有給休暇付与日数の計算方法は？繰越についてもわかりやすく解説！

有給休暇付与の要件

労働基準法第39条で定められている年次有給休暇は、職種や雇用形態にかかわらず、一定の要件を満たした従業員に対して与えなければなりません。一定の要件とは、雇用した日から６か月継続した勤務をし、かつ労働日の８割以上出勤した場合を指します。

要件が満たされると10日の有給休暇が付与され、勤続年数が１年経過するごとに休暇日数が増えます。労働基準法が定めている日数はあくまで雇最低基準であるため、基準より多くの休暇を付与しても問題ありません。企業ごとに有給休暇のルールは異なるため、就業規則への明記が必要です。

有給休暇付与日数の計算方法

有給休暇付与日数を算出するためには、付与条件である労働日の８割以上出勤しているか確認します。正社員など週５日以上フルタイムで働く通常の従業員は、継続勤務年数に応じて付与日数の計算が必要です。パートやアルバイトのような短時間勤務の従業員は、週所定労働日数に応じて比例付与します。

１．出勤率の算出

有給休暇は全労働日の８割以上出勤した従業員に付与されるため、出勤率を求めたうえで条件に該当するのか確認しましょう。出勤率は以下の計算式で算出できます。

出勤日数とは実際に出勤した日のことで、全労働日数とは就業規則などで定めた休日を抜いた日数です。「出勤日数÷全労働日数×100」で出勤率が算出されます。出勤した日数として扱う日はどのようなケースか、全労働日数に含まないのはどのようなケースかは、以下の例をご覧ください。

出勤した日数として扱うケース

• ■業務に起因する怪我・病気で休業した日
• ■産前・産後の女性が休業した日
• ■法にもとづいて育児休暇・介護休暇を取得した日
• ■年次有給休暇を取得した日

全労働日数に含まないケース

• ■使用者側の都合で休日にした日
• ■正当な理由によるストライキ・抗議活動で休業となった日
• ■休日労働させた日（就業規則により定めた休日の場合も同様）

遅刻や早退した日は出勤日に含まれ、企業によっては生理休暇も出勤日に含む場合もあります。

２．【正社員・契約社員】付与日数の算出

採用日から６か月間継続的に勤務し、かつ出勤率が80％以上の労働者が有給休暇付与の対象です。正規雇用者・非正規雇用者などにかかわらず、週30時間以上の従業員に適用され、継続勤務年数に応じて有給休暇が増加します。

３．【パート・アルバイト】付与日数の算出

週30時間未満勤務、週４日以下あるいは年間所定労働日数が216日以下のパートやアルバイトでも有給付与を取得できます。週の労働時間や日数が短い場合、労働日数に応じた有給休暇の付与を、比例付与といいます。

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有給休暇取得の義務化

有給休暇とは、年次有給休暇とも呼ばれ労働者の心身疲労を癒し、健康を保つことが目的です。企業が労働者に対して有給休暇を付与するのは、労働基準第39条で義務付けられています。

働き方改革の一環として、2019年４月に有給休暇の法改正が実施されました。 労働者は有給休暇が付与された基準日から１年以内に５日間取得することが義務化されています。有給休暇を10日以上付与されている労働者が対象です。

参考：年５日の年次有給休暇の確実な取得｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監査署

有給休暇の繰越

付与された有給休暇は、労働基準法第115条にて有効期間は２年までと定められています。２年を超えると、労働者は有給休暇の申請権利を失います。

例えば、勤続年数0.5年の時点で10日分の有給休暇が付与されたと考えましょう。翌年に勤続年数1.5年を達成した段階で、まだ５日分の有給休暇が残っているとします。このとき、1.5年目として新たに付与される11日分を加え、合計16日が保持されます。

しかし、2.5年目を迎えた時点で0.5年目分の５日分が残っていても、持ち越されません。1.5年目の11日分と、2.5年目の12日分を合わせた合計23日分しか保持されません。

参考：労働基準法

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有給休暇における賃金の計算方法

有給休暇を付与した場合の賃金を計算する方法は複数あります。代表的な計算方法を紹介します。

通常の出勤と同額

１か月における給与が固定給の場合、有給休暇を取得した月でも通常とおなじ金額を支給します。特別な計算方法も必要ないため、管理しやすい方法といえるでしょう。しかし固定給ではない場合、使用できません。

平均賃金を算出する

月によって給与に変動がある場合、直近３か月の給与金額から１日の平均賃金を算出します。「直近３か月における賃金の総額÷３か月の日数」で求められます。しかし、祝日の兼ね合いで労働日数が少ないなど平均賃金が最低保証額より下回る場合は、最低保証額を支払いましょう。最低保証額は、「直近３か月における賃金の総額÷直近３か月の労働日×0.6」で求められます。

標準報酬月額より算出

標準報酬月額とは、社会保険料における等級ごとの報酬のことです。社会保険の等級を定める際の金額を日割りすることで算出されます。しかし標準報酬月額は、定められた範囲の金額で、25万5000円の給与でも標準報酬月額が25万になるなど下回るおそれがあります。

計算方法により通常出勤よりも安くなるおそれがありますが、故意に減額するのは労働基準法違反です。さらに、どのような計算方法で算出するか就業規則に記載しなければなりません。従業員や時期ごとに計算方法は変更できないため、注意しましょう。

