介護業の勤怠管理における課題点
従業員の職種・雇用形態や勤務時間、介護施設の種別やサービスの提供形態などが多岐にわたる介護業の勤怠管理は煩雑になりやすく、業務負担が大きいといえるでしょう。ここでは介護業にありがちな勤怠管理の課題を紹介します。
勤怠管理業務や給与計算に時間がかかる
介護業では一つの事業所内でも、複数の職種・雇用形態の従業員が在籍しています。外勤や日をまたぐ勤務などもあるため、勤怠管理は煩雑になりがちです。また、紙ベースの勤怠管理の場合、転記やパソコン入力もあるので、給与計算の時期に多忙を極める管理者も多く存在します。膨大な業務をこなすことになるため、人為的ミスなどトラブル発生も少なくありません。
シフト表作成の負担が大きい
介護業ではシフト制や固定制、２交代や３交代など勤務形態もさまざまです。さらに、従業員の休暇希望や取得資格を考慮して勤務表の作成をしなければなりません。このような複雑なシフトをExcelで作成・管理するのは難しいでしょう。従業員数の変動や条件などを踏まえるとマクロや関数の技術が必要になり、勤務表の作成ができる担当者が限られ、業務が属人化する可能性もあります。
労働時間・残業の正確な把握が困難
介護業で訪問介護など施設外で勤務をする場合は、直行直帰になり後日まとめて勤怠を申告することもあります。また、不測の事態で突発的に残業や勤務時間の変更などが生じやすいのも介護業の特徴です。人手不足が深刻な施設では、施設全体の仕事が終わらないために残業が常態化しているケースもあります。
勤怠を自己申告にしていると、勤怠状況を正しく把握できず、サービス残業の横行やオーバーワークによる離職などを招きかねないでしょう。
有給休暇の管理が難しい
有給休暇や法定休暇の取得についても、人手不足による繁忙で消化が進まない、パートやアルバイトなど変則勤務の従業員の取得状況を把握できないなどの課題があります。従業員に休暇の取得を促し人員調整するなど、煩雑な勤怠管理とあわせて対応するのは業務負担が大きいでしょう。
これら介護業界特有の課題解決に有効な勤怠システムを今すぐ知りたい方は、
▼介護業におすすめの勤怠管理システムを比較へジャンプ！
介護業で勤怠管理システムを導入するメリット
介護業の勤怠管理では、勤務時間や配置基準など特殊な配慮が必要な場合も多くあります。自社のサービスや勤務形態にあわせた勤怠管理ができる介護向けのシステムを導入することで、管理負担の軽減や業務効率化が見込まれるでしょう。勤怠管理システムの導入で得られる具体的なメリットは以下のとおりです。
- ●正確な勤務時間の把握
- ●勤務時間の一元管理
- ●職種ごとの勤務時間集計
- ●シフト表作成の時間短縮
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
正確な勤務時間の把握
紙やExcelの出勤簿で勤怠管理をする場合、勤怠打刻できる場所が限られます。例えば訪問介護など外勤の従業員は、勤怠打刻をするためだけに事業所に行かなければなりません。
クラウド勤怠管理システムなら、PCのほか携帯電話やタブレットで出退勤時間を打刻可能です。アプリやWebブラウザで勤怠打刻をするため場所を問わずに利用でき、時間を書き変えるなど改ざんの心配もありません。スマートフォンのGPS機能に対応した製品であれば、訪問先へ到着後に打刻されていることもわかります。
勤務時間の一元管理
勤怠打刻情報はシステム内に集約され、従業員の実労働時間として一覧表示されます。従業員によって労働の偏りがないか、長時間労働になっていないかなど、勤務状況をリアルタイムで把握できるでしょう。管理者は、勤怠確認のために各拠点への電話や出向く必要もありません。本部にいながら全従業員の勤怠情報を確認可能です。
職種ごとの勤務時間集計
介護業では、一人が複数の職種に就いているケースが多くあり、勤務時間の集計は煩雑です。例えば、午前中は介護福祉士、午後からは介護事務員として働く場合、時給や手当が異なります。そのため、勤怠データは別々に記録されなければなりません。さらに２交代制や３交代制、日勤・夜勤の混在や日をまたぐ勤務もあるため、従業員ごとの勤怠データを正確に把握するのは難しいでしょう。
勤怠管理システムなら、どの職種で何時間働いたかを打刻のタイミングから自動集計できます。紙ベースの勤怠管理では、回収・転記・職種別の集計に膨大な時間がかかるものの、勤怠管理システムがあればその時間はかかりません。さらに、給与計算ソフトと連携可能な製品なら夜勤手当や深夜割増賃金などの計算自動化も可能です。
シフト表作成の時間短縮
