ワークフローの基本
まずはワークフローについて、概要や機能をご紹介します。
ワークフローとは
ワークフローとは、承認や決済など、企業内で行われる情報のやり取りや業務の一連の流れを指します。その一つひとつの流れを設定・管理するシステムがワークフローシステムです。
業務の流れを整理するという点で混同されがちなのが、BPM（Business Process Management）です。BPMは業務改善が目的で、製品の受注から営業、販売などの活動において、削減できるコストはどこか、また改善できる部分は何かなどを分析し、PDCAを回して生産性の向上や効率化に寄与します。
知っておくと良い機能
ワークフローシステムには、多くの機能が搭載されています。以下に主な機能について紹介します。
- 申請フォームの作成
- 稟議書など申請のための書類フォーマットを作成する機能です。これまで利用してきたフォーマットをそのまま利用したり、既存の申請書類をスキャンして作成する機能もあります。画面上で簡単に作成できるので、誰でも作成することができます。
- 承認ルートの設計
- ワークフローのメインとなる機能です。どの申請をどのようなルートで承認設定していくかを設定したり、経路の分岐や差し戻しなども定義づけします。ドラッグ&ドロップなど直感的な操作で行える製品が多く、簡単に設定できます。
- 承認状況の確認
- 申請書の承認がどこまで進んでいるのかを一覧で可視化できます。承認が滞っている場合、承認者へメール配信もできるので、承認漏れを防ぐことが可能です。
- 外部システムとの連携
- 例えば、会計システムや購買システムと連携し、申請と承認をワークフローで構築することもできます。
- モバイル対応
- 今やビジネスに必須となったスマートフォンやタブレットなど、モバイルにも対応している製品が登場しています。これにより、外出先でも申請や承認ができ、スピーディーに対応することが可能です。
ワークフローシステムを活用するとどんな効果が？
ワークフローシステムを活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。活用しない場合の課題と併せてご紹介します。
活用のメリット
ワークフローシステムを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- フローが最適化され、業務が効率化される
- 申請書類が必要なくなることで、ペーパーレス化・コスト削減ができる
- 申請や承認漏れがなくなり、トラブルを回避できる
- 意思決定が早くなる
未活用で起こりうる課題
一方で、ワークフローシステムを導入していない場合、申請書の印刷や承認者への声かけ、進捗確認などを自ら行わなければならず、時間や管理工数が煩雑になるなどの問題が出てきます。さらに、紙での申請書は途中で紛失するリスクもあり、出し直しが発生することもあり、ビジネス速度も遅くなってしまいます。
ワークフロー導入の前にすべきこと
ワークフローを導入するにあたり、決めるべきことをご紹介します。
課題点の把握ができているか
まずは、なぜワークフローシステムを導入したいのかを明確にしましょう。自社にどのような課題があり、どう解決したいのかを事前に設定することが重要です。多くの製品がある中で、どの製品であれば目的を果たせるのかの判断軸にすることができます。
目標設定ができているか
課題を洗い出したら、システム導入における目標を設定しましょう。例えば「承認完了まで1日かかっていたものを1時間で完了させる」など定量で設定することで費用対効果を図ることができます。
導入前にしっかりと明確化し、解決できる製品はどれかを選定していきましょう。
ワークフローを製品比較する際のポイント
実際に製品を選定する際は、以下のポイントを参考にしてみましょう。
必要な機能を備えているか
導入目的や自社の課題を解決できる機能を搭載しているかを確認しましょう。ワークフローシステムには多くの機能があります。機能が多いからよい製品ということはありません。自社が必要としている機能があるかを見極めて選定しましょう。
操作性はよいか
使いやすさは非常に重要なポイントです。使い勝手が悪いと、しだいに現場は使わなくなり導入の意義がなくなってしまいます。社員にとって使いやすく、導入後も活用し続けられるような操作性を備えているかをチェックしましょう。
外部システムとの連携ができるか
