ワークフローシステムを使って経費管理業務は行える？注意点も解説！

ワークフローシステムで経費管理を行うには

ワークフローシステムで経費管理を行うには、経費申請業務にも対応したワークフローシステムを導入しましょう。

ワークフローシステムの中には、ブラウザから経費精算を申請・承認でき、仮払い申請書から未精算伝票を自動作成する機能や、入力ミスの防止機能、証明書類の出力機能をもった製品があります。

会計ソフトと連携すれば、より効率的に業務を行えるようになるでしょう。もちろん、ワークフローシステムであるため、稟議書などの各種申請・承認作業も可能です。

経費管理にも対応したワークフローシステムを利用するメリット

経費管理にも対応したワークフローシステムを利用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。

運用コストを削減できる

当初はワークフローシステムしか利用する予定がなくても、運用を続けるうちに経費管理機能も必要になるケースが多いです。

仮に、ワークフローシステムと経費管理システムを別々に導入した場合、ベンダーが異なれば保守管理費がシステムごとにかかり、無駄な運用コストが発生します。

経費管理にも対応したワークフローシステムは、別々に導入するよりも運用コストを抑えられます。最初から両方の機能を備えたシステムを導入することは、理にかなっているといえるでしょう。

業務を効率化できる

経費管理にも対応したワークフローシステムは、過去の稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけできます。その結果、処理完了までの手間が軽減し、業務が効率化します。そのほか、会計システムと連携して面倒な仕訳を自動化したりもできます。

ワークフローと経費管理の機能が一体化しているため、異動や組織編成の際、人事情報を書き換えずに済み、運用がシンプルになります。

従業員の負担を軽減できる

ワークフローと経費管理の機能が２つのシステムに分かれていると、システムごとに操作を覚えなくてはなりません。経費管理にも対応したワークフローシステムは、それぞれの機能を同じ操作で利用でき、従業員の負担が軽減されます。

また、モバイルで操作ができると直感的に使いやすく、どこにいても申請・承認を行えます。たとえば承認者である上司が出張先にいる場合、承認が進まず業務に支障をきたすことがありますが、モバイルで承認できればそのような問題は生じません。

経費管理にも対応したワークフローシステム導入時の注意点

経費管理にも対応したワークフローシステムを導入する際、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

承認者・ルートを明確化する

承認者やルートを明確にしないと、ワークフローシステムを運用するための事前設定ができません。事前設定することで、経費精算や稟議がスムーズになります。

承認者が複数必要な場合や、金額により承認者が変わるパターンなどを条件付けして、あらゆるケースに対応できるようにしましょう。

ただし、一度設定した承認者・ルートは変更になる可能性もあります。たとえば、人事異動によって承認者が変更になると、過去に設定した承認者・ルートのままではワークフローを運用できません。

承認者・ルートは一度決めたら終わり、ではなく、適宜見直していかければならないのです。

申請内容の確認・差し戻しプロセスを明確化する

申請内容の確認や差し戻しプロセスを明確にして、ワークフローシステムに設定すると、経費精算や稟議の誤りを防止できます。

経費精算や稟議などのワークフロー業務では、日々大量に送られてくる申請を、少人数体制でチェックしています。送られてくる申請の中には間違いもあり、担当者はその都度それを差し戻し・再提出を求めるなどの煩雑な作業をこなしています。

申請内容の確認・差し戻しプロセスを明確化すると、このようなストレスフルな業務を削減可能です。

経費管理にも対応のワークフローシステムで、業務効率化！

経費管理にも対応のワークフローシステムは、経費精算や稟議の申請・承認機能がそろっているため、運用コストや従業員の負担を削減できます。稟議申請と経費精算を柔軟に紐づけでき、業務効率化も可能です。

導入の際は、承認者・承認ルート・申請内容の確認・差し戻しプロセスを明確にしてください。

経費管理にも対応のワークフローシステムを導入し、業務効率化しましょう。