有給休暇申請のワークフローを効率化するには？システムの効果を解説

有給休暇申請のワークフローをシステム化する必要性

労働基準法（平成31年４月１日施行）の改正によって、企業には条件を満たす従業員に一定の有給休暇を与えることが義務付けられました。具体的には、年10日以上の有給休暇の権利を保有する従業員に対して、年に最低５日以上の有給休暇を与えなければなりません。

その結果、企業では有給休暇申請を行う機会が増えることになりました。そこで必要になるのが、有給休暇申請のワークフローを効率化することです。特に、これまで紙の書類で手続きを行ってきた場合は、電子化によってその無駄を排除する必要があります。

ワークフローをITツールでシステム化し、できるだけ人の手を介さずに済む体制を構築しましょう。

有給休暇申請のワークフローをシステム化するには

では、有給休暇申請のワークフローをシステム化するには、具体的にどんな方法があるのでしょうか。

勤怠管理システムの活用

有給休暇申請のシステム化を図るためだけに、新しいITシステムを導入するのは効率が悪いです。そのため、勤怠管理システムを活用しましょう。

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠情報をリアルタイムに管理できます。その機能の一環として有給休暇を管理することも可能です。新たなシステムを導入するのと異なり、データの入力や確認に手間がかかりません。

たとえば、有給休暇を取得したい日付を事前に指定することで、自動的に有給休暇として処理できるシステムがあります。また、Web上で従業員の有給休暇取得状況や残日数を確認できる、従業員にとって使いやすいクラウド型システムも存在します。

ワークフローシステムの活用

ワークフローシステムとは、さまざまな手続きのワークフローを効率化するシステムのことです。経費精算や稟議書の申請・処理などをシステム上で電子化できます。

このシステムを使えば、有給休暇申請のワークフローも効率化可能です。従業員はシステム上で申請を行うだけで済みます。紙の書類で申請する場合と比べて手間が少なく、書類を紛失する心配もありません。

承認状況もリアルタイムで分かるため、原因が不透明な手続きの遅延も避けられます。また、従業員ごとの有給休暇残日数や申請履歴などもシステム上で一括管理できます。

ワークフローシステムで有給休暇申請をするメリット

続いて、ワークフローシステムで有給休暇申請を行うメリットを詳しく見ていきましょう。

申請・承認のスピードアップを図れる

ワークフローシステムの最大のメリットは、申請・承認のフローを円滑化できることです。有給休暇申請に限らず、手続きは小さな要因の積み重ねで遅延することがあります。

たとえば、急いで承認してほしい申請があっても、承認できる上司が出張中という事態があります。これではその上司が帰って来るまで待つしかありません。また、承認を頼んだのに忘れられることもあります。

しかし、ワークフローシステムであればその滞りを最小限に抑えられます。製品にもよりますが、近年はスマートフォンで利用できるものも少なくありません。そのため、時間や場所を問わずに申請・承認ができます。

また、手続きに遅延が生じている場合は通知してくれるシステムもあります。こういった機能により、人為的ミスを減らし、承認までにかかる時間を短縮させることが可能です。

申請状況を把握しやすくなる

紙の文書を使った申請において問題となるのが、誰の手元に申請書があるのかわからないことです。多数の上司の承認を必要とする場合は特に問題となります。

誰が申請書を持っているのか分からなければ催促もできません。申請者はいつ手元に書類が戻ってくるのか、悶々としながら待つことを強いられます。

しかし、ワークフローシステムであればそのような問題も解決できます。手続きがどこまで進んでいるのか、システム上で一目で分かるからです。

また、この機能は上司に承認を促す効果もあります。なぜなら、上司は自分が手続きの遅延を招いている場合、それを関係者に知られることになるためです。

ワークフローシステムを活用し、有給休暇申請を効率化！

近年、有給休暇取得の義務化に伴って、有給休暇申請のワークフローを効率化することが求められています。そこで有効な方法は以下の２つです。

• ■勤怠管理システムの活用
• ■ワークフローシステムの活用

また、ワークフローシステムを使うことのメリットは以下の２つです。

• ■申請・承認のスピードアップを図れる
• ■申請状況を把握しやすくなる

以上を踏まえてワークフローシステムを活用し、有給休暇申請を効率化しましょう。