社内で利用しているシステムと連携できれば、さらなる業務効率化が期待できます。例えば、会計システムや経費精算システムなどとの連携です。製品によってはこれらのシステムと連携できるものもありますので、ベンダーに問い合わせてみるとよいでしょう。
ITトレンド編集部が厳選！ワークフロー製品比較10選
ここでは、ITトレンド編集部が選んだワークフロー製品を10製品ご紹介します。
ジョブカン
導入実績4,000社の実績。初期費用やサポート費用が無料で、250円/人~利用できます。シンプルな画面設計で、申請者・管理者ともに簡単操作が可能です。
Create!Webフロー
面倒な申請書も、マウス操作で直感的に作成が可能です。また、組織や人事異動での変更もドラッグ&ドロップですぐに対応できます。他システムとの連携も可能。
楽々WorkflowII
日本語だけでなく、英語や中国語など多言語に対応しているので、海外拠点をお持ちの企業に最適です。すでに使用している基幹システムとの連携も可能。あらゆるワークフロー業務を管理できます。
コラボフロー
WebとExcelがあれば誰でも２ステップでワークフローを作成できます。必要な機能も充実。オンプレミス型なら50名~数千名規模まで、クラウド型なら1フォーム5名~利用可能です。
NI Collabo Smart
専用ソフトにも劣らない充実した機能が特長の製品です。SFA『顧客創造日報』とも連携でき、案件情報などからワークフロー申請も可能です。クラウド型は月額380円、パッケージ型は10ライセンスで58,000円~利用できます。
ActionPassport
モバイル機能は追加費用なしで利用でき、いつ・どこからでも承認することができます。利用人数によって価格が設定されているので、自社の規模に合ったコストで利用できます。
業務デザイナー
今の運用を変えることなく、ワークフローを電子化できます。帳票なども従来のままで電子化でき、違和感なく利用可能。会計システムなど、他システムとも専門知識なしで簡単に連携できます。
J-MOTTOワークフロー
グループウェア導入4,000社の実績をもつJ-MOTTOが開発したワークフローシステムです。これまでのノウハウを活用し、40種類以上の申請書テンプレートを保有するなど、多彩な機能を搭載。10ユーザーから利用でき、200円/人と低価格な点も特長です。
『皆伝！』シリーズ
10年以上の運用と実績をもつ製品。多言語にも対応しており、海外展開する企業におすすめです。また、グループ経営などの様々な形態にも柔軟に対応できます。
「BP Director」
企業独自の書式やルールにも対応OK！グラフィカルなレポートで業務状況をリアルタイムに確認でき、ExcelやCSV形式で出力も可能です。
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毎週月曜日に、過去1か月間の資料請求数をもとにした最新人気ランキングを更新しています。気になる方は、こちらもチェックしてみましょう。
★「ワークフロー」の最新ランキング
まだまだある！自社に合う製品を見つけよう
他にも、様々なワークフロー製品があります。まとめてご紹介しますので、気になる製品があればぜひ調べてみてください。
Styleflow
初期費用無料、月額300円と安価に利用できる製品です。モバイルにも対応。ISMSやISO9001を取得しており、セキュリティ面も安心です。
eValue NS 2nd Edition
必要な機能の搭載はもちろん、画面表示のカスタマイズや、言語の切替えなど利用者にとって使いやすい画面操作が可能。マルチデバイスにも対応しています。
ALIVE SOLUTION WF
承認が完了したデータを、他システムに連携して運用が可能など、企業の複雑な運用にも柔軟に対応できます。
X-point Cloud
利用者目線を第一とした操作性が特長の製品です。2014年度のワークフロー出荷金額で5年連続のシェアNo.1を獲得。1,000名未満の企業規模に対応しています。
Findワークフロー
高性能なワークフロー機能も、シンプルな操作性で誰でもすぐに使えます。標準機能から導入し、カスタマイズで機能追加も可能。自社の業務に合わせて柔軟に変更ができます。
WaWaFlow
初期費用無料、月額費用400円で安価に利用できます。シリーズ製品のグループウェアやSFAシステムと連携可能です。
SmartFlow
初期費用無料、300円/人ですが、20ユーザーまでの利用は永久無料と、ランニングコストは業界最安値を謳っています。必要な機能も充実しており、少人数規模の導入であればおすすめの製品です。
