【2021年最新】ワークフローシステムとは？タイプ別に見るおすすめ製品27選と導入メリット

ワークフローシステムとは

まずはワークフローやワークフローシステムについて、その概要や解決できる業務の課題を解説します。

そもそもワークフローとは

ワークフローとは、業務における一連の流れやそれを図式化したものを指します。企業内では、交通費や経費の精算、休暇申請などのシーンで、ワークフローが運用されているでしょう。「誰がどのように申請し、誰が判断して処理を行うのか」があらかじめ決められており、申請・承認・決裁の三段階に分かれているのが一般的です。

企業規模が大きかったり、申請条件や承認ルートが煩雑だったりすると、「どの申請書を使えばいいのかわからない」「どこに提出すればいいのか」「申請から承認までの進捗状況がわからない」「承認から決裁までに時間がかかりすぎて顧客を逃してしまった」などの課題が出てきます。また、承認者が社外にいることが多いからと、各自で勝手に印鑑を押して申請作業を進めてしまうケースも多いようです。これでは内部統制が機能しなくなってしまうでしょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、Webやシステム上で申請から承認まで行えます。そのため、電子稟議システムや電子承認システムなどと呼ばれることもあります。これまで紙や口頭で行っていた申請作業を電子化して作業の効率化や迅速化を図ったり、定型業務を自動化できたりするのがメリットです。さらに、関連書類をシステム上で保管できるほか、申請手続きの進捗状況が可視化できます。

ワークフローシステムの主な機能は以下のとおりです。

■申請書類のフォーマット作成

各種申請書類のフォーマットを作成。テンプレートを利用したものやWordやExcelを利用したフォーマットの作成も可能。入力チェック機能を搭載した製品もあります。

■承認ルート設定

申請内容に応じた条件分岐によるさまざまなルート設定が可能。承認者を自動で判断してくれるため、誰に出すか迷う必要がなく、組織変更時にも混乱が起きにくいでしょう。

■フローの進捗状況の可視化

申請から承認、決裁まで一元管理するため、申請した書類がどの承認まで受けているのかを確認できます。

■書類の整理・検索

承認済みの書類を整理・保管する機能。過去の申請データを検索してすぐに確認できます。

このほか、申請者や承認者への通知機能や、ログ管理、権限設定などのセキュリティ機能、クラウド型システムであればスマホやタブレットに対応したものがあります。また、販売管理システムや会計システムなど、外部システムと連携可能な製品が多いのもワークフローシステムの特徴です。

【お悩み別比較表】ワークフローシステム一覧

たくさんあるワークフローシステムの中からどのように選べばよいのかお悩みの方も多いでしょう。ここからは、製品をお悩み別に分類し、それぞれの特徴や費用、適した企業規模などの違いがひと目でわかるよう比較表にしました。製品選びの参考にしてください。

「種類が多すぎて決められない」「とりあえず人気の製品を見てみたい」

→ITトレンド2020年間ランキング上位の製品をチェック！

「これまで申請書をExcelで作っていた」「運用フローを大きく変えたくない」

→Excelを活用できるワークフローシステムをチェック！

「一緒にグループウェアを導入したい」「ゆくゆく機能を増やして利用したい」

→ワークフローにとどまらない多機能システムをチェック！

「企業規模が大きいためカスタマイズ性を重視したい」「部門を超えた、複雑な承認フローにも対応してるものがいい」

→大企業向けワークフローシステムをチェック！

「従業員数が少ないのでシンプルな機能でも十分活用可能」「使いこなせるか不安」

→簡単操作が特徴的なワークフローシステムをチェック！

「Google Workspaceを導入しているので連携して活用したい」

→Google Workspaceと連携できるワークフローシステムをチェック！

ITトレンド2020年間ランキング１～５位の製品

▼ITトレンド2020年間ランキング１～５位のワークフローシステムの詳しい製品紹介へジャンプ！

Excelを活用できるワークフローシステム

▼Excelを活用できるワークフローシステムの詳しい製品紹介へジャンプ！

ワークフローにとどまらない多機能システム

▼ワークフローにとどまらない多機能システムの詳しい製品紹介へジャンプ！

大企業向けのワークフローシステム

▼大企業向けワークフローシステムの詳しい製品紹介へジャンプ！

簡単操作が特徴的なワークフローシステム

▼簡単操作が特徴的なワークフローシステムの詳しい製品紹介へジャンプ！

Google Workspaceと連携できるワークフローシステム

▼Google Workspaceと連携できるワークフローシステムの詳しい製品紹介へジャンプ！

■ITトレンド2020年間ランキング上位の製品

2021年発表の最新資料請求ランキングによると、株式会社Donuts提供の「ジョブカンワークフロー」が２年連続で第１位を獲得しました。続いて第２位はインフォテック株式会社提供の「Create!Webフロー」、第３位は株式会社エイトレッド提供の「X-point Cloud」でした。

ここからは１～５位まで、人気の上位製品を具体的に比較していきましょう。

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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ジョブカンワークフロー の比較ポイント

