建設業向け勤怠管理システムのメリット・機能を徹底解説！

建設業における勤怠管理の悩み

建設業の特徴は、事務所や本社から離れたところに現場があることです。そのため、この業界では現場への直行・直帰が頻繁に行われます。

そこで多くの企業の場合、事務所に出勤する際には通常のタイムカードを使用しつつ、現場に直行する場合は自己申告や手書きの日報で管理していました。この勤怠管理方法の大きな問題点は３つあります。

• ●勤怠報告の信憑性がない
• ●勤怠集計の効率が悪い
• ●社員の勤怠状況を把握できない

では、タイムカードと日報それぞれの悩みを解説していきます。

日報には信憑性がない

手書きの日報を使う場合、以下のような問題点がありました。

• ●日報をすぐに回収できない
• ●記入ミスが起こりやすい
• ●現場の報告に信憑性がない

手書きの日報を使っている企業では、社員が１ヶ月分の日報を最終日にまとめて記入するので、記入ミスを誘発するとともに、日報をすぐに回収できないという問題が発生します。

仮にミスがないとしても、そのような記入方法に信憑性はありませんよね。

タイムカードでは勤怠管理が複雑化する

建設業の企業がタイムカードを本社で導入しても、社員が直行直帰するケースに対応できません。そこで本社と現場でタイムカードを複数用意するという対策が考えられますが、離れた場所に同じ社員のタイムカードがあるので勤怠情報の集計に時間と手間がかかり、日報による勤怠管理と同様な問題が発生するのです。

建設業向け勤怠管理システムを導入するメリット

上記のような悩みは、タイムカードと手書きの日報を使い続けていては解決できません。働き方改革関連法案が施行され、長時間労働の改善が叫ばれているのにもかかわらず社員の労働実態を把握できないのは、企業にとっても大きなリスクだと言えます。

これらの悩みを解決するのが建設業に特化した勤怠管理システムです。では、建設業向け勤怠管理システムのメリットについて詳しく見ていきましょう。

正確な時間を把握できる

勤怠管理システムが出勤と退勤の時間を記録するため、正確な勤務時間を把握できます。直行直帰の社員が自分で入力しないのでミスが起きず、勤怠報告の信憑性が増します。

仮に社員が勤怠報告を忘れてしまった場合でも、勤怠管理システムの中には勤怠報告漏れを自動で検知、連絡をしてくれる機能が搭載されているのものもあります。

自動で勤怠情報を集計できる

タイムカードや手書き日報であれば勤怠情報を集計するときに転記業務が発生しますが、勤怠管理システムを利用すると自動で集計できるため、業務負荷を削減できます。

勤怠情報の集計を人の手でしている場合、日報の回収が遅れて短期間で集計するのでミスが発生したり社員の入力ミスの発見が遅れたりするリスクがあります。

勤怠管理システムであればスムーズに勤怠情報の集計ができ、社員の入力ミスや打刻漏れもその場で発見・修正できます。タイムカードはもちろんいりません。

一人ひとりの動向の詳細を把握できる

タイムカードや日報では、社員が現在どこにいるのかを把握できず、社員の直行直帰に対応できません。１日に複数の現場を担当する社員がいればもっと勤怠管理が複雑化して手に負えなくなります。

建設業向け勤怠管理システムを導入すれば、モバイル・タブレット端末のGPS機能で各社員の位置情報を常に把握できます。また、現場の社員が打刻すると即座に情報が更新され、管理者がリアルタイムに確認できます。

本人用の端末のみでしか打刻はできませんから、タイムカードや日報で発生するかもしれないなりすましの不正な打刻も未然に防げます。

こんなに便利！建設業向け勤怠管理システムの機能４選！

建設業向け勤怠管理システムは建設業で特徴的な問題を解決するだけではありません。タイムカードと日報による勤怠管理では実現できないような便利機能がたくさんあります。

そこで、建設業向け勤怠管理システムにあったらとても便利な機能を４つ取り上げて紹介していきます。これらの機能がすべての製品にあるとは限りません。

各種デバイス対応機能

多くの勤怠管理システムでは、社員が様々なデバイスから打刻できます。いつでもどこからでも打刻できるので、今まで打刻方法について悩んでいた方ももう困ることはないでしょう。

