介護業の勤怠管理における課題点
介護業での勤怠管理における課題点について解説します。
勤怠管理業務に時間がかかる
介護業では一つの事業所内でも、複数の職種・雇用形態の職員が在籍しています。外勤や日をまたぐ勤務などもあるため、勤怠管理は煩雑になりがちです。また、紙ベースの勤怠管理の場合、転記やパソコン入力もあるので、給与計算の時期に多忙を極める管理者も多くいます。さらに膨大な業務をこなすため、人為的ミスなどトラブル発生も少なくありません。
シフト表作成の負担が大きい
介護業では、シフト制や固定制、２交代や３交代など勤務形態もさまざまです。さらに、休日の申請やスキルを考慮したシフト表の作成をしなければなりません。エクセルで作成・管理をする場合、従業員人数の変動や条件などをふまえると、マクロや関数の技術が必要です。シフト表の作成ができる担当者は限られ、属人化する可能性もあるでしょう。
勤怠管理システムの導入で法改正に対応
2019年４月から、働き方改革にともなう労働安全衛生法の改正により「労働時間の適正な把握」が事業者に義務付けられました。厚生労働省のガイドラインによれば、労働時間を適正に把握する方法として「使用者が、自ら現認することにより確認すること」、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」の記載があります。よってエクセルや紙ベースの勤怠管理では、書き換えが容易なうえ使用者（管理者）の現認も困難です。客観的で正確な労働時間の把握ができるとはいえません。
勤怠管理システムは、さまざまな方法で打刻ができます。改ざんも容易ではないため、「適正な把握」に有効なツールといえるでしょう。労働時間がリアルタイムに表示されるので、管理者の現認にも役立ちます。またデータの一元管理は、転記や複雑な計算の必要もなく、効率的な勤怠管理業務につながるでしょう。
参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
介護業で勤怠管理システムを導入するメリット
勤怠管理システムの導入で、得られるメリットを紹介します。
１：勤務時間を正確に把握できる
勤怠管理を紙やエクセルの出勤簿で行う場合、打刻できる場所は限られてしまいます。そのため、訪問介護など外勤の職員は、打刻をするためだけに事業所に行かなければなりません。
勤怠管理システムなら、携帯電話やタブレットで出退勤時間を打刻できます。アプリやWebブラウザで打刻するので場所を問わず、打刻時間を書き直すなどの改ざんもできません。スマートフォンのGPS機能に対応した製品であれば、職員が訪問先へ到着後に打刻したこともわかるので便利です。
２：勤務時間を一元管理できる
打刻情報は、システム内に集約され、職員の実労働時間として一覧表示できます。労働時間の一覧の確認により、職員によって労働の偏りがないか、長時間労働にならないかなどの勤務状況をリアルタイムに把握できるでしょう。管理者は、勤怠確認のために各拠点へ電話をしたり、出向いたりする必要がありません。本部にいながら全職員の勤怠情報を管理できます。
３：職種ごとの勤務時間を効率的に集計できる
介護業では、一人が複数の職種に就いているケースが多くあり、勤務時間の集計は煩雑でした。自動集計できる勤怠管理システムでは、管理者の負担が大幅に軽減されます。例えば、午前中は介護福祉士、午後からは介護事務員として働く場合、時給や手当が異なるので別々に勤怠データを管理しなければなりません。さらに、２交代制や３交代制など、日勤・夜勤の混在や日をまたぐ勤務もあるため、職員一人ひとりの勤怠データを正確に把握するのは難しいでしょう。
勤怠管理システムなら、どの職種でどのくらい働いたかを打刻のタイミングから自動集計できます。紙ベースの勤怠管理では、回収・転記・職種別の集計に膨大な時間がかかるものの、勤怠管理システムでは作業の必要がありません。さらに、給与計算ソフトと連携ができる製品なら夜勤手当や深夜割増賃金などの計算も自動化できます。
４：シフト表作成の時間が短縮できる
勤怠管理システムは、シフト表が短時間で作成できます。介護業のシフトは、介護保険法で定められた人員基準などを踏まえ作成しなくてはなりません。各職員のシフトの調整に時間と手間がかかる傾向にあります。
勤怠管理システムでは、職員が提出する希望やスキル、勤務形態などに応じたシフト表が短時間で作成できます。また、職員の希望シフトもデータで提出されるため、転記作業をしなくてもよいのは管理者にとって大きなメリットといえるでしょう。
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導入を検討する際のポイント
勤怠管理システムは、製品によりさまざまな機能が搭載されています。事業所の規模や形態により適した製品は異なりますが、基本的な選定ポイントを紹介します。
- ・働き方改革関連法に対応しているか
