ワークフローシステムとは
ワークフローシステムとは、業務における一連の手続きを電子化するシステムです。稟議書や報告書の提出をはじめ、交通費などの経費精算、休暇取得や住所変更といった届出申請など、さまざまな業務に関連しています。申請先や承認者、決裁者をあらかじめ決め、申請・承認・決裁の三段階に分かれて運用します。
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【比較表】おすすめのワークフローシステム
ワークフローシステムの主な機能
ワークフローシステムには、主に以下のような機能が搭載されています。
- ■申請書作成機能
- テンプレートを利用し申請書を作成する。既存のPDFやExcel、Wordなどを流用できる場合もある。
- ■フロー定義機能
- 申請、承認(決裁)の順番を設定する。直列承認や並列承認など自社の承認ルートにあわせて変更可能。
- ■自動振り分け機能
- 定義されたフローにもとづいて、承認者へ自動で割り当てる。
- ■承認・決裁機能
- 申請内容を承認・決裁する。エラーがあればチェックし自動で差し戻し可能。
- ■外部システム連携機能
- ERP(統合基幹業務システム)や勤怠管理システム、会計システムなどの外部システムと連携する。
以下の記事では、ワークフローシステムの機能について詳しく解説しています。あわせてご覧ください。
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ワークフローシステム機能一覧を紹介!基本機能から便利機能まで 続きを読む ≫
ワークフローシステムを導入するメリット
ワークフローシステムを導入すると、業務効率化をはじめさまざまな効果が得られます。代表的なワークフローシステムのメリットは、以下のとおりです。
申請・承認のスピードが上がる
各種申請業務がシステム上で完結するため、申請から承認まで迅速化します。クラウド対応の製品では、責任者が不在がちでも出先から承認・決裁を実行できるため、業務効率化につながるでしょう。申請したにもかかわらず、承認者が出張中のためフローが滞る心配はありません。
書類管理の負担・ミスが減る
システム内でやり取りが完了するため、書類を管理する手間が省けるほか、保管スペースも不要になります。書類紛失のリスクも低減できるでしょう。さらにワークフローシステムはデータベースに書類が保管されるため検索性にすぐれており、必要書類を迅速に探し出せるのもメリットです。
内部統制を強化できる
申請フォームや申請ルートが一元管理されるため、情報伝達がスムーズになるでしょう。また申請ルートは可視化され、申請書類に添付が必要な証憑書類もすべてデータ化されます。そのため紙媒体やExcelでの管理に比べて、不正防止の観点からも効果的です。
ペーパーレス化できる
各種申請・承認がシステム内で完結されると、ペーパーレス化が実現します。ワークフローシステムでは用紙やインク代などの印刷コストがかからず、印鑑も必要ありません。また、郵送費やFAX代など書類のやり取りにかかる費用も減らせるため、大幅なコストカットが期待できます。書類を管理する手間もかからないため、業務効率化にもつながるでしょう。
ワークフローシステムの導入メリットについてさらに深く知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
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ワークフローシステムのタイプ
ワークフローシステムには、大きく分けて以下の5種類のタイプがあります。
- ●複雑な運用に適した大企業向けワークフローシステム
- ●操作や設定が簡単な中小企業向けワークフローシステム
- ●Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
- ●システム連携にすぐれたワークフローシステム
- ●ワークフロー機能つきグループウェア
ここでは、各タイプの特徴について解説します。
複雑な運用に適した大企業向けワークフローシステム
大企業では、部署ごとに申請・決裁が行われるほか、部門を超えて多くの人が承認プロセスにかかわります。そのため、企業独自の承認フローを構築するための高いカスタマイズ性が欠かせません。
例えば、「AかつBまたはC」といった高度な条件分岐や、承認者を複数人指定し、規定人数以上の承認を得たら決裁となる多数決承認など、さまざまな承認方法やフローに対応した製品が適しています。また、申請前に決裁者やそのほかの関係者に審議内容を知らせる事前通知(根回し)や、確認処理を依頼する回覧などの機能があると、多くの人がかかわるワークフローをより円滑に進められるでしょう。
なお従業員数が多ければ、人事異動によるワークフローのメンテナンスには時間がかかります。組織改正にともなうデータをあらかじめ登録・予約し、組織改正日に自動的に新組織に移行できる製品なら、メンテナンスの負担が軽減するため運用しやすいでしょう。
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複雑な運用に適した大企業向けワークフローシステム
操作や設定が簡単な中小企業向けワークフローシステム
一般的に、中小企業では役職の階層が少なく、承認プロセスもシンプルです。そのため、承認フローの構築が容易で、誰でも直感的に申請や承認が行えるワークフローシステムがおすすめです。
例えば、ドラッグ&ドロップの簡単操作で独自の申請フォームや申請ルートを作成できたり、申請フォームに入力された値によって承認ルートが自動的に切り替えられたりする製品が便利でしょう。また、多彩なテンプレートをそのまま申請フォーマットとして利用可能なら、ワークフローシステム導入後の運用開始がスムーズでしょう。
なお、テンプレートの数は30種類ほどから1,000種類以上まで製品によってさまざまです。テンプレートの利用を想定している場合は、自社が活用したい帳票や申請書のテンプレートが用意されているかを事前に確認しましょう。
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操作や設定が簡単な中小企業向けワークフローシステム
Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
現行のExcelフォーマットをワークフローシステムにインポートして、申請書フォームを作成するタイプです。見慣れたレイアウトのままWebフォームに移行でき、専門的な知識やツールを使用せずに簡単に申請フォームが完成します。製品によっては、ExcelだけではなくWordやPDFの帳票や申請書も申請フォームとして利用できる場合があります。
Excelで作成している企業にとって利便性が高く、ワークフローシステムの社内利用をスムーズに浸透させられるでしょう。
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Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
システム連携性にすぐれたワークフローシステム
ワークフローシステムは、ほかのさまざまな業務システムと連携することで、さらなる業務効率化や正確性の向上が可能です。例えば、ChatworkやSlack、LINE WORKSなどのビジネスチャットと連携し、ワークフロー処理におけるリアルタイムな通知が受け取れます。これにより申請から決裁までのタイムロスが減り、一連の業務が迅速化します。
また会計システムとの連携によって、ワークフローシステム上の経費申請データから会計システム向けの仕訳データの自動生成が可能に。二重入力の手間を削減し、チェック工程の効率化が実現します。さらに人事システムと連携すれば、決裁情報の登録や組織変更を自動更新し、人事異動にともなう承認フローの変更も容易です。
連携性のよいワークフローシステムの導入により、既存のシステムやアプリケーションを活用した汎用性の高い運用が実現するでしょう。
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システム連携にすぐれたワークフローシステム
ワークフロー機能のあるグループウェア
グループウェアとワークフローシステムは、ともに業務を可視化できるシステムです。ただし、導入目的に違いがあります。グループウェアは業務効率化を目的とし、ワークフローシステムは内部統制の強化を目的としています。グループウェアを未導入の企業は、ワークフロー機能のあるグループウェアを活用すると、承認フローの効率化にとどまらず幅広い用途に活用できるでしょう。