基本的にはスマートフォンやタブレットに対応しているシステムが多いですが、通話打刻や指紋打刻、ICカード打刻にまで対応している製品もあります。

出面表出力機能

先程導入メリットとして社員一人一人の詳細な勤怠状況を把握できることを説明しましたが、システムによっては現場ごとに社員の勤怠状況を把握できます。

現場の社員の勤怠データを自動で集計して出面表を出力する機能もあるので、建設業特有の悩みである出面管理の効率化を図れて便利ですよね。

各種申請ワークフロー機能

残業や休日出勤申請などの手続きはとても工数がかかってしまい、申請者にも勤怠管理担当者にも負担になる作業でしょう。しかし、働き方改革で勤務実態やコンプライアンスが重視される中、申請手続きを適当に処理してブラックボックス化するわけにはいきませんよね。

建設業向け勤怠管理システムを導入すれば、残業・休日申請などの各種申請に用いる書類を電子化してシステム上で処理できるので申請・承認業務の効率化を実現します。申請フォームを電子化したり、申請データを整理したりできるので便利ですよね。

グループウェア機能

建設業では複数人の社員が同じ現場を担当することももちろんありますから、グループでスケジュールを共有できたら便利ですよね。そこで建設業向け勤怠管理システムには、スケジュールに加えて設備予約、掲示板などで情報共有を簡単に行えるグループウェア機能がついているものがあります。

もし急なスケジュール変更が決定したらどうなりますか？現場に向かっている社員にいちいち連絡しなければなりません。しかし勤怠管理システムを導入すればそんな面倒な問題も簡単に解決できます。

失敗を防ぐ！建設業向け勤怠管理システムの選び方

では、建設業向けの勤怠管理システムはどのように選べばよいのでしょう？情報を探そうと思っても、建設業向け勤怠管理システムの選び方を書いた記事はあまり見当たりません。

そこでこの記事では、建設業にフォーカスしたシステムの選定ポイントについて解説していきます。

操作性はどうか

建設業で実際に現場に携わる人は、パソコンを使ったオフィスワーク業務をすること他の職種に比べてが少ないですよね。ですから、勤怠管理システムに関わらずシステムの操作自体にあまりなれていない人が多いのではないでしょうか。

そこで重要なのがシステムの操作性です。システム導入時のイメージやデモ画面を実際に現場に携わる社員に共有し、意見を聞くのも良いでしょう。

付属機能が便利かどうか

先程述べましたが、建設業向けの勤怠管理システムには様々な付属機能がついています。オプション機能は製品によって異なるので、自社にあったら便利な機能を持っている製品を選びましょう。

工事原価管理が可能かどうか

建設業における会計処理は「建設業会計」と呼ばれる独特な方法でなされます。それほど建設業での原価管理は異質で重要なんです。勤怠管理システムによっては、この工事原価管理までしてくれます。多くの会社がそもそも原価管理をやっていませんから、自社の差別化を図れます。

工事原価管理の考え方は会社によって異なるので、自社の管理方針に合った製品を選ぶほうが良いでしょう。

自社に最適な建設業向け勤怠管理システムを使ってみよう！

現在ではクラウド型の勤怠管理システムを活用することで、正確な打刻とデータ集計の自動化を実現できます。勤怠管理システムは、近年労働環境が整備されていなかった建設業の問題の解決に貢献します。

一口に勤怠管理システムといっても色々な製品があるため、導入の際はしっかりと検討することをオススメします。以下の記事でたくさんの勤怠管理システムを紹介しているので、比較してみてください。

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