• 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
• クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
• 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

2019・2020年ITトレンド年間ランキング１位

株式会社Donutsが提供する「ジョブカンワークフロー」は、導入実績15,000社を超える人気のワークフローシステムです。初期設定は５分ほどですぐに利用でき、シンプルで使いやすいのが特長です。

チャットシステムやGoogleアカウントと連携でき、差し戻しや承認作業においてのコミュニケーションをとりやすい環境が作れます。利便性が高く、導入も簡単なのに業界最安クラスの価格で利用できるところも人気の理由の一つでしょう。なお、ほかのジョブカン製品と一緒に利用する場合は１ユーザーあたりの月額費用が300円から250円へと割引されます。

「ジョブカンワークフロー」利用ユーザーの口コミ

• ■全く紙を使用する事なく、すべてWebで完結します。今までは大量の紙を必要としましたが、システム導入によりメリットばかりです。（東京都／ 営業・販売／ 人材サービス）
• ■シンプルでわかりやすいインターフェイス。アプリがあることで、決裁者が不在でも承認確認がすぐに取れる点。（静岡県／ 経営企画／ 運輸）
• ■導入やメンテナンスが容易で使いやすい。利用者も直感的に扱えて、おおむね好評。初期コストや導入期間が少なく済んだ。（東京都／ 資材・購買／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）

ジョブカンワークフローの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Create!Webフロー

インフォテック株式会社

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Create!Webフロー の比較ポイント

• 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
• 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
• 各種システムと連携して業務全体を効率化

2019・2020年ITトレンド年間ランキング２位

インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙の申請書と同じ見た目で直感的に入力できるのが便利なワークフローシステムです。

独自のフォーマットも簡単にデザインでき、組織階層・役割権限に基づいた複雑な承認フローにも対応しています。また、グループウェアや社内ポータルサイトと連携して承認件名や申請状況を表示できるのも魅力でしょう。

「Create!Webフロー」利用ユーザーの口コミ

• ■これまで、紙ベースで稟議書などを作成しており、どこで止まっているのかわからないことが多かった。こちらを使用することにより、とてもスムーズに決裁が行われるようになった。（東京都／ 一般事務／ 不動産）
• ■名刺作成依頼や各種申請の時にこちらを利用しています。申請が現在誰のところまで進んだかがわかりやすいところがいいと思います。（東京都／ 一般事務／　卸売・小売業・商業（商社含む））
• ■既存の紙媒体の帳票（原本がExcelなら特に簡単に）をワークフロー化しやすいのが特徴。承認ルートの作成も直感的に作成できるのがいい。（東京都／ 総務・人事／ 建設）

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X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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X-point Cloud の比較ポイント

• 書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
• 導入実績 3,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
• 総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。

2019・2020年ITトレンド年間ランキング３位

株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、従業員1,000名未満の中小企業～中堅企業に適したワークフローシステムです。

パッケージ版で実績のある製品「X-point」をクラウド展開したもので、作業申請、人事手続き、日報などの日々の業務の諸届と、さまざまな場面で利用できます。また、利用中の各種グループウェアとの連携オプションも豊富です。

「X-point Cloud」利用ユーザーの口コミ

• ■直感的に操作できるので、ストレスなく使用できます。オンライン上で社内申請をすべて完結できるので、事務作業の時間を短縮できました。（東京都／ 卸売・小売業・商業（商社含む）／ その他）
• ■承認者（上席者）の承認工程がシンプル。誰でも初見で使い方がわかるということは、年齢の高い社員や役員等でも操作でこまることがないのでいい。（東京都／ 専門職（医療関連）／ 医療）
• ■比較的導入が簡単で、会社の実態に合わせたカスタマイズが可能。また、会社のルール変更、権限変更等にも外部ベンダーを頼むことなくアドミで対応可能。（東京都／ 経営者・役員／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）

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ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ

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ActionPassport の比較ポイント

• データセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
• モバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
• サービス費用内でディスク容量が無制限

2020年ITトレンド年間ランキング４位

データセンター運用のプロである株式会社イーネットソリューションズが提供する「ActionPassport」は、保守体制などのセキュリティが強みのドキュメントワークフローシステムです。

Excelのセルがそのまま入力フィールドになるので、業務フローを変える必要がなく、インターネットに接続できる環境があれば誰でも簡単に利用できます。容量によるプラン分けがされておらず、無制限に利用できます。そのためコストを気にせず運用できるでしょう

「ActionPassport」利用ユーザーの口コミ

• ■今どこまで申請が通っているのか、誰でとまっているのかがわかり、急ぎのときはリマインドを送ることもできる。（東京都／ 技術・設計／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■社内の申請業務をオンライン化して、承認フローを細かく設定出来る。印鑑を押す申請書類を無くすことが出来た。またドキュメントを添付出来る。過去の申請を検索出来るのもよい。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■画面がシンプルで、新しいシステムの導入を嫌がる社員たちにも受け入れられました。（東京都／ 財務・経理／ 運輸）

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楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

