【迷わない！】2019年最新ワークフローシステム26選を比較

ITトレンド上半期ランキング2019のワークフローシステム

まずは、ITトレンド上半期ランキング2019のワークフローシステムを、第１位から第５位までご紹介していきます。

ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts

• check社内のあらゆる申請に対応！スマホアプリからも申請・承認可能！
• check数千名規模の実績多数！高機能なのに、使いやすい操作感を実現！
• check業界最安クラス！初期費用も無料。お試し無料トライアル実施中！

株式会社Donutsが提供するジョブカンワークフローは、圧倒的な操作性と価格からITトレンド上半期ランキング2019で1位を獲得したワークフローです。

ジョブカンワークフローの特徴・メリット

最大の特徴は、スマホ対応のクラウド型システムという点で、申請・承認をどこからでもワンクリックで行うことができます。また承認経路や分岐の変更等の高機能性を備えつつも、使いやすい操作感は保たれるため、ジョブカンワークフローを利用すると、申請者・管理者の利用はスムーズに広がるでしょう。

ジョブカンワークフローの価格・導入企業

利用価格は初期費用：0円、サポート費用：0円、月額費用：300円/ユーザー（トライアルあり）となっており、株式会社タマホームや、エイベックス株式会社、株式会社ZUUという企業に導入された実績を持っています。

ジョブカンワークフローをおすすめする企業

このようにジョブカンワークフローは、「豊富な実績をもつワークフローをトライアルからはじめたい」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「ジョブカンワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：圧倒的な操作性と価格からITトレンド上半期ランキング2019で1位獲得
• ■価格： 初期費用：0円、サポート費用：0円、月額費用：300円/ユーザ
• ■提供形態： クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

• check書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
• check導入実績 2,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
• check総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。

株式会社エイトレッドが提供するX-point cloudは、導入・運用の容易さと機能の柔軟性からITトレンド上半期ランキング2019で２位に選ばれたワークフローです。株式会社エービーシー・マートや、株式会社松屋フーズ、株式会社gumiという企業に導入された実績を持っています。

X-point cloudの特徴・メリット

まずX-point cloudの比較ポイントとしては、紙・Excelデータで行う業務をクラウド化できる点があります。通常、出張時のワークフロー申請には時間がかかりがちですが、X-point cloudを利用すれば、 スマホやタブレットからクイック承認が可能で、ワークフロー承認のスピード向上につながります。

豊富な導入実績とノウハウを持つサポート体制

また導入実績 は2,500社以上を超えるため、その実績とノウハウに裏打ちされた安心感をもって導入・運用をすすめられます。もちろん、導入・運用におけるプログラミング知識は不要のため、総務部・経理部でも違和感がなく直感的に利用できる点も比較ポイントと言えるでしょう。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、X-point cloudは、「プログラミング知識なしでも安心して導入・運用できるワークフローを利用したい」という企業におすすめと言えます。

また最後に、X-point cloudの価格についてですが、初期費用：0円、月額費用：400円となっています。

ワークフロー「X-point cloud」の比較ポイント

• ■強み：豊富な導入実績と専門知識なしでも操作できるUIを備えたクラウド型
• ■価格：初期費用：0円　月額費用：400円
• ■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

「Create!Webフロー」

インフォテック株式会社

• check紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
• check構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
• check各種システムと連携して業務全体を効率化

インフォテック株式会社が提供するCreate!Webフローは、紙フォーマットを引き継ぐ操作性からITトレンド上半期ランキング2019で３位を獲得したワークフローです。

最大の特徴は、誰でも簡単に操作できる紙イメージの申請フォーム・画面デザインで、新たな研修を必要とせず迅速に導入・運用を実現できます。また組織階層・役割権限に基づいた承認フローにも対応しているため、簡単操作で複雑なフローにも対応可能な点が人気の理由と言えます。

もちろん、各種既存システムとの連携もできるため、ワークフローにとどまらない業務全体を効率化にもつながることでしょう。またこのような高機能性にも関わらず、利用価格は初期費用：0円、月額費用：500円（税抜）で、日通商事株式会社や、みすずホールディングス株式会社、小田急電鉄 株式会社という企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、Create!Webフローは、「ワークフローを起点に他業務もあわせて効率化したい」そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「Create!Webフロー」の比較ポイント

• ■強み：紙フォーマットを引き継ぐ操作性
• ■価格：初期費用：0円、月額費用：500円（税抜）
• ■提供形態：クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

• checkワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
• checkすでに稼働している基幹システムとの連携が可能
• check複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応

住友電工情報システム株式会社が提供する楽々WorkflowIIは、簡単なワークフローから複雑なワークフローまでスムーズに処理できるという特徴から、ITトレンド上半期ランキング2019で４位に選ばれたワークフローです。オムロン株式会社や、シャープ株式会社、富士エレクトロニクス株式会社という企業に導入された実績を持っています。

まず楽々WorkflowIIの比較ポイントとしては、社内に存在する申請・承認プロセスの短期システム化が挙げられます。このシステム化には、必須入力や桁数エラーチェックはもちろん、柔軟な設定テンプレートも含まれるため、コスト・スケジュールを最小限にして短期稼動が実現されます。

そのうえ、WEB API/Java API利用することで、稼働している基幹システムとの連携も容易のため、今までの業務スタイルを維持したまま導入できるのです。また、英語・中国・タイ語・スペイン語・韓国語といった多国語にも対応しているので、複数の海外拠点からのワークフロー処理も可能となります。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、楽々WorkflowIIは、「小規模拠点から大規模なグローバル拠点までのワークフロー業務を、短期間で一括対応したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「楽々WorkflowII」の比較ポイント

• ■強み：簡単なワークフローから複雑なワークフローまでスムーズに処理できる
• ■価格： 別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応： 別途お問い合わせ
• ■従業員規模：全ての規模に対応

「コラボフロー」

株式会社コラボスタイル

• check専用ソフト・プログラミング不要、WebとExcelがあれば誰でも作成
• check申請書ひとつ＆少人数から　数千名規模まで　幅広く対応します
• checkワークフロー専用製品だから柔軟で高機能　業務変化にも迅速対応

