ランキング上位のクラウド型ワークフローシステム
ここからは、2020年を通して資料請求が特に多かったクラウド型ワークフローシステムを紹介します。
ジョブカンワークフロー の比較ポイント
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中
株式会社Donutsが提供する「ジョブカンワークフロー」は2019年、2020年と、年間ランキング連続１位を獲得したクラウド型ワークフローシステムです。
フォーム作成や、経路作成などの必要な機能が網羅されていながら業界最安クラスの費用で使える点が評価が高く、導入実績は15,000社を突破。システム連携機能の面では、Googleアカウントやクラウドサインと連携して社内だけでなく社外とのやり取りもペーパーレス化します。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：初期費用０円、サポート費用０円、月額250～300円/ユーザー
- 無料トライアル：ー（無料プラン有り）
- スマホ利用：◯
Create!Webフロー の比較ポイント
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
「Create!Webフロー」はインフォテック株式会社が提供する、紙による申請・決裁業務をそのまま電子化し、使いやすさを追求したワークフローシステムです。2020年間ランキングでは２位を獲得しました。
独自フォーマットのデザインで直感的に操作でき、処理状況もアニメーションアイコンで表示されるのでマニュアルは不要でしょう。また、認証連携により、サインインの無駄な操作をなくしたり、データ連携で決裁情報を引き継いだりと、業務全体の効率化も支援します。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト
- 参考価格：初期費用０円、月額500円/ユーザー（サポート費用込）
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
X-point Cloud の比較ポイント
- 書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
- 導入実績 3,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
- 総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。
株式会社エイトレッドが提供する「X-point cloud」はパッケージ版で実績のある製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムで、従業員数1,000名未満の中小～中堅企業に適しています。ITトレンド2020年間ランキングでは３位を獲得しました。
プログラミングなどの特別な知識がなくても、書類を自社様式にあわせて自由にレイアウトできます。グループウェアなどの外部システムとの連携も柔軟に対応し、日々のあらゆる業務に活用可能です。
- 対象従業員規模：1,000名未満
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：スタンダードプランの場合、月額500円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
ActionPassport の比較ポイント
- データセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
- モバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
- サービス費用内でディスク容量が無制限
「ActionPassport」は株式会社イーネットソリューションズが提供する、従業員1,000名未満の中小～中堅企業向けワークフローシステムです。
利用人数や企業規模に応じた価格設定とクラウド型サービスにより、低コストを実現。導入も簡単で保守の手間も不要と、管理者にとってもメリットの多いシステムです。また、データセンター運用のプロが提供する安心のセキュリティも嬉しいポイント。オプションで外部マスタデータベースなどと連携できます。
- 対象従業員規模：1,000名未満
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト/オンプレミス/SaaS/ASP
- 参考価格：初期費用０円、月額500円/１ID
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
楽々WorkflowII の比較ポイント
- ワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
- すでに稼働している基幹システムとの連携が可能
- 複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応
住友電工情報システム株式会社が提供している「楽々WorkflowII」は、高い柔軟性を持ち、多言語にも対応したワークフローシステムです。
状況に応じた多様なワークフローの決裁ルートを設定できるほか、申請フォームの作成も複数の手順があり、企業や担当者を選ばず誰でも使いやすいでしょう。また、API利用によるシステム連携や人事マスタとの連携で、社内のワークフロー業務の一元化が可能です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト/オンプレミス
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
なお、最新のランキングはこちらからご覧いただけます。
ワークフロー の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline クラウド型ワークフローシステムを比較
