ワークフローシステムのメリットとは？デメリットや導入注意点も解説

ワークフローシステム導入のメリット

ワークフローシステムを導入することで以下のメリットを得られます。

• ・申請・承認の手間を削減できる
• ・決裁までのスピードが上がる
• ・内部統制が可能になる
• ・テレワークにも対応できる

なぜこうした効果があるのか、システムの機能も含めて詳しく解説します。

申請・承認の手間を削減できる

ペーパーレス化が進んでいない企業では、申請書を印刷して、承認者に書類を提出し、管理部門が適切に保管するという流れでワークフローを運用しているでしょう。一つひとつの作業は単純かもしれませんが、どの申請書を使うのか、誰に承認をもらえばいいのかを調べたり、支社の申請を本社で承認するために書類を郵送しなければならなかったりするケースもあります。こうした多くのボトルネックを、ワークフローシステムの導入によって解消できるのです。

ワークフローシステムで運用すると、紙の申請書は電子化され、ペーパーレスとなります。そのため、申請書の印刷や郵送は不要で、システム上で申請フォーマットを検索してデータを入力し、承認者に渡せます。システムに承認ルートを設定しておけば、申請内容に合わせて適した承認者のもとへ自動でリレーされてくので、提出の手間がありません。承認が通らず差し戻しがあっても、システム上ですべて完結します。

決裁後は、帳票の種類に応じて自動で仕分けてシステム上に保管され、保管期限が過ぎたら自動で破棄されます。検索もしやすく、保管場所がいらないので、文書管理の負担を軽減できるでしょう。

また、ワークフローシステムには、稟議書などの申請フォームを作成するためのエディター機能が搭載されているものがあり、全社統一のフォーマットで運用できるので作成や管理がスムーズです。さまざまな種類のテンプレートが用意されており、入力された数値の自動計算ができたり、エクセルで作成したデータをそのまま取り込めたりもします。申請書の作成にかかる手間や入力ミスを削減できるでしょう。

決裁までのスピードが上がる

承認者が複数人いる場合や、出張などで社内に承認者がいないことが多い場合は、申請から決裁までに時間がかかるでしょう。承認が滞ってしまうと、生産性や競争力の低下を招きます。例えば、「自社の承認が遅いせいで先方との交渉がうまくいかなかった」といった失敗談があります。

ワークフローシステムを導入すると、いつでもどこでも申請・承認が可能です。クラウド型のシステムが多く、スマートフォンやタブレット端末に対応しており、アプリ上で申請書の閲覧や承認ができます。外回りの多い担当者でも移動時間を有効に使えます。申請や差し戻しがあったタイミングでメール通知やアラートが表示されるので、確認漏れがなくなり、決裁までがスピーディーでしょう。

万が一、承認が滞ってしまっても、どこで承認がストップしているのかも確認できます。催促をしてすぐに対処することが可能です。

クラウド型のワークフローシステムは以下の記事で紹介していますので、お探しの方はぜひご覧ください。

内部統制が可能になる

ワークフローが整備されていないと、規定外のフローで承認が進み、内部不正が起こる危険性が高まります。例えば、許可されていないはずの備品が購入されていたり、承認者が不在なので代理人が勝手に承認していたり、ということが考えられます。

ワークフローシステムなら、決まった承認ルートで自動申請されるので、承認者を飛ばすことはできません。本人しか申請・承認ができない仕組みとなっており、規定外の申請や承認は警告が鳴るので文書の改ざんなども防げます。また、監査法人が行う内部統制監査において、ワークフローシステム上で証跡管理ができたり、決裁情報が可視化されたりすることは大いに役立つでしょう。

テレワークにも対応できる

最近は新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークを導入する企業が増えましたが、紙でワークフローを運用していると書類提出や捺印のためだけに出社しなければなりません。しかし、先述のとおりワークフローシステムはスマートフォンやタブレット端末からも操作できます。場所を問わず、申請・承認を進められるので出社は不要です。多様な働き方に対応できる点も、ワークフローシステムのメリットといえるでしょう。

ワークフローシステム導入のデメリット

ワークフローシステムを導入するといいことずくめのように見えますが、かえって業務効率が悪化する可能性があります。デメリットとして、以下のことが挙げられます。

• ・システムと業務フローを合わせなければならない
• ・操作が難しく、現場で使われないことがある
• ・システム連携ができず、入力の手間が増える

実は、これらはシステムの選定を誤っていることが原因であるケースが多いです。現状の業務フローを変えずにシステムを運用するために、以下のようなシステムを選ぶとよいでしょう。

• ・申請フォームや承認ルートの設定を自由にカスタマイズできる
• ・マニュアルがなくても直感で操作できる
• ・人事システムや給与システム、グループウェアなどとデータ連携できる

以下の記事では、ワークフローシステムのデメリットと、導入に失敗しないためのポイントを詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

ワークフローシステムの選び方については、以下の記事で詳しく解説しています。

そもそもワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務に関する一連の流れ（ワークフロー）を自動化するシステムです。電子稟議システムとも呼ばれます。ワークフローというと、主に稟議や申請、承認、決裁の作業を指す場合が多いでしょう。具体的な対象業務は、備品の購入稟議やソフトウェア利⽤許可申請、出張申請、休暇取得申請、契約書締結申請、セミナー参加申請などです。

なお、類似システムにBPMやグループウェアがありますが、目的が違います。BPMは業務プロセスを改善すること、グループウェアは情報共有の促進によって企業全体の生産性や業務効率を上げること、ワークフローシステムは申請や承認の業務フローを効率化することが目的です。また、勤怠管理システムや経費精算システム、CRMなどにグループウェア機能が搭載されている場合もあります。

以下の記事ではワークフローシステムと類似しているシステムについて詳しく解説しているので、目的に応じてどれを導入すべきか検討しましょう。

ワークフローシステムを導入する際の注意点

単にワークフローシステムを導入すれば、先述したようなメリットを得られるわけではありません。紙での運用からシステム化する際には、現状のワークフローをシステムに反映しなければならないのです。そもそも、現状のワークフローが非効率でないのか見直すことも必要でしょう。例えば１万円以上の備品を購入する場合は課長や部長の承認も得なければならなかったが、条件となる金額をあげたり承認者を減らしたりして、最小限のフローにしてもよいかもしれません。このようにして、申請内容に応じた承認ルートや、申請フォームの項目、入力方式を設計しましょう。

また、人事異動や組織変更などがあれば、権限設定や利用者情報の更新が必要となったり、業務フローの変更が起きたりします。毎年のように起きるメンテナンスに苦戦していてはシステムの長期運用や導入に失敗してしまうでしょう。設定が難しいシステムやカスタマイズが自由に行えない製品などもあるため、無料トライアルを活用したり、事前にベンダーに問い合わせしてみるのがおすすめです。また、社内でのシステムの運用体制もしっかりと整えたうえで、導入を進めましょう。

ワークフローシステムを導入して円滑に業務を進めよう

ワークフローシステムを導入すると、申請・承認作業の効率化、迅速化だけでなく内部統制やテレワークへの対応も可能になります。ただし、システムを導入しただけではこうしたメリットを得られません。現状のワークフローを見直して設計し、システムに反映したうえで運用しましょう。

以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめするワークフローシステムを多数紹介しています。人気の高い製品や多機能な製品、システム連携に強い製品など、特徴ごとに分類していますのでぜひご覧ください。