Shachihata Cloudとは？価格や機能・使い方を解説

【株式会社 日本教育クリエイト 様】

☆導入のきっかけ☆

【紙書類では「押印」「契約」ともに業務負担に課題あり】

株式会社日本教育クリエイトでは、以前から押印業務の負担が課題として挙げられていました。承認者の不在時には確認に時間を要してしまい、諸手続きが遅れてしまうという状況が問題視されていたようです。

また、社外との契約でも同様の課題を抱えていました。派遣スタッフの契約・更新作業が定期的に発生するため、とくにタイミングが重なる時期には契約書の数が膨大に増えてしまい、作成や郵送に時間がかかっていたようです。実際には郵送をしても契約書が返却されないケースも多々あり、催促や再発行などの対応にも追われていました。スムーズな契約締結を実現するために各拠点でさまざまな工夫を施しましたが、大きな効果は見られなかったそうです。

そのような背景から、社内では電子印鑑や電子契約ツールを導入する機運が高まっていました。

☆導入後の変化☆

【「工数」と「コスト」で大きな改善が見られた】

社内決裁に関しては、いつでも・どこでも承認を行えるようになったことから「承認待ちの時間が短くなったこと」「管理者の押印負担が軽減されたこと」が変化として挙げられます。

また、2021年には労働者派遣法が改正されたことから、同社では派遣契約書において電子契約の活用も始めました。それまでは紙書類で契約を行っていたため、印刷・郵送・回収などの手続きが必要でしたが、電子契約の導入後はそのような負担も大きく軽減されたようです。「印刷費・郵送費もカットできたのでコスト面でも改善が見られた」と語っていただきました。

【マニュアルの整備で導入時の混乱を軽減】

同社では事前に操作マニュアルを社内・社外に共有することで、スムーズに導入を進められています。導入直後はいくつか問い合わせが届いたようですが、その内容は「ログインIDを忘れた」などの簡易的なものであり、ツールの操作方法については戸惑う様子は見られなかったようです。「導入後の混乱はほとんどなかった」と笑顔で語っていただきました。

また、Shachihata Cloudでは管理者への権限移譲により、利用者の登録・変更を各部門で実施できるため、本部としてはシステムの管理コストが少なく運用できているそうです。