ワークフローシステムはメリット豊富！システム導入がデメリットとなる可能性は？

ワークフローシステムがもたらすメリット

ワークフローシステムには、経営や事業運営の効率化・業務スピード向上、ペーパーレス化等によるコストの削減、書類の紛失を防止できることによるセキュリティ強化の3つのメリットがあります。それぞれ詳しく見ていきましょう。

経営や事業運営の効率化・スピード向上

紙で申請書を処理している場合、承認者が出張中などで長期的に不在となると申請書の処理が滞ることがあります。これは、社内にいなければ承認ができないという場所の制約があることで起こる問題です。

しかしワークフローシステムを導入すると、システム上で承認作業をおこなえるため、効率的に業務をおこなえます。さらに、申請書がどこかの部署で止まってしまっているとき、ワークフローシステムであれば、どこで止まっているかや承認されるまでの期間などを把握することができ、計画的に業務を進めることができます。

これらの効果により、業務全体の効率化とスピードアップが可能になります。

コストの削減

ワークフローシステムは電子上の手続きとなっていることから、紙代や印刷代といった金銭的なコストを削減できます。さらに、メールやFAXの通信費、書類の郵送費等も削減可能です。また、データのファイリングや書類の保管スペースも不要になり、過去に保存したデータをシステム上ですぐ検索できるので、データ管理にかかるコスト削減にも繋がります。

セキュリティ強化

紙で書類を保管していると、紛失のリスクが高まります。ワークフローシステムは申請や承認に関わる書類をすべて電子化しているため、書類の紛失リスクを減らすことができます。また、大切な書類を持ち運ぶ必要がなくなったことで盗難の可能性も下がり、セキュリティ強化に繋がっています。

ワークフローシステムがもたらすデメリット

ワークフローシステムを導入する前に、知っておくべき意外と知らないワークフローシステム活用のデメリットを紹介します。

ペーパーレス化できない申請書類がある

すべての書類がペーパーレス化できるわけではありません。原本での保存が義務付けられている書類、例えば領収書などは紙ベースでの管理が求められます。

承認・決済フローが固定化される

社員の入れ替わりが激しい企業は、ワークフローの固定化がデメリットとなることもあります。承認・決済フローに入っていた社員が退職してしまった時など、その都度ワークフローの設定のし直しが必要になります。

承認者の業務負担が増すことがある

役職が比較的高い社員の場合は、あらゆる承認ルートに組み込まれていることもあり、承認・決済業務が過多になりうることもあります。

セキュリティリスクもありうる

ペーパーレス化することにより、セキュリティが強化される一面もありますが、セキュリティ意識が低い社員が多い場合、ワークフローシステム導入がセキュリティリスクを引き起こすこともあり得ます。ログインIDやパスワードの管理を徹底し、流出リスクがなくなる仕組みを整える必要があります。

おさらい：ワークフローシステムを正しく理解しよう

業務の流れを電子化・システム化したワークフローシステムについて、今一度確認し、正しく理解しましょう。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、企業における一連の業務の流れ（申請、承認、決済）を自動化するシステムです。事業運営していく中で発生する申請や承認業務を効率化します。

▼ワークフローシステムを基本はこれで完璧！
参考記事：ワークフローシステムとは｜基礎知識・製品の選び方まるわかりガイド

BPMとの違い

業務の流れを整理すると言うと、よく混同されるのがBPMです。

BPMとはBusiness Process Managementの略で、各業務をプロセスに分解し、そこで生じている非効率や機会損失などを可視化てPDCAサイクルを円滑に回すことで、本来あるべき業務プロセスへと改善していくことを目的としています。

BPMの機能には、業務内容や工程・工数を可視化するモデリング機能の他、設計されたプロセスに問題がないかを確認するシミュレーション機能、プロセスを監視して改善方法を練るモニタリング機能が挙げられます。