ここからは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下で使えるワークフローシステムをまとめて比較、紹介します。
freee の比較ポイント
- わかりやすいUIと操作性で導入～運用全般の負担を軽減
- スマホ承認でスキマ時間を有効活用。テレワークにも
- クラウド一括管理でスピーディーな分析・経営判断を
「freee」はfreee株式会社による、稟議申請から会計処理、管理まで対応するクラウドワークフローシステムです。
申請作業も承認作業もスマホで完結でき、支払い処理後の仕訳も自動転記されるので便利です。また、国内シェアNo.１のAWSを利用したセキュリティ性の高さも安心して利用できるポイント。すべての情報・通信には金融機関レベルの通信方式を用いて暗号化し保存します。
- 対象従業員規模：10名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
承認Time の比較ポイント
- 1ID＠300円！無料トライアルから開始できる安心システム導入
- 社内文書の電子化に特化！ノンプログラミングで簡単導入
- AND・OR承認、飛越承認も可能！複雑な承認フローにも対応
「承認Time」はSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する、承認のしやすさに定評のあるワークフローシステムです。
シンプルで使いやすく、稼働後のメンテナンスも簡単に行えます。また、承認の必要な書類だけでなく、議事録の電子化・情報共有にも活用できます。多言語翻訳サービス「WOVN.io」との連携により、30か国語に対応するのも特徴的です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：330円～/１ID
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
Findワークフロー の比較ポイント
- ＜業務システム連携実績多数＞様々な業務システムに柔軟に対応！
- ＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
- ＜自社データセンター保有＞ご提案～サポートまで当社一貫対応！
業務系スクラッチ開発が得意な株式会社東計電算が提供する「Findワークフロー」は多機能ワークフローシステムで、柔軟なカスタマイズで自社に最適なワークフローを構築します。
開発力に強みのある企業なので、まずは標準機能によるスモールスタートで、段階を経てカスタマイズ機能の追加といった運用計画にも対応できます。現在稼働中のシステムや基幹システムの連携も可能ですので、自社の業務の全体効率化を目指せるでしょう。また、開発から運用、保守まで一貫してサポートを受けられるので初めての導入でも安心して利用できます。
- 対象従業員規模：50名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/ASP/SaaS
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
TeamSpirit の比較ポイント
- 特別な設定は必要なし！導入から即日で稟議をデジタル化
- 現行の決裁・承認プロセスのままシステム移行で内部統制を強化！
- マルチデバイス運用で企業の意思決定と実行スピードを向上！
「TeamSpirit」は株式会社チームスピリットが提供する、多機能ワークフローシステムです。一つのプランで経費精算、勤怠管理、就業管理、工数管理、電子稟議、社内SNSの機能が使えます。
契約書など、複数のファイルを添付しての申請もでき、物品購入や住所変更申請などのさまざまな稟議をデジタル化。また、申請者へのメール通知や代理申請、代理承認機能も便利です。多彩な機能が一つのクラウドプラットフォーム上で連携できるので、内部統制の強化にも役立つでしょう。
- 対象従業員規模：100名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：初期費用150,000円、月額30,000円～/50名
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：別途お問い合わせ
WaWaFlow の比較ポイント
- 管理者が、自由に申請書式 を作成することが可能
- 簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応
- 営業所や支店でもネット接続でWebブラウザさえあればを導入可能
株式会社アイアットOECが提供するASP型ワークフローアプリケーション「WaWaFlow」は、ネット接続環境下でWebブラウザさえあれば場所を問わず導入可能なシステムです。
管理者が自由に申請書式を設定でき、組織、承認グループ、個人などが混在された複雑で変則的なルート設定にも対応しています。グループウェアである「WaWaOffice」を共通基盤としてシリーズ製品とのオプション連携も可能です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：初期費用０円、月額400円
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
Styleflow の比較ポイント
- 初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
- モバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
- 見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
「Styleflow」は、TDCソフト株式会社が提供している日本のワークスタイルに適したクラウドワークフローシステムです。既存のExcelやWordを活用できます。
