経費精算のワークフローを効率化する方法
経費精算のワークフローを効率化する方法は２つあります。ワークフローシステムの導入、あるいはワークフロー機能を搭載した経費精算システムの導入です。
- ■ワークフローシステム
- ・経費精算や購買、契約稟議などの業務手続きを電子化
- ・申請・承認・差戻し・決裁の一連の業務フローをシステム上で管理可能
- ・承認ルートの設定機能が充実（自動で回覧・条件分岐設定にも対応）
- ・外部システムと連携して申請データの入力を効率化・決裁後の処理を円滑化
- ■ワークフロー機能を搭載した経費精算システム
- ・経費精算に特化し、経路検索や運賃計算・交通系ICカード連携機能などが特徴的
- ・経費精算に必要なデータを効率よく抽出し、申請を効率化
- ・直列（例．申請者→課長→部長）の承認ルートに対応する製品が大半（条件分岐などには対応できないケースもある）
どちらにもメリット・デメリットはあります。自社の業務フローや課題解決につながる機能が搭載されたシステムを採用しましょう。
経費精算ワークフローシステム導入のメリット
経費精算に対応するワークフローシステムを導入するメリットについて解説します。
運用コストの削減
ワークフローシステムの運用を続けるうち、経費精算機能が必要になるケースは少なくありません。
仮に、ワークフローシステムと経費管理システムを別々に導入したとします。ベンダーが異なれば、初期費用や保守管理費がシステムごとにかかるため、余計なコストが発生するでしょう。
経費精算にも対応したワークフローシステムであれば、別々に導入するよりも運用コストを抑えられます。同じベンダーのシリーズで導入すると月額費用が割引になるケースもあり、ジョブカンが代表例です。
業務の効率化
経費精算にも対応したワークフローシステムは、過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけられます。申請データをゼロから入力する手間を削減できるとともに、会計システムとの連携で面倒な仕訳の自動化が可能です。
また異動や組織編成の際に、人事情報を書き換えずに済むため、運用がシンプルになる点もメリットです。
業務効率化につながる機能として、交通系ICカードの利用履歴データを読み取りができる経費精算ワークフローシステムも登場しています。検索や入力業務が不要になり、浮いた時間を本来注力すべき業務にあてられるでしょう。
従業員の負担軽減
ワークフローと経費精算でシステムが分かれていると、システムごとに操作を覚えなくてはなりません。しかし、ワークフローと経費精算が一体化したシステムであれば、各機能を同じ操作で利用できるため、従業員の負担は軽減されます。
また、別々のシステムの場合は各ログインパスワードを覚えなければなりません。パスワードを同じにして使い回すケースもありますが、セキュリティに不安が残ります。そのためひとつのシステムに集約してログインの手間を省くことは、利便性の向上のほかに、セキュリティの確保にもつながるでしょう。
製品比較表を使って比較
ここでは、この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介しています。
各製品の詳細情報については、後ほど紹介していますので、気になる製品をチェックしてみてください。また、ITトレンドでは実際の資料請求数を元に人気製品をランキング形式で紹介していますので、気になる方はチェックしてみてください。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
おすすめの経費精算ワークフローシステム
ワークフローシステムのなかでも、経費精算に対応した製品を厳選して紹介します。
《ジョブカンワークフロー》のPOINT
- 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
- クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
- 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！
2021年ITトレンド資料請求ランキング1位
株式会社DONUTSにより提供されている、初期導入費・サポート費用が0円で利用できる業界最安クラスのワークフローシステムです。「ジョブカンワークフロー」の導入により、経費精算業務を約10分の１に削減できます。スマートフォンを含めたあらゆるデバイスから申請・承認できるため、利便性が高いでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 参考価格 |
