ワークフローシステムで電子稟議を実現！おすすめ製品とメリット紹介

ワークフローと稟議の違い

まずは、ワークフローと稟議の定義をおさらいしましょう。簡単に説明すると、ワークフローは「業務開始から完了までに必要な流れ、もしくは申請から決裁までの流れのこと」です。一方、稟議は「提案者の権限では実行できない事案について、上層部の承認を得ること」です。

つまり稟議において発生する、稟議書に提案内容を記載し、上層部に回覧して承認印を押してもらう一連の流れも、ワークフローといえるでしょう。

稟議のワークフローは複雑で、決裁までに時間がかかるといった課題があります。そこで稟議の効率化に役立てられるのが、ワークフローシステムです。

ワークフロー（電子稟議）システムとは

ワークフローとは、備品の発注や経費精算などの業務を手続きする流れのことです。申請から承認、決裁までが一般的なフローです。紙の申請書の場合は、印刷して承認者へ回付し、押印してもらい、実行・処理されます。

上記一連の流れを電子化できるのがワークフローシステムです。ワークフローシステムの代表的な機能を紹介します。

• ●申請フォーム作成
• ●承認ルート設定
• ●承認・差戻し・代理承認
• ●システム連携
• ●運用管理

ワークフローシステムは、Web上で申請・承認を完結できます。申請フォーマットや承認ルートを事前に設定することで、作成や回覧にかかる作業が効率化され、決裁までがスムーズになるでしょう。

なお、ワークフローの機能はグループウェアやBPMツールにも搭載されています。プロジェクト管理ツールと機能は似ていますが、それぞれ目的が異なるため、適したツールを選択する必要があります。以下、参考にしてください。

■ワークフロー

申請や承認の業務フローを効率化

■グループウェア

社内のコミュニケーションを効率化

■BPMツール

製造や販売といった業務プロセスの効率化

■プロジェクト管理ツール

プロジェクト全体の進捗把握

おすすめのワークフロー（電子稟議）システム

ここで紹介するのは、稟議書の申請や承認・決済までの流れを電子化するワークフローシステムです。問い合わせの多い人気製品をピックアップしたので、比較検討に役立ててください。気になった製品は簡単に資料請求（すべて無料）が可能です。

ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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《ジョブカンワークフロー》のPOINT

1. 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
2. クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
3. 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

Create!Webフロー

インフォテック株式会社

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《Create!Webフロー》のPOINT

1. 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
2. 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
3. 各種システムと連携して業務全体を効率化

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

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《コラボフロー》のPOINT

1. お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
2. 誰にとっても「使いやすい」「わかりやすい」操作性。運用も簡単
3. ワークフロー専用製品だから柔軟で高機能　業務変化にも迅速対応

より多くの製品から比較検討したい場合は、以下の記事をご覧ください。「Excelで作った申請フォーマットをそのまま使いたい」「簡単に操作できるものがいい」「大企業でも使いやすいものを探している」など、お悩み別に製品を紹介しています。

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ワークフロー（電子稟議）システムのメリット

ワークフローシステムを導入すると、ペーパーレス化を実現できます。稟議書の電子化により紙の稟議書が不要となるためです。文書検索の手間や印刷コストの削減だけでなく、スマホを活用してどこからでも申請・承認・差戻しができるため決裁までが迅速化するでしょう。

ここからは、ワークフローシステムの導入によるメリットを解説します。

複雑な承認フローに対応可能

ワークフローシステムは、他システムの付帯的なワークフロー機能では対応しきれない複雑な承認フローを設定できます。

対応可能な承認フローの例を紹介しましょう。

• ●一定額を超える購買稟議は承認ルートを変更する
• ●グループ全員に承認をもらってから決裁者にリレーする
• ●多数決で◯人以上の承認を得たら次の承認者に進む
• ●依頼をすれば代理承認もできる

ワークフローシステムは、条件分岐に対応できるほか、高い柔軟性をもつのが特徴です。

さらに、稟議内容や権限に応じた承認フローをシステムに設定しておけば自動でリレーされます。回付する順番や関係者の確認、稟議書を届ける手間が解消します。また、規定どおりのフローで手続きが進み、不正のリスクも低減するでしょう。稟議書を提出する前の根回しができる製品もあるので、資料請求などを活用して複数の製品を比較しましょう。

フォームの統一や業務フローの可視化が可能

ワークフローシステムには申請フォーム作成機能が搭載されています。テンプレートの利用はもちろん、自社仕様にカスタマイズすることも可能です。稟議の際にどのフォーマットを用いるべきか調べる手間がなくなるとともに、フォーマットの統一化により内容の入力漏れなども減るでしょう。会計ソフトや経費精算システムなどの外部システムと連携できる製品であれば、稟議書に必要なデータを流用して一部の入力を省くことも可能です。

また、申請や承認、差戻しの進捗はシステム上で可視化され、どこで停留しているのかがすぐにわかります。ビジネスチャットと連動してアラートで催促もできるので、決裁までスムーズに進むでしょう。決裁後は稟議書がシステム上に保管されるため、過去の文書の検索も容易です。必要なときに必要なデータをすぐ取り出せるため、内部統制の際の監査にも役立つでしょう。

稟議を効率化してビジネスを加速させよう

稟議は日本の企業に根付いた文化として重要な役割を担いますが、非効率な側面もあります。稟議の効率性を高められれば、企業の意思決定がよりスムーズになるでしょう。ワークフローシステムによる稟議の電子化は、作業の効率化や迅速化・内部統制の構築など多くのメリットをもたらします。ぜひ最適な電子稟議システムを導入し、ビジネスを加速させましょう。

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