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楽々WorkflowII の比較ポイント

• ワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
• すでに稼働している基幹システムとの連携が可能
• 複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応

2020年ITトレンド年間ランキング５位

住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、簡単なワークフローから複雑なワークフローまで、自社の予算や規模にあわせて柔軟なシステムを提供します。

例えば、短期稼働を目指すならクラウド型での導入を、基幹システムとの連携可能な本格ワークフローならパッケージ型やオンプレミス型での導入ができます。どちらにおいても、多彩なワークフローの決裁ルートを設定でき、申請フォームの設定も簡単に行えます。また、多国語対応も魅力の一つでしょう。

「楽々WorkflowII」利用ユーザーの口コミ

• ■汎用性が高いので、業務を問わずほぼすべての業務をワークフロー化できる。承認ルートも自由に設定できるので、機密的なワークフローや、高権限者のワークフローなど、すべてに対応可能。（京都府／ 情報処理・情報システム／ 金融・証券・保険）
• ■これまでは紙媒体で各部署に回していた資料を電子化できました。電子媒体で回すことにより申請作業・承認作業をスムーズに行えるようになります。（愛知県／ 情報処理・情報システム／ その他製造）
• ■決裁がどこまで進んでいるかが一目でわかります。また、決裁者にお知らせが行くので迅速に決裁が進みます。データベースとしても使えるので、過去の事例や類似事例を簡単に手元で参照でき大変便利です。（東京都／営業・販売／ 不動産）

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■Excelを活用できるワークフローシステム

ここからは、Excelと連携できるワークフローシステムや、Excelデータ・ファイルを活用できる製品について紹介します。

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

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コラボフロー の比較ポイント

• お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
• 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
• ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能　業務変化にも迅速対応

株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」はExcelファイルをWebフォームに変換して申請書を作れるワークフローシステムです。

専用のソフトや知識が不要で、２ステップで運用を開始できます。さらに、承認段階ごとの入力項目制御や、追記内容の自動判別、さらに自動分岐といった運用上便利な機能が多く搭載されています。

「コラボフロー」利用ユーザーの口コミ

• ■今まで紙で決裁していたさまざまな社内をオンライン上でできるので今のテレワーク時でも出社せずに決裁を回せる。（愛知県／ 一般事務／ 食品、医薬、化粧品）
• ■導入から利用まで、さほどITに詳しくなくても直感的に利用可能。また、アカウントあたりのライセンス料も格安。（東京都／ 企画・調査・マーケティング／ その他）
• ■もともと紙で回付していた稟議を、以前使用していたフォーマットのままウェブ上に起こせるようになった。回付もウェブ上でできとても利便性が高いと感じた。（東京都／ 総務・人事／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）

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Styleflow

TDCソフト株式会社

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Styleflow の比較ポイント

• 初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
• モバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
• 見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換

TDCソフト株式会社が提供する「Styleflow」は、セキュリティやサポート体制の整ったクラウド型ワークフローシステムです。シンプルなデザインと柔軟性の高さに定評があります。

ExcelやWordなどのOffice文書を取り込むとそのままのレイアウトでWeb用の申請フォームを作成できます。さらに一括申請機能や、メール・チャットシステムへの連携による申請通知機能もあり、申請作業の時短効果が見込めるでしょう。

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AppRemo

株式会社システムエグゼ

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AppRemo の比較ポイント

• テレワーク支援機能を備えたワークフローシステム
• 簡易チャット機能で、生産性、コミュニケーション向上！
• Excelで申請書を簡単作成、スピード導入を実現

株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo」は、テレワーク下のワークフロー効率化を強力にサポートするシステムです。

Excelで作成した申請書をそのままシステム上で利用するため、オフライン時にも編集ができます。また、申請に関する質問や不明点は簡易チャット機能ですぐに確認できます。申請情報とあわせてやり取りの内容までひとまとめで保存可能なので、距離を感じさせない承認業務を実現できるでしょう。

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■ワークフローにとどまらない多機能システム

ここからは、ワークフロー機能を備えたグループウェアや、ワークフロー機能以外の機能が充実した多機能システムについて紹介します。

freee

freee株式会社

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freee の比較ポイント

• わかりやすいUIと操作性で導入～運用全般の負担を軽減
• スマホ承認でスキマ時間を有効活用。テレワークにも
• クラウド一括管理でスピーディーな分析・経営判断を

freee株式会社が提供する「freee」は、会計ソフトとして有名ですが、部門別・プロジェクト別の費用分析も可能な稟議書/汎用ワークフロー機能を有しています。

申請者が領収書などをスマホカメラで撮影して申請するのが大きな特徴です。また、セキュリティ性能が高く、すべての情報・通信を暗号化します。国内シェアNo.１のAWSでデータを厳重に管理し、個人情報の扱いについては、一定の基準を満たす企業が認定される国際的な認証「TRUSTe」を取得しています。