月額300円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇 |
《freee経理》のPOINT
- 日々変わる法令にも常時対応！進化し続けるクラウドプロダクト
- わかりやすいUIでリアルタイムに資金繰りを可視化
- 年間300万円超のコストカットも可能。IT導入補助金 対応
2021年ITトレンド資料請求ランキング８位
freee株式会社が提供する「freee」は、稟議申請から会計処理、管理まで対応できるクラウドワークフローシステムです。スマホで証憑を撮影するだけで申請ができます。経費申請のデータを債務管理などに自動転記できるため、会計処理業務の効率化につながるでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《皆伝！シリーズ》のPOINT
- IT環境、規模、予算に応じた利用形態（クラウド、オンプレミス）
- 経費精算、勤怠業務の利便性、利用者の操作性を重視した設計
- ローコード/ノーコードによる画面・レポート作成機能の提供
スミセイ情報システム株式会社（SLC）が提供する「皆伝！シリーズ」は、経費精算や旅費精算、勤務管理を効率化するワークフローシステムです。経費精算や各種申請の入力を補助する機能や交通系ICカードとの連携機能などにより、入力業務の効率化が進むでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト |
| 参考価格 |
月額610円～/ユーザー（クラウド）※500ユーザーが「皆伝！ワークフロー」利用時の単価 |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《eValue V》のPOINT
- さまざまなサンプルフォームを標準で提供
- オリジナルの申請フォームも手軽に作成可能
- 複雑な承認ルートにも対応
株式会社大塚商会の「eValue V」は、申請書のサンプルフォームが充実している電子申請・承認システムです。旅費精算書や出張申請、物品購入申請などを含め40種類以上の申請フォームを提供します。自社オリジナルの申請フォームにも対応可能です。すぐに運用を開始でき、工数削減にも効果的でしょう。
| 対象企業規模 |
100名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Garoon》のPOINT
- 申請の差し戻し・回覧・路線検索など必要な機能を完備
- ITリテラシーを問わず使える申請、承認画面
- APIを利用した他機能、他製品との連携が可能
ITトレンド認定 Good Product受賞
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon」は、中・大企業向けのワークフローシステムです。経理はもちろん、稟議・人事・資産・給与・情報システムなど幅広い用途に対応した申請テンプレートを提供します。スマートフォンやタブレット型端末からもアクセスでき、時間の有効活用・業務速度の向上が期待できます。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / パッケージソフト / SaaS |
| 参考価格 |
月額845円/ユーザー（～300ユーザー） |
無料トライアル |
◯ |
《Gluegent Flow》のPOINT
- 紙そっくりのフォームや自由な経路をシンプルな操作性で簡単作成
- Microsoft 365等とアカウントや組織情報を共有、データも連携
- データ保管や通知を自動化し、スマホ承認も1stepで業務効率化
「Gluegent Flow」は、サイオステクノロジー株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステムです。Google WorkspaceやMicrosoft 365を使用している企業におすすめです。使い慣れた既存ツールとの連携は導入に対する心理的ハードルを下げるため、業務効率も向上させるでしょう。経費精算や見積フローの業務テンプレートも完備しています。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / サービス |
| 参考価格 |
月額300円 ～（Gluegent Flow） |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《AppRemo》のPOINT
- Excelで申請書を簡単作成、そのまま使ってスピード導入を実現
- 独自のチャット機能で、申請に関するコミュニケーションが向上！
- 小規模利用向け！無料で使えるAppRemoクラウドFreeプラン提供中!
