コンテンツ
１．勤怠管理への関心が高まっている
昨今、勤怠管理への関心が高まってきています。下記の図は、キーワードの検索回数がどのように推移しているのかがわかる「Googleトレンド」というWebツールで、「勤怠管理」の検索数推移を表したものです。（期間：2012年7月～2017年6月）
出典：Googleトレンド
https://trends.google.co.jp/trends/
ご覧のように、直近では検索数が増えてきているように見えます。
なぜ、勤怠管理がまた注目されているのでしょうか。
２．勤怠管理を取り巻く現状
このように勤怠管理が注目されている背景について、社会の現状と照らし合わせて考えてみましょう。
現状１ 労務コンプライアンスへの関心の高まり
「サービス残業」や「ブラック企業」の話題がメディアで頻繁に取り上げられ、社員の徹底した労務管理が求められるようになってきています。
時間外労働・残業・休日労働・深夜労働等、割増賃金の不払いは、企業の信頼性を下げてしまう大きなリスクとなります。また逆に、年休の取得状況、ワーク・ライフ・バランスへの取り組みなどが、企業へのポジティブな評価につながる可能性もあります。
このようなトレンドから、時間外労働時間の正確な算出および管理の需要はますます高まっています。残業や直行・直帰、年休の申請など、勤怠管理に関わるルールを整備し、労務コンプライアンスへの適切な対応が求められているのです。
現状２ 労働関連法制の改正
労働に関連する法律や制度は、頻繁な改正が行われています。たとえば、勤怠管理システムへの注目が高まった重要なトピックとして、2010年の改正労働基準法があります。
改正労働基準法では、時間外労働の割増賃金率の引き上げ、労使協定による1か月に60時間を超える時間外労働を行った労働者への割増賃金に代わる有給休暇の付与、また、有給休暇の時間単位での取得などが導入されています。
また、長時間労働の是正に向け、2017年3月28日に「働き方改革実行計画」が決定されました。その中で、 罰則付きの時間外労働の限度が設けられる方向性が決まっています。具体的には以下のとおりです。
これらのような法改正に合わせて、正しい就業時間の把握と適切な残業代の計算を行う必要があるため、人事担当者は法制の変化に対し、内容を理解して、的確に対応することが求められています。
現状3 雇用形態の多様化
先程触れた「働き方改革実行計画」の中にも記載がありますが、正社員、契約社員、派遣社員、パート・アルバイトなどの雇用形態や、裁量労働制やフレックスタイムなど、法令に基づく労働契約・勤務体系は多様化しています。また、ホワイトカラーエグゼンプション（残業代ゼロ法案、正式名称：日本型新裁量労働制）などを含む「新たな労働時間制度の創設」や「働き方改革」の実現に向けて、政府主導による有識者会議が行われ、さまざまな議論が進められています。
また、テレワークの浸透などワークスタイルの多様化もあり、社内に異なるルールを適用すべき従業員が増えることで、会社の労働環境の実情に合わせ、適切に給与計算を行うための勤怠情報を管理することが求められるようになってきています。
このような社会的現状の中で注目が集まっている「勤怠管理」を適切に行うために貢献できるツールが、「勤怠管理・就業管理システム」なのです。
※勤怠管理を取り巻く社会的現状に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理システムを取り巻く技術的トレンドと社会的現状
３．勤怠管理システムとは？
勤怠管理システムとは、従業員の出勤・欠勤・残業などの勤務状況や労働時間について、自動的に集計しアウトプットまで行うシステムのことです。
従来のタイムカード式のアナログな管理方法で発生していた次のような問題を改善・解消することを目的としています。
- ・労働時間の虚偽申告
- ・サービス残業の発生
- ・管理者の転記ミス
- ・計算間違い
社員の出退勤および残業、休日出勤を正確に記録・集計して労働時間と給与を計算し、それらの整合性を高めると同時に、就業時間を遵守する意識を従業員に徹底させることは、生産性を高めるために重要です。そのために近年は、こういったシステムを使って勤怠管理を行う企業が増えているのです。
