【比較表】クラウド型ワークフローシステムを比較
クラウド型ワークフローシステムは、対象従業員や料金など製品により特徴が異なります。システムの効果的な運用には、自社の規模や予算にあわせて、適した製品選びが大切です。ここでは、人気のクラウド型ワークフローシステムや、クラウド以外の提供形態にも対応している製品などを比較します。
人気のクラウド型ワークフローシステム
ITトレンドでは、年間の資料請求数をもとにランキングを発表しています。ここでは、資料請求ランキング上位のクラウド型ワークフローシステムを比較しています。まず人気の製品を知りたい方は、必見です。
クラウド型ワークフローシステム
クラウド型ワークシステムは、クラウド以外の提供形態で利用できる製品と、そうでないシステムがあります。ここでは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下のみで利用できるワークフローシステムを紹介します。
-->
気になった製品は、以下のボタンから一括資料請求ができます。資料請求をすると、検討に役立つオリジナルの比較表も作成できるので、ぜひご利用ください。
＼ ワークフローシステム の製品を調べて比較 ／
製品をまとめて資料請求！ 資料請求フォームはこちら
人気のクラウド型ワークフローシステム
ここでは、資料請求の多いクラウド型ワークフローシステムを紹介します。従業員規模や無料トライアルの有無、料金や対応機能などを比較しています。ほかの業務システムとの連携についても記載しているので、製品選びの参考にしてください。
気になった製品は「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておき、あとでまとめて資料請求もできます。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は、３万社の導入実績をもつクラウド型ワークフローシステムです。フォーム作成や経路作成など、必要な機能が網羅されていながら業界最安クラスの費用で利用できます。Googleアカウントやクラウドサインと連携できるため、社内だけでなく社外とのやり取りもペーパーレス化が実現するでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用・サポート費用無料
月額300円/ユーザー ※ほかのジョブカンも利用の際は月額250円/ユーザー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
改善してほしい点 通信サービス 250名以上 500名未満
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
- 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム
株式会社コラボスタイルが提供する「コラボフロー」は、Web環境とExcelだけで簡単に作成・編集ができるワークフローシステムです。現在利用しているExcelファイルをそのままWebフォームに変換して、申請フォームの作成ができます。専用ソフトのインストールやプログラミングなどは不要で、誰でも簡単にワークフローの導入が可能です。オプションで、ほかの業務システムとの連携にも対応しています。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料
【スタンダードプラン】月額500円【プレミアムプラン】月額800円 |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
いい点 自動車、輸送機器 750名以上 1,000名未満
改善してほしい点 建設 100名以上 250名未満
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
インフォテック株式会社が提供する「Create!Webフロー」は、紙による申請・決裁業務をそのまま電子化したワークフローシステムです。組織階層や役割権限に基づく、条件分岐やグループ承認などの複雑な承認フローにも対応しています。操作性に優れた独自の画面デザインにより、マニュアルを見なくても迷わず操作が可能。他システムとのデータ連携によって決裁情報を引き継ぐこともできるため、業務全体の効率化にもつながります。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
【クラウド版】初期費用無料、月額500円/ユーザー
【パッケージ版】60万円～ ※ユーザー数により異なる |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
改善してほしい点 食品、医薬、化粧品 750名以上 1,000名未満
年間ランキングだけではなく、最新の人気製品も知りたい方は、以下のボタンから最新の資料請求ランキングをご覧ください。
その他のクラウド型ワークフローシステム
資料請求ランキング上位以外にも、さまざまなワークフローシステムが登場しています。ここでは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下のみで使用できるワークフローシステムを比較しているので、製品選びの参考にしてください。