株式会社コラボスタイルが提供するcollabo flowは、プログラミング知識不要の導入・運用と申請の柔軟性から、ITトレンド上半期ランキング2019で５位を獲得したワークフローです。

最大の特徴は、専用ソフト・プログラミングを必要としないのはもちろん、Web→Excelの２ステップでワークフロー作成ができる、つまり誰でも簡単にワークフローシステムを利用できる点にあります。また対応する申請書は幅広く、少人数から数千名規模までの柔軟な承認プロセスを実現できます。

しかもワークフロー専用製品のため、承認段階ごとの入力項目制御や、追記内容の自動判別、さらに自動分岐といった機能性も魅力の一つです。

利用価格は月額費用：500円～で、株式会社エスネットワークスや、株式会社やまねメディカル、学校法人追手門学院という企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、collabo flowは、「誰でも使える高機能ワークフローを導入したい」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「collabo flow」の比較ポイント

• ■強み：導入・運用の容易さと柔軟性を兼ね備えた
• ■価格：オンプレミス/パッケージソフト 初期：50万円　月額：別途お問合せ クラウド 月額：500円～
• ■提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

ここまで、ITトレンドランキングに入ったワークフローシステムについて解説してきました。もし、「もっとたくさん情報がないと比較しきれないな...」と思われた場合は、下の「資料請求ボタン」をクリックして頂ければ、簡単登録で各資料をご覧になれます！

また他のサイトも参考にしてみたいと思われた方は、「ワークフローシステム　無料」や「ワークフローシステム　クラウド」などで検索されるとよいでしょう。きっとご自身の状況にあわせたシステムにめぐりあえるはずです！

ここで確認！失敗しないワークフローシステムの比較項目とは？

他システムの比較前に、ここでワークフローシステムを実際に選ぶ際の製品の比較項目・選び方を確認しておきましょう。

自社の課題に合った機能が搭載されているか

ワークフローシステムを導入する際は、多機能に惹かれての導入やコスト重視の導入をしないようにしましょう。自社の課題にあった、改善効果を期待できる製品選定が大切です。

業務フローや書類のフォーマット、承認ルートの設定方法など、自社の業務形態に適合した製品の導入をおすすめします。

操作が簡単にできるか

自社の業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても、操作が難しければ誰もシステムを使わずに従来の業務方法に戻ってしまう可能性があります。 そのような事態を避けるためにも、誰でも操作が簡単にできる製品を選定することが大切です。

また組織編成が行われた際など、柔軟なカスタマイズが可能な製品選定をするようにしましょう。カスタマイズが容易にできない場合、さまざまな変更に対処できません。そうした場合、いずれシステムが活用されなくなる恐れがあります。

自社の既存システムとの連携ができるか

ワークフローシステムと自社の既存システムとの連携が可能であれば、さらに業務の効率化を図れるでしょう。そして、手作業によるミスの軽減にもつながります。 もしシステムの連携ができなければ、複数のシステムを使用しなければいけません。システム単体での使用となるため多重入力をする必要があり、逆に業務が非効率になってしまいます。

クラウド型かオンプレミス型か

ワークフローシステムの提供形態の導入時の大切なポイントです。 提供形態はクラウド型かオンプレミス型の２種類です。それぞれにメリットやデメリットがあるため自社のニーズと価格面の両面から適切な製品を検討するようにしましょう。

それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

クラウド型のメリット・デメリット

初期コストが抑えられ、迅速な導入が可能です。インターネット環境下であれば、さまざまな端末からの操作ができます。バージョンアップなども全てベンダーが行うため、常に最新版での利用が可能です。

システムの運用・保守の必要はありませんが、長期的な運用を行う場合、オンプレミス型と比較するとコストがかかってしまう可能性があります。また、外部にデータを保管するため情報漏えいのリスクが少なからずあるでしょう。

オンプレミス型のメリット・デメリット

自社にシステムを構築するため、導入費用や運用開始までの時間がかかってしまいます。

システムの運用や保守などを全て自社で行うのでIT要員の確保が必要であり、運用面にコストが発生するでしょう。自社での運用となるためセキュリティ面は安心であり、カスタマイズが容易に行えます。

これまでワークフローシステムの選び方について解説してきました。ここからは、有名・著名なワークフローシステムを2６選、細かくご紹介していきますが、「26選も読む時間がないな...」と思われた方は、ぜひ下の記事を確認してみてください！

ワークフローシステムでよく求められるクラウド型製品や、無料（またはトライアル付き）製品にしぼってご紹介しています。

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Excel連携に強みをもつワークフローシステム

ここからは、Excelデータを活用できるワークフローシステムについてご紹介します。

Findワークフロー

株式会社東計電算

• check＜業務特化型の仕組み＞様々な業務ワークフローに柔軟に対応！
• check＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
• check＜トータルサポート＞開発から運用･サポートまで当社一貫対応！

株式会社東計電算が提供するFindワークフローは、インフラ開発から運用保守までおまかせのワークフローという強みをもつワークフローです。

最大の特徴は、株式会社東計電算がシステム構築・運用・保守まで、総合的に実施する点です。自社開発ならではの強みとして、状況にあわせたカスタマイズ機能の追加はもちろん、細かな運用サポートを受けることができるのです。

また、「細かな要望はあるが社内リソースをワークフロー運用にさける余裕がない」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「Findワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：インフラ開発から運用保守までおまかせのワークフロー
• ■価格： 別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド / オンプレミス / ASP / パッケージソフト
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

羅針盤ワークフロー

株式会社システムエグゼ

• check申請書はExcelだから、新規作成や項目追加･編集も、誰でも簡単！
• checkExcel申請書上の情報は羅針盤システムのデータベースに自動格納
• check申請業務の効率化、ペーパーレス、申請データ簡単集計

株式会社システムエグゼが提供する羅針盤ワークフローは、Excelで作成した資料をそのまま活用できるという強みをもつワークフローです。

まず羅針盤ワークフローの比較ポイントとしては、Excelで作成した申請書をシステム上で利用するため、集計関数や、コメント、リスト機能など申請者に入力しやすい申請書を準備できる点があります。また申請後のデータは、システム内のデータベースへ格納されるので、過去のデータをもとにした承認プロセスの改善にもつながるでしょう。