また、連携機能も豊富で、Microsoft 365やGoogle Workspaceのユーザー情報を用いたシングルサインオンが可能です。そのほか、メール、ChatworkやSlackへの通知ができます。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：初期費用０円、月額300円～/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
Flow の比較ポイント
- 初期設定・申請書作成が簡単
- スマートフォンでも申請・承認できる
- シングルサインオンのため、ログイン作業は不要
SBテクノロジー株式会社提供のワークフロー「Flow」は、Microsoft社のグループウェア「SharePoint Online」上にシステムを構築できます。
Azure AD連携しているため、Microsoft 365のアカウントを使ったシングルサインオンが可能です。さらに、データはMicrosoft 365・SharePoint Onlineに格納されるため、システム連携すればデータの利活用もしやすいでしょう。
- 対象従業員規模：1,000名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
クラウドワークフローシステム「MA-EYES」 の比較ポイント
- 社内稟議を電子化して在宅ワークでも滞りなく稟議を回せます
- 簡単な画面設定で申請項目などはお客様の仕様に合わせて設定可能
- 導入カンタン！最短3日で利用スタート！
株式会社ビーブレイクシステムズ提供のクラウドワークフローシステム「MA-EYES」は、最短３日での導入が可能です。短期導入や将来的な機能拡張を希望する企業に適しています。
そのほか、会議室の予約などの施設管理機能や、文書管理機能、スケジュール機能があります。なお、利用方法についてのサポートは無償で、さらに導入後の障害対応や支援もあるため初めてでも導入しやすいでしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：初期費用30,000円、月額15,000円～
- 無料トライアル：△（デモサイト試用可）
- スマホ利用：別途お問い合わせ
Questetra BPM Suite の比較ポイント
- ドラッグ＆ドロップでワークフローを構築
- 外部のクラウド・SaaSシステムとAPIで連携
- テンプレートを活用し、最短での稼働を実現できます
株式会社クエステトラのワークフローシステム「Questetra BPM Suite」は、経費精算や見積もり対応などの申請・承認作業だけでなく、受注対応や業務委託、問い合わせ対応など、幅広い業務内容に活用できます。
個別案件の進捗状況をモニタリングでき、チャットシステムも利用可能です。オプション機能として、システム構築から作業担当者の教育、さらに業務プロセス改善コンサルティングまで用意されており、導入に不安のある方でも安心でしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：月額960円～3,840円/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：初期費用5,000～30,000円、月額300円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：ライトプランの場合、月額500円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：月額０円～
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
クラウド・オンプレミス型両用のワークフローシステムを比較
ここからは、クラウド型だけでなく、オンプレミス型やパッケージ型などを含めた、複数形態での導入が可能なワークフローシステムを比較紹介します。
コラボフロー の比較ポイント
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
- ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
「コラボフロー」は株式会社コラボスタイルが提供する、WebとExcelだけで簡単に作成・編集ができるワークフローシステムです。
今あるExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請フォームを作成するので、専用ソフトのインストールやプログラミングなどは不要で、誰でも簡単にワークフローが導入できます。また、マスタデータの連携ができるほか、オプションで他システムとの連携も可能です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト/SaaS
- 参考価格：月額500円/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
POWER EGG 3.0 の比較ポイント
- 日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワン！
- ムダな作業を大幅削減！ワークフローで効率化＆スピード化
- タブレット端末やスマートフォン等、外出先でも簡単に利用可能
「POWER EGG 3.0」はディサークル株式会社が提供する日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワンで実装された総合型コラボレーションツールです。
ワークフローのほか、グループウエア、Webデータベース、経費精算、CRMの機能からなり、シームレスに組織の連携を強化し企業の生産性を向上させます。必要な機能を必要な数量で導入できるので、スモールスタートが可能なのも嬉しい点です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/SaaS/サービス
