ワークフロー専用システムとグループウェアを比較！

ワークフロー専用システム　充実した機能とパフォーマンス

ワークフローツールは1人に1台のパソコンが普及した1990年代後半ごろから一般のオフィスで使用されるようになりました。それまで紙伝票で流れていた業務を電子化しようとしたのです。時代を同じくして、業務フローを自動化するBPR（ビジネスプロセスリエンジニアリング）の潮流があり、2000年ごろにワークフローがブームとなりました。

以来、日本では承認工程が複雑であったため、専用システムが発展してきました。専用システムのメリットには大きく2つあり、1つはフロー定義などの機能が充実していること。複雑なフローを忠実に定義し標準化できます。運用機能も備わっており、流れている全フローを見える化し、遅延の発見も可能です。残る1つはパフォーマンス。専用のエンジンが搭載されており、同時に多くのフローを流すことができます。

デメリットとしては他システムと連携する場合、ログインが別に必要となることです。ただしこの点については、SSO（シングルサインオン）ツールを設けることで1回のログインで対応できるようになります。

多機能タイプ1　グループ作業を支援するならグループウェア

多機能タイプの筆頭となるのがグループウェアです。これも1990年代後半に業務の電子化を進める目的で導入されるようになったツールです。

その特長は多機能にあります。スケジュール管理、To Do、メール、チャット、インスタントメッセージング、テレビ会議機能、Web会議機能、電子掲示板（BBS）機能、文書ファイル共有、施設予約……とあり、これら機能の1つとしてワークフローが用意されています。

グループ作業を支援する目的が大きいのであれば、グループウェアのワークフローがお勧めです。ただし、ワークフローは、専用システムと比較してフロー定義などの機能やパフォーマンスが劣る場合があります。もっともツールによってはワークフローから発展した製品もあり、専用システムと比較しても劣らない機能を誇るものもありますので、比較検討してください。

多機能タイプ2　内部統制ならBPM（ビジネスプロセスマネジメント）

米国ではBPRに引き続いてBPMが導入されるようになっていきます。Business Process Managementの略で、業務プロセスの見える化や改善を目的とするツールです。ワークフローは申請から承認の一連のフローの自動化ですが、BPMは販売〜受注〜生産〜出荷などというように、複数の業務プロセスを連携させて最適化を支援します。

専用システムと比較し、BPMは業務プロセスを見える化できることから、内部統制に適しています。すべてのプロセスを証跡（ログ）として残すことができます。

ただし、ワークフローのようにそれぞれの現場でフローを定義して使っていくレベルのものではありません。もし、ワークフローの代わりに使うのならば、全社レベルでの取り組みが求められ、コンサルタントの手助けも必要となります。

多機能タイプ3　基幹システムと連携するならERP

ワークフローの用途の1つにERPのフロントエンドとしての役割があります。たとえば、品目マスタへの新商品登録の申請・承認プロセスにワークフローツールが利用されています。このため、ERPの1機能としてワークフローが備わっていることが多くあります。

中には、ERPのポータル機能としてグループウェアがあり、その機能の1つにワークフローが備わっている製品もあります。これらは一連のシステムが密に連携しており、利便性に優れています。

まとめ　～ 目的に合わせた製品選択を！ ～

ワークフロー自体の機能やパフォーマンスを重視するのであれば専用システムとなります。母体となるシステムとの連携を考えるのであれば、多機能タイプとなります。さまざまなシステムを比較検討し、ワークフロー導入の目的に即した製品をお選びください。

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