです。
業務の流れを整理するという点で混同されがちなのが、BPM（Business Process Management）です。BPMは業務改善が目的で、製品の受注から営業、販売などの活動において、削減できるコストはどこか、また改善できる部分は何かなどを分析し、PDCAを回して生産性の向上や効率化に寄与します。
ワークフローシステムの代表的な機能
ワークフローシステムには、多くの機能が搭載されています。以下に主な機能について紹介します。
- 申請フォームの作成
- 稟議書など申請のための書類フォーマットを作成する機能です。これまで利用してきたフォーマットをそのまま利用したり、既存の申請書類をスキャンして作成する機能もあります。画面上で簡単に作成できるので、誰でも作成することができます。
- 承認ルートの設計
- ワークフローのメインとなる機能です。どの申請をどのようなルートで承認設定していくかを設定したり、経路の分岐や差し戻しなども定義づけします。ドラッグ&ドロップなど直感的な操作で行える製品が多く、簡単に設定できます。
- 承認状況の確認
- 申請書の承認がどこまで進んでいるのかを一覧で可視化できます。承認が滞っている場合、承認者へメール配信もできるので、承認漏れを防ぐことが可能です。
- 外部システムとの連携
- 例えば、会計システムや購買システムと連携し、申請と承認をワークフローで構築することもできます。
- モバイル対応
- 今やビジネスに必須となったスマートフォンやタブレットなど、モバイルにも対応している製品が登場しています。これにより、外出先でも申請や承認ができ、スピーディーに対応することが可能です。
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ワークフローシステム活用のメリット
ワークフローシステムを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。以下のようなメリットがあります。
- ●フローが最適化され、業務が効率化される
- ●申請書類が必要なくなることで、ペーパーレス化・コスト削減ができる
- ●申請や承認漏れがなくなり、トラブルを回避できる
- ●意思決定が早くなる
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ワークフローシステム導入に失敗しないために確認すべきこと
ワークフローシステムを導入するにあたり、決めるべきことをご紹介します。
課題点の把握ができているか
まずは、なぜワークフローシステムを導入したいのかを明確にしましょう。自社にどのような課題があり、どう解決したいのかを事前に設定することが重要です。多くの製品がある中で、どの製品であれば目的を果たせるのかの判断軸にすることができます。
目標設定ができているか
課題を洗い出したら、システム導入における目標を設定しましょう。例えば「承認完了まで1日かかっていたものを1時間で完了させる」など定量で設定することで費用対効果を図ることができます。
導入前にしっかりと明確化し、解決できる製品はどれかを選定していきましょう。
ワークフローシステムを比較する際のポイント
実際に製品を選定する際は、以下のポイントを参考にしてみましょう。
必要な機能を備えているか
導入目的や自社の課題を解決できる機能を搭載しているかを確認しましょう。ワークフローシステムには多くの機能があります。機能が多いからよい製品ということはありません。自社が必要としている機能があるかを見極めて選定しましょう。
操作性はよいか
使いやすさは非常に重要なポイントです。使い勝手が悪いと、しだいに現場は使わなくなり導入の意義がなくなってしまいます。社員にとって使いやすく、導入後も活用し続けられるような操作性を備えているかをチェックしましょう。
外部システムとの連携ができるか
社内で利用しているシステムと連携できれば、さらなる業務効率化が期待できます。例えば、会計システムや経費精算システムなどとの連携です。製品によってはこれらのシステムと連携できるものもありますので、ベンダーに問い合わせてみるとよいでしょう。
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ITトレンド編集部が厳選！ワークフローシステム比較20選
ここでは、ITトレンド編集部が選んだワークフロー製品を20製品ご紹介します。
- check社内のあらゆる申請に対応！スマホアプリからも申請・承認可能！
- check数千名規模の実績多数！高機能なのに、使いやすい操作感を実現！
- check業界最安クラス！初期費用も無料。お試し無料トライアル実施中！
「Create!Webフロー」
インフォテック株式会社
- check紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- check構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- check各種システムと連携して業務全体を効率化
楽々WorkflowII
住友電工情報システム株式会社
- checkワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
- checkすでに稼働している基幹システムとの連携が可能
- check複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応
ActionPassport
株式会社イーネットソリューションズ
- checkデータセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
- checkモバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
- checkサービス費用内でディスク容量が無制限
- check専用ソフト・プログラミング不要、WebとExcelがあれば誰でも作成
- check申請書ひとつ＆少人数から 数千名規模まで 幅広く対応します
- checkワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
- check書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
- check導入実績 2,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
- check総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。
「NI Collabo Smart」
株式会社NIコンサルティング
- checkExcelの様式をそのまま再現
- check複雑な承認経路にも対応 設定は楽々
- checkワークフローだけじゃない！オール・イン・ワンで月額380円
- check専門知識不要！多種多様な業務を柔軟に”仕組み化”
- check統合型システムとして豊富な機能を搭載
- check他パッケージとの連携も可能
J-MOTTOワークフロー
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- check申請書の代理作成・代理承認が可能
- check申請書の一括印刷・CSVダウンロード対応
- check1ユーザー月額200円からご利用可能
『皆伝！』シリーズ
スミセイ情報システム株式会社（SLC）
- check会計・人事のフロントシステムとして最適なソリューションを提供
- check様々な導入形態（オンプレ、SaaSなど）やスマートデバイスに対応
- check基幹システムや外部サービスとのシームレスな連携を提供
BPM＆ワークフロー「BP Director」
アシストマイクロ株式会社
- check貴社の書式や承認経路・ルールにあわせて柔軟にワークフロー化！
- checkガントチャート形式でも業務を管理！進捗状況や遅延リスクを把握
- checkモバイルからの利用や外部システムのデータ活用もおまかせ！
ワークフローシェアNo.1（X-point）
株式会社日立システムズ
- check会計システムとの経費精算データの自動連携を実現
- check経路検索ソフトと連携する旅費精算申請フォーム提供可能
- checkクラウド環境での提供も可能
- check初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
- checkモバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
- check見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
- check管理者が、自由に申請書式 を作成することが可能
- check簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応
- check営業所や支店でもネット接続でWebブラウザさえあればを導入可能
- check＜業務特化型の仕組み＞様々な業務ワークフローに柔軟に対応！
- check＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
- check＜トータルサポート＞開発から運用･サポートまで当社一貫対応！
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
- check「FormDesigner」を利用することで簡単に申請書画面が作成できる
- check豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入も可能
- check機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フローを実現
承認Time
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
- checkシンプルで使いやすい！「承認のしやすさ」が抜群と好評
- check簡単導入！ノンプログラミングで誰でもすぐに書式作成
- check多国籍企業におすすめ！多言語対応も可能
- checkクラウド承認でスキマ時間を有効活用
- check処理業務の効率化
- checkクラウド一括管理
- check今までの紙のイメージはそのままで利用可能
- checkルート制御機能は自由度が高く柔軟に対応します
- checkセキュアで可用性の高い環境を提供します
まだまだある！自社に合う製品を見つけよう19選
他にも、様々なワークフロー製品があります。まとめてご紹介しますので、気になる製品があればぜひ調べてみてください。
ALIVE SOLUTION WFワークフローシステムは、株式会社三菱電機ビジネスシステムが提供するワークフローシステムです。
この製品は、承認が完了したデータを、他システムに連携して運用が可能など、企業の複雑な運用にも柔軟に対応できます。
SmartFlowは、VeBuIn株式会社が提供するワークフローシステムです。
