ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務における申請・承認・決裁などの一連のワークフローを電子化するシステムです。稟議書や報告書の提出、交通費などの経費精算、休暇取得や住所変更といった届出申請など、さまざまな業務手続きを効率化します。
なお、紙やExcelを活用したワークフローには、以下のように多くの課題があります。
- ●申請書の作成に手間がかかる
- ●記入ミスが起こりやすい
- ●承認フローを間違えやすい
- ●申請した書類の進捗状況が把握しにくい
- ●文書の改ざんなど不正が行われやすい
- ●申請書の印刷費や郵送費などにコストがかかる
ワークフローシステムを導入し、電子稟議や電子承認へ移行することで、紙やExcel活用におけるさまざまな課題を解決できます。
ITトレンドにおけるワークフローシステムの動向
ITトレンドでワークフローシステムの資料請求（2023年６月～2024年６月）をされた方のうち、新規導入が71.0％、入れ替えが24.0％でした。新規導入の主な理由は、「紙書類で稟議申請しているが、手続きが煩雑なためシステム化して業務効率を上げたい」「テレワークを促進するためにペーパーレス・ハンコレスへ移行したい」など。
入れ替えの検討理由は、「現行のワークフローシステムに不満がある（操作がしにくい・機能が不十分・カスタマイズ性が乏しいなど）」「現行システムの更新時期にあわせて、継続利用すべきか入れ替えるべきかを検討したい」などでした。
また、資料請求した企業のうち、従業員規模数100名未満の企業が53.0％の半数以上を占めています。ついで1,000名以上の大企業が16.0％、100名以上250名未満の企業が13.3％でした。この結果から、ワークフローシステムは中小企業を中心に、幅広い企業が導入を検討していることがわかります。
ワークフローシステムをお探しの方へ
この記事では、ワークフローシステムを特徴別に比較します。製品ごとに価格や機能なども表にまとめているため、比較検討する際の参考にしてください。
▼ワークフローシステムを一覧表で比較したい方はこちら！
【比較表】おすすめのワークフローシステムランキング
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、主に以下の機能が搭載されています。
- ■申請書作成機能
- テンプレートを利用し申請書を作成する機能。既存のPDFやExcel、Wordなどを流用できる場合もある。
- ■フロー定義機能
- 申請、承認（決裁）の順番を設定する機能。直列承認や並列承認など、自社の承認ルートにあわせて変更可能。
- ■自動振り分け機能
- 定義されたフローにもとづいて承認者を判別し、自動でルートを割り当てる機能。
- ■承認・決裁機能
- 申請内容をWeb上で承認・決裁する機能。エラーがあれば自動で差し戻す。
- ■外部システム連携機能
- ERP（統合基幹業務システム）や勤怠管理システム、会計システムなどの外部システムと連携し、データを相互利用する機能。
以下の記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入すると、業務効率化をはじめさまざまな効果が得られます。代表的なワークフローシステムのメリットは、以下のとおりです。
申請・承認のスピードが上がる
各種申請業務がシステム上で完結するため、申請から承認まで迅速化します。クラウド対応の製品では、責任者が不在がちでも出先から承認・決裁を実行できるため、業務効率化につながります。承認者が出張中などのために、申請フローが滞る心配はありません。
書類管理の負担が減る
ワークフローシステムでは、決裁された書類がデータベースに保管されます。書類をファイリングしたり棚に保管したりする手間が省け、書類が紛失するリスクも低減します。書類の保管スペースを確保する必要もありません。また、指定した条件などで書類検索できるため、必要書類を迅速に探し出せるようになります。
内部統制を強化できる
ワークフローシステムは、事前に設定した申請ルールや承認フローをもとに運用されます。必要項目を記載せずに申請したり、承認者を飛ばしたりするミスや不正を防ぎ、社内規定に則った正しい運用が実現します。また、「いつ誰がなにを申請したのか」「誰が承認したのか」といった記録がシステム上に残るため、改ざん防止にも有効です。
ペーパーレス化できる
各種申請・承認がシステム内で完結するため、ワークフローのペーパーレス化が実現します。用紙やインク代などの印刷コストがかからず、印鑑も必要ありません。また、郵送費やFAX代など書類のやり取りにかかる費用も減らせるため、大幅なコストカットが期待できます。
ワークフローシステムの導入メリットについてさらに深く知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
ワークフローシステムの５つのタイプ
ワークフローシステムには、大きく分けて以下の５つのタイプがあります。
- ●大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）
- ●中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）
- ●Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
- ●システム連携にすぐれたワークフローシステム
- ●ワークフロー機能つきグループウェア
ここでは、各タイプの特徴について解説します。
大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）
大企業では、部署ごとに申請・決裁が行われるほか、部門をこえて多くの人が承認プロセスにかかわります。そのため、企業独自の承認フローを構築するための高いカスタマイズ性が欠かせません。
