シフト管理に対応した勤怠管理システムの機能とは
シフト管理対応の勤怠管理システムとは、出退勤や労働時間の管理に加え、シフトの作成・共有機能を備えたシステムです。業務を効率化し、人件費の最適化や法令遵守、従業員満足度の向上にも貢献します。ここでは、主な機能について解説します。
シフト作成・管理を効率化する機能
シフト作成・管理に関わる業務の負担軽減に役立つ機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| シフト作成・編集機能 | 直感的な操作でシフト作成が可能。従業員のスキルや時間帯別要員数を考慮して調整できる。 |
| シフトパターン登録機能 | 定型的なシフトをテンプレートとして登録し、繰り返し利用できる。 |
| 従業員シフト希望収集機能 | シフト募集メールの送付、希望シフトの申請、提出状況の確認が可能。 |
| シフト共有・閲覧機能 | 作成したシフトをオンラインで共有し、変更希望や代理出勤依頼もシステム上で完結できる。 |
勤怠・労務管理を効率化する機能
勤怠データを管理し、労務リスクの削減に貢献する機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 勤怠実績管理機能 | 出退勤記録をもとに労働時間を自動集計し、シフトとの差異や残業時間をリアルタイムで確認できる。 |
| 休暇・申請管理機能 | 有給休暇や遅刻・早退の申請をオンラインで管理し、承認作業を効率化。 |
| 給与計算連携機能 | 勤怠データを給与計算システムに連携し、給与計算業務を効率化。ミスを減らし、正確な給与計算を実現。 |
| 人件費管理機能 | 作成したシフトや勤怠データをもとに、概算人件費を算出し、コスト管理を支援する機能。 |
労働環境の最適化と働きやすさを支援する機能
労働環境を改善し、従業員満足度の向上が期待できる機能です。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| アラート機能 | シフト内の人員不足や残業時間超過を自動検知し、管理者や従業員に通知。労働基準法の遵守や労務管理の最適化をサポートする。 |
| スマホ対応機能 | スマホからも勤怠管理システムへアクセス可能。シフト申請や確認、打刻などを外出先でもスムーズに行える。 |
「シフトの作成と管理に特化したシステムを検討している」「特定の業種に特化したシフト管理システムを探している」場合には、以下の記事がおすすめです。
シフト管理機能のメリット
シフト管理機能を活用することで、業務の効率化や人件費の最適化、従業員の利便性向上など、多くのメリットが得られます。ここでは、主なメリットを紹介します。
業務効率化と事務負担の軽減
従来のシフト管理は、手作業での希望回収やExcelでの作成・共有・修正が必要で、業務が煩雑になりがちでした。シフト管理対応の勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成や調整が自動化され、リアルタイムでの共有も可能です。さらに、給与計算システムとの連携により、事務作業の負担を軽減し、人的ミスの防止にも貢献します。
人件費の最適化
シフト管理と勤怠管理を一元管理することで、リアルタイムで労働時間を把握し、人件費の適正管理が可能になります。さらに、従業員の残業状況や労働時間の偏りを可視化すれば、適正な人員配置が実現し、無駄なコストも削減。予定外の残業や人員不足による機会損失を防ぐとともに、業務負担の均一化にも貢献します。
従業員の利便性向上とエンゲージメント強化
タブレットやスマホアプリから操作可能なシステムもあり、従業員は場所を問わずシフト申請や勤務時間の確認ができます。また、アプリの通知機能によりシフト提出期限をリマインドでき、申請漏れも防止可能です。利便性の向上により、従業員の安心感や納得感が高まり、エンゲージメント向上や定着率の改善にも貢献します。
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シフト管理機能のデメリット
シフト管理機能の設定が自社の勤務形態に合わないと、管理が煩雑になり、かえって業務負担が増える可能性があります。特に、夜勤やフレックスタイム制、休日出勤管理などの対応状況を事前に確認することが重要です。
また、PCの操作に慣れていない従業員が多い場合、シフト申請や確認に戸惑い、現場の混乱を招く可能性があります。導入時には、従業員向けの教育やサポート体制の整備が必要です。
シフト管理対応の勤怠管理システムの選び方
シフト管理対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、シフト作成の柔軟性や共有のしやすさ、人員配置の最適化機能などをチェックすることが重要です。以下のポイントを基準に、自社に適したシステムを選びましょう。
効率的なシフト作成・管理を実現する機能の有無
シフト作成を効率化するには、自動作成や希望シフト収集機能が有効です。従業員のスキルや希望、要員数を考慮し、適正なシフトを作成できるシステムなら、作業負担を軽減できます。テンプレート機能があれば、定型的なシフトを簡単に設定・調整でき、業務効率が向上します。
シフト共有・変更の利便性
確定したシフトをリアルタイムで共有し、変更手続きをスムーズに行えるかも重要です。スマホアプリやWebブラウザで簡単に閲覧・申請できるシステムなら、利便性が向上します。また、シフト変更履歴の管理や代理出勤依頼機能があれば、透明性が高まり、管理者の負担軽減にもつながります。
業界特有のシフト運用への対応
医療・介護業界では夜勤や交代制、小売・飲食業界では繁閑に応じたシフト調整が必要です。シフト管理対応の勤怠管理システムを選ぶ際は、自社の業界特有の勤務形態に適した設定が可能かを確認しましょう。
