介護業の勤怠管理における課題点
介護業の勤怠管理は、職種・雇用形態、勤務時間、施設の種類やサービス形態が多岐にわたるため、業務負担が大きい傾向にあります。ここでは介護業にありがちな勤怠管理の課題を紹介します。
勤怠管理業務や給与計算に時間がかかる
介護施設では複数の職種や雇用形態の従業員が在籍し、外勤や日をまたぐ勤務が発生することも多いため、勤怠管理が複雑化しがちです。紙ベースの勤怠管理では、転記やPCへの入力作業が増え、給与計算時期には多忙を極めることもあります。こうした膨大な業務は人為的ミスを招き、トラブルが発生する要因にもなります。
シフト表作成の負担が大きい
介護業ではシフト制や固定制、２交代や３交代といった多様な勤務形態に対応しなければなりません。さらに、従業員の休暇希望や取得資格を考慮した勤務表の作成が求められます。このような複雑なシフトをExcelで作成・管理する場合、マクロや関数を駆使しなければならず、作成担当者が限られ、業務が属人化する可能性もあります。
労働時間・残業の正確な把握が困難
訪問介護など施設外勤務が多い場合、直行直帰が発生し、勤怠を後日申告するケースがあります。また、不測の事態による突発的な残業や勤務変更が生じることも少なくありません。勤怠を自己申告制にすると正確な労働時間を把握できず、サービス残業やオーバーワークの原因となる可能性があります。
また、人手不足が続く施設では、従業員に十分な休息を与えられず、有給休暇や法定休暇の取得が進まないケースも。これにより離職や労働環境の悪化につながるリスクが高まります。
これら介護業界特有の課題解決に有効な勤怠システムを今すぐ知りたい方は、
【比較表】介護向けおすすめ勤怠管理システムへジャンプ！
介護向け勤怠管理システムの導入メリット
介護向け勤怠管理システムとは、介護業界の「多様で複雑な働き方」や「人員配置基準にもとづいたシフト作成」などの課題を解決するための機能を備えたシステムです。ここでは、介護向け勤怠管理システムの導入メリットについて詳しく解説します。
複雑な勤務形態への対応と職種別集計
介護向け勤怠管理システムは、２交代制や３交代制、日勤・夜勤が混在する複雑な勤務形態に柔軟に対応します。また、一人の従業員が複数の職種に就いている場合でも、各職種ごとの労働時間を自動集計可能です。給与計算ソフトと連携し、夜勤手当や深夜割増賃金を正確かつ迅速に計算できるため、人為的ミスの防止や管理業務の効率化に寄与します。
シフト表作成・管理の効率化
介護業に特化した勤怠管理システムなら、介護保険法にもとづく人員配置を確保しながら、従業員のスキルや希望を考慮したシフトを迅速に作成できます。また、シフト希望の提出や変更をデジタル化することで、転記ミスを防ぎ、誰でも簡単に管理可能です。管理者だけでなくスタッフ自身も簡単にシフト状況を確認・調整できるため、業務効率が向上し、現場全体の負担軽減につながります。
以下の記事では、シフト作成やシフト管理に強みをもつ勤怠管理システムを紹介しています。効率的なシフト管理を実現したい方や、シフト調整の負担を減らしたい方におすすめの内容です。ぜひあわせてご覧ください。
正確な勤務時間の把握
従来の紙やExcelによる勤怠管理では、訪問介護など外勤者の打刻が困難で、記録の改ざんリスクが懸念されます。クラウド勤怠管理システムなら、PCやスマホ、タブレットで出退勤を打刻でき、場所を問わず正確な勤怠記録が可能です。また、打刻情報を一元管理し、従業員の実労働時間をリアルタイムで一覧表示することで、長時間労働や労働時間の偏りも迅速に把握できます。
介護向け勤怠管理システムの比較・選定ポイント
介護業向け勤怠管理システムを選ぶ際は、外出先での打刻機能や人員配置基準に沿ったシフト作成機能の有無に注目しましょう。それぞれのポイントについて詳しく解説します。
訪問介護など外出先での打刻に対応しているか
介護業では内勤と外勤の従業員が混在するため、スマホやタブレットから出退勤を打刻できるシステムを選ぶと便利です。訪問先での打刻が可能な製品は、直行直帰を実現するだけでなく、勤怠データの正確性を向上させます。QRコードやGPS打刻に対応した製品は、不正防止にも効果的です。
人員配置基準に沿ったシフト作成に対応しているか
介護施設は、国が定めた人員配置基準を守らなければなりません。介護業向け勤怠管理システムのなかには、加算条件を考慮した必要人員の算出機能や、常勤換算表に対応した製品があります。これらの機能により、基準を満たしたシフト作成が効率的に行えます。
シフト作成に負担を感じている場合、こうしたサポート機能を搭載した製品を選ぶことで、法令遵守と業務効率化を両立できるでしょう。
多くの勤怠管理システムは、直行直帰や外出先での打刻にも対応しており、勤怠データを手軽に記録・管理できます。導入を検討中の方は、料金相場や人気製品を把握できる、以下の記事もご参照ください。
【比較表】介護向けおすすめ勤怠管理システム
