稟議書の電子化とは？メリットや注意点もご紹介！

稟議の電子化とは

紙での申請・承認が一般的な稟議書。最近はワークフローシステムを使ってこの稟議書を電子化することができます。以下で詳しく解説していきます。

そもそも稟議書とは

稟議書とは、物品を購入する際に責任者の承認をもらうための書類です。社内で軋轢を生じさせないために、社内の総意を確認する方法として多く日本で用いられている方法です。

稟議書について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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稟議書の作成は非常に面倒で非効率

稟議書を書類で作成すると、それが責任者の手に渡るまでに時間がかかります。小規模の会社であればあまり問題になりませんが、規模の大きな会社では地理的に離れた関係者へ書類を送付する必要も生じます。たとえ稟議書の内容が急を要するものであってもこれらの手順を踏まなければならないため、非効率的です。

それらのデメリットを解決する方法の一つが、稟議の電子化です。電子化することで書類を輸送する時間や手間を削減できます。

ワークフローシステムで稟議書を電子化

ワークフローシステムを使えば、稟議における申請から承認までのプロセスを電子化できます。電子化することによって、申請から承認までの時間が短縮されるだけでなく、改ざん防止・複雑な承認ルートの再現など、効率的で正確な意思決定ができます。

ワークフローシステムの機能について知りたい方はぜひ以下の記事をご覧ください。

稟議電子化のメリット

稟議を電子化するメリットを４つ紹介します。詳しく見ていきましょう。

１．ペーパレス化によるコスト削減

稟議を電子化することはペーパレス化につながります。単純に紙を用意するコストがかからなくなるだけでなく、省スペースにもなります。 さらに、必要な書類をすぐに探し出せるのも電子化のメリットです。紙の書類を管理する手間を削減できます。

２．稟議書記入のミスを防止できる

稟議書の記入ミスを防ぐうえでも電子化は有効です。システムの中に用意されたテンプレートやフォーマットを利用したり、記入例を表示しながら作業することで、より正確な稟議書を作成できるでしょう。

また、仮にミスがあったとしても大きなタイムロスにはなりません。紙の書類であれば、送付してからミスに気づいた場合、もう一度送り直すために大きな時間がかかります。しかし、すべて電子上で完結すれば紙の移動のような時間がかかりません。

３．稟議申請者の負担が軽くなる

稟議書を作成する負担が軽減されます。同じような内容を記入しなければならない場合、紙であればその都度書かなければなりませんが、電子上であれば同じデータを使いまわせます。

４．内部・外部監査の対応が効率化する

内部監査や外部監査がある場合、紙の書類は大きな手間がかかります。物理的に書類を集め、その中から目的の書類を探すだけでも大変な作業になるでしょう。しかし、電子上のデータとして保存していれば検索するのも簡単です。

稟議電子化の注意点

稟議を電子化するとき、どのようなことに注意すればよいのでしょうか。ここでは２つの注意点を紹介します。

１．電子化にはコストがかかる

電子化はコストカットになる一方、別のコストがかかる原因にもなります。 社内で電子化するには設備を整える必要があるうえ、その設備を使用・管理するための人件費も必要になるでしょう。

また、外部委託する場合は月々の利用料金などのランニングコストがかかります。 さらに、いずれにしても現段階で紙で保存されている情報を電子上に移動するためには膨大な作業が必要になるでしょう。

２．慣れが必要な場合がある

これまで紙の書類で慣れてきた社員にとって、電子上では確認しづらいことがあります。紙の書類と異なり画面をスクロールしなければならないなど、違和感を感じる場面も多いかもしれません。

また、ネットワーク障害やシステムの故障などによりデータが確認できない事態も考えられます。電子データはトラブルには弱いので、そのことを把握したうえで導入する必要があります。すぐに必要になりそうな書類はプリントアウトして保管しておいたほうがよい場面もあるでしょう。

稟議書を電子化し業務改善につなげよう！

ここまで、稟議書を電子化するメリットや注意点について解説してきました。

コストや扱いづらさなど一部にデメリットはあるものの、総合的に見れば稟議書を電子化することで多くの業務を効率化できます。物理的な移動や書き損じに伴う修正の手間がかからないため、稟議処理がスムーズになるでしょう。

そして、稟議が円滑化すれば仕事を早く進められるようになります。より多くの仕事を効率よくこなせるようになるでしょう。

稟議書を電子化するにはワークフローシステムを導入する必要があります。ワークフローシステムについて知りたい方はぜひ以下の記事をご覧ください。

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