ランキング上位のクラウド型ワークフローシステム
まずは、2021年上半期で資料請求が特に多かったクラウド型ワークフローシステムを紹介します。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカンワークフロー」は2019・2020年の年間と2021年上半期のランキングで連続１位を獲得したクラウド型ワークフローシステムです。
フォーム作成や、経路作成などの必要な機能が網羅されていながら業界最安クラスの費用で使える点が評価が高く、導入実績は２万社を突破。システム連携機能の面では、Googleアカウントやクラウドサインと連携して社内だけでなく社外とのやり取りもペーパーレス化します。
《Create!Webフロー》のPOINT
- 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
- 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
- 各種システムと連携して業務全体を効率化
「Create!Webフロー」はインフォテック株式会社が提供する、紙による申請・決裁業務をそのまま電子化し、使いやすさを追求したワークフローシステムです。2021年上半期ランキングでは２位を獲得しました。
独自フォーマットのデザインで直感的に操作でき、処理状況もアニメーションアイコンで表示されるのでマニュアルは不要でしょう。認証連携によりサインインの無駄な操作をなくしたり、データ連携で決裁情報を引き継いだりと、業務全体の効率化も支援します。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/パッケージソフト
- 参考価格：初期費用０円、月500円/ユーザー（サポート費用込）
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《コラボフロー》のPOINT
- お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
- 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
- ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能 業務変化にも迅速対応
「コラボフロー」は株式会社コラボスタイルが提供する、WebとExcelだけで簡単に作成・編集ができるワークフローシステムです。2021年上半期ランキングでは３位を獲得しました。
今あるExcelファイルをそのままWebフォームに変換して申請フォームを作成するので、専用ソフトのインストールやプログラミングなどは不要で、誰でも簡単にワークフローが導入できます。また、マスタデータの連携ができるほか、オプションで他システムとの連携も可能です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト/SaaS
- 参考価格：月500円/ユーザー
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《楽々WorkflowII》のPOINT
- ワークフローの導入から運用まで、短期稼働が可能
- すでに稼働している基幹システムとの連携が可能
- 複雑なワークフローも簡単電子化。日本語だけではなく多国語対応
住友電工情報システム株式会社が提供している「楽々WorkflowII」は、高い柔軟性を持ち、多言語にも対応したワークフローシステムです。2021年上半期ランキングでは４位を獲得しました。
状況に応じた多様なワークフローの決裁ルートを設定できるほか、申請フォームの作成も複数の手順があり、企業や担当者を選ばず誰でも使いやすいでしょう。またAPI利用によるシステム連携や人事マスタとの連携で、社内のワークフロー業務の一元化が可能です。
《X-point Cloud》のPOINT
- 直感的操作で誰にでも使いやすいのに稟議に対応する機能性の高さ
- ノーコードで簡単にフォーム作成！1000以上のサンプルフォームも
- 多彩な連携機能と便利な検索・集計機能でどんどん業務を効率化
株式会社エイトレッドが提供する「X-point cloud」はパッケージ版で実績のある製品「X-point」をクラウド展開したワークフローシステムで、従業員数1,000名未満の中小～中堅企業に適しています。2021年上半期ランキングでは５位を獲得しました。
プログラミングなどの特別な知識がなくても、書類を自社様式にあわせて自由にレイアウトできます。グループウェアなどの外部システムとの連携も柔軟に対応し、日々のあらゆる業務に活用可能です。
- 対象従業員規模：1,000名未満
