勤務時間外の労働はどうやって勤怠管理すればいい？具体例を解説！

基礎知識！時間外労働時間と所定外労働時間の違い

一般的に残業と呼ばれるものは、厳密には時間外労働時間と所定外労働時間に分けられます。

時間外労働時間とは、法定労働時間（１日８時間、週40時間）を超過した時間のことです。たとえば、以下の場合は金曜日の１時間が時間外労働となります。

【労働時間】

月曜

８時間

火曜

８時間

水曜

８時間

木曜

８時間

金曜

９時間

土曜

休日

日曜

休日

一方、所定外労働時間とは就業規則で定められている労働時間を超過した時間のことです。たとえば、所定労働時間が７時間の場合、上記の例で考えると所定外労働時間は６時間となります。

勤務時間外労働における勤怠管理の例

所定外労働時間と時間外労働時間の違いを踏まえて、具体例を見ていきましょう。まず、所定労働時間を以下のように設定している企業があったとします。

【所定労働時間】

月曜

７時間

火曜

７時間

水曜

７時間

木曜

７時間

金曜

７時間

土曜

３時間

日曜

休日

１日の労働時間は８時間未満、週の合計労働時間は38時間であり、これは法定労働時間を超過していません。しかし、実際に働いた時間が以下のとおりだったとしましょう。

【実際の労働時間】

月曜

７時間

火曜

７時間

水曜

７時間

木曜

８時間

金曜

８時間

土曜

６時間

日曜

休日

このとき、木・金・土は所定労働時間を超えており、超過分の５時間が所定外労働時間となります。

一方、１日８時間を超過しておらず、１日あたりで考えると時間外労働時間はありません。ただし、週で考えると合計43時間であるため、３時間分は時間外労働時間となります。

勤務時間外労働における勤怠管理の注意点

勤怠管理において重要なのは、所定外労働時間ではなく時間外労働時間です。なぜなら、前者はあくまで企業が独自に制定したものに過ぎませんが、後者は法律で定められているからです。そして、時間外労働時間に対しては割増賃金を支払わなければなりません。

割増賃金は「時間外労働時間×時給×1.25」で算出します。たとえば、時給1,000円で時間外労働を３時間12分行えば、「3.2時間×1,000円×1.25」で4,000円と算出されます。分単位の切り捨ては認められないため気をつけましょう。

ちなみに、法律によって割増賃金の支払いが定められているのは時間外労働時間に対してのみですが、所定外労働時間に対して払ってはいけないわけではありません。就業規則などにより、所定外労働時間にも割増賃金を支払うことを独自に規定しているのであれば、それに従う必要があります。

勤務時間外労働の勤怠管理を正確に行う方法

働き方改革が叫ばれている昨今、勤怠管理の重要性も高まりつつあります。そのような中、少ない負担で勤怠管理できる仕組みが求められています。従来はExcelなどを用いて手作業で管理するのが一般的でしたが、分単位で時間外労働時間を厳密に把握するのは困難だからです。

そこで注目されているのが勤怠管理システムです。これは労働時間の打刻を始めとし、勤怠管理を支援するさまざまな機能を備えたITツールを言います。たとえば、オフィスのパソコンと連動させれば、パソコンのオン・オフによって打刻できます。これなら打刻のし忘れや記入ミスなどの心配はありません。

また、記録された労働時間を勤怠管理システム上ですぐに確認できるのも特徴です。時間外労働時間が不必要に増加しないよう、リアルタイムに対策を打てます。

勤務時間外労働の勤怠管理を適切に行おう！

勤務時間外の労働時間には、時間外労働時間と所定外労働時間があります。前者は法律で、後者は就業規則で定められた労働時間を超過した時間のことです。時間外労働時間に対しては割増賃金を支払わなければならないため、時間を厳密に管理しなければなりません。

そこで有効なのが勤怠管理システムです。自社に適したシステムを導入し、適切な管理体制を構築しましょう。

参考：労働基準法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）