タイムカードがない会社は違法？適切な勤怠管理の方法を紹介

タイムカードがないと違法になる？

会社にタイムカードを置いていなくても、それ自体は違法ではありません。しかし、労働者の労働時間を管理していなければ違法になります。

労働基準法では、労働時間を含む必要事項を賃金台帳に記載し、それを３年間保存することが義務付けられています。労働者の労働時間を把握していなければ適切に賃金台帳が管理されているとは言えないため、違法になるのです。

タイムカードがない場合は、パソコンのログオン・ログオフや入退室記録に基づいて労働時間を把握する方法が認められます。具体的にどのような方法が認められるのかは、厚生労働省が策定したガイドラインに記載されているため確認しましょう。

ちなみに、手書きのタイムカードを利用している企業も少なくありませんが、あまり推奨できない方法です。改ざんが容易であるため、厚生労働省が定める「客観的な記録」とは言えない可能性があります。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

参考：労働基準法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）

タイムカードに関して違法となるケースは？

続いて、タイムカードに関して違法となるケースを２つ紹介します。

使用者による残業記録の抹消

支払うべき残業代を減らすために、使用者がタイムカードの残業記録を抹消するケースがあります。しかし、当然ながらこれは不正行為です。

タイムカードの記録を抹消するなどして残業代を払わなかった場合、６か月以下の懲役あるいは30万円以下の罰金が科されます。さらに、未払い残業代の２倍の額を支払うよう命じられます。このように、急に膨大な出費を求められれば、企業の経営は傾きかねません。

一方、タイムカードの記録を改ざんしたこと自体も罪になります。改ざんした記録を労働監督署に提出したことが判明した場合、30万円以下の罰金を科されます。

ちなみに、気をつけなければならないのが、１日内では15分単位や30分単位での残業時間計算が認められていないことです。労働時間は原則として１分刻みで記録します。15分未満や30分未満の端数を切り捨てれば、実態と記録の間にずれが生じ、改ざんと見なされます。

労働者による打刻時刻の改ざん

タイムカードの打刻時間を改ざんしようと考えるのは使用者だけではありません。自分の労働時間を多く見せかけるために、労働者が打刻時刻を改ざんするケースもあります。これは詐欺行為に該当するため、当然違法です。実際にお金を騙し取れば10年以下の懲役を科されます。

具体的には、遅刻しているのに定時に出社したかのように手書きで記録するほか、同僚に代わりに打刻してもらう代理打刻などの方法があります。このような不正が発生した場合、使用者側は懲戒解雇などで対処しましょう。

会社が勤怠管理を適切に行う方法は？

タイムカードに関する違法行為を防ぎ、適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムとは、その名のとおり勤怠管理に特化したITシステムのことを言います。

たとえば、本人のみが所有するICカードで打刻できる製品があります。これならば、代理打刻による記録の改ざんは発生しません。また、スマートフォンやパソコンを用いた記録方法もあります。手書きの記録と違い、本人が自由に時刻を記録できるわけではないため、高い信頼性が期待できるでしょう。

これらの他にも、指紋認証・顔認証を利用した製品や、GPSによって打刻できる位置を制限できるシステムもあります。いずれも、適正な場所・タイミングでしか打刻できないようにするための仕組みです。高度な機能を備えているほどシステムは高額になるため、自社のニーズに適した製品を選びましょう。

タイムカードにまつわる違法行為を知り、適切な勤怠管理を！

タイムカードがないこと自体は違法ではありません。しかし、勤怠記録を適切に把握しないことは違法になります。自社に適した記録方法を採用しましょう。

また、タイムカードにおける記録の抹消・改ざんは違法行為です。使用者・労働者ともに記録は正しく扱わなければなりません。

適切な勤怠管理を行うには勤怠管理システムがおすすめです。これを機に、システムの導入を検討してはいかがでしょうか。