例えば、ワークフロー機能つきのグループウェアであれば、社内コミュニケーションや顧客管理など、さまざまな業務も効率化できます。スケジュール共有や掲示板、回覧板など便利機能を搭載している製品もあるので、内部統制と業務効率化を同時に実現したい企業は検討してみるとよいでしょう。
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ワークフロー機能つきグループウェア
ワークフローシステムを選ぶ際の比較ポイント
ワークフローシステムの導入を成功させるためには、自社の課題や目的に適した製品を選ぶことが大切です。ワークフローシステムの比較ポイントは以下のとおりです。
- ●自社の業務プロセスや決裁ルールにあわせた承認フローを設定できるか
- ●自社が利用したい機能が搭載されているか
- ●連携できるシステムやアプリケーションはなにか
それぞれ詳しく解説します。
自社の業務プロセスや決裁ルールにあわせた承認フローを設定できるか
ワークフローシステムを導入するうえで、自社の運用に沿った申請手続きや決裁が行えるかは重要なポイントです。独自の業務や商習慣をもつ企業は承認ルートやフローも複雑なため、それらにもとづいてシステムを設計する必要があります。
また、承認フローの構築と同時に、企業のセキュリティ要件を満たした運用が実現できるかも確認しましょう。例えば、いつ・誰が・どこで・なにを編集更新したかがわかる証跡管理、所属組織や役職による編集権限・閲覧権限の設定などに対応した製品があります。そのほか、ワークフローシステムのセキュリティを強化するためには、二段階認証やパスワード制限、オートロック、バックアップ体制の構築に力を入れている製品が適しているでしょう。
自社が利用したい機能が搭載されているか
ワークフローシステムには、申請フォーム作成やWeb承認・決裁などの基本機能のみを搭載したシンプルな製品もあれば、文書管理やタイムスタンプ(電子帳簿保存法対応)など、多様な機能を搭載した製品もあります。さらに、稟議書や報告書など業務関連の申請に特化した製品のほか、経費や有給など経理・人事・労務に関する申請も一括して行えるワークフローシステムもあります。
また、一口に承認機能といっても、代理承認や多数決承認、複数人の承認を同時に行う並列承認など、さまざまな承認方法があります。設定できる承認ルートの分岐数も製品によって異なります。
自社に適したワークフローシステムを導入するためには、各製品の搭載機能を具体的に把握することで大切です。資料請求を活用すると、各社製品の機能や特徴がつかみやすいでしょう。
連携できるシステムやアプリケーションはなにか
ワークフローシステムのほとんどがシステム連携に対応しており、グループウェアや経費精算システム、会計システム、人事システムを中心に連携が可能です。そのなかで、入館システムや契約管理システム、Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、幅広い業務システムやサービスとの連携に対応した製品も登場しています。多くの業務システムを活用している企業は、連携性にすぐれたワークフローシステムを導入することで、データ活用などの幅がさらに広がるでしょう。
また、SlackやChatwork、Teamsなど業務アプリケーションとの連携性にも注目してください。この場合、連携した業務アプリケーション上でお知らせ通知を受け取れるのが一般的ですが、製品によっては通知だけでなくアプリケーション上で申請から承認まで実行できる場合があります。ビジネスチャットの活用が進む企業は利便性が高まるでしょう。
システムの連携性に着目する際は、連携可能なシステムやアプリケーションの種類とともに、連携後にどのような活用ができるかも具体的に把握しましょう。
以下の記事では、ワークフローシステムの選び方についてさらに詳しく解説しているので、あわせて参考にしてください。
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ワークフローシステムの選び方とは?5つのポイントを紹介 続きを読む ≫
【比較表】おすすめのワークフローシステム
ITトレンドがおすすめするワークフローシステムについて、機能や特徴、対象従業員規模を一覧表にしました。気になる製品は緑色の「+リストに追加」ボタンでカート追加をしておくと、あとでまとめて資料請求できるので便利です。
また、ITトレンド編集部がこの記事で紹介している主要な製品を調査し、見えてきたワークフローシステムの特徴や傾向を以下にまとめています。ぜひ製品の比較検討にお役立てください。
- ●ほとんどの製品がマルチデバイスに対応し、スマートフォンやタブレットから申請・承認が行える。
- ●Excelフォーマットや申請テンプレートを活用できるシステムは、約半数に限られている。
- ●エラーチェック・入力補助機能はどのシステムも対応している。
- ●承認時や回覧時にコメントを入力できる機能は、ほぼすべてのシステムに搭載されている。
- ●多言語対応しているシステムは約4割。英語が主で、中国語や韓国語に対応した製品も見られる。
- ●申請時や決裁完了時などに、メールやビジネスチャットなどで自動通知を受け取れるシステムは約半数。有償オプションの場合もあり。
- ●文書管理機能や社内掲示板機能を有したシステムもあるが、グループウェアの一部機能として搭載されているケースが多い。
- ●経費精算に標準対応したシステムは複数あるが、勤怠管理や有給申請など人事・労務業務をカバーするシステムは少ない。ただし、システム連携によって対応業務の幅は広げられる。
- ●クラウド型が大半で、オンプレミス型を提供している製品は約3割。
導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。
複雑な運用に適した大企業向けワークフローシステム
大企業では、承認ルートが複雑になる傾向があるため、さまざまな承認フローに対応可能なワークフローシステムがおすすめです。ここでは、中堅企業から大規模企業に適したワークフローシステムを紹介します。
《楽々WorkflowII》のPOINT
- ノーコードでかんたん、かつ豊富な機能で、柔軟に経路設定
- 統一基盤として利用もできる汎用ワークフローシステム
- 蓄積したデータを可視化・活用、業務改善にもつながる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、企業規模や予算にあわせて利用できるワークフローシステムです。複雑なワークフローや組織の変化に柔軟に対応し、大規模運用も可能です。また多国語に対応しているほか、電子帳簿保存法やAPI連携による他システムとの連携など機能も豊富なため、企業ニーズにあわせて運用できます。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
ー(デモあり) |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / Excelフォーマット / 申請テンプレート / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語・中国語) / 外部通知 / 回覧 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
楽々WorkflowIIのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
申請経路や申請内容の類似登録ができる。自分が過去に行った申請や他の人の申請内容をコピーして申請登録できるので、一から申請内容を考える必要がない。
自分が回覧中の申請や、自分の番で申請が止まってしまっているものが、メインメニューに表示されているため、わかりやすい。
申請に必要な書類が、各種申請項目からダウンロードできるので、申請書類を探す手間が省ける。
申請経路を設定する際は、各申請であらかじめ決められた申請経路を教えてくれるので、経路設定に戸惑わない。 |
業種 | 機械、重電 |
従業員規模 | 750名以上 1,000名未満 |
楽々WorkflowIIの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
申請内容をアウトプットする際のエクセルへの変換が少し時間がかかる。
PC側の問題なのか分かりませんが、もう少し早めに出力してほしい。 |
《kickflow》のPOINT