４．勤怠管理の歴史
タイムカードやICカードによって出退勤の時刻を記録する勤怠管理システム。日本では、古くは江戸時代から出退勤の記録が残っています。また、米国ではタイムレコーダーが発明され、勤怠管理システムといえば長くタイムレコーダーが主役となってきました。タイムカードを利用したアナログのタイムレコーダーはデジタル化され、様々な打刻形式への対応や他システムとの連携などが行えるようになっています。ここでは、勤怠管理システムの発展の歴史を解説します。
タイムレコーダーの登場
タイムレコーダーが初めて登場したのは1871年、アメリカでのことでした。日本はまだ明治4年、断髪令や帯刀禁止令が出されたころです。当時は世界史的に見ると、産業革命の時期にあたります。工場では大量に従業員を雇って、大量な工業製品の生産が開始されました。ここで課題となったのが、従業員ひとりの正確な出退勤時刻の収集です。それまで手書きで管理していたのですが、複雑なシフトでの勤務も発生し、大量の従業員の労働時間を管理しきれなくなりました。また、アナログでの管理のため、正確性にも問題がありました。
そこで、時計と印字機能のある現在のタイムレコーダーの原型が開発されました。タイムレコーダーは、世界中に輸出され、多くの企業で勤怠管理に利用されるツールとなりました。富国強兵に必死に取り組んでいた時代に日本でも輸入され、多くの工場で利用されました。
しかし、海外製品の輸入に頼っていたのでは国力増進になりません。当時の首相からの奨励もあり、1931（昭和6）年、初の国産のタイムレコーダーが製作されています。まもなく日中戦争や太平洋戦争が勃発し、生産中止に追いやられますが、戦後すぐに生産が再開されます。
日本は戦後の焼け跡から脱し、経済成長期を迎えます。重化学工業が飛躍的に拡大し、多くの工場や企業でタイムレコーダーが活躍しました。
※勤怠管理システムの歴史に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理システムが今に至るまでの歴史
タイムレコーダーによる勤怠管理の課題
ここまで発展してきたタイムレコーダーですが、タイムカードと手作業の集計による勤怠管理・就業管理には、次のような課題があります。
- ■集計作業の煩雑さと労力
- タイムカードや手書きの日報から従業員の勤怠・就業状況を把握するためには、手作業による転記や集計・計算が行われます。しかし、従業員の増加や雇用形態の多様化によって作業が繁雑となり、ミスが発生しやすくなるという課題があります。
- ■賃金計算のミスによるリスクと法改正への対応
- 従業員に支払うべき賃金の額を算出するためには、労働基準法で規定された時間外労働や休日労働、深夜労働などを、勤怠記録から正確な時間を割り出して算出する必要があります。これらの計算が正確に行われなければ、従業員満足度の低下やコンプライアンス上のリスクが発生するという課題があります。
また、労働法制の改正が行われた場合にも、賃金算出を行う担当者が改正内容を算出方法に反映させなければ、同様にリスクが発生します。
- 手続きの煩雑さに伴う管理負担の増加
- 残業や有給休暇、あるいは直行・直帰の申請などは事後報告となることも多く、これらの手続きが紙ベースで行われていると、処理業務の煩雑さからチェックや承認作業が不正確になり、勤怠や就業におけるルール軽視に繋がりやすいという課題があります。
- 勤怠管理・就業管理データが経営に活かされない
- 勤怠・就業状況のデータが紙ベースの手作業で管理されている場合、それらのデータが給与計算にしか活用されていないことがあります。そのためこれらのデータが労働負担の偏りや社員一人ひとりにおける労働生産性の把握、人員配置の適切さのチェックに生かされないといった、経営上の課題があります。
これらの課題を解決すべく発展していったのが、タイムレコーダーのデジタル化です。コンピュータと連動して、勤務時間の自動集計が可能となった「勤怠管理システム」が登場したのです。
