【最新版】クラウド型ワークフローシステム比較18選

2019年上半期ランキング上位のワークフローシステム

ここからは、2019年上半期に資料請求が特に多かったワークフローシステムを紹介していきます。

ワークフロー機能を備えたグループウェア

ここからは、ワークフローをその機能としてもつグループウェア製品について紹介していきます。

既存システムとの連携に強みをもつワークフローシステム

ここからは、既存のシステムとの連携が容易な製品を紹介していきます。

まだまだある！ワークフローシステム

上で挙げた以外にもおすすめのワークフローシステムは多くあります。以下で紹介していきます。

Excel連携に強みをもつワークフローシステム

ここではExelとの連携に強みを持つシステムを紹介していきます。

その他の機能に強みをもつワークフローシステム

最後にサポート機能等が充実しているシステムを紹介していきます。

ワークフロー の製品を調べて比較

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クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント

クラウド型のメリットはご理解いただけましたでしょうか。ここからは、実際に製品を選定する上で押さえるべきポイントを解説していきます。

既存システムと連携は可能か

社内で利用している他のシステムと連携できるかは、確認しておいたほうがよいでしょう。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成など、より効率的にワークフローシステムを利用することができます。

トータルコストはどれくらいになるか

クラウド型のシステム全般に言えることですが、ユーザー数による月額従量課金型である場合に、最終的なコストはいくらになるのかを考える必要があります。1ユーザーあたりの金額はあまり変わらなくても、人数が増えれば増えるほど、差は大きくなります。かといって、安ければ安いほどよいわけでもありません。

コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切なコストで自社に最適なシステムを選ぶことが重要です。

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ワークフローとは？再確認しよう

ワークフローとは、業務を進めるにあたって行われる、申請・承認の一連の手続きを定義すること、またその定義に沿って実際に行われる業務の一連の流れを指します。

企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買など様々な場面で決裁者の承認が必要になります。

もし申請・承認の制度がないと、従業員が勝手に作った契約書で契約を結んでしまい企業としての信用を下げたり、適切な与信管理がされていない状態で受注してきてしまい、売掛金の回収ができずに自社の利益を損なってしまうなどのリスクがあります。

ワークフローを定めることで、このようなリスクを低減することができます。

また、業務手続きのフロー全体が見えていない状態では、だれに承認をもらえばよいかわからず、結果スムーズに業務を進めることが難しくなることもあるでしょう。ワークフローを定めれば、申請・承認の手順が明確になり、業務の流れをスムーズにできます。

クラウド型ワークフローシステムのメリット

近年インターネット環境の普及に伴いさまざまなクラウドサービスが登場しています。特に、中小企業でも導入しやすいクラウド型ワークフローシステムが登場したことによって、ワークフローシステムを導入する企業が増えてきています。

システム導入に関わるコスト・人的リソースの課題を解決

オンプレミス型は初期投資や運用・メンテナンスの面から導入のハードルが高かったワークフローシステムですが、クラウド型であればより安価に導入できますし、運用・保守はサービス提供会社が行うため、人員・予算的に大企業と比べて余裕が少ない中小企業でも導入が可能です。

安心のセキュリティ対策

クラウドサービスはインターネット回線を通じて利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う人もいるかも知れません。しかし、サーバーを堅牢なデータセンターに置き、暗号化通信やアクセス制限を始めとする様々なネットワークセキュリティの強化などにより、サービス提供会社のセキュリティ対策は非常に強化されています。

どこでも申請・承認できる

インターネットに繋がっていれば、どこにいても申請・承認作業を行えます。商談を行ったすぐ後に、外出先から見積書を作成して上司に申請、出張中の上司がその場で決裁、当日に注文書を回収するなども可能になります。これは、オンプレミス型のシステムでは難しかった課題であるため、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットと言えるでしょう。

契約開始後すぐに利用開始できる

オンプレミス型は、利用開始までにサーバーの構築、システムのインストールなどが必要であるため、利用開始までに時間がかかってしまいがちです。クラウド型であれば、システムへのログイン情報が付与されれば、すぐに使い始められます。

