【最新ランキング】ワークフローシステム比較おすすめ29選！選び方も解説

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務における申請・承認・決裁などの一連のワークフローを電子化するシステムです。稟議書や報告書の提出、交通費などの経費精算、休暇取得や住所変更といった届出申請など、さまざまな業務手続きを効率化します。

なお、紙やExcelを活用したワークフローには、以下のように多くの課題があります。

• ●申請書の作成に手間がかかる
• ●記入ミスが起こりやすい
• ●承認フローを間違えやすい
• ●申請した書類の進捗状況が把握しにくい
• ●文書の改ざんなど不正が行われやすい
• ●申請書の印刷費や郵送費などにコストがかかる

ワークフローシステムを導入し、電子稟議や電子承認へ移行することで、紙やExcel活用におけるさまざまな課題を解決できます。

ワークフローシステムの資料請求の傾向

ITトレンドでワークフローシステムの資料請求をされた方（2023年６月～2024年６月）のうち、新規導入が71.0％、入れ替えが24.0％でした。新規導入の主な理由は、「紙書類で稟議申請しているが、手続きが煩雑なためシステム化して業務効率を上げたい」「テレワークを促進するためにペーパーレス・ハンコレスへ移行したい」など。

入れ替えの検討理由は、「現行のワークフローシステムに不満がある（操作がしにくい・機能が不十分・カスタマイズ性が乏しいなど）」「現行システムの更新時期にあわせて、継続利用すべきか入れ替えるべきかを検討したい」などでした。

また、資料請求した企業のうち、従業員規模数100名未満の企業が53.0％の半数以上を占めています。次いで1,000名以上の大企業が16.0％、100名以上250名未満の企業が13.3％でした。この結果から、ワークフローシステムは中小企業を中心に、幅広い企業が導入を検討していることがわかります。

ワークフローシステムをお探しの方へ

この記事では、特徴別にワークフローシステムを比較します。

• ●大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）をチェック！
• ●中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）をチェック！
• ●Excelフォーマットを利用できるワークフローシステムをチェック！
• ●システム連携にすぐれたワークフローシステムをチェック！
• ●ワークフロー機能つきグループウェアをチェック！

▼製品ごとの価格や機能を一覧表で比較したい方はこちら！
【比較表】おすすめのワークフローシステムランキング

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムには、主に以下の機能が搭載されています。

■申請書作成機能

テンプレートを利用し申請書を作成する機能。既存のPDFやExcel、Wordなどを流用できる場合もある。

■フロー定義機能

申請、承認（決裁）の順番を設定する機能。直列承認や並列承認など、自社の承認ルートにあわせて変更可能。

■自動振り分け機能

定義されたフローにもとづいて承認者を判別し、自動でルートを割り当てる機能。

■承認・決裁機能

申請内容をWeb上で承認・決裁する機能。エラーがあれば自動で差し戻す。

■外部システム連携機能

ERP（統合基幹業務システム）や勤怠管理システム、会計システムなどの外部システムと連携し、データを相互利用する機能。

以下の記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく解説しています。

ワークフローシステムを導入するメリット

ワークフローシステムを導入すると、業務効率化をはじめさまざまな効果が得られます。代表的なワークフローシステムのメリットは、以下のとおりです。

申請・承認のスピードが上がる

各種申請業務がシステム上で完結するため、申請から承認まで迅速化します。クラウド対応の製品では、責任者が不在がちでも出先から承認・決裁を実行できるため、業務効率化につながります。承認者が出張中などのために、申請フローが滞る心配はありません。

書類管理の負担が減る

ワークフローシステムでは、決裁された書類がデータベースに保管されます。書類をファイリングしたり棚に保管したりする手間が省け、書類の紛失リスクも低減します。書類の保管スペースを確保する必要もありません。また、指定した条件などで書類検索できるため、必要書類を迅速に探し出せるようになります。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムは、事前に設定した申請ルールや承認フローをもとに運用されます。必要項目を記載せずに申請したり、承認者を飛ばしたりするミスや不正を防ぎ、社内規定に則った正しい運用が実現します。また、「いつ誰がなにを申請したのか」「誰が承認したのか」といった記録がシステム上に残るため、改ざん防止にも有効です。

ペーパーレス化できる

各種申請・承認がシステム内で完結するため、ワークフローのペーパーレス化が実現します。用紙やインク代などの印刷コストがかからず、印鑑も必要ありません。また、郵送費やFAX代など書類のやり取りにかかる費用も減らせるため、大幅なコストカットが期待できます。

ワークフローシステムの導入メリットについてさらに深く知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

ワークフローシステムの５つのタイプ

ワークフローシステムには、大きく分けて以下の５つのタイプがあります。

• ●大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）
• ●中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）
• ●Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
• ●システム連携にすぐれたワークフローシステム
• ●ワークフロー機能つきグループウェア

