タイムカードがない会社は違法？従業員の勤怠管理を適切に行うには

タイムカードがないと違法になる？

タイムカードは、始業・終業時刻などを書き込む紙のことです。従業員がこのカードをタイムレコーダーに差し込むと、出退勤時間が打刻される仕組みです。労働安全衛生法第66条の８の３では、労働者の労働時間の把握が使用者に義務付けられていますが、タイムカードのない会社は違法となるのでしょうか。

結論からいうと、会社にタイムカードを置いていなくても違法ではありません。タイムカードは労働時間を判断する一つのツールだからです。しかし労働者の労働時間を管理していなければ違法になります。

労働時間の把握については、労働基準法第109条により、労働関係に関する重要な書類も５年間保存しなければなりません。例えば労働時間が記載された賃金台帳もこれに当たります。労働者の労働時間がわからなければ適切に賃金台帳が管理されていないとみなされ、違法になります。また、時間外労働があっても正確な残業代や割増賃金が支払えないため、残業代の未払いなどで労働者とのトラブルに発展するおそれもあるでしょう。

厚生労働省が策定したガイドラインには、労働時間を適正に把握する原則的な方法として「使用者が、自ら現認することにより確認すること」、「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と記載されています。タイムカードがない場合はICカードを使用した入退室情報や、パソコンのログイン・ログアウト情報などが客観的な記録となりえるでしょう。自己申告制であれば、同ガイドラインに「やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合」という項目がありますので、それに従って使用者が措置を講じる必要があります。できれば上述の「原則的な方法」を用いるのがよいでしょう。

ちなみに手書きのタイムカードを使用している会社もありますが、この方法はあまり推奨できません。改ざんが容易で、厚生労働省が定める客観的な記録とはいえない可能性が高いからです。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署
参考：労働安全衛生法
参考：労働基準法

タイムカードでの勤怠管理に関して違法となるケースは？

タイムカードで労働時間を管理していれば違法にならないともいいきれません。以下のような不正があれば違法となり、罰則が科されますので注意してください。

使用者による残業記録の改ざん

支払うべき残業代を減らすために、使用者がタイムカードの残業記録を改ざんするケースは、当然ながら不正行為にあたります。

タイムカードの記録を抹消するなどして残業代を払わなかった場合、労働基準法第37条第１項に反するため６か月以下の懲役、あるいは30万円以下の罰金刑が科されます。さらに同114条によれば、未払い残業代の２倍の額を支払わなければなりません。また、改ざんした記録の労働基準監督署への提出が判明した場合、同120条第４項に反するため30万円以下の罰金刑を科されます。このような膨大な出費を急に求められれば、会社の経営は傾きかねないでしょう。

気をつけたいのは、１日単位で残業時間を計算する際、原則１分刻みで記録するという点です。15分未満や30分未満の端数を切り捨てれば実態と記録の間にずれが生じ、改ざんと見なされるので注意してください。

労働者による打刻時間の改ざん

タイムカードの打刻時間を改ざんしようと考えるのは使用者だけではありません。時給制の場合、給与を増やそうと労働者が打刻時間を改ざんするケースもあります。これは詐欺行為にあたり、実際にお金を騙し取れば刑法第246条第１項により10年以下の懲役刑が科されます。

遅刻しているのに定時に出社したかのように手書きで記録するほか、同僚に代わりに打刻してもらう代理打刻などが代表的な事例です。このような不正が発生した場合、使用者側は懲戒解雇などのしかるべき手段で対処しましょう。

参考：刑法

会社が勤怠管理を適切に行う方法は？

タイムカードに関する違法行為を防ぎ、適切に勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムとは、その名のとおり勤怠管理に特化したITシステムのことです。

例えば、本人のみが所有するICカードで打刻できる製品。これならば代理打刻による記録の改ざんは発生しません。また、スマートフォンやパソコンを用いた記録方法もあります。手書きの記録と違って本人が自由に時刻を記録できず、時間の集計ミスなども防げることから高い信頼性が望めるでしょう。ほかにも指紋認証・顔認証機能や打刻時に位置情報を紐付ける機能など、不正打刻できないさまざまな仕組みが施された製品もあります。

勤怠管理システムを導入すれば、正確な出退勤時間の打刻以外にもメリットがあるでしょう。まず労働時間がシステムに登録されることで、労働者と使用者間でリアルタイムに情報共有できます。そして労働時間が視覚化できるため、残業時間の把握やシフトの管理にも役立ちます。さらに休暇管理にも対応したシステムであれば、有給休暇の申請や残日数などの管理もあわせて行えるので、勤怠管理業務の大幅な効率化が望めるでしょう。ただし高度な機能を備えているほど費用が高額になるため、自社のニーズに適した製品を選ぶことも重要です。

以下の記事ではさまざまな勤怠管理システムを紹介しています。製品によって多様な機能がありますので、無料トライアルなどで試してみるのもよいでしょう。

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タイムカードにまつわる違法行為を知り、適切な勤怠管理を！

タイムカードがないこと自体は違法ではありません。しかし労働時間を適切に把握しなければ違法になります。自社に適した記録方法を採用しましょう。また、タイムカードの記録の改ざんは違法行為です。使用者・労働者ともに記録は正しく扱わなければなりません。

適切な勤怠管理を行うには、手入力によるミスや不正を防いで労働時間が視覚化できる勤怠管理システムがおすすめです。この機会に導入を検討してはいかがでしょうか。