「freee」利用ユーザーの口コミ

• ■パソコンでもスマホでも操作できるのが便利です。領収証をスマホのカメラで読み取るだけでおおよその仕訳をしてくれるので助かっています。 （宮城県／ 経営者・役員／ 食品、医薬、化粧品）
• ■財務管理はもちろん、請求書、見積書などの作成や管理もできて便利。自作するとなかなか面倒な細々とした業務が簡単な動作でできる。（北海道／ 財務・経理／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■基本スマホで簡単な雑務は処理できてしまうので、とても楽。あと、個人的には交通費などの精算が劇的に楽になりました。（東京都／ 営業・販売／ 放送・広告・出版・マスコミ）

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POWER EGG 3.0

ディサークル株式会社

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POWER EGG 3.0 の比較ポイント

• 日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワン！
• ムダな作業を大幅削減！ワークフローで効率化＆スピード化
• タブレット端末やスマートフォン等、外出先でも簡単に利用可能

ディサークル株式会社が提供する「POWER EGG 3.0」は、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRM、グループウェアを搭載した統合型コラボレーションツールです。

必要な機能を必要な数量で導入できるので、予算や企業の規模にあったスモールスタートが可能です。さらにポータル画面では、ログインした人に必要な情報を必要なタイミングで通知するため、作業漏れを防ぎ、ワークフローだけでなく業務全般において迅速な判断や処理を促します。

「POWER EGG 3.0」利用ユーザーの口コミ

• ■職員同士のデータのやり取りや社内メール、情報の共有、会議や予定の管理など業務の基本連絡はこれですべて行える。非常に便利。（東京都／ 企画・調査・マーケティング／ 金融・証券・保険）
• ■自分の部署以外にほかの部署の人のスケジュールを把握可能です。また、会議室の空室状況から予約まで簡単に行えます。（神奈川県／ 一般事務／ 自動車、輸送機器）
• ■会社からの通達（社内通達事項、社内組織図、等）や会社への申請（営業車使用申請等）がこのサービスで一括で閲覧できる。（東京都／営業・販売／ 卸売・小売業・商業（商社含む））

POWER EGG 3.0の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

皆伝！シリーズ

スミセイ情報システム株式会社（SLC）

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皆伝！シリーズ の比較ポイント

• 会計・人事のフロントシステムとして最適なソリューションを提供
• 様々な導入形態（オンプレ、SaaSなど）やスマートデバイスに対応
• 基幹システムや外部サービスとのシームレスな連携を提供

スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は、ワークフローのほか、勤務管理、マイナンバー、フレームワークからなり、従業員が利用する会計・人事領域の主要なフロント業務を総合的にサポートするワークフローシステムです。

多言語・多通貨やマルチテナントに対応しており、複数の国や地域にまたがる子会社、グローバルでの活用、グループ企業全体での利用も可能です。さらに、主要ERPシステムとの連携機能を標準装備しているだけでなく、経路検索や交通系ICカードサービスをはじめ他社のサービスやソリューションとの連携も容易です。

「皆伝！シリーズ」利用ユーザーの口コミ

• ■会社の経費精算ソフトで導入されています。社員の出張や会議、コロナ禍でのタクシー通勤の補助の際の申請などを行い、仕訳等もわかりやすかったです。（東京都／ 一般事務／ 金融・証券・保険）
• ■一般的な人事会計プログラムですが、有休などの申請や出張などと勤務表がリンクされていて上司と部下ともに確認できるところがいいと思います。（東京都／ 研究・開発／ 食品、医薬、化粧品）
• ■認証やフロー設定など基本的な機能は標準で提供されるため、申請フォーマットやルート設定をするだけでワークフローを構築できます。（愛知県／ 情報処理・情報システム／ 飲食店・宿泊）

皆伝！シリーズの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

eValue V

株式会社大塚商会

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eValue V の比較ポイント

• さまざまなサンプルフォームを標準で提供
• オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
• 複雑な承認ルートにも対応

「eValue V」は株式会社大塚商会が提供する、企業のグループワークに必要な機能を網羅した統合型グループウェアです。

ワークフローのほか、ドキュメント管理、スケジューラ、コミュニケーションの機能で構成されています。旅費精算書や物品購入申請など、どのような会社でも使われる申請書について、40種類以上のテンプレートを使用でき、自社独自の申請フォームもガイド付きで簡単に作成可能です。

「eValue V」利用ユーザーの口コミ

• ■自身の申請状況のステータスが一目でわかるところ。承認者と承認した日付もまとめて確認ができ、もし承認が長引いている場合、どこで止まっているのかすぐに確認可。（神奈川県／ 企画・調査・マーケティング／ 食品、医薬、化粧品）
• ■外出先から申請・承認業務ができる点であり、決裁までの時間短縮が可能となります。紙帳票のデザインも見やすくていいです。（東京都／ 研究・開発／ その他製造）
• ■掲示板やコミュニケーションツールとしての統合的なグループウェアとしての機能は一通り備えています。ワークフローも含めて文書管理も備えています。（岐阜県／財務・経理／ その他）