またクラウド型を選べば、場所・時間を問わず、申請・承認業務が可能となり、外出先からの承認の実現も期待できることも忘れてはいけません。

このように羅針盤ワークフローは、「申請書作成以外のプロセス（申請書申請から承認まで）を効率化させたい」という企業におすすめのワークフローと言え、利用料金は「1,000,000円 ～」となっています。

ワークフロー「羅針盤ワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：Excelで作成した資料をそのまま活用できる
• ■価格：1,000,000円 ～
• ■提供形態：クラウド / オンプレミス / パッケージソフト
• ■スマホ対応： 別途お問い合わせ
• ■従業員規模：50名以上 5,000名未満

J-MOTTOワークフロー

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

• check申請書の代理作成・代理承認が可能
• check申請書の一括印刷・CSVダウンロード対応
• check1ユーザー月額200円からご利用可能

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するJ-MOTTOワークフローは、1ユーザー月額200円から利用できるという強みをもつワークフローです。

最大の特徴は、申請・承認・検索、それぞれのプロセスで用意された豊富な機能です。具体的には、40種類以上に及ぶ申請書テンプレートをもとにした申請機能、代理承認といった柔軟な経路設定ができる承認機能、申請番号、申請者、申請日、申請者、件名、申請書などの条件検索ができる検索機能が搭載されています。

またクラウド型グループウェアを提供してきたという実績もあるため、クラウド型システム導入におけるサポート・フォローも人気の理由と言えます。また、利用価格は1人あたり月額約200円（最大2ヶ月無料）となっており、株式会社 NHKビジネスクリエイトや、株式会社 WOWOWコミュニケーションズ、株式会社フォーラムジャパンという企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、J-MOTTOワークフローは、「月額料金をおさえながらワークフローを利用したい」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「J-MOTTOワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：1ユーザー月額200円から利用できる
• ■価格：1 初期費用　30,000円 基本料金　10ユーザー・1GB　月額2,000円 超過料金　10ユーザーごと　　月額1,000円 　　　　　500MBごと　　　　月額1,000円
• ■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：

ワークフローEX

株式会社ナルボが提供するワークフローEXは、申請シートが使い慣れたEXCELフォームのワークフローという強みをもつワークフローです。株式会社パソナテックや、株式会社サイゼリヤ、九州旅客鉄道株式会社という企業に導入された実績を持っています。

まずワークフローEXの比較ポイントとしては、Excel で作成した稟議文書をそのままワークフローにのせることができる点です。使いなれた稟議文書の元となるExcelファイルを、電子捺印によって申請・承認でき、紙で行っていた決裁フローのペーパーレス化につながります。

そのうえ、決裁ルートの金額による分岐や、複数の承認者による承認など、組織にあわせた多様な決裁ルートを実現できる点も魅力の一つです。また、電子化した情報は暗号化されたうえで保存するため、安心安全のワークフローと言えるでしょう。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、ワークフローEXは、「紙で行っていた決済フローを安全にペーパーレス化したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「ワークフローEX」の比較ポイント

• ■強み：申請シートが使い慣れたEXCELフォームのワークフロー
• ■価格： 別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

G suiteとの連携に強みをもつワークフローシステム

ここからはGoogle DriveをはじめとするG suiteとの連携に強みをもつワークフローシステムをご紹介します。

rakumo ワークフロー

rakumo 株式会社 が提供するrakumo ワークフローは、Gsuite連携可能なコミュニケーション活性化に特化したワークフローという強みをもつワークフローです。株式会社ビズリーチや、株式会社識学、パーソルキャリア株式会社という企業に導入された実績を持っています。

まずrakumo ワークフローの比較ポイントとしては、各ワークフローへコメントを付与できる点が挙げられます。これらコメント欄には、 承認の背景などのコメントが記入できるため、ワークフローを起点としたコミュニケーションの活性化につながります。

そのうえ、Gmail・GoogleDriveをはじめとするG Suite™ 連携により、人事異動時のメンテナンスも最小限に抑えることができるのです。またスマートフォンやタブレットからも承認や申請が可能のため、場所にとらわれない電子承認や電子稟議の実現を期待できると言えます。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、rakumo ワークフローは、「社内データを活用できるワークフローでコミュニケーションの量を増やしたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、rakumo ワークフローの価格についてですが、「月額300円/ 1ユーザー」となっています。

ワークフロー「rakumo ワークフロー」の比較ポイント

• ■強み：Gsuite連携可能なコミュニケーション活性化に特化したワークフロー
• ■価格：月額300円/ 1ユーザー
• ■提供形態： 別途お問い合わせ
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

Gluegent Flow

株式会社グルージェントが提供するGluegent Flowは、G Suite™・Office 365と連携という強みをもつワークフローです。

最大の特徴は、G Suite™・Office 365と連携し圧倒的に承認時間の短縮につながる点です。通常、Excel対応にとどまりがちのワークフローシステムですが、Gluegent Flowは、承認したデータをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力し、許可されたユーザー間で共有も可能とするのです。

またスマートフォンでどこからでも申請や承認が可能のため、出張や休暇による処理の停滞も回避することができ、迅速なビジネスの意思決定をささえる要となるのです。またシステム化によって、ペーパーレスになるため、 必要な情報の検索・追跡も簡単に実施できるようになります。

利用価格は1ユーザーあたり 月額 300 円（税別）となっており、株式会社オープンハウスや、株式会社ライトオン、キングソフト株式会社という企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、Gluegent Flowは、「既存ファイル・データを活用しながらワークフローシステムを利用したい」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「Gluegent Flow」の比較ポイント

• ■強み：G Suite (旧 Google Apps for Work)™, Office 365と連携
• ■価格：1ユーザーあたり 月額 300 円（税別）
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

既存システムとの連携に強みをもつワークフローシステム

ここからは既存システム連携に強みをもつワークフローシステムをご紹介します。

WaWaFlow

株式会社アイアットOEC

• check管理者が、自由に申請書式 を作成することが可能
• check簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応
• check営業所や支店でもネット接続でWebブラウザさえあればを導入可能