初期費用無料、300円/人ですが、20ユーザーまでの利用は永久無料と、ランニングコストは業界最安値を謳っています。必要な機能も充実しており、少人数規模の導入であればおすすめの製品です。
ワークフローEXは、株式会社 Knowlbo(ナルボ）が提供するワークフローシステムです。
Excelで作成した稟議書をそのまま電子化でき、電子捺印によって申請・承認ができます。また、ファイルを暗号化するなどセキュリティ対策も万全です。
kintoneは、株式会社サイボウズが提供するワークフローシステムです。
マウス操作で簡単に承認ルートなどの設定を行えます。また、APIを利用したほかシステムやサービスとも連携可能です。
Hachikinは、株式会社ZEALOTが提供するワークフローシステムです。
申請や承認時にメール通知ができるので、漏れなくスムーズに処理できます。中小企業向けで、安価・簡単に導入が可能です。
rakumoワークフローは、rakumo株式会社が提供するワークフローシステムです。
使いやすさに重点を置いたワークフロー製品です。基本機能に加え、コメント機能や申請者による承認者変更など、便利な機能も用意されています。
Gluegent Flowは、株式会社グルージェントが提供するワークフローシステムです。
承認したデータをGoogleのスプレッドシートに出力できるなど、G SuiteやMicrosoft Office 365とも連携したワークフローです。月額300円/人で利用可能です。
Cincom ECMは、シンコム･システムズ･ジャパン株式会社が提供するワークフローシステムです。
業種や業態問わず、あらゆる市場で活用されているシンコム・ドキュメント・ソリューションでのノウハウを基にした製品です。セキュリティも万全で、安心して利用できます。
賢人ワークフローは、賢人株式会社が提供するワークフローシステムです。
修理点検や工事業務に特化したワークフローです。業種に合わせて最適な機能が搭載されています。提供形態もオンプレミス・クラウドどちらにも対応しているので、自社に合ったコストで利用できます。
Questetra BPM Suiteは、株式会社クエステトラ (Questetra, Inc.)が提供するワークフローシステムです。
G Suiteに連携可能で、Googleスプレッドシートやドライブなどに出力が可能です。アクセス制限やバックアップなど、セキュリティ対策も安心のクラウド型ワークフローです。
N-town ワークフローは、日本電気株式会社 (英文: NEC Corporation)か提供するワークフローシステムです。
中堅・中小企業向けのクラウド型クラウドサービスの機能として、ワークフロー機能があります。Excelなど、これまで利用していた形式をそのまま活用できるので、導入後もスムーズに運用できます。
EXPLANNER for SaaS ワークフローは、日本電気株式会社 (英文: NEC Corporation)が提供するワークフローシステムです。
番号収集や本人確認などのマイナンバー業務にも対応しており、申し込み後3日で利用可能。100種類のテンプレートや、企業のニーズに合ったオプションメニューを選択することができます。
Hi-PerBT ワークフローは、株式会社日立ソリューションズ西日本が提供するワークフローシステムです。
マウス操作で帳票が作成できたり、今使っているExcel帳票をそのまま取り込むなど、ツール導入時のストレスを軽減できる機能が多く搭載されています。また、他システムとの連携や多言語にも対応しており、高機能です。
ワークフロープラスは、リトルソフト株式会社が提供するワークフローシステムです。
「超」簡単にフォーム作成ができたり、入力フォームの内容をデータベース化し、会計ソフトなど他システムへの連携が可能です。
サイボウズGaroonは、株式会社サイボウズが提供するワークフローシステムです。
導入実績4,600社のグループウェア製品で、その機能の一部として、ワークフロー機能が搭載されています。日本の商習慣に最適な機能や設定に特長があります。
サイボウズOfficeは、株式会社サイボウズが提供するワークフローシステムです。
グループウェア市場で10年連続でシェアNo.1を獲得している製品です。機能の一部にワークフロー機能があり、モバイルに対応しているので外出先からも申請・承認が可能です。コメント機能や経路検索機能など、便利な機能も多数搭載しています。
iQubeは、株式会社ガイアックスが提供するワークフローシステムです。
クラウド型グループウェアのプレミアム機能として、ワークフローがあります。フォームを柔軟にカスタマイズ可能で、自社で使っているフォーマットそのままの環境に近づけることができます。
POWER EGG 2.0は、ディサークル株式会社が提供するワークフローシステムです。
ワークフロー機能を含め、ホワイトカラーの業務生産性を向上させる機能を実装したオールインワンソリューション。ワークフロー機能では、汎用申請と経費申請の2つのワークフローで業務プロセスの可視化を推進しています。
SuiteFlowは、日本オラクル株式会社が提供するワークフローシステムです。
グラフィカルなインターフェースで分かりやすく、簡単なマウス操作でワークフローを構築できます。
資料を請求して導入目的に合った製品を
いかがでしたか？ワークフローの基本から、機能、比較する際のポイントをご紹介してきました。ワークフローには様々な機能や特長をもった製品が数多く登場しています。気になる製品の詳細はベンダーに聞くとより確実です。自社にはどのような機能が必要なのかを事前にしっかりと把握し、最適な製品を導入して業務改善を行いましょう。
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