エクセルを利用したワークフローシステム「AppRemo」は、株式会社システムエグゼが提供しています。エクセルで申請書を作成できるほか、申請書内のデータをデータベース化できます。データはCSV出力できるため、他システムとの連携も可能です。経費精算や人事考課などの転記入力が不要になるでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / オンプレミス / パッケージソフト |
| 参考価格 |
AppRemoクラウド：月額60,000円 〜 |
無料プラン・トライアル |
◯ |
MAJOR FLOW Z FORM
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社
《MAJOR FLOW Z FORM》のPOINT
- ＜簡単＞FormDesignerを利用することで簡単に申請書画面が作成可
- ＜短期導入＞豊富なサンプル申請書を利用して短期間導入可
- ＜機能拡張＞機能拡張も可能で自社の業務にあった決裁フロー実現
パナソニック インフォメーションシステムズ株式会社が提供する「MAJOR FLOW Z FORM」は、経費チェック業務の効率化に有効なシステムです。申請書の合計値や記入漏れをシステムが精査するため、経理担当者の審査業務の負担を減らせるでしょう。英語や中国語など最大５言語に対応しており、中堅〜大規模企業の利用にも適しています。
| 対象企業規模 |
500名以上 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド |
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《ExchangeUSE》のPOINT
- 累計1,700社・80万ライセンス以上の導入実績！
- マウス操作１つで複雑な経路を設計可能！
- 紙の書式をそのままデジタル上で再現できる！
20年以上の提供実績を誇る「ExchangeUSE」は、富士電機株式会社が提供するワークフローシステムです。稟議・総務人事・経費精算・勤怠管理に関連する業務フローの効率化をサポートします。３種類のパッケージとオプションを組み合わせることで自社に最適なワークフローが実現するでしょう。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP |
| 参考価格 |
フリースタイル：70万円～ 旅費・経費精算：100万円～ 勤怠管理：100万円～ |
無料トライアル |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《サイボウズ Office》のPOINT
- 「ワークフロー」をはじめ、誰でもかんたんに使える機能が満載
- パソコン、タブレット、スマートフォンなど様々なデバイスに対応
- ユーザーのニーズに合わせて進化しつづけ、累計導入70,000社突破
サイボウズ株式会社が提供する「サイボウズOffice」は、ワークフロー機能を搭載した中小企業向けのグループウェアです。稟議書や経費などの申請・承認業務に対応します。ほかにも、掲示板やタイムカード機能、ファイル・プロジェクト管理など、情報共有を効率よく進めるための機能を多数搭載しています。
| 対象企業規模 |
すべての規模に対応 |
提供形態 |
クラウド / SaaS / ASP |
| 参考価格 |
月額500円（年額5,880円）/ユーザー
ディスク容量：ユーザー数×5GB |
無料トライアル |
◯ |
なお、できるだけ多くのワークフローシステムを比較検討したい方には、以下の記事がおすすめです。悩み別の製品比較表や口コミなど、役立つ情報が満載です。
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ワークフローシステム導入の注意点
経費精算にも対応したワークフローシステムを導入する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
決裁権限・承認ルートを明確にする
承認者やルートを明確にしないと、ワークフローシステムを運用するための事前設定ができません。システムにユーザーの権限や承認ルートを反映させることで、申請内容に応じた承認者のもとへ自動で回覧されます。
承認者が複数必要な場合や、金額により承認者が変わるパターンなど、あらゆるケースに対応できるように設定しましょう。
ただし、一度設定した承認者・ルートが変更になる可能性もあります。例えば、人事異動によって承認者が変更になると、過去に設定した承認者・ルートのままではワークフローを運用できません。承認者・ルートは一度決めたら終わりではなく、適宜見直しが必要です。
申請内容の確認・差戻しの基準を明確にする
申請内容の確認や差戻しの基準もワークフローシステムに設定すれば、経費精算や稟議の誤りを自動で防止できます。基準を満たさない申請にはアラートが表示され、自動で差戻しされます。
特に中小企業では、日々大量に送られてくる申請を少人数体制でチェックしているでしょう。記載に間違いを見つけるたびに担当者は差戻しと再提出を求めなければなりません。煩雑な作業で負荷も大きいでしょう。
申請内容の確認・差戻しの基準をシステムに反映して自動化すると、ストレスフルな作業からも開放されます。
ワークフローシステムで経費精算も効率化しよう
経費精算に対応したワークフローシステムは、運用コストや従業員の負担を削減できます。過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけ、業務の効率化も可能です。なお、導入の際は、決裁権限・承認ルート、申請内容の確認・差戻しの基準を明確にしましょう。
以下のボタンから、さまざまなワークフローシステムの資料を無料で請求できるので、ぜひご活用ください。
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