- 直感的なUIUX・優れた操作感
- 複雑な組織図 / 組織改編に強い
- SlackやTeamsとの強固な連携
「kickflow」は、株式会社kickflowが提供する大企業の課題解決に特化して作られた次世代クラウドワークフローです。柔軟性が高く、軽い負荷で運用できます。自社の稟議ルールを柔軟かつ簡単に作成でき、組織設定や権限管理は数千名規模まで対応可能です。人事マスタや会計ツール、取引先マスタなどとAPIで連携すると、より業務を効率化できるでしょう。カスタマーサクセスによる導入・運用支援つきで、導入に不安のある担当者も安心です。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語) / 外部通知/回覧 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
kickflowのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
全社で利用するワークフローシステムとして導入しました。
これまでのワークフローシステムでは実現できなかったAPIによる外部システムとの連携機能を利用するため、本製品を選定しました。
利用方法に関する疑問点や実装してほしい機能に関する要望などをサポートに伝えやすく、機能追加も比較的高頻度で行われており、今後にも期待できるサービスだと思います。 |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
kickflowの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
少しUIが煩雑で分かりにくい部分がある。明確に名称を覚えていないと検索にも引っかからないので、申請したい稟議を探すのに少し手間がかかる。 |
《SmartDB》のPOINT
- ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する業務デジタル化クラウド「SmartDB」は、ワークフローとWebデータベース機能を搭載したノーコード・ローコード開発プラットフォームです。合議や条件分岐、代行承認、多数決承認、自動承認などさまざまなワークフローに対応しています。部門を横断する複雑なワークフローにも活用しやすく、文書内の項目ごとに細かな権限設定が可能です。文書の検索や更新履歴の保存、文書に対するコメント機能など文書管理機能も充実しています。
提供形態 |
クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / Excelフォーマット / 申請テンプレート / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語・中国語) / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
SmartDBのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
IT関連の大企業のため、歴代の契約書が多くあり、かつ、異動者も多いので、社内ツールでは非常に探しづらかった。また検索機能も脆弱だったため、確認したい契約書にたどり着くのが困難でしたが、こちらのツールは検索機能が充実していて、使いやすい。またCSV機能もあり、自身が起案の契約書を一括でDLできる点も良い。 |
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
SmartDBの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
利用マニュアルがありますが、たまに見ても分からいことがあるのでもう少し詳しく説明を書いたり動画などで説明してもらえると使いやすくなると思います。 |
AgileWorks
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社) 《AgileWorks》のPOINT
- 中堅企業規模における機能満足度 No.1
- 大規模で複雑な組織構造でもノーコードで簡単に設定が可能
- invoiceAgent連携で電帳法に対応、各種基幹システム連携にも対応
「AgileWorks」は、株式会社WorkVision(旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)が提供する大規模企業向けのワークフローシステムです。組織改編にも強く、大規模企業やグローバル企業での導入を想定して設計されているため機能面にもすぐれています。また、会計システムへのデータ自動仕訳や人事システムへの業務依頼申請など連携機能も充実しているほか、多言語にも対応しています。
提供形態 |
オンプレミス |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / 文書管理 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語・中国語) |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
AgileWorksのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
従来は稟議案件や、外注加工依頼などの、複数の部署がまたがる申請にかなり煩雑さがあったが、こちらを使用することで根回しなども不要になり(ケースバイケースだが)、かなり効率化が図れています。 |
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 750名以上 1,000名未満 |
AgileWorksの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
少しUIが使いづらい。書類の添付などを行う場合だと、いちいち見るときにダウンロードが必要になり、webで完結感が薄れる。 |
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社 《MAJOR FLOW Z FORM》のPOINT
- <簡単>FormDesignerを利用することで簡単に申請書画面が作成可
- <短期導入>豊富なサンプル申請書を利用して短期間導入可
- <機能拡張>機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フロー実現
「MAJOR FLOW Z FORM」は、パナソニックインフォメーションシステムズ株式会社が提供する大企業・中堅企業向けワークフローシステムです。専用ツールで簡単に申請書画面を作成でき、サンプルも豊富です。引越や結婚など個人のイベントに応じて、どの申請書が必要かを自動判定するため、フォーマットを探す手間が省けます。また、日本語を含め最大5言語まで設定可能です。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語・中国語など) |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 自動車、輸送機器 |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
MAJOR FLOW Z FORMのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
社内の書類作成から申請まで書類に関する業務がほぼ集約できた。また、desknet'sとの連携ができ、管理者が書類申請フォームをカスタマイズできるのが良いと感じた。 |
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
MAJOR FLOW Z FORMの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
システムの接続が遅く、loadingの時間が長くかかる時があるため、システムの迅速化に努めてもらえると嬉しいです。 |
《ArielAirOne》のPOINT