有給休暇の注意点やルール

有給休暇の日数計算や時間、申請などさまざまな注意点やルールがあります。ここでは、有給休暇におけるとくに注意すべき点を解説します。

勤務時間の切り捨ては不可

基本的に有給日数計算の基準日は、労働者の採用日から６か月が経過した日とされます。そのため、有給日数の変動は勤続年数「0.5+N年」ごとに生じます。労働者ごとに基準日が異なるため、統一した日を設定する企業も珍しくありません。統一した日を設定する場合、勤続時間の切り捨ては認められない点に注意が必要です。

例えば、６月１日に入社した労働者は通常なら同年12月１日が基準日です。しかし、基準日を翌年から４月１日に変更したいとしましょう。本来であれば、翌年の12月１日まで働いて勤続年数が1.5年です。入社年度の12月１日～翌３月31日までの勤務が切り捨てとならないように、４月１日時点で1.5年働いたことにします。この場合は、４月１日に11日分（勤続年数1.5年分）の有給休暇を付与しなければなりません。

取得理由は不要

有給休暇取得は労働者における権利のため、休暇理由を伝える義務はありません。理由の確認事態は、違法ではありませんが、従業員が申請をためらうおそれもあるため注意しましょう。

さらに、休暇の理由により取得の拒否や欠勤扱いなど、従業員に不利益になる扱いをしてはならないと定めています。原則、従業員が希望する日付に有給休暇を取得させましょう。

時季変更権が使用可能

従業員が希望する日付に有給休暇を取得させるのが厳しい場合は、時季変更権を行使して日付を変更できます。有給休暇の取得をさせるのが厳しいケースとは、当日の有給休暇の申請や代替人員の確保が困難など、事業の運営上支障をきたす場合です。

なお、企業側が時季変更権の行使する判断に迷う場合は、従業員に有給休暇の取得理由を確認しても構いません。確認できる有給休暇取得理由は、緊急性や重要度の高さのみです。

時間単位での取得も可能

企業と従業員で労使協定を締結すると、有給休暇は時間単位で取得可能です。労使協定とは、労働基準法の例外においてルールを決めるための約束です。時間単位の有給休暇を付与できるようにするためには、就業規則に下記の取り決めを掲載する必要があります。

• ・対象者
• ・時間単位で付与可能な有給休暇の時間数
• ・時間単位有給休暇で支払う金額の算出方法

半日単位の取得に関しては労使協定を締結する必要はありません。

退職時の消化について

従業員が退職間近に有給消化を求めてきた場合、繁忙期であっても退職後に変更はできないため、時季変更権が使用できません。また、退職間近は引継ぎ業務などがあり有給休暇の取得が困難な場合もあるでしょう。消化できなかった有給休暇は、双方の同意があれば企業が買い取ることは認められています。

有給休暇の取得条件を満たさない場合

有給休暇の取得条件を満たさないケースとして、当日申請は企業運営に影響する可能性があるため、企業は却下できます。欠勤後の事後申請も、有給休暇と認めなくてもかまいません。午前0時から24時間が１労働日であるため、午前0時を過ぎた申請は事後申請扱いとなります。

当日・事後申請の裁量権は企業側にありますが、正当な理由もなく許可や拒否はできません。業務調整の必要がないにも関わらず認めなかったり、従業員からの申し出がない場合に有給休暇扱いにしたりすると、トラブルにつながるおそれがあります。あらかじめ、有給休暇取得における当日・事後申請については、就業規則に明記しましょう。

有給休暇付与日数を効率よく計算する方法

有給日数の計算結果は、勤続年数や週の所定労働時間によって変動します。従業員一人ひとりの情報を適切に管理・計算するのは困難といえるでしょう。ここでは、効率よく有給休暇付与日数の計算や管理する方法を紹介します。

エクセルを利用

エクセル関数を用いて年次有給休暇取得計画表を作成します。使い慣れた方も多いソフトで、導入コストもかかりません。しかし数値は手入力となるため、時間と手間がかかるでしょう。また、人的ミスの可能性もゼロではないため二重チェックの必要があります。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムでは、労働者の勤続年数や有給休暇の付与日数などを管理できます。採用日をはじめとした基本的な情報を入力すると、システムが計算をするため、管理者の負担はほとんどありません。さらに勤怠管理システムの機能は、休暇申請や出退勤記録、残業時間の管理など幅広く支援します。

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有給休暇の計算方法を理解して適切に管理をしよう

有給休暇の付与日数を求めるには、まず出勤率を計算しましょう。出勤率が80％以上で、採用日から６か月間継続的に勤務している従業員は有給休暇の付与対象です。週所定労働時間と継続勤務年数に応じて、付与日数が異なるので一覧表で確認してください。

また、法改正による年間５日の有給休暇の取得や繰越の期限も正しく管理しましょう。有給休暇における賃金の計算も就業規則に掲載し実施する必要があります。煩雑な計算や管理は、勤怠管理システムで効率化できます。システムの導入も視野に入れ、適切な計算・管理をしましょう。

Reiwa社会保険労務士事務所代表

久米 和子さんのコメント