稟議を効率化するワークフローシステムとは？メリットや機能も紹介！

稟議（書）とは？

稟議書とはどのようなものなのでしょうか。

物品購入などを経費で行う時に必要となる社内文書

稟議とは、経費で物品やサービスを購入する際に社内でその承認を求めることです。そして、稟議書はその承認を得るための書類です。購入するものやその経費について記載し、責任者に承認印を押してもらいます。具体的には、物品の購入やサービスの導入、契約の締結、接待などに費用がかかる際に必要となります。

稟議と決裁の違いは承認に必要な人数とプロセス

稟議と決裁はどう違うのでしょうか。

稟議とは、複数人の責任者に稟議書を回付して承認をもらうことです。一方、決裁は通常一人の権限者から承認を得ることを指します。 つまり、稟議は決裁の方法の一つです。稟議は複数人で承認を行うことによって慎重な判断を目指したものといえるでしょう。そのため、稟議は重要度の高い意思決定に用いられる傾向があります。

稟議を電子化するシステムとは？

稟議は慎重な判断を行う上で重要な役割を持ちますが、時間がかかってしまうのが難点です。そこで、稟議を電子化して効率化するという方法があります。

稟議書を電子化するワークフローシステム

ワークフローシステムを導入することで、稟議を電子化できます。

ワークフローとは、業務の流れのことです。ワークフローシステムは、その流れを電子上で管理するためのシステムです。ワークフローシステムを導入することで稟議を電子上で管理できれば、稟議の進捗状態を一目で確認したり、電子上で承認や差し戻しをしたりできるようになります。

ワークフローとBPMの違いは目的

ワークフローシステムと同じように業務の流れを管理するシステムとして、BPM（Business Process Management）があります。この両者の違いはどこにあるのでしょうか。

ワークフローシステムは、申請手続きを管理するためのものです。どの書類が承認待ちなのか、差し戻された書類はどれなのかなど、申請状態を管理できます。経理や稟議などで用いられるシステムです。

一方、BPMは主に製造業における業務プロセスを管理するためのシステムです。工程ごとのコスパや日数、使用原料などを把握し、さらなる効率化を目指すことを目的とします。

ワークフローシステムとBPMの違いは、対象となる業務や利用目的にあると考えましょう。

ワークフローシステム利用のメリットとは？

ワークフローシステムの利用にはどのようなメリットがあるのでしょうか。５つのメリットを紹介します。

メリット１．ペーパレス化によるコスト削減

ワークフローシステムを導入することは、ペーパレス化につながります。紙にかかる費用が削減できるだけでなく、責任者が回覧するために書類を移動させるコストもかからなくなります。 さらに、紙の書類であれば管理が大変です。保管スペースを用意し、探しやすいように整理する必要があります。

電子化していれば省スペースできるうえ、必要な書類はすぐに検索して探しだせるため、費用や手間を削減できます。

メリット２．申請後の進捗・再戻しが効率化される

稟議を電子化すると、申請後の作業が効率化されます。 紙の稟議書であれば申請者が印刷して送付しなければなりません。複数人に対してそれを行うと、大きな手間となるでしょう。さらに、差し戻しの際に紙媒体では修正作業が大変です。

しかし、電子化すればこれらの作業に必要な手間を削減できます。電子上で管理するため、書類を送付する必要がありません。承認を行う責任者がワークフローシステムにアクセスすればよいため、時間や場所の制約を受けにくくなります。また、差し戻しされた場合も、電子上であれば修正するのに大きな手間がかかりません。

メリット３．意思決定のスピードがあがる

稟議を電子化することで、申請から承認されるまでの時間が短縮されます。その結果、現場からの要求に対して企業が承認を下す意思決定の速度が上がることになります。 意思決定の遅延がもたらすビジネスチャンスの損失を回避できるだけでなく、多くの仕事を進められるようになるでしょう。

メリット４．稟議書の管理・保護が簡単にできる

電子化することで稟議書の管理や保護が簡単になります。 紙の書類であれば、保管するスペースを確保したり、目的の書類を探すのに手間をかけたりする必要があります。しかし、電子管理していればスペースは不要で、検索機能があるため目的の書類をすぐに見つけられます。 また、電子上で稟議書の作成や承認を行うことで、いつだれが書類を編集したのか記録できます。ワークフローシステムには権限の設定機能などもあり、データの改ざんを防止できます。紙媒体ではいつだれが何を書いたのかを後になって確認できないため、稟議を電子化することは内部統制の観点からもメリットが大きいといえるでしょう。

