【2021年】シフト管理ができる勤怠管理システム！機能や人気製品を紹介

勤怠管理システムのシフト管理機能

従業員の勤務時間を管理できる勤怠管理システムですが、現在多くの勤怠管理システムがシフト管理機能も搭載しています。ここでは主に使われるシフト管理機能と、シフト管理機能をさらに効率化させる注目の機能を紹介します。

主なシフト管理機能

シフト管理作成の際に、用いられる主な機能は次の３点です。

■シフトの管理・調整機能

シフトの申請から調整・作成、公開まで行える。

■勤怠管理機能

シフト作成と同時に勤務表を作成し、勤怠管理も行える。

■給与ソフトとの連携機能

勤怠管理システムの多くが給与ソフトとの連携が可能。システムが働いた時間にあわせて素早く正確に給料計算を行う。

シフト管理機能のポイントは、シフトに関する情報をクラウド上に集約することで、一括管理やリアルタイムでの確認が可能になる点です。ファックスやメールでのやり取りではなく、オンライン上の管理画面やスタッフ用画面にアクセスすることで、スピーディで行き違いのない管理ができます。

また、勤怠管理面では、次のような打刻機能、出勤状況の把握機能が搭載されています。

• ・モバイル端末、PCなどさまざまなデバイスからの打刻
• ・打刻数に応じた出退勤状況の自動把握
• ・勤務、休憩などの勤務状況を管理画面によりリアルタイムで把握

さらにシフト管理を効率化できる機能とは？

以下の機能を搭載している勤怠管理システムは多くありませんが、備わっていればシフト管理・シフト作成をさらに効率化できます。「勤怠管理システムを導入するうえでシフト管理機能はマスト！」という方は、このような機能が搭載されているかもぜひチェックしてみてください。

■シフト自動作成機能

曜日ごとに必要な人数を設定すれば、自動的にシフトを作成する。

■人員過不足の自動判断機能

各時間帯の人員の過不足を判定しながらシフト作成が可能。

■手動編集機能

スタッフからのシフト希望を反映させるなど、シフトに編集を加えられる。

■シフト共有機能

確定したシフトを個別に送信する必要はなく、オンラインでスタッフ全体で共有できる。

勤怠管理システムの機能については、以下の記事で詳しく解説しています。

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シフト管理機能のメリット

ここからはシフト管理機能を使って、シフト管理する際のメリットを紹介します。

事務作業時間の短縮

従来のシフト管理業務は、店舗責任者やチームリーダーに任せられることが多く、定期的に集められるスタッフからの希望を手作業で整理しながら、シフト作成・管理をするケースがほとんどでした。しかし、この状態では責任者やリーダーの通常業務に加え、さらなる業務負担が発生してしまいます。

勤怠管理システムを導入すれば、システムがシフト調整から作成、共有まで行うので、担当者の業務負担が減るだけでなく、人員不足やスタッフの長時間拘束など人的なミスやトラブルのリスクも軽減できます。

他システムとの連携が可能

勤怠管理システムを他システムと連携すれば、事務作業のさらなる効率化が見込めます。例えば給与計算システムの連携により、シフト管理機能で作成したシフトにあわせた給与計算を自動で行い、個別に管理できます。今まで担当者が長時間かけてやっていた事務作業を劇的に削減できるでしょう。

場所を問わずアプリから操作できる

製品によっては、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどのアプリから操作可能なものもあります。従業員は場所を問わず、アプリから手軽にシフト申請や確認が行えます。またシフトの提出期限をリマインドする際も、アプリの通知機能を利用して行えるのも便利な機能の一つでしょう。

シフト管理機能のデメリット

シフト管理機能を備えた勤怠管理システムは、計画的に導入をしなければデメリットが生じる可能性もあります。例えば、大規模な企業に性能が低く安価なシステムを導入したり、小規模な企業に高性能で高価なシステムを導入したりするなど、自社規模に見合わないシステムを採用すると、十分な効果を得られなかったりコストだけが膨らんでしまうでしょう。

また、給与計算ソフトや人事管理ソフトなど、既存の自社システムとの連携がうまくいかないとトラブルの元になるため、対応可能かどうか導入前に入念な検証が必要です。

さらに、夜勤管理に対応しているか、フレックスタイム制や裁量労働制に対応しているか、休日出勤管理はどうなっているかなど、自社の就業規則や勤務形態と合致していなければ、手動で修正するなどかえって手間がかかるかもしれません。導入前には自社の労務に関して十分に整理したうえで、マッチするシステムを選ぶことが大切です。

▶シフト管理機能搭載の勤怠管理システムTOP３

2021年上半期資料請求数をもとに、ランキングTOP３のシフト管理機能を搭載した勤怠管理システムを紹介します。

ジョブカン勤怠管理

株式会社DONUTS

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ジョブカン勤怠管理 の比較ポイント

• 働き方改革関連法案にも対応！
• 勤怠管理・シフト管理共に業界トップクラスの機能をご用意！
• 導入実績70,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！

ジョブカン勤怠管理の価格・評判は？製品詳細ページはこちら

タッチオンタイム

株式会社デジジャパン

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タッチオンタイム の比較ポイント

• 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用ID数210万突破!
• 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
• 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい

タッチオンタイムの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

KING OF TIME

株式会社ヒューマンテクノロジーズ

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KING OF TIME の比較ポイント

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• 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
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以下の記事では、そのほかのおすすめの勤怠管理システムを紹介しています。シフト管理可能な製品も多く取り揃えていますので、ぜひ検討してみてください。

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自社ビジネスに合った勤怠管理システムを導入しよう

大企業にしか縁がないと思われてきたクラウドによる勤怠管理システムですが、現在では大小さまざまなサービスが展開されており、どんな業種・事業規模でも利用できます。費用や性能もさまざまで、どんな企業でも自社に合った製品を見つけられるでしょう。

また勤怠管理システムのシフト管理機能を、給与計算システムなど別のシステムと組み合わせることで、多様化する雇用形態や勤務形態にスムーズに対応でき、いっそうの業務効率化が期待できます。サービスによっては無料体験期間を設けている場合もあるため、一度試してから、導入を検討してみてはいかがでしょうか。

導入製品にお悩みで、ひとまず最新の人気製品から検討してみたい、という方はこちらのランキングも参考にしてください。