つまり、両者の違いとしては、ワークフローは申請や承認に関する業務フローを効率化し、BPMは業務プロセスを改善するという目的の違いがあるのです。

グループウェアとの違い

グループウェアとは、社内組織の情報共有を活発化させることで業務効率化を図るシステムです。

この業務効率化という点で、多くの製品ではワークフロー機能が含まれていますが、あくまでワークフローは申請業務を効率化するもので、グループウェアは情報共有の促進によって企業全体の生産性や業務効率をあげるものという違いがあるのです。

ワークフローシステムにはクラウド版も

最近ではクラウド型のワークフロー製品も登場しています。クラウド型はインターネット環境とPCやモバイルなどのデバイスがあればどこからでも利用できるため、申請や承認業務をよりスピーディーにおこなうことができます。また、導入コストも安価であるという特徴から、近年はクラウド型のワークフローシステムを導入する企業が増加しています。

ワークフローシステムの機能

ワークフローシステムには、申請フォームの作成から検索や承認経路の設計、承認忘れを防ぐ通知機能など豊富な機能が搭載されています。ここからは、これらの機能をより詳しく紹介します。

申請フォームの作成・承認・検索

稟議書や伝票など申請フォームを作成するためのエディター機能がワークフローシステムには搭載されています。さまざまなテンプレートが用意されており、目的に合う種類を選ぶことができます。さらに、帳票フォームでは入力された数値の自動計算や、桁数の設定などができたり、文章や表計算ができるソフトで作成した文章データをそのまま取り込める機能をもった製品もあります。

承認経路の設計

ワークフローシステムには社内で働くスタッフの情報を入力する機能や、組織図を入力する機能などがあります。また、簡単な操作で人事異動の反映ができる製品も登場しています。これらの情報を利用し承認ルートを設定するのが、承認経路の設計機能です。

承認経路の設計機能はシステム上で業務の申請を行った場合、どの社員が承認済みで未承認なのかを見える化できるようになっています。さらに、手軽に承認経路を設計できる専門の設定ツールを使用することで、プログラミングの専門知識・技術がなくても簡単に承認経路を設計できます。

通知

必要な申請書類を承認者へ提出する際、申請から承認、差し戻しといった流れが発生します。このとき、通知機能ではそれぞれのアクションが起こるタイミングでメール通知をおこなうことで、承認者が申請書類の承認を忘れないようにすることができます。この通知機能があることで、スピーディーで効率的な業務が可能になるのです。

ワークフローシステムの比較ポイント

さまざまなワークフロー製品がある中、自社に最適な製品を選定するためには、どのようなポイントを踏まえればよいのでしょうか。ここでは、ワークフローシステムの製品を比較する際に着目すべきポイントを紹介します。

簡単に承認フローをカスタムできるか

まず着目すべきポイントは、申請書の変更や組織体制の変化にすぐ対応できる製品かどうかです。これらの承認フローをカスタマイズできない場合、書類の制作をイチから共有しなければならないことがあり、ワークフローシステムを導入しているにも関わらず業務が効率化できない恐れがあります。

必要な状況に応じて承認フローをカスタマイズできる製品を選び、実際に運用するスタッフが混乱しないようにしましょう。

どんなシステムと外部連携が可能なのか

次に着目するポイントは、自社で使っているシステムとの連携が可能になっているかどうかです。外部連携が可能になっていることで、業務効率化の効果に期待できます。

例えば、グループウェアなどのシステムと連携が取れていない場合、それぞれのソフトを一つずつ立ち上げて、必要な数値を毎回打ち込む必要があります。そうすると、運用するスタッフの負担が大きくなり、業務効率化が難しくなってしまいます。さらに、システムをあまり多重に利用すると、人為的なミスをまねく恐れがあります。

これらのトラブルや問題を防ぐためにも、システムと外部連携が取れたり、システム全体を統合できる製品を探すようにしましょう。

まとめ ~ 自社にあった製品を見つけるために、製品比較を ~

ワークフローシステムを自社に導入する際は、まずシステムの機能や仕組みをしっかりと理解して、どのように業務の効率化が図れるのかを確認することが重要です。さらに、システム自体のメリットも理解しておくと、より効果的に自社の業務を効率化させることができます。

自社に合ったシステムなのかを把握し、数種類のシステムを比較して導入するようにしましょう。