ワークフローシステムで電子稟議を実現！おすすめ製品とメリット紹介

ワークフローと稟議の違い

まずは、ワークフローと稟議の定義をおさらいしていきましょう。簡単に説明すると、ワークフローが「申請から決裁までの流れのこと」で、稟議は「上層部の承認を得ること」なので、意味はほぼ同じといえます。

ワークフローとは

ワークフローとは、備品の発注や経費精算などの業務手続きの流れのことです。申請から承認、決裁までが一般的なフローです。紙の申請書の場合は、印刷して承認者へ回付し、押印してもらい、実行・処理されます。この流れを電子化するのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムには、申請フォーム作成、承認ルート設定、承認・差戻しなどの機能が搭載されており、システム上で申請・承認を完結できます。申請フォーマットや承認ルートを事前に設定しておくので、作成や回覧にかかる作業が効率化され、決裁までがスムーズになるでしょう。

ワークフローの機能はグループウェアやBPMツールにも搭載されており、プロジェクト管理ツールとも機能が似ていますが、目的が異なるので適したものを導入しましょう。グループウェアは「社内のコミュニケーションを効率化」、BPMツールは「製造や販売といった業務プロセスの効率化」、プロジェクト管理ツールは「プロジェクト全体の進捗把握」に適しています。

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稟議とは

稟議とは、提案者の権限では実行できない事案について、上層部の承認を得ることです。購買や契約、採用などのシーンで稟議が行われます。稟議書に提案内容を記載し、上層部に回覧して承認印を押してもらうというのが一連の流れです。

なお、稟議と混同されがちなのが「決裁」です。決裁とは、ひとりの決裁者から承認を得ることを指します。対して稟議は、権限をもつ複数の関係者から承認を得ることです。稟議と決裁の違いは、承認に必要な人数となります。

複数人が関わる稟議は責任の所在が曖昧になるというデメリットがありますが、さまざまな視点から検討するので慎重に判断を下せるでしょう。また、決裁までに時間がかかるといった課題は、ワークフローシステムによって解決できます。

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おすすめのワークフローシステム（電子稟議システム）

ここでは、申請・稟議から承認、決裁までの流れを電子化するワークフローシステムを紹介します。人気製品をピックアップしたので、まずはこちらからご検討ください。

ジョブカンワークフロー

株式会社Donuts

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ジョブカンワークフロー の比較ポイント

• 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
• クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
• 業界最安クラス！資料請求の方には3か月無料クーポン配布中

2019・2020年ITトレンド年間ランキング１位

株式会社Donutsが提供する「ジョブカンワークフロー」は、コストを抑えて導入できるクラウド型ワークフローシステムです。１ユーザー月額300円で、ほかのジョブカン製品を導入していれば月額250円になります。さらに、初期費用やサポート費用は無料です。

低コストにもかかわらず、申請フォーマット作成や承認ルート設定などの基本機能を搭載しています。そのほか、スマホから申請・承認ができたり、クラウドサインなどの外部サービスと連携できたり、便利機能も豊富です。

ジョブカンワークフローの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

Create!Webフロー

インフォテック株式会社

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Create!Webフロー の比較ポイント

• 紙イメージの申請フォーム、迷わず操作できる画面デザイン
• 構築・メンテナンスも簡単で、複雑な承認フローにも対応
• 各種システムと連携して業務全体を効率化

2019・2020年ITトレンド年間ランキング２位

「Create!Webフロー」は、インフォテック株式会社が提供するワークフローシステムです。クラウド版とパッケージソフト版が用意されており、クラウド版は初期費用無料で１ユーザー月額500円から利用できます。

紙の申請書と同じ感覚で入力でき、独自仕様のフォーマットを作成することも可能です。さらに、条件分岐やグループ承認といった複雑な承認ルートの設定や、グループウェア・社内ポータルサイトとの連携にも対応しています。

Create!Webフローの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

X-point Cloud

株式会社エイトレッド

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X-point Cloud の比較ポイント

• 書類が大量に届く部署のマストツール。あらゆる業務に対応。
• 導入実績 3,500社以上。導入企業名公開、導入事例あり。
• 総務部・経理部で実現できる運用管理。プログラミング知識不要。

2019・2020年ITトレンド年間ランキング３位

株式会社エイトレッドが提供する「X-point Cloud」は、1,000名未満の企業に適したクラウド型ワークフローシステムです。1,000以上のサンプルフォームが搭載されており、複雑な承認ルート設定、スマートデバイスアプリにも対応しています。

また、SharePointやGoogle Workspace、kintoneなど連携可能な外部システムが豊富です。なお、初期費用は無料で、１ユーザー月額500円で利用できます。１か月の無料トライアルが用意されているのでぜひお試しください。

X-point Cloudの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

より多くの製品から比較検討したい場合は、以下の記事をご覧ください。「Excelで作った申請フォーマットをそのまま使いたい」「操作が簡単なものがいい」「大企業でも使いやすいものを探している」など、お悩み別に製品を紹介しています。

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ワークフローシステム（電子稟議システム）のメリット

ワークフローシステムを導入すると稟議書は電子化されるので紙の稟議書は不要となり、ペーパーレス化を実現できます。文書を検索する手間や印刷コストが削減されるだけでなく、スマホを使えばどこからでも申請・承認・差戻しが可能なので決裁までが迅速になります。ここからはシステムを導入するメリットを詳しく見ていきましょう。

複雑な承認フローに対応可能

ワークフローシステムの特徴として、複雑な承認フローを設定できることが挙げられます。グループウェアなどに搭載された付帯的なワークフロー機能では対応しきれないケースが多く、ワークフローシステムならではのメリットといえるでしょう。一定の額を超える購買稟議は別の承認ルートになる、といった条件分岐に対応可能です。ほかにも、グループ全員に承認をもらってから決裁者にリレーする、多数決で何人以上の承認を得たら次の承認者に進む、依頼をすれば代理承認もできる、など柔軟性があります。

さらに、稟議内容や権限に応じた承認フローをシステムに設定しておけば自動でリレーされるので、誰に回付すればいいのか確認したり稟議書を届けに行ったりする手間はありません。規定通りのフローで手続きが進み、不正のリスクも低減するでしょう。稟議書を提出する前の根回しを行える製品もあるので、資料請求などを行って複数の製品を比較してみましょう。

フォームの統一、業務フローの可視化が可能

ワークフローシステムには申請フォーム作成機能が搭載されており、汎用的なテンプレートを使えたりカスタマイズして自社仕様にできたりします。稟議の際にどのフォーマットを使えばいいのか調べる手間がなくなり、フォーマットの統一により内容の入力漏れなども減るでしょう。会計ソフトや経費精算システムなどの外部システムと連携できれば、稟議書に必要なデータを流用して一部の入力を省くことも可能です。

また、申請や承認、差戻しの進捗はシステム上で可視化され、どこで停留しているのかがすぐにわかります。ビジネスチャットと連動してアラートで催促もできるので、決裁までスムーズに進むでしょう。

決裁後は稟議書がシステム上で保管され、過去の文書の検索も容易になります。必要なときに必要なデータをすぐ取り出せるため、内部統制の際の監査にも役立つでしょう。

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稟議を効率化してビジネスを加速させよう

稟議は日本の企業に根付いた文化として重要な役割を担っていますが、非効率な側面があるのも確かです。その効率を高められれば、企業の意思決定がよりスムーズになるでしょう。稟議の効率化には、ワークフローシステムを使った電子化が有効です。ぜひ最適なシステムを導入し、ビジネスを加速させましょう。