【2025年】クラウド型ワークフローシステムを比較！メリットも解説

【比較表】クラウド型ワークフローシステムを比較

クラウド型ワークフローシステムは、対象従業員や料金など製品により特徴が異なります。システムの効果的な運用には、自社の規模や予算にあわせて、適した製品選びが大切です。ここでは、人気のクラウド型ワークフローシステムや、クラウド以外の提供形態にも対応している製品などを比較します。

人気のクラウド型ワークフローシステム

ITトレンドでは、年間の資料請求数をもとにランキングを発表しています。ここでは、資料請求ランキング上位のクラウド型ワークフローシステムを比較しています。まず人気の製品を知りたい方は、必見です。

クラウド型ワークフローシステム

クラウド型ワークシステムは、クラウド以外の提供形態で利用できる製品と、そうでないシステムがあります。ここでは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下のみで利用できるワークフローシステムを紹介します。

クラウド・オンプレミス両用のワークフローシステム

クラウド型ワークフローシステムには、オンプレミス型やパッケージ型など複数形態で導入できる製品もあります。システム選定時に提供会社と要件を整理し、クラウド型以外の形態が適切と判断するケースもあるでしょう。オンプレミスやパッケージ型でも導入できるワークフローシステムを紹介します。

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人気のクラウド型ワークフローシステム

ここでは、資料請求の多いクラウド型ワークフローシステムを紹介します。従業員規模や無料トライアルの有無、料金や対応機能などを比較しています。ほかの業務システムとの連携についても記載しているので、製品選びの参考にしてください。

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その他のクラウド型ワークフローシステム

資料請求ランキング上位以外にも、さまざまなワークフローシステムが登場しています。ここでは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下のみで使用できるワークフローシステムを比較しているので、製品選びの参考にしてください。

クラウド・オンプレミス両用のワークフローシステム

クラウド型ワークフローシステムには、オンプレミス型やパッケージ型などを含めた、複数形態での導入が可能な製品もあります。どのような提供形態が適しているかわからない方は、複数の提供形態をもつベンダーに相談するのも得策でしょう。ここでは、オンプレミスやパッケージなどにも対応しているクラウド型ワークフローシステムを比較紹介します。

 

以下のページでは、クラウド型だけではなくさまざまな提供形態のワークフローシステムを紹介しています。種類ごとに比較しているので、ぜひ参考にしてください。

クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント

クラウド型ワークフローシステムを効果的に運用するためには、自社にあう製品の導入が大切です。代表的な選定ポイントは「既存の業務システムとの連携」と「トータルコスト」が挙げられます。ここでは、自社に適したクラウド型のワークフローシステムを選定するためのポイントについて詳しく解説します。

既存の業務システムとの連携は可能か

導入するワークフローシステムと社内で利用している業務システムを連携すると、より業務効率化につながります。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成が実現するでしょう。

また、既存のチャットツールとワークフローシステムを連携すると、使い慣れたチャットで承認業務ができる製品もあります。すでに利用している業務システムと新しく導入するワークフローシステムの連携が可能か、システム管理者に確認しましょう。

トータルコストは予算内か

クラウド型のシステムにおける初期費用は、ほぼかからない場合が多いですが、ユーザー数にあわせたライセンス費用など月額料金は発生します。１ユーザーあたりの金額は安価な料金プランでも、人数が増加するほど月額費用の負担は大きいといえるでしょう。

しかし、システム費用が安価であればよいわけではありません。コスト削減ばかりに重点を置き、自社の課題解決ができなければ、システム導入の効果を実感できない恐れもあります。コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切な予算で自社にあったシステムを選びましょう。

ワークフローとは？

ワークフローとは、業務を進めるにあたり実施する申請・承認手続きを定義すること、またその定義に沿った一連の流れを指します。

企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買などさまざまな場面で決裁者の承認が必要です。もし申請・承認の制度がなければ、従業員が勝手に作成した契約書で契約を結び、企業としての信用を損ないかねません。また、適切な与信管理がされていない状態で受注し、売掛金の回収ができずに利益を損なうおそれもあるでしょう。あらゆるリスク低減のために、ワークフローの標準化は重要といえます。

また、業務手続きのフロー全体が把握できないと、申請者は誰に承認をもらえばよいかわからず、スムーズな業務進行が困難となる場合もあるでしょう。ワークフローを設ければ申請・承認の手順が明確化され、スムーズな業務進行につながります。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

ワークフローシステムをクラウド型で導入すると、多くの効果を期待できます。主なメリットは以下のとおりです。

• ・スマホやPCから場所を問わず申請、承認できる
• ・低コストで導入の手間が少ない
• ・セキュリティ対策も高められる
• ・契約後すぐに利用開始できる

ここでは、クラウド型ワークフローシステムを導入した際のメリットについて、解説します。

スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる

クラウド型なら、インターネットにつながっていればどこにいても申請・承認作業を実施できます。例えば、外出の多い営業職ではタブレットやスマホ申請は、社外で作業ができるため便利です。商談直後に見積書を作成して申請し、出張中の上司が決裁し発行まで行えることで、当日に注文書を送付といった迅速な対応が実現します。また取引先で、注文を受けその場で対応できるなど発注業務の効率化も可能です。