勤怠管理システムはシフト表作成を効率化する機能を搭載している製品もあり、業務時間の短縮が期待できます。介護業のシフトは、介護保険法で定められた人員基準などを踏まえ作成しなくてはなりません。各従業員のシフトの調整に時間と手間がかかる傾向にあります。
勤怠管理システムでは、従業員の要望やスキル・勤務形態などに応じたシフト表が短時間で作成できます。また、シフトの希望もデータで提出が可能で、転記作業も必要ないのは管理者にとっての大きなメリットでしょう。
介護業向け勤怠管理システムの比較・選定ポイント
勤怠管理システムは、製品によりさまざまな機能が搭載されています。事業所の規模や形態により適した製品は異なりますが、基本的な選定ポイントは以下のとおりです。
- ●働き方改革関連法に対応しているか
- ●訪問介護など外出先での打刻に対応しているか
- ●人員配置基準に沿ったシフト作成にも対応しているか
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
働き方改革関連法に対応しているか
働き方改革による法改正で、2019年４月より「労働時間の適正な把握」「時間外労働の上限規制の導入」「年次有給休暇（年５日）の取得」などが義務付けられました。勤怠管理システムは法改正に対応したものを選びましょう。
参考：働き方改革推進支援センター | 働き方改革特設サイト | 厚生労働省
訪問介護など外出先での打刻に対応しているか
介護業においては内勤と外勤の従業員が混在するため、打刻の選択肢が多い勤怠管理システムを選ぶと利便性が高まります。特に、スマホやタブレットから出退勤の打刻ができると、訪問介護や訪問看護に従事する従業員であっても直行直帰が実現します。訪問先に設置したQRコードを読み取って打刻する製品や、GPS打刻に対応した製品であれば不正防止にもつながるでしょう。
人員配置基準に沿ったシフト作成にも対応しているか
介護施設は、国が定めた人員配置基準を守ったうえでシフトを作成する必要があります。介護業に特化した勤怠管理システムのなかには、人員配置基準や加算条件を加味して必要人員を算出する製品や、常勤換算表に対応した製品があります。シフト作成が大きな負担になっている場合、そういったサポート機能が搭載された製品を選ぶのも一案です。
なお、一般的な勤怠管理システムであっても、シフト管理機能を搭載していればシフトの申請や作成を大幅に効率化できます。勤怠管理システムのシフト管理機能について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事も一読ください。
【比較表】介護業向けおすすめ勤怠管理システム
介護業向け勤怠管理システムのおすすめ製品を比較表で紹介します。価格や対応機能、無料トライアルの有無が簡単に確認できます。各製品の詳細情報については、記事後半で紹介しているので、まずは製品の絞り込みなどに役立ててください。また、ITトレンドは気になる製品の資料請求が可能です。資料請求をした製品の比較表の自動作成もできるので、社内検討する際にぜひご活用ください。
以下のボタンより、最新の勤怠管理システムランキングを確認できます。人気製品も把握したうえで製品選定を進めたいという方はぜひ参考にしてください。
介護業におすすめの勤怠管理システムを比較
勤怠管理システムは、さまざまな種類がリリースされています。ここでは、介護業に適した製品をピックアップしました。気になる製品は緑色の「＋リストに追加」ボタンでカート追加をしておくと、あとでまとめて資料請求できて便利なので、ぜひ活用ください。
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻データや有休情報は自動で集計されるため、各事業所や職種など条件にあうシフト表を作成できます。多くの介護業で導入され、集計時間の大幅な短縮が実現しています。携帯電話やパソコン、ICカードによる出退勤打刻に対応し、GPS機能とも連動可能です。ジョブカンの他シリーズと連携させれば、給与計算や労務管理などの効率化も望めます。
| 価格 |
初期費用無料
月額200円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
ICカード・LINE・Slack・生体認証・モバイル・PC/タブレットなど |
いい点
介護・福祉
1,000名以上 5,000名未満
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、クラウド型の勤怠管理システムです。Webブラウザや携帯電話のGPS機能、指紋・指静脈認証やICカードなど、豊富な打刻方法に対応しています。携帯電話やスマホを利用すれば、訪問介護など現場での打刻もしやすいでしょう。勤怠の自動集計やシフト管理機能に加え、各社給与ソフトとの連携機能もあります。システムの設定から導入後の運用まで、追加料金なしのサポートも魅力の一つです。