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、ワークフロー機能を搭載した業務開発プラットフォームです。大手企業の複雑なワークフローや組織を横断するワークグループに対応します。詳細な権限設定や全文検索、スマートデバイスにも対応し、内部統制の強化やテレワークにも効果的です。また人事システム連携機能を活用すれば、人事異動や組織再編時の運用もスムーズになるでしょう。ほかにも施設予約や掲示板、タスク・ファイル管理、スケジュール管理など機能が充実しています。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / 文書管理 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
ArielAirOneのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
Notesのアプリだけでなく、データも高い効率で移行できます。大量アクセスのシステムに対応できます。キャッシュの仕組みを活用することで、高いスループットを実現できます。強力なワークフロー処理実現できます。あらゆる承認プロセスを実装することができます。他システムとデータ連携、WebAPI連携することが可能です。また、アジャイルの開発プロセスを実施することができて、新規アプリの開発にも高い開発効率を持ちます。 |
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
ArielAirOneの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
PCから見る分には全く問題ないが、業務用携帯(スマホ)で見るときには少し見づらいので、改善されると嬉しい。 |
操作や設定が簡単な中小企業向けワークフローシステム
ここからは中小企業向けのワークフローシステムを紹介します。少人数からの利用にも対応しており、直感的な操作性の製品を集めました。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応!スマホからも申請・承認可能!
- クラウドサインと連携!社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり!
株式会社DONUTSが提供するワークフローシステム「ジョブカンワークフロー」は、使いやすさを追求したUI設計が魅力です。スマートフォンで申請・承認の両方に対応しています。また、チャットシステムやGoogleアカウントとの連携が可能なため、差し戻しや承認作業におけるコミュニケーションがとりやすいでしょう。導入しやすく、利便性も高いシステムですが、業界最安クラスの価格で利用できます。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
初期費用無料、月額300円~/ユーザー 月額250円/ユーザー(ほかのジョブカン製品と一緒に利用する場合) |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / タイムスタンプ / 申請テンプレート(50種類超) / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語・韓国語・タイ語) / 外部通知/ 回覧 |
業種 | 教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
ジョブカンワークフローのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
稟議決裁から紙が不要になる電子化、ペーパーレス化のサービス。稟議や業務委託などテンプレートが豊富に容易されており、記入した稟議書をシステムに乗せれば、自動的に決裁のラインにいる担当者に通知が行く形。PCでもスマホでもデバイスを選ばないため、決裁者は外出中であっても承認が可能になる。 |
業種 | 自動車、輸送機器 |
従業員規模 | 500名以上 750名未満 |
ジョブカンワークフローの改善してほしい点 |
★ ★ ☆ ☆ ☆ 2 |
シンプルに使うと使いやすいがゆえに
少し手の込んだ事がしがたい。
直感的なカスタマイズが出来ないので、カスタマイズをしやすくしてほしい。 |
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成!1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、パッケージ版として実績のある同社製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムです。SlackやChatWork、Microsoft Teamsなどのチャットツールや、GoogleWorkspace、サイボウズオフィスなどのグループウェアと連携可能です。ノーコードでフォーム作成がしやすく、無料で利用できる1,000以上のサンプルフォームも搭載しています。スマートフォンで承認・申請でき、作業申請や人事手続き、日報などにも対応しています。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
初期費用無料、月額500円~/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート(1,000種類超) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
X-point Cloudのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
稟議申請はもちろんですが、各種システム関連や出張時の精算などの申請・承認でも使用でき、用途は多岐にわたる。 |
業種 | 不動産 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
X-point Cloudの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
習熟しえしてしまえば業務負担が改善されるが導入直後はオンライン上での作業や操作になり大変ではあった。もっと感覚的だと助かります |
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、申請や決裁業務に対応したワークフローシステムです。サイボウズグループウェアや社内ポータルサイト、経路検索などWebサービスや他システムから引き継いだデータを使用して申請できます。独自のフォーマットも簡単にデザイン可能で、組織階層や役割権限にもとづいた複雑な承認フローにも対応しています。紙の申請書と同じ見た目で直感的に入力できるため、誰でも操作しやすいでしょう。最小10ユーザーから利用可能です。
提供形態 |
クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
クラウド版:初期費用無料、月額500円/ユーザー パッケージ版:600,000円/50ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / Excelフォーマット / 申請テンプレート(約30種類) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語) / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
Create!Webフローのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
社内稟議において紙での検印に時間がかかっていたものがパソコン上で可能になった上に、記録として残るので言った言わないの争いや、紛失のリスクもなくなりました。メールでの承認の連絡、過去申請等の検索も簡単に出来るので他社内システムとの連携もでき、助かっています。 |
業種 | 通信サービス |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
Create!Webフローの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
過去電子書類のデータを検索する際に、検索ワードから近いのもや半角・全角の違いなどをAI算出してくれたら嬉しいです。 |
X-point Cloud
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社) 《X-point Cloud》のPOINT
- 分かりやすく使いやすいデザイン!ワンクリックで承認可能!
