基本機能から便利機能まで、ワークフロー機能一覧

ワークフローシステムの機能一覧

ワークフロー機能１：フォームの設計機能

ワークフローで使用される伝票フォーマットを作成する機能です。フォームの作りやすさが製品選択の大きなポイントとなるため、ほとんどの製品にはGUIを駆使したわかりやすいフォーマット作成機能が搭載されています。

既存の紙伝票をスキャンして取り込む機能を用意している製品もあります。PDFやExcel・Wordデータを流用することもできます。一度作成したフォーマットの再利用も可能。テンプレートも多数用意されており、そのまま伝票フォーマットとして利用できます。

スマートフォンで利用する場合は、フォーマット変換が簡単かどうかも確認しましょう。デスクトップ用とスマートフォン用をそれぞれ個別に作成するのは面倒です。

ワークフロー機能２：フロー定義機能

ワークフローの申請、承認（決済）の順番を設定する機能です。これもわかりやすさが重視され、アイコン、矢印、分岐ポイントなどのパーツを並べ替えて、マウス操作で直感的に作成できるようになっています。

パーツも豊富に用意されており、たとえば直列承認、並列承認、合議承認、条件分岐、職制ルート、個別ルート、割り込みルート、追加ルート、折り返しルート、承認中同報回覧、承認後同報回覧、滞留監視機能、承認状況照会などがあります。

柔軟性も必要です。担当者やフローなど組織はしばしば変更されます。その変更に柔軟に対応できなければなりません。人事データベースと連携して、承認者を自動的に変更できる製品であれば便利です。

ワークフロー機能３：申請者機能

申請者が利用する機能です。一度申請したデータを流用する流用申請、承認の進ちょく確認、承認が遅れている際の督促メール配信、いったん申請した内容を修正・取り消しする機能などがあります。ファイルの添付機能や代理申請機能を搭載している製品もあります。

ワークフロー機能４：承認・決済機能

申請者からの申請内容を承認（承認）する機能です。申請者が申請すると、承認者にメール等で通知され、決済または却下が選択されます。申請を却下する差し戻し機能、承認者を複数設ける代理承認機能などがあります。便利機能としては、多数決または全会一致による合議機能、承認依頼中であることを別途メールで連絡する根回し機能などがあります。

ワークフロー機能５：他システムとの連携機能

ワークフローは他システムと連携させることで、さらに業務を効率化できます。このため、CSVファイルなどでデータの入出力が可能となっている製品が多くあります。

業務に特化した製品もあります。具体的には経費精算、勤怠管理、購買管理、クレーム管理などです。ワークフローをこれら業務に利用することが前提であれば、機能の有無を確認しておきましょう。 また、カスタマイズやアドオン開発をしなくても、代表的なSFA、CRM、グループウェア製品と連携できる製品もあり便利です。

ワークフロー機能６：運用管理機能

運用管理部門で利用する機能です。最も重要となるのがセキュリティ機能です。コンプライアンスや内部統制からワークフローを導入する企業が多く、その場合は申請工程の参照や変更の権限設定が必須となります。

便利な機能としては期日アラート管理があります。承認の遅れている申請を一覧にしてアラートを飛ばすことができます。

また、現在どのような申請があるか、使われていないフォーマットやフローはないかを確認できる分析機能を搭載している製品もあります。

まとめ　～ 使いやすさを最優先に！ ～

高度な機能はいいのですが、使いこなすことが困難になる場合があります。現場レベルで無理なくフロー定義でき、簡単に申請・承認のできる製品を選択しましょう。

また下の記事では、オススメのワークフローシステム２６選をご紹介しています。もし、具体的なシステムを知りたい方はぜひクリックしてご覧になってみてください。

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