ここでは、各タイプの特徴について解説します。

大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）

大企業では、部署ごとに申請・決裁が行われるほか、部門をこえて多くの人が承認プロセスにかかわります。そのため、企業独自の承認フローを構築するための高いカスタマイズ性が欠かせません。

例えば、「AかつBまたはC」といった高度な条件分岐や、承認者を複数人指定し、規定人数以上の承認を得たら決裁となる多数決承認など、さまざまな承認方法やフローに対応した製品が適しています。

また、従業員数が多ければ、人事異動によるワークフローのメンテナンスには時間がかかります。組織改正にともなうデータをあらかじめ登録・予約し、組織改正日に自動的に新組織に移行できる製品なら、メンテナンスの負担が大幅に軽減します。

▶大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）をチェック！

中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）

一般的に、中小企業では役職の階層が少なく、承認プロセスもシンプルです。そのため、承認フローの構築が容易で、誰でも直感的に操作可能なワークフローシステムがおすすめです。

例えば、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、自社独自の申請フォームや申請ルートを作成できる製品があります。また、多彩な申請書テンプレートが用意されており、テンプレートをそのまま利用できれば、運用開始がスムーズでしょう。

なお、テンプレートの数は30種類ほどから1,000種類以上まで製品によってさまざまです。テンプレートの利用を想定している場合は、自社が活用したい帳票や申請書のテンプレートが用意されているかを事前に確認しましょう。

▶中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）をチェック！

Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム

現行のExcelフォーマットをワークフローシステムにインポートして、申請書フォームを作成するタイプです。

見慣れたレイアウトのままWebフォームに移行でき、専門的な知識やツールを使用せずに簡単に申請フォームが完成します。製品によっては、ExcelだけではなくWordやPDFの帳票や申請書も申請フォームとして利用できる場合があります。

Excelで申請書を作成している企業にとって利便性が高く、ワークフローシステムの社内浸透も早いでしょう。

▶Excelフォーマットを利用できるワークフローシステムをチェック！

システム連携にすぐれたワークフローシステム

業務システムやアプリケーションと連携し、業務効率を高められるタイプです。例えば、ChatworkやSlack、LINE WORKSなどのビジネスチャットと連携することで、承認や差し戻しなどの処理状況がリアルタイムに通知されます。これにより、ワークフローにおけるタイムロスが減り、関連業務の迅速化が可能です。

また、会計システムとの連携によって、ワークフローシステムで処理された経費申請データから会計システム向けの仕訳データを自動生成できます。データの二重入力の手間が削減され、チェック工程の効率化も実現します。

連携性のよいワークフローシステムの導入により、既存のシステムやアプリケーションを活用した汎用性の高い運用が実現するでしょう。

▶システム連携にすぐれたワークフローシステムをチェック！

ワークフロー機能のあるグループウェア

グループウェアの機能の一つとしてワークフローを利用するタイプです。グループウェアには、掲示板や社内SNSなど、社内コミュニケーションや情報共有を活性化するための機能が搭載されています。ワークフロー機能のあるグループウェアなら、承認フローの効率化にとどまらず幅広い業務を改善できます。

ただし、複雑な経路設定や承認設定には対応していないなど、専用のワークフローシステムに比べると機能が限られます。そのため、自社の求めるワークフロー運用が可能かを判断したうえで導入しましょう。

▶ワークフロー機能つきグループウェアをチェック！

ワークフローシステムの比較ポイント・選び方

自社にあったシステムのタイプがつかめたら、次は各システムを比較・検討しましょう。以下の３つのポイントに着目してください。

• ●自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか
• ●利用したい機能が搭載されているか
• ●連携できるシステムやアプリケーションはなにか

それぞれ詳しく解説します。

自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか

ワークフローシステムを導入するうえで、自社の運用に沿った申請手続きや決裁が行えるかは重要なポイントです。独自の商習慣をもつ企業は承認ルートやフローも複雑なため、それらにもとづいてシステムを設計する必要があります。

また、承認フローの構築と同時に、企業のセキュリティ要件を満たした運用が実現するかも確認しましょう。例えば、編集・更新履歴がわかる証跡管理や、所属組織や役職による編集権限・閲覧権限の設定などができる製品があります。二段階認証やパスワード制限、データのバックアップ体制が充実していれば、高レベルでのセキュリティ対策が可能です。

利用したい機能が搭載されているか

一口にワークフローシステムといっても、利用できる機能は製品によって異なります。自社に適したワークフローシステムを導入するためには、各製品の搭載機能を具体的に把握することが大切です。

例えば、申請フォーム作成やWeb承認・決裁などの基本機能のみを搭載したシンプルな製品もあれば、文書管理やタイムスタンプ（電子帳簿保存法対応）などの多様な機能を搭載した製品もあります。また、稟議書や報告書など業務関連の申請に特化した製品がある一方で、経費や有給などの経理・人事・労務に関する申請も一括して行えるワークフローシステムもあります。

各社製品の機能や特徴を詳しく把握するためには、資料請求の活用が有効です。また、製品の機能性や操作性は実際に利用してみないとわからないことも多いため、無料トライアルを実施している製品はぜひ活用しましょう。

