時間外労働と所定外労働の違いは？労働時間の定義と計算方法も解説

労働時間の定義

まずは労働時間について正しく把握しましょう。

法定労働時間とは

法定労働時間とは労働基準法で定められた労働時間のことで、「（原則として）１日８時間、１週40時間まで」となっています。この労働時間は使用者（事業者）も労働者も順守しなければなりません。また、同法では休憩と休日についても定められていますので、あわせて以下で確認しましょう。

労働基準法で定められている労働時間・休憩・休日

■労働時間

（原則として）１日８時間、１週40時間まで（ともに休憩時間を除く）

■休憩

労働時間が６時間を超える場合45分以上、８時間を超える場合１時間以上

■休日

（少なくとも）毎週１日か、４週で４日以上

この法定労働時間を超過して労働者に労働させる場合、また休日の労働をさせる場合は、労働基準法第36条にもとづく労使協定（36協定）の締結と、所轄の労働基準監督署への届出が必要です。

参考：労働基準法
参考：３６協定で定める時間外労働及び休日労働について留意すべき事項に関する指針｜厚生労働省

所定労働時間とは

所定労働時間とは、企業が定めた労働時間（定時）のことです。具体的には、始業から終業までの時間から休憩時間を引いた時間を指します。就業規則や雇用契約書などで目にしたこともあるでしょう。

この所定労働時間は企業が自由に決められますが、先述の法定労働時間は超過できません。あくまでも「（原則として）１日８時間、１週40時間まで」の範囲内で定めるものです。もし所定労働時間が法定労働時間を超えていた場合、法定労働時間を超えた分は無効とみなされ、残業と同じ扱いになります。

残業の定義

以上の労働時間の違いを踏まえ、残業の定義を見ていきましょう。

法定時間外労働（時間外労働）とは

法定時間外労働（時間外労働）とは、労働基準法で定められた法定労働時間を超過した残業のことです。例えば１日９時間労働した場合、法定労働時間は１日８時間なので、法定時間外労働は１時間となります。この法定時間外労働については、同法で割増賃金の支払いが義務付けられており、使用者は労働者に必ず支払わなければなりません。法定時間外労働が深夜まで及んだ場合は、その分の割増しも加算されます。

また、法定時間外労働には月45時間、年360時間の上限があることも覚えておきましょう。特別な事情がある場合は36協定にもとづき、月100時間未満、複数月で平均80時間以内、年間720時間以内とすることが可能です。しかし月45時間を超えられるのは年６回までです。36協定については、以下の記事もあわせて確認してください。

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所定時間外労働とは

所定時間外労働とは、企業が定めた所定労働時間を超過した残業のことです。これは広く「企業が定めた労働時間を超過した労働」を意味するため、上述の法定時間外労働も含まれる点に留意しましょう。

法定時間内残業（法内残業）とは

法定時間内残業（法内残業）とは、「所定労働時間は超過しているものの、法定労働時間には達していない残業」のことです。例えば所定労働時間が７時間の企業で８時間働いた場合、法定労働時間は８時間なので、この１時間の残業は法定時間内残業となります。勤務時間が８時間、つまり所定労働時間＝法定労働時間の場合は、この法定時間内残業は存在しません。

法定時間内残業は割増賃金の支払いの義務がないため、所定時間内労働と同賃金でも問題はありません。同賃金か割増賃金かは企業が独自で定めていますので、就業規則や雇用契約書の記載を今一度確認するとよいでしょう。

休日労働の定義

それでは、休日の労働についてはどのように定められているのでしょうか。

労働基準法では休日を「（少なくとも）毎週１日か、４週で４日以上」と定めており、これを「法定休日」といいます。休日は最低でもその日数分あればよいので、例えば土日祝日が休日の企業で「法定休日は日曜のみ」と定めていても問題はありません。その場合、土曜日と祝日は「法定外休日」となります。法定外休日の設定は企業ごとに異なるので、就業規則や雇用契約書で確認しましょう。

また、それぞれの休日における労働は「法定休日労働」と「法定外休日労働」といいます。法定休日労働は休日手当としての割増賃金が発生しますが、法定外休日労働では原則として発生しません。ただし法定労働時間を超えた場合や、深夜の労働となる場合には割増賃金が発生します。