株式会社アイアットOECが提供するWaWaFlowは、申請状況の確認が簡単に行えるという強みをもつワークフローです。株式会社リログループや、株式会社デンショクという企業に導入された実績を持っています。

まずWaWaFlowの比較ポイントとしては、管理者が自由に申請書式を設定できる点で、書式の項目ごとに管理者で承認・決裁者が修正できるかも決められ、内部統制の強化につながります。また、このような高度な設定を要する申請だけでなく、簡単な申請にも対応しているため、ビジネスの状況にあわせた承認プロセスが実現できます。

しかも、あらゆる拠点においても、Webブラウザひとつで運用可能なため、 多数の拠点における一括のワークフロー管理も期待できると言えるでしょう。このようにWaWaFlowは、「ワークフローの効率化だけでなく、内部統制実施にもつなげたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、WaWaFlowの価格についてですが、500円 ～となっています。

ワークフロー「WaWaFlow」の比較ポイント

• ■強み：申請状況の確認が簡単に行える
• ■価格： 500円 ～
• ■提供形態：クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：1,000名未満

業務デザイナー

株式会社ユニオンシンク

• check専門知識不要！多種多様な業務を柔軟に”仕組み化”
• check統合型システムとして豊富な機能を搭載
• check他パッケージとの連携も可能

株式会社ユニオンシンクが提供する業務デザイナーは、Officeフォーマットのデザインを継続して利用できるという強みをもつワークフローです。

まず業務デザイナーの比較ポイントとしては、紙帳票の使用感を崩さないまま電子化できる電子化できるので、 高度なプログラミング知識がない社員でも、ワークフローの運用が簡単に行えます。

細かな分岐点の設置や組織編制の組み換えに対応しているだけでなく、勤怠管理から品質管理、営業支援といった業務でも活用できるため、 業務デザイナーを利用すると、複雑なワークフローの幅広い業務における活用/span>につながるのです。

またユニオンシンク社による直販のため、検討から運用までのきめ細やかなサポートをうけることができます。特に、お客様窓口では、社内SEが相談にのってくれるため、はじめてワークフローを導入する企業も安心です。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、業務デザイナーは、「これまでの作業やデザインを変更することなく、ワークフローシステムを利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「業務デザイナー」の比較ポイント

• ■強み：Officeフォーマットのデザインを継続して利用できる
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：オンプレミス / パッケージソフト / ASP / クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

OpenCube Workflow

株式会社NTTデータスマートソーシングが提供するOpenCube Workflowは、使い慣れたsharepointという強みをもつワークフローです。

最大の特徴は、Word/Excelの文書をsharepoint経由でそのまま回覧できる点です。もちろんWebフォームの作成・利用も可能ですが、それだけではなく、SharePoint標準のカスタムリストフォームの活用もできるのです。

また代理承認機能も搭載しているため、上長の不在・出張によって、承認プロセスに遅延が発生するといったトラブルを防ぐこともできます。しかも、SharePointの権限などのセキュリティやIRMの活用で、情報漏えいのリスク減少にもつながるのです。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、OpenCube Workflowは、Microsoft SharePointを拡張した安心のワークフローを実現したい」、そんな企業におすすめのワークフローシステムです。

ワークフロー「OpenCube Workflow」の比較ポイント

• ■強み：使い慣れたsharepoint
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態： 別途お問い合わせ
• ■スマホ対応： 別途お問い合わせ
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

その他の機能に強みをもつワークフローシステム

ここからは、ある分野・特徴に特化しているワークフローシステムを業界します。

BPM＆ワークフロー「BP Director」

アシストマイクロ株式会社

• check貴社の書式や承認経路・ルールにあわせて柔軟にワークフロー化！
• checkガントチャート形式でも業務を管理！進捗状況や遅延リスクを把握
• checkモバイルからの利用や外部システムのデータ活用もおまかせ！

アシストマイクロ株式会社が提供するBP Directorは、インフラ開発から運用保守までおまかせのワークフローという強みをもつワークフローです。

BP Directorの最大の特徴は、申請書類の電子化から既存のワークフロー承認のシステム化まで簡単にできる点です。一般的なワークフローシステムには、「型にはまったワークフロー経路しかシステムできない」といった課題の多いですが、BP Directorは、柔軟にどんなワークフローでもシステム化できます。

また進捗確認に有効なガントチャート機能により、ワークフローの遅延確認はもちろん、プロジェクト毎の進捗確認も視覚的に行えるのも魅力的といるでしょう。プロセス管理機能を利用すれば、現在の進捗だけでなく過去のワークフロー履歴も一目で確認することができます。

このような特徴・メリットにより、BP Directorは、学校法人宮崎日本大学学園や、信州大学 e-ラーニングセンターという企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、BP Directorは、「ワークフローだけでなくBPM機能も同時に利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「BP Director」の比較ポイント

• ■強み：BPM（ビジネスプロセスマネジメント）機能をもつワークフロー製品
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：オンプレミス / クラウド
• ■スマホ対応： 別途お問い合わせ
• ■従業員規模：50名以上

『皆伝！』シリーズ

スミセイ情報システム株式会社（SLC）

• check会計・人事のフロントシステムとして最適なソリューションを提供
• check様々な導入形態（オンプレ、SaaSなど）やスマートデバイスに対応
• check基幹システムや外部サービスとのシームレスな連携を提供

スミセイ情報システム株式会社が提供する皆伝！は、経費精算、旅費精算、人事・総務申請、勤務管理、マイナンバーをサポートするワークフローシステムという強みをもつワークフローです。

まず皆伝！の比較ポイントとしては、NTTデータイントラマート社提供のintra-mart AccelPlatformを活用したシステム構築にあり、柔軟なカスタマイズ性のあるシステムを短期間で運用にのせることができます。

また勤怠管理や経費精算といった幅広い会計・人事データに対応しているだけでなく、外部サービスとの連携も容易で、ERPといった基幹システムとの連携により、業務全体の効率化にもつながるでし