- スマートフォン・タブレット対応!テレワークを促進!
- クラウドサービスなので、設備投資は不要!低コストで導入可能!
「X-point Cloud」は、販売管理システムの構築において40年以上の実績を誇る、株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)が代理店として提供しています。直感的な操作で、紙のようにワークフローを作成でき、稟議書をはじめ社内申請や人事申請、交通費精算などあらゆる用途での利用が可能です。スマホやタブレット端末にも対応し、社外でも申請・承認が行えます。さらに検索・集計機能もあるため、書類データベースとしても活用可能です。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
月額500円/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート(1,000種類超) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 運輸 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
X-point Cloudのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
従来は紙で経費精算や各種申請書を提出していましたが、このシステムでペーパーレスが実現でき、いちいち会社にで向くことなくどこからでも提出できるのがとても良いです。 |
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 5,000名以上 |
X-point Cloudの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
ルートの設定を一つ一つ手動で登録するのではなく、インポート機能などで一括で登録できるようになるとよりスピーディーな運用が可能です。 |
《X-point Cloud》のPOINT
- 紙の書類イメージそのまま電子化!
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー!
- 豊富な実績・ノウハウで、ワークフロー業務の改善もサポート!
株式会社日立システムズが代理店として提供する「X-point Cloud」は、ペーパーレス化やデータベース化を推進したい企業におすすめなワークフローシステムです。紙の書類もそのままのイメージで画面上に表示できるほか、Web上で各申請フォームを簡単に作成できます。使いやすく高機能なうえ、書類作成から承認・検索・活用まで対応しています。なお、対象企業規模は100名未満です。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
月額500円~/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート(1,000種類超) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | その他 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
X-point Cloudのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
弊社では主に決裁業務に使用していますが、紙媒体を回覧していたときと殆どビジュアルを変えずに運用できている点が、年配者にも受け入れやすく、また忘れていた際にはリマインドのメールが自動で送られる点も良いです。 |
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
X-point Cloudの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
申請や承認後、一度自分の手元を離れてしまうと、その申請に関して追加資料を添付したり差し替えたりすることができないため、申請取り戻しになってしまう点。 |
《ジンジャーワークフロー》のPOINT
- 人事・経理部の社内申請業務の効率化やペーパーレス化を促進
- 多様な承認経路に対応し、運用方法に合わせてカスタマイズが可能
- 直観的に操作ができるのでシステムが苦手な方でも簡単に使える
jinjer株式会社が提供する「ジンジャーワークフロー」は、スマホやタブレットにも対応した申請・承認作業を効率化するワークフローシステムです。承認や決裁状況をリアルタイムで反映するため、業務の高速化が期待できます。対応すべき案件は色別で表示されひと目で確認できるため、申請者や承認者、管理者、すべての従業員の負担が軽減されるでしょう。
提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
月額300円/人 |
機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 |
Excelフォーマットを利用できるワークフローシステム
ここからは、ExcelデータやファイルをWeb上で活用できる製品を紹介します。現行の申請書をExcelで作成している企業や、申請フローを大幅に変更したくない企業におすすめです。
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、Excelを活用できるワークフローシステムです。ExcelファイルをWebフォームに変換して申請書を作成します。専用ソフトや知識が不要なため、運用開始もスムーズでしょう。承認段階ごとの入力項目制御や追記内容の自動判別、自動分岐といった便利機能が多く搭載されています。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
スタンダードプラン:月額500円/ユーザー プレミアムプラン:月額800円/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
業種 | 建設 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
コラボフローのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
Excelから申請フォームを作成する機能が便利で、Excelで作成したフォームとほとんど変わらない見た目でフォーム作成ができ、社員にとって利用しやすい。 |
業種 | 建設 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
コラボフローの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
通貨を入力する箇所が、個人的にはわかりにくいように感じる。入力必須の箇所をもう少し明確に色分けしてほしい。 |
《Styleflow》のPOINT
- オプション費用一切なし!充実の高機能のすべてを月額300円で
- 進化するワークフロー!お客様に寄り添って成長するサービスです
- 見た目そのまま!既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、高度な機能が充実しているワークフローシステムです。ExcelやWordなどのOffice文書を取り込み、そのままのレイアウトでWeb用の申請フォームを作成できます。シンプルなデザインと柔軟性の高さに定評があります。また書類の一括作成機能や、メール・チャットシステムと連携した通知機能もあり、申請作業の時短効果が見込めるでしょう。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
初期費用無料、月額300円/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / Excelフォーマット / 外部通知 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
Styleflowのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
PCやスマホなど様々なデバイスで利用可能なクラウドシステムなので会社に合わせて運用が可能です。またexcelの申請フォームをそのままウェブ上の申請ファームにスムーズに変換できるので、特別なスキルが要らず簡単に扱えます。 |
Styleflowの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
シンプルなのはよいのだが、承認する画面への展開やサインアウトする場合に、アイコンを見てもいまいちピンと来ない。 |
《Hi-PerBT ワークフロー》のPOINT
- ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適!
