介護向けの勤怠管理システムで何ができる？導入事例もご紹介！

介護業界の勤怠管理における課題

介護業界の勤怠管理では、以下の問題が生じがちです。

複雑な勤務形態への対応

介護は時間を問わず行われるものであるため、２交代制や３交代制などの勤務形態が採用されます。こうした変動的な勤務形態を管理するのは大変です。

不正行為の防止

勤怠管理をタイムカードや出勤簿で行っている職場が多いですが、これらは不正な記録を防ぐのが困難です。また、記入漏れや記入ミスにより正確に勤務時間を把握できないこともあります。

上記のほか、常勤換算や人員配置基準などが複雑なのも問題です。

介護向けの勤怠管理システムでできること

前述した介護業界特有の問題を解決するには、介護向けの勤怠管理システムが有効です。具体的にどのようなことが実現するのか見ていきましょう。

勤怠データの自動収集

勤怠管理システムは従業員が打刻したデータを自動集計してくれます。また、会計ソフトと連動できる製品であれば、データを会計ソフトに転記する手間も生じません。

また、介護職では１人の従業員が複数の職種を跨いで勤務するケースもありますが、介護向け勤怠管理システムなら心配は不要です。どの職種で何時間働いたのかを打刻のタイミングから自動集計してくれるため、正確な給与計算が実現します。

訪問介護時の正確な打刻

介護業務の中で、特に勤怠管理が難しいのが訪問介護です。訪問前に打刻すると移動時間が勤務時間に含まれてしまいます。

そこで、スマホを活用して訪問先から遠隔で打刻する方法も考えられます。しかし、これでは本当に訪問先から打刻されているのか確認できません。訪問先に到着する前に打刻されると、結局移動時間も勤務時間に含まれます。

この問題への対策として、介護向けの勤怠管理システムにはGPSと連動した打刻システムを採用している製品があります。これならば、従業員は訪問先に到着しない限り打刻できません。

介護業向けの勤怠管理システムを導入した事例

最後に、介護向けの勤怠管理システムを導入した事例を２つ紹介します。

ある企業では、各拠点の勤怠情報を本社の担当者が集計していました。出勤簿を目視で確認しながら人力で集計するしかなかったと言います。こうした負担のせいで、月末月初には20時間以上もの残業が生じていました。

そこで介護向け勤怠管理システムを導入。アラート機能などを活用することで属人的な業務が減少しました。導入以降、従業員数が1.5倍以上に増えたものの、勤怠管理に要する時間は変わらなかったと言います。

別のある企業はタイムカードで打刻を行っていました。しかし、タイムカードではミスが生じるおそれがあるため、シフトの提出や電話による確認が欠かせず、大きな負担となっていました。

そこで介護向け勤怠管理システムの導入を決意。結果として、本部に居ながら各拠点の勤怠情報をシステム上でリアルタイムに確認できるようになり、確認の手間が不要になりました。

介護向けの勤怠管理システムを導入し、業務を円滑化！

介護職は勤務形態が複雑なため、勤怠管理が難しいのが特徴です。各拠点で手間がかかるのはもちろん、本社の担当者による集計にも多くの労力を要します。

そこで介護向けの勤怠管理システムを導入すれば、以下のことが実現します。

• ■勤怠データの自動収集
• ■訪問介護時の正確な打刻

この機会に、介護向け勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。