クラウド型勤怠管理システムとは？
クラウド型勤怠管理システムとは、オンラインで利用できるクラウドサーバを利用して従業員の勤怠管理をするシステムのことです。インターネット環境があれば場所を問わずにアクセスできる利便性の高さや、初期費用をかけずに導入できる点などから注目を集めています。
ITトレンドで紹介している勤怠管理システムも多くがクラウド対応しており、クラウド型が現在の勤怠管理システムの主流といえるでしょう。そのため機能性やサービス内容も充実しており、自社に最適な製品を選びやすくなっています。以下のボタンから、問い合わせ数の多い勤怠管理システムのチェックや資料請求（無料）ができるため、興味のある方はぜひ確認してください。
クラウド型勤怠管理システムの７つの導入メリット
クラウド型勤怠管理システムのメリットは、場所を問わずに利用できる点や導入コストの削減だけではありません。スピーディーに導入でき管理運用の手間がかからないことや、法改正に自動対応できる点も大きなメリットでしょう。さらには給与計算システムとの連携により、給与計算の効率化も図れます。
ここからは、クラウド型勤怠管理システムにおける７つのメリットについて解説します。
１．初期投資が抑えられる
クラウド型勤怠管理・就業管理システムは、システム提供会社が用意したサーバを利用するため、自社でのサーバ構築費用がかかりません。自社でシステムを構築するオンプレミスの場合、100万円程度の初期費用を見積もる必要があります。一方クラウド型の場合、サービス提供会社に支払う初期費用が無料のものや、比較的安価なサービスも少なくありません。
初期投資をなるべく抑えたい企業や、従業員規模にあわせてシステムの入れ替えや見直しの可能性がある企業にとっては、特に適しているでしょう。
２．簡単に導入できる
クラウド型勤怠管理システムは専用のソフトウェアを端末にインストールをする必要がなく、アカウント作成だけで利用できます。オンプレミス型の場合、自社でサーバを構築するので時間と手間がかかってしまいます。
勤怠管理にはあまりリソースを割きたくないというニーズがあるなかで、クラウド型の手軽さ・スピード効率は大きな魅力でしょう。
３．運用管理業務がいらない
クラウド型勤怠管理システムは、サービス提供会社がサーバを管理するため、自社による運用・管理業務が不要です。また、サービス提供会社がシステム自体のメンテナンスを行うため、自社で専任のシステム担当者をつける必要がありません。システムトラブルの際にも、バックアップ体制が整ったサービスを選べば安心です。
４．法改正への対応がスムーズ
勤怠管理は、労働基準法に密接に関わっています。労働基準法は、世の中の状況や労使の状況によって改正が繰り返されるため、常に対応が求められます。クラウド型勤怠管理システムであれば、自動でアップデートがなされて最新の法改正に対応できるため、法改正の度に自社で改修する必要がありません。対応漏れも心配無用です。
2019年４月１日から順次施行されている「働き方改革関連法案」は、勤怠管理に大きく影響するような法改正が含まれます。具体的な法改正とそれに対応した勤怠管理については以下の記事を参照してください。
５．いつでもどこでも利用できる
クラウドサーバはオンライン上にあるのでいつでもどこでも気軽に利用できます。
専用の端末でなくとも、インターネットに接続している端末さえあれば場所を問わず利用できるのが強みの一つです。「働き方改革」やコロナ禍により、需要が高まるテレワークとも相性がよく、出社しなくてもモバイルデバイスで打刻が可能です。出退勤時刻の記録だけでなく位置情報の記録もできるGPS打刻機能を利用すれば、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤などにも柔軟に対応でき、不正打刻の防止にもつながります。
以下の記事では、クラウド型の勤怠管理システムを多数紹介しています。各製品の打刻種類や対応可能な勤務体系、口コミなども確認できるため、ぜひ比較検討に役立ててください。
６．給与計算システムとの連携が円滑に進む
給与計算システムと連携できるクラウド型勤怠管理システムも多いため、給与計算の自動化がスムーズに手間なく実現できるでしょう。担当者の工数削減や人的ミス防止などのメリットも見込めます。