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point cloud」は、パッケージ版で実績のある製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムです。プログラミングなどの専門知識がなくても、書類を自社様式にあわせて自由にレイアウトできます。グループウェアなどの外部システムとの連携においても柔軟に対応し、日々のあらゆる業務に活用可能です。
| 対象従業員規模 |
1,000名未満 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料
【スタンダードプラン】月額500円/ユーザー
【プリペイドプラン】月額475円/ユーザー ※年額一括払い |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
いい点 その他製造 750名以上 1,000名未満
改善してほしい点 飲食店・宿泊 10名以上 50名未満
《バクラク申請》のPOINT
- AI-OCRが支払い書類や領収書を数秒でデータ化！
- 自社の規程に合わせた稟議・ワークフローをペーパーレスに！
- 承認はチャットアプリで完結！従業員の負担も軽減できる！
株式会社LayerXが提供する「バクラク申請」は、AI自動読み取り機能搭載のクラウド型ワークフローシステムです。AI-OCR機能によって各種書類を５秒でデータ化するため、申請者の負担軽減につながるでしょう。連携したチャットアプリやスマホでも、承認作業が可能です。利用内容に応じてプランを選択できます。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
○ |
| 参考価格 |
月額10,000円～ |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/タイムスタンプ機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 500名以上 750名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
《kickflow》のPOINT
- 直感的なUIUX・優れた操作感
- 複雑な組織図 / 組織改編に強い
- SlackやTeamsとの強固な連携
株式会社kickflowが提供する「kickflow」は、柔軟性のあるクラウドワークフローシステムです。オンプレミスのようなカスタマイズ性をもちながら、クラウドで運用負荷の軽減を実現しています。複雑な組織構造に対応する承認設定や権限管理などさまざまな機能によって、企業ごとの稟議ルールを踏まえたワークフローを簡単に作成できます。豊富なAPI連携機能があり、人事マスタや取引先マスタ、会計ツールなどと連携することで、さらに業務効率化が可能です。
| 対象従業員規模 |
50名以上 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 250名以上 500名未満
改善してほしい点 その他 250名以上 500名未満
《SmartDB》のPOINT
- ノーコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
株式会社ドリーム・アーツが提供する「SmartDB」は、ワークフローシステムを搭載した大企業向け業務デジタル化クラウドです。ワークフロー機能以外では、文書管理も高セキュリティで便利な機能が揃っています。複雑な業務フローはシステム部門がローコードでデジタル化し、シンプルな業務フローは業務部門自らノーコードでデジタル化できます。システムの乱立を防止し全社のプラットフォームとして活用するため、低コストであらゆる業務のデジタル化が実現するでしょう。システム連携も豊富に対応しており、機能は定期的に追加されています。
| 対象従業員規模 |
1,000名以上 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入80,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」は、中小企業の社内コミュニケーションを円滑にするグループウェアです。ワークフローに加え、スケジュール・掲示板・メール・アドレス帳・電話メモ・ファイル管理など、日々のビジネスシーンに必要な機能を網羅しています。報告書作成機能では、議事録の作成や商談の報告などの作業を効率化できるでしょう。タイムカード機能ではログイン時間を記録するので、勤怠管理業務の効率化も期待できます。
| 対象従業員規模 |
250名未満 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料
【スタンダードコース】月額500円/ユーザー【プレミアムコース】月額800円/ユーザー ※５ユーザーから契約可 |
| 対応機能 |
スマホ対応/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
改善してほしい点 自動車、輸送機器 250名以上 500名未満
《HotBiz8》のPOINT
- 200名まで定額13,200円 ワークフロー機能付きグループウェア
- 自由にカスタマイズ可能なワークフローを搭載
- 60日間 無料でお試し
株式会社ASJが提供する「HotBiz8」は、ワークフロー機能を搭載した中小企業向けグループウェアです。申請フォームは作成しやすく、自社にあわせてカスタマイズができます。スマートフォンからの申請・承認に対応しているため、外出の多い企業でも利用しやすいでしょう。IP制限やメンバーごとの権限設定によって、セキュリティ面も安心です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