介護向け勤怠管理システムのおすすめ製品を比較表にまとめました。ITトレンド年間ランキング2024の上位製品を左側から順番に紹介しています。同日複数勤務への対応機能やシフト作成機能、給与計算連携機能の有無なども簡単に確認できます。
| ジョブカン勤怠管理 | KING OF TIME | タッチオンタイム | ジンジャー勤怠 | freee勤怠管理Plus | マネーフォワードクラウド勤怠 | セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition | ShiftMAX | KING OF TIME（ｉビジネスパートナーズ株式会社） | |
| 全体評価点 |
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4.0 |
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4.1 |
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3.8 |
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4.2 |
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4.0 |
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4.5 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS/ASP/サービス | クラウド | クラウド/SaaS/ASP/サービス/その他 |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 100名以上 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
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▶おすすめの介護向け勤怠管理システム
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ジョブカン勤怠管理
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。打刻データや有休情報は自動で集計されるため、各事業所や職種など条件にあうシフト表を作成できます。多くの介護業で導入され、集計時間の大幅な短縮が実現しています。携帯電話やPC、ICカードによる出退勤打刻に対応し、GPS機能とも連動可能です。ジョブカンの他シリーズと連携させれば、給与計算や労務管理などの効率化も望めます。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額200円～/ユーザー ※無料プランあり | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | ICカード・LINE・Slack・生体認証・モバイル・PC/タブレットなど | ||
ジョブカン勤怠管理を利用したユーザーの口コミ
自分の時給を登録して、勤務時間に応じてその月のお給料が自動的に積算されていく機能があると、事前にその月の収入が把握できるので嬉しいなと思います。
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KING OF TIME
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供しており、介護施設での導入実績をもつクラウド型の勤怠管理システムです。多彩なタイムレコーダーシステムに加え、シフト管理やワークフロー機能も搭載しています。勤務データ・残業状況・人件費の概算などの情報から、リアルタイムに人件費の予算実績管理が実施できます。残業基準の設定や帳簿への出力、給与計算ソフトとの連携も可能です。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | ICカード・モバイル・Windowのログオンオフ・生体認証・共用PCでのマイページ打刻・カメレオンコード など | ||
KING OF TIMEを利用したユーザーの口コミ
複数の部門があり、部門ごとに確認したい時にすぐに選択出来てとても便利です。また、休憩時間も職員ごとに細かく設定できて助かってます。
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ネット環境が不安定な時に入力できないことがあるので、ネット接続ができない場合に一時的にオフラインで入力データを保管してオンライン時にそのデータを反映させるような機能があると有り難いです。
