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企業内の業務フローを整理し、申請・承認を効率的に行うワークフローシステム。クラウド技術の発展とともに、ワークフローシステムにもクラウド型サービスが増えてきました。そこで、改めて「ワークフロー」の意義とシステム普及の歴史を振り返り、今後主流になってくると思われるクラウド型ワークフローシステムのメリットや選び方、人気の製品について紹介していきます。
ワークフローとは、業務を進めるにあたって行われる、申請・承認の一連の手続きを定義すること、またその定義に沿って実際に行われる業務の一連の流れを指します。
企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買など様々な場面で決裁者の承認が必要になります。もし申請・承認の制度がないと、従業員が勝手に作った契約書で契約を結んでしまい企業としての信用を下げたり、適切な与信管理がされていない状態で受注してきてしまい、売掛金の回収ができずに自社の利益を損なってしまうなどのリスクがあります。ワークフローを定めておくことで、このようなリスクを低減することができます。
また、業務手続きのフロー全体が見えていない状態では、だれに承認をもらえばよいかわからず、結果スムーズに業務を進めることが難しくなることもあるでしょう。ワークフローを定めれば、申請・承認の手順が明確になり、業務の流れをスムーズにできます。
ではここで、ワークフローを効率化してきた歴史を振り返ってみましょう。
申請・承認内容の証跡をしっかりと残すため、これまで紙文書と印鑑を使用していました。しかし、紙文書によるアナログのワークフローでは、様々な課題が出てきます。具体的な例は以下のとおりです。
申請者と承認者が同じオフィスにいれば問題ないですが、他拠点の場合は書類のやり取りに多くの時間がかかってしまいます。朝に書類を発送したとしても、宛先に届くのは早くても午後から夕方、遅くなると次の日になってしまう場合もあります。また、申請してから決裁されるまでの進捗状況がわからないため、余計に時間が長く感じてしまうこともあります。
とくに手書きの申請書を使っている場合は非常に手間に感じるでしょう。定期的に同じ申請を行う場合でも、毎回同じ内容を新しく書く必要があります。また、書き損じてしまった場合は再度作り直す必要があるため、余計に手間になってしまいます。
そこで登場したのが、申請・承認作業を電子的に行うワークフローシステムです。手作業による煩雑さをなくし、進捗状況も可視化できるようになりました。承認者から次の承認者に、申請情報がシームレスに渡るため、承認スピードが上がり、全体的に業務効率が向上しました。また、ペーパーレス化によるコスト削減や、同じ内容であれば過去の申請をコピーできるなど、手書き時代の課題を解決することができたのです。
このようにメリットの大きいワークフローシステムですが、導入できるのは大企業が中心でした。オンプレミス型システムは初期費用が高くなりがちで、中小企業には導入のハードルが高かったのです。また、保守・運用の人員を社内で確保するのが難しいことも、導入が進まない要因の一つでした。
インターネット環境が普及し、さまざまなクラウドサービスが登場する中、ワークフローシステムにもクラウド化の流れが出てきています。中小企業でも導入しやすいクラウド型ワークフローシステムが登場したことによって、ワークフローシステムを導入する企業が増えてきています。
オンプレミス型は初期投資や運用・メンテナンスの面から導入のハードルが高かったワークフローシステムですが、クラウド型であればより安価に導入できますし、運用・保守はサービス提供会社が行うため、人員・予算的に大企業と比べて余裕が少ない中小企業でも導入が可能です。
クラウドサービスはインターネット回線を通じて利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う人もいるかも知れません。しかし、サーバーを堅牢なデータセンターに置き、暗号化通信やアクセス制限を始めとする様々なネットワークセキュリティの強化などにより、サービス提供会社のセキュリティ対策は非常に強化されています。
他にも、クラウド型ワークフローシステムのメリットは多くあります。以下に一例をご紹介します。
インターネットに繋がっていれば、どこにいても申請・承認作業を行えます。商談を行ったすぐ後に、外出先から見積書を作成して上司に申請、出張中の上司がその場で決裁、当日に注文書を回収するなども可能になります。これは、オンプレミス型のシステムでは難しかった課題であるため、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットと言えるでしょう。
オンプレミス型は、利用開始までにサーバーの構築、システムのインストールなどが必要であるため、利用開始までに時間がかかってしまいがちです。クラウド型であれば、システムへのログイン情報が付与されればすぐに使い始められます。
クラウド型のメリットはご理解いただけましたでしょうか。ここからは、実際に製品を選定する上で押さえるべきポイントを解説していきます。
社内で利用している他のシステムと連携できるかは、確認しておいたほうがよいでしょう。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成など、より効率的にワークフローシステムを利用することができます。
クラウド型のシステム全般に言えることですが、ユーザー数による月額従量課金型である場合に、最終的なコストはいくらになるのかを考える必要があります。1ユーザーあたりの金額はあまり変わらなくても、人数が増えれば増えるほど、差は大きくなります。かといって、安ければ安いほどよいわけでもありません。コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切なコストで自社に最適なシステムを選ぶことが重要す。
ITトレンドでは、2017年にユーザーから人気のあった製品を、年間ランキングとしてご紹介しています。今回は、その中から上位5製品をご紹介します。
社内のあらゆる申請に対応でき、かつシンプル・簡単に誰でも使いやすいワークフローシステム。専用のアプリから申請・承認を行えます。初期費用、サポート費用は無料、月額費用は1ユーザー250円からと業界最安クラスです。
マウス操作で簡単にワークフローを定義でき、申請書も、紙に入力するイメージで作成することができます。組織変更や人事異動により申請者が変わる場合も、該当の従業員をドラッグ＆ドロップで変更可能。ルート設計も直観的に操作できます。
API連携で複数システムと連携することによって、これまでの業務スタイルを変えずに導入することができます。また、多言語対応しているため、複数の海外拠点にまたがる承認・申請でも利用することができます。これまで利用していたExcelシートをアップロードすることで、利用者に大きなストレスを与えずに導入することができます。
少人数から数千名規模まで、幅広く対応できるワークフローです。Excelで申請書を作成し、Web上のシステムにアップロードするだけで入力フォームを作成できます。申請経路もパズル感覚で並べていくだけで完成できるなど、だれでも関t何に使えるワークフローシステムです。
グループウェアでありながら、ワークフロー専用のシステムにも負けない高機能さとシンプルさが特徴のシステムです。月額380円からという低価格ながら、グループウェアの他機能も利用することができます。
毎週月曜日に、過去1か月間の資料請求数をもとにした最新人気ランキングを更新しています。気になる方は、こちらもチェックしてみてくださいね。
インターネットの普及とともに登場してきたクラウド型ワークフローシステム。しっかりと特徴やメリット、ポイントを理解して、自社に最適な製品を選びましょう。
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