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、皆伝！は、「会計・人事のトータルソリューションとしてワークフローを活用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、皆伝！の価格についてですが、「 オンプレミス型:1,000万円～(税抜）、クラウド型：月額:610円～(税抜)/ユーザー」となっています。

ワークフロー「皆伝！」の比較ポイント

• ■強み：経費精算、旅費精算、人事・総務申請、勤務管理、マイナンバーをサポートするワークフローシステム
• ■価格： オンプレミス型は1,000万円～(税抜）、クラウド型は月額:610円～(税抜)/ユーザー
• ■提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

freee

freee株式会社

• checkクラウド承認でスキマ時間を有効活用
• check処理業務の効率化
• checkクラウド一括管理

freee株式会社が提供するfreeeは、外出先でも簡単な申請・承認ができるワークフローです。

freeeの最大の特徴は、いつでもどこでも短時間でできるスマホ申請です。例えば、外出先でもスマホ一台で承認・確認ができるため、会社に戻ってから申請をし忘れるといったミスも防げます。また、申請だけでなく承認も外出先で可能なため、スムーズな承認フローの実現が可能となるでしょう。

しかも、人事管理マスタやフォーム管理も、自動でワークフローに反映できるため、人管理者の負担削減を期待できる点も比較ポイントと言えます。

このような特徴・メリットにより、freeeは、株式会社アトラエや、スマートニュース株式会社、GMOペパボ株式会社などの企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、freeeは、「出張先でもワークフローを円滑にすすめたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「freee」の比較ポイント

• ■強み：出先での申請・承認を効率化できる
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド / SaaS
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

ワークフロー機能を備えたグループウェア

ここからは、ワークフロー機能を備えたグループウェアについてご紹介していきます。

POWER EGG 3.0

ディサークル株式会社

• check日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワン！
• checkムダな作業を大幅削減！ワークフローで効率化＆スピード化
• checkタブレット端末やスマートフォン等、外出先でも簡単に利用可能

ディサークル株式会社が提供するPOWER EGG 3.0は、汎用申請ワークフロー、Webデータベース、経費精算ワークフロー、CRM機能を搭載したグループウェアです。

まずPOWER EGG 3.0の比較ポイントとしては、ワークフローにおける複雑な処理も可能にする柔軟性があげられます。例えば、承認途中で承認者の追加といった、システム対応では難しいとされる処理も、POWER EGG 3.0では対応できるのです。端的に言うと、紙でできるワークフロー業務のほとんどが、POWER EGG 3.0で可能となります。

またPOWER EGG 3.0のプッシュ通知を備えたナビビュー機能を利用すれば、承認漏れの防止にもつながります。もちろんこのようなヒューマンエラーの防止だけでなく、申請書の電子化にも優れている点も見逃せません。例えば、これまでOfficeで作成していた用紙も、ドラッグアンドドロップといった簡単操作で瞬時に作成・電子化できます。

さらに、このようなワークフロー機能に加えて、グループウェアで必要なWebデータベースやCRM機能等も備えており、ワークフローにとどまらない業務効率化を実現できることも、POWER EGG 3.0が選ばれる理由と言えるでしょう。

このような特徴・メリットにより、POWER EGG 3.0は、株式会社 沖縄銀行や、サンテックパワージャパン株式会社、飛騨信用組合などの企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、POWER EGG 3.0は、「ワークフロー以外の業務も統合的に効率化していきたい」という企業におすすめのワークフローと言えるでしょう。

ワークフロー「POWER EGG 3.0」の比較ポイント

• ■強み：汎用申請ワークフロー、Webデータベース、CRM機能を搭載したグループウェア
• ■価格：別途問い合わせ
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

『NI Collabo 360』

株式会社NIコンサルティング

• checkExcelの様式をそのまま再現
• check複雑な承認経路にも対応　設定は楽々
• checkワークフローだけじゃない！オール・イン・ワンで月額360円

株式会社NIコンサルティングが提供するNI Collabo Smartは、高度なワークフロー機能をもつグループウェアです。

まずNI Collabo Smartの比較ポイントとしては、Excelなどの表計算ソフトで作成したフォーマットをそのまま利用できる点が挙げられます。通常のワークフローシステムで申請書の電子化を行うには、システム内で再度フォーマット作成を行う必要があり、システムに慣れない社員には、一苦労と言えます。

しかし、NI Collabo Smartでは、上でご紹介したように既存フォーマットをそのまま利用できるため、ソフト運用からのシステム移行をとても円滑に実現できる点が人気の理由と言えるでしょう。

このように、簡単な操作感にこだわるNI Collabo Smartですが、対応するワークフロー業務は、簡易な処理から高度な処理まで、非常に幅広いのです。例えば、稟議書などの決まったフォーマットの利用はもちろん、申請後の承認状況の確認もワンタッチで行うことができるため、決裁書類の電子化・ペーパーレス化につながります。

また利用価格は1ユーザー/月額（クラウド）380円」となっており、低額な月額料金でグループウェアを導入・運用することができるのです。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、NI Collabo Smartは、「ワークフロー機能を搭載したグループウェアを月額３８０円から利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「NI Collabo Smart」の比較ポイント

• ■強み：高度なワークフロー機能をもつグループウェア
• ■価格：月額380円～
• ■提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

iQube

株式会社ガイアックスが提供するiQubeは、10名まで無料で利用できるグループウェアです。

iQubeの最大の特徴は、何と言っても10名まで無料で活用できる点と言えるでしょう。もちろん無料だからといって機能制限があるわけでなく、一般的なグループウェアが備える情報共有機能から、情報のアップデート機能までフル活用できます。また機能と一部としてワークフローが搭載されていますが、他のシステムと遜色なく利用できるので安心です。

加えてiQubeでは、個人の情報・タスク管理にとどまらず、プロジェクト毎の進捗管理も行えるため、ワークフローから業務全体の効率化まで、ワンストップで行える点が人気の理由なのです。また稟議データの閲覧・承認を外出先から行いたいというニーズにもこたえており、情報のアクセス権限さえ変えれば、外回りや出張中に承認申請が滞るということもなくなります。