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タッチオンタイム
株式会社デジジャパンが提供する「タッチオンタイム」は、クラウド型の勤怠管理システムです。Webブラウザや携帯電話のGPS機能、指紋・指静脈認証やICカードなど、豊富な打刻方法に対応しています。携帯電話やスマホを利用すれば、訪問介護など現場での打刻もしやすいでしょう。勤怠の自動集計やシフト管理機能に加え、各社給与ソフトとの連携機能もあります。システムの設定から導入後の運用まで、追加料金なしのサポートも魅力の一つです。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | Touch On Timeレコーダー（指紋認証・ICカード認証・パスワード認証が）・ スマホ認証・Webページ認証など | ||
タッチオンタイムを利用したユーザーの口コミ
今まで手書きでシフト管理をしていたので、簡単、便利になりました。 時間の計算もとてもミスがなくなりました。
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レビュータイトルに書いておりますが、指紋認証は認証しづらく、手間がかかってしまう場合が多くあります。医療・福祉施設なので、頻繁に手指の消毒をしたりする事で、肌荒れ(特に冬場)をしているスタッフが多く、初めの指紋登録さえ出来ない事があります。IDでの登録や出退勤は出来るのですが、都度行わないといけない所は面倒だと感じているスタッフがいるので、そこを改善して欲しい。また、「早出」や「遅出」、「夜勤」など常勤・非常勤合わせて10以上の勤務体系があるので、毎月のスケジュールを複数登録するのが手間。あとは弥生会計に対応して欲しい。
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ジンジャー勤怠
「ジンジャー勤怠」は、jinjer株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。さまざまな休暇や勤務形態にも対応しているので、不規則な介護業界の出勤・休暇管理が効率化するでしょう。給与計算ソフトとの連携やAIによる残業時間予測機能があるほか、多言語（英語・タイ語・ベトナム語・インドネシア語など）対応も可能です。
| 参考価格 | 月額400円～/ユーザー | 無料トライアル | 〇（１か月） |
| 打刻方法 | マイページ・タブレット・スマホアプリでの打刻（GPS機能含む）・ICカード・Chatwork・Slackなど | ||
ジンジャー勤怠を利用したユーザーの口コミ
スマホ１つでどの場所からでも打刻ができ、打刻を忘れた場合でも修正できる点。また、残業やスケジュールの申請なども自分からスマホでできるので、わざわざ申告する手間なども省けてすごく便利である。
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有給の申請は簡単ですが、時間給や半休の申請が少々分かりづらいなと思ったので、マイページ欄をもう少し見やすくしてほしいです。
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freee勤怠管理Plus
「freee勤怠管理Plus」は、フリー株式会社が提供するクラウド型の勤怠管理システムです。介護業界特有の複雑なシフト管理や多様な勤務形態に対応し、スタッフの労働時間や休暇の管理を効率化。Webやスマホからの打刻、シフト作成、申請・承認ワークフロー、給与計算ソフトとの連携機能を備えます。また、クラウドサービスのため、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能で、複数拠点をもつ事業者にも適しています。
| 参考価格 | 月額300円～/ユーザー | 無料トライアル | ー |
| 打刻方法 | PC・モバイル・共有端末・ICカード・生体認証・GPS・LINEWORKS連携 | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
freee勤怠管理Plusを利用したユーザーの口コミ
会社から社員1人ずつにIDとパスワードが与えられ、自身のiPhoneなどの端末でも勤怠の打刻が出来ます。
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管理画面の操作などにおいて癖があるせいか若干戸惑うことがある。もっとスマートになるか、チュートリアルが操作の度に付くと分かりやすい。
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マネーフォワードクラウド勤怠
