稟議の電子化とは
紙で運用されることの多い稟議業務ですが、ワークフローシステムで稟議書を電子化する企業も増えています。まずは、稟議書の定義をおさらいし、電子化の方法を解説します。
稟議書とは
稟議書とは、自身に決定権がない業務を実行するにあたって、上層部の承認を得るために提出する書類のことです。購買・調達、受発注、人事異動などのシーンで稟議書がよく使われ、起案書、立案書と呼ばれる場合もあります。
例えば高額な備品を購入する際に、物品の金額や購入目的などを稟議書に記します。その後、意思決定権のある複数の人に稟議書を提出し、全員の承認が得られると備品を購入できる、という流れです。稟議業務は日本特有の文化であり、意思決定のスピードを重視する欧米ではめったにない風習です。
なお、稟議の内容に応じて記載すべき項目・フォーマットが異なり、申請者は都度適切なフォーマットで提出しなければなりません。また、法令には定められていないものの、決裁後の稟議書は永久保存するのが望ましいでしょう。
稟議書の役割や必要性についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。
稟議書は面倒で非効率
紙の稟議書では承認者の手に渡るまでに時間がかかります。小規模の企業であればあまり問題になりませんが、大企業では地理的に離れた関係者へ郵送する必要も生じます。承認者の人数が多いほど回覧に時間を要するうえ、差戻しや承認の停滞があれば非効率でしょう。
さらに、スムーズに承認を得るためには根回しをしなければなりません。決裁後に不利益が生じてしまったら承認者も責任を負うことになるため安易に承認できず、事前に稟議内容を伝えて検討してもらう必要があります。承認者が複数人いれば一人ひとりに根回ししなければならず、労力がかかるでしょう。
それらのデメリットを解決する方法の一つが、稟議の電子化です。ペーパーレス化により、稟議書の印刷や郵送の必要はなく、稟議書のデータをメールやシステム上で送受信できます。
ワークフローシステムなら電子化が簡単
稟議書の電子化というと、ワークフローシステムを導入する方法が一般的でしょう。ワークフローシステムとは、申請・承認の業務フローを電子化・効率化するシステムのことです。
稟議書のフォーマットは自由に作成でき、あらかじめ搭載されたテンプレートを使用したり、Excelで作成していたフォーマットをそのまま利用できたり、柔軟性が高いといえます。根回しや承認のフローもシステム上で行われ、紙の稟議書だと必要だった承認者の印鑑も、電子化された稟議書であれば電子印鑑や承認ボタンを押すだけで作業は完了です。自動で回覧されていき、決裁後、稟議書はシステムに保存されます。
ワークフローシステムについては、以下の記事で詳しく解説しています。操作が簡単な製品や大企業向けの製品など複数紹介しているのでぜひご覧ください。
稟議書の電子化が注目されている背景
稟議書の電子化が注目されている背景には、法改正や政府の取り組みがあります。これらの動きは、企業の電子化推進を後押ししています。
改正電子帳簿保存法の影響
2022年１月に改正・施行された電子帳簿保存法（電帳法）は、企業の文書管理に大きな変革をもたらしました。この法改正により、国税関係帳簿書類の電子化が容易になり、紙の原本がなくてもデータでの保存が認められるようになりました。稟議書も多くの場合、この対象に含まれます。
具体的には、スキャナ保存制度の要件が緩和され、承認申請が不要になったほか、タイムスタンプの付与期間が延長されるなど、企業にとって電子化のハードルが下がりました。これにより、稟議書を含む社内文書の電子化が進みやすくなっています。
政府のデジタル化推進政策
政府は「デジタル社会の実現に向けた重点計画」を策定し、社会全体のデジタル化を推進しています。この計画では、行政手続きのオンライン化や、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）支援などが掲げられています。
特に注目すべきは、2025年までに重要な社会インフラである「デジタル社会基盤」を概成させるという目標です。これにともない、企業も内部プロセスのデジタル化を加速させることが求められており、稟議書の電子化はその一環としても位置付けられます。
企業に求められる対応
これらの法改正や政策を踏まえ、企業には以下のような対応が求められています・
- ●社内文書の電子化推進
- ●電子保存システムの導入検討
- ●業務プロセスの見直しとデジタル化
- ●セキュリティ対策の強化
稟議書の電子化は、単なる業務効率化の手段だけでなく、法令遵守や政府方針への対応としても重要性を増しています。企業は、これらの動向を踏まえつつ、自社に適した形で電子化を進めていくことが求められるでしょう。
稟議書を電子化するメリット
ここからは、稟議書を電子化するメリットを詳しく見ていきましょう。
決裁までがスムーズで、意思決定を迅速化
紙の稟議書では、申請者が適したフォーマットを探し出し、書類を印刷して、承認者のもとへ届けに行く必要がありました。さらに、承認者が一人とは限らず、係長→課長→部長に回付する場合や、購入する物品の額が５万円以上なら３人以上の承認が必要など条件分岐の承認ルートの場合もあります。もし承認者が出張などで長期間不在にしていれば業務フローがストップしてしまい、申請者をはじめとするすべての関係者が待機しなければなりません。