例えば、「AかつBまたはC」といった高度な条件分岐や、承認者を複数人指定し、規定人数以上の承認を得たら決裁となる多数決承認など、さまざまな承認方法やフローに対応した製品が適しています。
また、従業員数が多ければ、人事異動によるワークフローのメンテナンスには時間がかかります。組織改正にともなうデータをあらかじめ登録・予約し、組織改正日に自動的に新組織に移行できる製品なら、メンテナンスの負担が大幅に軽減します。
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中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）
一般的に、中小企業では役職の階層が少なく、承認プロセスもシンプルです。そのため、承認フローの構築が容易で、誰でも直感的に操作可能なワークフローシステムがおすすめです。
例えば、ドラッグ＆ドロップの簡単操作で、自社独自の申請フォームや申請ルートを作成できる製品があります。また、多彩な申請書テンプレートが用意されており、テンプレートをそのまま利用できれば、運用開始がスムーズでしょう。
なお、テンプレートの数は30種類ほどから1,000種類以上まで製品によってさまざまです。テンプレートの利用を想定している場合は、自社が活用したい帳票や申請書のテンプレートが用意されているかを事前に確認しましょう。
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Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
現行のExcelフォーマットをワークフローシステムにインポートして、申請書フォームを作成するタイプです。
見慣れたレイアウトのままWebフォームに移行でき、専門的な知識やツールを使用せずに簡単に申請フォームが完成します。製品によっては、ExcelだけではなくWordやPDFの帳票や申請書も申請フォームとして利用できる場合があります。
Excelで申請書を作成している企業にとって利便性が高く、ワークフローシステムの社内浸透も早いでしょう。
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システム連携にすぐれたワークフローシステム
業務システムやアプリケーションと連携し、業務効率を高められるタイプです。例えば、ChatworkやSlack、LINE WORKSなどのビジネスチャットと連携することで、承認や差し戻しなどの処理状況がリアルタイムに通知されます。これにより、ワークフローにおけるタイムロスが減り、関連業務の迅速化が可能です。
また、会計システムとの連携によって、ワークフローシステムで処理された経費申請データから会計システム向けの仕訳データを自動生成できます。データの二重入力の手間が削減し、チェック工程の効率化も実現します。
連携性のよいワークフローシステムの導入により、既存のシステムやアプリケーションを活用した汎用性の高い運用が実現するでしょう。
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ワークフロー機能のあるグループウェア
グループウェアの機能の一つとしてワークフローを利用するタイプです。グループウェアには、掲示板や社内SNSなど、社内コミュニケーションや情報共有を活性化するための機能が搭載されています。ワークフロー機能のあるグループウェアなら、承認フローの効率化にとどまらず幅広い業務を改善できます。
ただし、複雑な経路設定や承認設定には対応していないなど、専用のワークフローシステムに比べると機能が限られます。そのため、自社の求めるワークフロー運用が可能かを判断したうえで導入しましょう。
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ワークフローシステムの比較ポイント・選び方
自社にあったシステムのタイプがつかめたら、次は各システムを比較・検討しましょう。以下の３つのポイントに着目してください。
- ●自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか
- ●利用したい機能が搭載されているか
- ●連携できるシステムやアプリケーションはなにか
それぞれ詳しく解説します。
自社の承認フローやセキュリティ要件にあった運用ができるか
ワークフローシステムを導入するうえで、自社の運用に沿った申請手続きや決裁が行えるかは重要なポイントです。独自の商習慣をもつ企業は承認ルートやフローも複雑なため、それらにもとづいてシステムを設計する必要があります。
また、承認フローの構築と同時に、企業のセキュリティ要件を満たした運用が実現するかも確認しましょう。例えば、編集・更新履歴がわかる証跡管理や、所属組織や役職による編集権限・閲覧権限の設定などができる製品があります。二段階認証やパスワード制限、データのバックアップ体制が充実していれば、高レベルでのセキュリティ対策が可能です。
利用したい機能が搭載されているか
一口にワークフローシステムといっても、利用できる機能は製品によって異なります。自社に適したワークフローシステムを導入するためには、各製品の搭載機能を具体的に把握することで大切です。
例えば、申請フォーム作成やWeb承認・決裁などの基本機能のみを搭載したシンプルな製品もあれば、文書管理やタイムスタンプ（電子帳簿保存法対応）などの多様な機能を搭載した製品もあります。また、稟議書や報告書など業務関連の申請に特化した製品がある一方で、経費や有給などの経理・人事・労務に関する申請も一括して行えるワークフローシステムもあります。
