クラウド型勤怠管理システムの７つの導入メリットとは？

そもそもクラウド型勤怠管理システムとは？

クラウド型勤怠管理システムとは、オンラインで利用できるクラウドサーバを利用して従業員の勤怠管理をするシステムのことです。勤怠管理システムの提供形態にはクラウドの他にオンプレミス、パッケージなどの種類がありますが、初期費用をかけずに導入できることでクラウド型が注目されています。

実際にITトレンドで紹介している勤怠管理システム全30製品（2021年8月末時点）中、28もの製品がクラウド対応しており、現在の勤怠管理システムはクラウド型が主流になってきているといえるでしょう。そのため機能性やサービス内容も充実しており、自社に最適な製品選びがしやすくなっています。なお、下のボタンから人気ランキングの確認や無料の資料請求が行なえますので、気になる方はぜひチェックしてみてください。

クラウド型勤怠管理システムの７つの導入メリット

クラウド型勤怠管理システムの導入メリットは導入コストの削減だけではありません。ここでは７つに分けてメリットを説明します。まとめると以下のとおりです。

• １．初期投資が抑えられる
• ２．簡単に導入できる
• ３．運用管理業務がいらない
• ４．法改正に迅速に対応できる
• ５．無料お試し版を利用できるサービスがある
• ６．手厚いサポートを受けられる
• ７．いつでもどこでも利用できる

では、それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。

１．初期投資が抑えられる

クラウド型勤怠管理・就業管理システムは、システム提供会社が用意したサーバを利用します。そのため、自社でのサーバ構築費用がかかりません。オンプレミスのように自社でシステムを構築する場合、100万円程度の初期費用をみておく必要があります。一方クラウド型の場合、サービス提供会社に支払う初期費用が無料のものや、比較的安価なサービスが多くあります。

初期投資をなるべく抑えたい企業や、従業員規模にあわせてシステムの入れ替えや見直しをする可能性がある企業にとっては大きなメリットになるでしょう。

２．簡単に導入できる

クラウド型勤怠管理システムは専用のソフトウェアを端末にインストールをする必要がなく、アカウントを作成するだけで利用できます。オンプレミス型の場合自社でサーバを構築するので時間と手間がかかってしまいます。

勤怠管理にはあまりリソースを割きたくないというニーズがあるなかで、気軽に導入できるのはクラウド型の魅力であるといえます。

３．運用管理業務がいらない

クラウド型勤怠管理システムは、サーバをサービス提供会社が管理しているため、自社でのサーバの運用・管理業務が不要です。また、サービス提供会社がシステム自体のメンテナンスを行うため、自社で専任のシステム担当者をつける必要がありません。システムトラブルの際にも、バックアップ体制が整ったサービスを選べば安心です。

４．法改正への対応がスムーズ

勤怠管理は、労働基準法に密接に関わっています。労働基準法は、世の中の状況や労使の状況によって改正が繰り返されるため、常に対応していく必要があります。その場合も、クラウド型勤怠管理システムであれば、自動でアップデートがなされて最新の法改正に対応できるので、法改正の度に自社で改修したり対応漏れが発生したりする心配がありません。

2019年４月１日から順次施行されている「働き方改革関連法案」は、勤怠管理に大きく影響するような法改正が含まれます。具体的な法改正とそれに対応した勤怠管理については以下の記事を参照してください。

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５．無料お試し版を利用できるサービスがある

クラウド型勤怠管理システムでは、自社での本格導入の前にシステムのお試し版を利用して機能性や操作性を確認できるサービスが多い点もメリットです。オンプレミス型勤怠管理システムの場合、システムの完成まで操作性がわからないため、出来上がってから不満が出る可能性があります。しかし、あくまで前向きな導入を前提としてのトライアルサービスのため、利用できる期間には制限があり、全機能が利用できない場合もあるので注意しましょう。

一部のクラウド型勤怠管理システムでは、無料トライアルとは別に、期間制限なしで利用できる無料プランを用意している場合もあります。多くが利用人数や機能、データ保存量などに制限がありますが、とりあえず勤怠管理システムがどんなものか費用をかけずに試してみたいという企業にはおすすめでしょう。なお、勤怠管理システムの無料お試し版に関してはこちらの記事で詳しく解説しているので見てください。

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６．手厚いサポートを受けられる

勤怠管理システムを実際に導入すると、機能が多いためにそれらを使いこなせない、機能設定を思ったとおりにできないといった問題が発生するかもしれません。クラウド型の勤怠管理システムであればそういった場合に手厚いサポートを受けられます。

オンプレミス型と違って多くの会社が同じタイプのクラウドサーバを利用しているので、サービスの提供会社にはトラブル対応のノウハウが蓄積しています。そのため、自社で起きた問題を迅速に解決できるでしょう。

７．いつでもどこでも利用できる

クラウドサーバはオンライン上にあるのでいつでもどこでも気軽に利用できます。

専用の端末でなくとも、インターネットに接続している端末さえあれば場所を問わず利用できるのが強みの一つです。「働き方改革」やコロナ禍により、需要が高まるテレワークとも相性がよく、出社しなくてもモバイルデバイスで打刻が可能です。出退勤時刻の記録だけでなく位置情報の記録もできるGPS打刻機能を利用すれば、直行直帰や出張、交代制の夜間勤務や休日出勤などにも柔軟に対応でき、不正打刻の防止にもつながります。

ここまで勤怠管理システムのメリットについて解説してきましたが、クラウド型勤怠管理システム導入を検討したい、いろいろな製品を比較たいという方には以下の記事がおすすめです。対応している打刻の種類や価格、口コミ等も確認できます。

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クラウド型勤怠管理システムの注意点

クラウド型のメリットを理解したところで、注意点についても確認しておきましょう。

拡張性が高くない

オンプレミスなどに比べてクラウド型は拡張性が高くありません。製品によってはオプション機能でカスタマイズ対応できるケースもあります。自社の就業規則や働き方に対応できる機能を搭載しているか、事前に確認が必要です。

連携できるシステムは製品によって異なる

オンプレミスの場合、自社でシステムを構築するため他システムとの連携も比較的簡単に行えますが、クラウド型勤怠管理システムの場合そうはいきません。給与計算システムとの連携については対応可能なシステムがほとんどですが、それ以外のシステム連携を希望する場合は確認が必要です。給与計算システム以外には、人事管理システムや人事評価システムなどとの連携に対応する製品もあります。

セキュリティ面は提供元に依存

セキュリティ対策はサービスの提供元を頼る形になります。社外に情報を持ち出すため、利用するサービスのセキュリティレベルは必ず確認しましょう。データセンターの物理的な情報セキュリティ対策やデータのバックアップ、障害対策などがどのように行われているかのチェックは必須です。

勤怠管理には、クラウド型勤怠管理システムの導入を！

今回はクラウド型勤怠管理システムのメリットをまとめました。上記で紹介したとおり、クラウド型勤怠管理システムは気軽に導入できるだけでなく、運用面でもメリットがあるシステムです。

まずは自社の規模と必要な機能を洗い出して、クラウド型勤怠管理システムを導入したほうがいいか検討しましょう。具体的にどういったクラウド型勤怠管理システムがあるのかを知りたい方は、以下の記事でさまざまなシステムを徹底比較しているので参照してください。

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