有給休暇付与日数の求め方は？出勤率の計算方法からわかりやすく解説

有給休暇の付与日数を計算する際の注意点

有給日数計算には注意点があります。主なものを２つ見ていきましょう。

勤務時間の切り捨ては不可

基本的に、有給日数計算の基準日は労働者の採用日から６か月が経過した日にします。勤続年数による有給日数の変動が「0.5+N年」ごとに生じる点を考えても、そうしたほうが好都合といえるでしょう。

しかし、これでは労働者ごとに基準日がばらばらになるため、全員で統一した基準日を設定する企業も珍しくありません。その際、勤続時間の切り捨ては認められない点に注意が必要です。

例えば、６月１日に入社した労働者は通常なら同年12月１日が基準日となります。しかし、これを翌年から４月１日に変更したいとしましょう。この場合、翌年４月１日の時点で11日分（勤続年数1.5年分）の有給休暇を付与しなければならないのです。

本来であれば翌年の12月１日まで働いてはじめて勤続年数が1.5年になるのですが、４月１日時点で1.5年働いたことにします。こうしなければ、入社年度の12月１日～翌３月31日までの勤務が切り捨てられてしまうからです。

有給休暇の有効期間は２年

付与された有給休暇のうち、使われなかった分は翌年に持ち越せます。ただし、労働基準法第115条にて有給休暇の有効期間は２年までと定められている点に注意しましょう。この期間を超えてしまうと、労働者は未消化の有給休暇を申請する権利を失います。

例えば、ある労働者が勤続年数0.5年の時点で10日分の有給休暇を付与された場合を考えましょう。そして、翌年に勤続年数1.5年を達成した段階で、まだ５日分の有給休暇が残っていたとします。このとき、1.5年目として新たに付与される11日分を加え、合計16日が保持されることになります。

しかし、2.5年目を迎えた時点で0.5年目分の５日分がまだ残っていたとしても、これは持ち越されません。1.5年目の11日分と、2.5年目の12日分を合わせた合計23日分しか保持されないことになります。

参考：労働基準法

有給休暇の付与日数を効率よく計算する方法

有給日数計算は、勤続年数や週の所定労働時間によって変わります。多くの労働者についてこれらの情報を適切に管理・計算するのは大変です。また、エクセル関数を用いて年次有給休暇取得計画表を作成する企業もありますが、数値は手入力となります。しかし、勤怠管理システムを導入すればそうした負担から解放されます。

勤怠管理システムでは、労働者１人ひとりの勤続年数や有給休暇の付与日数などを管理できます。採用日をはじめとした基本的な情報を入力しておけば、あとはシステムが計算を行ってくれるため、管理者の負担はほとんどありません。

もちろん、勤怠管理システムの機能は有給日数計算だけにとどまりません。休暇申請や出退勤記録、残業時間の管理など、勤怠管理業務を幅広く支援してくれます。

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勤怠管理の有給日数計算を正しく、効率よく行おう

有給休暇の付与日数を求めるには、まず出勤率を計算しましょう。出勤率が80％以上で、採用日から６か月間継続的に勤務している者は付与対象となります。週所定労働時間と継続勤務年数に応じて、付与日数が異なるので一覧表で確認してください。注意点としては、基準日変更に伴う勤続時間の切り捨ては不可で、有給休暇の有効期間は２年です。

こうした煩雑な計算や管理は、勤怠管理システムで効率化できます。システムの導入も視野に入れ、適切な計算・管理を行いましょう。