※勤怠管理システム導入前の課題に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理・就業管理システムの導入の課題とメリット
５．進化する勤怠管理システム
この様な経緯で誕生した勤怠管理システムですが、今なおその進化は著しいものがあり、今や様々な方法で打刻ができるようになっています。
ここでは、これらの勤怠管理システムの持つ、最新の機能を説明します。
クラウドシステムにWebブラウザからログイン
タイムレコーダーは長く勤怠管理を行う上で必須のアイテムでした。しかし、タイムカードを利用し、アナログな機械であるため故障の危険性が高く、メンテナンスが欠かせない、初期投資が必要など、いくつかの課題を抱えています。
このため、タイムレコーダーを必ずしも必要としない勤怠管理システムが登場しています。その1つがWeb上に勤怠管理システムを構築し、ブラウザから出退勤時間を入力するシステムで、ログインはパスワードによる認証、指紋などによる生体認証、ICカードによる認証などにより行います。
勤怠管理アプリ導入による業務効率化
パソコンによる出勤時間の打刻を行う場合、全員にパソコンが必要です。出社して着席・パソコンの起動までのタイムラグに、不満を感じる社員もいることでしょう。玄関にパソコンを設置することも考えられますが、これでは認証に時間がかかり、行列が発生します。そこで、最近見られるようになってきたのが、携帯電話やスマートフォンによる出退勤の登録システムです。携帯電話やスマートフォンに専用のソフトをインストールして、会社の勤怠管理システムにログイン。その時点の時刻が自動的に登録されます。
また、昨今スマートフォンアプリが急速に普及し、日常生活で欠かせない存在になりつつあります。アプリの導入はビジネスにおいても推進されており、オフィスや店舗など様々な場面において業務効率化に貢献し始めています。勤怠管理や就業管理に関するアプリは、タイムカードなどアナログで運用している企業も多い中、特に注目されています。
※勤怠アプリに関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理アプリ導入による業務効率化
６．勤怠管理・就業管理システムの４つの基本機能
勤怠管理・就業管理システムは労働時間の適正な把握には欠かせず、企業のコンプライアンス強化にも役立ちます。したがって、一定規模以上の企業では導入しておきたいツールのひとつです。
ここでは、「さまざまなデバイスによる勤怠管理」「拠点外の勤務の把握」「詳細な集計」「柔軟なスケジュール設定」といった勤怠管理・就業管理システムの基本的な機能を紹介します。
（１）さまざまなデバイスによる勤怠管理機能
勤怠管理・就業管理システムには、さまざまな打刻方法に対応した管理機能が実装されています。使用デバイスも「QRコードをかざす」「ICカードを利用する」「スマートフォンを使う」「パソコンを使う」といった方法をサポート。使いやすいデバイスを組み合わせた、現場に最適な環境を実現することができます。
ICカード打刻管理機能は、出退勤の打刻がタッチだけで完了するというものです。この機能は専用ICカードだけではなく、同じNFC（Near Field Communication：近距離通信技術）規格であれば、交通系カードや電子マネー系の非接触型ICカードにも対応しています。
カードリーダーも同じ規格のタイプであれば、ノートパソコンなどに接続する市販のICカードリーダーを利用できる場合もあります。古いパソコンを再利用して、打刻機を複数設置し「朝夕に打刻行列が発生しない」環境を実現することも可能です。
また、最近の勤怠管理・就業管理システムでは、従業員一人ひとりが異なる生体情報を使って認証する打刻機能も選択可能です。たとえば指静脈や指紋を使用すれば、本人以外が打刻できない「なりすまし防止」システムとしても働いてくれるでしょう。
（２）拠点外の勤務を詳細に把握する機能
勤怠管理・就業管理システムには、スマートフォンによる外出先からの打刻管理機能、出張旅費などの電子申請機能が搭載されているソフトもあります。交通費の申請では経路検索ソフトとの連携で適正な額を自動算出してくれるので、申請者による計算は不要です。
