稟議書の必要性とは？意味や書き方をイチから徹底的に解説！

稟議書とは？

稟議書は、日本で働く人ならば1度は聞いたことのある言葉だと思います。ここでは改めて稟議書とはどういうものなのかを再確認していきたいと思います。

物品購入などを経費で行う時に必要となる社内文書

稟議書とは、物品の購入やサービスの導入の際に会社に承認を得るための書類です。多くの場合は複数人の責任者の承認をもらうことで許可が下ります。

特に日本の企業で重要となる稟議書

稟議書は海外にも存在しますが、複数人の承認を得る必要はありません。海外では多くの場合、提案した社員が所属する部署での承認は必要になりますが、そのほかの関係者から承認を得る必要はありません。

一方、日本における稟議書は業務へのかかわりが薄い人も含め、多くの責任者の承認を必要とします。会社の総意を確認するための書類といえます。

稟議書の必要性

稟議書の必要性について詳しく見ていきましょう。

事前にとった合意や調整についての再確認

稟議書を提出する前に、すでに提案書を見せている、あるいはすでに計画が決まっているケースが少なくありません。これらの場合、一見すると稟議書は二度手間であるように感じます。

つまり、稟議書は提示した提案や計画について、すでに得た合意を再確認する行為だといえます。組織内での認識のすれ違いや失念を防止し、計画通りに物事が進んでいるかを確認するための書類だと考えましょう。

会議開催の手間を省く

会社の総意としての合意を得るためには会議を開く必要があります。しかし、複数の関係者を集めて会議を開くためには、全員のスケジュール調整など多くの手間が必要となります。稟議書はその手間を省くための書類でもあります。会議を開くことなく関係者の総意を確認できます。

稟議書の書き方

稟議書はどのように書けばよいのでしょうか。２つポイントを見ていきましょう。

書き方1．例文やフォーマットを利用する

まず、フォーマットを用意しましょう。会社や部署によって定まっている、また慣例的に使われている様式があれば、それを用いるようにしましょう。稟議書を見る責任者も見慣れたフォーマットのほうが読み進めやすく、スムーズに承認を得られるでしょう。

書き方２．必要な項目の抜け漏れがないように書く

稟議書に必要な項目は提案内容によって異なります。物品の購入やサービスの導入、接待、雇用契約など、それぞれ必要な情報を記入しましょう。ただし、どのようなケースでも共通して必要になる項目もあります。以下の４つは最低限記載するようにしましょう。

• ●タイトル
• ●用途の説明
• ●目的
• ●使用金額

タイトル

タイトルには、どのような用件で何が必要なのかを簡潔に記入しましょう。「クラウド会計ソフトの導入について」「社内忘年会の費用について」などタイトルを一目見ただけで内容が分かるように記載します。

目的

購入の目的は「新規店舗における棚卸業務効率化のため」「X社との取引のため」などできるだけ具体的に目的を書きましょう。

用途の説明

説明では、その物品がなぜ必要なのか、新たに契約を結ぶことでどのようなメリットがあるのかなど、接待により見込める効果など、責任者を納得させる説明を書きます。具体的なデータやリスクファクターへの対策などを記載し、責任者が安心して承認できる内容を心がけましょう。

使用金額

また金額も必ず記載しましょう。稟議書を提出した段階では不明な点もあるかもしれませんが、できるだけ具体的な予算を上げておくことで承認されやすくなるでしょう。

稟議書の書き方についてもっと詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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稟議書で承認を得るためのポイント

稟議書の承認を得るためにできることは、稟議書を適切に書くことだけではありません。より広い視野で、信頼を得ることが大切です。そのためのポイントを３つ紹介します。

承認に必要な情報を収集する

承認を得るために必要な情報を収集します。それを稟議書に添付して提出するのも良いでしょう。稟議書は責任者を説得するための書類です。そして、説得するためには十分な情報や根拠が必要となります。コストが3パーセントカットできる、業務に必要な日数が2日短縮できるなど、数値で示せる情報であればより説得力が高まるでしょう。

収集した情報を社内に向けて発信する

収集した情報は普段から社内で発信しておくことが大切です。稟議書を提出するだけでなく、日ごろから提案内容の重要性や正当性を主張しておくことで納得してもらいやすくなります。賛同者を増やすために積極的に主張や情報を発信しましょう。

情報の収集・発信を通して信頼関係をつくる

稟議書が承認されるかどうかは個人の信頼関係も大切です。「この人の提案ならいい加減な内容ではないだろう」と思ってもらうことが大切です。稟議書の承認を得るためには、組織のベースとなる人間関係も関わってくることを意識しておきましょう。

効率的な稟議書の書き方について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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稟議書を通してビジネスを円滑に進めよう！

稟議書は物品の購入やサービスの導入について、会社の総意としての合意をもらうための書類です。その購入や導入によって会社に利益がもたらされることを、責任者に納得してもらうのです。稟議書の書き方や承認を得るためのポイントを意識することで、ビジネスをスムーズに進めましょう。

また、ワークフローシステムを使えば、稟議書を電子化でき、効率的に稟議書を作成できるため組織全体の業務効率化に繋がります。

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