このような特徴・メリットにより、iQubeは、日本製紙物流株式会社や、医療法人積愛会　横浜舞岡病院、株式会社ディ・ポップスという企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、iQubeは、「ワークフローからグループウェアまで無料ではじめたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「iQube」の比較ポイント

• ■強み：10名まで無料で利用できるグループウェア
• ■価格：0円～
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

サイボウズGaroon

サイボウズ株式会社が提供するサイボウズGaroonは、ワークフロー機能を有したグループウェアです。

サイボウズGaroonの最大の特徴は、業務プロセスにそった柔軟で簡単なWebフォームの作成と言えるでしょう。例えば、各ワークフローに対するアクセス権の付与や運用管理者の設定、内部統制まで、システムが機能する業務範囲はとても幅広いのです。

またカバーする業務範囲が広いだけでなく、ワークフロー申請・承認もスムーズに行えるようデザインしてあります。具体的には、優先度に応じてワークフロー申請ができるフラグ設定や、システムでの実現が難しいとされる、代理申請など、迅速な意思決定を行えるような仕組みがほどこされているのです。

しかもグループウェアという特性上、自分あての情報と企業内情報を分類・整理もできるため、ワークフロー以外の情報共有効率化につながる点も比較ポイントと言えます。

このような特徴・メリットにより、サイボウズGaroonは、KDDI株式会社や、大和証券株式会社、株式会社星野リゾートという企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、サイボウズGaroonは、「ワークフローだけでなくグループウェアも利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、サイボウズGaroonの価格についてですが、「800円/1ユーザー～」となっています。

ワークフロー「サイボウズGaroon」の比較ポイント

• ■強み：ワークフロー機能を有したグループウェア
• ■価格：¥800/1ユーザー～
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

まだまだあるワークフローシステム５選

ここからは、まだまだあるワークフローシステムをご紹介していきます。

「Styleflow」

TDCソフト株式会社

• check初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
• checkモバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
• check見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換

ＴＤＣソフト株式会社が提供するStyleflowは、初期費用無料で利用できるスマホ対応のクラウド型ワークフローです。

まずStyleflowの比較ポイントとしては、初期費用0円・月額300円という明瞭な利用価格で、安心のスモールスタートを行うことができます。

スマホなどのデバイス対応にも優れており、スマホ画面でも利用しやすいシンプルなデザインを兼ね備えています。この簡潔なデザインにより、機能が多すぎて使い方がわからないといった事態を防ぐとともに、ヒューマンエラー予防にもつながります。

これまで初期費用無料やデザインのシンプルさについて解説してきましたが、対象従業員規模は数人のチームから大規模組織までと、多種多様なワークフローに柔軟に対応しています。このような特徴・メリットにより、Styleflowは、東京ガス株式会社などの企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、Styleflowは、「外出先でも迷わず使えるユーザビリティを備えたワークフローを利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えるでしょう。

ワークフロー「Styleflow」の比較ポイント

• ■強み：初期費用無料で利用できるスマホ対応
• ■価格：初期費用0円、月額300円
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

ActionPassport

株式会社イーネットソリューションズ

• checkデータセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
• checkモバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
• checkサービス費用内でディスク容量が無制限

株式会社イーネットソリューションズが提供するActionPassportは、決裁状況の見える化からデータ保全まで、コンプライアンス強化につながるという強みをもつワークフローです。

ActionPassportの最大の特徴は、万全のセキュリティです。実は、提供企業の株式会社イーネットソリューションズはデータセンター運用の実績に優れており、その運用ノウハウを用いたデータ管理には定評があるのです。

スマホ対応も万全で、出張先や営業席での承認・決裁もスムーズに行えます。特に操作画面はスマホからも簡単に操作できるようデザインされており、視覚的にわかりやすいワークフロー処理が可能となるのです。

このような特徴・メリットにより、ActionPassportは、楽天生命保険株式会社や、学校法人 京都外国語大学、ソニービズネットワークス株式会社などの企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、ActionPassportは、「ワークフローの効率化を万全のセキュリティ下で行いたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、ActionPassportの価格についてですが、クラウド版は初期費用：10万（税別）、 月額費用：10,000円（税別）～となっています。

ワークフロー「ActionPassport」の比較ポイント

• ■強み：決裁状況の見える化からデータ保全まで、コンプライアンス強化につながる
• ■価格：初期費用10万（税別）、 月額費用10,000円（税別）～
• ■提供形態：クラウド / パッケージソフト / オンプレミス / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：1,000名未満

承認Time

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

• checkシンプルで使いやすい！「承認のしやすさ」が抜群と好評
• check簡単導入！ノンプログラミングで誰でもすぐに書式作成
• check多国籍企業におすすめ！多言語対応も可能

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する承認Timeは、書類申請から承認までのスピード短縮に特化したクラウド型という強みをもつワークフローです。

承認Timeの最大の特徴は、「子化への移行がスムーズ！ペーパーレス化を推進できる点です。簡単操作でどんな書類でもペーパーレス化することが可能となるのです。

そのうえ「スマートフォン・タブレットに対応しているので、出張先などいつでも、どこからでも利用可能です。つまり、承認Timeを利用すると、スマートフォン/マルチOS対応による、簡単な申請・承認も可能となるでしょう。

しかも、「「承認Time」と「Wovn.io」を連携させることで、システムを最大30か国語多言語対応させることができます。ボタンひとつで作成した申請書の内容が任意の言語に翻訳されますので、グローバルに展開する企業様や外国人社員を雇用する企業様におすすめです。このように、承認Timeは多言語化を実現することができるので、高速な意思決定を可能にします。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、承認Timeは、「社内資料のペーパレス化のとっかかりにしたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「承認Time」の比較ポイント

• ■強み：書類申請から承認までのスピード短縮に特化したクラウド型
• ■価格：別途お問い合わせ
• ■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：全ての規模に対応

Streamline

株式会社ミトリ

• check今までの紙のイメージはそのままで利用可能
• checkルート制御機能は自由度が高く柔軟に対応します
• checkセキュアで可用性の高い環境を提供します