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：月500円/ユーザー ※スタンダードプランの場合
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
なお、最新のランキングはこちらからご覧いただけます。
クラウド型ワークフローシステムを比較
ここからは、SaaS・ASPなどを含めたクラウド環境下で使えるワークフローシステムをまとめて比較、紹介します。
《承認Time》のPOINT
- シンプルでわかりやすいUIとノンプログラミングで【簡単導入】
- AND・OR承認、飛越承認も！複雑な承認フローにも【柔軟に対応】
- スマホ対応だから申請も承認も【いつでもどこでもスムーズに】
「承認Time」はSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する、承認のしやすさに定評のあるワークフローシステムです。
シンプルで使いやすく、稼働後のメンテナンスも簡単に行えるので安心して運用できるでしょう。また、承認の必要な書類だけでなく、議事録の電子化・情報共有にも活用できます。多言語翻訳サービス「WOVN.io」との連携により、30か国語に対応するのも特徴的です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：300円～/１ID ※10IDから利用可能
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《freee》のPOINT
- わかりやすいUIと操作性で導入～運用全般の負担を軽減
- スマホ承認でスキマ時間を有効活用。テレワークにも
- クラウド一括管理でスピーディーな分析・経営判断を
「freee」はfreee株式会社による、稟議申請から会計処理、管理まで対応するクラウドワークフローシステム。
申請作業も承認作業もスマホで完結でき、支払い処理後の仕訳も自動転記されるので便利です。また、国内シェアNo.１のAWSを利用したセキュリティ性の高さも安心して利用できるポイント。すべての情報・通信には金融機関レベルの通信方式を用いて暗号化し保存します。また、一定の基準を満たす企業が認定される国際的な認証「TRUSTe」も取得しています。
《Styleflow》のPOINT
- 初期費用0円、月額300円！わかりやすくて安価な料金設定
- モバイルワークに適したシンプルデザイン（PC／スマホ対応）
- 見た目そのまま既存のExcel/Wordを申請フォームにカンタン変換
「Styleflow」はTDCソフト株式会社が提供する、日本のワークスタイルに適したクラウドワークフローシステム。既存のExcelやWordを活用できます。
ExcelやWordのシートを変換すればすぐに入力フォームを作成できます。連携機能も豊富で、Microsoft 365やGoogle Workspaceのユーザー情報を用いたシングルサインオンが可能。メールやチャットシステムによる通知にも対応しています。少人数から複数拠点、数万人規模の大企業まで対応可能で、スモールスタートもでき、導入しやすいでしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：初期費用０円、月300円/ユーザー
- 無料トライアル：◯
- スマホ利用：◯
製品・サービスのPOINT
- 紙の書類イメージそのまま電子化！
- サクサク書類を検索、申請・承認の社内決裁が超スピーディー！
- 確かなノウハウで様々なソリューションとのシステム連携を実現！
株式会社日立システムズが提供する「X-point（株式会社日立システムズ）」は書類の管理・検索機能に定評がある、低価格でわかりやすいワークフローシステムです。
紙の書類イメージを崩さずに、誰でも使える直感的な入力フォームをWeb上で作成。基本的な承認作業のほか、書類管理やデータ活用も得意とし、決裁状況の把握や検索業務が効率的に行えます。また、抽出したデータをCSVファイル出力して外部システムに連携可能です。
- 対象従業員規模：100名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド
- 参考価格：月500円～
- 無料トライアル：〇 ※株式会社エイトレッドの無料トライアル
- スマホ利用：◯
《Gluegent Flow》のPOINT
- スマホからでも申請・承認OKで業務効率アップ
- Google Workspace や Microsoft 365と連携し圧倒的に時間短縮！
- システム化でペーパーレス。 検索も追跡もスムーズ！