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワードクラウド勤怠」は、介護や福祉業界でも導入事例のある勤怠管理システムです。フレックスタイム制などの勤務形態のほか、障害者の雇用など多様な働き方に対応します。そのほか、高度プロフェッショナル制を新設し、さらなる新しいビジネス環境でも活用できます。同社の給与ソフトを利用すれば、シームレスな連携が実現するでしょう。
| 参考価格 | 月額300円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯（１か月） |
| 打刻方法 | ICカード認証・暗証番号認証・指静脈認証・モバイル打刻・クリック認証・通話打刻 | ||
マネーフォワードクラウド勤怠を利用したユーザーの口コミ
スマホやタブレットでログインし、打刻ボタンをタップするだけで出退勤管理ができる簡便さが良い点。昨今の他者との接触を避ける世の中の流れで、個人の端末で完結できるのも良い点。
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導入前の勤怠状況などが一括して取り込めると良いと思いました。 年度の途中で導入した為、勤怠管理簿が2つになってしまったので１つにまとめられたら良いなと感じました。
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セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition
セコムトラストシステムズ株式会社が提供する「セコムあんしん勤怠管理サービス KING OF TIME Edition」は、勤怠データを自動で集計し、入力作業の手間を軽減します。専用の打刻端末を利用すれば、PC不要で簡単に打刻が可能です。複数事業所の勤務状況をリアルタイムで把握し、適切な人員配置を支援します。セコムの「入退室管理システム」との連携にも対応します。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー | 無料トライアル | ◯（30日間） |
| 打刻方法 | スマホ・PC・生体認証・ICカードなど | ||
ShiftMAX
KYODOU株式会社が提供する勤怠管理システム「ShiftMAX」は、クラウド型でありながらセミオーダー式でもあるのが特徴です。専用サーバを使用するため柔軟なカスタマイズが可能で、介護事業特有の就業規則や業務にあわせた勤怠管理が実現します。操作画面にExcelを採用しているので、シフト作成や勤怠管理など操作しやすく、新たな操作を覚える負担がありません。導入時の設定サポートも対応可能です。
| 参考価格 | 初期費用500,000円～ 月額300円～/ユーザー | 無料トライアル | ◯ |
| 打刻方法 | ICカード認証・暗証番号認証・指静脈認証・モバイル打刻・クリック認証・通話打刻 など | ||
ShiftMAXを利用したユーザーの口コミ
エクセルで作業ができるため、操作説明に時間が掛かりません。自社式にカスタマイズしてもらえるため、会社独自の複雑な時間計算にも対応してもらえます。
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システム改善を依頼した際等に、対応が遅いのが難点です。また、分かりやすく予実管理できる機能が欲しいです。
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KING OF TIME（ｉビジネスパートナーズ株式会社）
ｉビジネスパートナーズ株式会社が代理店として提供する「KING OF TIME」はサポート体制に強みをもちます。専任担当者がシステムの初期設定から導入後の相談までマンツーマンで対応。はじめてのシステム導入で不安のある方や、多彩な勤務形態の介護業にとって強い味方となるでしょう。給与ソフトとの連携も柔軟に対応します。
| 参考価格 | 初期費用無料 月額300円/ユーザー | 無料トライアル | ー |
| 打刻方法 | ICカード・モバイルWindowのログオンオフ・生体認証・共用PCでのマイページ打刻・スマホなど | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ミナジン勤怠管理
「ミナジン勤怠管理」は、株式会社ミナジンが提供するクラウド型勤怠管理システムです。社労士が在籍しているので、残業や有給の管理などコンプライアンスを強化したい場合に最適です。打刻時刻と入力や修正した時刻に差異が生じると、アラームを出せるため正確性が向上するでしょう。Web打刻やGPSアプリ打刻に対応し、就業規則グループ単位設定機能を搭載しています。
| 参考価格 | 月額30,000円～/～30ユーザー | 無料トライアル | ー |
| 打刻方法 | PC・スマホ・Slack・PCログインログオフ打刻・ICカード | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