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Findワークフロー

株式会社東計電算

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Findワークフロー の比較ポイント

• ＜業務システム連携実績多数＞様々な業務システムに柔軟に対応！
• ＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
• ＜自社データセンター保有＞ご提案～サポートまで当社一貫対応！

株式会社東計電算が提供する「Findワークフロー」は、インフラ開発から運用保守まで一貫したサポートが受けられる業務特化型ワークフローシステムです。

基幹システムのスクラッチ開発を行ってきた同社ならではの、柔軟なカスタマイズや連携機能も大きな強みでしょう。標準機能による導入の後、段階的な機能の追加も可能です。また、セキュリティ体制においては、自社データセンターを保有しているため安心でしょう。

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WaWaFlow

株式会社アイアットOEC

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WaWaFlow の比較ポイント

• 管理者が、自由に申請書式 を作成することが可能
• 簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応
• 営業所や支店でもネット接続でWebブラウザさえあればを導入可能

株式会社アイアットOECが提供する「WaWaFlow」はASP型のワークフローシステムで、インターネット環境があればどこからでも申請状況の確認が簡単に行えます。

未承認確認からの督促メール発信や滞留アラームの表記など、充実した滞留防止機能が特長です。また、文書ごとにCSV形式でデータ出力できるので外部システムとの連携も容易。グループウェアである「WaWaOffice」を基盤としてほかのオプションとシームレスに連携できます。

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クラウドワークフローシステム「MA-EYES」

株式会社ビーブレイクシステムズ

クラウドワークフローシステム「MA-EYES」 の比較ポイント

• 社内稟議を電子化して在宅ワークでも滞りなく稟議を回せます
• 簡単な画面設定で申請項目などはお客様の仕様に合わせて設定可能
• 導入カンタン！最短3日で利用スタート！

クラウドワークフローシステム「MA-EYES」は、株式会社ビーブレイクシステムズによる拡張性が高く、将来的に機能追加が可能なワークフローシステムです。

ワークフロー機能のほか、施設予約機能、文書管理機能、ユーザー管理機能、スケジュール、アラート機能が搭載されています。また、販売・経費管理や勤怠管理を追加導入することもでき、業務の拡大にも対応します。

クラウドワークフローシステム「MA-EYES」の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Questetra BPM Suite

株式会社クエステトラ

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Questetra BPM Suite の比較ポイント

• ドラッグ＆ドロップでワークフローを構築
• 外部のクラウド・SaaSシステムとAPIで連携
• テンプレートを活用し、最短での稼働を実現できます

株式会社クエステトラ提供の「Questetra BPM Suite」は工程管理など、業務プロセスの管理に強みをもつワークフローシステムです。

受注対応、委託管理、資材調達、問い合わせ対応、勤怠管理などに対応できます。また、人的処理工程とシステムやロボットによる処理工程を一元管理できるため、高度な条件の分岐やグループ処理が叶うでしょう。

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■大企業向けワークフローシステム

ここでは、中堅企業から大規模企業に適したワークフローシステムを紹介します。多言語対応など、グローバルに活躍する企業におすすめの製品も含めて比較します。

承認Time

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

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承認Time の比較ポイント

• 社内文書の電子化に特化！ノンプログラミングで【簡単導入】
• AND・OR承認、飛越承認も！複雑な承認フローにも【柔軟に対応】
• 専任担当が状況にあった導入プランを提案【安心のサポート体制】

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「承認Time」は、議事録や営業報告書も電子化できるクラウド型ワークフローシステムです。

承認プロセスに入らずに参照できる「参照者」、決裁後にコメントを追加したり、一覧表を抽出できる「保管者」、内部監査等で一通りの閲覧が出来る「閲覧者」をそれぞれ設定できます。また、多言語翻訳サービス「WOVN.io」と連携して30か国語に対応しています。

「承認Time」利用ユーザーの口コミ

• ■案件、申請ごとにシステムが違い、それぞれのシステムにログインして確認しなければならなかった承認作業が一括で出来る。（東京都／ 一般事務／ 通信サービス）
• ■ペーパーレスで書類の管理でき、PCの中で保管できるのでとても便利です。 外出中・出張先からでも申請できるので、出社時にまとめて申請する必要がなくなりました。（岐阜県／ 営業・販売／ 自動車、輸送機器）
• ■交通費精算や決裁など、決まった文章で決まったルート決裁でのワークフローによる承認に向いています。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 通信サービス）

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SmartDB

株式会社ドリーム・アーツ

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SmartDB の比較ポイント

• ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
• 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
• 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます

「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する従業員500名以上の大企業向け業務デジタル化クラウドです。大企業の業務を構成する「入力フォーム」「データ蓄積」機能で全社のデジタル化を支援します。

部門を横断する複雑なワークフローにも対応し、文書内の項目ごとなど、細かな権限設定が可能です。さらに、文書の検索・更新履歴の保存・文書に対するコメント機能が搭載されています。

