タイムカードがない会社は違法？残業代未払いのトラブル回避方法とは

タイムカードがないと違法になる？

会社にタイムカードを置いていなくても、それ自体は違法ではありません。しかし、労働者の労働時間を管理していなければ違法になります。

労働安全衛生法第66条８の３では労働者の労働時間の把握が義務付けられています。また、労働基準法第109条では、労働時間を含む必要事項を賃金台帳に記載し、それを５年間保存することが義務付けられています。労働者の労働時間を把握していなければ適切に賃金台帳が管理されているとはいえないため、違法になるのです。時間外労働があれば残業代や割増賃金を支払わなければなりませんが、労働時間を把握できていなければいくら支払うべきかが不明です。残業代未払いなどのトラブルに発展するおそれもあるでしょう。

タイムカードがない場合は、パソコンのログオン・ログオフや入退室記録にもとづいて労働時間を把握する方法、使用者自身の現認、自己申告が認められます。厚生労働省が策定したガイドラインには「使用者が、自ら現認することにより確認すること」「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と記載されています。

ちなみに、手書きのタイムカードを利用している企業も少なくありませんが、あまり推奨できない方法です。改ざんが容易であるため、厚生労働省が定める「客観的な記録」とはいえない可能性があります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

参考：労働安全衛生法

参考：労働基準法

タイムカードでの勤怠管理に関して違法となるケースは？

タイムカードで労働時間を管理していれば違法にならない、とも言い切れません。以下のような不正があれば違法となり、罰則が科されます。

使用者による残業記録の抹消

支払うべき残業代を減らすために、使用者がタイムカードの残業記録を抹消するケースは、当然ながら不正行為です。

タイムカードの記録を抹消するなどして残業代を払わなかった場合、労働基準法第37条第１項では６か月以下の懲役あるいは30万円以下の罰金が科されます。さらに、労働基準法第114条では未払い残業代の２倍の額を支払うよう命じられます。このように、急に膨大な出費を求められれば、企業の経営は傾きかねません。

また、タイムカードの記録改ざんも罪になります。改ざんした記録を労働監督署に提出したことが判明した場合、第120条第４項により30万円以下の罰金を科されます。

ちなみに、気をつけなければならないのが、１日単位で残業時間を計算する場合には原則１分刻みで記録するということです。15分未満や30分未満の端数を切り捨てれば、実態と記録の間にずれが生じ、改ざんと見なされます。

労働者による打刻時刻の改ざん

タイムカードの打刻時間を改ざんしようと考えるのは使用者だけではありません。時給制の場合、給与を増やそうと労働者が打刻時刻を改ざんするケースもあります。これは詐欺行為に該当するため、当然違法です。実際にお金を騙し取れば刑法第246条第１項で10年以下の懲役を科されます。

具体的には、遅刻しているのに定時に出社したかのように手書きで記録するほか、同僚に代わりに打刻してもらう代理打刻などの方法があります。このような不正が発生した場合、使用者側は懲戒解雇などで対処しましょう。

参考：刑法

会社が勤怠管理を適切に行う方法は？

タイムカードに関する違法行為を防ぎ、適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムとは、その名のとおり勤怠管理に特化したITシステムのことをいいます。

例えば、本人のみが所有するICカードで打刻できる製品があります。これならば、代理打刻による記録の改ざんは発生しません。また、スマートフォンやパソコンを用いた記録方法もあります。手書きの記録と違い、本人が自由に時刻を記録できるわけではないため、高い信頼性が期待できるでしょう。

これらのほかにも、指紋認証・顔認証を利用した製品や、GPSによって打刻時に位置情報を紐付けるシステムもあります。いずれも、適正な場所・タイミングでしか打刻できないようにするための仕組みです。高度な機能を備えているほどシステムは高額になるため、自社のニーズに適した製品を選びましょう。

以下の記事では定番の勤怠管理システムを紹介しています。製品によって打刻方法はさまざまなので、無料トライアルなどで試してみるのがおすすめです。

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タイムカードにまつわる違法行為を知り、適切な勤怠管理を！

タイムカードがないこと自体は違法ではありません。しかし、労働時間の記録を適切に把握しないことは違法になります。自社に適した記録方法を採用しましょう。

また、タイムカードにおける記録の抹消・改ざんは違法行為です。使用者・労働者ともに記録は正しく扱わなければなりません。

適切な勤怠管理を行うには勤怠管理システムがおすすめです。これを機に、システムの導入を検討してはいかがでしょうか。