【HotBiz8 ユーザー数200】初期費用11,000円、月額11,000円～、年額118,800円
【HotBiz8 プライベート ユーザー数100】初期費用11,000円、月額33,000円、年額363,000円
【HotBiz8 プライベートPro ユーザー数1000】初期費用110,000円、月額82,500円、年額907,500円 ※税込価格 |
| 対応機能 |
スマホ対応/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能 |
いい点 介護・福祉 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 その他 100名以上 250名未満
《ジンジャーワークフロー》のPOINT
- 人事・経理部の社内申請業務の効率化やペーパーレス化を促進
- 多様な承認経路に対応し、運用方法に合わせてカスタマイズが可能
- 直観的に操作ができるのでシステムが苦手な方でも簡単に使える
jinjer株式会社が提供する「ジンジャーワークフロー」は、申請承認を高速化するワークフローシステムです。経費や交通費の申請などをリアルタイムで反映し、対応すべき案件が色付けされるため承認まで速やかに完了します。必須項目が空欄の場合は提出ができない仕様によって、申請の抜けや漏れを防止します。導入後の初期設定から定着まで、電話やチャットなどさまざまな方法によるサポートプランが選択可能です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
月額300円/ユーザー |
| 対応機能 |
スマホ対応/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
《Flow》のPOINT
- 利用者が GUI で直感的にワークフローの作成ができる
- 申請承認の一覧や通知を Microsoft Teams 上で確認できる
- Microsoft 365 上にデータを集約し、利活用に繋げられる
SBテクノロジー株式会社が提供する「Flow」は、Microsoft 365にデータ集約ができるワークフローアプリです。Microsoft社のグループウェアSharePoint Onlineに構築し、Microsoft teamsからも利用可能。申請と通知、情報共有が社内で点在している場合も、一括管理が実現します。直感的に操作できるデザインで、運用負担を抑えられるでしょう。
| 対象従業員規模 |
100名以上 |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
月額40,000円/100ユーザー～ ※追加ライセンス10ユーザー単位 |
| 対応機能 |
スマホ対応/フォーム作成機能/文書管理機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
改善してほしい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
《Shachihata Cloud》のPOINT
- シリーズ累計導入数95万件！継続率97%！月間利用数430万回突破！
- セキュアな電子印鑑で社内決裁にも、社外間のやり取りにも対応
- 誰でも使いやすいマニュアルレスなシステムで導入も安心
シヤチハタ株式会社が提供する「Shachihata Cloud」は、紙媒体のプロセスと同様に利用できる電子印鑑・電子署名サービスです。従来の紙で実施していたワークフローと同様に電子押印・文書回覧ができ、捺印履歴も残せます。ユーザーの複合認証や公開鍵暗号方式の電子署名、タイムスタンプ機能により、セキュリティや内部統制面も安心です。スマートフォンアプリの利用で、PUSH通知や顔・指紋認証も可能です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
初期費用無料
【エントリープラン】110円～/ユーザー【ベーシックプラン】330円/ユーザー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 10名以上 50名未満
クラウド・オンプレミス両用のワークフローシステム
クラウド型ワークフローシステムには、オンプレミス型やパッケージ型などを含めた、複数形態での導入が可能な製品もあります。どのような提供形態が適しているかわからない方は、複数の提供形態をもつベンダーに相談するのも得策でしょう。ここでは、オンプレミスやパッケージなどにも対応しているクラウド型ワークフローシステムを比較紹介します。
《楽々WorkflowII》のPOINT
- ノーコードでかんたん、かつ豊富な機能で、柔軟に経路設定
- 統一基盤として利用もできる汎用ワークフローシステム
- 蓄積したデータを可視化・活用、業務改善にもつながる
住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々WorkflowII」は、多言語にも対応したワークフローシステムです。状況に応じた多様なワークフローの決裁ルートを設定可能。申請フォームの作成方法も複数あるため、誰でも使用しやすいといえるでしょう。API利用によるシステム連携や人事マスタとの連携で、社内のワークフロー業務を一元化できます。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 100名以上 250名未満