「SmartDB」利用ユーザーの口コミ

• ■プログラミングの知識がなくてもデータベースを自由に設計でき、ほぼすべてのデータをWeb上で管理することが可能となるため、ペーパーレスで業務を進められる。（東京都／ 研究・開発／ 食品、医薬、化粧品）
• ■主にユーザー側として会議資料の保存・共有や文書決裁に活用しています。操作が簡単であるため、職種を問わず社内で幅広く扱いやすいシステムであると思います。（大分県／ 経営企画／ 教育・教育学習支援関係）
• ■社内の掲示板として使用しています。 細かい階層分けができるので、部署ごと、日にちごと、に分かれていることが一目でわかりやすいです。（神奈川県／ 営業・販売／ 運輸）

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MAJOR FLOW Z FORM

パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社

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MAJOR FLOW Z FORM の比較ポイント

• 「FormDesigner」を利用することで簡単に申請書画面が作成できる
• 豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入も可能
• 機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フローを実現

「MAJOR FLOW Z FORM」はパナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供する大企業・中堅企業向けワークフローシステムで、売上規模50億円以上、従業員500名以上の企業に適しています。

専用ツールで簡単に申請書画面を作成でき、サンプルも豊富です。また、引越・結婚などのイベントに応じて、どの申請書が必要かを自動判定してくれるので、フォーマットを探す必要もなく、迅速な手続きが可能でしょう。なお、日本語を含め最大５言語まで設定できます。

「MAJOR FLOW Z FORM」利用ユーザーの口コミ

• ■紙ベースで処理してきた事務処理がパソコン内で処理出来るようになったので時間の短縮になった。決裁経路が多い申請書もスピーディーに処理が出来る。テレワークに活躍します。（大阪府／ 一般事務／ 金融・証券・保険）
• ■申請画面はシンプルで、マニュアルがなくても使えるレベルです。ADと連携してLDAP認証ができるので、ユーザー側もログインなどの手間なく使用できます。（東京都／ 情報処理・情報システム／ 卸売・小売業・商業（商社含む））
• ■案件の金額や内容によって承認経路や合議を自動判定できるようになっていること。申請書の提出先間違いなどを防げている。（東京都／ 総務・人事／ 人材サービス）

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Garoon

サイボウズ株式会社

Garoon の比較ポイント

• 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
• ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
• APIを利用した他機能、他製品との連携が可能

「Garoon」はサイボウズ株式会社による、ワークフロー機能を有したグループウェアです。

60種類以上の無料テンプレートを活用でき、プログラミングの知識不要で申請フォームのデザインができます。また、スケジュール管理や情報共有の基盤としても利用でき、JavaScriptカスタマイズにより、他社製品との連携ソリューションの開発も可能です。

「Garoon」利用ユーザーの口コミ

• ■経費精算・スケジュール管理・会議室予約・システム予約・ワークフローなど、会社の通常業務について、すべての手続きがまとめられているので、便利です。（東京都／ 経営企画／ 通信サービス）
• ■離れたオフィスの方への電話連絡メモが、とにかく便利。社内報や社内稟議申請などスマホでも操作可能で、休日でも状況確認が素早く出来るため、非常に便利だと感じています。（大阪府／ その他／ 不動産）
• ■直感的な操作感で申請書を簡単に作成でき、申請状態の見える化が可能になった。従来の稟議書がエクセルデータを打ち出して手書きでコメントを書き足していく原始的なやり方から、このシステムに変更となり、大幅な時短の効果があった。また、稟議書自体の管理が簡単になったため、過去の稟議書も見えやすくなった。（愛知県／ 営業・販売／ その他製造）

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■簡単操作が特徴的なワークフローシステム

ここからは、操作がシンプルでわかりやすいものや、フォームを手軽に作成できるワークフローシステムを紹介します。

X-point（株式会社日立システムズ）

株式会社日立システムズ

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X-point（株式会社日立システムズ） の比較ポイント

•  紙の書類イメージそのまま電子化！
• サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー！
• 確かなノウハウで様々なソリューションとのシステム連携を実現！

「X-point」は株式会社日立システムズが提供する、高い国内シェア率を誇るワークフローシステムです。

紙の書類イメージそのままで、誰にでも使える直感的な入力フォーム画面は、タッチパネルを考慮した親しみのあるデザインが特徴的です。また、データマイニングや外部システムとの連携も可能で、収集したデータを管理するだけでなく、抽出して集計でき、情報資産の活用も欠かしません。

「X-point」利用ユーザーの口コミ

• ■専用のソフトを使うことで、書類を自由に作成できます。現在社内で使っている書類と全く同じフォーマットで運用可能です。（福岡県／ 情報処理・情報システム／ 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア）
• ■各種ツールのアカウント申請や決裁申請などが簡単にできます。上長が承認印を押す手間も省け、とても楽だと言っていました。（東京都／ 営業・販売／ 放送・広告・出版・マスコミ）
• ■メールベースで承認者が決裁できるため、どのような案件も迅速に最終決裁ができるところが優れている。また、各画面、書式のデザイン、レイアウトが非常に見やすい。（大阪府／ 研究・開発／ 食品、医薬、化粧品）