- 時間短縮・コスト削減!スマホやタブレットでも利用可能!
- 帳票サンプルが50種類以上もあるのでカンタン!
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT ワークフロー」は、帳票自動回覧が可能なワークフローシステムです。帳票サンプルは50種類以上あり、マウスで簡単にレイアウトを変えられます。書類や報告書類の申請にスマートフォンやタブレットが利用可能です。また、日本語と英語で利用できるほか、ランゲージファイルを用意すればさまざまな言語に対応できます。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / 申請テンプレート(52種類) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語) / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 医療 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
Hi-PerBT ワークフローのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
PCでもスマホでも、比較的多くのデバイスで確認可能なのと、PDFでダウンロードして保存も可能なので、配布された個人がさらに自分で管理するにもやりやすい。 |
業種 | その他製造 |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
Hi-PerBT ワークフローの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
数分から数十分使用しないと、検索しても図面が見られなくなってしまう。改めて入り直せば検索は可能になるが、ちょっと面倒に思う部分もある。 |
《AtoZ portal》のPOINT
- 各種ポータルサイトを SaaS で提供
- 申請・承認・決済をWEB上ですべて完結
- モバイルアクセスによる働き方改革の促進
株式会社エイジングが提供している「AtoZ portal」は、ワークフロー機能が搭載されたクラウド型CMSです。基本サービスとして、Excelの取り込みが搭載されています。IT知識不要で社内ポータルやコーポレートサイトの構築が可能です。同社の企業向け情報統合ポータルプラットフォームを採用しており、ワークフローに加え、アクセス解析や掲示板などのさまざまな機能を搭載しています。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
ー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / エラーチェック・入力補助 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上!
- 小規模利用向け!無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
株式会社システムエグゼが提供している「AppRemo」は、Excelで作成した申請書をそのまま使え、申請・承認業務やシステム運用を効率化するワークフローシステムです。Excel申請書に記載されたデータを、自動でシステム内のデータベースに格納できるのが特徴です。承認された情報を集計し別システムへ入力する手間が省けるため、管理者の負担軽減にもつながります。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
無料プランあり AppRemoクラウド:初期費用無料、月額250円~/ユーザー AppRemoパッケージ:500,000円~/50ユーザー、サポート年額75,000円~ |
機能 |
スマホ対応 / コメント追加 / Excelフォーマット / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 / 代理・多数決承認 |
AppRemoのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
コロナ禍の影響で、自宅での作業が増えたのでテレワークフローシステムAppRemoを導入。使いなれたExcelで申請するので、とても使いやすい。 |
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 1,000名以上 5,000名未満 |
AppRemoの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
他サービスからの移行の場合は、ビジュアルや入力フォームになれるまで時間がかかりそう。機能的には問題ないが、見やすくなるとより良い。 |
システム連携にすぐれたワークフローシステム
ワークフローシステムは、Google WorkspaceやSlack、ChatWorkやWebサービスなどほかのシステムやアプリケーションとの連携によって、利用効果を高められます。ここでは、さまざまなシステムと連携して利用できるワークフローシステムを紹介します。
《バクラク申請》のPOINT
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化!
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに!
- 承認はチャットアプリで完結!従業員の負担も軽減できる!
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、AI自動読み取り機能を搭載した稟議システムです。Slackなどのチャットアプリから承認・却下が実施可能なため、時間や場所を問わず対応できます。AI-OCRの搭載により、申請入力作業のミスも削減します。同シリーズの請求書受領ソフト「バクラク請求書」との連携により、仕訳・支払いデータの自動作成や保管まで効率化できるでしょう。
提供形態 |
クラウド |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
月額10,000円~ |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / タイムスタンプ / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 代理・多数決承認 |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
バクラク申請のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
slackから承認作業ができ、未承認分の通知をしてくれるため承認作業が効率化した。また、バクラク請求書との連携もでき、請求書に関する業務をバクラクのサービスだけで完結させることができる。
|
業種 | 通信サービス |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
バクラク申請の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
freee会計側の各取引からバクラク申請の申請を見る(何の申請と取引が紐づいているか)ことができたらもっといいなと感じた。 |
《皆伝!シリーズ》のPOINT
- IT環境、規模、予算に応じた利用形態(クラウド、オンプレミス)
- 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
- ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供
スミセイ情報システム株式会社(SLC)が提供する「皆伝!シリーズ」は勤務管理やマイナンバー、フレームワーク、経費精算、人事総務系の各種申請で構成されているワークフローです。主要ERPシステムとの連携機能に加え、経路検索や交通系ICカードサービスなど他社のサービスやソリューションと連携できます。会計・人事領域の主要な作業を総合的にサポートするため、広範囲な業務の効率化につながるでしょう。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
クラウド版:月額373,500円~ オンプレミス版:200万円~ |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / エラーチェック・入力補助 / 多言語 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