勤務形態によっては、拠点間移動を含んだ打刻管理を行ないたいことがありますが、勤怠管理・就業管理システムなら完全対応した打刻管理機能が存在します。スマートフォンなどのGPS機能を利用した打刻方法は訪問先の記録も残せるので、営業や訪問介護、人材派遣などのシーンでも活躍します。
（３）リアルタイム集計や給与システムなどとの連携機能
勤怠管理・就業管理システムには勤務時間をリアルタイム管理できる、自動集計機能があります。集計結果から総労働時間、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間、参加プロジェクトごとの実働時間など、詳細なデータを表示する機能も搭載。設定した残業時間や36協定を使用して判定、いち早くメールなどでアラートを出す「ワークライフバランス支援機能」も利用可能です。
さらに、勤怠管理・就業管理システムには各社の給与計算ソフトとのデータ連携機能があるものもあります。勤怠管理・就業管理システムで出退勤の打刻を管理するだけで、労働時間などのデータを別途入力をすることなく給与計算まですべて自動化することができます。
（４）スケジュール設定や承認機能もパッケージ化
多種多様な勤務体系にも対応できる、柔軟なスケジュール設定機能を持ったソフトもあります。製品によっては決まったシフト構成を週ごとに設定しておく、シフトパターンを決めてマウスで配置していく、必要人数を参照しながら1日ごとに作成する、といった設定方法が用意されています。
スマートフォンなどを使ったシフト申請機能や確認機能は、シフト作成の効率化に貢献します。
勤怠管理・就業管理システムは、ワンクリックでの出勤簿承認、残業や休暇などの電子申請と承認、といった機能も備えています。残業に対しては、「申請を済ませていなければ打刻時にエラーが発生して打刻できくなる」といった設定も可能です。休暇は有給休暇、振替休暇、代替休暇、特別休暇を指定することができ、残日数のツール上での管理にも対応しています。
※勤怠管理システムの基本的な機能に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理・就業管理システムの基本機能
７．勤怠管理システムを導入する５つのメリット
メリット１． 就業時間の正確性を確保できる
タイムカードとタイムレコーダーで出退勤の時間を打刻して、就業時間を記録している場合、給与計算のために、別途人事担当によるデータ入力の手間が発生します。手作業である以上、入力ミスの発生はつきものです。また、タイムカードや手書きの日報などは、不正申告を懸念する場合、管理の手間が増えたり、防止策も限られます。これらは従業員規模が大きくなるほど、無視できない負担になります。
勤怠管理システムでは、ICカードやスマートフォン、必要に応じて生体認証などの仕組みによって、不正を防止しながら正確な就業時間を記録、管理することができます。クラウド対応などにより、直行直帰や出張、出向、さらに、交代制の夜間勤務や休日出勤など、様々な就業形態や条件にも柔軟に対応できるので、従業員にも管理者にも負担の少ない就業時間の管理を実現できます。
メリット２． 複雑な割増賃金の計算を効率化できる
労働基準法では時間外労働、休日労働、深夜労働などの割増賃金の対象について、詳細な規定がされています。そのため、勤怠管理システムには出退勤時刻の記録だけではなく、これらの規定に対応した労働時間の集計、管理もできるようになっています。
勤怠管理システムを導入すると、従業員一人ひとりについて、正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員等の雇用形態、フレックス、裁量労働などの労働契約の内容に合わせ、割増賃金が適用される労働時間が自動的に計算されます。
自動集計されたデータは、給与計算システムと連携できる製品の場合、給与計算、給与明細の発行などをシームレスに実行することができます。
メリット３． 法改正にスムーズに対応できる
