クラウド型勤怠管理システムの７つの導入メリットとは？

そもそもクラウド型勤怠管理システムとは？

クラウド型勤怠管理システムとは、オンラインで利用できるクラウドサーバを利用して従業員の勤怠管理をするシステムのことです。勤怠管理システムの提供形態にはクラウドの他にオンプレミス、パッケージなどの種類がありますが、初期費用をかけずに導入できることでクラウド型が注目されています。

勤怠管理システムの提供形態については以下の記事で解説しています。参照してみてください。

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クラウド型勤怠管理システムの７つの導入メリット

クラウド型の勤怠管理システムの導入メリットは導入コストの削減ではありません。ここでは７つに分けてメリットを説明します。まとめると以下のとおりです。

• １．初期投資が抑えられる
• ２．簡単に導入できる
• ３．運用管理業務がいらない
• ４．法改正に迅速に対応できる
• ５．無料お試し版を利用できるサービスがある
• ６．手厚いサポートを受けられる
• ７．いつでもどこでも利用できる

では、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

１．初期投資が抑えられる

クラウド型勤怠管理・就業管理システムは、システム提供会社が用意したサーバを利用します。そのため、自社でのサーバ構築費用がかかりません。サービス提供会社に支払う初期費用も0円のものや、比較的安価なサービスが多くあります。

初期投資をなるべく抑えたい企業や、従業員規模に合わせてシステムの入れ替えや見直しをする可能性がある企業にとっては大きなメリットになるでしょう。

２．簡単に導入できる

クラウド型勤怠管理システムは専用のソフトウェアを端末にインストールをする必要がなく、アカウントを作成するだけで利用を開始できます。オンプレミス型の場合自社でサーバを構築するのでカスタマイズが自由ですが時間と手間がかかってしまいます。

勤怠管理にはあまりリソースを割きたくないというニーズがあるなかで、気軽に導入できるのはクラウド型の魅力であると言えます。

３．運用管理業務がいらない

クラウド型勤怠管理システムは、サーバをサービス提供会社が管理しているため、自社でのサーバの運用・管理業務が不要です。また、サービス提供会社がシステム自体のメンテナンスを行うため、自社で専任のシステム担当者をつける必要がありません。システムトラブルの際にも、バックアップ体制が整ったサービスを選べば安心です。

４．法改正への対応がスムーズ

勤怠管理は、労働基準法に密接に関わっています。労働基準法は、世の中の状況や労使の状況によって改正が繰り返されるため、常に対応していく必要があります。その場合も、クラウド型勤怠管理システムであれば、自動でアップデートがなされて最新の法改正に対応できるので、法改正の度に自社で改修したり対応漏れが発生したりする心配がありません。

2019年４月１日から順次施行されている「働き方改革関連法案」は、勤怠管理に大きく影響するような法改正が含まれます。具体的な法改正とそれに対応した勤怠管理については以下の記事を参照してください。

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５．無料お試し版を利用できるサービスがある

クラウド型勤怠管理システでは、自社での本格導入の前にシステムのお試し版を利用して操作性を確認できるようなサービスが多いこともメリットです。オンプレミス型勤怠管理システムの場合、システムの完成まで操作性が分からない為、出来上がってから不満が出る可能性があります。

しかし、お試し期間には時間的な制限があり、利用できる機能が限られてしまうサービスもあるので注意しましょう。勤怠管理システムの無料お試し版に関してはこちらの記事で詳しく解説しているので見てください。

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６．手厚いサポートを受けられる

勤怠管理システムを実際に導入すると、機能が多いためにそれらを使いこなせない、機能設定を思ったとおりにできないといった問題が発生するかもしれません。クラウド型の勤怠管理システムであればそういった場合に手厚いサポートを受けられます。

オンプレミス型と違って多くの会社が同じタイプのクラウドサーバを利用しているので、サービスの提供会社にはトラブル対応のノウハウが蓄積しています。そのため、自社で起きた問題を迅速に解決できるでしょう。

７．いつでもどこでも利用できる

クラウドサーバはオンライン上にあるのでいつでもどこでも気軽に利用できます。

専用の端末でなくとも、インターネットに接続している端末さえあれば場所を問わず利用できることもメリットの一つです。「働き方改革」で徐々に導入されてきているテレワークとも相性が良いです。テレワークについてはこちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ読んでみてください。

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勤怠管理には、クラウド型勤怠管理システムの導入を！

今回はクラウド型勤怠管理システムのメリットをまとめました。上記で紹介した通り、クラウド型勤怠管理システムは気軽に導入できるだけでなく、運用面でもメリットがあるシステムです。

一方で自社の従業員規模が多い場合、拡張性がなく複雑な就業規則に対応できない、月額の利用料が長期的にみると高くなってしまうといったデメリットもあります。

まずは自社の規模と必要な機能を洗い出して、クラウド型勤怠管理システムを導入したほうが良いか検討しましょう。具体的にどういったクラウド型勤怠管理システムがあるのかを知りたい方は、以下の記事で様々なシステムを徹底比較しているので参照してください。

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