皆伝!シリーズのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
会社の経費精算ソフトで導入されています。社員の出張や会議、コロナ禍でのタクシー通勤の補助の際の申請などを行い、仕分け等も分かりやすかったです。 |
業種 | 金融・証券・保険 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
皆伝!シリーズの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
一度提出した勤怠を修正したいときのやり方が複雑で分かりにくい。全体的にパッと見てわかるデザインではないと感じる。 |
《Gluegent Flow》のPOINT
- 紙そっくりのフォームや自由な経路をシンプルな操作性で簡単作成
- Microsoft 365等とアカウントや組織情報を共有、データも連携
- データ保管や通知を自動化し、スマホ承認も1stepで業務効率化
サイオステクノロジー株式会社が提供する「Gluegent Flow」は、申請から決裁までを短縮できるワークフローシステムです。Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるほか、アカウント情報や既存の申請テンプレートの活用も可能です。また、既存のグループウェアと連携することで組織管理にも対応します。承認データをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力し、許可されたユーザー間で共有できるのも便利な機能の一つでしょう。さらに、フォームの簡単作成や権限設定、モバイルでの申請承認機能なども備えています。
提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
初期費用無料、Gluegent Flow:月額300円~/アカウント Gluegent Flow Plus:月額400円~/アカウント |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / 申請テンプレート(70種類超) / エラーチェック・入力補助 / 外部通知 |
業種 | コンサル・会計・法律関連 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
Gluegent Flowのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
Google Workspaceと連携できるため、ユーザー管理やスプレッドシートへの出力、添付ファイルのdrive保存など管理面がとても楽になりました。ID、パスワード入力無しでストレスフリーで利用できます。
申請フォームもExcelで作成してコピー・アンド・ペーストができるので特別な知識がなくても簡単に作成できます。もとから用意されているテンプレートも豊富です。
前に利用していたシステムでは申請の進行状況がわかりませんでしたが、進行状況の通知を受け取ることができ、担当者に催促することもできるので、決済が早くなったように思います。 |
業種 | 人材サービス |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
Gluegent Flowの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
複数フォームの一括削除や移動、コピーしたフォームをコピー元直下に作成する機能、申請の途中で、申請担当者を交代できる機能、差戻せずに添付文書を差し替えられる機能が欲しいです。 |
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
「Garoon」は、サイボウズ株式会社が提供するワークフロー機能を搭載したグループウェアです。JavaScriptカスタマイズにより、他社製品との連携ソリューションを開発できます。また、API一覧やカスタマイズサンプルも公開しています。さらに60種類以上の無料テンプレートが搭載されており、プログラミングの知識なしに申請フォームのデザインが可能です。なおワークフロー機能ではスマホやタブレットでも承認できます。
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
クラウド版:月額800円~/ユーザー |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / タイムスタンプ / 申請テンプレート(60種類超) / 自動振り分け / エラーチェック・入力補助 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
業種 | 教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 | 5,000名以上 |
Garoonのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
自分の部署は4つの部屋に分かれて業務を行っているが、全員の業務予定がぱっと見られて助かっている。
操作については特に説明を聞かなくてもできるくらい簡単で、ホワイトボードでのスケジュール管理からスムーズに移行できた。 |
Garoonの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
①カレンダーへの予定追加について、PDFファイルを挿入できればより便利です。
メッセージやマルチレポートに格納できる方法がありますが、それができればより良いです。
②あらかじめ抑えている職員の予定にて、後ほどバッティングがあった場合、アラーム通知があれば便利です。 |
《J’s X(ジェイズクロス)》のPOINT
- 豊富な導入実績とノウハウで、最適なテンプレートを提供
- 業務設計はじめ、導入・運用イメージまでシームレスに連携
- 企業・各業界毎で必要不可欠となる機能を提案し標準化を実現
「J’s X(ジェイズクロス)」は株式会社JSOLが提供する業種・業務特化型ソリューションです。製造業や食品業界など固有業界向け、営業や人事など特定業務向けなど業種にあわせたテンプレートやノウハウを提供しています。自治体や官公庁においても、職員の事務効率向上だけではなく、市民手続きのオンライン化などさまざまなシーンで役立つでしょう。さらに各種業界・業種にあわせた導入コンサルが受けられるほか、ITサービスマネジメント全般も支援します。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
ー |
機能 |
外部システム連携 / フォーム作成 / 申請テンプレート / エラーチェック・入力補助 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Flow》のPOINT
- 利用者が GUI で直感的にワークフローの作成ができる
- 申請承認の一覧や通知を Microsoft Teams 上で確認できる
- Microsoft 365 上にデータを集約し、利活用に繋げられる
SBテクノロジー株式会社が提供する「Flow」は、SharePoint Online上で稼働するSaaS型のワークフローサービスです。
直感的な操作性で誰でもワークフローを作成できるため、業務のDX化を推進するでしょう。Microsoft Teamsのアプリに追加すれば、申請や承認のチャットが可能です。また、申請書や書類データをSharePointやTeamsに格納し、Power Automateと連携したりCSV出力したりと利活用できるのもポイントです。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
ー |
参考価格 |
月額40,000円~ |
機能 |
スマホ対応 / 外部システム連携 / フォーム作成 / 文書管理 / エラーチェック・入力補助 / 多言語(英語) / 外部通知 /代理・多数決承認 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 5,000名以上 |
Flowのいい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
ITスキルの無い人間でも、簡単にワークフローをすぐ作れる点が良いです。リモートワークの推進に役立ちます。 |
業種 | 卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 | 5,000名以上 |