各社製品の機能や特徴を詳しく把握するためには、資料請求の活用が有効です。また、製品の機能性や操作性は実際に利用してみないとわからないことも多いため、無料トライアルを実施している製品はぜひ活用しましょう。
連携できるシステムやアプリケーションはなにか
ほぼすべてのワークフローシステムが外部システムとの連携に対応しています。経費精算システムや会計システム、SlackやChatworkなど、多様な業務システム・アプリケーションと連携可能です。ただし、連携できるツールの種類や、連携してなにができるかは製品によって異なるため、事前に確認が必要です。
例えば、ビジネスチャットとの連携では、ワークフロー処理における通知をチャット上で受け取れるのが一般的です。しかし、製品によっては通知の受信だけでなく、アプリケーション上でワークフローの申請や承認が行える場合もあります。システム連携によって機能性・利便性が高まると、業務の生産性も向上します。
jinjer株式会社の調査によれば、ワークフローシステムを利用する企業の約40％が「ほかのシステムとのデータ連携（API連携・ファイル連携）に時間・手間がかかる」と回答。連携について課題を感じる導入者も多いようなので、特に確認するとよいでしょう。
参考：ワークフローシステム利用における実態調査｜jinjer株式会社
【比較表】おすすめのワークフローシステムランキング
ITトレンドおすすめのワークフローシステムを上半期ランキング順に一覧表にまとめました。左から順に人気製品を紹介します。また、この記事で紹介している主要な製品を調査し、見えてきたワークフローシステムの特徴や傾向を以下にまとめました。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●大半の製品がマルチデバイスに対応し、スマホやタブレットから申請・承認が行える。
- ●Excelフォーマットや申請テンプレートを活用できるシステムは、約半数に限られる。
- ●エラーチェック・入力補助機能はどのシステムも対応している。
- ●承認時などにコメントを入力できる機能は、ほぼすべてのシステムに搭載されている。
- ●多言語対応しているシステムは約４割。英語が主で、中国語や韓国語に対応した製品も見られる。
- ●申請時や決裁完了時などに、メールやビジネスチャットなどで自動通知を受け取れるシステムは約半数。有償オプションの場合もあり。
- ●文書管理機能や社内掲示板機能を有したシステムもあるが、グループウェアの一部機能として搭載されているケースが多い。
- ●経費精算に標準対応したシステムは複数あるが、勤怠管理や有給申請など人事・労務業務をカバーするシステムは少ない。ただし、システム連携によって対応業務の幅は広げられる。
- ●クラウド型が大半で、オンプレミス型を提供している製品は約３割。
以下では最新の月間ランキングが確認できるので、あわせて参考にしてください。
ワークフローシステムの料金相場
ワークフローシステムの費用相場は、提供形態によって異なります。クラウド型とオンプレミス型の相場は以下のとおりです。
- ■クラウド型
- 初期費用：無料～50万円程度、月額利用料：250円～500円程度（１ユーザー）
- ■オンプレミス型
- 初期費用：100万円～500万円程度、月額利用料：無料、保守サポート費用：月額５万円～50万円程度
クラウド型は初期費用が無料の場合も多く、１ユーザーあたり月額250円ほどで利用できる製品があります。オンプレミス型はカスタマイズの有無によって導入コストが大きく変動するため、具体的な費用が知りたい場合は資料請求や見積もり依頼を活用するのがおすすめです。
▶大企業向けワークフローシステム（経路設定・変更に強み）
ここからは、タイプ別におすすめのワークフローシステムを紹介します。まずは、複雑な承認フローの設定や、大規模な組織改編にも柔軟に対応できる大企業向けの製品をまとめました。
《楽々WorkflowII》のPOINT
- ノーコードでかんたん、かつ豊富な機能で、柔軟に経路設定
- 統一基盤として利用もできる汎用ワークフローシステム
- 蓄積したデータを可視化・活用、業務改善にもつながる
ITトレンド上半期ランキング2024ワークフローワークフローシステム第３位
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、企業規模や予算にあわせて利用できるワークフローシステムです。複雑なワークフローや組織の変化に柔軟に対応し、大規模運用も可能です。また多国語に対応しているほか、電子帳簿保存法やAPI連携による他システムとの連携など機能も豊富なため、企業ニーズにあわせて運用できます。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
ー（デモあり） |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / Excelフォーマット / 申請テンプレート / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語・中国語） / 外部通知 / 回覧 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
改善してほしい点 機械、重電 750名以上 1,000名未満
《kickflow》のPOINT
- 直感的なUIUX・優れた操作感
- 複雑な組織図 / 組織改編に強い
- SlackやTeamsとの強固な連携