連携できるシステムやアプリケーションはなにか

ほぼすべてのワークフローシステムが外部システムとの連携に対応しています。経費精算システムや会計システム、SlackやChatworkなど、多様な業務システム・アプリケーションと連携可能です。ただし、連携できるツールの種類や、連携してなにができるかは製品によって異なるため、事前に確認が必要です。

例えば、ビジネスチャットとの連携では、ワークフロー処理における通知をチャット上で受け取れるのが一般的です。しかし、製品によっては通知の受信だけでなく、アプリケーション上でワークフローの申請や承認が行える場合もあります。システム連携によって機能性・利便性が高まると、業務の生産性も向上します。

jinjer株式会社の調査によれば、ワークフローシステムを利用する企業の約40％が「ほかのシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる」と回答。連携について課題を感じる導入者も多いようなので、特に確認するとよいでしょう。

参考：ワークフローシステム利用における実態調査｜jinjer株式会社

【比較表】おすすめのワークフローシステムランキング

ITトレンドおすすめのワークフローシステムを年間ランキング順に一覧表にまとめました。左から順に人気製品を紹介します。また、この記事で紹介している主要な製品を調査し、見えてきたワークフローシステムの特徴や傾向を以下にまとめました。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。

• ●大半の製品がマルチデバイスに対応し、スマホやタブレットから申請・承認が行える。
• ●Excelフォーマットや申請テンプレートを活用できるシステムは、約半数に限られる。
• ●エラーチェック・入力補助機能はどのシステムも対応している。
• ●承認時などにコメントを入力できる機能は、ほぼすべてのシステムに搭載されている。
• ●多言語対応しているシステムは約４割。英語が主で、中国語や韓国語に対応した製品も見られる。
• ●申請時や決裁完了時などに、メールやビジネスチャットなどで自動通知を受け取れるシステムは約半数。有償オプションの場合もあり。
• ●文書管理機能や社内掲示板機能を有したシステムもあるが、グループウェアの一部機能として搭載されているケースが多い。
• ●経費精算に標準対応したシステムは複数あるが、勤怠管理や有給申請など人事・労務業務をカバーするシステムは少ない。ただし、システム連携によって対応業務の幅は広げられる。
• ●クラウド型が大半で、オンプレミス型を提供している製品は約３割。

以下では最新の月間ランキングが確認できます。

ワークフローシステムの料金相場

ワークフローシステムの費用相場は、提供形態によって異なります。クラウド型とオンプレミス型の相場は以下のとおりです。

■クラウド型

初期費用：無料～50万円程度、月額利用料：250円～500円程度（１ユーザー）

■オンプレミス型

初期費用：100万円～500万円程度、月額利用料：無料、
保守サポート費用：月額５万円～50万円程度

クラウド型は初期費用が無料の場合も多く、１ユーザーあたり月額250円ほどで利用できる製品があります。オンプレミス型はカスタマイズの有無によって導入コストが大きく変動するため、具体的な費用が知りたい場合は資料請求や見積もり依頼を活用するのがおすすめです。

▶大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）

ここからは、タイプ別におすすめのワークフローシステムを紹介します。まずは、複雑な承認フローの設定や、大規模な組織改編にも柔軟に対応できる大企業向けの製品をまとめました。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。

自社に最適なワークフローシステムを導入するためには、複数製品を比較し、それぞれの機能や特徴を具体的に把握することが重要です。資料請求を活用して、詳しい製品情報を入手しましょう。

▶中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）

次に、操作性にすぐれた中小企業向けのワークフローシステムを紹介します。低コストで利用できる製品が豊富です。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。

▶Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム

ここからは、ExcelデータやファイルをWeb上で活用できる製品を紹介します。現行の申請書をExcelで作成している企業や、申請フローを大幅に変更したくない企業におすすめです。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。

おすすめ製品はまとめて資料請求が可能です。下のボタンからご利用ください。

▶システム連携にすぐれたワークフローシステム

ワークフローシステムは、Google WorkspaceやSlack、ChatWorkやWebサービスなどほかのシステムやアプリケーションとの連携によって、利用効果を高められます。ここでは、さまざまなシステムと連携して利用できるワークフローシステムを紹介します。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。

▶ワークフロー機能つきグループウェア

ワークフローは内部統制を目的とし、グループウェアはコミュニケーション活性化や業務効率化を目的とするシステムです。ワークフロー以外の業務も幅広く改善したい場合、ワークフロー機能のあるグループウェアがおすすめです。

※レビュー評価は2025年3月12日時点における実数を表示しています。"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。

まとめ

社内申請や承認の手続きに煩わしさを感じている企業の方は、ワークフローシステムの導入がおすすめです。この記事では中小企業から大手企業におすすめのワークフローシステムの特徴を比較しながら紹介しました。

ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、自社の目的や規模にあわせた製品の導入が重要です。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。下のボタンより一括資料請求が可能なため、ぜひご利用ください。