株式会社ミトリが提供するStreamlineは、可用性の高いセキュリティ環境下で利用できるという強みをもつワークフローです。

まずStreamlineの比較ポイントとしては、「紙の報告書や申請書、伝票、既存システムなどの見た目はそのままクラウド上でワークフローを構築・運用できます。見た目が今までと変わらないためユーザは迷わず、業務マニュアルの作成も不要です。

そのうえ柔軟なルート制御機能でお客様の業務に合わせたワークフローを運用できます。金額や選択値による「条件分岐」や「上長自動回付」にも対応でき、管理者による事前定義ルートだけでなく、申請者、承認者のルート作成・途中変更も可能です。

しかも、「スマートデバイスに標準対応」という特徴もあるため、　iPhone、iPad、Andoroidなど最新のデバイスに標準対応（無料）。空き時間を利用して電車の中や移動中でも申請可能です。上司が出張に行っているために業務が滞るということもなくなります。

このような特徴・メリットにより、Streamlineは、大東建託株式会社や、株式会社八天堂、株式会社アステックペイントジャパンという企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、Streamlineは、「安心のセキュリティ環境でワークフローを利用したい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

また最後に、Streamlineの価格についてですが、初期費用：5,000円・月額費用：300円 、また30日間の無料使用期間となっています。

ワークフロー「Streamline」の比較ポイント

• ■強み：可用性の高いセキュリティ環境下で利用できる
• ■価格：初期費用：5,000円　月額費用：300円 初期費用は5,000～30,000円、月額費用は1ID分の価格です。30日間の無料使用期間があります
• ■提供形態：クラウド / SaaS / ASP
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模：10名以上 1,000名未満

SmartFlow

VeBuIn株式会社が提供するSmartFlowは、初期費用０円、利用料も０円から利用できる簡単操作のワークフローという強みをもつワークフローです。

まずSmartFlowの比較ポイントとしては、「シンプルで無駄のない管理画面は誰でも直観的に利用することができます。」という特徴があり、「分かりやすい管理画面。誰でも簡単に利用できます。」することができます。

そのうえ「オリジナルのテンプレート作成もドラッグ＆ドラッグで簡単作成。難しい操作を覚える必要もありません。もちろん、そのまま使える標準テンプレートも豊富に用意しています。つまり、ドラッグ＆ドロップでテンプレートを簡単作成も可能となるでしょう。

しかも、スマートフォンにも対応。PC同様簡単操作で、外出先からでも申請・承認が可能です。申請・承認のためだけに会社に戻らなくてはいけない、なんて無駄なことはもう必要ありません。スマホ対応だから、いつでも、どこからでも、申請できる点も比較ポイントと言えます。

このような特徴・メリットにより、SmartFlowは、ユナイト株式会社や、クラウドクレジット株式会社、株式会社ソリューションソフトなどの企業に導入された実績を持っています。

ここまでご紹介した比較ポイントをまとめると、SmartFlowは、「導入決定の前に、実際のシステムを利用してみたい」という企業におすすめのワークフローと言えます。

ワークフロー「SmartFlow」の比較ポイント

• ■強み：初期費用０円、利用料も０円から利用できる簡単操作のワークフロー
• ■価格：0円～
• ■提供形態：クラウド
• ■スマホ対応：○
• ■従業員規模： 別途お問い合わせ

そもそもワークフローとは？

ワークフローとは、業務における一連の流れを指します。日本語に訳せば「仕事の手続き」を意味し、従業員の仕事や手続きの流れを表すものをワークフローといいます。業務レベルで説明すると、主には申請・承認・決済のフローにおける文書や手続きを指します。

そんなワークフローですが、よくある課題として下のようなものがあります。

ワークフローで起こりうる課題とは？

• ●書類作成に時間がかかる
• ●各種書類の処理手順が複雑で業務が滞る
• ●書類の保管業務の負担になる
• ●書類資産の有効活用ができていない

これらのワークフローの課題を解決する手段に、ワークフローの電子化、つまりワークフローシステムの導入があるのです。

ワークフローシステムとは？

ワークフローは業務の一連の手続きを記述・図式化することで、各プロセスが円滑に進むことを目的にしています。ワークフローシステムでは、業務にどのような効果をもたらすのでしょうか。解説していきます。

申請・承認の流れを電子化したもの

ワークフローシステムは従来、紙や口頭で行ってきた書類申請や承認までの一連の業務を電子化したものです。申請から承認までのワークフローをシステム上に構築し、紙ベースでやり取りされてきた手続きを電子化します。

書類作成や処理の自動化・フローの可視化などが可能

各種申請書の書類作成が自動化し、申請に関する手続きの一連の流れを可視化する機能を搭載しています。ワークフローシステムの主な機能をご紹介していきましょう。

申請書類のフォーマット作成

各種申請書類のフォーマットを作成。テンプレートを利用したものやWordやExcelを利用したフォーマットの作成も可能。入力チェックをする機能を搭載した製品もあります。

承認ルート設定

申請書に応じた条件分岐によるさまざまなルート設定が可能。また、誰に申請を上げればよいのか迷うこともありません。

書類の決済

システム上で申請から承認・決済までを完結します。申請した書類がどの承認まで受けているのかを確認できます。

書類の整理・検索

承認済みの書類を整理・保管する機能。また、検索もできます。

このような上述以外の機能として、ほかのシステムとの連携でさまざまな業務の効率化が図れるでしょう。また、クラウド型に対応しているワークフローシステムであれば、スマートフォンやタブレット上で操作ができます。

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムは申請・承認の流れを電子化できます。導入により、どのような効果をもたらすのでしょうか。解説していきます。

申請・承認のスピードが上がる

ワークフローシステムでは、各種申請業務がシステム上で完結できます。そのため、申請から承認までのスピードアップが図れるでしょう。また、クラウドに対応している製品であれば外出先からでも申請や承認業務ができます。承認や決済を行う責任者が不在がちな職場でも出先から業務を行えるため、業務の効率化につながります。