「kickflow」は、株式会社kickflowが提供する大企業の課題解決に特化して作られた次世代クラウドワークフローです。柔軟性が高く、軽い負荷で運用できます。自社の稟議ルールを柔軟かつ簡単に作成でき、組織設定や権限管理は数千名規模まで対応可能です。人事マスタや会計ツール、取引先マスタなどとAPIで連携すると、より業務を効率化できるでしょう。カスタマーサクセスによる導入・運用支援つきで、導入に不安のある担当者も安心です。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語） / 外部通知/回覧 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 250名以上 500名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
《SmartDB》のPOINT
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、ワークフローとWebデータベース機能を搭載したノーコード・ローコード開発プラットフォームです。合議や条件分岐、代行承認、多数決承認、自動承認などさまざまなワークフローに対応しています。部門を横断する複雑なワークフローにも活用しやすく、文書内の項目ごとに細かな権限設定が可能です。文書の検索や更新履歴の保存、文書に対するコメント機能など文書管理機能も充実しています。
| 提供形態 |
クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / Excelフォーマット / 申請テンプレート / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語・中国語） / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 その他製造 100名以上 250名未満
《ArielAirOne》のPOINT
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、ワークフロー機能を搭載した業務開発プラットフォームです。大手企業の複雑なワークフローや組織を横断するワークグループに対応します。詳細な権限設定や全文検索、スマートデバイスにも対応し、内部統制の強化やテレワークにも効果的です。また人事システム連携機能を活用すれば、人事異動や組織再編時の運用もスムーズになるでしょう。ほかにも施設予約や掲示板、タスク・ファイル管理、スケジュール管理など機能が充実しています。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / 文書管理 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 10名以上 50名未満
改善してほしい点 金融・証券・保険 5,000名以上
自社に最適なワークフローシステムを導入には、複数製品を比較して機能や特徴を具体的に把握することが大切です。資料請求を活用して、より詳しい製品情報を入手しましょう。
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▶中小企業向けワークフローシステム（操作性に強み）
次に、操作性にすぐれた中小企業向けのワークフローシステムを紹介します。低コストで利用できる製品が豊富です。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
ITトレンド上半期ランキング2024ワークフローワークフローシステム第１位
株式会社DONUTSが提供するワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」は、使いやすさを追求したUI設計が魅力です。スマホからの申請と承認に対応しています。また、チャットシステムやGoogleアカウントとの連携が可能なため、差し戻しや承認作業におけるコミュニケーションがとりやすいでしょう。さらに、業界最安クラスの価格で利用できるのも特徴です。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料、月額300円～/ユーザー
月額250円/ユーザー（ほかのジョブカン製品と一緒に利用する場合） |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / タイムスタンプ / 申請テンプレート（50種類超） / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語・韓国語・タイ語） / 外部通知/ 回覧 |
いい点 教育・教育学習支援関係 250名以上 500名未満
改善してほしい点 自動車、輸送機器 500名以上 750名未満
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、申請や決裁業務に対応したワークフローシステムです。サイボウズグループウェアや社内ポータルサイト、経路検索などWebサービスや他システムから引き継いだデータを使用して申請できます。独自のフォーマットも簡単にデザイン可能で、組織階層や役割権限にもとづいた複雑な承認フローにも対応しています。紙の申請書と同じ見た目で直感的に入力できるため、誰でも操作しやすいでしょう。最小10ユーザーから利用可能です。
| 提供形態 |
クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
クラウド版：初期費用無料、月額500円/ユーザー
パッケージ版：600,000円/50ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / Excelフォーマット / 申請テンプレート（約30種類） / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語） / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
改善してほしい点 通信サービス 50名以上 100名未満
《ジンジャーワークフロー》のPOINT
