時間外労働と所定外労働時間の違いは？残業の定義と計算方法も解説

時間外労働時間と所定外労働時間の違い

一般的に残業と呼ばれるものは、厳密には法定時間外労働（時間外労働）と法定時間内労働（所定外労働時間）に分けられます。

まず前提として、労働基準法によって法定労働時間は１日８時間、週40時間と決められています。時間外労働時間とは、法定労働時間を超過した残業時間のことです。例えば、月曜から木曜まで８時間労働し、金曜に９時間労働したの場合は、金曜日の１時間が時間外労働となります。

一方、所定外労働時間とは就業規則で定められている労働時間（所定労働時間）を超過した時間のことです。先ほどの例と同じく、月曜から木曜まで８時間労働し、金曜に９時間労働したとして、所定労働時間が７時間の場合、所定外労働時間は６時間となります。

所定外労働時間と時間外労働時間の違いを踏まえて、もう少し具体的な例を見ていきましょう。以下のように所定労働時間が決められていたとします。

１日の労働時間は８時間未満、週の合計労働時間は38時間であり、これは法定労働時間を超過していません。しかし、実際に働いた時間が以下だったとしましょう。

このとき、木・金・土は所定労働時間を超えており、超過分の５時間が所定外労働時間となります。

一方、１日８時間を超過しておらず、１日あたりで考えると時間外労働時間はありません。ただし、週で考えると合計43時間であるため、３時間分は時間外労働時間となります。

参考：労働基準法

時間外労働における残業代の計算方法

勤怠管理において重要なのは、所定外労働時間ではなく時間外労働時間です。なぜなら、前者はあくまで企業が独自に制定したものに過ぎませんが、後者は法律で定められているからです。そして、時間外労働時間に対しては割増賃金を支払わなければなりません。

とはいえ、所定外労働時間に対して残業代を一切支払わないわけではありません。就業規則などにより、所定外労働時間にも残業代を支払うことを独自に規定しているのであれば、それに従う必要があります。

割増賃金の計算式

割増賃金=残業時間×１時間あたりの基礎賃金×割増率

１時間あたりの基礎賃金は「基本給と諸手当の合計額÷総労働時間」で算出できます。割増賃金率は時間外労働で1.25倍、法定休日労働で1.35倍、深夜労働で1.25倍、時間外労働＋深夜労働で1.5倍、休日労働＋深夜労働で1.6倍です。所定外労働時間の場合は割増賃金ではなく、通常の残業代の支払いになるので割増率を掛ける必要はありません。

例えば、時給1,000円で時間外労働を３時間12分行えば、「3.2時間×1,000円×1.25」で4,000円と算出されます。労働基準法により労働対価は全額支払わなければならないとされているので、日当である場合は15分・30分単位などでの端数切り捨ては認められません。ただし、残業時間を１か月分まとめて支払うなら、30分単位での四捨五入は合法です。

なお、時間外労働は月45時間、年360時間と上限規制が設けられています。特別な事情がある場合に限り、労使間で合意していれば月100時間未満、２～か６月平均80時間以内、年間720時間以内を限度に、年６回まで月45時間を超えることが可能です。これには36協定の締結と届出が必要になりますので、詳しくは以下の記事をご覧ください。

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時間外労働時間を正しく管理する方法

働き方改革が叫ばれている昨今、勤怠管理の重要性も高まりつつあります。そのような中、少ない負担で勤怠管理できる仕組みが求められています。従来はExcelなどを用いて手作業で管理するのが一般的でしたが、分単位で時間外労働時間を厳密に把握するのは困難だからです。

そこで注目されているのが勤怠管理システムです。これは労働時間の打刻をはじめとし、勤怠管理を支援するさまざまな機能を備えたITツールをいいます。例えば、オフィスのパソコンと連動させれば、パソコンのオン・オフによって打刻できます。これなら打刻のし忘れや記入ミスなどの心配はありません。

また、記録された労働時間を勤怠管理システム上ですぐに確認できるのも特徴です。長時間労働になる可能性がある従業員がいれば、アラートが表示される製品もあります。時間外労働時間が不必要に増加しないよう、リアルタイムに対策を打てるでしょう。

以下の記事では、定番の勤怠管理システムをピックアップしました。製品によって打刻方法や機能はさまざまなので、それらを比較して紹介しています。無料で試せる製品もあるのでぜひご覧ください。

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勤務時間外労働の勤怠管理を適切に行おう

勤務時間外の労働時間には、時間外労働時間と所定外労働時間があります。前者は法律で、後者は就業規則で定められた労働時間を超過した残業時間のことです。時間外労働時間に対しては割増賃金を支払わなければならないため、労働時間を厳密に管理しなければなりません。

そこで有効なのが勤怠管理システムです。自社に適したシステムを導入し、適切な管理体制を構築しましょう。