サイオステクノロジー株式会社の「Gluegent Flow」は、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるワークフローシステム。既存のグループウェアと連携し、アカウントや組織管理を行えます。
承認されたデータをGoogleスプレッドシートやGoogle Driveに自動出力し、任意のユーザー間で共有が可能。ブラウザのプラグインで通知が行え、タイミングを逃さず迅速に対応できるでしょう。フォームの簡単作成や権限設定、モバイルでの申請承認をはじめ、有効利用できる機能が多数搭載されています。
《Findワークフロー》のPOINT
- ＜業務システム連携実績多数＞様々な業務システムに柔軟に対応！
- ＜カスタマイズ可能＞ご要望に応じて機能開発が可能！
- ＜電子帳簿保存法＞文書管理機能による電帳法提案が可能！
業務系スクラッチ開発が得意な株式会社東計電算が提供する「Findワークフロー」は多機能ワークフローシステムで、柔軟なカスタマイズで自社に最適なワークフローを構築します。
開発力に強みのある企業なので、まずは標準機能によるスモールスタートで、段階を経てカスタマイズ機能の追加といった運用計画にも対応できます。現在稼働中のシステムや基幹システムの連携も可能で、自社の業務の全体効率化を目指せるでしょう。開発から運用、保守まで一貫してサポートを受けられるので、初めての導入でも安心です。
製品・サービスのPOINT
- 社内稟議を電子化して在宅ワークでも滞りなく稟議を回せます
- 簡単な画面設定で申請項目などはお客様の仕様に合わせて設定可能
- 導入カンタン！最短3日で利用スタート！
株式会社ビーブレイクシステムズ提供のクラウドワークフローシステム「MA-EYES」は、最短３日での導入が可能です。短期導入や将来的な機能拡張を希望する企業に適しています。
承認機能や会議室予約などの施設管理機能、文書管理機能、スケジュール機能などがあり、販売・経費管理や勤怠承認機能なども搭載。さまざまな場面で活用できるでしょう。周知する情報を表示してくれるアラート機能もあり、安心して運用できます。
《IT Workflows》のPOINT
- １つのプラットフォームで全社的な統合管理を実現！
- 関連製品との連携でIT資産管理やセキュリティも！
- コンシューマー向けに劣らない直感的な使用感！
「IT Workflows」はServiceNow Japan合同会社が提供する、全社のワークフローを横断的に効率化するプラットフォームです。
ドラッグ＆ドロップなどの直感的操作で、全社的なワークフローアプリを誰でも簡単に構築できます。ServiceNowの他ソリューションやさまざまな外部サービスとの連携も可能。AIと高度な分析機能が搭載されているのもポイントで、ネットワークやサービスに迫る脅威に対処、原因の究明まで行うので、安心して運用できます。
《intra-mart ワークフロー》のPOINT
- ワークフローを管理を含む包括的な業務基盤！
- 7,500社を超える豊富な導入実績！
- 申請・承認の途中でも動的に承認者を追加・削除可能！
株式会社エヌ･ティ･ティ･データ･イントラマートの「intra-mart ワークフロー」は、7,500社超の導入実績を誇る、優れた連携性のシステム共通基盤型ワークフローです。
グループウェアや文書管理、ワークフローなどの情報共有機能を豊富に搭載。ERPなどへのデータ入力前にワークフローを用いれば、内部統制の強化にも役立ちます。日・英・中（簡体字）の３言語とタイムゾーンに対応しているため、海外に拠点のある企業でもワークフローを効率よく管理できるでしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：100万円～
- 無料トライアル：〇 ※評価キット（オンプレミス版）のトライアル
- スマホ利用：◯
X-point（株式会社WorkVision）
株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社) 製品・サービスのPOINT
- 分かりやすく使いやすいデザイン！紙デザインのまま入力可能
- ワンクリックで承認を行えるため、スピーディーな決裁が実現
- スマートフォン・タブレット対応！どこでも申請・承認が可能
「X-point（株式会社WorkVision）」は、株式会社WorkVision (旧社名:東芝ソリューション販売株式会社)が提供。手書きのような感覚でワークフローを作成できるのが特徴です。
社内申請や人事申請、交通費精算などあらゆる用途での利用が可能。従来使用してきた書類のデザインをそのまま利用でき、電子化もスムーズです。検索・集計機能があり、書類データベースとしても活用できます。SSLやIP制限等によるセキュリティ対策のほか、ログ解析も行えて安心でしょう。