- 人事・経理部の社内申請業務の効率化やペーパーレス化を促進
- 多様な承認経路に対応し、運用方法に合わせてカスタマイズが可能
- 直観的に操作ができるのでシステムが苦手な方でも簡単に使える
jinjer株式会社が提供する「ジンジャーワークフロー」は、スマホやタブレットにも対応した申請・承認作業を効率化するワークフローシステムです。承認や決裁状況をリアルタイムで反映するため、業務の高速化が期待できます。また、対応すべき案件は色別で表示され、ひと目で確認可能です。申請者や承認者双方の負担が軽減されるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
月額300円/人 |
| 機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 |
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、パッケージ版として実績のある同社製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムです。SlackやChatWork、Microsoft Teamsなどのチャットツールや、GoogleWorkspace、サイボウズオフィスなどのグループウェアと連携可能です。ノーコードでフォーム作成がしやすく、無料で利用できる1,000以上のサンプルフォームも搭載しています。スマホで承認・申請でき、作業申請や人事手続き、日報などにも対応しています。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料、月額500円～/ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート（1,000種類超） / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
改善してほしい点 不動産 1,000名以上 5,000名未満
《X-point Cloud》のPOINT
- 紙の書類イメージそのまま電子化！
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー！
- 豊富な実績・ノウハウで、ワークフロー業務の改善もサポート！
株式会社日立システムズが代理店として提供する「X-point Cloud」は、ペーパーレス化やデータベース化を推進したい企業におすすめなワークフローシステムです。紙の書類もそのままのイメージで画面上に表示できるほか、Web上で各申請フォームを簡単に作成できます。使いやすく高機能なうえ、書類作成から承認・検索・活用まで対応しています。なお、対象企業規模は100名未満です。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
月額500円～/ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート（1,000種類超） / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 金融・証券・保険 250名以上 500名未満
▶Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
ここからは、ExcelデータやファイルをWeb上で活用できる製品を紹介します。現行の申請書をExcelで作成している企業や、申請フローを大幅に変更したくない企業におすすめです。
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
ITトレンド上半期ランキング2024ワークフローワークフローシステム第２位
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、Excelを活用できるワークフローシステムです。ExcelファイルをWebフォームに変換して申請書を作成します。専用ソフトや知識が不要なため、運用開始もスムーズでしょう。承認段階ごとの入力項目制御や追記内容の自動判別、自動分岐といった便利機能が多く搭載されています。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
スタンダードプラン：月額500円/ユーザー
プレミアムプラン：月額800円/ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
改善してほしい点 建設 1,000名以上 5,000名未満
《Hi-PerBT ワークフロー》のPOINT
- ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適！
- 時間短縮・コスト削減！スマホやタブレットでも利用可能！
- 帳票サンプルが５０種類以上もあるのでカンタン！
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT ワークフロー」は、帳票自動回覧が可能なワークフローシステムです。帳票サンプルは50種類以上あり、マウスで簡単にレイアウトを変えられます。書類や報告書類の申請にスマホやタブレットが利用可能です。また、日本語と英語で利用できるほか、ランゲージファイルを用意すればさまざまな言語に対応できます。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / 申請テンプレート（52種類） / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語） / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 その他製造 1,000名以上 5,000名未満