- 働き方改革による法改正で、2019年４月より「労働時間の適正な把握」のほか、時間外労働の上限規制の導入、年次有給休暇（年５日）の取得などが義務づけられました。勤怠管理システムは法改正に対応したものを選びましょう。
- ・外勤者の出退勤打刻は可能か
- 介護業では事業所外で働くケースも多いため、職員がどこでも出退勤時間を打刻できることが重要です。携帯電話、タブレット、パソコン、ICカードなどの打刻ツールがあると便利でしょう。最近では指紋認証機能などを搭載した製品もあります。
- ・サポート体制はあるか
- 勤怠管理システムを導入しても、設定を間違えたり、便利な機能の利用方法がわからなかったりすると、活用はできません。電話やメール、担当者の来訪など、製品によってさまざまな運用サポートがあるので確認しましょう。
- ・操作性はよいか
- 最新の機能が搭載されていても、使いこなせなければ意味がありません。労務管理をする部署、現場や事務スタッフなど勤怠管理システムを使用するすべての職員が操作できる製品か、無料トライアルなどを利用して確認しましょう。
ほかにも給与計算システムなどと連携できるか、事業所独自の就業規則は反映できるか、常勤換算表に対応しているかなど、希望に見あった機能があるかもポイントです。
介護業におすすめの勤怠管理システム
勤怠管理システムは、さまざまな種類がリリースされています。ここでは、介護業に適した製品をピックアップしました。製品の特徴や打刻の種類、無料トライアルの有無などを紹介しているので、気になる製品を複数資料請求し、価格や機能などを比較しながら導入を決めるのがおすすめです。
《ジョブカン勤怠管理》のPOINT
- 働き方改革関連法案にも対応！
- 勤怠管理・シフト管理共に業界トップクラスの機能をご用意！
- 導入実績70,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
「ジョブカン勤怠管理」は、株式会社DONUTSが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。携帯電話・パソコン・ICカードから出退勤打刻ができ、GPS機能とも連動可能です。打刻データや有休情報は自動で集計されるため、各事業所や職種など条件にあうシフト表の作成がすぐにできるでしょう。ジョブカンのシリーズで連携させれば、給与計算や労務管理などの効率化も望めるでしょう。
| 価格 |
初期費用0円 月額費用200円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
《タッチオンタイム》のPOINT
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用ID数230万突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
「タッチオンタイム」は、株式会社デジジャパンが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。タイムレコーダーの種類が豊富で、Webブラウザや携帯電話のGPS機能による打刻も可能です。指紋・指静脈認証やICカード認証もでき、パソコンが苦手な方でも安心して活用できるでしょう。勤怠の自動集計やシフト管理機能に加え、各社給与ソフトとの連携機能もあります。また初期導入設定から導入後まで、追加料金なしでサポートしています。
| 価格 |
初期費用0円 月額費用300円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
《KING OF TIME》のPOINT
- 18年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性！細かな要望に応えます！
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応！
「KING OF TIME」は、株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。多彩なタイムレコーダーシステムに加え、シフト管理やワークフロー機能も搭載しています。勤務データ・残業状況・人件費の概算などの情報から、人件費の予算実績管理もリアルタイムで行えます。残業基準の設定や帳簿への出力、給与計算ソフトとの連携も可能です。
| 価格 |
初期費用0円 月額費用300円/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間）導入サポート付き |
《ジンジャー勤怠》のPOINT
- 400円/1名で多様な機能と運用までの充実サポートを実現
- 「働き方改革関連法案」やあらゆる就業規則や勤務形態に対応
- 管理者画面のスマートフォンとタブレット完全対応
