建設業向け勤怠管理システムのメリット・機能を徹底解説！

建設業における勤怠管理の悩み

建設業の勤怠に関して、社員にタイムカードを利用してもらったり、自己申告や手書きの日報を書いてもらったりしても、「なかなか正確な勤務情報を集められない」といった悩みを抱えた経験はありませんか？

この勤怠管理方法の大きな問題点は以下の通りです。

• ●勤怠報告の信憑性が低い
• ●勤怠集計の効率が悪い
• ●社員の勤怠状況を把握できない

では、さっそくタイムカードと日報それぞれの悩みを解説していきます。

日報は信憑性が低い

手書きの日報を使う場合、以下のような問題点がありました。

• ●日報をすぐに回収できない
• ●記入ミスが起こりやすい
• ●記憶を頼りに書かれることが多い

手書きの日報を使っている企業では、社員が１ヶ月分の日報を最終日にまとめて記入するので、記入ミスを誘発するとともに、日報をすぐに回収できない問題が発生します。

仮にミスがないとしても、日報という方法では記憶を頼りに記入するため、記載内容も曖昧になってしまうでしょう。

タイムカードでは勤怠管理が複雑化する

建設業の企業がタイムカードを本社で導入しても、社員が直行直帰する場合、それに対応できません。そこで本社と現場でタイムカードを複数用意するといった対策がありますが、離れた場所に同じ社員のタイムカードがあるので勤怠情報の集計に時間と手間がかかり、日報による勤怠管理と同様な問題が発生します。

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建設業向け勤怠管理システムを導入する３つのメリット

上記のような悩みは、タイムカードと手書きの日報を使い続けていては解決できません。働き方改革関連法案が施行され、長時間労働の改善が叫ばれているのにもかかわらず、社員の労働実態を把握できないのは、企業にとっても大きなリスクだと言えます。

これらの悩みを解決するのが建設業に特化した勤怠管理システムです。では、建設業向け勤怠管理システム３つのメリットについて詳しく見ていきましょう。

１.　正確な時間を把握できる

勤怠管理システムが出勤と退勤の時間を記録するため、正確な勤務時間を把握可能です。直行直帰の社員が自分で入力しないのでミスが起きず、勤怠報告の信憑性が増します。

仮に社員が勤怠報告を忘れてしまった場合でも、勤怠管理システムの中には勤怠報告漏れを自動で検知、連絡をしてくれる機能が搭載されているものもあります。

２.　自動で勤怠情報を集計できる

タイムカードや手書き日報であれば勤怠情報を集計するときに転記業務が発生しますが、勤怠管理システムを利用すると自動で集計できるため、業務負荷を削減できます。

勤怠情報の集計を人の手で行っている場合、日報の回収が遅れて短期間の内に集計するのでミスが発生したり、社員の入力ミスの発見が遅れたりするリスクがあります。

勤怠管理システムであればスムーズに勤怠情報の集計ができ、社員の入力ミスや打刻漏れも、その場で発見・修正ができます。タイムカードはもちろんいりません。

３.　一人ひとりの動向の詳細を把握できる

タイムカードや日報では、社員が現在どこにいるのかを把握できず、社員の直行直帰に対応できません。また、１日に複数の現場を担当する社員がいる場合、もっと勤怠管理が複雑化するでしょう。

建設業向け勤怠管理システムを導入すれば、モバイル・タブレット端末のGPS機能で各社員の位置情報を常に把握できます。また、現場の社員が打刻すると即座に情報が更新され、管理者がリアルタイムで確認可能です。

本人用の端末のみでしか打刻はできませんから、タイムカードや日報で発生するかもしれない、なりすましの不正な打刻も未然に防げます。

こんなに便利！建設業向け勤怠管理システムの機能４選

建設業向け勤怠管理システムは、建設業で特徴的な問題を解決するだけではありません。タイムカードと日報による勤怠管理では実現できないような便利機能がたくさんあります。

そこで、建設業向け勤怠管理システムにあるととても便利な機能を４つ紹介していきます。これらの機能がすべての製品にあるとは限りませんので、製品を選ぶ際には注意しましょう。

