クラウド型のワークフローシステム比較18選
クラウド型のワークフローシステムを導入検討しているなら、製品比較を徹底的に行いましょう。ここではクラウド利用できる製品を紹介していきます。
ITトレンド2019年上半期ランキング上位のワークフローシステム
「Create!Webフロー」
インフォテック株式会社
- check紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- check構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- check各種システムと連携して業務全体を効率化
- check社内のあらゆる申請に対応！スマホアプリからも申請・承認可能！
- check数千名規模の実績多数！高機能なのに、使いやすい操作感を実現！
- check業界最安クラス！初期費用も無料。お試し無料トライアル実施中！
楽々WorkflowII
住友電工情報システム株式会社
- checkワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
- checkすでに稼働している基幹システムとの連携が可能
- check複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応
- check専用ソフト・プログラミング不要、WebとExcelがあれば誰でも作成
- check申請書ひとつ＆少人数から 数千名規模まで 幅広く対応します
- checkワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
- check書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
- check導入実績 2,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
- check総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。
ワークフロー機能を備えたグループウェア
ActionPassport
株式会社イーネットソリューションズ
- checkデータセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
- checkモバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
- checkサービス費用内でディスク容量が無制限
『NI Collabo 360』
株式会社NIコンサルティング
- checkExcelの様式をそのまま再現
- check複雑な承認経路にも対応 設定は楽々
- checkワークフローだけじゃない！オール・イン・ワンで月額360円
既存システムとの連携に強みをもつワークフローシステム
- check管理者が、自由に申請書式 を作成することが可能
- check簡単な申請から複雑な申請まで柔軟に対応
- check営業所や支店でもネット接続でWebブラウザさえあればを導入可能
- check専門知識不要！多種多様な業務を柔軟に”仕組み化”
- check統合型システムとして豊富な機能を搭載
- check他パッケージとの連携も可能
まだまだある！ワークフローシステム
- check初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
- checkモバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
- check見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
承認Time
SBIビジネス・ソリューションズ株式会社
- checkシンプルで使いやすい！「承認のしやすさ」が抜群と好評
- check簡単導入！ノンプログラミングで誰でもすぐに書式作成
- check多国籍企業におすすめ！多言語対応も可能
Excel連携に強みをもつワークフローシステム
- check＜業務特化型の仕組み＞様々な業務ワークフローに柔軟に対応！
- check＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
- check＜トータルサポート＞開発から運用･サポートまで当社一貫対応！
J-MOTTOワークフロー
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社
- check申請書の代理作成・代理承認が可能
- check申請書の一括印刷・CSVダウンロード対応
- check1ユーザー月額200円からご利用可能
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
- check「FormDesigner」を利用することで簡単に申請書画面が作成できる
- check豊富なサンプル申請書を利用すれば短期間での導入も可能
- check機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フローを実現
その他の機能に強みをもつワークフローシステム
『皆伝！』シリーズ
スミセイ情報システム株式会社（SLC）
- check会計・人事のフロントシステムとして最適なソリューションを提供
- check様々な導入形態（オンプレ、SaaSなど）やスマートデバイスに対応
- check基幹システムや外部サービスとのシームレスな連携を提供
- checkクラウド承認でスキマ時間を有効活用
- check処理業務の効率化
- checkクラウド一括管理
BPM＆ワークフロー「BP Director」
アシストマイクロ株式会社
- check貴社の書式や承認経路・ルールにあわせて柔軟にワークフロー化！
- checkガントチャート形式でも業務を管理！進捗状況や遅延リスクを把握
- checkモバイルからの利用や外部システムのデータ活用もおまかせ！
- check今までの紙のイメージはそのままで利用可能
- checkルート制御機能は自由度が高く柔軟に対応します
- checkセキュアで可用性の高い環境を提供します
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ワークフローとは？再確認しよう
ワークフローとは、業務を進めるにあたって行われる、申請・承認の一連の手続きを定義すること、またその定義に沿って実際に行われる業務の一連の流れを指します。
企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買など様々な場面で決裁者の承認が必要になります。もし申請・承認の制度がないと、従業員が勝手に作った契約書で契約を結んでしまい企業としての信用を下げたり、適切な与信管理がされていない状態で受注してきてしまい、売掛金の回収ができずに自社の利益を損なってしまうなどのリスクがあります。ワークフローを定めることで、このようなリスクを低減することができます。
また、業務手続きのフロー全体が見えていない状態では、だれに承認をもらえばよいかわからず、結果スムーズに業務を進めることが難しくなることもあるでしょう。ワークフローを定めれば、申請・承認の手順が明確になり、業務の流れをスムーズにできます。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
