稟議システムとは？機能やメリット、ワークフローとの違いも解説

稟議システムとは

稟議システムとは、組織内のさまざまな稟議を電子化し、申請から承認、決裁までのワークフローを効率化するシステムです。電子稟議システム、電子承認システム、ワークフローシステムとも呼ばれます。

稟議とワークフローの違い

稟議と関連する用語にワークフローがあります。両者は似た意味をもちますが、具体的には以下の違いがあります。

• ●稟議：提案者の権限では実行できない事案について、上層部の承認を得る業務のこと。
• ●ワークフロー：申請から決裁までに必要な一連の流れのこと。

つまり、稟議は「承認を得る業務」を指すのに対し、ワークフローは「プロセスそのもの」を指します。

紙やExcelを活用した稟議の課題

従来の紙ベースで行う稟議には、以下の課題が存在します。

■決裁までに時間がかかる

手渡しでの回覧や関係者不在による停滞などによって、決裁までに多くの時間を要する。

■進捗状況がわからない

稟議がどこまで進んでいるか、どこで停留しているかといった進捗状況の把握が困難。

■生産性が低下する

記入もれや誤字脱字による差し戻しが発生しやすく、作業効率が低下しやすい。また、ハンコを押すためだけに出社するなど非効率な場面も多い。

■稟議書の印刷・保管にコストがかかる

稟議のたびに印刷コストが発生する。また、稟議書を保管するための倉庫や、ファイル・キャビネットなどの備品にもコストがかかる。

■セキュリティリスクがある

紙の稟議書は紛失のリスクが高い。また、稟議過程での改ざんや持ち出しなどの不正も行われやすい。

稟議システムを導入すれば、これらの課題を一手に解決できます。さっそくおすすめ製品をチェックしたい方は、以下よりご覧ください。

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稟議システムの主な機能

稟議システムには、ワークフローを効率的に行うためのさまざまな機能が搭載されています。主な機能は以下のとおりです。

■入力フォームの作成機能

テンプレートや既存のExcelフォーマットを利用して、入力フォームを作成する機能。入力項目に間違いがないか、自動でチェックする機能も搭載されている。

■フロー定義機能

稟議内容ごとに、承認者や承認ルートを設定する機能。指定した条件によって、承認ルートが自動分岐される機能もある。

■承認・決裁機能

稟議を電子承認・決裁する機能。複数の承認者のうち1/2や1/3以上の承認を得たら決裁となる議決承認など、さまざまな承認方法を選択できる。

■ほかのシステムとの連携機能

外部の勤怠管理システムや会計システムなどと連携し、データを相互利用する機能。業務アプリケーションやメールとの連携によって、停滞している稟議の自動リマインドや決裁結果、差し戻しなどの通知も可能。

■運用管理機能

ユーザー情報をはじめ、組織改編・人事異動にともなう組織の世代管理などを行う機能。IP制限やメンバーごとの権限設定、監査ログの取得など、セキュリティ機能も搭載されている。

稟議システムの機能についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

稟議システムのメリット

稟議システムを導入して得られるメリットは、以下の４つが挙げられます。

決裁までのスピードが上がる

稟議システムの導入により、PCやスマホなどのデバイス上でワークフローが完結します。場所や時間を限定せずに申請や承認が可能になるため、拠点をまたいだ回覧によるタイムラグや、関係者不在による停滞を回避できます。決裁にかかる時間が短縮され、スピーディーな意思決定につながるでしょう。

複雑な承認ルートも容易に運用できる

稟議システムは、承認ルート設計において高い柔軟性をもちます。例えば、以下のような複雑なルート設定も容易に行えます。

• ●一定額を超える購買稟議は承認ルートを変更する
• ●グループ全員に承認をもらってから決裁者にリレーする
• ●多数決で1/2人以上の承認を得たら次の承認者に進む
• ●欠勤時などに代理人が申請や承認を行う
• ●事前に決裁者や関係者に稟議内容を知らせる（根回し）