７．無料お試し版を利用できるサービスがある
オンプレミス型の勤怠管理システムは、完成まで機能性や操作性がわからないため、導入後に不満が出ないとは限りません。一方、クラウド型勤怠管理システムは、お試し版での確認が可能です。ただし、前向きな導入を前提としてのトライアルサービスのため、利用期間や機能への制限・費用がかかる場合もあります。
無料トライアルとは別に、期間制限なしで利用できる無料プランを用意しているクラウド型勤怠管理システムもあります。利用人数や機能、データ保存量などに制限があるものの、勤怠管理システムがどのようなものか費用をかけずに試してみたい企業にはおすすめでしょう。なお、勤怠管理システムの無料お試し版に関してはこちらの記事で詳しく解説しているのでぜひ一読ください。
クラウド型勤怠管理システムのデメリット
クラウド型勤怠管理システムのデメリットは、オンプレミスほどカスタマイズに柔軟に対応できない点が挙げられるでしょう。自社独自の就業規則や既存システムとの連携に対応できない可能性があります。また、セキュリティをサービス提供会社に委ねるため、提供元の選定が重要になるでしょう。ここからはクラウド型のデメリットについて説明します。
拡張性が高くない
オンプレミスに比べてクラウド型は拡張性が高くありません。製品によってはオプション機能でカスタマイズ対応できるケースもあります。自社の就業規則や働き方に対応できる機能を搭載しているか、事前に確認が必要です。
連携できるシステムは製品によって異なる
オンプレミスの場合、自社でシステムを構築するため他システムとの連携も比較的簡単ですが、クラウド型勤怠管理システムの場合そうはいきません。給与計算システムとの連携については対応可能なシステムがほとんどですが、それ以外のシステム連携を希望する場合は確認が必要です。給与計算システム以外には、人事管理システムや人事評価システムとの連携に対応する製品もあります。
セキュリティ面は提供元に依存
セキュリティ対策はサービスの提供元に頼る形です。社外に情報をもち出すため、利用するサービスのセキュリティレベルは必ず確認しましょう。データセンターの物理的な情報セキュリティ対策やデータのバックアップ、障害対策などがどのように行われているかのチェックは必須です。
クラウド型勤怠管理システムの比較ポイント
クラウド型勤怠管理システム導入を検討する際に重点的にチェックしたいのが、機能やコスト・サポート体制などです。自社に最適なシステムを選ぶためのポイントについて、具体的に解説します。
自社の就業形態・ルールへの対応可否
自社の雇用形態や勤務体系に対応できる勤怠管理システムを選ぶことが大前提です。自社独自の就業ルールがある場合、カスタマイズ対応が可能かも確認しましょう。打刻機能や業務効率化・課題解決に役立つ機能が搭載されているかもあわせてチェックが必要です。
既存システムとの相性
勤怠管理システムは、給与計算ソフトや人事関連システムと連携できると、より効率性が高まります。自社の導入システムと連携可能な機能があるか、スムーズに実行できるかなどにも注目しましょう。
サポート内容
サポート内容はシステムや料金プランによっても異なります。サポートの範囲だけでなく、問い合わせ窓口の種類や対応時間、レスポンスのスピードについても調べておきましょう。
法に則った勤怠管理を実現するには初期設定が重要です。はじめてのシステム導入や専門のIT担当者がいない場合などは、設定の代行や労務の専門家から助言を受けられるサービスなどを検討するのもよいでしょう。
コスト
クラウド型の場合、初期費用がおさえられます。しかし、自社が求める機能やサポートを追加することで、月額料金が予想以上にかかってしまうケースも存在します。自社にとって本当に必要な機能やサポートを洗い出し、優先順位をつけておきましょう。そのうえで、システム導入により得られる効果とコスト（初期費用とランニングコスト）を比較します。
勤怠管理にはクラウド型勤怠管理システムの導入を！
クラウド型勤怠管理システムは気軽に導入できるだけでなく、運用面でもメリットが大きいシステムです。
自社の勤怠管理の効率化や課題解決に必要な機能やサポートを洗い出したうえで、製品の比較検討をはじめましょう。クラウド型勤怠管理システムの比較検討には、ぜひ資料請求もご利用ください。
