経費精算のワークフローを効率化するには？どのシステムを利用すべき？

経費精算のワークフローを効率化するには？

経費精算のワークフローを効率化する方法は２つあり、ワークフローシステムの導入あるいはワークフロー機能を搭載した経費精算システムの導入が挙げられます。

ワークフローシステムとは、経費精算だけでなく購買や契約稟議などの業務手続きを電子化するシステムのことです。申請・承認・差戻し・決裁の一連の業務フローをシステム上で管理します。特に、承認ルートの設定機能が充実しており、自動で回覧されるうえ、条件分岐設定も可能です。そのほか、外部システムと連携して申請データの入力を効率化したり、決裁後の処理を円滑化したりできます。

一方、ワークフロー機能を搭載した経費精算システムは、経費精算に特化したものが多く、経路検索や運賃計算、交通系ICカード連携などの機能が特徴的です。経費精算する際に必要なデータを効率よく抽出し、申請の効率を上げられます。承認フローに関しては、申請者→課長→部長というような直列の承認ルートに対応している製品が大半で、金額などの条件に応じて承認ルートが変更になる場合には対応しきれないケースもあるでしょう。

どちらにもメリット・デメリットがあるため、社内の業務フローや課題にあうものを採用してください。また、最近では経路検索サービスと連携したワークフローシステムや、汎用的なワークフロー機能を搭載した経費精算システムも登場しています。以下の記事では、おすすめのワークフローシステム、経費精算システムを紹介しています。比較検討する際にぜひご覧ください。

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経費精算対応のワークフローシステムを利用するメリット

ここからは経費精算対応のワークフローシステムに焦点を絞って、導入のメリットを解説します。

運用コストを削減できる

当初はワークフローシステムしか利用する予定がなくても、運用を続けるうちに経費精算機能も必要になるケースが多いです。

仮に、ワークフローシステムと経費管理システムを別々に導入した場合、ベンダーが異なれば初期費用や保守管理費がシステムごとにかかり、無駄なコストが発生します。

経費精算にも対応したワークフローシステムなら、別々に導入するよりも運用コストを抑えられます。同じベンダーのシリーズで導入すると月額費用が割引になるケースもあり、ジョブカンがその一例です。最初から両方の機能を備えたシステムを導入することは、理にかなっているといえるでしょう。

業務を効率化できる

経費精算にも対応したワークフローシステムは、過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけできます。ゼロから申請データを入力する手間を軽減し、会計システムと連携すると面倒な仕訳を自動化することも可能です。

ワークフローと経費精算のシステムが一体化しているため、異動や組織編成の際、人事情報を書き換えずに済み、運用がシンプルになります。

従業員の負担を軽減できる

ワークフローと経費精算でシステムが分かれていると、システムごとに操作を覚えなくてはなりません。しかし、１つのシステムなら、それぞれの機能を同じ操作で利用でき、従業員の負担が軽減されます。

また、別々のシステムの場合はそれぞれのログインパスワードを覚えなければなりません。覚えられないからという理由でどちらのシステムもパスワードを同じにするケースもありますが、セキュリティに不安が残ります。そのため１つのシステムに集約してログインの手間を省くことは、利便性の向上のほかに、セキュリティの確保にもつながるでしょう。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

経費精算にも対応したワークフローシステムを導入する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

決裁権限・承認ルートを明確にする

承認者やルートを明確にしないと、ワークフローシステムを運用するための事前設定ができません。システムにユーザーごとの権限や承認ルートを反映させることで、申請内容に応じて適した承認者のもとへ自動で回覧されるのです。

承認者が複数必要な場合や、金額により承認者が変わるパターンなど、あらゆるケースに対応できるように設定しましょう。

ただし、一度設定した承認者・ルートは変更になる可能性もあります。例えば、人事異動によって承認者が変更になると、過去に設定した承認者・ルートのままではワークフローを運用できません。承認者・ルートは一度決めたら終わりではなく、適宜見直していかければならないのです。

申請内容の確認・差戻しの基準を明確にする

申請内容の確認や差戻しの基準もワークフローシステムに設定すれば、経費精算や稟議の誤りを自動で防止できます。基準を満たさない申請があればアラートが表示されたり、自動で差戻しになったりします。

特に中小規模の企業では、日々大量に送られてくる申請を、少人数体制でチェックしているでしょう。送られてくる申請の中には間違いもあり、担当者はその都度それを差戻し、再提出を求めるなどの煩雑な作業をこなしています。

申請内容の確認・差戻しの基準をシステムに反映して自動化すると、このようなストレスフルな作業を削減可能です。

ワークフローシステムで経費精算も効率化しよう

経費精算に対応したワークフローシステムなら、運用コストや従業員の負担を削減できます。過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけ、業務の効率化も可能です。なお、導入の際は、決裁権限・承認ルート、申請内容の確認・差戻しの基準を明確にしてください。

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