勤怠管理システムは、労働基準法などの法律や政令、省令などのルール改正を速やかに反映されることが望まれます。
多くの勤怠・就業管理システムは、このような労働基準法を始めとした法改正に対応し、システム全体で法令を順守した設定に組み替えることができます。法改正に伴うシステム変更などが保守契約の中で提供されるのか、クラウド型のツールであれば無償で自動反映してくれる場合もあるので、事前に確認しておくとよいでしょう。
メリット４． 申請承認フローを効率化できる
「サービス残業」といわれる残業代や割増賃金の不払いなどが社会問題として取り上げれるようになりました。会社側は勤務実態を正確に把握すると同時に、無許可の残業を厳格に禁止をするなどの動きがあります。ところが、残業申請を事前にできず、事後申請が常態化してしまっては、勤務実態の把握も統制も効かなくなってしまいます。
勤怠管理システムには、事前に許可を必要とする残業申請や休暇の取得、直行直帰などの申請手続きをサポートする申請承認のワークフロー機能が用意されている場合があります。テンプレートなどで用意されている申請フォームを利用して、PCやスマートフォンのブラウザ上で申請、承認のワークフローをまわすことができます。
メリット５． データを蓄積して活用できる
時間外等を含む労働時間のデータは、人材の配置や採用の意思決定に重要な情報を提供し、労働環境を改善したり、効率的な人員手配を可能にします。季節変動や人件費高騰等の要因を把握して、効率的な経営を支援してくれる貴重なデータ資産となるのです。
蓄積・集約された労働時間データを様々な切り口、視点で可視化することで、有益な発見につながります。たとえば、部署ごとにみて急激な労働時間の増加傾向や緩やかな下降傾向などがないか、あるいは、月末や期末の特殊なパターンなど、データの活用によって、人員の需要予測ができるようになります。余剰人員を効率的に再配置するなどの意思決定を適切に行えるようになります。
※勤怠管理システムを導入するメリットに関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理・就業管理システム 5つの導入メリット
勤怠管理システムは、無料と有料のどちらが良い？
勤怠管理システムには、無料で使えるフリーソフトと有料のツールがありますが、新しいシステム導入にはどうしてもコストや手間が発生するものです。ここでは、フリーソフトと有料ツールそれぞれのメリットとデメリットについて、詳しく紹介します。
ゼロコストが魅力！ 無料の勤怠管理システムの特徴
フリーソフトとして提供される勤怠管理システムの特徴としては、次のような点が挙げられます。
- ・初期費用、ランニングコストが発生しない
- ・細かな修正やアフターフォローなどのサービスが受けられない
- ・保管データの補償がない
コストが発生しないことは無料ツールを使うメリットではありますが、中には簡易的に作成されているものも多く、システムの完成度も十分とはいえず使いにくいこともあります。無料の勤怠管理システムは、出退勤時間の記録、集計、計算が主な機能です。また、無料で提供できる仕組みとしては、バナー等の広告を表示させることで広告料を得て、収入としているタイプが一般的で、使用のたびに広告が表示されるなど、面倒で煩わしく感じるかもしれません。
また、無料サービスの最大のデメリットは、保管している勤怠データの保障です。サーバーの不具合だけでなく、クラウドサービスの突然の停止などもあり得るので、普段からきちんとバックアップをとっていないと、いざという時に対応に困ることになります。
豊富なサービスと柔軟性が魅力！ 有料の勤怠管理システムの特徴
反対に、有料の勤怠管理システムの特徴としては、次のような点が挙げられます。
- ・保存データの補償制度がある
- ・メンテナンスやアフターフォローが充実している
- ・市販の給与ソフトとの整合性がある
- ・購入費用やランニングコストが必要
発生する料金としては、導入初期費用、毎月の利用料（従量課金が一般的）などです。使用する企業の規模に合わせて、基本料金＋従業員の人数で料金が決まるシステムもあります。