- 対象従業員規模：100名以上1,000名未満
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：月500円～/ユーザー
- 無料トライアル：〇 ※株式会社エイトレッドの無料トライアル
- スマホ利用：◯
《kickflow》のPOINT
- 稟議スピードを抜本的に加速させる
- メンテナンスにかかるコストを下げる
- 稟議フローのワンストップ化
株式会社kickflowが提供する「kickflow」は、社内の稟議・申請手続きをクラウド上で誰でも簡単に行える稟議・ワークフローです。
自社の稟議ルールを踏まえたワークフローが簡単に作成でき、権限管理や組織設定は数千名規模まで対応可能。豊富な連携機能があり、人事マスタや取引先マスタ、会計ツールなどとAPIで繋げば、より業務を効率化できます。カスタマーサクセスによる導入・運用支援付きで、安心して活用できるでしょう。
ノーコードで現場で簡単に利用できる HUE Workflow
製品・サービスのPOINT
- 専門的なスキルは必要なく、かんたん設定！
- モバイルでいつでもどこでも承認！
- フォーマット変更がないので、最速でペーパーレス化を実現！
「ノーコードで現場で簡単に利用できる HUE Workflow」は、株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズが提供。使い慣れた操作感で、現場でも導入・運用しやすいワークフローサービスです。
ノーコードなのはもちろん、使い慣れたExcelファイルからのアップロードで簡単に申請フォームを作成できます。ワークフローの設計もドラッグ＆ドロップの簡単操作。押印機能では申請・承認年月日と連動した印影を簡単に表示でき、紙の書類と変わらない使用感です。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS
- 参考価格：初期費用０円、月300円/ユーザー
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《サイボウズOffice》のPOINT
- アカウント作成から無料トライアルまでわずか数ステップ
- 東西のデータセンターでデータを厳重管理
- スマートフォン向けアプリも提供
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」は、中小企業の社内コミュニケーションを円滑にするグループウェアです。
ワークフローに加え、スケジュール、掲示板、メール、アドレス帳、電話メモ、ファイル管理など、日々のビジネスシーンに必要な機能を網羅。報告書作成機能では、議事録の作成や商談の報告などの作業を効率化できるでしょう。またタイムカード機能ではログイン時間を記録するので、勤怠管理業務の効率化も期待できます。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：月500円/ユーザー～
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《rakumoワークフロー》のPOINT
- シリーズ全体で86万ライセンス・2,000社以上への豊富な導入実績
- GmailやSlackとの連携でさらに便利に
- パック商品でシリーズ製品をお得に導入可能
rakumo株式会社の「rakumoワークフロー」は、Google Workspaceにワークフロー機能を追加するツールで、シリーズ全体で86万ライセンス・2,000社超の導入実績があります。
各ワークフローへコメントを残せるのが特徴で、円滑なコミュニケーションが図れます。出張などさまざまな申請書のテンプレートを搭載しており、作成も容易でしょう。同シリーズの経費精算システムと連動させれば、経費精算からワークフローまでまとめて実行できて便利です。モバイルでは操作ミスをしにくい画面構成となっています。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：月300円/ユーザー※同シリーズのパック商品あり
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
製品・サービスのPOINT
- シリーズ全体で1,352,000アカウント以上もの導入実績！
- リニューアルされる新しいGoogleサイトにも対応！
- 導入時のセットアップサービスあり！
「サテライトオフィス・ワークフロー」は、株式会社サテライトオフィスのワークフローシステム。無料プランとローコストな有料プランがあり、導入しやすいのが特徴です。