| 価格 |
初期費用無料
月額300円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
Touch On Timeレコーダー（指紋認証・ICカード認証・パスワード認証が）・ スマートフォン認証・Webページ認証など |
いい点
食品、医薬、化粧品
1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点
介護・福祉
10名以上 50名未満
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しており、介護施設での導入実績をもつクラウド型の勤怠管理システムです。多彩なタイムレコーダーシステムに加え、シフト管理やワークフロー機能も搭載しています。勤務データ・残業状況・人件費の概算などの情報から、リアルタイムに人件費の予算実績管理が実施できます。残業基準の設定や帳簿への出力、給与計算ソフトとの連携も可能です。
| 価格 |
初期費用無料
月額300円/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
ICカード・モバイル・Windowのログオンオフ・生体認証・共用PCでのマイページ打刻・カメレオンコード など |
いい点
放送・広告・出版・マスコミ
50名以上 100名未満
改善してほしい点
介護・福祉
100名以上 250名未満
「ジンジャー勤怠」は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。さまざまな休暇や勤務形態にも対応しているので、不規則な介護業界の出勤・休暇管理が効率化するでしょう。給与計算ソフトとの連携やAIによる残業時間予測機能があるほか、多言語（英語・タイ語・ベトナム語・インドネシア語など）対応も可能です。
| 価格 |
月額費用400円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇（１か月） |
| 打刻方法 |
マイページ・タブレット・スマホアプリでの打刻（GPS機能含む）・ICカード・Chatwork・Slackなど |
いい点
放送・広告・出版・マスコミ
250名以上 500名未満
改善してほしい点
介護・福祉
1,000名以上 5,000名未満
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド勤怠」は、介護や福祉業界でも導入事例のある勤怠管理システムです。フレックスタイム制などの勤務形態のほか、障害者の雇用など多様な働き方に対応します。そのほか、高度プロフェッショナル制を新設し、さらなる新しいビジネス環境でも活用できます。同社の給与ソフトを利用すれば、シームレスな連携が実現するでしょう。
| 価格 |
月額300円～/ユーザー |
無料トライアル |
◯（１か月） |
| 打刻方法 |
ICカード認証・暗証番号認証・指静脈認証・モバイル打刻・クリック認証・通話打刻 |
改善してほしい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
10名以上 50名未満
KYODOU株式会社が提供する勤怠管理システム「ShiftMAX」は、クラウド型でありながらセミオーダー式でもあるのが特徴です。専用サーバを使用するため柔軟なカスタマイズが可能で、介護事業特有の就業規則や業務にあわせた勤怠管理が実現します。操作画面にExcelを採用しているので、シフト作成や勤怠管理など操作しやすく、新たな操作を覚える負担がありません。導入時の設定サポートも対応可能です。
| 価格 |
初期費用50,000円
月額300円/ユーザー |
無料トライアル |
◯ |
| 打刻方法 |
ICカード認証・暗証番号認証・指静脈認証・モバイル打刻・クリック認証・通話打刻 など |
改善してほしい点
その他
100名以上 250名未満
KING OF TIME（ｉビジネスパートナーズ株式会社）
株式会社ヒューマンテクノロジーズの「KING OF TIME」を、ｉビジネスパートナーズ株式会社が代理店として提供しています。専任担当者がシステムの初期設定から導入後の相談までマンツーマンで対応します。はじめてのシステム導入に不安のある方や、多彩な勤務形態の介護業にとって強い味方となるでしょう。給与ソフトと連携も柔軟に対応しています。
| 価格 |
初期費用無料