《Styleflow》のPOINT
- オプション費用一切なし！充実の高機能のすべてを月額300円で
- 進化するワークフロー！お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま！既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、高度な機能が充実しているワークフローシステムです。ExcelやWordなどのOffice文書を取り込み、そのままのレイアウトでWeb用の申請フォームを作成できます。シンプルなデザインと柔軟性の高さに定評があります。また書類の一括作成機能や、メール・チャットシステムと連携した通知機能もあり、申請作業の時短効果が見込めるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料、月額300円/ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / Excelフォーマット / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
- 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
株式会社システムエグゼが提供している「AppRemo」は、Excelで作成した申請書をそのまま使え、申請・承認業務やシステム運用を効率化するワークフローシステムです。Excel申請書に記載されたデータを、自動でシステム内のデータベースに格納できるのが特徴です。承認された情報を集計し別システムへ入力する手間が省けるため、管理者の負担軽減にもつながります。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
無料プランあり
AppRemoクラウド：初期費用無料、月額250円～/ユーザー
AppRemoパッケージ：500,000円～/50ユーザー、サポート年額75,000円～ |
| 機能 |
スマホ対応 / コメント追加 / Excelフォーマット / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
おすすめ製品はまとめて資料請求が可能です。下のボタンからご利用ください。
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▶システム連携にすぐれたワークフローシステム
ワークフローシステムは、Google WorkspaceやSlack、ChatWorkやWebサービスなどほかのシステムやアプリケーションとの連携によって、利用効果を高められます。ここでは、さまざまなシステムと連携して利用できるワークフローシステムを紹介します。
《バクラク申請》のPOINT
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、AI自動読み取り機能を搭載した稟議システムです。Slackなどのチャットアプリから承認・却下が実施可能なため、時間や場所を問わず対応できます。AI-OCRの搭載により、申請入力作業のミスも削減します。同シリーズの請求書受領ソフト「バクラク請求書」との連携により、仕訳・支払いデータの自動作成や保管まで効率化できるでしょう。
| 提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
月額10,000円～ |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / タイムスタンプ / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 代理・多数決承認 |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
改善してほしい点 通信サービス 100名以上 250名未満
《J’s X（ジェイズクロス）》のPOINT
- 豊富な導入実績とノウハウで、最適なテンプレートを提供
- 業務設計はじめ、導入・運用イメージまでシームレスに連携
- 企業・各業界毎で必要不可欠となる機能を提案し標準化を実現
「J’s X（ジェイズクロス）」は株式会社JSOLが提供する業種・業務特化型ソリューションです。製造業や食品業界など固有業界向け、営業や人事など特定業務向けなど業種にあわせたテンプレートやノウハウを提供しています。自治体や官公庁においても、職員の事務効率向上だけではなく、市民手続きのオンライン化などさまざまなシーンで役立つでしょう。さらに各種業界・業種にあわせた導入コンサルが受けられるほか、ITサービスマネジメント全般も支援します。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
ー |
| 機能 |
外部システム連携 / フォーム作成 / 申請テンプレート / エラーチェック・入力補助 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《皆伝！シリーズ》のPOINT
- IT環境、規模、予算に応じた利用形態（クラウド、オンプレミス）
- 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
- ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は勤務管理やマイナンバー、フレームワーク、経費精算、人事総務系の各種申請で構成されているワークフローです。主要ERPシステムとの連携機能に加え、経路検索や交通系ICカードサービスなど他社のサービスやソリューションと連携できます。会計・人事領域の主要な作業を総合的にサポートするため、広範囲な業務の効率化につながるでしょう。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