オンプレミス型のワークフローシステムでは、外出先からの申請が困難です。上長が不在の場合、承認業務までもタイムラグが発生します。どこにいても、迅速な申請承認ができるのは、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットといえるでしょう。

低コストで導入の手間が少ない

オンプレミス型は、初期投資や運用・メンテナンスの人的リソース不足の面から導入のハードルが高いといわれています。しかしクラウド型は、サーバや専門機材の準備が不要なため、初期費用の負担がほぼありません。

また、バージョンアップや障害対応などの運用・保守対応は、サービス提供会社が実施するため、人員の余裕がなくても導入できます。クラウド型ワークフローシステムは、大企業と比べて人員・予算に余裕が少ない中小企業におすすめです。

安心のセキュリティ対策

クラウドサービスはインターネット回線を利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う方もいるかもしれません。しかし、近年登場しているクラウド型ワークフローシステムのセキュリティ対策は、強化されています。サーバを堅牢なデータセンターに設置し、暗号化通信やアクセス制限などを実施しています。

紙媒体やExcelでは、紛失や書き換えが発生しても原因の究明が困難といえるでしょう。クラウド型ワークフローシステムなら、トラブル発生時にアクセス履歴などを確認できるため、原因の把握が容易です。クラウド型ワークフローシステムの導入で、自社のセキュリティ対策も高められるでしょう。

契約後すぐに利用開始できる

オンプレミス型ワークフローシステムを導入する際は、サーバの構築やシステムのインストールなどが必要で、利用開始までに時間がかかるケースが多々あります。自社にあわせたシステムにカスタマイズする場合は、開発期間もかかるでしょう。

一方、クラウド型ワークフローシステムは、ログイン情報が付与されればすぐに使いはじめられるので、数日で導入できる場合もあるでしょう。少しでも早く、ワークフローシステムを運用開始したい場合は、クラウド型がおすすめです。

クラウド型ワークフローシステムの活用例

クラウド型ワークフローシステムを実際に導入した企業でどのような効果があるのか、導入事例を紹介します。自社の課題と照らしあわせ、ワークフローシステム導入の参考にしてください。

申請書処理業務を約４割削減で生産性向上

EMC・製品安全試験事業などを手掛ける事業では、紙媒体を使用した申請書や稟議書における処理業務の負担が大きく、総務部の生産性低下を課題としていました。とくに、経費精算など会計関連の申請書は、会計システムへの転記が必要で、毎月数百件の入力作業が求められます。入力内容のダブルチェックも実施し、月末月初は処理業務で残業も発生していました。

クラウド型ワークフローシステムの導入により、会計システムと連携され転記やダブルチェックの業務が削減されています。申請書の処理業務が約４割削減され、重要業務にかける時間を大幅に増加できました。また、申請書類を作成する申請者の手間や時間も削減しています。在宅勤務に移行した職員も、場所や時間にとらわれない申請業務が可能です。

参考：ワークフローシステム X-point Cloud の導入事例（導入企業：一般社団法人KEC関西電子工業振興センター）｜ITトレンド

申請業務効率化で年間150万円のコスト削減

廃棄物処理処分、環境調査・分析、環境学習センターの運営などを手掛ける事業では、各種申請業務において多くの時間とコストが発生していました。複数拠点があり、承認を受けるために申請書を自動車で運搬するため、用紙や燃料を消費していました。また、承認ルートや申請書の書式が統一されておらず、内部統制の阻害要因とされている点も大きな課題のひとつです。

クラウド型ワークフローシステムの導入により、遠隔拠点における申請業務時間の削減を筆頭に、申請１件につき少なくとも５分を超える時間短縮が実現しています。年間の申請数から推計すると、150万円分の人件費が削減できました。さらにペーパーレス化で電子データとして保存するため、保管場所が不要となり書類紛失のリスクも低減されました。

参考：ワークフローシステム X-point Cloud の導入事例（導入企業：公益財団法人岡山県環境保全事業団）｜ITトレンド

自社に適したクラウド型ワークフローシステムを導入しよう

インターネットの普及とともに台頭してきたクラウド型ワークフローシステムですが、働き方改革の推進にも貢献できるでしょう。クラウド型ワークフローシステムは、低コストで導入の手間が少なく、セキュリティ対策も強化できます。

適切なクラウド型ワークフローシステムを選ぶ際は、自社の業務システムと連携できるか、トータルコストが予算内に収まるかがポイントです。まずはクラウド型ワークフローシステムの特徴やメリット、ポイントを理解するために製品の資料請求を行い、自社に最適な製品を見つけましょう。