「jinjer（ジンジャー）勤怠」は、株式会社ネオキャリアが提供するクラウド型の勤怠管理システムです。携帯電話・パソコン・タブレット・ICカード・Chatwork・Slackなど、多彩な打刻方法を備えています。企業の特別休暇などさまざまな休暇にも対応しているので、出勤・休暇管理が効率化できるでしょう。給与計算ソフトとの連携やAIによる残業時間予測機能もあり、多言語（英語・タイ語・ベトナム語・インドネシア語など）対応も可能です。
| 価格 |
月額費用400円～/ユーザー |
無料トライアル |
〇 |
《ShiftMAX》のPOINT
- クラウド型なのにお客様ごとにサーバを立てるプライベート方式！
- プライベートだから御社のルールに合わせてフルアレンジ可能！
- 規模による大人数・多拠点・複雑なルールに対応可。無料診断OK
KYODOU株式会社が提供する勤怠管理システム「ShiftMAX」は、クラウド型でありながらセミオーダー式でもあるのが特徴です。専用サーバを使用するため柔軟なカスタマイズが可能で、就業規則や業務にあわせた勤怠管理ができます。また操作画面にエクセルを採用しているので、シフト作成や勤怠管理などをエクセルで行ってきた職員にとっては、新たな操作を覚える負担がありません。導入時の設定サポートも対応しています。
| 価格 |
初期費用50,000円 月額費用300/ユーザー |
無料トライアル |
ー（無料デモあり） |
KING OF TIME（ｉビジネスパートナーズ株式会社）
製品・サービスのPOINT
- アクティブユーザー190万人以上！
- 専任担当による初期設定代行サービスでらくらく安心導入！
- 充実した基本機能であらゆる従業規則や勤務形態に対応可能！
株式会社ヒューマンテクノロジーズの「KING OF TIME」を、代理店のｉビジネスパートナーズ株式会社が提供しています。専任担当者がシステム導入時の初期設定から導入後の相談までマンツーマンで対応可能な点が魅力です。はじめてのシステム導入に不安のある方や、導入・運用にリソースを割けないという方にとって強い味方となるでしょう。
| 価格 |
初期費用0円 月額費用300円/ユーザー |
無料トライアル |
〇（30日間） |
《MINAGINE就業管理システム》のPOINT
- 労基署推奨フォーマットが存在
- 豊富な種類の打刻インターフェース
- シンプルなフローで管理が可能
「MINAGINE就業管理」は、株式会社ミナジンが提供するクラウド型勤怠管理システムです。社労士が在籍しているので、残業や有給の管理などコンプライアンスを強化したい場合におすすめです。Web打刻やGPSアプリ打刻に対応し、就業規則グループ単位設定機能を搭載しています。
かえる勤怠管理 介護
「かえる勤怠管理 介護」は、株式会社ITZマーケティングが提供する介護業向けのクラウド型勤怠管理システムです。介護職やケアマネジャーなどの職種はもちろん、交代制や日をまたぐ勤務、変形労働時間制にも対応しています。タブレット型の専用タイムレコーダーは１台無料レンタル。そのため初期費用０円でのシステム導入が可能です。勤怠・有休管理、介護用シフトの作成、給与計算ソフトとの連携機能もあります。
| 価格 |
初期費用0円 システム利用料7500円/１拠点 |
無料トライアル |
〇（30日間） |
カイポケ
「カイポケ」は、株式会社エス・エム・エスが提供するクラウド型の介護ソフトです。国保連への伝送請求機能や職員の勤怠管理機能などが搭載されています。パソコンやタブレットから打刻でき、給与計算ソフトとのデータ連携も可能です。タブレットなどからの入力情報が実績やさまざまな書類と連動できるため、従来の転記作業にかかる時間の短縮が望めるでしょう。シフトの自動作成にも対応しています。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
さらに勤怠管理システムを知りたい方は、以下のページをご覧ください。2022年版の資料請求数ランキング・搭載機能・提供形態などが一目でわかる比較表もあるので、製品選びの参考にしてください。
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2022.04.27
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介護業向けの勤怠管理システムを導入して業務を効率化しよう
介護業は、複数の職種や勤務形態があるため、勤怠管理が煩雑になる傾向にあります。管理・集計作業も膨大で手間がかかり、人為的なミスの発生も少なくありません。介護業向けの勤怠管理システムを導入すれば、外勤・内勤を問わず正確な出退勤時間の打刻や勤怠データの自動集計が可能になり、職員の負担は大幅に減少するでしょう。介護業向けの勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
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