企業ごとのルールやフローをあらかじめ設定しておくことで、稟議内容に適した承認ルートに自動で回付されます。これにより、必要な申請者を飛ばしたり勝手に代理決裁したりするなどの不正を防止し、社内規定に則った適切な運用が実現します。

承認ルートや承認状況を可視化できる

システム上ですべてのワークフローが可視化され、稟議ごとの進捗状況をリアルタイムに把握できるようになります。例えば、決裁に時間がかかっている場合にどこで停留しているかを確認し、担当者に問い合わせるなどの対応が可能です。さらに、適切なプロセスを経ているかがひと目でわかるため、内部統制の強化にも効果的です。

稟議書を適切かつ効率的に管理できる

決裁された稟議はシステム上に保存されます。稟議書ごとにアクセスユーザー制限や出力制限などを設けることで、文書の改ざんや情報漏えいリスクを軽減できます。また、申請内容や申請者などによる検索が可能になり、必要な書類を必要なときに簡単に探し出せます。

稟議システムのメリットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

稟議システムランキングTOP３

ここからは、2024年上半期にITトレンドでユーザーから問い合わせが多かった稟議システムをピックアップして紹介します。各製品は資料請求（無料）が可能なため、あわせてご利用ください。

	ジョブカンワークフロー	コラボフロー	楽々WorkflowII
全体評価点	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 4.0	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.8	☆☆☆☆☆ ★★★★★ 3.6
提供形態	クラウド/SaaS	オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS	オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS
従業員規模	全ての規模に対応	全ての規模に対応	全ての規模に対応
3つのポイント	①社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！ ②クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化 ③中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！	①お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単 ②誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。 ③10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム	①ノーコードでかんたん、かつ豊富な機能で、柔軟に経路設定 ②統一基盤として利用もできる汎用ワークフローシステム ③蓄積したデータを可視化・活用、業務改善にもつながる
機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能	スマホ対応 外部システム連携 フォーム作成機能 コメント追加機能 文書管理機能 タイムスタンプ機能
お試し	無料トライアル 無料プラン	無料トライアル 無料プラン	無料トライアル 無料プラン
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ジョブカンワークフロー

株式会社DONUTS

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《ジョブカンワークフロー》のPOINT

1. 社内のあらゆる申請に対応！スマホからも申請・承認可能！
2. クラウドサインと連携！社内・社外とのやり取りもペーパーレス化
3. 中小から大企業、自治体に至るまで幅広い導入実績多数あり！

コラボフロー

株式会社コラボスタイル

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製品詳細ページへ ＞

《コラボフロー》のPOINT

1. お使いのExcelを申請フォームとしてそのまま電子化、導入が簡単
2. 誰にとっても「使いやすく、わかりやすい」操作性。
3. 10期連続 顧客満足度No.1獲得!安心の高機能ワークフローシステム

楽々WorkflowII

住友電工情報システム株式会社

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製品詳細ページへ ＞

《楽々WorkflowII》のPOINT

1. ノーコードでかんたん、かつ豊富な機能で、柔軟に経路設定
2. 統一基盤として利用もできる汎用ワークフローシステム
3. 蓄積したデータを可視化・活用、業務改善にもつながる

より多くの製品から比較検討したい場合は、以下の記事をご覧ください。自社に適した製品の選び方や料金相場なども詳しく解説しています。

まとめ

稟議の電子化は、業務の効率化や迅速化、内部統制の構築など多くのメリットが得られます。企業の意思決定スピードが高まり、市場の変化や読者ニーズにも柔軟に対応できるようになります。最適な稟議システムを導入し、ビジネスを加速せましょう。

なお、ITトレンドでは多種多様な稟議システムを取り扱っています。下のボタンから一括資料請求（無料）を活用し、自社に適した製品を見つけてください。