【2022年最新】経費精算に強いワークフローシステム10選！

経費精算のワークフローを効率化する方法

経費精算のワークフローを効率化する方法は２つあります。ワークフローシステムの導入、あるいはワークフロー機能を搭載した経費精算システムの導入です。

■ワークフローシステム

• ・経費精算や購買、契約稟議などの業務手続きを電子化
• ・申請・承認・差戻し・決裁の一連の業務フローをシステム上で管理可能
• ・承認ルートの設定機能が充実（自動で回覧・条件分岐設定にも対応）
• ・外部システムと連携して申請データの入力を効率化・決裁後の処理を円滑化

■ワークフロー機能を搭載した経費精算システム

• ・経費精算に特化し、経路検索や運賃計算・交通系ICカード連携機能などが特徴的
• ・経費精算に必要なデータを効率よく抽出し、申請を効率化
• ・直列（例．申請者→課長→部長）の承認ルートに対応する製品が大半（条件分岐などには対応できないケースもある）

どちらにもメリット・デメリットはあります。自社の業務フローや課題解決につながる機能が搭載されたシステムを採用しましょう。

経費精算ワークフローシステム導入のメリット

経費精算に対応するワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。

運用コストの削減

ワークフローシステムの運用を続けるうち、経費精算機能が必要になるケースは少なくありません。

仮に、ワークフローシステムと経費管理システムを別々に導入したとします。ベンダーが異なれば、初期費用や保守管理費がシステムごとにかかるため、余計なコストが発生するでしょう。

経費精算にも対応したワークフローシステムであれば、別々に導入するよりも運用コストを抑えられます。同じベンダーのシリーズで導入すると月額費用が割引になるケースもあり、ジョブカンが代表例です。

業務の効率化

経費精算にも対応したワークフローシステムは、過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけられます。申請データをゼロから入力する手間を削減できるとともに、会計システムとの連携で面倒な仕訳の自動化が可能です。

また異動や組織編成の際に、人事情報を書き換えずに済むため、運用がシンプルになる点もメリットです。

業務効率化につながる機能として、交通系ICカードの利用履歴データを読み取りができる経費精算ワークフローシステムも登場しています。検索や入力業務が不要になり、浮いた時間を本来注力すべき業務にあてられるでしょう。

従業員の負担軽減

ワークフローと経費精算でシステムが分かれていると、システムごとに操作を覚えなくてはなりません。しかし、ワークフローと経費精算が一体化したシステムであれば、各機能を同じ操作で利用できるため、従業員の負担は軽減されます。

また、別々のシステムの場合は各ログインパスワードを覚えなければなりません。パスワードを同じにして使い回すケースもありますが、セキュリティに不安が残ります。そのためひとつのシステムに集約してログインの手間を省くことは、利便性の向上のほかに、セキュリティの確保にもつながるでしょう。

おすすめの経費精算ワークフローシステム

ワークフローシステムのなかでも、経費精算に対応した製品を厳選して紹介します。

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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《ジョブカンワークフロー》のPOINT

1. 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
2. クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
3. 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

freee

freee株式会社

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《freee》のPOINT

1. わかりやすいUIと操作性で導入～運用全般の負担を軽減
2. スマホ承認でスキマ時間を有効活用。テレワークにも
3. クラウド一括管理でスピーディーな分析・経営判断を

皆伝！シリーズ

スミセイ情報システム株式会社（SLC）

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《皆伝！シリーズ》のPOINT

1. IT環境、規模、予算に応じた利用形態（クラウド、オンプレミス）
2. 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
3. ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供

eValue V

株式会社大塚商会

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《eValue V》のPOINT

1. さまざまなサンプルフォームを標準で提供
2. オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
3. 複雑な承認ルートにも対応

Garoon

サイボウズ株式会社

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《Garoon》のPOINT

1. 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
2. ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
3. APIを利用した他機能、他製品との連携が可能

Gluegent Flow

サイオステクノロジー株式会社

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《Gluegent Flow》のPOINT

1. スマホからでも申請・承認OKで業務効率アップ
2. Google Workspace や Microsoft 365と連携し圧倒的に時間短縮！
3. システム化でペーパーレス。 検索も追跡もスムーズ！

AppRemo

株式会社システムエグゼ

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《AppRemo》のPOINT

1. Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
2. 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
3. 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!

MAJOR FLOW Z FORM

パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社

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《MAJOR FLOW Z FORM》のPOINT

1. ＜簡単＞FormDesignerを利用することで簡単に申請書画面が作成可
2. ＜短期導入＞豊富なサンプル申請書を利用して短期間導入可
3. ＜機能拡張＞機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フロー実現

ExchangeUSE

富士電機株式会社

《ExchangeUSE》のPOINT

1. 累計1,700社・80万ライセンス以上の導入実績！
2. マウス操作１つで複雑な経路を設計可能！
3. 紙の書式をそのままデジタル上で再現できる！

サイボウズOffice

サイボウズ株式会社

《サイボウズOffice》のPOINT

1. アカウント作成から無料トライアルまでわずか数ステップ
2. 東西のデータセンターでデータを厳重管理
3. スマートフォン向けアプリも提供

なお、できるだけ多くのワークフローシステムを比較検討したい方には、以下の記事がおすすめです。悩み別の製品比較表や口コミなど、役立つ情報が満載です。

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ワークフローシステム導入の注意点

経費精算にも対応したワークフローシステムを導入する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

決裁権限・承認ルートを明確にする

承認者やルートを明確にしないと、ワークフローシステムを運用するための事前設定ができません。システムにユーザーの権限や承認ルートを反映させることで、申請内容に応じた承認者のもとへ自動で回覧されます。

承認者が複数必要な場合や、金額により承認者が変わるパターンなど、あらゆるケースに対応できるように設定しましょう。

ただし、一度設定した承認者・ルートが変更になる可能性もあります。例えば、人事異動によって承認者が変更になると、過去に設定した承認者・ルートのままではワークフローを運用できません。承認者・ルートは一度決めたら終わりではなく、適宜見直しが必要です。

申請内容の確認・差戻しの基準を明確にする

申請内容の確認や差戻しの基準もワークフローシステムに設定すれば、経費精算や稟議の誤りを自動で防止できます。基準を満たさない申請にはアラートが表示され、自動で差戻しされます。

特に中小企業では、日々大量に送られてくる申請を少人数体制でチェックしているでしょう。記載に間違いを見つけるたびに担当者は差戻しと再提出を求めなければなりません。煩雑な作業で負荷も大きいでしょう。

申請内容の確認・差戻しの基準をシステムに反映して自動化すると、ストレスフルな作業からも開放されます。

ワークフローシステムで経費精算も効率化しよう

経費精算に対応したワークフローシステムは、運用コストや従業員の負担を削減できます。過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけ、業務の効率化も可能です。なお、導入の際は、決裁権限・承認ルート、申請内容の確認・差戻しの基準を明確にしましょう。

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