ワークフローシステムで稟議書を電子化することで、こうした課題を解消できます。システム内に申請フォーマットやテンプレートが一元管理されており、検索が容易です。そのうえ、システム上で稟議書を回付するため印刷の必要がありません。稟議内容に応じて適切な承認者のもとへ自動で回覧されるよう、承認ルートを事前に設定しておけるので、書類提出の手間もなくなります。
また、スマホやタブレットに対応した製品なら申請されたタイミングで承認者のもとへ通知が届き、どこからでも承認が行えます。承認の進捗は可視化され、どこで停滞しているのか一目瞭然です。承認遅れや漏れが減り、決裁までスムーズに進むでしょう。
ペーパーレス化によるコスト削減、内部統制強化
システム上で稟議書が回付されるので、ペーパーレスになります。ペーパーレス化されると、紙代や印刷代のほか、文書管理にかかっていた人件費や保管庫の管理費なども削減できるでしょう。
加えて、申請・承認の状況をすべて可視化するため、社内ルールに則った正規のルートで決裁されたのかがわかります。承認者を飛ばして決裁され、業務とは関係のない物品が購入された、というような不正行為を防止できます。稟議書にミスや不備があればアラートが表示される製品もあるので、適切な業務フローで進められるのです。これは内部統制の強化にも効果があります。
特に上場企業やその関連企業は、公認会計士あるいは監査法人の監査を受けなくてはなりません。その際にワークフローシステムで業務フローや決裁データが可視化されていれば、監査の役に立ちます。過去の決裁データなどの開示を求められた場合にすぐ取り出せれば、対応がスムーズでしょう。
セキュリティの向上
稟議書の電子化は、企業のセキュリティ体制を大幅に強化します。ワークフローシステムでは、役職や部署に応じて細かなアクセス権限の設定が可能です。これにより、機密性の高い稟議書を特定の人物のみが閲覧できるよう制限を設けられます。また、多くのシステムは高度な暗号化技術を採用しており、データセキュリティの観点からも保護できます。
さらに、システムは詳細なログを記録するため、誰がいつ稟議書を作成、編集、承認したかも正確に追跡可能です。これは内部不正の防止や、万が一情報漏えいしてしまった際の調査にも非常に有効です。また、電子化されたデータは定期的にバックアップできるため、紙の稟議書が火災や水害で失われるリスクと比べ、はるかに安全性が高いといえるでしょう。
加えて、電子署名技術を活用することで、稟議書の改ざんを防止し、法的な有効性も担保できます。これは特に重要な契約や大規模な投資案件の稟議において重要な要素となります。このように、電子化によるセキュリティ向上は、企業にとって大きなメリットなのです。
電子署名とはどのようなものなのか、仕組みや暗号技術についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
リモートワーク対応の促進
稟議書の電子化がリモートワークに与える影響は、単に「どこでも申請・承認ができる」という点にとどまりません。まず、自然災害や感染症の流行など、オフィスに出勤できない状況下でも、重要な意思決定プロセスを滞りなく進行できます。これは業務の継続性確保に大きく貢献します。
また、海外拠点との連携が簡単になり、時差を活用した24時間稼働の承認体制も構築可能です。これにより、国際的なビジネス展開をスムーズに進められるようになります。さらに、急な承認依頼にも自宅から対応できるため、柔軟な働き方が可能になります。これは特に育児や介護と仕事の両立を図る従業員にとって、大きなメリットとなるでしょう。
このような柔軟な働き方を提供できる企業として評価されることで、優秀な人材の獲得や維持にも貢献します。特に若い世代の従業員は、こうしたデジタル化された環境を好みがちです。また、リモートワーク時の稟議プロセスをスムーズに進めるために、ビデオ会議システムとの連携機能をもつワークフローシステムも増えています。これにより、対面での根回しや説明が必要な複雑な稟議案件も、リモート環境で効率的に処理できるようになっています。
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稟議書を電子化するデメリット・注意点
稟議書の電子化はメリットばかりではありません。ここでは、電子化にあたって注意すべき点を紹介します。
業務フローや社内ルールの見直しが必要
まず、申請や承認のフローをワークフローシステムに反映しなければなりません。稟議内容ごとに申請フォームや承認ルートを設定します。その際、現状の業務フローで問題ないのか検討し、無駄のない最も効率的なフローをシステムに登録しましょう。なお、業務フローの見直しはシステム導入時だけでなく、人事異動や組織変更があれば都度必要です。
また、組織内に新たなシステムを導入するとなれば、当然業務に変更点が出てきます。社内ルールや運用体制を見直し、長期的にシステムを運用し続けられる体制を整えましょう。具体的には、システム導入により稟議までの日数を３日短縮する、というような目標を立てて全員に共有したり、システムの操作方法やエラー時の対処法などをまとめたマニュアルを作ったりします。ベンダーによっては導入初期からコンサルをしてくれるサービスも用意しているので、必要に応じて利用するとよいでしょう。
システムの導入や運用にコストがかかる