無料プランは一部機能に制限があるものの、10ユーザーまで利用が可能。有料プランも１ユーザーあたり月100円からという低価格で始めやすいでしょう。全文検索機能や承認機能、200MBのファイルを複数添付できる添付ファイル機能、モバイルビューなどの便利機能を多数搭載。2021年9月にリニューアルしたGoogle Workspaceの新Googleサイト機能にも完全対応しています。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/SaaS/ASP
- 参考価格：月100円/ユーザー、無料プランあり（10ユーザーまで）
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
クラウド・オンプレミス型両用のワークフローシステムを比較
ここからはクラウド型だけでなく、オンプレミス型やパッケージ型などを含めた、複数形態での導入が可能なワークフローシステムを比較紹介します。
《ActionPassport》のPOINT
- データセンター運用のプロが提供！だから万全のセキュリティ
- モバイル専用画面で外出先でもらくらく承認
- サービス費用内でディスク容量が無制限
「ActionPassport」は株式会社イーネットソリューションズが提供する、従業員1,000名未満の中小～中堅企業向けワークフローシステムです。
利用人数や企業規模に応じた価格設定とクラウド型サービスにより、低コストを実現。導入も簡単で保守の手間も不要と、管理者にとってもメリットの多いシステムです。また、データセンター運用のプロが提供する安心のセキュリティも嬉しいポイント。オプションで外部マスタデータベースなどと連携できます。
《SmartDB》のPOINT
- ノーコード/ローコードで業務部門でも開発できます
- 豊富な標準機能で幅広い業務をデジタル化できます
- 大企業ならではの複雑なワークフロー/権限制御に対応できます
「SmartDB」は株式会社ドリーム・アーツが提供する大企業向け業務デジタル化クラウド。ワークフローのほか入力フォーム、データ蓄積機能が揃っています。
部門内のペーパーレス化は業務部門がノーコードで、部門横断の複雑な業務フローにはシステム部門がローコードでデジタル化を実現します。SmartDBによりシステムの乱立を防止し全社のプラットフォームとして活用することで、多くの業務を低コストでデジタル化できるでしょう。また、システム連携も豊富に対応しており、機能は定期的に追加されています。
《Hi-PerBT ワークフロー》のPOINT
- ペーパレス化実現で、テレワークや在宅勤務にも最適！
- 時間短縮・コスト削減！スマホやタブレットでも利用可能！
- 帳票サンプルが５０種類以上もあるのでカンタン！
株式会社日立ソリューションズ西日本提供の「Hi-PerBT ワークフロー」は、帳票自動回覧システムをWebブラウザ上で構築できます。
50種類のサンプル帳票を使えるほか、レイアウトの変更もマウス操作で簡単です。また、Excelで作成した帳票の取り込みも可能。決裁書をはじめ申請書、報告書等の社内帳票の電子化をスムーズに行えるでしょう。
《皆伝！シリーズ》のPOINT
- IT環境、規模、予算に応じた利用形態（クラウド、オンプレミス）
- 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
- ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は、会計・人事領域の主要なフロント業務をサポートするワークフローシステムです。
基幹システムと連携し、ワークフロー機能のほか、勤務管理、マイナンバーをサポートし業務全体の最適化を可能にします。多言語・多通貨やマルチテナントにも対応し、グローバルでの活用やグループ企業全体での利用にも最適でしょう。
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社 《MAJOR FLOW Z FORM》のPOINT
- ＜簡単＞FormDesignerを利用することで簡単に申請書画面が作成可
- ＜短期導入＞豊富なサンプル申請書を利用して短期間導入可
- ＜機能拡張＞機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フロー実現
「MAJOR FLOW Z FORM」はパナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供する、組織変更や複数企業に対応した大企業・中堅企業向けのワークフローシステム。
