電子決裁とは
電子決裁とは、紙に押印する従来の方法から脱却し、パソコンやスマートフォンなどのデジタルデバイスを用いて行う決裁プロセスのことです。場所や時間に制約されず、効率的かつ迅速な業務遂行を可能にします。現代の多様な働き方に適応し、業務効率化を実現するため、多くの企業で採用されています。
なぜ電子決裁が注目されているか
電子決裁が注目を集める背景には、その利便性と効率性があります。従来の紙に押印する決裁方法に比べ、パソコンやスマートフォンを使用して、いつでもどこでも決裁業務が行えるため、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が可能です。これにより、テレワークやフレックスタイム制度の普及にも大きく貢献しています。
電子決裁システムとは
電子決裁システムとは、企業や組織における稟議書や申請書などの文書をデジタル形式で作成・承認・決裁するためのシステムです。多くの場合、ワークフローシステムの一部として提供されていることが一般的であり、両者はほぼ同義で使われます。電子決裁システムの主な特徴は以下のとおりです。
- ●承認ルートの自動化
- ●電子文書の管理と効率化
- ●決裁にかかる時間の短縮
電子決裁システムとワークフローシステムは同じものであり、どちらも業務フローの最適化を実現するツールです。
電子決裁システムの導入メリット
電子決裁システム導入には、主に以下の３つのメリットがあります。
テレワークの実現
申請書の作成から承認・決裁、文書の保管・管理までをデジタル化することで、場所に縛られずに業務を進められるようになります。リモートワークの普及と定着を支援し、働き方改革や業務効率化にも貢献します。
決裁スピードの向上
電子決裁システムはインターネット環境があれば、承認フローの進捗状況をリアルタイムで確認できるため、迅速な承認作業が可能です。承認者や決裁者の不在による停滞を防ぎ、プロジェクトの進行を加速させます。
人的ミスの防止
電子決裁導入によって人的ミスを防ぎ、ミスが発生した場合でも迅速に修正できます。紙書類の受け渡しや紛失リスクも軽減され、業務全体の品質が向上します。さらに、すべての承認履歴や修正履歴がシステム内に記録されるため、監査対応やコンプライアンス面でも有利です。
ペーパーレスによるコスト削減
決裁業務のペーパーレス化により、紙やインク、印刷機器のコストが削減されます。また、紙書類の保管スペースも不要になるため、オフィスのスペース効率が向上し、コスト削減につながります。
以下の記事では、電子決裁システム（ワークフローシステム）のメリットのほか、機能やおすすめ製品を詳しく紹介しているので、あわせてご覧ください。
電子決裁システムの費用相場
電子決裁システムの導入にかかる費用は、提供形態や機能、ユーザー数によって異なります。一般的な費用相場は以下です。
- ■クラウド型電子決裁システム
- 初期費用：無料または低額
月額料金：250円〜500円/ユーザー - ■オンプレミス型電子決裁システム
- 初期費用：50万円〜100万円以上
ランニングコスト：月額数万円〜数十万円
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電子決裁システムの選び方
電子決裁システムの導入に際して、考慮すべき２つのポイントを解説します。
オンプレミス型かクラウド型か
オンプレミス型とクラウド型の電子決裁システムは、それぞれ異なる特徴とメリットをもちます。オンプレミス型は自社のサーバ上にシステムを構築し運用するため、カスタマイズ性やセキュリティ面で高い柔軟性があります。しかし、初期費用やサーバ保守費用が高額になりがちです。
一方、クラウド型は電子決裁サービス提供会社のサーバを利用するため、初期費用を抑えやすく、運用管理も容易です。しかし、カスタマイズの自由度が低い傾向にあります。自社の業務規模や運用方針、セキュリティ要件にあわせて、どちらのシステムが適しているか慎重に検討しましょう。
導入後の利用目的の明確化
電子決裁システムの選定時には、解決したい課題や目的を明確にし、業務範囲や活用方針を整理することが重要です。例えば、承認フローのボトルネック解消、書類の保管や検索の利便性向上、外出先からのモバイル承認対応など、具体的な目的を設定することで、より効果的な運用が可能になります。
また、全社導入を前提にするのか、一部門や特定業務から段階的に導入するのかも検討が必要です。自社の業務形態や運用体制に応じた導入計画を立てることで、よりスムーズなシステム運用が期待できます。
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電子決裁システム導入の注意点
電子決裁システム導入時の導入を成功させるためには、以下の３つのポイントが重要です。
費用対効果を見極める
電子決裁システムの導入には初期投資が必要です。しかし、長期的には紙や印刷コストの削減、業務プロセスの短縮による業務効率化など、多くのコスト削減効果が期待できます。事前に具体的な費用対効果をシミュレーションし、導入後に見込まれる削減コストや生産性向上の効果を数値化したうえで、電子決裁化すべきか判断しましょう。
セキュリティ対策
電子決裁システムには機密性の高いデータが含まれるため、不正アクセスや情報漏えいを防ぐための強固なセキュリティ対策が欠かせません。定期的なセキュリティチェックや従業員のリテラシー向上も重要です。
従業員への教育・サポート
電子決裁システムは、経費精算などで多くの従業員が日常的に使用します。従業員が活用しやすいように説明会やマニュアルの用意が必要です。現場での運用がスムーズに進むよう、継続的なサポート体制も整えましょう。
まとめ
電子決裁システムは、業務効率化やコスト削減、ペーパーレス化の推進に貢献する重要なツールです。自社の課題や目的に応じた最適なシステムを選び、導入後の運用イメージを明確にすることが成功の鍵です。
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