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クラウド型ワークフローシステムの活用例

ここでは、さまざまな事例を参考に具体的な業種や状況を想定したワークフロー活用のケーススタディとして紹介します。

スマホ申請で営業活動の効率化

電気製品の中堅商社A社の事例。同社では早くから携帯電話によるSFAを利用してきました。大手企業に負けない競争力を得るには、時間の有効活用が重要と考えてきたからです。その携帯をスマートフォンに変更するとともに、同社ではクラウド型のワークフローを導入しました。

クラウド型は導入の敷居が低くて使いやすい

クラウドサービスにした理由は2つあります。1つは導入の敷居の低さ。導入費用が無料のうえ、月々のライセンス費用も1人数百円でカバーできます。もう1つがスマホでの利用に適していること。現場の営業担当がちょっとした空き時間に各種申請業務を行うことが可能となります。

営業職の働きやすさを支援

従来からSFAによって営業報告書の作成を支援し、直行直帰を可能としてきました。クラウド型ワークフロー導入後は、出張や交通費精算、その他各種人事書類などをスマホから申請できるようになり、今まで以上に充実した顧客対応ができるようになりました。

タブレットPCを使った承認でワークスタイルの変革

食品卸B社では全社的なワークスタイルの変革に挑戦。営業担当者と役員全員にタブレットPCを持たせることにしました。タブレットPCとクラウド型ワークフローによる業務遂行を積極的に実践しています。

見積りの即日回答

同社では飲食店が得意先に多いため、昼食後や夕方からの訪問が中心となります。営業担当は夜にお店を訪ね、飲食をしながらタブレットPCで商談することが多くあります。その後、タブレットPCでメールを確認したり、報告書を作成するため、帰社の必要がなくなり、業務が効率化されました。

昼食時に訪問した際に、見積りを依頼されることもしばしばありますが、その際も商談後すぐに見積書を作成し直属の上司に自動転送。上司が承認すると、お客様にメール添付して送信できます。タブレットPCとクラウド型ワークフローにより、見積りの即日回答ができるようになりました。

プレイングマネージャーの負担軽減

最前線の営業担当のみならず、中間管理職のマネージャー層もタブレットPCを有効活用しており、報告書や申請書類の承認のため帰社する必要がなくなりました。同社のマネージャーは全員がプレイングマネージャーで、自分でも得意先を抱えて忙しく駆け回っています。

家庭においては子供へ接する時間を増やしたいと考える年齢層ということもあり、お客様対応の充実、部下の管理、そして家庭円満に、クラウド型ワークフローとタブレットPCが役立っています。

役員が稟議書を承認

役員全員にタブレットPCを持たせたのは、承認フローのボトルネックを解消するためでした。北米とアジアを中心に市場開拓を進めており、役員はしばしば海外出張をしますが、不在の間に重要なビジネス判断が遅れては経営に影響します。

そのため、稟議書などの承認や決済のために、タブレットPCを持たせ、国内・国外を問わず作業できるようにしました。添付資料の多い稟議書でも、タブレットPCであればディスプレイ表示してじっくりと判断できます。ワークフローのボトルネックを解消し、経営スピードが向上したと評価されています。

保守部品の現場発注で発注産性を向上

設備保守C社の事例。タブレットPCとクラウド型ワークフローにより保守業務の標準化と報告書作成の効率化を実現しました。

お客様先で交換用の部品が発生した場合、サービス担当はその場で発注し、お客様に納期を約束できます。特殊な部品やメーカーに再点検を依頼する場合は、設備をタブレットPCで撮影しメモを添付して申請します。保守対応のスピードアップにより顧客満足度の向上に役立っています。

自社に大きな効果をもたらすワークフローの構築へ

インターネットの普及とともに登場してきたクラウド型ワークフローシステム。働き方改革が進む中で、どこでも使えるワークフローシステムはしっかりと特徴やメリット、ポイントを理解して、自社に最適な製品を選びましょう。

ワークフローシステムについてもっと詳しく知りたい場合は以下の記事をご覧ください。

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