ワークフローシステムの活用事例４選！導入時の注意点も解説！

ワークフローシステムの活用事例４選

まずは、ワークフローシステムの活用事例を見ていきましょう。

事例１：紙での管理から脱却し、業務効率化・コスト削減

稟議書が紙のままだったA社は、印刷コストや管理の手間、決裁までに時間がかかることが課題でした。

PCで稟議書を作成・印刷して提出し、決裁後は原本だけでなくスキャンしたデータも保管していました。決裁者が不在であれば決裁までに時間がかかり、稟議書の枚数が多ければ管理の手間や保管スペースが必要です。

さらに、A社では都道府県ごとの拠点で決裁していましたが、郵送コスト削減や効率化を図るためエリアごとに決裁をまとめました。しかしその結果、集約したエリアに決裁が集中し、これまで以上に時間がかかってしまいました。

ワークフローシステムを導入すると、紙を一切使わずにPCやスマホで簡単に申請・承認できます。外出先からでも利用でき、申請がしやすくなるうえ、決裁担当者は事務所に在席していなくても承認が可能になります。

結果としてA社は、紙を保管するスペースが不要になり、申請の手間が省け、決裁までの時間が半減しました。稟議書の検索や進捗状況の把握も容易になり、業務効率が大幅に向上しました。

事例２：厳密な証跡管理によって、内部統制を強化

B社は内部統制を目指していましたが、その一環として「経理関連システムの変更管理」が必要でした。

経理関連システムの変更をする際、社内で規定された承認手続きが行われたことを証明しなければなりません。ワークフローシステムは証跡を残し、申請と承認のフローを一元管理することで、内部不正を防止できます。

結果としてB社は承認プロセスが効率化・標準化され、厳密な証跡管理と監査への情報提示も容易になり、内部統制体制の強化が実現しました。

事例３：既存システムとの連携で、人為ミスを防止

臨床検査事業を展開するC社は、検査費用の単価を確認・承認するフローがなく、請求事務の誤りが発生し、それを抑止することが課題でした。

既存システムにワークフローシステムの承認フローを加えて連携し、今まで課題だった転記による人為ミスを防止しています。ミスが発生しやすい申請項目に既存システムのデータを反映できるようになると、ミス削減だけでなく入力時間の短縮にもつながります。

事例４：スマートデバイスを活用し、働き方改革を促進

D社は紙を使った申請業務を行っており、承認まで時間がかかることが課題でした。

紙の申請書だと、決裁担当者の長期不在によって承認してもらえず業務がストップします。また、承認ルートが明確でなく、不要な経路を通り、時間が無駄になることもありました。

クラウド型のワークフローシステムは、ネット環境があれば時間や場所を気にすることなく最適なルートでの申請・承認が可能です。D社では、スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスとワークフローシステムを併用することで効率化を実現しました。

クラウドシステムであれば、社員や決裁担当者は申請・承認のために出社する必要がありません。場所にとらわれず申請・承認できるため、テレワークなど多様化する働き方に対応しやすくなります。

ワークフローシステムの活用時の注意点

つづいて、ワークフローシステムの活用時の注意点を見ていきましょう。

自社内のルールを整備する

ワークフローシステムでは、社内ルールに基づき、フォーマットやフローをカスタマイズできるものがほとんどです。しかし、社内ルールが固まっていない状態でカスタムすると、逆にワークフローが複雑化し、混乱を招く可能性があるでしょう。

まずは、現場の社員が抱えている課題や意見を取り入れて、社内ルールを整備してください。ワークフローシステム本来の機能を最大限引き出すために、不要なフローを省き、必要最低限の作業で申請できるようにカスタマイズしましょう。

情報漏えい対策をする

ワークフローシステムでは社内の重要な情報を扱います。セキュリティ対策が甘ければ、外部からの攻撃や内部不正による情報漏えいが発生し、大きな損失が生まれる可能性があるでしょう。特に社員による情報の持ち出しは情報漏えいの大きな原因になっています。

ワークフローシステムを利用する際は、社員や管理データ閲覧に権限を付与し、必要な情報以外にアクセスできないように設定してください。情報漏えいを防ぐためには、セキュリティ対策を講じることが欠かせません。

ワークフローシステムの活用事例を知り、導入を検討しよう！

ワークフローシステムを導入することで、以下の効果を得られた事例があります。

• ■紙文書管理からの脱却による業務効率化・コスト削減
• ■厳密な証跡管理による内部統制強化
• ■既存システムとの連携による人的ミス防止
• ■スマートデバイスの活用による働き方改革促進

導入の際には、社内ルールを見直してセキュリティ対策を行ってください。

活用事例を参考に、ワークフローシステムの導入を検討しましょう。