１.　各種デバイス対応機能

多くの勤怠管理システムでは、社員が様々なデバイスから打刻できます。いつでもどこからでも打刻できるので、今まで打刻方法について悩んでいた方ももう困ることはないでしょう。

基本的にはスマートフォンやタブレットに対応しているシステムが多いですが、通話打刻や指紋打刻、ICカード打刻にまで対応している製品もあります。

２.　出面表出力機能

先程導入メリットとして社員一人一人の詳細な勤怠状況を把握できることを説明しましたが、システムによっては現場ごとに社員の勤怠状況を把握できます。

現場の社員の勤怠データを自動で集計して出面表を出力する機能もあるので、建設業特有の悩みである出面管理の効率化を図れます。

３.　各種申請ワークフロー機能

残業や休日出勤申請などの手続きはとても工数がかかってしまい、申請者にも勤怠管理担当者にも負担になる作業でしょう。しかし、働き方改革で勤務実態やコンプライアンスが重視される中、申請手続きを乱雑に処理してブラックボックス化するわけにはいきません。

建設業向け勤怠管理システムを導入すれば、残業・休日申請などの各種申請に用いる書類を電子化してシステム上で処理できるので申請・承認業務の効率化を実現します。申請フォームを電子化したり、申請データを整理したりできるので便利ですよね。

４.　グループウェア機能

建設業では複数人の社員が同じ現場を担当することももちろんありますから、グループでスケジュールを共有できたら便利ですよね。そこで建設業向け勤怠管理システムには、スケジュールに加えて設備予約、掲示板などで情報共有を簡単に行えるグループウェア機能がついているものがあります。

例えば、もし事務所内で急なスケジュール変更があっても、現場に向かっている社員に直接連絡する必要はなく、メッセージを送るだけで迅速かつ簡単に情報共有ができます。

失敗を防ぐ！建設業向け勤怠管理システムの選び方

では、建設業向けの勤怠管理システムはどのように選べばよいのでしょう？情報を探そうと思っても、建設業向け勤怠管理システムの選び方を書いた記事はあまり見当たりません。

そこでこの記事では、建設業にフォーカスしたシステムの選定ポイントについて解説していきます。

操作性はどうか

建設業で実際に現場に携わる人は、パソコンを使ったオフィスワーク業務が他の職種に比べて少ないですよね。ですから、勤怠管理システムに関わらずシステムの操作自体にあまり慣れていない人が多いのではないでしょうか。

そこで重要なのがシステムの操作性です。システム導入時のイメージやデモ画面を実際に現場に携わる社員に共有し、意見を聞くのも良いでしょう。

付属機能が便利かどうか

建設業向けの勤怠管理システムには様々な付属機能がついています。付属機能は製品によって異なるので、自社にあった便利な機能がついている製品を選びましょう。主に設定される付属機能は以下の通りです。

●多種多様なデバイスでの利用可能機能

PC以外にも、スマートフォンやタブレットでも利用が可能

●国への提出書類の自動作成機能

労働基準監査官など国への提出書類を自動で作成可能

●GPS機能

誰がどこの現場にいるか把握が可能

●日報メール送信機能

メールでの日報を送信、催促が可能

工事原価管理が可能かどうか

建設業における会計処理は「建設業会計」と呼ばれる独特な方法で行われます。それほど建設業での原価管理は異質で重要なのです。勤怠管理システムによっては、この工事原価管理までしてくれます。原価管理が正確に行えていない企業もあるため、正確に原価管理を行うことで自社の差別化を図れます。

工事原価管理の考え方は会社によって異なるので、自社の管理方針に合った製品を選ぶほうが良いでしょう。

自社に最適な建設業向け勤怠管理システムを使ってみよう！

現在ではクラウド型の勤怠管理システムを活用することで、正確な打刻とデータ集計の自動化が実現可能です。勤怠管理システムは、近年労働環境が整備されていなかった建設業の問題の解決に貢献します。

ただ、一口に勤怠管理システムといっても色々な製品があるため、導入の際はしっかりと検討することをオススメします。以下の記事でたくさんの勤怠管理システムを紹介しているので、比較してみてください。

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