勤怠管理システムーオンプレミス型？クラウド型？自社にあった提供形態の選び方

勤怠管理システムーオンプレミス型とクラウド型の違い

ここでは、オンプレミス型とクラウド型のシステムの違いを具体的に解説します。

オンプレミス型

自社で所有しているサーバー内にシステムを構築し、運用管理する形態です。

・導入期間　

導入まで数週～数ヶ月を要し、比較的に時間がかかると言えます。具体的には、ソフトウェアのインストール作業、新規ハードウェアの調達・設置場所の手配・ネットワーク接続などの作業が必要です。

・コスト　＜初期コストがかかる＞

製品購入にかかる初期投資が必要です。初期費用の他、サーバ構築、環境設備、バージョンアップ、保守などの費用が必要になります。月々のシステム費用は発生しないため、従業員数が数百名より多い場合や、長期間継続して使用すれば総コストを低く抑えられる場合もあります。

・カスタマイズ・統合　＜柔軟に対応＞

製品によって程度は異なりますが、自社の要望に合わせてカスタマイズが可能です。また、既存システムとの統合も可能です。自社の就業規則が複雑な場合や、人事システムや給与計算システムなど、連携必須なシステムがある場合にも柔軟に対応可能です。

・システム運用　＜社内体制が必要＞

サーバやデータベースなど保有してシステムを構築するため、サーバメンテナンスや障害対応などの保守運用を自社で行う必要があります。

・セキュリティ　＜比較的リスクは低い＞

自社内にシステムを構築するため、インターネットなどの公衆網に接続しないのであれば比較的リスクは低いと言えます。自社のセキュリティポリシーに沿った運用が可能です。

・サポート　＜社内体制が必要＞

外部の業者と契約することで、システムサポートを受けることが可能ですが、法改正への対応などのアップデートは自社で対応する必要があります。

クラウド型

システムを構成するハードウェア、ソフトウェアを自社で所有せず、インターネットを通じて利用する形態です。ここではSaaS、ASPと呼ばれる形態を含みます。

・導入期間　＜比較的短い＞

導入までの期間は比較的に短いことが特徴です。製品によって異なりますが、契約後にすぐに利用開始できる場合もあります。

・コスト　＜初期コストが抑えられる＞

初期の設備投資がほとんど発生しないため、導入コストを抑えることができます。初期費用は不要もしくは数万円~数十万程度のサービスが多いです。ユーザー単位、契約期間などによる従量課金制で月額費用が発生します。ユーザー数の増減に対しては柔軟に対応できます。

・カスタマイズ　＜対応範囲は限定的＞

予め準備されている個別設定の範囲を超えるカスタマイズはできない場合が多くあります。製品によりますが、既存システムとの連携や統合はサービス提供会社が決めた範囲でしか行えません。勤怠管理システムの導入と同時に、連携できる人事システムや給与計算システムの導入も検討する企業も多くなっています。

・システム運用　＜社内体制が不要＞

システム運用や保守体制を自社で確保する必要がありません。サーバメンテナンスやソフトウェアのバージョンアップ作業、障害対応などもサービス提供会社が行います。

・セキュリティ　＜ポリシーに合致しない可能性あり＞

　　　

自社の情報を社外サーバに保管すること、データ送受信がインターネット経由であることなどから、自社のセキュリティポリシーに合致しない可能性があります。

・サポート　＜社内システム担当は不要＞

月額の利用費用の中に、システムのサポートも含まれていることが多くあります。法改正への対応などのアップデートは自動で行われるので、自社でのシステム改修の手間や、対応漏れのリスクが低くなります。

まとめ

以上で、両者の違いや特徴をまとめました。簡潔にまとめると下記のような特徴が挙げられます。

・オンプレミス型

• 　自由にカスタマイズ可能
• 　買い切りなので長期的には低コストになる可能性がある

・クラウド型

• 　導入コストが抑えられる
• 　システム運用や法律対応がスムーズ

サービス提供会社によっては、両方のパターンでの提供が可能な会社もありますので、自社にはどちらが合うかわからない、といった場合には相談をしてみることもおすすめです。それぞれのシステムの提供形態の特徴を理解して自社にあった勤怠管理システムを導入しましょう。