《ActionPassport》のPOINT
- データセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
- モバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
- サービス費用内でディスク容量が無制限
株式会社イーネットソリューションズが提供する「ActionPassport」は、従業員1,000名未満の中堅企業向けワークフローシステムです。利用人数や企業規模に応じた価格設定と、クラウド型サービスにより低コストで運用可能。導入も簡単で保守の手間もかからないため、管理者にとってもメリットの多いシステムといえるでしょう。また、データセンター運用のプロが提供する安心のセキュリティも嬉しいポイントです。
| 対象従業員規模 |
1,000名未満 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
【クラウド版】初期費用無料、月額500円/ユーザー
【パッケージ版】600,000円/50ユーザーの場合 |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能 |
《Hi-PerBT ワークフロー》のPOINT
- ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適！
- 時間短縮・コスト削減！スマホやタブレットでも利用可能！
- 帳票サンプルが５０種類以上もあるのでカンタン！
株式会社日立ソリューションズ西日本が提供する「Hi-PerBT ワークフロー」は、社内帳票を電子化し申請・承認できるワークフローシステムです。帳票自動回覧システムをWebブラウザで構築できます。50種類のサンプル帳票の活用や、レイアウト変更もマウス操作で簡単に行えます。Excelで作成した帳票の取り込みも可能です。決裁書をはじめ、申請書や報告書等の社内帳票のスムーズな電子化が実現するでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業（商社含む） 5,000名以上
改善してほしい点 医療 1,000名以上 5,000名未満
《皆伝！シリーズ》のPOINT
- IT環境、規模、予算に応じた利用形態（クラウド、オンプレミス）
- 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
- ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は、会計・人事領域の主要なフロント業務をサポートするワークフローシステムです。基幹システムと連携し、ワークフロー機能のほか勤務管理やマイナンバーをサポートし、業務全体の最適化が実現します。多言語・多通貨やマルチテナントにも対応し、グローバルでの活用やグループ企業全体の利用にも最適です。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
【クラウド】月額373,500円～
【オンプレミス】皆伝！フレームワーク100万円・皆伝！ワークフロー 200万円・皆伝！勤怠管理 200万円 |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 金融・証券・保険 5,000名以上
《ArielAirOne》のPOINT
- 大手企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズが提供する「ArielAirOne」は、業務アプリを柔軟に開発できるプラットフォームです。大手企業特有の複雑な要件にも対応しているため、全社の情報基盤共有として活用できます。一方、ワークグループなど小規模での活用も可能です。詳細な権限設定や全文検索、スマートデバイスに対応し、内部統制の強化やテレワークにも効果的でしょう。人事システム連携機能により、人事異動・組織再編時の運用もスムーズです。
| 対象従業員規模 |
1,000名以上 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
ー |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/コメント追加機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 10名以上 50名未満
改善してほしい点 情報処理、ＳＩ、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
《X-point Cloud》のPOINT
- 紙の書類イメージそのまま電子化！
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー！
- 豊富な実績・ノウハウで、ワークフロー業務の改善もサポート！
株式会社日立システムズが代理店として提供する「X-point Cloud」は、書類作成から承認、検索や活用まですべてが完結するワークフローシステムです。紙の書類に捺印する感覚と同じように承認ができ、複合条件での分岐など多彩な設定が可能。GUIプロパティ設定をするだけで、利用しやすい申請フォームを作成できます。他システムとの連携やCSVデータ抽出など、活用方法も豊富です。
| 対象従業員規模 |
100 名未満 |
無料トライアル |
ー |