X-point（株式会社日立システムズ）の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Ci*X Workflow

株式会社電通国際情報サービス

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Ci*X Workflow の比較ポイント

• 説明不要で誰でもすぐに申請業務ができます
• ワークフローの煩雑な業務から解放する作りやすさを提供
• 申請書の改定など様々な変化に対応可能の柔軟性のある機能

「Ci*X Workflow」は株式会社電通国際情報サービスによる大規模企業でもマニュアル不要で導入できるワークフローシステムです。売上規模1,000億円以上、従業員1,000名以上の企業に適しています。

設定が面倒な申請書デザインや承認ルートは専用アプリで簡単に作れるため、システム管理側にもメリットが多いでしょう。また、人事システムと自動連携し、組織変更や承認ルートの見直しにも対応するので、安定した長期利用が期待できます。

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Hi-PerBT ワークフロー

株式会社日立ソリューションズ西日本

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Hi-PerBT ワークフロー の比較ポイント

• ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適！
• 時間短縮・コスト削減！スマホやタブレットでも利用可能！
• 帳票サンプルが５０種類以上もあるのでカンタン！

株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT ワークフロー」は、Web上で帳票自動回覧システムを構築します。帳票サンプルは50種類以上あり、レイアウトもマウスで簡単に変更可能です。

Excelで作成した帳票も取り込んで利用できるため、既存のフローを大きく変えずに運用できるでしょう。また、スマホなどのデバイスからもブラウザを通じて利用可能です。

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■Google Workspaceと連携できるワークフローシステム

ここからはGoogle DriveをはじめとするGoogle Workspace（旧称 G Suite）との連携に強みをもつワークフローシステムを紹介します。

rakumo ワークフロー

rakumo株式会社が提供する「rakumo ワークフロー」は、Google Workspaceと連携可能なワークフローシステムで、GoogleDriveとの連携により書類添付も簡単に行えます。

各ワークフローへコメントを付与できるのが特徴で、ワークフローを起点としたコミュニケーションの活性化につながるでしょう。また、同シリーズの経費精算システムや勤怠管理ソフト、カレンダーとの連携ができるほか、オプションで他社システムとAPI連携も可能です。

Gluegent Flow

サイオステクノロジー株式会社が提供する「Gluegent Flow」は、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるクラウド型ワークフローシステムです。既存のグループウェアと連携してアカウントや組織管理が行えます。

承認したデータをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力し、許可されたユーザー間で共有可能です。さらに、ブラウザのプラグインで通知できるので、タイミングを逃さず迅速に対応できるでしょう。また、必要な情報の検索・追跡も簡単に実施できます。

ワークフローシステム導入のメリット

冒頭でも少し触れましたが、ワークフローシステムを導入するメリットを以下にまとめました。

■申請・承認のスピードが上がる

各種申請業務がシステム上で完結できるため、申請から承認までの迅速化が期待できます。また、クラウドに対応している製品なら、承認や決裁を行う責任者が不在がちな職場でも出先から業務を行えるため、業務の効率化につながります。

■ペーパーレスの実現

用紙やインク代などの印刷コストがゼロになり、印鑑も不要になります。また、郵送費、FAX代など、書類のやり取りにかかっていた費用も削減できるため、大幅なコストカットが期待できます。

■書類管理の負担・ミスが減る

ペーパーレス化によって書類を管理する必要がなくなり、書類紛失のリスクを軽減できるでしょう。書類の保管スペースも不要になります。また、承認ルートが固定されることで申請から承認までのフローでミスが減り、業務が標準化されます。

■内部統制を強化できる

申請フォームや申請ルートの一元管理により、情報の伝達をスムーズに行えるようになります。また、申請ルートの可視化、申請書類に添付が必要な証憑類もすべてデータ化されるため、不正が起こりにくい環境構築にも役立つでしょう。

失敗しない！ワークフローシステムの比較項目とは

特徴ごとにワークフローシステムを比較したところで、導入に失敗しないために、製品を選ぶ際の比較項目や選び方について確認しておきましょう。

必要な機能が搭載されているか

ワークフローシステムを導入する際は、多機能に惹かれての導入やコスト重視の導入をしないようにしましょう。どういった業務に活用したいかなど、自社の課題にあった、改善効果を期待できる製品選定が大切です。

課題例としては、下記が挙げられます。

• 「日報もシステム上で電子化して管理したい」
• 「出張や外回りが多いのでスマホやタブレットから申請承認が行えるものがいい」
• 「将来的に拡張できるよう、多機能だけど機能を絞ったスモールスタートができる製品にしたい」

このように課題を洗い出し、自社にとって欠かせない機能が何であるか、優先順位をつけてリストアップしてみてください。

自社にあった承認フローに対応しているか

企業規模が大きくなるほど承認ルートが複雑になるのがワークフローの特徴です。承認ルートが直列ではなく条件分岐している場合にも対応できるかどうか、という点は製品比較の際に重要になるでしょう。承認経路を自動で判断してくれるシステムや、承認経路の設定がしやすいものだと使いやすいのでおすすめです。