有料サービスの勤怠管理システムを使うメリットとしては、市販の給与計算ソフトなどと互換性を持っていることが挙げられます。互換性がある給与計算ソフトであれば、勤怠情報がそのまま給与計算ソフトに入り、残業や時間外労働、年休などの情報をもとに給料を自動的に計算してくれるでしょう。
また、セキュリティの面でも有料サービスは優れています。悪質なコンピュータウィルスが蔓延している中で、適切なウィルス対策によって大切な情報が保護できるかどうかもシステム選びの重要なポイントです。
初期費用とランニングコストがかかるデメリットはありますが、長期間使用することを考えるなら有料のシステムが有利といえます。
知らないと困る？勤怠管理システム導入に伴う主な初期費用
勤怠管理システムの導入に伴う主な初期費用はクラウド型かオンプレミス型かどうかで異なります。導入に伴う経費を正しく理解していないと「クラウド型だから安い」、「オンプレミス型だから高い」という間違った認識を持ってしまうかもしれません。初期費用に何がかかるのか事前に知っておきましょう。
クラウド型勤怠管理システムの導入にかかる初期費用には、以下の内容が含まれる場合が多いです。
- ・ライセンス発行費（無料の場合も有り）
- ・指定購入費（打刻に使うデバイスや端末の購入にかかる費用）
- ・操作説明講習費
- ・他システムからの移行費
ただし、導入するシステム次第では、上記の費用がかからない場合もあります。
それに対し、オンプレミス型の場合は上記に加えて以下の内容が含まれます。
- ・サーバーの設置費用
- ・インストールやセットアップ費
- ・システムの購入や開発、構築費
オンプレミス型とクラウド型で初期費用は大きく異なリますので、システム導入の際には参考にしてみてください。
納得して選びたい！ 無料お試し期間を活用しよう！
勤怠管理システムの導入にあたって一番難しい点が、実際に使ってみないと善し悪しが分からないということです。無料版であれば試しに使うのにもためらいはありませんが、それなりに費用負担が発生する有料サービスは気軽に導入できません。そのため、多くの有料の勤怠管理システムでは無料で使えるお試し期間が設定されています。
無料お試し期間を有効活用するために、以下のポイントに気をつけて運用してみましょう。
- ・無料お試し期間を誰がどのように使うか事前にシミュレーションする
- 無料お試し期間を利用する場合、2週間や1ヶ月など限られた期間内にシステム導入の決定を下さなければなりません。そのため、期間が始まってからどのように使うか考えていると、無料のお試し期間を無駄にしてしまうことになりかねません。自社でどのように運用をするか想定し、お試し期間を使ってみましょう。
- ・導入に踏み切る条件を決めておく
- 無料お試し期間の前に、その勤怠管理システムのどこを懸念していて、どこを確かめたら導入をするのかあらかじて決めておくといいかもしれません。無料お試し期間が終わってから、導入するか検討していては間に合わないません。導入に踏み切る条件を事前に決めておくことで、導入する場合はスムーズに導入できますし、導入しない場合は他の勤怠管理システムの検討へと切り替えることができるでしょう。
- ・実際の勤務体系を想定し使う
- 無料お試し期間中は、実際に運用する場合を想定して利用してみましょう。全ての従業員の勤務体系に合わせた設定をすることで、実際にシステムを導入したあともトラブルを少なくできます。
- ・イレギュラーなデータを入力してみる
- 自社の勤務形態を考慮した通常の使用テストだけでなく、可能な限りイレギュラーなデータ入力を試してみるなどして、お試し期間中にしっかりと使い勝手の確認やトラブルシューティングを行えば、より安全にシステム導入を実施できるでしょう。
システム導入後の手間やコストこそが重要！
無料と有料の製品、サービスが存在する勤怠管理システムですが、日々コストダウンを追及し続けている企業の担当者にとって、無料で使用できるシステムはありがたい存在に見えます。
しかし、長期間に渡って安全に使用できること、使い勝手がよく勤怠入力・管理に余計なストレスがないこと、他システムとの連動性が高いことを考慮すると、初期費用や多少のコストは発生しても有料サービスには十分なメリットがあります。