業界特化型の勤怠管理システムも参考にしてください。
シフト作成時のアラート機能
勤務義務日数の超過やシフトの不均衡をリアルタイムで警告するシステムなら、シフト作成時に問題を検知し、適正な労務管理をサポートできます。法定労働時間や連続勤務のルールを自動チェックするアラート機能があれば、長時間労働のリスクを抑えつつ、適切なシフト調整が可能です。
【比較表】シフト管理対応のおすすめ勤怠管理システム
シフト管理機能を備えた勤怠管理システムのなかでも、特に人気の高いTOP３製品を比較しました。自社に最適なシステム選びの参考にしてください。
| ジョブカン勤怠管理 | KING OF TIME | タッチオンタイム | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/SaaS/ASP/サービス |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
シフト管理対応の勤怠管理システムTOP３
ITトレンド年間ランキングにもとづいて、シフト管理機能を搭載した勤怠管理システムから、上位３製品を紹介します。
ジョブカン勤怠管理
- 基本プラン無料！2010年のサービス開始以来、値上げなし！
- ジョブカン給与計算や他シリーズ連携でさらに効率化！
- 導入実績100,000社以上！ あらゆる業界、企業規模に対応可能！
株式会社DONUTSが提供している「ジョブカン勤怠管理」は、LINEでのシフト確認やメールでシフトの募集が可能なクラウド型勤怠管理システムです。人員の過不足判定やスタッフからの希望シフト反映など、豊富な機能が搭載されています。ジョブカンシリーズの経費精算・採用管理などと幅広く連携できる点も強みです。
【参考価格】月額200円～/ユーザー
ジョブカン勤怠管理を利用したユーザーの口コミ
オフラインで使えないところだけ唯一のデメリットだと思います。また、WiFiが重い時は画面が固まってしまい、やり直しになることもあるので改善してほしいです。
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KING OF TIME
- 20年以上要望に応え続けた圧倒的信頼性！細かな要望に応えます！
- 導入から運用後も。豊富なノウハウと体制万全のサポート！
- 2019年4月からの「働き方改革関連法」にもバッチリ対応！
株式会社ヒューマンテクノロジーズが提供する「KING OF TIME」は、夜勤を組み合わせたシフトなど独自の勤務パターンを設定できるクラウド勤怠管理システムです。従業員のスマホやパソコンからのスケジュール申請にも対応しています。シフトを立てた段階で、勤務実績との差異や人件費概算の確認、設定した期間での比較も可能なため、適正な労働時間や人件費の管理に役立つでしょう。
【参考価格】初期費用無料、月額300円/ユーザー
KING OF TIMEを利用したユーザーの口コミ
編集もできるため、勤怠カードを押し忘れた際にもスムーズに入力することもできます。人数が多くても、シフトの入力なども簡単にできるので、時間かからず作業完了することができるため、初心者でも割とすぐ使いこなせます
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間違えて押してしまった時にエラー部分の申請をしなければならないので、もっと手順が完結になれば嬉しい。
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タッチオンタイム
- 勤怠管理システム シェアNo.1 / 利用者数380万人突破!
- 働き方改革で義務化となる 有給休暇、残業時間の管理ができる！
- 初期費用0円、300円 /人の従量課金制で導入しやすい
「タッチオンタイム」は、株式会社デジジャパンが提供するクラウド型勤怠管理システムです。シフト作成・変更や予実集計に対応し、シフトパターンも無限に作成できます。フレックスや変形労働時間制、３交代勤務などの集計が可能です。そのほか、従業員やグループごと、日別や月別など指定した条件でリアルタイムな概算人件費の計算にも対応しています。
【参考価格】初期費用無料、月額300円/ユーザー
タッチオンタイムを利用したユーザーの口コミ
クラウドタイプの勤怠管理システムなのでＯＳの変更、ＡＰの更新の必要なし。勤怠打刻が専用レコーダーの他、スマホやPCで打刻可能。瞬時にデータを閲覧でき、集計作業はほとんど手間無し。様々なシフトにも対応可能。使い勝手の良い製品です。
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特段、問題はありませんが、シフトの初期設定や画面イメージを機能がイメージしやすい画像をもう少し多用していただくと助かります。
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以下の記事では、おすすめの勤怠管理システムを多数紹介しています。より多くの製品を比較検討したい方はぜひ一読ください。
まとめ
シフト管理対応の勤怠管理システムを導入すると、シフト作成・管理の負担が軽減され、業務効率を大幅に向上します。従業員の希望シフト収集や自動作成機能を活用すれば、手作業による調整の手間を削減でき、急なシフト変更にもスムーズに対応可能です。
また、システムによってはスマホアプリからのシフト確認・申請が可能で、従業員の利便性向上にも貢献します。自社に最適なシステムを選ぶために、ぜひ資料請求をご活用ください。
直感的に使いやすいのがとても良いです。夜勤などにも対応しています。全員分を一気に登録できるので、他を使うよりシフト作成の時間が1/5になりました。
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