書類管理の負担・ミスが減る

申請から承認・決済を自動化するワークフローシステムでは、ペーパーレス化を実現します。また、ペーパーレス化によって書類を管理する必要はなくなり、書類紛失のリスクの軽減につながります。書類を管理するスペースも必要ありません。そして、承認ルートが固定されることで申請から承認までのフローでミスが減り、業務が標準化されます。

内部統制を強化できる

ワークフローシステムでは、申請フォームや申請ルートの一元管理が可能です。そのため業務上必要な情報の伝達をスムーズに行えるようになるでしょう。

また、申請ルートの可視化、申請書類に添付が必要な証憑類もすべてデータ化されます。そのため、ルートの可視化や証憑類のデータ化により不正が起こりにくい環境づくりができるため、内部統制強化につなげることができるでしょう。

ワークフローシステム導入における注意点

いくつものメリットがあるワークフローシステムですが、導入時に気をつけるべきポイントが３つあります。それぞれを解説していきます。

自社の課題を整理する

まず、自社の業務フローでの問題点や改善点を整理しましょう。現状の業務フローを把握して問題点を洗い出し、改善するために必要となるポイントの見直しが大切です。そのポイントに沿った製品選定を行うようにしましょう。製品の導入後、業務の問題点を見つけようとすると業務上の混乱を招くことになりかねません。必ず、自社の課題を整理した後で、製品選定を行うことが大切です。

自動化する業務・フローを決める

次に、自動化で業務効率化が見込める業務やその業務フローを決めましょう。

全ての申請業務が自動化できるわけではありません。自動化することで逆に効率が悪くなってしまうケースもあるため、業務内容を慎重に見極めていくことが大切です。そして、自動化を進める前にワークフローを今一度見直して各業務のルールを設定しましょう。また、作業担当者などの声を反映させることでより現場に即した業務フローが完成します。

グループウェアやERPの検討も行う

ワークフローの効率化がだけではなく、組織全体の業務フローの改善や組織内のチーム作業を目的とするのであれば、グループウェアやERP導入の検討をおすすめします。 グループウェアは、組織全体の業務効率化やコミュニケーション活性化を図るツールであり、一方でERPは組織業務全てがシームレスに連携することでさまざまな業務効率化を図る基幹システムです。

グループウェアやERPのどちらにも、ワークフローシステムが機能として搭載されてます。自社の課題がほかのシステムの機能で十分に解決できるのであれば、ワークフローシステム以外のシステムの検討をしてみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステムの３つの導入ステップ

自社に合う製品が見つかったら、後は上手に導入し運用に乗せていきましょう。

導入ステップ１．部門内での試験導入

ワークフローとは、従来伝票で行ってきた承認手続きを電子化するツールです。それまで使ってきた紙伝票のイメージそのままで画面表示させ、自動で次の承認者に回るため、比較的導入のハードルが低いといえます。

しかし、従来のまま電子化するとはいえ、いきなり全社的に導入するのは危険です。これは最終ステップに近い段階で行うとして、まずは、部門内からのスモールスタートを推奨します。 スモールスタートでノウハウを積み、成功事例を重ねていくことで、部門間、事業所・拠点内、さらには全社へと拡大してきます。

通常であれば、現状を調査・分析して、改善するかを作成して、ワークフローを組み立てていきます。試験導入では、自らが知っている業務範囲での電子化から行います。 例えば、「見積書申請フロー」であれば、担当者とその上司だけで完結します。入力画面は従来使用していたExcel等の見積書を流用するか、または似せてつくります。

見積書番号、件名、お客様、依頼日、提出予定日等を入力し、承認者に回るフローを作成します。そこで承認可であれば電子的にハンコを押し、承認不可であればコメント付けて差し戻しとなります。

これを実践してみて、使いやすさや効果を確認し、変更を加えていきます。承認を課長と部長の2人体制にしたり、課長が出張等で多忙の場合は、部長のみでOK、あるいは代理の管理職が承認することにします。

導入ステップ２．部門間での本格導入

試験導入に成功したら、部門間に利用範囲を広げていきます。部門内で完結する業務は少なく、多くの場合は経理部門が必要だったり、購買部門や人事部門まで伝票は回るものです。このステップではプロジェクトチームを構成しましょう。関係する部門から1〜2人を参加させます。

例えば、人事関連にまで回る書類はたくさんあります。結婚届、改姓届、家族異動届、休暇届、通勤経路変更届、資格取得届、休日出勤届などです。これらはある程度まとめた方が効果的です。住所変更届では、本人が起票し、上司が承認し、人事担当者が確認し、その上司が承認し人事担当者が社員データベースを更新するフローになります。

これらのフローを作成する際、担当者にヒヤリングし、改善希望などを盛り込んでいきましょう。経理部が介在するのは交通費精算、出張仮払い、給与振込口座変更などがあります。関係する部署ごとにワークフローを構築していきます。

こうした取り組みで、メリットが明確になり、手作業にありがちなミスもなくなります。入力欄に入力データのチェック機能を持たせることもできますし、ペーパーレスになることで、紛失のリスクがなくなり、業務全体がスピードアップします。さらに、フローが見える化され、急ぎの承認の際はどこまで承認が進んでいるか、ボトルネックは誰かなどを把握し、対処することができます。

導入ステップ３．全社導入とシステム連携

部門間での導入に成功したら、全社的な導入を検討します。全社的に導入することで、部門間でバラバラになっていた承認フローを統一でき、内部統制を強化でき、不正の未然防止も期待できます。この段階では、経営トップ層もプロジェクトチームに参加し、全社へ号令を掛ける役割を担います。

この時に実施しておくべき重要なポイントが、システム連携です。人事管理システム、経理システム、購買システムと連携することで、関連するデータベース更新まで自動で完了し、二重入力がなくなります。このため、IT部門からもプロジェクトメンバーが必要となります。

資料を請求して導入目的に合った製品を活用しよう！

いかがでしたか？ワークフローの基本から、機能、比較する際のポイントをご紹介してきました。ワークフローには様々な機能や特長をもった製品が数多く登場しています。気になる製品の詳細はベンダーに聞くとより確実です。自社にはどのような機能が必要なのかを事前にしっかりと把握し、最適な製品を導入して業務改善を行いましょう。