稟議書とは？必要性や書き方、スムーズに承認を得るポイントも解説

稟議書とは

稟議書とは、自身の裁量・権限で決定できない事項について、上層部からの承認を得るための書類です。起案書、立案書と呼ばれることもあります。稟議書には提案する内容が記載され、それを複数の上層部が回覧して承認を得るというフローです。

稟議書が使われるシーン

主に、事務用品や備品の購入、外部企業との契約、システムやサービスの導入、人事採用、出張申請などで稟議書が利用されます。実行にあたって費用が発生する場合に、稟議が必要とされることが多いようです。

なお、稟議書は日本特有の企業文化であり、海外では意思決定のスピードが重視されるのであまり採用されません。日本では、業務へのかかわりが薄い人も含め、多くの関係者の承認を必要とするので、稟議制度が無駄で面倒な作業だと思われがちなのです。

稟議と決裁の違い

稟議と似た用語として「決裁」が挙げられます。決裁とは、ひとりの決裁者が提案の可否を決定することです。対して、稟議は権限をもつ複数の関係者から承認を得ることです。複数人が承認した稟議書でも、最終判断を下す決裁者が承認しなければ稟議は通りません。

このように２つの用語の違いは明確ですが、企業によっては稟議はせずに決裁のみを行うケースもあります。ほかにも、部門をまたいで稟議と決裁が行われるケースなど、規模や業務内容に応じてやり方はさまざまです。

稟議書の必要性

先述したとおり、稟議書を複数人に回覧して全員の承認を得なければならず、決裁までには時間がかかることもしばしばです。稟議書を廃止すればよい、という意見もあるかもしれませんが、合議制による意思決定を行ってきた日本企業では、提案を即決できる組織構造になっていないのでうまく機能しないでしょう。

ほかにも稟議書が必要とされる理由があるので詳しく解説します。

事前にとった合意や調整についての再確認

稟議書を提出する前に、すでに提案書を見せている、あるいはすでに計画が決まっているケースが少なくありません。いわゆる、根回しを関係各所に行っていることでしょう。いきなり提案されるよりは事前に内容を伝えているほうが、提案に至った経緯などが明瞭で承認されやすくなるのです。

つまり、稟議書は提示した提案や計画について、すでに得た合意を再確認する行為だといえます。組織内での認識のすれ違いや失念を防止し、計画通りに物事が進んでいるかを確認するための書類だと考えましょう。

会議を開催する手間を省略

上層部の合意を得るためには、提案内容をプレゼンしなければならず、会議を開く必要があります。しかし、複数の関係者を集めて会議を開くにあたり、全員のスケジュール調整、会議室の確保など多くの手間がかかるでしょう。稟議書はその手間を省くための書類でもあります。会議を開くことなく、稟議書を通して関係者の総意を確認できます。

稟議書の書き方

稟議書はどのように書けばよいのでしょうか。２つポイントを見ていきましょう。

１．例文やフォーマットを利用する

まず、フォーマットを用意しましょう。会社や部署によって定まっている、また慣例的に使われている様式があれば、それを用いましょう。承認者も見慣れたフォーマットのほうが読み進めやすく、スムーズに承認を得られるはずです。

２．必要な項目の抜け漏れがないように書く

稟議書に必要な項目は提案内容によって異なります。物品の購入やサービスの導入、接待、雇用契約など、それぞれ必要な情報を記入しましょう。ただし、どのようなケースでも共通して必要になる項目もあります。以下の４つは最低限記載するようにしましょう。

タイトル

タイトルには、どのような用件で何が必要なのかを簡潔に記入しましょう。「クラウド会計ソフトの導入について」「社内忘年会の費用について」などタイトルを一目見ただけで内容がわかるように記載します。

目的

例えば購入稟議であれば「新規店舗における棚卸業務効率化のため」「X社との取引のため」など、できるだけ具体的に目的を書きましょう。

用途の説明

その物品がなぜ必要なのか、新たに契約を結ぶことでどのようなメリットがあるのか、接待により見込める効果など、承認者を納得させる説明を書きます。具体的なデータやリスクファクターへの対策などを記載し、承認者が安心して承認できる内容を心がけましょう。

使用金額

金額も必ず記載しましょう。稟議書を提出した段階では不明な点もあるかもしれませんが、できるだけ具体的な予算を上げておくと承認されやすくなるでしょう。

稟議書の書き方について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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なお、ワークフローシステムを使えば、稟議書を電子化し、フォームの作成や承認依頼などを効率化できます。以下の記事では電子化の方法や、おすすめのワークフローシステムを紹介しているのでぜひご覧ください。

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スムーズに承認を得るためのポイント

必ずしも稟議が通るとは限りません。せっかく書いた稟議書が通らなければ、時間の無駄になったと感じてしまうでしょう。できる限り効率よく稟議業務をこなすために、承認をスムーズに得るためのポイントを紹介します。

承認に必要な情報を収集する

承認者を説得には十分な情報や根拠が必要となります。コストが３％カットできる、業務に必要な日数が２日短縮できるなど、数値で示せる情報であれば、より説得力が高まるでしょう。見積書などがあるなら稟議書に添付して提出するのもおすすめです。

情報の収集・発信を通して信頼関係をつくる

稟議書が承認されるかどうかは、関係各所との信頼関係が鍵となります。日ごろから提案内容の重要性や正当性を主張し、賛同者を増やすために積極的に主張や情報発信をしましょう。「この人の提案ならいい加減な内容ではないだろう」と思ってもらうことが大切です。

稟議書を通してビジネスを円滑に進めよう

稟議書は物品の購入やサービスの導入などについて、上層部の総意を得るための書類です。提案の実行によって会社に利益があることを、承認者に理解させ、納得してもらうのです。稟議書の書き方や承認を得るためのポイントを意識し、ビジネスをスムーズに進めましょう。