近年、言うまでもないですが、インターネット環境の普及に伴いさまざまなクラウドサービスが登場しています。その中、中小企業でも導入しやすいクラウド型ワークフローシステムが登場したことによって、ワークフローシステムを導入する企業が増えてきています。
システム導入に関わるコスト・人的リソースの課題を解決
オンプレミス型は初期投資や運用・メンテナンスの面から導入のハードルが高かったワークフローシステムですが、クラウド型であればより安価に導入できますし、運用・保守はサービス提供会社が行うため、人員・予算的に大企業と比べて余裕が少ない中小企業でも導入が可能です。
安心のセキュリティ対策
クラウドサービスはインターネット回線を通じて利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う人もいるかも知れません。しかし、サーバーを堅牢なデータセンターに置き、暗号化通信やアクセス制限を始めとする様々なネットワークセキュリティの強化などにより、サービス提供会社のセキュリティ対策は非常に強化されています。
どこでも申請・承認できる
インターネットに繋がっていれば、どこにいても申請・承認作業を行えます。商談を行ったすぐ後に、外出先から見積書を作成して上司に申請、出張中の上司がその場で決裁、当日に注文書を回収するなども可能になります。これは、オンプレミス型のシステムでは難しかった課題であるため、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットと言えるでしょう。
契約開始後すぐに利用開始できる
オンプレミス型は、利用開始までにサーバーの構築、システムのインストールなどが必要であるため、利用開始までに時間がかかってしまいがちです。クラウド型であれば、システムへのログイン情報が付与されればすぐに使い始められます。
クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント
クラウド型のメリットはご理解いただけましたでしょうか。ここからは、実際に製品を選定する上で押さえるべきポイントを解説していきます。
既存システムと連携は可能か
社内で利用している他のシステムと連携できるかは、確認しておいたほうがよいでしょう。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成など、より効率的にワークフローシステムを利用することができます。
トータルコストはどれくらいになるか
クラウド型のシステム全般に言えることですが、ユーザー数による月額従量課金型である場合に、最終的なコストはいくらになるのかを考える必要があります。1ユーザーあたりの金額はあまり変わらなくても、人数が増えれば増えるほど、差は大きくなります。かといって、安ければ安いほどよいわけでもありません。コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切なコストで自社に最適なシステムを選ぶことが重要す。
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クラウド型ワークフローシステムの活用例
ここでは、さまざまな事例を参考に具体的な業種や状況を想定したワークフロー活用のケーススタディとして紹介します。
スマホで申請 − 営業活動の効率化
電気製品の中堅商社A社の事例。同社では早くから携帯電話によるSFAを利用してきました。大手企業に負けない競争力を得るには、時間の有効活用が重要と考えてきたからです。その携帯をスマートフォンに変更するとともに、同社ではクラウド型のワークフローを導入しました。
クラウドサービスにした理由は2つあります。1つは導入の敷居の低さ。導入費用が無料のうえ、月々のライセンス費用も1人数百円でカバーできます。もう1つがスマホでの利用に適していること。現場の営業担当がちょっとした空き時間に各種申請業務を行うことが可能となります。
従来からSFAによって営業報告書の作成を支援し、直行直帰を可能としてきました。クラウド型ワークフロー導入後は、出張や交通費精算、その他各種人事書類などをスマホから申請できるようになり、今まで以上に充実した顧客対応ができるようになりました。
タブレットPCで承認 − ワークスタイルの変革
食品卸B社では全社的なワークスタイルの変革に挑戦。営業担当者と役員全員にタブレットPCを持たせることにしました。タブレットPCとクラウド型ワークフローによる業務遂行を積極的に実践しています。
見積りの即日回答
同社では飲食店が得意先に多いため、昼食後や夕方からの訪問が中心となります。営業担当は夜にお店を訪ね、飲食をしながらタブレットPCで商談することが多くあります。その後、タブレットPCでメールを確認したり、報告書を作成するため、帰社の必要がなくなり、業務が効率化されました。
昼食時に訪問した際に、見積りを依頼されることもしばしばありますが、その際も商談後すぐに見積書を作成し直属の上司に自動転送。上司が承認すると、お客様にメール添付して送信できます。タブレットPCとクラウド型ワークフローにより、見積りの即日回答ができるようになりました。
プレイングマネージャーの負担軽減
最前線の営業担当のみならず、中間管理職のマネージャー層もタブレットPCを有効活用しており、部下の報告書や申請書類の承認のために、帰社する必要がなくなりました。同社のマネージャーは全員がプレイングマネージャーで、自分でも得意先を抱えて忙しく駆け回っています。
家庭においては子供へ接する時間を増やしたいと考える年齢層ということもあり、お客様対応の充実、部下の管理、そして家庭円満に、クラウド型ワークフローとタブレットPCが役立っています。
役員が稟議書を承認
役員全員にタブレットPCを持たせたのは、承認フローのボトルネックを解消するためでした。北米とアジアを中心に市場開拓を進めており、役員はしばしば海外出張をしますが、不在の間に重要なビジネス判断が遅れては経営に影響します。
そのため、稟議書などの承認や決済のために、タブレットPCを持たせ、国内・国外を問わず作業できるようにしました。添付資料の多い稟議書でも、タブレットPCであればディスプレイ表示してじっくりと判断できます。ワークフローのボトルネックを解消し、経営スピードが向上したと評価されています。
保守部品を現場から発注 − 生産性を向上
設備保守C社の事例。タブレットPCとクラウド型ワークフローにより保守業務の標準化と報告書作成の効率化を実現しました。
お客様先で交換用の部品が発生した場合、サービス担当はその場で発注し、お客様に納期を約束できます。特殊な部品やメーカーに再点検を依頼する場合は、設備をタブレットPCで撮影しメモを添付して申請します。保守対応のスピードアップにより顧客満足度の向上に役立っています。
自社に大きな効果をもたらすワークフローの構築へ
インターネットの普及とともに登場してきたクラウド型ワークフローシステム。しっかりと特徴やメリット、ポイントを理解して、自社に最適な製品を選びましょう。
また下の記事では、オススメのワークフローシステム２６選をご紹介しています。もし、具体的なシステムを知りたい方はぜひクリックしてご覧になってみてください。
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