月額費用300円/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
ICカード・モバイルWindowのログオンオフ・生体認証・共用PCでのマイページ打刻・スマホなど など |
改善してほしい点
卸売・小売業・商業（商社含む）
100名以上 250名未満
「ミナジン勤怠管理」は、株式会社ミナジンが提供するクラウド型勤怠管理システムです。社労士が在籍しているので、残業や有給の管理などコンプライアンスを強化したい場合に最適です。打刻時刻と入力や修正した時刻に差異が生じると、アラームを出せるため正確性が向上するでしょう。Web打刻やGPSアプリ打刻に対応し、就業規則グループ単位設定機能を搭載しています。
| 価格 |
初期費用無料
月額300円～/人 |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
PC・モバイル（ガラケー・スマートフォン）・ピットタッチの他・G suite（旧GoogleApps）・Slack・PCログインログオフ打刻・ICカード |
いい点
金融・証券・保険
50名以上 100名未満
改善してほしい点
食品、医薬、化粧品
100名以上 250名未満
株式会社ITZが提供する「かえる勤怠管理」は、さまざまな業界に特化したクラウド型勤怠管理システムです。一般のオフィスや製造業に適したシステムだけでなく、介護や医療業界向けの勤怠管理システムも提供しています。「かえる勤怠管理 介護」においては交代制や日をまたぐ勤務、変形労働時間制にも対応しており、勤怠・有休管理、介護用シフトの作成、給与計算ソフトとの連携も可能です。
| 価格 |
月額150円/人 |
無料トライアル |
〇（30日間） |
| 打刻方法 |
専用タブレット・ICカード・スマホアプリ・モバイル・ブラウザなど |
カイポケ
「カイポケ」は、株式会社エス・エム・エスが提供するクラウド型の介護ソフトです。国保連への伝送請求機能や従業員の勤怠管理機能などを搭載しています。パソコンやタブレットからの打刻や、給与計算ソフトとのデータ連携も可能です。タブレットなどからの入力情報は、実績やさまざまな書類とも連動できるため、従来の転記作業にかかる時間の短縮が望めるでしょう。シフトの自動作成にも対応しています。
| 価格 |
初期費用無料
基本料金月額1,000円～ |
無料トライアル |
〇（最大36か月） |
| 打刻方法 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MOT勤怠管理
株式会社バルテックが提供する「MOT勤怠管理」は、介護・福祉業向けの勤怠管理システムです。２交代制や３交代制などさまざまな勤務形態に対応しています。打刻データの自動集計はもちろん、会計データへの変換もできるため、効率的な管理が実現するでしょう。
| 価格 |
月額3,980円/～20ユーザー
月額8,500円/21～50ユーザー
月額15,000円/51～100ユーザー |
無料トライアル |
◯ |
| 打刻方法 |
スマートフォンアプリ・Wi-Fi自動・パソコンブラウザ・受付タブレットQR・顔認証・ドア解錠 など |
ToucheeZ QR勤怠
株式会社 Gains Lineが提供する「ToucheeZ QR勤怠」は、業種や企業のスタイルにあわせてカスタマイズできる勤怠管理システムです。訪問介護など外出する業務でも位置情報を取得して訪問記録を残せます。従業員により異なる勤務時間など変則的なシフトの作成も、人材配置基準をクリアしながら作成できます。必要な機能だけ搭載可能なため、自社にあうシステム運用が実現するでしょう。
| 価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 打刻方法 |
QRコード |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
さらに勤怠管理システムを知りたい方は、以下のページをご覧ください。資料請求数ランキング・搭載機能・提供形態などが一目でわかる比較表もあるので、製品選びの参考にしてください。
まとめ
介護業は複数の職種や勤務形態があるため、勤怠管理が煩雑になる傾向にあります。管理や集計作業は膨大で手間がかかり、人為的なミスの発生も少なくありません。介護業向け勤怠管理システムを導入すれば、外勤・内勤・職種を問わず正確な出退勤時間の打刻や勤怠データの自動集計が可能になり、従業員の負担は大幅に軽減されるでしょう。
まずは気になる製品の資料請求をしてみて、介護業向けの勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
