シフト管理システムで勤怠管理業務を効率化

シフト管理システムの概要

クラウド技術の発達やモバイル端末の浸透により、オンラインで行うシフト管理システムが普及し始めています。中心的な機能は次の3点です。

• ・シフトの管理、調整
• ・勤怠管理
• ・給与ソフトとの連携

シフト管理システムのポイントは、シフトに関する情報をクラウド上に集約することで、一括管理やリアルタイムでの確認が可能になる点です。ファックスやメールでのやり取りではなく、オンライン上の管理画面やスタッフ用画面にアクセスすることで、スピーディで行き違いのない管理ができます。

シフト管理システムでできること

多くの製品がリリースされているシフト管理システムですが、ユーザーのニーズを踏まえ、基本的な機能はほぼ共通しています。代表的な機能を紹介すると、シフトの管理・調整面では、次のような機能があります。

• ・曜日ごとに必要な人数を設定すれば、自動的にシフトを作成
• ・各時間帯の人員の過不足を判定しながらのシフト作成
• ・スタッフからのシフト希望反映
• ・確定シフトのオンライン共有

また、勤怠管理面では、次のような多様な打刻方法、出勤状況の把握方法が搭載されています。

• ・モバイル端末、PCなど様々なデバイスからの打刻
• ・打刻数に応じた出退勤状況の自動把握
• ・勤務、休憩などの勤務状況を管理画面によりリアルタイムで把握

さらに、主要な給与計算ソフトとの連携が可能なため、大幅なシステム変更をせずともシフト管理システムの導入が可能です。多くの勤怠管理システムやシフト管理システムで、このような基本的機能を抑えながら、ユーザー個別のニーズに応じた機能、サービスが用意されています。

シフト管理システムのメリットとは？

従来のシフト管理業務は、店舗責任者やチームリーダーに任せられることが多く、定期的に集められるスタッフからの希望を手作業で整理しながらシフト作成・管理をするというものがほとんどでした。しかし、この状態では責任者やリーダーの通常業務に加え、さらなる業務負担が発生してしまいます。

クラウドによるシフト管理システムを導入すれば、彼らの業務負担が減り、人員不足やスタッフの長時間拘束など人的なミスやトラブルのリスクも軽減可能です。このように、多様な雇用形態や勤務形態がある店舗において、スタッフ管理に関する業務効率化やトラブル防止が大きなメリットだと言えるでしょう。

シフト管理システムのデメリットとは？

一方で、システム導入にあたり十分に検討をしないと、デメリットが生じる場合があります。例えば、大企業に低機能で安価なシステムを導入したり、中小企業で大規模で高価なシステムを導入したりするなど、自社規模に見合わないシステムを採用すると、かえってコストの負担になってしまうでしょう。

また、給与計算ソフトや人事管理ソフトなど、既存の自社システムとの連携がうまくいかないとトラブルの元になるため、導入前に入念な検証が必要です。さらに、夜勤管理に対応しているか、フレックスタイム制や裁量労働制に対応しているか、休日出勤管理はどうなっているかなど、自社の就業規則や勤務形態と合致していなければ、手動で修正するなど余計に手間がかかってしまうかもしれません。

このようなデメリットを避けるためには、自社の労務に関して十分に整理した上で、マッチするシステムを選ぶことが大切です。

まとめ

大企業にしか縁がないと思われてきたクラウドによるシフト管理システムですが、現在では大小様々なサービスが展開されており、自社のフタッフ管理の大きな助けになる存在だと言えます。

シフト管理システムと打刻システム、給与計算システムなどを組み合わせることで、多様化する雇用形態や勤務形態にスムーズに対応でき、一層の業務効率化が可能です。サービスによっては無料体験期間を設けている場合もあるため、一度試してから、導入を検討してみてはいかがでしょうか。