印刷代や文書管理にかかっていたコストを削減できる一方で、ワークフローシステムの導入・運用にはコストが発生します。特にオンプレミス型のシステムでは、初期費用が高くなる傾向があり、自社内でシステムを稼働させるためメンテナンスにも手間とコストがかかります。
しかし、最近はクラウド型が主流となっており、初期費用が無料の製品や、１ユーザー月額300円程度で利用できるものが増えていて、コストを最小限に抑えられます。
以下の記事ではクラウド型のワークフローシステムを紹介しているので、こちらから導入検討してみるのもおすすめです。
システム障害時のリスク
システム障害のリスクは、稟議書を電子化するうえでの重要な検討事項です。クラウドサービスを利用する場合、サービス提供者の障害により全社的に稟議プロセスが停止する可能性があります。これに対しては、複数のデータセンターを利用するマルチクラウド戦略や、オンプレミスとクラウドのハイブリッド構成を採用するといった対策が考えられます。
また、社内ネットワークやインターネット接続の問題により、システムにアクセスできなくなる可能性もあるでしょう。このリスクを軽減するために、冗長性のあるネットワーク構成や、モバイル回線を用いたバックアップ接続の確保などが重要です。さらに、システムの不具合やウイルス感染によりデータが破損するリスクもあります。定期的なバックアップはもちろん、ポイントインタイムリカバリなどの高度なデータ復旧機能をもつシステムの選択が望ましいでしょう。
システム障害時にも業務を継続できるよう、紙ベースでの一時的な稟議プロセスの手順を定めておくことも重要です。また、定期的な緊急時対応訓練を行い、従業員がこの代替プロセスに慣れておくことも欠かせません。システム導入時には、ベンダーのサポート体制やSLA（品質保証レベル契約）の内容を十分に精査するようにしましょう。
電子稟議システムの選び方
稟議書の電子化を検討する際、適切なシステムを選ぶことが欠かせません。次の５つのポイントを押さえて、自社に最適な電子稟議システムを選びましょう。
使いやすさとユーザーインターフェース
システムの使いやすさは、従業員の抵抗を減らし、スムーズな導入を実現する重要な要素です。直感的な操作が可能で、シンプルなユーザーインターフェースをもつシステムを選びましょう。デモや無料トライアルを活用し、実際に使用感を確認することをおすすめします。
カスタマイズ性と柔軟性
企業によって稟議のプロセスや必要な機能は異なります。そのため、自社の業務フローにあわせてカスタマイズできる柔軟性のあるシステムを選ぶことが重要です。承認ルートの設定や申請フォームのカスタマイズなど、細かな調整が可能なシステムが理想的です。
セキュリティ機能
企業の重要な意思決定に関わる稟議書には、高度なセキュリティ対策も欠かせません。アクセス制御、データ暗号化、監査ログなどのセキュリティ機能が充実しているかを確認しましょう。また、クラウド型のシステムを選ぶ場合は、ベンダー側のセキュリティ対策やデータセンターの安全性も重要な判断基準となります。
ほかのシステムとの連携性
電子稟議システムを単独で使用することは稀で、多くの場合、既存の社内システムとの連携が必要になります。例えば、人事システム、会計システム、文書管理システムなどとのスムーズな連携が可能かどうかを確認しましょう。API連携やシングルサインオン（SSO）対応などの機能は、システム選びの重要なポイントです。
サポート体制と将来性
システム導入後のサポート体制も重要な選定基準です。導入時のトレーニングや、運用開始後のテクニカルサポートが充実しているかを確認しましょう。また、システムの将来性も考慮に入れる必要があります。定期的なアップデートやバージョンアップが行われているか、法改正への対応スピードはどれくらいかなども確認すべきポイントです。
これらのポイントを押さえつつ、複数のシステムを比較検討することが大切です。また、同業他社の導入事例なども参考にすると、より適切な選択ができるでしょう。
稟議を効率化するためのポイント
稟議を効率化するために行うべきことは、稟議書の電子化や根回しだけではありません。稟議書の作成においてもポイントがあります。
稟議書は承認者を説得するための書類です。そのため、稟議書に十分な情報が詰まっていないといけません。承認者の多くは上層部で、現場の業務を事細かに理解していることは少ないでしょう。業務に直接関わりのない人が見てもわかるように、稟議に至った経緯や稟議内容、金額、日程、メリットなどの必要な情報を漏れなく記載してください。
特にメリットや効果に関しては詳しく書きましょう。例えば購入稟議なら、サービスの導入によって業務に要する日数を10日短縮できるなど、具体的な数値を見せると承認してもらいやすくなります。
以下の記事では、承認されやすい稟議書の書き方や例文を紹介しているので、あわせて参考にしてください。
稟議書を電子化し業務改善につなげよう
稟議書の電子化は、ワークフローシステムで簡単に行えて、意思決定の迅速化や、ペーパーレス化によるコスト削減、内部統制の強化といったメリットを得られます。一方で、ワークフローシステムの導入にあたって、業務フローや社内ルールの見直しが必要となり、システムの導入や運用にはコストがかかります。
なお、コストやメンテナンスの手間を抑えるには、クラウド型システムの導入がおすすめです。さまざまな特徴をもつワークフローシステムが提供されているため、自社に適したものを導入し電子化を進めましょう。