申請書作成専用ツール「FormDesigner」を使うことで、誰でも簡単に申請書画面を作成できます。作成が苦手でも、豊富なサンプルを利用すれば短期間での運用開始が叶うでしょう。マスタ参照やスクリプトによる機能拡張も可能。最大で５言語まで対応し、複数会社での活用も可能で、自社の要件にあった運用ができます。
《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
- 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
株式会社システムエグゼが提供するワークフローシステム「AppRemo」は、今までの業務を変えずに働き方を変えられるリモートワーク支援ツールです。
ExcelシートをWeb化するのではなく、そのまま利用するのが大きな特徴。Excel標準機能も活用し、利用者に入力しやすい申請書の作成ができます。またAppRemoポータル、または他社ポータル製品と連携することにより、申請件数と状況を表示し、メール通知機能とあわせて承認漏れのない運用を可能にします。
《POWER EGG 3.0》のPOINT
- 日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワン！
- ムダな作業を大幅削減！ワークフローで効率化＆スピード化
- タブレット端末やスマートフォン等、外出先でも簡単に利用可能
「POWER EGG 3.0」はディサークル株式会社が提供する日々の情報共有や決裁のための機能がオールインワンで実装された総合型コラボレーションツールです。
ワークフローのほか、グループウエア、Webデータベース、経費精算、CRMの機能からなり、シームレスに組織の連携を強化し企業の生産性を向上させます。必要な機能を必要な数量で導入できるので、スモールスタートが可能なのも嬉しいポイントでしょう。
- 対象従業員規模：50名以上
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/SaaS/サービス
- 参考価格：導入機能により変動
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：◯
《eValue V》のPOINT
- さまざまなサンプルフォームを標準で提供
- オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
- 複雑な承認ルートにも対応
「eValue V」は株式会社大塚商会が提供する、ワークフロー機能を含んだ統合型グループウェアで、業務の流れを電子化し、効率化を促進します。
旅費精算書や物品購入申請など、どんな会社でも使える申請書のひな型を40種以上提供しており、すぐに運用を開始できます。もちろん、自社オリジナルの申請フォームも作成可能。使用条件や適用する承認ルートなどについても細かく設定が行えます。
《Ci*X Workflow》のPOINT
- 説明不要で誰でもすぐに申請業務ができます
- ワークフローの煩雑な業務から解放する作りやすさを提供
- 申請書の改定など様々な変化に対応可能の柔軟性のある機能
株式会社電通国際情報サービスによる「Ci*X Workflow」は、従業員規模1,000名以上かつ売上規模1,000億円以上の大企業向けワークフローシステムです。
マニュアル不要ですぐに申請作業が行えるだけでなく、設定者側も専用アプリにより申請書の作成や承認ルートを簡単に設定可能です。また、人事システムと連携できるので組織変更にも強く、長期的に安定して利用し続けられるでしょう。
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
「Garoon」はサイボウズ株式会社提供の中堅・大企業向けワークフローシステムで、数万名まで利用可能です。
60種類以上の搭載テンプレートをもとに、自由度の高い申請フォームが簡単に作成できます。また、JavaScriptによるカスタマイズが可能なので、現在使っている他社製品との連携ソリューションを開発できるのもほかにない特長でしょう。
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
- 対象売上規模：すべての規模に対応
- 提供形態：クラウド/オンプレミス/パッケージソフト/SaaS
- 参考価格：月800円～/ユーザー ※クラウド版
- 無料トライアル：〇
- スマホ利用：〇
《ExchangeUSE》のPOINT
- 累計1,700社・80万ライセンス以上の導入実績！
- マウス操作１つで複雑な経路を設計可能！
- 紙の書式をそのままデジタル上で再現できる！
「ExchangeUSE」は富士電機株式会社が提供する中小・大企業で20年提供されてきた実績のあるシステムです。