CAERU勤怠
CAERU株式会社が提供する「CAERU勤怠」は、さまざまな業界に特化したクラウド型勤怠管理システムです。一般のオフィスや製造業に適したシステムだけでなく、介護や医療業界向けの勤怠管理システムも提供しています。「CAERU勤怠 介護」においては交代制や日をまたぐ勤務、変形労働時間制にも対応しており、勤怠・有休管理、介護用シフトの作成、給与計算ソフトとの連携も可能です。
| 参考価格 | システム利用料：月額7,500円/拠点 訪問先用打刻アプリ：月額150円/ID | 無料トライアル | 〇（30日間） |
| 打刻方法 | 専用タブレット型タイムレコーダー/スマホアプリ打刻 | ||
カイポケ
「カイポケ」は、株式会社エス・エム・エスが提供するクラウド型の介護ソフトです。国保連への伝送請求機能や従業員の勤怠管理機能などを搭載しています。PCやタブレットからの打刻や、給与計算ソフトとのデータ連携も可能です。タブレットなどからの入力情報は、実績やさまざまな書類とも連動できるため、従来の転記作業にかかる時間の短縮が望めるでしょう。シフトの自動作成にも対応しています。
| 参考価格 | 初期費用無料 基本料金月額1,000円～ | 無料トライアル | 〇（最大36か月） |
| 打刻方法 | ー | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
MOT勤怠管理
株式会社バルテックITソリューションズが提供する「MOT勤怠管理」は、介護・福祉業向けの勤怠管理システムです。２交代制や３交代制などさまざまな勤務形態に対応しています。打刻データの自動集計はもちろん、会計データへの変換もできるため、効率的な管理が実現するでしょう。
| 参考価格 | 月額3,980円/～20ユーザー 月額9,000円/21～50ユーザー 月額15,800円/51～100ユーザー | 無料トライアル | ◯ |
| 打刻方法 | スマホアプリ・Wi-Fi自動・PCブラウザ・受付タブレットQR・顔認証・ドア解錠など | ||
ToucheeZ QR勤怠
株式会社Gains Lineが提供する「ToucheeZ QR勤怠」は、業種や企業のスタイルにあわせてカスタマイズできる勤怠管理システムです。訪問介護など外出する業務でも位置情報を取得して訪問記録を残せます。従業員により異なる勤務時間など変則的なシフトの作成も、人材配置基準をクリアしながら作成できます。必要な機能だけ搭載可能なため、自社にあうシステム運用が実現するでしょう。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | ー |
| 打刻方法 | QRコード | ||
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
以下のボタンより、最新の勤怠管理システムランキングを確認できます。人気製品も把握したうえで製品選定を進めたいという方はぜひ参考にしてください。
まとめ
介護業は複数の職種や勤務形態があるため、勤怠管理が煩雑になる傾向にあります。管理や集計作業は膨大で手間がかかり、人為的なミスの発生も少なくありません。介護業向け勤怠管理システムを導入すれば、外勤・内勤・職種を問わず正確な出退勤時間の打刻や勤怠データの自動集計が可能になり、従業員の負担は大幅に軽減されるでしょう。また、シフト作成や調整も効率化できるため、管理者の負担も軽減されます。
まずは気になる製品の資料請求を行い、介護向け勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
私は社会保険労務士として常々「勤務形態が複雑であればあるほど、勤怠管理システム導入の効果は大きくなる」とクライアントへお伝えしております。今回の特集は介護業界です。全員の定時が一緒の企業に対して、記事にもあるように介護業界は一人ひとり異なる勤務時間、職種など、勤怠管理が複雑であるといえます。だからこそ、勤怠管理システムの導入は大きな効果を発揮します。
その効果は業務効率化、無駄な工数の削減、人為ミスの削減、不正の防止などです。システムによってはお試し期間無料のキャンペーンがあるので、ぜひ本記事のランキングを参照して、導入を検討してみてはいかがでしょうか？
職場での勤怠管理に導入しています。紙のタイムカードより打ち込みが正確で、打ち間違えがあった際にはパソコンで修正できるので手書きで直さずに済みます。また本社にタイムカードではなくデータとして送っているため、本社の労務も給与を管理しやすいシステムになっています。職員各自ののスマホからも自分の勤怠管理が確認できるため、打ち間違いなどをタイムカードがない環境(家など)でもチェックできるため、とても便利で助かっています。
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