- 参考価格：基本使用料：月額10,000円、機能ライセンス料：月額300～650円/１ライセンス
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
X-point の比較ポイント
- 紙の書類イメージそのまま電子化！
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー！
- 確かなノウハウで様々なソリューションとのシステム連携を実現！
株式会社日立システムズが提供する「X-point」は書類の管理・検索機能に定評がある、低価格でわかりやすいワークフローシステムです。
紙の書類イメージを崩さずに、誰でも使える直感的な入力フォームをWeb上で作成します。基本的な承認作業のほか、書類管理やデータ活用も得意としていますので、決裁状況の把握や検索業務が効率的に行えるようになります。また、抽出したデータをCSVファイル出力して外部システムに連携可能です。
- 対象従業員規模：100名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス
- 参考価格：初期費用200,000円、月額500円/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
皆伝！シリーズ の比較ポイント
- 会計・人事のフロントシステムとして最適なソリューションを提供
- 様々な導入形態（オンプレ、SaaSなど）やスマートデバイスに対応
- 基幹システムや外部サービスとのシームレスな連携を提供
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は、会計・人事領域の主要なフロント業務をサポートするワークフローシステムです。
基幹システムと連携し、ワークフロー機能のほか、勤務管理、マイナンバーをサポートし業務全体の最適化を実現します。また、多言語・多通貨やマルチテナントに対応しており、グローバルでの活用やグループ企業全体での利用もできます。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト
- 参考価格：初期費用：別途問い合わせ、月額610円～/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
eValue V の比較ポイント
- さまざまなサンプルフォームを標準で提供
- オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
- 複雑な承認ルートにも対応
「eValue V」は株式会社大塚商会が提供する、ワークフロー機能を含んだ統合型グループウェアで、業務の流れを電子化し、効率化を実現します。
旅費精算書や物品購入申請など、どんな会社でも使える申請書のひな型を40種以上提供しており、すぐに運用を開始できます。もちろん、自社オリジナルの申請フォームも作成可能。使用条件や適用する承認ルートなどについても細かく設定が行えます。
- 対象従業員規模：100名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト/SaaS/サービス
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：別途お問い合わせ
SmartDB の比較ポイント
- ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウドです。ワークフローのほか入力フォーム、データ蓄積機能が揃っています。
部門内のペーパーレス化は業務部門がノーコードで、部門横断の複雑な業務フローにはシステム部門がローコードでデジタル化を実現します。SmartDBによりシステムの乱立を防止し全社のプラットフォームとして活用することで、多くの業務を低コストでデジタル化できるでしょう。また、システム連携も豊富に対応しており、機能は定期的に追加されています。
- 対象従業員規模：500名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト/SaaS
- 参考価格：初期費用０円、月額300,000円～/300ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社 MAJOR FLOW Z FORM の比較ポイント
- 「FormDesigner」を利用することで簡単に申請書画面が作成できる
- 豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入も可能
- 機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フローを実現
「MAJOR FLOW Z FORM」はパナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供する、組織変更や複数企業に対応した大企業・中堅企業向けのワークフローシステムです。多言語や複数会社に対応しています。
申請書作成専用ツール「FormDesigner」を使うことで、簡単に申請書画面を作成できます。マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能で、自社の業務にあった決裁フローを実現できるでしょう。
- 対象従業員規模：500名以上
- 対象売上規模：50億円以上
- 提供形態：クラウド/オンプレミス
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
AppRemo の比較ポイント
- テレワーク支援機能を備えたワークフローシステム
- 簡易チャット機能で、生産性、コミュニケーション向上！
- Excelで申請書を簡単作成、スピード導入を実現
株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステム「AppRemo」は、今までの業務を変えず、働き方を変えられるリモートワーク支援ツールです。