総務人事、勤怠管理、経費精算などあらゆる業務フローを効率化。部門を宛先として書類送信できる部門宛先機能や組織マスタの複数管理、承認期日のアラート管理、自動起票など豊富な機能を搭載し、社内業務の電子化をスムーズに促します。
《ArielAirOne Enterprise》のPOINT
- 日本企業特有の複雑なビジネスフローに柔軟に対応
- ルート作成の他、条件分岐や承認アクション等も設定が可能
- 一度作成したルートは複数の帳票に利用可能
株式会社ワークスアプリケーションズ・エンタープライズの「ArielAirOne Enterprise」は、大手企業の要件を備えた業務アプリを柔軟に開発できるプラットフォーム。
全社の情報基盤共有として、またワークグループなど小規模での活用も可能です。詳細な権限設定や全文検索、スマートデバイスにも対応。内部統制の強化やテレワークにも効果的でしょう。人事システム連携機能により、人事異動・組織再編時の運用もスムーズです。ほかにも施設予約や掲示板、ファイル管理、スケジュール機能など機能が充実しています。
以下の記事では、クラウドに限らず、各製品の特徴ごとにおすすめのワークフローシステムを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事
watch_later 2022.01.31
【2022年最新】ワークフローシステムとは？タイプ別に見るおすすめ製品と導入メリット
続きを読む ≫
クラウド型ワークフローシステムの選定ポイント
ここからは、クラウド型のワークフローシステムを選定するうえで押さえるべきポイントを解説します。
既存システムとの連携は可能か
社内で利用している他のシステムと連携できるかは、確認しておいたほうがよいでしょう。API連携によって社内の営業支援システムや顧客管理システムと連携ができれば、データの流し込みや申請書類の自動作成などがより効率的に行えます。
トータルコストはどれくらいになるか
クラウド型のシステム全般にいえることですが、ユーザー数による月額従量課金型の場合、最終的なコストはいくらになるのかを考える必要があるでしょう。１ユーザーあたりの金額はあまり変わらなくとも、人数が増えれば増えるほどその差は大きくなります。かといって、安ければ安いほどよいわけでもありません。
コストと機能のバランスをしっかり検討し、適切なコストで自社にあったシステムを選びましょう。
ワークフローとは？再確認しよう
ワークフローとは、業務を進めるにあたって行われる申請・承認の一連の手続きを定義すること、またその定義に沿って実際に行われる業務の一連の流れを指します。
企業活動においては、勤怠や経費申請、見積・発注書類の作成、外部からの購買などさまざまな場面で決裁者の承認が必要になります。もし申請・承認の制度がなければ、従業員が勝手に作った契約書で契約を結んでしまい、企業としての信用を損ないかねません。また、適切な与信管理がされていない状態で受注してしまい、売掛金の回収ができずに自社の利益を損なってしまうことも考えられるでしょう。ワークフローを定めれば、このようなリスクを低減できます。
また業務手続きのフロー全体が見えていない状態では、誰に承認をもらえばよいかわからず、スムーズに業務を進めることが難しくなるでしょう。ワークフローを設ければ申請・承認の手順が明確化され、業務の流れもスムーズになります。
クラウド型ワークフローシステムのメリット
ワークフローシステムをクラウド型で導入する主なメリットは以下のとおりです。
- スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる
- システム導入にかかわるコスト・人的リソースの課題を解決できる
- 安心のセキュリティ対策
- 契約後すぐに利用開始できる
スマホやPCから場所を問わず申請・承認できる
クラウド型なら、インターネットに繋がっていればどこにいても申請・承認作業を行えます。例えば商談を行ったすぐ後に、外出先から見積書を作成して上司に申請、出張中の上司がその場で決裁、当日に注文書を回収するといった迅速な作業が可能になります。これはオンプレミス型のシステムでは難しかった課題で、クラウド型のワークフローシステムならではのメリットといえるでしょう。
システム導入にかかわるコスト・人的リソースの課題を解決できる
オンプレミス型は、初期投資や運用・メンテナンスの面から導入のハードルが高いといわれていましたが、クラウド型であればより安価に導入できます。また、バージョンアップや障害対応などの運用・保守はサービス提供会社が行うため、人員・予算的に大企業と比べて余裕が少ない中小企業でも導入が可能です。
安心のセキュリティ対策