| 参考価格 |
月額500円/ユーザー～ |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、数万名まで利用できる中堅・大企業向けワークフローシステムです。60種類以上のテンプレートをもとに、自由度の高い申請フォームを簡単に作成できます。JavaScriptによるカスタマイズが可能なため、他社製品との連携ソリューションの開発が実現するでしょう。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
【１～300ユーザー】月額845円/ユーザー
【301～1,000ユーザー】月額800円/ユーザー ※1,001ユーザー以上は要問合せ |
| 対応機能 |
スマホ対応/外部システム連携/フォーム作成機能/コメント追加機能/文書管理機能/タイムスタンプ機能 |
いい点 コンサル・会計・法律関連 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 エネルギー 250名以上 500名未満
《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
- 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
株式会社システムエグゼが提供する「AppRemo」は、Excelシートを利用して申請ができるワークフローシステムです。Excelシートをデータ化するのではなく、システム登録の際にExcel申請書がデータベースとして自動作成されます。Excelの標準機能を活用して申請書を作成できるので、ユーザーにとって利便性が高いでしょう。申請・承認画面で使用できるチャット機能は、テレワークなどにおけるコミュニケーションの向上に有効です。スマートフォンやタブレットにも対応しています。
| 対象従業員規模 |
すべての規模に対応 |
無料トライアル |
◯ |
| 参考価格 |
無料プランあり
【AppRemoクラウド】初期費用無料、月額60,000円～/50ユーザー（プランやユーザー数で変動）【AppRemoパッケージ】500,000円～ |
| 対応機能 |
スマホ対応/コメント追加機能 |
以下のページでは、クラウド型だけではなくさまざまな提供形態のワークフローシステムを紹介しています。種類ごとに比較しているので、ぜひ参考にしてください。
クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント
クラウド型ワークフローシステムを効果的に運用するためには、自社にあう製品の導入が大切です。代表的な選定ポイントは「既存の業務システムとの連携」と「トータルコスト」が挙げられます。ここでは、自社に適したクラウド型のワークフローシステムを選定するためのポイントについて詳しく解説します。
既存の業務システムとの連携は可能か
導入するワークフローシステムと社内で利用している業務システムを連携すると、より業務効率化につながります。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成が実現するでしょう。
また、既存のチャットツールとワークフローシステムを連携すると、使い慣れたチャットで承認業務ができる製品もあります。すでに利用している業務システムと新しく導入するワークフローシステムの連携が可能か、システム管理者に確認しましょう。
トータルコストは予算内か
クラウド型のシステムにおける初期費用は、ほぼかからない場合が多いですが、ユーザー数にあわせたライセンス費用など月額料金は発生します。１ユーザーあたりの金額は安価な料金プランでも、人数が増加するほど月額費用の負担は大きいといえるでしょう。
しかし、システム費用が安価であればよいわけではありません。コスト削減ばかりに重点を置き、自社の課題解決ができなければ、システム導入の効果を実感できない恐れもあります。コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切な予算で自社にあったシステムを選びましょう。
ワークフローとは？
ワークフローとは、業務を進めるにあたり実施する申請・承認手続きを定義すること、またその定義に沿った一連の流れを指します。
企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買などさまざまな場面で決裁者の承認が必要です。もし申請・承認の制度がなければ、従業員が勝手に作成した契約書で契約を結び、企業としての信用を損ないかねません。また、適切な与信管理がされていない状態で受注し、売掛金の回収ができずに利益を損なうおそれもあるでしょう。あらゆるリスク低減のために、ワークフローの標準化は重要といえます。
また、業務手続きのフロー全体が把握できないと、申請者は誰に承認をもらえばよいかわからず、スムーズな業務進行が困難となる場合もあるでしょう。ワークフローを設ければ申請・承認の手順が明確化され、スムーズな業務進行につながります。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムをクラウド型で導入すると、多くの効果を期待できます。主なメリットは以下のとおりです。
- ・スマホやPCから場所を問わず申請、承認できる
- ・低コストで導入の手間が少ない
- ・セキュリティ対策も高められる
- ・契約後すぐに利用開始できる
ここでは、クラウド型ワークフローシステムを導入した際のメリットについて、解説します。
スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる
クラウド型なら、インターネットにつながっていればどこにいても申請・承認作業を実施できます。例えば、外出の多い営業職ではタブレットやスマホ申請は、社外で作業ができるため便利です。商談直後に見積書を作成して申請し、出張中の上司が決裁し発行まで行えることで、当日に注文書を送付といった迅速な対応が実現します。また取引先で、注文を受けその場で対応できるなど発注業務の効率化も可能です。
オンプレミス型のワークフローシステムでは、外出先からの申請が困難です。上長が不在の場合、承認業務までもタイムラグが発生します。どこにいても、迅速な申請承認ができるのは、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットといえるでしょう。
低コストで導入の手間が少ない
オンプレミス型は、初期投資や運用・メンテナンスの人的リソース不足の面から導入のハードルが高いといわれています。しかしクラウド型は、サーバや専門機材の準備が不要なため、初期費用の負担がほぼありません。
また、バージョンアップや障害対応などの運用・保守対応は、サービス提供会社が実施するため、人員の余裕がなくても導入できます。クラウド型ワークフローシステムは、大企業と比べて人員・予算に余裕が少ない中小企業におすすめです。
安心のセキュリティ対策
クラウドサービスはインターネット回線を利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う方もいるかもしれません。しかし、近年登場しているクラウド型ワークフローシステムのセキュリティ対策は、強化されています。サーバを堅牢なデータセンターに設置し、暗号化通信やアクセス制限などを実施しています。
紙媒体やExcelでは、紛失や書き換えが発生しても原因の究明が困難といえるでしょう。クラウド型ワークフローシステムなら、トラブル発生時にアクセス履歴などを確認できるため、原因の把握が容易です。クラウド型ワークフローシステムの導入で、自社のセキュリティ対策も高められるでしょう。
契約後すぐに利用開始できる
オンプレミス型ワークフローシステムを導入する際は、サーバの構築やシステムのインストールなどが必要で、利用開始までに時間がかかるケースが多々あります。自社にあわせたシステムにカスタマイズする場合は、開発期間もかかるでしょう。
一方、クラウド型ワークフローシステムは、ログイン情報が付与されればすぐに使いはじめられるので、数日で導入できる場合もあるでしょう。少しでも早く、ワークフローシステムを運用開始したい場合は、クラウド型がおすすめです。
クラウド型ワークフローシステムの活用例
クラウド型ワークフローシステムを実際に導入した企業でどのような効果があるのか、導入事例を紹介します。自社の課題と照らしあわせ、ワークフローシステム導入の参考にしてください。
申請書処理業務を約４割削減で生産性向上
EMC・製品安全試験事業などを手掛ける事業では、紙媒体を使用した申請書や稟議書における処理業務の負担が大きく、総務部の生産性低下を課題としていました。とくに、経費精算など会計関連の申請書は、会計システムへの転記が必要で、毎月数百件の入力作業が求められます。入力内容のダブルチェックも実施し、月末月初は処理業務で残業も発生していました。
クラウド型ワークフローシステムの導入により、会計システムと連携され転記やダブルチェックの業務が削減されています。申請書の処理業務が約４割削減され、重要業務にかける時間を大幅に増加できました。また、申請書類を作成する申請者の手間や時間も削減しています。在宅勤務に移行した職員も、場所や時間にとらわれない申請業務が可能です。
参考：ワークフローシステム X-point Cloud の導入事例（導入企業：一般社団法人KEC関西電子工業振興センター）｜ITトレンド
申請業務効率化で年間150万円のコスト削減
廃棄物処理処分、環境調査・分析、環境学習センターの運営などを手掛ける事業では、各種申請業務において多くの時間とコストが発生していました。複数拠点があり、承認を受けるために申請書を自動車で運搬するため、用紙や燃料を消費していました。また、承認ルートや申請書の書式が統一されておらず、内部統制の阻害要因とされている点も大きな課題のひとつです。
クラウド型ワークフローシステムの導入により、遠隔拠点における申請業務時間の削減を筆頭に、申請１件につき少なくとも５分を超える時間短縮が実現しています。年間の申請数から推計すると、150万円分の人件費が削減できました。さらにペーパーレス化で電子データとして保存するため、保管場所が不要となり書類紛失のリスクも低減されました。
参考：ワークフローシステム X-point Cloud の導入事例（導入企業：公益財団法人岡山県環境保全事業団）｜ITトレンド
自社に適したクラウド型ワークフローシステムを導入しよう
インターネットの普及とともに台頭してきたクラウド型ワークフローシステムですが、働き方改革の推進にも貢献できるでしょう。クラウド型ワークフローシステムは、低コストで導入の手間が少なく、セキュリティ対策も強化できます。
適切なクラウド型ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の業務システムと連携できるか、トータルコストが予算内に収まるかがポイントです。まずはクラウド型ワークフローシステムの特徴やメリット、ポイントを理解するために製品の資料請求を行い、自社に最適な製品を見つけましょう。