ExcelシートをWeb化するのではなく、そのまま利用するのが大きな特徴です。Excel標準機能も活用し、利用者に入力しやすい申請書の作成ができます。また、AppRemoポータルまたは他社ポータル製品と連携することにより、申請件数と状況を表示し、メール通知機能とあわせて承認漏れのない運用を実現します。
- 対象従業員規模：50名以上5,000名未満
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト
- 参考価格：月額300円～/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
- 対象従業員規模：1,000名以上
- 対象売上規模：1,000億円以上
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：別途お問い合わせ
Garoon の比較ポイント
- ワークフローの基本機能を完備。他システムとの連携も充実
- 自由にフォーム作成可能、60種類のテンプレートで簡単作成も
- 難しい操作は不要。誰でもすぐに使える分かりやすいデザイン
「Garoon」はサイボウズ株式会社提供の中堅・大企業向けワークフローシステムで、6,000社に導入されています。
60種類以上のサンプルをもとに、自由度の高い申請フォームが作成できます。また、JavaScriptによるカスタマイズが可能なため、現在使っている他社製品との連携ソリューションを開発できるのもほかにない特長でしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト/SaaS
- 参考価格：月額800円～/ユーザー
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：別途お問い合わせ
Hi-PerBT ワークフロー の比較ポイント
- ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適！
- 時間短縮・コスト削減！スマホやタブレットでも利用可能！
- 帳票サンプルが５０種類以上もあるのでカンタン！
株式会社日立ソリューションズ西日本提供の「Hi-PerBT ワークフロー」は、帳票自動回覧システムをWebブラウザ上で構築できます。
50種類のサンプル帳票を使えるほか、レイアウトの変更もマウス操作で簡単です。また、Excelで作成した帳票の取り込みも行えます。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：ー
- スマホ利用：◯
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト
- 参考価格：別途お問い合わせ
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：別途お問い合わせ
以下の記事では、クラウドに限らず、各製品の特徴ごとにおすすめのワークフローシステムを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
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クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント
ここからは、クラウド型のワークフローシステムを選定するうえで押さえるべきポイントを解説します。
既存システムと連携は可能か
社内で利用している他のシステムと連携できるかは、確認しておいたほうがよいでしょう。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成など、より効率的です。
トータルコストはどれくらいになるか
クラウド型のシステム全般にいえることですが、ユーザー数による月額従量課金型である場合に、最終的なコストはいくらになるのかを考える必要があります。１ユーザーあたりの金額はあまり変わらなくても、人数が増えれば増えるほど、差は大きくなります。かといって、安ければ安いほどよいわけでもありません。
コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切なコストで自社に最適なシステムを選びましょう。
ワークフローとは？再確認しよう
ワークフローとは、業務を進めるにあたって行われる、申請・承認の一連の手続きを定義すること、またその定義に沿って実際に行われる業務の一連の流れを指します。
企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買などさまざまな場面で決裁者の承認が必要になります。もし申請・承認の制度がないと、従業員が勝手に作った契約書で契約を結んでしまい、企業としての信用を損なうリスクが考えられます。また、適切な与信管理がされていない状態で受注してきてしまい、売掛金の回収ができずに自社の利益を損なってしまうことも考えられるでしょう。ワークフローを定めると、このようなリスクを低減できます。
また、業務手続きのフロー全体が見えていない状態では、誰に承認をもらえばよいかわからず、結果スムーズに業務を進めることが難しくなるでしょう。ワークフローを定めれば、申請・承認の手順が明確になり、業務の流れをスムーズにできます。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムをクラウド型で導入する主なメリットは以下のとおりです。
- スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる
- システム導入に関わるコスト・人的リソースの課題を解決
- 安心のセキュリティ対策
- 契約開始後すぐに利用開始できる
スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる
クラウド型なら、インターネットに繋がっていればどこにいても申請・承認作業を行えます。商談を行ったすぐ後に、外出先から見積書を作成して上司に申請、出張中の上司がその場で決裁、当日に注文書を回収するなども可能になります。これは、オンプレミス型のシステムでは難しかった課題であるため、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットといえるでしょう。
システム導入に関わるコスト・人的リソースの課題を解決
オンプレミス型は、初期投資や運用・メンテナンスの面から導入のハードルが高いといわれていましたが、クラウド型であればより安価に導入できます。また、バージョンアップや障害対応などの運用・保守はサービス提供会社が行うため、人員・予算的に大企業と比べて余裕が少ない中小企業でも導入が可能です。
安心のセキュリティ対策
クラウドサービスはインターネット回線を通じて利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う人もいるかもしれません。しかし、サーバを堅牢なデータセンターに置き、暗号化通信やアクセス制限をはじめとするさまざまなネットワークセキュリティにより、サービス提供会社のセキュリティ対策は非常に強化されています。
契約開始後すぐに利用開始できる
オンプレミス型は、利用開始までにサーバの構築、システムのインストールなどが必要であるため、利用開始までに時間がかかってしまうことが多いです。クラウド型は、システムへのログイン情報が付与されればすぐに使い始められるので数日で導入できる製品もあります。
クラウド型ワークフローシステムの活用例
ここでは、さまざまな事例を参考に具体的な業種や状況を想定したワークフロー活用のケーススタディとして紹介します。
スマホ申請で営業活動の効率化
電気製品の中堅商社A社の事例。同社では早くから携帯電話によるSFAを利用してきました。大手企業に負けない競争力を得るには、時間の有効活用が重要と考えてきたからです。その携帯をスマートフォンに変更するとともに、同社ではクラウド型のワークフローシステムを導入しました。
クラウド型は導入の敷居が低くて使いやすい
クラウドサービスにした理由は２つあります。１つは導入の敷居の低さ。導入費用が無料のうえ、月々のライセンス費用も１人数百円でカバーできます。もう１つがスマホでの利用に適していること。現場の営業担当がちょっとした空き時間に各種申請業務を行えるようになりました。
営業職の働きやすさを支援
従来SFAによって営業報告書の作成を支援し、直行直帰を可能としてきました。クラウド型ワークフローシステム導入後は、出張や交通費精算、その他各種人事書類などをスマホから申請できるようになり、今まで以上に充実した顧客対応ができるようになりました。
タブレットPCを使った承認でワークスタイルの変革
食品卸B社では全社的なワークスタイルの変革に挑戦。営業担当者と役員全員にタブレットPCを持たせることにしました。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムによる業務遂行を積極的に実践しています。
見積りの即日回答
同社では飲食店が得意先に多いため、昼食後や夕方からの訪問が中心となります。営業担当は夜にお店を訪ね、飲食をしながらタブレットPCで商談する機会が多くあります。その後、タブレットPCでメールを確認したり報告書を作成したりするため、帰社の必要がなくなり、業務が効率化されました。
昼食時に訪問した際に、見積りを依頼されることもしばしばありますが、その際も商談後すぐに見積書を作成し直属の上司に自動転送。上司が承認すると、お客様にメール添付して送信できます。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムにより、見積りの即日回答ができるようになりました。
プレイングマネージャーの負担軽減
営業担当のみならず、中間管理職のマネージャー層もタブレットPCを有効活用しており、報告書や申請書類の承認のため帰社する必要がなくなりました。同社のマネージャーは全員がプレイングマネージャーで、自分でも得意先を抱えて忙しく駆け回っています。
家庭においては子供へ接する時間を増やしたいと考える年齢層ということもあり、お客様対応の充実、部下の管理、そして家庭円満に、クラウド型ワークフローシステムとタブレットPCが役立っています。
役員が稟議書を承認
役員全員にタブレットPCを持たせたのは、承認フローのボトルネックを解消するためでした。北米とアジアを中心に市場開拓を進めており、役員はしばしば海外出張をしますが、不在の間に重要なビジネス判断が遅れては経営に影響します。
そのため、稟議書などの承認や決裁のために、タブレットPCを持たせ、国内・国外を問わず作業できるようにしました。添付資料の多い稟議書でも、タブレットPCであればディスプレイ表示してじっくりと判断できます。ワークフローのボトルネックを解消し、経営スピードが向上したと評価されています。
保守対応の迅速化で顧客満足度を向上
設備保守C社の事例。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムにより、保守業務の標準化と発注業務の効率化を実現しました。
お客様先で交換用の部品が発生した場合、サービス担当はその場で発注し、お客様に納期を約束できます。特殊な部品やメーカーに再点検を依頼する場合は、設備をタブレットPCで撮影しメモを添付して申請します。保守対応のスピードアップにより顧客満足度の向上に役立っています。
自社に大きな効果をもたらすワークフローの構築へ
インターネットの普及とともに登場してきたクラウド型ワークフローシステム。働き方改革が進む中で、どこでも使えるクラウド型のワークフローシステムが多く導入されています。まずはクラウド型ワークフローシステムの特徴やメリット、ポイントを理解して、自社に最適な製品を選びましょう。
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