クラウド版：月額373,500円～
オンプレミス版：200万円～ |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / エラーチェック・入力補助 / 多言語 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 金融・証券・保険 5,000名以上
《Flow》のPOINT
- 利用者が GUI で直感的にワークフローの作成ができる
- 申請承認の一覧や通知を Microsoft Teams 上で確認できる
- Microsoft 365 上にデータを集約し、利活用に繋げられる
SBテクノロジー株式会社が提供する「Flow」は、SharePoint Online上で稼働するSaaS型のワークフローサービスです。
直感的な操作性で誰でもワークフローを作成できるため、業務のDX化を推進するでしょう。Microsoft Teamsのアプリに追加すれば、申請や承認のチャットが可能です。また、申請書や書類データをSharePointやTeamsに格納し、Power Automateと連携したりCSV出力したりと利活用できるのもポイントです。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
月額40,000円～ |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / 文書管理 / エラーチェック・入力補助 / 多言語（英語） / 外部通知 /代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
▶ワークフロー機能つきグループウェア
ワークフローは内部統制を目的とし、グループウェアはコミュニケーション活性化や業務効率化を目的とするシステムです。ワークフロー以外の業務も幅広く改善したい場合、ワークフロー機能のあるグループウェアがおすすめです。
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供するワークフロー機能を搭載したグループウェアです。JavaScriptカスタマイズにより、他社製品との連携ソリューションを開発できます。また、API一覧やカスタマイズサンプルも公開しています。さらに60種類以上の無料テンプレートが搭載されており、プログラミングの知識なしに申請フォームのデザインが可能です。なお、ワークフロー機能ではスマホやタブレットでも承認できます。
| 提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
クラウド版：月額800円～/ユーザー |
| 機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / 申請テンプレート（60種類超） / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズ Office」は、中小企業の社内コミュニケーションを円滑にするグループウェアです。ワークフローに加え、スケジュール・掲示板・メール・アドレス帳・ファイル管理など、日々のビジネスシーンに必要な機能を網羅しています。また、タイムカード機能ではログイン時間を記録し、勤怠管理業務の効率化も可能です。なお、250名未満を対象としています。
| 提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
月額500円～/ユーザー
５ユーザーより契約可能 |
| 機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / エラーチェック・入力補助 / 回覧 |
改善してほしい点 飲食店・宿泊 10名以上 50名未満
《HotBiz8》のPOINT
- 200名まで定額13,200円 ワークフロー機能付きグループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、200名まで定額で利用できるワークフロー機能つきグループウェアです。スマホでも店舗・拠点間の申請書のやりとりができ、自由なカスタマイズが可能です。また、IP制限やメンバーごとの権限設定も可能なため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
| 提供形態 |
クラウド / サービス |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用11,000円
月額11,000円～/200ユーザーまで |
| 機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート / エラーチェック・入力補助 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 50名以上 100名未満
改善してほしい点 旅行 100名以上 250名未満
まとめ
ワークフローシステムとは、業務における申請・承認・決裁などの手続きを電子化するシステムです。紙やExcel活用における手間や不便さを改善したい企業は、ワークフローシステムを導入して電子稟議や電子承認へ移行しましょう。
なお、ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、自社の目的や規模にあわせた製品の導入が重要です。まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。下のボタンより一括資料請求が可能なため、ぜひご利用ください。
