【シフト管理編】勤怠管理システムでこんなこともできる

勤怠管理システムに備わっている主なシフト管理機能

従業員の勤務時間を管理できる勤怠管理システムですが、現在多くの勤怠管理システムがシフト管理機能も搭載しています。シフト管理・シフト作成をする際に用いられる主な機能は次の３点です。

・シフトの管理・調整機能

基本機能として、シフトの管理・調整ができます。

・勤怠管理機能

シフト作成と同時に勤務表を作成し、勤怠管理も簡単に行うことができます。

・給与ソフトとの連携機能

勤怠管理システムの多くが給与ソフトとの連携を行うことができ、システムが働いた時間に合わせて素早く正確に従業員への給料を計算します。

シフト管理機能のポイントは、シフトに関する情報をクラウド上に集約することで一括管理やリアルタイムでの確認が可能になる点です。ファックスやメールでのやり取りではなく、オンライン上の管理画面やスタッフ用画面にアクセスすることで、スピーディで行き違いのない管理ができます。

もっとシフト管理を効率化できる機能とは？

以下の機能を搭載している勤怠管理システムは多くはありませんが、備わっていればシフト管理・シフト作成をさらに効率化することができます。「勤怠管理システムを導入する上でシフト管理機能はマスト！」というかたは、このような機能が搭載されているかもぜひチェックしてみてください。

シフト自動作成機能

・曜日ごとに必要な人数を設定すれば、自動的にシフトを作成してくれます。

人員過不足の自動判断機能

・各時間帯の人員の過不足を判定しながらシフト作成することができます。

手動編集機能

・スタッフからのシフト希望を反映させるなど、シフトに編集を加え

シフト共有機能

・確定したシフトをいちいち個人に送信したりする必要はなく、オンラインでスタッフ全体に共有することができます。

といったものがあります。

また、勤怠管理面では、次のような打刻方法、出勤状況の把握方法が搭載されています。

• ・モバイル端末、PCなど様々なデバイスからの打刻
• ・打刻数に応じた出退勤状況の自動把握
• ・勤務、休憩などの勤務状況を管理画面によりリアルタイムで把握

シフト管理機能のメリット

では、ここからはシフト管理機能を使ってシフト管理する際のメリットを紹介します。

システム利用で業務効率化

従来のシフト管理業務は、店舗責任者やチームリーダーに任せられることが多く、定期的に集められるスタッフからの希望を手作業で整理しながらシフト作成・管理をするというものがほとんどでした。しかし、この状態では責任者やリーダーの通常業務に加え、さらなる業務負担が発生してしまいます。

クラウド形態の勤怠管理システムを導入すれば、システムがシフト調整から共有まで行うので、業務負担が減るだけでなく人員不足やスタッフの長時間拘束など人的なミスやトラブルのリスクも軽減可能です。

他システムとの連携で事務作業時間を削減

勤怠管理システムを他システムと連携すれば自事務作業のさらなる効率化が見込めます。例え給与計算システムと連携することでシフト管理機能で作成したシフトに合わせた給与計算ができ、従業員へ給与を自動で算出し、個人ごとに管理できます。今まで担当者が長時間かけてやっていた事務作業を劇的に削減できます。

シフト管理機能のデメリット

しかし、計画的に導入をしなければデメリットが生じてしまう可能性もあります。例えば、大規模な企業に性能が低く安価なシステムを導入したり、小規模な企業に高性能で高価なシステムを導入したりするなど、自社規模に見合わないシステムを採用すると、十分な効果を得られなかったりコストだけが膨らんでしまうでしょう。

また、給与計算ソフトや人事管理ソフトなど、既存の自社システムとの連携がうまくいかないとトラブルの元になるため、導入前に入念な検証が必要です。

さらに、夜勤管理に対応しているか、フレックスタイム制や裁量労働制に対応しているか、休日出勤管理はどうなっているかなど、自社の就業規則や勤務形態と合致していなければ、手動で修正するなどかえって手間がかかってしまうかもしれません。

導入前には自社の労務に関して十分に整理した上で、マッチするシステムを選ぶことが大切です。

自社ビジネスに合った勤怠管理システムを導入しよう

大企業にしか縁がないと思われてきたクラウドによる勤怠管理システムですが、現在では大小様々なサービスが展開されており、どんな業種・事業規模でも利用できます。費用や性能もさまざまで、どんな企業でも自社に合った製品を見つけることができるでしょう。

勤怠管理システムのシフト管理機能を、給与計算システムなど別のシステムと組み合わせることで、多様化する雇用形態や勤務形態にスムーズに対応でき、一層の業務効率化が期待できます。サービスによっては無料体験期間を設けている場合もあるため、一度試してから、導入を検討してみてはいかがでしょうか。