Flowの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
承認が一通り終わったワークフロー案件ごとに、添付ファイルを後日検索して抽出できる機能があると嬉しい。 |
ワークフロー機能つきグループウェア
ワークフローは内部統制を目的とし、グループウェアはコミュニケーション活性化や業務効率化を目的とするシステムです。ワークフロー以外の業務も幅広く改善したい場合、ワークフロー機能のあるグループウェアがおすすめです。
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入70,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」は、中小企業の社内コミュニケーションを円滑にするグループウェアです。ワークフローに加え、スケジュール・掲示板・メール・アドレス帳・ファイル管理など、日々のビジネスシーンに必要な機能を網羅しています。また、タイムカード機能ではログイン時間を記録し、勤怠管理業務の効率化も可能です。なお、250名未満を対象としています。
提供形態 |
クラウド / SaaS |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
月額500円~/ユーザー 5ユーザーより契約可能 |
機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / Excelフォーマット / エラーチェック・入力補助 / 回覧 |
業種 | 素材 |
従業員規模 | 250名以上 500名未満 |
サイボウズ Officeのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4 |
直感的に使いやすく、スケジュール把握や、細かい資料の整理など一度場所さえ覚えてしまえば非常に便利であり、毎日の業務上欠かせないものになる。また設定なども多種多様に用意されており、カスタマイズ次第で最適なツールになると感じた。 |
業種 | 飲食店・宿泊 |
従業員規模 | 10名以上 50名未満 |
サイボウズ Officeの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
掲示板の機能があるのは助かりますが、みんな見たのか、見ていないのか確認したのか、既読機能のようなものがあれば使いやすいと思います。 |
《HotBiz8》のPOINT
- 200名まで定額11,000円 ワークフロー機能付きグループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、200名まで定額で利用できるワークフロー機能つきグループウェアです。パソコンでもスマートフォンでも店舗・拠点間の申請書のやりとりができ、自由なカスタマイズが可能です。また、IP制限やメンバーごとの権限設定も可能なため、セキュリティ面でも安心して利用できます。
提供形態 |
クラウド / サービス |
無料トライアル |
◯ |
参考価格 |
初期費用11,000円 月額11,000円~/200ユーザーまで |
機能 |
スマホ対応 / フォーム作成 / コメント追加 / 文書管理 / 申請テンプレート / エラーチェック・入力補助 / 回覧 / 代理・多数決承認 |
業種 | 情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 | 50名以上 100名未満 |
HotBiz8のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5 |
入社してから17年ほど利用していますが、他社グループウェアに比べ圧倒的に安価である点と、充実した機能(メール、スケジュール、施設予約、掲示板、ToDo、ワークフロー 等)が備わっている点で費用対効果の高いグループウェアです。自社の総務との連絡も外部コミュニケーションツールを利用せずチャット機能で充足するため、使い勝手がとても良いです。 |
業種 | 旅行 |
従業員規模 | 100名以上 250名未満 |
HotBiz8の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3 |
毎月自分のシフトを自分で打ち込まなくてはいけないのが少し手間です。どうにかして自動化できないかと思います。 |
なお、製品情報をまとめて比較したい方には、一括資料請求(無料)がおすすめです。資料請求を行うと、価格や機能、特徴を一覧で比べられる比較表を簡単に作成できます。口コミ評価も詳しく確認できるのでぜひ活用ください。
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ワークフローシステムの費用相場
ワークフローシステムの費用相場は、クラウド型とオンプレミス型で異なります。クラウド型の場合で初期費用無料~50万円程度、月額利用料は1ユーザーあたり200円~500円程度が相場です。一方で、オンプレミス型はシステムを自社内のサーバに構築するため、初期費用が100万円~500万円程度かかります。月額利用料は発生しないものの、月額5万円~50万円ほどの保守サポート費用がかかります。
またコストを抑えて導入したい企業は、無料のワークフローシステムを検討する場合もあるでしょう。無料のワークフローシステムはユーザー数や機能面で制限があり、期待していた効果が得られない可能性も考えられます。特に、大企業特有の複雑な承認ルートには対応できないことが多いため、自社の運用に適しているかよく見定めたうえで導入しましょう。
無料のワークフローシステムについては、以下の記事で詳しく解説しています。無料トライアルつき製品も紹介しているので、あわせて参考にしてください。
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無料のワークフローシステム比較19選!アプリ対応ツールも紹介 続きを読む ≫
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムの導入手順について、目的の設定から運用開始までを5ステップで解説します。
- 1.導入目的の明確化
- システムに取り入れる各種申請書や承認ルート、決裁ルールなど業務プロセスを洗い出し、システム導入の目的を明確化する。
- 2.要件定義とシステム選定
- 自社の目的に沿ってシステムに求める機能や特徴などの要件を定義する。各社製品の資料を取り寄せ比較し導入する。
- 3.開発(経路設定と申請画面設計)
- 導入後、ワークフローシステムに取り込む人事や組織情報を準備し、経路を設定する。あわせて各種申請画面を作成する。
- 4.運用ルールの策定と教育
- アクセス権限を設定し、ルールや手順をマニュアル化する。運用時間やサポート体制も整備したらユーザー教育を実施する。
- 5.運用開始
- 利用状況を定期的にモニターし、必要に応じて改善を加え最適化する。
以下の記事では、ワークフローシステムの導入事例や効果、導入時の注意点などを紹介しているので、あわせてご覧ください。
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ワークフローシステムの活用事例4選!導入時の注意点も解説 続きを読む ≫
ワークフローシステム導入時の注意点
ワークフローシステムは、業務フローにあわせたカスタマイズを要するため、導入プロセスに時間がかかる場合があります。申請フォームを作成し承認ルートを設定することはもちろん、独自項目の設置や通知アラートなどさまざまな初期設定を行わなければなりません。また組織変更ごとに、承認ルートの変更や業務追加などメンテナンスも必須です。
さらにシステム操作が複雑な場合、社内浸透させるための時間や労力がかかります。シンプルで直感的なUIの製品を選び、トレーニングプログラムや十分なサポート体制を整備しユーザーの利用意欲を向上させましょう。ベンダーによっては、電話やチャットなどのサポートが受けられるほか、操作講習会なども開催しています。
以下の記事では、ワークフローシステムの注意点について、失敗例を交えて詳しく紹介しています。導入時の参考にしてください。
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ワークフローシステムで業務スピードをあげよう
ワークフローシステムとは、業務における一連の流れを可視化し、申請・承認・決裁を実施するシステムです。ワークフローシステムにはさまざまな種類があり、自社の目的や規模にあわせた製品の導入が重要です。
まずは気になる製品の資料請求をしてみて、製品について詳しく知ることからはじめてみましょう。無料トライアルやデモを利用し、操作性を確認することもおすすめです。