ワークフローシステムの基本機能とは？

ワークフローシステムにはどのような機能が備わっているのでしょうか。基本的な５つの機能を見ていきましょう。

機能１．入力フォームの作成機能

申請書のフォームを作成する機能が備わっています。

細かい点は製品によって異なりますが、あらかじめ用意された入力項目の中から必要なものを選んだり、レイアウトを編集したりできます。 自社が現在運用しているフォーマットを再現できるような、柔軟性の高いワークフローシステムを選ぶとよいでしょう。

機能２．稟議承認経路の設定機能

稟議の承認経路を設定する機能があります。稟議書を回覧・承認する人物や順番をあらかじめ設定しておくことで、次に誰が何をすべきなのか簡単に確認できるようになります。 自分が承認や修正をする順番が回ってきたときに、アラートで知らせる機能を備えた製品もあります。

機能３．申請後の承認・差し戻し機能

申請された稟議を承認・差し戻しする機能です。電子印鑑を用いることで、電子上のデータのままの稟議書に押印できます。紙の書類のように物理的な移動を伴わないため、速やかに進行するでしょう。 差し戻しも電子上で完結します。紙媒体では差し戻された稟議書を修正すれば再び印刷して責任者に回付する必要があり、大きな手間を要するでしょう。しかし電子化していればその負担はありません。 さらに、ワークフローシステムは責任者が差し戻し理由をコメントとして付けられるなど、コミュニケーションツールの役割も果たします。意思疎通が円滑化し、申請や修正、再申請が速やかに進むでしょう。

機能４．承認経路の分岐機能

稟議承認経路は、単に承認の順番を決められるだけではありません。複数人の責任者のうちの一部が承認したら進む、責任者Aが承認しなかった場合は承認者Bが代わりに行うなど、柔軟に経路を設定できます。 これらの経路はマウスのドラッグアンドドロップ操作などにより簡単に設定できます。

機能５．既存環境との連携機能

他のシステムと連携できる機能を備えたワークフローシステムもあります。 たとえば、会計システムと連携できる製品があります。稟議書の内容は経費を用いて物品を購入したり契約を結んだりすることなので、会計システムのデータを照合できれば有用な判断材料となるでしょう。

また、業務データベースと連携すれば、稟議書の内容にある業務について把握しやすくなります。どのような業務で何が必要なのか把握しやすくなり、意思決定の速度が上がるでしょう。

連携機能は製品によって異なるため、導入の際には自社の既存環境との相性を考慮することが大切です。

ITトレンドおすすめワークフローシステム３選（12月３日時点）

ワークフローシステムにはどのようなものがあるのでしょうか。ITトレンドでおすすめの製品を３つ紹介します。

ジョブカンワークフロー

株式会社株式会社Donutsが提供する製品です。どのような規模の企業にも対応しています。数千名規模の大企業での導入実績もあります。

• ●メンテナンス性が高い
• ●会社独自のフォーマットに対応可能
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【業務コストを1/3に削減】圧倒的に使いやすい ジョブカンワークフロー

Create!Webフロー

• ●分かりやすいデザイン
• ●スマートフォンやタブレットに対応
• ●業務の進捗状況をフローやアニメーションアイコンで表示

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紙の申請・決裁業務をそのまま電子化する 「Create!Webフロー」

楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社が提供する製品です。どのような規模の企業にも対応しています。他のシステムと連携して使いたい企業に適しています。

• ●汎用性のあるテンプレート搭載
• ●日本語、英語、中国語に対応
• ●既存システムとの連携機能搭載

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あらゆる申請業務を楽々電子化、電子決裁システムの決定版 楽々WorkflowII

まとめ：ワークフローシステムを利用して稟議を効率化しよう！

稟議は物品の購入や契約締結において、企業としての総意を確認する方法です。しかし、紙の書類では大きな手間と時間がかかってしまいます。 ワークフローシステムを導入することで、それらの手間と時間を削減できます。企業の意思決定が早くなり、より円滑にビジネスを進められるでしょう。

まずは気になる製品の資料請求をし、自社に適したシステムを探してみてください。