ワークフローEX
Excelで作成した稟議書をそのまま電子化でき、電子捺印によって申請・承認ができます。また、ファイルを暗号化するなどセキュリティ対策も万全です。
kintone
マウス操作で簡単に承認ルートなどの設定を行えます。また、APIを利用したほかシステムやサービスとも連携可能です。
Hachikin
申請や承認時にメール通知ができるので、漏れなくスムーズに処理できます。中小企業向けで、安価・簡単に導入が可能です。
Streamline
クラウド型のワークフローで、外出先や自宅などどこからでも申請や承認ができます。導入実績も1,000社を突破。Google社のデータセンターで運用しているため、安心・信頼の製品です。
rakumoワークフロー
使いやすさに重点を置いたワークフロー製品です。基本機能に加え、コメント機能や申請者による承認者変更など、便利な機能も用意されています。
Gluegent Flow
承認したデータをGoogleのスプレッドシートに出力できるなど、G SuiteやMicrosoft Office 365とも連携したワークフローです。月額300円/人で利用可能。
Cincom ECM
業種や業態問わず、あらゆる市場で活用されているシンコム・ドキュメント・ソリューションでのノウハウを基にした製品です。セキュリティも万全で、安心して利用できます。
賢人ワークフロー
修理点検や工事業務に特化したワークフローです。業種に合わせて最適な機能が搭載されています。提供形態もオンプレミス・クラウドどちらにも対応しているので、自社に合ったコストで利用できます。
Questetra BPM Suite
G Suiteに連携可能で、Googleスプレッドシートやドライブなどに出力が可能です。アクセス制限やバックアップなど、セキュリティ対策も安心のクラウド型ワークフローです。
N-town ワークフロー
中堅・中小企業向けのクラウド型クラウドサービスの機能として、ワークフロー機能があります。Excelなど、これまで利用していた形式をそのまま活用できるので、導入後もスムーズに運用できます。
EXPLANNER for SaaS ワークフロー
番号収集や本人確認などのマイナンバー業務にも対応しており、申し込み後3日で利用可能。100種類のテンプレートや、企業のニーズに合ったオプションメニューを選択することができます。
Hi-PerBT ワークフロー
マウス操作で帳票が作成できたり、今使っているExcel帳票をそのまま取り込むなど、ツール導入時のストレスを軽減できる機能が多く搭載されています。また、他システムとの連携や多言語にも対応しており、高機能です。
LSクラウド・ウェア「ワークフロー＋」
「超」簡単にフォーム作成ができたり、入力フォームの内容をデータベース化し、会計ソフトなど他システムへの連携が可能です。
サイボウズGaroon
導入実績4,600社のグループウェア製品で、その機能の一部として、ワークフロー機能が搭載されています。日本の商習慣に最適な機能や設定に特長があります。
サイボウズOffice
グループウェア市場で10年連続でシェアNo.1を獲得している製品です。機能の一部にワークフロー機能があり、モバイルに対応しているので外出先からも申請・承認が可能です。コメント機能や経路検索機能など、便利な機能も多数搭載しています。
iQube
クラウド型グループウェアのプレミアム機能として、ワークフローがあります。フォームを柔軟にカスタマイズ可能で、自社で使っているフォーマットそのままの環境に近づけることができます。
POWER EGG 2.0
ワークフロー機能を含め、ホワイトカラーの業務生産性を向上させる機能を実装したオールインワンソリューション。ワークフロー機能では、汎用申請と経費申請の2つのワークフローで業務プロセスの可視化を推進しています。
SuiteFlow
グラフィカルなインターフェースで分かりやすく、簡単なマウス操作でワークフローを構築できます。
まとめ
いかがでしたか？ワークフローの基本から、機能、比較する際のポイントをご紹介してきました。ワークフローには様々な機能や特長をもった製品が数多く登場しています。気になる製品の詳細はベンダーに聞くとより確実です。自社にはどのような機能が必要なのかを事前にしっかりと把握し、最適な製品を導入して業務改善を行いましょう。
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