法定時間外労働における残業代の計算方法

上述の労働時間、残業、休日労働の定義を踏まえたら、実際の計算に取り掛かりましょう。

残業時間を確認する際の注意点

残業代を計算する際、まず重要なのが正確な勤務時間の把握です。ここでは間違えてしまいがちなポイントを、具体例を挙げながら解説します。

所定労働時間が以下のように定められた企業に勤務していると想定してください。この企業では法定時間内残業と法定外休日労働に割増賃金は支払っていないものとします。

１日の労働時間は８時間未満、１週の労働時間も35時間なので法定労働時間を超過していません。そして実労働時間が以下のようになったとしましょう。

木・金曜日は所定労働時間を超えた労働、土曜日は法定外休日労働をしています。１日単位で見ると、３日とも労働時間が８時間以内なので法定時間外労働はありません。しかし１週単位で見ると合計で43時間なので、３時間分は法定時間外労働とするのが正解です。このように勤務時間は１日単位だけでなく、週単位でもチェックしましょう。

割増賃金の計算式

割増賃金は以下の計算式で求められます。

割増賃金=残業時間×１時間あたりの基礎賃金×割増率

１時間あたりの基礎賃金は、月給制の場合「（基本給＋諸手当）÷１か月の所定労働時間数」で算出できます。１か月の平均労働日数や所定労働時間を定めている企業もありますので、就業規則や雇用契約書などで確認しましょう。割増率は以下のようになりますが、企業がこれを上回る条件（労働者に有利な条件）を提示していればそちらに準じます。

割増賃金の詳細と割増率

■法定時間外

月60時間まで……1.25倍以上

月60時間以上……1.5倍以上（※中小企業は1.25倍、2023年4月1日より1.5倍）

■深夜

22時から5時まで……1.25倍以上

■休日

法定休日……1.35倍以上

■加算される場合

法定時間外（月60時間まで）＋深夜労働……1.5倍以上

法定時間外（月60時間以上）＋深夜労働……1.75倍以上

休日＋深夜……1.6倍以上

法定時間外労働を正しく管理する方法

働き方改革の推進やコロナ禍などの影響で、より多様な働き方が世の中に浸透しつつあります。それによって従業員一人ひとりの勤怠管理は複雑になり、悩む企業も多いことでしょう。正しい勤怠管理が行われなければ正確な給与額が支払えないため、結果的に違法行為となるリスクがあります。従業員とのトラブルや訴訟に発展するケースもあるでしょう。勤怠管理は、従業員が安心して働くための重要な業務ともいえます。

従来の勤怠管理業務では、エクセルなどを用いて従業員が出退勤時間を自己申告し、それをもとに給与計算していました。しかし働き方改革の推進にともなう労働安全衛生法の改正により、2019年4月から「労働時間の客観的な把握」が使用者に義務づけられました。客観的な把握に使われるものは、例えばタイムカードの打刻記録やパソコンの使用時間の記録などです。エクセルを用いた自己申告などはこの「客観的な把握」に値するとはいえません。本人による時刻の改ざんが容易で、管理職による労働時間の現認も困難だからです。各従業員がフレキシブルに働いていれば、勤怠の把握はより難しくなるでしょう。また、エクセルの集計作業では人が関数を用いて計算するため、ミスが生じる可能性も否定できません。

そこで勤怠管理を効率的に行うツールとして、勤怠管理システムが注目されています。出退勤時間の打刻をはじめとして、勤怠管理を支援するさまざまな機能を備えています。例えば従業員のパソコンのログイン・ログアウト情報から出退勤時間の申告ができるものなら、打刻のし忘れや計算ミスなどの心配がありません。在宅勤務などのテレワークにも対応できるでしょう。

また、従業員の労働時間がシステム内に記録・可視化されるので、内部統制を意識した勤怠管理がスムーズです。長時間労働になる可能性が高ければアラートで表示する製品もあるので、法定時間外労働が増加しすぎないように、その場その場で適した対策が打てるでしょう。

以下の記事では勤怠管理システムについて、導入のメリットや選び方のポイント、人気ランキングなどを交えて紹介しています。無料で試せる製品もあるのでぜひ参考にしてください。

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残業時間を正確に把握できる管理体制を整えよう

労働時間には法定労働時間、所定労働時間があり、残業には法定時間外労働、所定時間外労働、法定時間内残業があります。使用者は労働者に、労働の対償である賃金を必ず支払わなければなりません。もれなく支払わなければ法律違反となりますので、残業を含めた正確な勤怠管理は必須です。そこで有効なのが勤怠管理システムです。自社にあったシステムを導入し、適切な管理体制を構築しましょう。

社会保険労務士

疋田 大さんのコメント