操作やメンテナンスが簡単か

自社の業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても、操作が難しければ誰もシステムを使わずに口頭で行ってしまうなど、従来の業務方法に戻ってしまう可能性があります。そのような事態を避けるためにも、誰でも操作が簡単にできる製品を選定することが大切です。比較的簡単に扱える製品が多いのがワークフローシステムの特徴ですが、心配であればベンダーのサポート体制についても事前に確認しておくといいでしょう。

また、組織変更や人事異動、業務の追加などが行われた際に承認ルートや承認者、管理権限者の変更が容易にできる製品を選ぶのもおすすめです。メンテナンスに余計な工数がかかるようでは、長期にわたるシステムの活用は不可能だからです。

自社の既存システムとの連携ができるか

ワークフローシステムは、グループウェアや経費管理システム、人事システムなどと連携できるものが多くあります。既存のシステムとの連携が可能かだけでなく、そのシステム内のデータを元に自動で申請できるか、決裁後の情報も自動登録ができるかなども事前に調べてみてください。そのほか、組織変更の情報も自動で更新できるかなども比較してみましょう。

クラウド型かオンプレミス型か

今回紹介した製品はどちらにも対応可能なものが多いですが、それぞれメリット・デメリットがあるため、どういった形態で導入するのかよく検討する必要があります。

オンプレミス型は１から自社にあったものを構築できるため、複雑な承認経路や独自のフォーマットを作成しやすいのがメリットです。対してクラウド型は、初期費用を抑えたスピーディーな導入が可能で、社外からも承認や申請作業を行えます。

こちらの記事で、ワークフローシステムでよく求められるクラウド型製品や、無料（またはトライアル付き）製品にしぼって紹介していますので参考にしてみてください。

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ワークフローシステムの導入ステップ

それではワークフローシステムの導入の流れを追って紹介します。

• １．部門内での試験導入
• ２．部門間での本格導入
• ３．全社導入とシステム連携

１．部門内での試験導入

ワークフローとは、従来伝票で行ってきた承認手続きを電子化するツールです。それまでの紙伝票イメージのままで画面表示させ、自動で次の承認者に回るため、比較的導入のハードルが低いといえます。

しかし、従来のまま電子化するとはいえ、いきなり全社的に導入するのは危険です。これは最終ステップに近い段階で行うとして、まずは部門内でのスモールスタートを推奨します。成功事例とノウハウを積み重ねてからのほうが展開しやすいからです。

ワークフローシステムを試験導入する際は、現状を調査・分析し、改善箇所を決めてから、ワークフローを組み立てていきます。一つの申請フローについて担当者とその上司など、最少人数で実施してみましょう。使ってみての課題や効果を確認し、自社の業務形態にあった承認ルールを決めていきましょう。

２．部門間での本格導入

試験導入に成功したら、部門間に利用範囲を広げていきます。部門内で完結する業務は少なく、多くの場合は経理部門や人事部門、購買部門まで伝票は回るものです。このステップではプロジェクトチームを構成しましょう。関係する部門から１〜２人を参加させます。

例えば、人事部門まで回付される書類はたくさんあります。結婚届、改姓届、家族異動届、休暇届、通勤経路変更届、資格取得届、休日出勤届などです。住所変更届では、本人が起票、上司が承認、人事担当者が確認、その上司が承認、人事担当者が社員データベースを更新するフローになります。

これらのフローを作成する際、担当者にヒアリングし、改善希望などを盛り込んでいきましょう。経理部が介在するのは交通費精算、出張仮払い、給与振込口座変更などです。関係する部署ごとにワークフローを構築していきます。

こうした取り組みで、手作業にありがちなミスもなくなります。入力欄に入力データのチェック機能をもたせられますし、ペーパーレスになることで紛失のリスクがなくなり、業務全体のスピードアップが期待できるでしょう。さらに、フローが見える化され、急ぎの承認の際はどこまで承認が進んでいるか、ボトルネックは誰かなどを把握し、対処できます。

３．全社導入とシステム連携

部門間での導入に成功したら、いよいよ全社的な導入を検討する段階です。全社的に導入することで、部門間でバラバラになっていた承認フローを統一、内部統制を強化でき、不正の未然防止も期待できます。この段階では、経営トップ層もプロジェクトチームに参加し、全社へ号令を掛ける役割を担います。

このときに実施しておくべき重要なポイントが、システム連携です。人事管理システム、経理システム、購買システムと連携することで、関連するデータベース更新まで自動で完了し二重入力がなくなります。このため、IT部門からもプロジェクトメンバーが必要です。

ワークフローを定型化して業務スピードをあげよう

ワークフローシステムにはシンプルなものから、ほかの業務もあわせて効率化できるものまでさまざまです。まずは現在の自社の課題を洗い出し、必要な機能が備わっているものかを確認しましょう。そしてコストやそのほかの特徴、操作性を比較したうえで最適な製品を導入してください。資料請求や無料トライアルなどを活用してみるのもいいでしょう。