勤怠管理システム導入を検討しているのであれば、まずは自社の勤怠状況に即したシステムであることを大前提として、メリットの高いシステムを選ぶことをおすすめします。
※無料ツールと有料ツールの比較に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
無料か有料か、勤怠管理システム導入前に理解しておくべき特徴
９．選定のための4つのチェックポイント
自社の就業規則に対応可能か？
業種や会社規模などによって、会社の就業規則は大きく異なります。とくに、勤怠管理･就業管理システムは勤務形態、給与体系、休日休暇といった項目と密接に関係してきます。
シフト管理やスケジュール管理、変形労働時間への対応なども含め、自社の就業規則に無理なく対応できるシステムを選定しなければなりません。また、頻繁に改定される労働関係の法令にも柔軟に対応できるかどうかも見極めたいところです。
給与システムとの連携は可能か？
勤怠管理･就業管理システムで集計されたデータは給与計算の基礎データとなります。当然ながら給与システムとの親和性が重要となってきます。データの受け渡しが自動化、簡素化されることで、業務効率化が図れます。場合によっては、勤怠管理･就業管理システムの導入に合わせて、給与システムのリプレースも検討してみてもよいでしょう。また、給与システム以外では、人事系のシステムとの親和性も確認しておくとよいでしょう。
自社の従業員にとって使いやすいツールか？
出退勤のデータを収集するタイムレコーダーなどのターミナルの種類や、管理画面でのデータの集計、抽出といった機能が、自社の従業員にとって使いやすいものかを見極めましょう。
勤怠管理･就業管理システムには、ICカード、生体認証、Web打刻など多様なターミナルが用意されています。自社の業務や従業員、コストに合わせて最適なものを採用する必要があります。
さらに、人事･総務担当者や管理監督者がどのような情報を必要とし、その情報がツールから簡単に取り出せるかどうかも確認します。
インプット側とアウトプット側の操作性が自社にしっかりとマッチしたシステムを選定するようにしましょう。
キャパシティとセキュリティは十分か？
クラウド環境が整備されてきた昨今、勤怠管理システムもASPやSaaSといったクラウドサービスの採用が進んでいます。自社サーバを設置せずに勤怠管理を行え、システム管理やコスト面でのメリットも大きいクラウド型勤怠管理システムですが、センタ側のキャパシティはしっかり確認しておかなければなりません。
特に勤怠管理の場合、出退勤では朝の始業時間にアクセスが集中したり、月末の時期にデータの大量の出し入れがあるなど、特定の時間や期間に負荷が集中します。また、情報の機密性やバックアップなどの体制もチェックしておきたいところです。
情報セキュリティマネジメントシステムの導入やISO27001の取得などはひとつの目安になるでしょう。
※勤怠管理システムの選定ポイントに関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
勤怠管理システム選定の４つのチェックポイント
１０．まとめ
いかがでしたでしょうか。勤怠管理の必要性から、勤怠管理システムの歴史、機能、メリットや選定ポイントまで、詳しく説明してきました。
勤怠管理システムを導入することで、単なる勤怠管理の効率化ではなく、様々なメリットが有ります。しかし、そのメリットを受けるためには、自社に合った最適な勤怠管理システムを選ぶ必要があります。まずはどの製品が自社のニーズに合致するか、比較検討から始めてみるといいでしょう。
上記でも述べましたが、勤怠管理システムの多くは、無料トライアル版が利用できます。実際に利用して初めて分かることがあるかもしれません。自社に合うか比較検討する際は無料トライアルを是非利用してみてください。また、ツール選定に迷ったら、人気ランキングから選んでみるのも良いかもしれませんね。
ITトレンド掲載中の勤怠管理システムを最新人気ランキングから比較する