クラウドサービスはインターネット回線を通じて利用するため、セキュリティ面に不安が残ると思う人もいるかもしれません。しかし、サーバを堅牢なデータセンターに置き、暗号化通信やアクセス制限をはじめとするさまざまなネットワークセキュリティもなされ、サービス提供会社のセキュリティ対策は非常に強化されているといえるでしょう。
契約後すぐに利用開始できる
オンプレミス型はサーバの構築、システムのインストールなどが必要で、利用開始までに時間がかかるケースが多々あります。いっぽう、クラウド型はシステムへのログイン情報が付与されればすぐに使いはじめられるので、数日での導入も夢ではありません。
クラウド型ワークフローシステムの活用例
ここではさまざまな事例を、具体的な業種や状況を想定したワークフロー活用のケーススタディとして紹介します。
スマホ申請で営業活動を効率化
電気製品の中堅商社A社の事例。同社では早くから携帯電話によるSFAを利用してきました。大手企業に負けない競争力を得るには、時間の有効活用が重要と考えてきたためです。その携帯をスマートフォンに変更するとともに、同社ではクラウド型のワークフローシステムを導入しました。
クラウド型は導入の敷居が低くて使いやすい
クラウドサービスにした理由は２つあります。１つは導入の敷居の低さ。導入費用が無料のうえ、月々のライセンス費用も１人あたり数百円でカバーできます。もう１つがスマホでの利用に適していること。現場の営業担当がちょっとした空き時間に各種申請業務を行えるようになりました。
営業職の働きやすさを支援
従来、SFAによって営業報告書の作成を支援し、直行直帰を可能としてきました。クラウド型ワークフローシステム導入後は、出張や交通費精算、その他各種人事書類などをスマホから申請できるようになり、今まで以上に充実した顧客対応ができて喜んでいます。
タブレットPCを使った承認でワークスタイルを変革
食品卸B社では全社的なワークスタイルの変革に挑戦。営業担当者と役員全員にタブレットPCを持たせることにしました。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムによる業務遂行を積極的に実践しています。
見積りの即日回答
同社は得意先に飲食店が多く、訪問は昼食後や夕方からが中心となります。営業担当は夜に店を訪ね、飲食しながらタブレットPCで商談する機会も。その後、タブレットPCでメールを確認したり報告書を作成したりするため、帰社の必要がなくなり、業務が効率化されました。
昼食時に訪問した際、見積りを依頼されることもしばしばありますが、商談後すぐに見積書を作成して直属の上司に自動転送。上司が承認すると、顧客にメール添付で送信できます。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムにより、見積りの即日回答ができるようになりました。
プレイングマネージャーの負担軽減
営業担当のみならず、中間管理職のマネージャー層もタブレットPCを有効活用しており、報告書や申請書類の承認のため帰社する必要がなくなりました。同社のマネージャーは全員がプレイングマネージャーで、自分でも得意先を抱えて忙しく駆け回っています。
家庭では子どもに接する時間を増やしたいと考える年齢層でもあり、顧客対応の充実、部下の管理、そして家庭円満にクラウド型ワークフローシステムとタブレットPCが役立っています。
役員が稟議書を承認
役員全員にタブレットPCを持たせたのは、承認フローのボトルネックを解消するためでした。北米とアジアを中心に市場開拓を進めており、役員はしばしば海外出張をしますが、不在の間に重要なビジネス判断が遅れては経営に影響します。
そのため、稟議書などの承認や決裁のためにタブレットPCを持たせ、国内・国外を問わず作業できるようにしました。添付資料の多い稟議書でも、タブレットPCならばディスプレイ表示してじっくりと判断できます。ワークフローのボトルネックを解消し、経営スピードが向上したと評価されています。
保守対応の迅速化で顧客満足度を向上
設備保守C社の事例。タブレットPCとクラウド型ワークフローシステムにより、保守業務の標準化と発注業務の効率化を実現しました。
取引先で交換作業が発生した場合、サービス担当はその場で部品を発注し、顧客に納期を約束できます。特殊な部品やメーカーに再点検を依頼する場合は、設備をタブレットPCで撮影し、メモを添付して申請。保守対応のスピードアップにより顧客満足度の向上に役立っています。
自社に大きな効果をもたらすワークフローの構築へ
インターネットの普及とともに台頭してきたクラウド型ワークフローシステム。働き方改革が推進されている昨今、どこでも使えるクラウド型のワークフローシステムはその導入数を伸ばしつつあります。まずはクラウド型ワークフローシステムの特徴やメリット、ポイントを理解して、自社に最適な製品を選びましょう。
ログイン
新規会員登録
